29 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Lingkungan TI Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan Litbang Pertanian. 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi. Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006): a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya masih belum efektif dan efisien
62
Embed
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN - repository.ipb.ac.idrepository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/57822/BAB IV Hasil... · Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA ... klasifikasi,
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
29
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Lingkungan TI
Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan
Litbang Pertanian.
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Berbasis TI
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu
mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut
telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan
dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk
pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada
dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui
kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.
Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan
Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku
pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut
belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA
sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan
perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi
pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis
TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor
penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi
kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):
a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam
penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas
b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk
c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya
masih belum efektif dan efisien
30
d. Minat baca masyarakat masih rendah
e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola
perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya
Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai
pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:
a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh
UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau
model
b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis
mendukung penelitian dan pengembangan pertanian
c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan
infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang
Pertanian
d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas
sumberdaya manusia perpustakaan
Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada
tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat
Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan
model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat,
Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007).
Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai
tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan
perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan
Litbang Pertanian (Maksum 2009).
Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi
hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu,
15 BALINGTAN 2 16 BALITTAS 2 17 PUSLITBANGTAN 2 18 BALITSA 2 19 BALITJESTRO 2 20 BALITKA 1 21 PUSLITBANGHORTI 2 22 PUSLITBANGBUN 2 23 BALITTANAH 3 24 BALITNAK 2 25 BB2TP 2 26 BALITSEREAL 2 27 BB PADI 2 28 BB Biogen 2 29 BPTP NAD 0 30 BPTP NAD 2 31 BPTP Sumatera Utara 1 32 BPTP Sumatera Barat 2 33 BPTP Jambi 2 34 BPTP Riau 2 35 BPTP Sumatera Selatan 1 36 BPTP Bengkulu 2 37 BPTP Lampung 1 38 BPTP Bangka Belitung 2 39 BPTP Banten 3 40 BPTP DKI 2 41 BPTP Jawa Barat 2 42 BPTP DI. Yogyakarta 2 43 BPTP Jawa Tengah 2 44 BPTP Jawa Timur 2 45 BPTP Bali 0 46 BPTP NTB 2 47 BPTP NTT 1 48 BPTP Kalimantan Tengah 2 49 BPTP Kalimantan Barat 1 50 BPTP Kalimantan Timur 2 51 BPTP Kalimantan Selatan 1 52 BPTP Sulawesi Utara 2 53 BPTP Sulawesi Selatan 2 54 BPTP Sulawesi Tenggara 1 55 BPTP Sulawesi Tengah 1 56 BPTP Gorontalo 1 57 BPTP Maluku 1 58 BPTP Maluku Utara 1 59 BPTP Papua 3 60 BPTP Papua Barat 0 61 Satker Sulawesi Barat 2 62 Loka Penelitian Penyakit Tungro 2 63 Loka Penelitian Sapi Potong 3 64 Loka Penelitian Kambing Potong 1
112
50
Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh
PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola
TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI
yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu
yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.
4.1.2.6. Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database.
Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528
yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK
sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi
database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku
sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak
77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan
dijabarkan pada Tabel 11.
Tabel 11 Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian (Budiarto 2010)
4.1.2.7. Anggaran
Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh
anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loan/pinjaman
luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh
tersebut sebagian besar digunakan oleh UK/UPT untuk gaji pegawai dan biaya
kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh
Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UK/UPT seringkali tidak
mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya
peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis
TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design
Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan
perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di
UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam
bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal
ini memberikan peluang bagi perpustakaan UK/UPT untuk dapat meningkatkan
infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan
perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena
dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional
53
kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena
ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UK/UPT bervariasi
menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup
bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi
sebesar Rp 115.000.000 per tahun.
4.2. Analisis Pengendalian TI
Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian
yaitu untuk memberdayakan peran perpustakaan sebagai media untuk
mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari
peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang
kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan
UK/UPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun
memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UK/UPT. Analisis
pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama
penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.
4.2.1. Plan and organise (PO)
Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis
penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima,
proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan
arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan
Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam
pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah
dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang
Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul
pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
54
4.2.1.2. Define the Information Architecture
Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi
arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan
layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di
UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa
maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap
perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh
PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan
katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction
Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi
informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem
pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah
dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan
yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi
free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan
sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh
perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas
sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi
informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan
ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola
perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships
Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah
dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian
tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya
yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
55
4.2.1.5. Manage the IT Investment
Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI
merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang
cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras,
perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam
pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun
dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki
kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk
pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal
yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction
Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan
kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus.
Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara
pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari
keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya
adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk
alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap
tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan
fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di
perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources
UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya
manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang
bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun
sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh
perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan
yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang
diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
56
rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola
perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah
kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang
dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT.
Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya
adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality
Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum
Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam
pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem
tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan
kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang
sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan
bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan
kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang
terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks
Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT
dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang
sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan
resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon
resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh
Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan
menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko.
Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks),
maka diperlukan respon resiko tambahan.
57
4.2.1.10. Manage Projects
Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan
kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai
tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI
saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan
cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek
TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen
memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.
4.2.2. Acquire and Implement (AI)
Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu
diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini
melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi
tujuan yang diharapkan oleh institusi.
4.2.2.1. Identify Automated Solutions
Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan
perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang
efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang
Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam
memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang
Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi
yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.
4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software
Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi
perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan
keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan
Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan
perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan
layanan perpustakaan berbasis TI.
58
4.2.2.3. Acquire and Maintain Technology Infrastructure
Pembangunan infrastruktur perpustakaan Badan Litbang Pertanian
dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan mengikuti spesifikasi yang
sesuai dengan kebutuhan standar dan layanan yang ditetapkan. Perancangan
sistem disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam grand design
perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI dan modul pengembangan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Kondisi saat ini yang
diterapkan adalah menggunakan dua jenis sistem yaitu sentralisasi dan
desentralisasi. Sistem desentralisasi dimana setiap perpustakaan UK/UPT
memiliki sumberdaya TI yang dikelola sendiri terdiri atas database koleksi, server,
dan infrastruktur jaringan. Sistem sentralisasi dimana siap perpustakaan UK/UPT
mengupload database koleksi yang dimilikinya kedalam server utama yang
dikelola oleh PUSTAKA.
4.2.2.4. Enable Operations and Use
Secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memiliki kerangka kerja yang
dapat digunakan untuk membuat dokumentasi yaitu petunjuk teknis pengelolaan
perpustakaan dan materi pelatihan pemanfaatan TI. Badan Litbang Pertanian
dalam penyusunan petunjuk teknis dan materi pelatihan telah melibatkan pihak-
pihak terkait diantaranya adalah manajemen, pengelola TI, maupun pengelola
perpustakaan.
4.2.2.5. Procure IT Resources
Kondisi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam memperoleh
sumberdaya TI seperti pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
dilakukan berdasarkan pada standar acuan pengembangan, pembangunan, dan
penyempurnaan sistem informasi. Dalam proses ini prosedur pengadaan
sumberdaya TI disesuaikan dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Pemilihan vendor dilakukan dengan tender dan pengaturan kontrak
dengan vendor dilakukan dengan terperinci.
59
4.2.2.6. Manage Changes
Badan Litbang Pertanian telah mengimplementasikan strategi change
management dan risk management. Semua perubahan yang berhubungan dengan
infrastruktur, aplikasi, dan perawatan darurat sudah dikelola secara terstruktur.
Perubahan dicatat dan dinilai terlebih dahulu sebelum diterapkan dan ditinjau
terhadap hasil pelaksanaan sistem.
4.2.2.7. Install and Accredit Solutions and Changes
PUSTAKA dalam membangun sistem aplikasi baru yang menunjang
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menerapkan konsep
pengembangan bertahap. Seluruh sistem dilakukan uji terhadap fungsi masing-
masing oleh tim TI PUSTAKA, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem oleh
pengelola perpustakaan di PUSTAKA. Apabila sistem tersebut sudah dianggap
layak dan mudah diaplikasikan oleh pengguna maka sistem akan
diimplementasikan ke seluruh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
dan dilakukan kajian pasca implementasi sistem tersebut.
4.2.3. Deliver and Support (DS)
Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan
oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan
yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang
Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal
maupun eksternal yang mempengaruhinya.
4.2.3.1. Define and Manage Service Levels
Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh
UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang
dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang
terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang
disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk
60
pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan
pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan
oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan,
PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan
teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan
UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya
dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati
sebelumnya.
4.2.3.2. Manage Third-party Services
Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan
untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak
ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan
peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya
SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan
kinerja pihak ketiga.
4.2.3.3. Manage Performance and Capacity
Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan
secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan
berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini
dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan
kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.4. Ensure Continuous Service
Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang
berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan
dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika
terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang
sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya
interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.
61
4.2.3.5. Ensure Systems Security
Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik.
Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang
diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT
terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer
pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan
virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan
digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut
dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.
4.2.3.6. Identify and Allocate Costs
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya
mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi
anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan
ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut
dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan.
Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi
pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.
4.2.3.7. Educate and Train Users
Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola
perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai
dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh
Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia
sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan
pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan
tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang
Pertanian.
4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents
Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap
penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.
62
Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari
pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap
registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab,
serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan
yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun
eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration
Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah
memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar
perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng
dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi
WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi
menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat
meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian
masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems
Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan
mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan
dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan
berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak
pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan
tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang
disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT.
Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh
PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
63
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh
melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat
ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan
UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang
dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke
dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal,
pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama
sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment
Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan
dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh
PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi
keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa
disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses
lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan
dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari
kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol
lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar
belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations
Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI.
Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat
terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.
4.2.4. Monitor and Evaluate (ME)
Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu
dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai
usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai
dengan standar yang direncanakan sebelumnya.
64
4.2.4.1. Monitor and Evaluate IT Performance
Proses monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa TI
memberikan kontribusi untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan perpustakaan
sesuai dengan arah dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Proses monitoring dan
evaluasi terhadap kinerja TI saat ini telah diterapkan dengan baik di perpustakaan
UK/UPT. Mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja TI yang diterapkan adalah
dengan menggunakan format laporan yang disampaikan oleh perpustakaan
UK/UPT ke PUSTAKA maupun dengan melakukan kegiatan koordinasi
pengelola perpustakaan yang dihadiri oleh para pengelola perpustakaan UK/UPT
yang diselenggarakan pada setiap tahun.
4.2.4.2. Monitor and Evaluate Internal Control
Dalam proses ini Badan Litbang Pertanian sudah melakukan penilaian
resiko proses TI dalam kerangka kerja kontrol TI. Kegiatan penilaian penerapan
kendali internal TI sudah dilakukan secara berkala. Kendali internal TI sudah
didokumentasikan dan dikomunikasikan keberbagai pihak yang terlibat dalam
pengelolaan perpustakaan. Penilaian kontrol internal TI dilakukan sebagai bagian
dari audit keuangan yang telah disediakan oleh Badan Litbang Pertanian melalui
UK/UPT untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
4.2.4.3. Ensure Compliance With External Requirements
Kondisi saat ini terhadap persyaratan eksternal sudah ada kesadaran dari
Badan Litbang Pertanian untuk mengidentifikasi secara terus menerus hukum
lokal dan internasional yang harus dipatuhi untuk dimasukkan kedalam kebijakan
TI instansi dan mengkomunikasikannya. Prosedur persyaratan eksternal tersebut
adalah regulasi dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan alat-alat TI
maupun database koleksi perpustakaan (e-journal) yang dilanggan untuk
penyelenggaraan layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.2.4.4. Provide IT Governance
Dalam proses ini didefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan,
peran dan tanggungjawab organisasi untuk menjamin investasi TI selaras dengan
65
strategi dan tujuan organisasi. Kondisi saat ini secara umum Badan Litbang
Pertanian sudah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI dan memiliki
standar untuk melakukan pengukuran kinerja proses TI dalam pengelolaan
perpustakaan. Namun dalam penerapan standar tersebut masih diserahkan pada
UK/UPT masing-masing, PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan lingkup
Badan Litbang Pertanian tidak ikut terlibat dalam proses pengawasannya. Hal ini
menyebabkan apabila ada penyimpangan-penyimpangan dalam penerapan standar
yang ada tidak dapat diantisipasi oleh PUSTAKA sehingga dibutuhkan waktu
untuk penanganan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Tingkat
keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan
perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik diterapkan oleh Badan Litbang
Pertanian.
4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas
Metode AHP digunakan untuk mendapatkan daftar skala terendah sampai
tertinggi dari proses kontrol dari masing-masing domain. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pembuatan skala prioritas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan kuesioner yang membandingkan proses kontrol yang terdapat
dalam domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and
Support, dan Monitor and Evaluate dengan menggunakan skala
perbandingan 1 sampai dengan 9. Kuesioner tersebut diisi oleh 12 Kepala
Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai pihak yang
berkompeten dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan.
2. Pembuatan matrik perbandingan berpasangan antar proses kontrol sesuai
dengan nilai yang didapatkan dari responden
3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan
tersebut menjadi nilai desimal
4. Mengkalikan matrik tersebut dengan dirinya.
5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan
baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris
matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah
setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.
66
6. Langkah selanjutnya mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik
pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.
7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada
langkah 6 sesuai dengan langkah 5.
8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi.
bila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau
sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan
digunakan untuk membuat ranking.
Berdasarkan langkah-langkah tersebut maka didapatkan hasil perhitungan dari
masing-masing proses kontrol pada domain Plan and organise, Acquire and
Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate sebagai berikut.
4.3.1. Plan and organise
Plan and organise memiliki 10 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol
yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas
tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1
sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah
selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai
diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 3.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 12).
Dari Tabel 12 dapat terlihat bahwa proses kontrol PO8 yaitu manage quality
pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses
kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden
3, responden 6, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage quality
67
dalam rangka mendukung mutu pengelolaan perpustakaan Badan Litbang
Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan
demikian proses kontrol PO8 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan
perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah
proses kontrol PO6 yaitu communicate management aims and direction. Namun
dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak
akan dikaji lebih lanjut.
Tabel 12 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi
pada Domain Plan and Organise (PO)
PO1: Define a Strategic Plan; PO2: Define the Information Architecture; PO3: Determine Technological Direction; PO4: Define the IT Process, Organisation, and Relationships; PO5: Manage the IT Investment; PO6: Communicate Management Aims and Direction; PO7: Manage IT Human Resources; PO8: Manage Quality; PO9: Assess and Manage IT Risk; PO10: Manage Projects
4.3.2. Acquire and Implement
Acquire and Implement memiliki 7 proses kontrol, dipilih satu proses
kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala
prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan
langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden.
Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai
eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang
sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 4.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan
dikaji lebih lanjut.
4.3.4. Monitor and Evaluate
Monitor and Evaluate memiliki 4 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol
yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas
tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1
sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah
selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai
diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 6.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 15).
Tabel 15 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME)
ME1: Monitor and Evaluate IT Performance; ME2: Monitor and Evaluate Internal Control; ME3: Ensure Compliance With External Requirements; ME4: Provide IT Governance.
Dari Tabel 15 dapat terlihat bahwa proses kontrol ME4 yaitu provide IT
governance pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh
proses kontrol yang ada. 6 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 3,
responden 5, responden 6, responden 7, dan responden 12 menilai bahwa proses
kontrol provide IT governance dalam rangka optimalisasi pengawasan,
penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI yang sesuai dengan kebutuhan