29 BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA Ar- Risalah Kediri, proses penilaian masih menggunakan sistem manual yaitu masih melakukan pencatatan untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya dan absensi. Adapun informasi akademik SMA Ar-Risalah Kediri yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMA Ar-Risalah Kediri tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMA Ar-Risalah Kediri atau tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM. Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek pada mata pelajaran tertentu saja. STIKOM SURABAYA
54
Embed
BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/69/9/BAB IV.pdf · terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM. Dalam setiap mata pelajaran
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
29
BAB IV
ANALISIS & DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA Ar-
Risalah Kediri, proses penilaian masih menggunakan sistem manual yaitu masih
melakukan pencatatan untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya dan
absensi. Adapun informasi akademik SMA Ar-Risalah Kediri yaitu pertama kali
data siswa yang ada pada SMA Ar-Risalah Kediri tersebut didapat dari sistem
diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut
benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMA Ar-Risalah Kediri atau
tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar
mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa
penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya
guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang
diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut
terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM. Dalam
setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali
sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada
nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor
semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek pada mata
pelajaran tertentu saja. STIKOM S
URABAYA
30
Dalam psikomotorik ada 3 penilaian dalam satu semester yaitu NP1, NP2,
NP3. Sedangkan afektif ada beberapa penilaian yaitu keterbukaan, ketekunan
belajar, kerajinan, tenggang rasa, kedisiplinan, kerjasama, ramah dengan teman,
hormat pada guru, kejujuran, menepati janji, kepedulian dan tanggung jawab. Jika
proses belajar mengajar dan penilaian selesai, maka guru akan memberikan nilai
siswa tersebut untuk dicek pada bagian kurikulum. Jika nilai sudah sesuai maka
bagian kurikulum memberikan nilai tersebut ke bagian akademik untuk dicetak
DKN (Daftar Kumpulan Nilai), rapor pra semester dan rapor semester. Tentu hal
ini kurang efektif dan efisien untuk menentukan ketepatan hasil penilaian
akademik dan absensi siswa tersebut. Ada terjadi banyak kesalahan dalam proses
penilaian dan absensi tersebut yaitu guru sering salah dalam menginputkan nilai
mentah yaitu nilai yang berasal dari paper atau dokumen yang masing-masing
guru yang didapat dari proses belajar mengajar setiap harinya.
Mengacu pada permasalahan yang ada, SMA Ar-Risalah Kediri
membutuhkan sistem informasi akademik agar lebih efektif dan efisien. Sistem
penilaian dan absensi yang mampu memberikan kemudahan dalam melakukan
penilaian akademik terhadap siswa . Oleh karena itu, dirancanglah sebuah Sistem
Informasi akademik yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
4.1.1 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil studi lapangan pada SMA Ar-Risalah Kediri, terdapat
dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada
pada SMA Ar-Risalah Kediri . Dokumen input output yang didapat oleh penulis
salah satunya adalah sebagai berikut:
STIKOM S
URABAYA
31
a. Form Presensi Siswa
Form presensi digunakan guru untuk mencatat kehadiran siswa pada saat
jam pelajaran berakhir, selanjutnya guru mata pelajaran akan mengumpulkan
kepada bagian akademik.
Gambar 4.1 Form Presensi Siswa
b. Form Penilaian Siswa
Form penilaian digunakan guru untuk mencatat nilai siswa pada satu
semester, selanjutnya guru mata pelajaran akan mengumpulkan kepada bagian
akademik. Gambar 4.2
STIKOM S
URABAYA
32
Gambar 4.2 Form Penilaian Siswa
4.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru.
Langkah pertama adalah melakukan menggali informasi mengenai sistem
akademik yang berjalan pada SMA Ar-Risalah. Melalui wawancara langsung
kepada pihak-pihak yang terlibat didalam sistem tersebut dapat digambarkan
dokumen flow sistem akademik pada SMA Ar-Risalah Kediri.
Sesuai dengan hasil survey pada SMA Ar-Risalah Kediri berhubungan
dengan sistem penilaian dan absensi akademik yang sedang berjalan pada SMA
Ar-Risalah Kediri, dibawah ini pada gambar 4.3 merupakan gambar dokumen
flowchart atau aliran dokumen yang lama atau masih manual pada akademik SMA
Ar-Risalah Kediri. STIK
OM SURABAYA
33
3
3
2
3
2
2
N
2
DOCUMENT SMA Ar-Risalah Kediri
SISWA GURU ADMINISTRASI AKADEMIK
Data Siswa
Data Guru
Laporan Mata Pelajaran
1
Laporan Mata Pelajaran
1
N
3
Data Absensi Siswa
1
1
Data Absensi Siswa
Mengabsen Siswa
SELESAI
MULAI
KEPSEK
Laporan Jadwal Mapel per Kelas 1
Mengisi Data SIswa
Mengisi Data Guru
Merekap Data Guru
Rekap Data Guru
Merekap Data Siswa per Tahun
Ajar
Rekap Data Siswa 1
Membuat Data Kelas dan Wali
Kelas per Tahun Ajar
Rekap Data Kelas 1
Membuat Data Mata pelajaran per Tahun Ajar
Mencatat Alokasi Siswa pada kelas per
Tahun Ajar
Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1
Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1
Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 2
Merekap data Absensi Siswa per semester
Rekap Data Absensi Siswa per semester
1
Menyusun Jadwal Mata pelajaran per Tahun Ajar
Laporan Jadwal Mapel per Kelas 1
Rekap Data Siswa 2
Data Nilai Siswa
2
Mencatat Nilai
Akademik Siswa
Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1
Data Nilai Siswa
Merekap data Nialai Siswa per
semester
2
N
Laporan Rekap Nilai Siswa per
semester 1
3
Laporan Rekap Nilai Siswa per
semester 3
Laporan Rekap Nilai Siswa per
semester 1
N
Rekap Data Siswa 1
Gambar 4.3 Document Flow Manual Sistem Informasi Akademik
Proses dimulai siswa mengisi data siswa dan menyerahkan kepada bagian
administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data tersebut dan
memberikan laporannya kepada kepala sekolah.
Proses berikutnya yaitu membuat data kelas per tahun ajar yang
dilakukan oleh bagian akademik yang menghasilkan Rekap Data Kelas, kemudian
di lakukan proses alokasi siswa per tahun ajar dan laporannya diserahkan kepada
kepala sekolah dan guru.
Proses terakhir yaitu membuat laporan rekap nilai siswa per semester,
proses tersebut berawal dari laporan rekap data alokasi siswa yang berada di guru.
STIKOM S
URABAYA
34
Data tersebut diproses menjadi dua, yaitu Data Nilai Siswa dan Data Absensi
Siswa. Kedua data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diproses
menjadi Laporan Rekap Nilai Siswa Per Semester dan diberikan kepada kepala
sekolah.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang
baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow baru berikut
ini.
4.2.1 Sistem Flow
Berikut ini akan digambarkan system flow Sistem Informasi Akademik
pada SMA Ar-Risalah Kediri. Dalam document flow ini menjelaskan proses
maintenance data master seperti data siswa, guru, kelas, mata pelajaran dan juga
proses transaksi yaitu transaksi alokasi siswa pada kelas, transaksi mata pelajaran
perkelas, absensi siswa dan penilaian hasil belajar siswa pada SMA Ar-Risalah
Kediri. Hasil dari penilaian ini akan diserahkan pada masing-masing wali untuk
mengisi nilai rapor. Dan rapor itu sendiri akan diserahkan kepada masing-masing
orang tua melalui siswa yang bersangkutan.
STIKOM S
URABAYA
35
ADMINISTRASI AKADEMIKGURU
Data Guru
Input Data Guru
Pemeliharaan Data Guru
File Guru
2
Input Data MaPel
Pemeliharaan Data MaPel2
File MaPel
Input Data Kelas
Pemeliharaan Data Kelas
File Kelas
2
Penempatan Siswa Per kelas (Alokasi Kelas)
File Alokasi Kelas
3
Transaksi Penjadwalan
MaPel per Kelas
File Jadwal Mapel per
Kelas
2
Data Absensi Siswa
Input Data Absensi Siswa
Transaksi Data Absensi Siswa
File Absensi Siswa
Data Nilai Siswa
Input Data Nilai Siswa
Transaksi Data Nilai Siswa
3
File Nilai Siswa
File Siswa
Mulai
1
1
4
4
4
3
Selesai
Gambar 4.4 System Flow Sistem Informasi Akademik
Proses terkomputerisasi tentang akademik sekolah, dimana proses tersebut
terdapat transaksi penjadwalan mapel, alokasi siswa perkelas, absensi siswa, dan
juga nilai siswa
2
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Siswa
Cetak Laporan Data Siswa
Laporan Data Siswa 1
N
Laporan Data Siswa 2
File Absensi Siswa
Cetak Laporan Absensi Siswa
Laporan Absensi Siswa 1
N
Laporan Absensi Siswa 2
Cetak Kartu Siswa
Kartu Siswa
3Kartu Siswa
3
Selesai
Gambar 4.5 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Siswa
STIKOM S
URABAYA
36
Proses Cetak Laporan Data Siswa dimulai dari cetak kartu siswa, laporan
absensi siswa dan laporan data siswa yang diambil dari database. Kemudian
laporan tersebut diberikan kepada Kepala Sekolah dan Guru.
3
2
2
2
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Guru
File MaPel
File Alokasi Kelas
File Jadwal Kelas
Cetak Laporan Data Guru
Laporan Data Guru 1
Cetak Laporan MaPel
Laporan MaPel 1
N
Laporan MaPel 1
Cetak Laporan Alokasi Kelas
Laporan Alokasi Kelas 1
Laporan Data Guru 2N
Laporan Alokasi Kelas 1
N
Cetak Laporan Jadwal Kelas
Laporan Jadwal Kelas 1
N
Laporan Jadwal Kelas 2
4
4
Laporan Jadwal Kelas 3
Mulai
Gambar 4.6 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Guru
Di dalam proses Cetak Laporan Data Guru ini bagian Administrasi
mengambil data guru, data jadwal kelas, data mata pelajaran, dan data alokasi
kelas untuk kemudian diproses menjadi laporan yang diberikan kepada Kepala
Sekolah, Guru, dam Siswa.
STIKOM S
URABAYA
37
4 3
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Nilai Siswa
Cetak Laporan Nilai Siswa
Laporan Nilai Siswa 1
N
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Nilai Siswa 4
Laporan Nilai Siswa 2
1
1
Selesai
Gambar 4.7 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Nilai Siswa
Proses Cetak Laporan Nilai Siswa dimulai dari Administrasi yang
mengambil data nilai siswa untuk proses dan membuat dokumen rangkap empat
dimana 4 dokumen tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru, Siswa dan
1 dokumen lagi dijadikan arsip.
4.2.2 Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat
diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang,
alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem
informasi Akademik pada SMA Ar-Risalah Kediri dapat dilihat pada Gambar 4.8
dan yang lainnya.
STIKOM S
URABAYA
38
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik
Diaram Berjenjang Sistem Infromasi Akademik SMA Ar-Risalah Kediri
ini memiliki tiga Sub Sistem yaitu Sub Sistem Penilaian, Sub Sistem Penjadwalan
dan Sub Sistem Laporan.
Gambar 4.9 Diagram Berjenjang Penilaian
Diagram Berjenjang Sub Sistem Penilaian terdapat tiga penilaian, yaitu
Penilaian Kognitif, Penilaian Psikomotorik dan Penilian Afektif.
STIKOM S
URABAYA
39
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Penjadwalan
Diagram Berjenjang Sub Sistem Penjadwalan terdapat tiga proses, yaitu
Mata Pelajaran, Absensi dan Alokasi Siswa.
Gambar 4.11 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan
Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan terdapat dua proses, yaitu
Laporan Penilaian, Laporan Penjadwalan.
STIKOM S
URABAYA
40
Gambar 4.12 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian
Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian terdapat tiga proses
laporan penilaian, yaitu laporan nilai kompetensi dasar, laporan softskill dan
laporan afektif.
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan
Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan terdapat tiga proses
laporan, yaitu Rekap Jadwal Mata Pelajaran, Rekap Absensi dan Rekap Alokasi
Siswa.
STIKOM S
URABAYA
41
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD dari sistem informasi akademik pada SMA Ar-Risalah Kediri adalah
sebagai berikut:
a. Context Diagram dari sistem informasi akademik pada SMA Ar-Risalah
Kediri terdapat 4 entity yang berhubungan langsung dengan sistem ini, yaitu
siswa, Administrasi Akademik, kepala sekolah dan guru. Dapat dilihat pada
gambar 4.14
Transaksi_Penilaian
Laporan Data Guru
Laporan Data Siswa
Transaksi Data Alokasi Kelas
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Nilai Siswa 2
Laporan Absensi Siswa 1
Laporan Mata Pelajaran 1
Transaksi Data AbsensiInput dan Maintenance Data Guru
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Input dan Maintenance Data Kelas
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1
Laporan Mata Pelajaran 2
Laporan Absensi Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 4
Input dan Maintenance Data Siswa
Laporan Nilai Siswa 1
Kartu Siswa
1
SISTEM_INFORMASI_AKADEMIK_SMA_AR_RISALAH
+
Siswa
Administrasi Akademik
Guru
Kepala Sekolah
Gambar 4.14 Diagram Context Sistem Informasi Akademik
b. DFD Level 0
DFD level 0 dari sistem informasi akademik pada SMA Ar-Risalah Kediri
adalah decompose dari context diagram dimana menjelaskan lebih detil 3
STIKOM S
URABAYA
42
proses yang terdapat dalam sistem informasi akademik ini yaitu maintenance,
transaksi dan laporan. Dapat dilihat pada gambar 4.15
Transaksi_Penilaian
Baca
Laporan Data Guru
Laporan Data Siswa
Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Transaksi Data Alokasi Kelas
Laporan Absensi Siswa 2
Transaksi Data AbsensiBaca dan Simpan
Laporan Nilai Siswa 2
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1
Laporan Mata Pelajaran 1
Laporan Absensi Siswa 1
Laporan Nilai Siswa 1
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Mata Pelajaran 2
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1
Laporan Nilai Siswa 4
BacaBaca
BacaBaca
Kartu Siswa
Baca
Simpan dan BacaSimpan dan Baca
Simpan dan Baca
Simpan dan BacaBaca dan Simpan
Baca dan Simpan
Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran
Input dan Maintenance Data Kelas
Input dan Maintenance Data Guru
Input dan Maintenance Data SiswaInput dan Maintenance Data Mata Pelajaran