CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES BNP – « Retour aux choses essentielles de la perspective dune Base/Escadre.

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES

BNP – « Retour aux choses essentielles de la perspective d’une Base/Escadre »

Forum des contrôleurs - 23 et 24 octobre 2012

Shirley Tang-Jassemi, CSF DGSSPF Michel Landry, directeur de la comptabilité

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTYBIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES

Ordre du jour

• Organigrammes de la Division des finances et du DGSSPF• Ampleur des activités• Modèle de prestation des services des SSPFFC/DGSSPF• Équipe de la Défense• Loi sur la défense nationale (LDN)• Gouvernance des BNP• Les BNP dans la base/escadre• Cadre de responsabilisation des BNP• Autorités financières des BNP• Observations courantes - contrôle de la conformité et de

l’assurance• Passation de marché des BNP • Questions d’actualité et projets en cours• Questions?

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Qualité de vieServices aux familles

(DQV)

Svc Fin Pers

(Prés SF RARM)

Organigramme des SSPFFC/DGSSPF

Svc de vente au détail(Prés CANEX/

NATEX)

Gest Soutien aux blessés

(D Gest SB)

Chef du personnel

militaire

Fin BNP (CSF)

RH FNP (VP RH)

GI/TI BNP(CSI)

CDirFNP

Chef d'état-majorde la Défense

Directeurgénéral des BNP

DGSSPF

Programmes de soutien du pers

(CPSP)

3


Organigramme de la Division des finances

4

En vigueur le 1 sept. 2012

Conseillere spéciale au CSFSarah Myrer

Analyste des politiques et des

procédures comptablesGreg MacKenzie

Gestionnaire supérieur de l’assuranceet de la conformité

René d'Amours

Analyste de l’assuranceet de la conformité

John Davison

Analyste de l’assurance etde la conformité

Jerry Pond

Analyste de l’assurance etde la conformité

Lynn Gutoskie

Analyste subalterne de l’assuranceet de la conformité

Dave Roberts

Analyste subalterne de l’assuranceet de la conformité

M 1 Alain Paré

Chef des services financiersShirley Tang-Jassemi

Adjointe exécutiveCarol Parnell

Director des f inancesAlain Doucet

Gest sup. des budgets et dela planif ication des activités

Jim Clarke

Comptable en gestion

des PSPAnthea Abaloo

Analyste f inancier

Anne Barton

Gestionnaire des

services de voyage

Deanna Ois

Coordonnatrice des

services de voyage

Christina Legault

Comptable en gestionde l’entreprise

Juanita Maillet

Adjointe à la comptable

en gestion de l'entrepriseRachel Deault

Adjointe à la comptableen gestion de l'entreprise

Nicole Richard

Comptable en gestionde CANEX

Mohamed Laroussi

Comptable en gestion

des SF RARM

Guylaine Deck

Gestionnaire du PAC

Janice Bisko

Directeur de la comptabilitéMichel Landry

Gestionnaire nationalde la comptabilité

Rob Polem

Gestionnaire du BNRF

Selina Zhu

Gestionnaire du BNIT

Line Robitaille

Gestionnaire du BNCC

Wendy Britnell

Gestionnaire du BNCF

Lisa Frye

Analyste de la comptabilité

des opérations de déploiementFernand Déry

Gestionnaire supérieur des projetsTrevor Cloney

Gestionnaire supérieur de projetDétails en ligne

André Brière

Gestionnaire régional de lacomptabilité (Est) - 9 bases

René D'Amours

Gestionnaire régionale de lacomptabilité (Centre) - 8 bases

Linda Roorda

Gestionnaire régionale de lacomptabilité (Ouest) - 7 bases

Ashley Morrison

Gestionnaire régionale de lacomptabilité (Europe)

Peg Proctor

Gestionnaire du soutien et de la sécuritéde la base de données ABACIS

Tony Levesque


Ampleur des activités

• Directeur général des BNP• Chef de la direction du Personnel des fonds non publics, Forces

canadiennes• Niveau 2; relève du CPM

5

75 M$

24 M$

53 M$

280 M$

124 M$

17 M$

Fonds des bases/escadres

Mess

CANEX

SF RARM

FCFC et SSPFFC

CAPFC

Composante financière des BNPEF 2011-2012

Valeur nette des BNP - 573 M$

26 M$

25 M$

89 M$

D Gest SB

C108 - Financement de base des CRFM

Responsabilité de l'État envers les BNP /C109 - programmes de la DMPS

Composante financière publiqueEF 2011-202

Fonds publics - 140 M$


Programme des services de la

Défense

Modèle de prestation des services des SSPFFC/DGSSPF

Personnel des FNP, FC

Biens non publics

Programmes de soutien du personnel (C109)

Soutienaux blessés

+Services aux famillesdes militaires (C108)

(Prestation par les BNP)

(Prestation par les BNP)

Programmesde BEMM

Avantages sociaux etrégime de retraite des employés,

ressources humaines

Programmes financéspar l’État

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Équipe de la Défense

Personnel des FNP

Forces canadiennesMinistère de la

Défense nationale

60 000 membres de la Force régulière

20 000 réservistes

20 000 fonctionnaires

5 600 fonctionnaires

Personnel du bien-être et du maintien du moral


Principes fondamentaux - LDN

Article 2 de la LDN« Biens non publics » / Non-public Property « biens non publics » signifie

(a) les fonds et biens, autres que les sorties de matériel -- reçus et administrés, directement ou indirectement, par les mess, cantines ou organismes des Forces canadiennes,

(b) les fonds et biens fournis par les officiers ou militaires du rang, unités ou autres éléments des Forces canadiennes ou mis à leur disposition pour leur avantage et leur intérêt collectifs,

(c) des sous-produits et rebuts, ainsi que le produit de leur vente, dans la mesure fixée sous le régime du paragraphe 39(2)

(d) les fonds et biens provenant des fonds et biens définis aux alinéas a) à c), ou reçus en échange de ceux-ci, ou achetés avec le produit de leur vente);

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Principes fondamentaux - LDN

• Les BNP sont une catégorie particulière de biens de l’État• La composante monétaire des BNP est désignée par

l’expression « fonds non publics » (FNP)• Les BNP ne doivent servir qu’au profit des membres des FC

actifs ou libérés et de leur famille ou à toute autre fin approuvée par le CEMD

• La Loi sur la gestion des finances publiques (LFPP) ne s’applique pas aux BNP

• La Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles s’appliquent aux BNP

• La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux ne s’applique pas aux biens immobiliers appartenant aux BNP

• Les BNP d’une unité ou d’un autre élément des FC (autres que les unités licenciées ou les unités en cas de modification des circonstances) sont dévolus à son commandant et peuvent être utilisés uniquement aux fins décrites dans la LDN

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Principes fondamentauxGouvernance des BNP

Gouvernance nationale

• La LDN stipule que le CEMD est responsable de la gouvernance des BNP

• La gouvernance nationale est assurée par le conseil des BNP• Le conseil se réunit deux fois par année• Autres comités appuyant le conseil des BNP : comité de la

vérification, comité de placements des BNP, comité du régime de retraite et le comité exécutif du FFM

Gouvernance de la base et escadre

• L’OAFC 27-6 précise que les commandants des bases et des escadres doivent mettre sur pied un comité du fond composé de membres précis ayant des responsabilités définies

• Les commandants des bases/escadres sont responsables et doivent rendre des comptes de la gouvernance des mess et des musées qui se trouvent dans leur unité

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Principes fondamentauxLes BNP dans la base/escadre

• Fonds des bases/escadres– Source des fonds– Utilisation des fonds

• Filiales des fonds des bases/escadres– Terrains de golf– Marinas

• Mess– Adhésion obligatoire– Interdiction de subventionner la vente de boissons

alcoolisées• Musées

– Établissements autofinancés qui exploitent en autonomie - Ne sont pas des programmes de BEMM

• Fonds d’unités, magasins de fourniment• Les CRFM ne sont pas des BNP – tierce partie• CANEX et les SF RARM – gestion centralisée

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• Activités non réglementées – dans la base/escadre, les activités sont soit publiques ou non publiques

• CANEX détient le droit de premier refus

• Transfert de biens des BNP de CANEX à l’État

• Sécurité des BNP est la même que pour les biens de l’État – ORFC 21.72 et 21.73 pour en faire rapport

• Dépenses de représentation • Restrictions relatives à l’utilisation des BNP - Aliénation

et usage abusif de BNP12



• Rôles : contrôleur public, gestionnaire régional de la comptabilité (GRC), gestionnaire de la comptabilité des BNP (GCBNP), personnel de Div Fin au QG

• Le manuel A-PS-110-001/AG-002 Programmes de bien-être et de maintien du moral des Forces canadiennes – Volume 1 – Soutien public des programmes de bien-être et de maintien du moral et des Biens non publics précise le soutien public maximal. Lorsque la responsabilité du financement de programmes est partagée entre l’État et les BNP, les BNP ne doivent pas servir à compenser le manque de soutien public. Il faut plutôt modifier les programmes. Les BNP ne doivent pas être utilisés pour assumer les responsabilités de l’État

• Exigence annuelle de la préparation d’un rapport sur le soutien de l’État aux activités de bien-être et de maintien du moral et aux BNP 13


Principes fondamentauxCadre de responsabilisation des BNP

• Gouvernance à l’échelle locale et nationale• La Délégation des pouvoirs du CEMD pour l’administration

financière des BNP est appuyée par l’obligation de suivre le Cours de certification sur les BNP

• Lettre d’attestation de la gestion financière des BNP• Politique de passation de marchés des BNP• Directives des BNP sur les voyages d’affaires et Politique

des frais réinstallation des BNP• Politique sur les RH, politique comptable, politique sur les

commandites et les dons, etc.• Les établissements nationaux font l’objet de vérifications

externes

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Principes fondamentaux Cadre de responsabilisation des BNP

• Le CS Ex est responsable de la vérification des BNP au sein des FC

• Personnel responsable des contrôles de conformité et d’assurance

• Programme d'assurance consolidé

• Guide de la prévention de la fraude au sein des BNP et questionnaire

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Principes fondamentaux Autorités financières des BNP

Trois responsabilités financières principales

Autorisation de prendre des engagements financiers et de passer des marchés

Autorisation d’approuver des factures et d’autres obligations de paiement

Autorisation de présenter des demandes de paiement

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Principes fondamentauxAutorités financières des BNP

Commandants de bases – Respect des exigences précisées au tableau 5 de la Délégation des pouvoirs du CEMD pour l’administration financière des BNP

Points clés• Pleine autorité pour le PF&E

• Autorité pour le PF&E d’une activité particulière se limite à 250 k$; à 50 k$ pour les établissements redevables au FCFC

• Dépenses en capital – aucune autorité pour les projets financés par le FCFC, 250 k$ pour les projets autofinancés et 50 k$ si l’établissement est redevable au FCFC

• Déplacements hors du Canada ou du territoire continental des É.-U. se limitent à l’USFC(E)

• Indemnité de représentation – Jusqu’au montant autorisé

• Radiation – 250 k$; 50 k$ si l’établissement est redevable au FCFC

• Commandites et dons

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Principes fondamentaux Autorités financières des BNP

Points clés :

• Aucune autorité en matière d’approvisionnement de matériel de GI/TI

• Subdélégation

• Retrait ou restriction d’une délégation

• Formulaire d’acceptation des responsabilités

• Cours de certification sur les BNP obligatoire

• Fonds non grevés – solde de trésorerie moins le passif– Fonds de la base/escadre et ses filiales (ensemble)– Mess (individuellement)– Musées/autres fonds d’unité (individuellement)

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Principes fondamentaux – Observations courantes relatives au contrôle de la conformité et

de l’assurance

• Séparation des tâches et contrôle des caisses • Droit de premier refus de CANEX à l’égard des guichets

automatiques• Politique de passation de marchés – lacunes en ce qui a trait aux

contrats et à la gestion des contrats • Délégation des pouvoirs du CEMD pour l’administration financière

des BNP - traitement de transactions sans pouvoirs délégués• Aucune vérification des immobilisations• Conformité à la politique des BNP sur les commandites et les dons• Planification inadéquate d’activités particulières importantes• Découvert du CBC• Peu ou pas de vérification des états financiers de la part des

intervenants principaux

Les BNP ne sont pas à l’abri du vol et de la fraude. Il faut demeurer vigilant

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Principes fondamentauxPassation de marché des BNP

Politiques et principes• Reflète les valeurs et l’éthique du gouvernement du Canada et,

dans la mesure du possible, cadre avec les règles dans le secteur public;

• Tient compte de la nature propre et des exigences particulières des organisations des BNP;

• Repose sur un ensemble de principes plutôt que sur des règles et procédures détaillées;

• Les marchés sont adjugés par voie de concours;• Importance primordiale doit être accordée à l’atteinte des exigences

opérationnelles des programmes et des activités des BNP;• Les activités doivent respecter les principes de diligence,

d’impartialité et d’honnêteté;• Les activités liées doivent refléter les pratiques exemplaires de

gestion;• Les marchés doivent assurer une optimisation des ressources; • Il n’y a aucun avantage personnel direct ou indirect.

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Principes fondamentauxPassation de marchés des BNP

Fournisseur unique

• Les marchés conclus pour le compte des BNP doivent faire l’objet d’appels d’offres. Néanmoins, l’appel d’offres n’est pas requis si une ou plusieurs des conditions ci-dessous sont remplies:– le besoin revêt un caractère d’urgence, de telle sorte qu’un

retard quelconque entraverait l’atteinte des exigences opérationnelles des programmes et des activités des BNP par l’autorité contractante;

– la nature des tâches est telle qu’un appel d’offres ne suivrait pas les pratiques exemplaires de gestion;

– un seul fournisseur se trouve en mesure de fournir les biens ou les services ou d’accomplir les tâches;

– le processus d’appel d’offres ne mènerait pas à une optimisation des ressources.

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Principes fondamentauxPassation de marchés des BNP

• L’approbation écrite du DGSSPF est requise avant de passer un marché qui ne répond pas à l’un ou plusieurs des critères susmentionnés ou qui dépasse les limites imposées par la Délégation des pouvoirs du CEMD pour l’administration financière des BNP en ce qui concerne les marchés prescrits et non concurrentiels établis comme suit :

– Cmdt des bases/escadres et chefs de division du DGSSPF : 50 k$

– Autres : jusqu’aux pouvoirs délégués et ne dépasse pas 10 k$

• CANEX détient le droit de premier refus de toute nouvelle activité de revente et de service au consommateur des BNP proposée pour toute base/escadre des FC

• Les biens acquis pour les programmes et les activités des BNP, y compris les biens destinés à la revente par les mess et par d’autres organisations des BNP, devraient provenir de CANEX ou être obtenus par son entremise dans la mesure du possible 22


Questions d’actualité

• Le Personnel des FNP, FC – n’a plus accès à la carte d’achat publique

• Le Personnel des FNP, FC – ne détient que les pouvoirs financiers délégués dans les sections 32 et 34 de la LGFP

• Le Personnel des FNP, FC – pourrait perdre accès à Claims-X (à l’étude)

• Le Personnel des FNP, FC – pourrait perdre accès à la carte-voyage du gouvernement (à l’étude)

• L’utilisation par les BNP de l’exonération de la TVP du MDN en vertu d’un accord réciproque de transfert (ART)

• Les comptes fournisseurs et les comptes clients de l’État et des BNP

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Projets en cours

• Projet de la comptabilité de la Réserve • Remplacement d’ABACIS, système

d’information comptable actuel• Détails en ligne (DEL) de BMO pour la carte de

crédit des BNP

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Projet de comptabilité des BNP de la Réserve

• L’accent est mis sur les unités de la Réserve de l’Armée• Actuellement la Div Fin assure les services de

comptabilité de 64 unités de la Réserve de l’Armée Environ 286 unités ne reçoivent pas nos services

• Concept du projet approuvé par le DGSSPF et le cmdt AC

• L’exécution du projet se fera en cinq étapes• Bientôt - Démarche auprès du QG RésNav pour les

unités de la Marine

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Projet de comptabilité des BNP de la Réserve

• Phase 1: Sondage des unités de la Réserve pour déterminer la portée et les besoins des activités des BNP – Taux de réponse de 90 %

• Phase 2 : Selon les résultats du sondage, élaboration d’un modèle de prestation de services. Travaux en cours seront terminés d’ici oct. 2012. L’objectif est de s’assurer que le modèle des BNP répondra aux besoins des activités des BNP de la Réserve. Le modèle de prestation des services retenus sera présenté au cmdt AC pour approbation

• Phase 3 : Essai initial – EF 2013-2014• Phase 4 : Mise en œuvre complète – EF 2014-2015• Phase 5 : Examen après la mise en œuvre – EF 2015/2016

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Remplacement du système d’information comptable

• Pourquoi :

– ABACIS a été créé il y a plus de 30 ans et le développement du logiciel coûte cher

– L’interface avec d’autres systèmes entraîne des coûts élevés

– Les propriétaires du logiciel prennent leur retraite dans les prochaines 5 ans, ce qui pose un risque de continuité

– Le matériel sera rendu inutilisable dans les dix prochaines années

– Capacité limitée à produire des rapports

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Remplacement du système d’information comptable

• La solution : trouver un autre système• Date cible du remplacement : EF 2013-2014

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Détails en ligne (DEL) de BMO pourcarte de crédit des BNP

• Mettre à profit le logiciel de Détails en ligne permettant aux gestionnaires et aux titulaires de carte de vérifier les transactions, d’entrer des codes financiers et de gérer l’approbation en ligne

• Accroître l’efficacité des procédures comptables et viser un système sans papier

• Émettre une politique exigeant l’ensemble des établissements des BNP à utiliser de la carte de crédit des BNP pour effectuer tous les achats si le fournisseur accepte la carte

• Les établissements reçoivent 1,46 % de leurs achats• Depuis oct. 2012, les relevés de compte sont en ligne• De déc. 2012 à mars 2013 – Mise en œuvre de la formation• Le projet Détails en ligne de BMO sera mis en œuvre en avril

201329


QUESTIONS?

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