32 BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, proses penilaian masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan aplikasi berupa program Excel untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya. Adapun informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMAK Untung Suropati Sidoarjo atau tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal). Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek pada mata pelajaran tertentu saja. STIKOM SURABAYA
68
Embed
BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/60/7/BAB IV.pdf · Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal). Dalam setiap
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
32
BAB IV
ANALISIS & DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMAK
Untung Suropati Sidoarjo, proses penilaian masih menggunakan sistem manual
yaitu menggunakan aplikasi berupa program Excel untuk menyelesaikan semua
proses penilaiannya. Adapun informasi akademik SMAK Untung Suropati
Sidoarjo yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMAK Untung Suropati
Sidoarjo tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan
akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk
masuk ke SMAK Untung Suropati Sidoarjo atau tidak. Setelah kelas terbentuk,
maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada
tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif,
psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan
penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa
tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi.
Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM (Kriteria Ketuntasan
Minimal). Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat
dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang
ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai
UAS untuk rapor semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian
praktek pada mata pelajaran tertentu saja. STIKOM S
URABAYA
33
Dalam psikomotorik ada 3 penilaian dalam satu semester yaitu NP1, NP2,
NP3. sedangkan afektif ada beberapa penilaian yaitu keterbukaan, ketekunan
belajar, kerajinan, tenggang rasa, kedisiplinan, kerjasama, ramah dengan teman,
hormat pada guru, kejujuran, menepati janji, kepedulian dan tanggung jawab. Jika
proses belajar mengajar dan penilaian selesai, maka guru akan memberikan nilai
siswa tersebut untuk dicek pada bagian kurikulum. Jika nilai sudah sesuai maka
bagian kurikulum memberikan nilai tersebut ke bagian akademik untuk dicetak
DKN (Daftar Kumpulan Nilai), rapor pra semester dan rapor semester. Tentu hal
ini kurang efektif dan efisien untuk menentukan ketepatan hasil penilaian
akademik tersebut. Ada terjadi banyak kesalahan dalam proses penilaian tersebut
yaitu guru sering salah dalam menginputkan nilai mentah yaitu nilai yang berasal
dari paper atau dokumen yang masing-masing guru yang didapat dari proses
belajar mengajar setiap harinya ke dalam program Excel.
Mengacu pada permasalahan yang ada, SMAK Untung Suropati Sidoarjo
membutuhkan sistem akademik yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan
efisien. Sistem penilaian yang mampu memberikan kemudahan dalam melakukan
penilaian akademik terhadap siswa , pencarian data guru dan siswa serta
pembuatan laporan. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah Sistem Informasi
akademik yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
4.1.1 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil studi lapangan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo,
terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses
yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Dokumen input output yang
didapat oleh penulis salah satunya adalah sebagai berikut:
STIKOM S
URABAYA
34
a. Form Presensi Siswa
Form presensi digunakan guru untuk mencatat kehadiran siswa pada saat
jam pelajaran berakhir, selanjutnya guru matapelajaran akan mengumpulkan
kepada bagian akademik.
Gambar 4.1 Form Presensi Siswa
b. Daftar Guru Pengajar
Daftar guru pengajar digunakan guru atau bagian akademik sebagai
acuan menentukan jadwal atau pengajar mapel perkelas, selanjutnya akan dicatat
ke tabel jadwal mata pelajaran seperti pada Gambar 4.2 STIKOM S
URABAYA
35
Gambar 4.2 Daftar Guru Pengajar STIK
OM SURABAYA
36
c. Daftar Jadwal Mata Pelajaran
Daftar jadwal mata pelajaran adalah hasil output dari pencatatan jadwal
mapel yang didapat dari daftar guru dan juga data matapelajaran yang berlangsung
pada tahun ajaran yang berlangsung seperti pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Daftar Jadwal Mata Pelajaran
4.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru.
Langkah pertama adalah melakukan menggali informasi mengenai sistem
akademik yang berjalan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Melalui
STIKOM S
URABAYA
37
wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat didalam sistem tersebut
dapat digambarkan dokumen flow sistem akademik pada SMAK Untung Suropati
Sidoarjo.
Sesuai dengan hasil survey pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo berhubungan
dengan sistem penilaian akademik yang sedang berjalan pada SMAK Untung
Suropati Sidoarjo, dibawah ini pada gambar 4.1 merupakan gambar dokumen
flowchart atau aliran dokumen yang lama atau masih manual pada sistem
penilaian akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.4 Document Flow Manual Sistem Informasi Akademik
Proses penerimaan siswa baru dimulai dari calon siswa baru yang
mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada bagian administrasi,
kemudian bagian administrasi memproses data tersebut dan memberikan
laporannya kepada kepala sekolah.
Proses berikutnya yaitu membuat data kelas per tahun ajar yang
dilakukan oleh bagian akademik yang menghasilkan Rekap Data Kelas, kemudian
STIKOM S
URABAYA
38
di lakukan proses alokasi siswa per tahun ajar dan laporannya diserahkan kepada
kepala sekolah dan guru.
Proses terakhir yaitu membuat laporan rekap nilai siswa per semester,
proses tersebut berawal dari laporan rekap data alokasi siswa yang berada di guru.
Data tersebut diproses menjadi dua, yaitu Data Nilai Siswa dan Data Absensi
Siswa. Kedua data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diproses
menjadi Laporan Rekap Nilai Siswa Per Semester dan diberikan kepada kepala
sekolah
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang
baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow baru berikut
ini.
4.2.1 Sistem Flow
Berikut ini akan digambarkan system flow Sistem Informasi Akademik
pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Dalam document flow ini menjelaskan
proses maintenance data master seperti data siswa, guru, kelas, dan mata
pelajaran, dan juga proses transaksi yaitu transaksi alokasi siswa pada kelas,
transaksi mata pelajaran perkelas, absensi siswa, dan penilaian hasil belajar siswa
pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Hasil dari penilaian ini akan diserahkan
pada masing-masing wali untuk mengisi nilai rapor. Dan rapor itu sendiri akan
diserahkan kepada masing-masing orang tua melalui siswa yang bersangkutan. STIKOM S
URABAYA
39
2
2
CALON SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEK
Mulai
Data Calon Siswa
Input Data Calon Siswa
Proses Input Data Calon
Siswa
File Calon Siswa
Proses Seleksi Calon Siswa
Proses Penerimaan Calon Siswa
Cetak Bukti Pendaftaran Calon Siswa
Bukti Pendaftaran
Calon Siswa 1Bukti Pendaftaran
Calon Siswa 2
File Siswa
Cetak Data Siswa
Laporan Data Siswa 1
Laporan Data Siswa 2
SelesaiN
Data Siswa Lama
Input Data Siswa Lama
Proses Input Data Siswa
Lama
Gambar 4.5 System Flow Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa
Proses penerimaan siswa baru ini sudah terkomputerisasi, dimulai dari
calon siswa baru yang mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada
bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data siswa baru
dan data siswa lama untuk diproses dan memberikan laporannya kepada siswa dan
kepala sekolah.
STIKOM S
URABAYA
40
Gambar 4.6 System Flow Sistem Informasi Akademik
Proses terkomputerisasi tentang akademik sekolah, dimana proses
tersebut terdapat transaksi penjadwalan mapel, alokasi siswa perkelas,
absensi siswa, dan juga nilai siswa
STIKOM S
URABAYA
41
2
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Siswa
Cetak Laporan Data Siswa
Laporan Data Siswa 1
N
Laporan Data Siswa 2
File Absensi Siswa
Cetak Laporan Absensi Siswa
Laporan Absensi Siswa 1
N
Laporan Absensi Siswa 2
Cetak Kartu Siswa
Kartu Siswa
3Kartu Siswa
3
Selesai
Gambar 4.7 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Siswa
Proses Cetak Laporan Data Siswa dimulai dari cetak kartu siswa, laporan
absensi siswa dan laporan data siswa yang diambil dari database. Kemudian
laporan tersebut diberikan kepada Kepala Sekolah dan Guru.
STIKOM S
URABAYA
42
3
2
2
2
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Guru
File MaPel
File Alokasi Kelas
File Jadwal Kelas
Cetak Laporan Data Guru
Laporan Data Guru 1
Cetak Laporan MaPel
Laporan MaPel 1
N
Laporan MaPel 1
Cetak Laporan Alokasi Kelas
Laporan Alokasi Kelas 1
Laporan Data Guru 2N
Laporan Alokasi Kelas 1
N
Cetak Laporan Jadwal Kelas
Laporan Jadwal Kelas 1
N
Laporan Jadwal Kelas 2
4
4
Laporan Jadwal Kelas 3
Mulai
Gambar 4.8 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Guru
Di dalam proses Cetak Laporan Data Guru ini bagian Administrasi
mengambil data guru, data jadwal kelas, data mata pelajaran, dan data alokasi
kelas untuk kemudian diproses menjadi laporan yang diberikan kepada Kepala
Sekolah, Guru, dam Siswa.
STIK
OM SURABAYA
43
43
2
SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEKGURU
Mulai
File Nilai Siswa
Cetak Laporan Nilai Siswa
Laporan Nilai Siswa 1
N
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Nilai Siswa 4
Laporan Nilai Siswa 2
1
1
Selesai
Gambar 4.7 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Nilai Siswa
Proses Cetak Laporan Nilai Siswa dimulai dari Administrasi yang
mengambil data nilai siswa untuk proses dan membuat dokumen rangkap empat
dimana 3 dokumen tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru, dan Siswa,
dan 1 dokumen lagi dijadikan arsip.
STIKOM S
URABAYA
44
4.2.2 Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat
diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang,
alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem
informasi Akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo dapat dilihat pada
Gambar 4.5 dan yang lainnya.
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik
Gambar 4.11. Diagram Berjenjang Penilaian
STIKOM S
URABAYA
45
Gambar 4.12 Diagram Berjenjang Penjadwalan
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan
Gambar 4.14 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian
STIKOM S
URABAYA
46
Gambar 4.15 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati
Sidoarjo adalah sebagai berikut:
a. Context Diagram dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung
Suropati Sidoarjo terdapat 4 entity yang berhubungan langsung dengan sistem
ini, yaitu siswa, Administrasi Akademik, kepala sekolah dan, guru. Dapat
dilihat pada gambar 4.4
STIKOM S
URABAYA
47
Transaksi_Penilaian
Laporan Data Guru
Laporan Data Siswa
Transaksi Data Alokasi Kelas
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Nilai Siswa 2
Laporan Absensi Siswa 1
Laporan Mata Pelajaran 1
Transaksi Data Absensi
Input dan Maintenance Data Guru
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Input dan Maintenance Data Kelas
Transaksi Penerimaan Calon Siswa
Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 2
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1
Laporan Mata Pelajaran 2
Laporan Absensi Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 4
Input dan Maintenance Data Siswa
Laporan Nilai Siswa 1
Kartu Siswa
Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 1
Bukti Pendaftaran Calon Siswa
Input Data Calon Siswa1
Sistem Akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo
+
Calon Siswa
Siswa
Administrasi Akademik
Guru
Kepala Sekolah
Gambar 4.16 Diagram Context Sistem Informasi Akademik
b. DFD Level 0
DFD level 0 dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati
Sidoarjo adalah decompose dari context diagram dimana menjelaskan lebih
detil 3 proses yang terdapat dalam sistem informasi akademik ini yaitu
maintenance, transaksi dan laporan. Dapat dilihat pada gambar 4.5
STIKOM S
URABAYA
48
Transaksi_Penilaian
Baca
Laporan Data Guru
Laporan Data SiswaRekapitulasi Siswa Yang Ada
Transaksi Data Alokasi Kelas
Laporan Absensi Siswa 2
Transaksi Data Absensi
Baca dan Simpan
Laporan Nilai Siswa 2Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1
Laporan Mata Pelajaran 1
Laporan Absensi Siswa 1
Laporan Nilai Siswa 1
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Mata Pelajaran 2
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1
Laporan Nilai Siswa 4
BacaBaca
Baca
Baca
Kartu Siswa
Baca
Simpan dan BacaSimpan dan Baca
Simpan dan Baca
Simpan dan BacaBaca dan Simpan
Baca dan Simpan
Transaksi Penerimaan Calon Siswa
Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran
Input dan Maintenance Data Kelas
Input dan Maintenance Data Guru
Input dan Maintenance Data Siswa
Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran
Baca dan Simpan
Simpan dan Baca
Simpan dan Baca
Input Data Calon Siswa
Calon SiswaCalon Siswa
Calon Siswa
Siswa
Siswa
Siswa
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi AkademikAdministrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Kepala SekolahKepala Sekolah
Kepala SekolahKepala Sekolah
GuruGuru
GuruGuruGuruGuru
Administrasi Akademik
1
Proses Penerimaan Calon Siswa
+
2
Proses Akademik
+
3
Proses Cetak Laporan
+
1 File Calon Siswa
2 File Siswa
3 File Guru
4File Mata Pelajaran
5File Alokasi
Kelas6File Jadwal
Kelas
7File Absensi
Siswa 8 File Nilai Siswa
9 File Kelas
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Gambar 4.17 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik
c. DFD Level 1 Sub Proses Data Master
DFD level 1 sub proses maintenance dari sistem informasi akademik pada
SMAK Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses maintenance
data siswa, kelas, mata pelajaran dan guru. Dapat dilihat pada gambar 4.6 STIKOM S
URABAYA
49
Baca dan Simpan
Baca
Baca
Baca dan SimpanInput dan Maintenance Data Kelas
Input dan Maintenance Data MaPel
Baca dan Simpan
Input dan Maintenance Data Guru
Input dan Maintenance Data Siswa
Baca dan Simpan
2 File Siswa
Administrasi Akademik
Siswa
Guru
Administrasi Akademik
3 File Guru
4 File MaPel
1
Proses Pemeliharaan
Data Siswa
2
Proses Pemeliharaan
Data Guru
3
Proses Pemeliharaan
Data MaPel
4
Proses Pemeliharaan
Data Kelas
9 File Kelas
Gambar 4.18 DFD Level 1 Sub Proses Data Master
d. DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
DFD level 1 sub proses transaksi dari sistem informasi akademik pada SMAK
Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses transaksi absensi dan
pengelolaan nilai. Dapat dilihat pada gambar 4.7
STIKOM S
URABAYA
50
Simpan dan BacaTransaksi_Penilaian
Baca
Baca
Baca
Baca
Baca
Transaksi Data Alokasi Kelas
Transaksi Data Absensi
Simpan dan Baca
Baca dan Simpan
Simpan dan BacaTransaksi Penjadwalan MaPel
Input dan Maintenance Data KelasAdministrasi
Akademik
Administrasi Akademik
4 File MaPel
6File Jadwal
Kelas
8 File Nilai Siswa
7File Absensi
Siswa
5File Alokasi
Kelas
4
Proses Pemeliharaan
Data Kelas
5
Proses Transaksi Jadwal Kelas
6
Proses Transaksi Alokasi Kelas
7
Proses Transaksi Absensi
8
Proses Transaksi Penilaian Siswa
9 File Kelas
Guru
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Gambar 4.19 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
e. DFD Level 1 Sub Proses Laporan
DFD level 1 sub proses laporan dari sistem informasi akademik pada SMAK
Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses membuat, rapor,
transkrip dan laporan absensi. Dapat dilihat pada gambar 4.8 STIKOM S
URABAYA
51
Baca
Baca
Baca
Laporan Absensi Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 2
Laporan Jadwal MaPel 1
Laporan Absensi Siswa 1
Baca
Laporan Nilai Siswa 1
Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Jadwal MaPel 2
Laporan Nilai Siswa 4
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Baca
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1Baca
Laporan MaPel 2
Laporan MaPel 1Baca
Laporan Data Siswa
Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Kartu Siswa
Baca2 File Siswa
Siswa
4 File MaPel
7File Absensi
Siswa
5File Alokasi
Kelas
8 File Nilai Siswa
3 File Guru
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
Kepala Sekolah
Administrasi Akademik
Kepala Sekolah
Kepala Sekolah
Administrasi Akademik
Siswa
Guru
Guru
Guru
Guru
Administrasi Akademik
1
Cetak Kartu Siswa
2
Cetak Laporan Data Siswa
3
Cetak Laporan Data Guru
4
Cetak Laporan Mapel
5
Cetak Alokasi Kelas Siswa
6
Cetak Jadwal MaPel
7
Cetak Data Absensi Siswa
8
Cetak Nilai Siswa
Kepala Sekolah
Administrasi Akademik
Administrasi Akademik
6File Jadwal
Kelas
Gambar 4.20 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan
STIKOM S
URABAYA
52
4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Di bawah ini ERD dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung