16 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tanggal 24 Mei 2011, Perusahan ini merupakan perusahan pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa logistik curah kering. PT Baruna Dirga Dharma adalah salah satu subsidiaries company dari perusahaan nasional Tiara Marga Trakindo Grub yaitu PT Cipta Krida Bahari dan PT ABM Investama, tbk. PT Baruna Dirga Dharma memiliki kantor cabang yang berada di Bunanti, Kalimantan Selatan. Sementara untuk kantor pusat dari PT Baruna Dirga Dharma sendiri terletak dijalan Raya Cilandak KKO, Gedung TMT 2, lantai 2. Semula perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa logistik batubara yang mana pelangganya memang hanya ditujukan untuk perusahaan internal grub. Namun, seiring dengan perkembangan kebutuhan dunia bisnis, PT Baruna Dirga Dharma mengadakan ekspansi dengan cara memperluas jaringan bisnis kearah logistik curah kering seperti semen, pupuk, bungkil sawit (Kernel), dan juga batubara yang ditujukan tidak hanya untuk pelanggan dari dalam tetapi juga untuk pelanggan diluar internal grub. Dari ekspasi tersebut PT Baruna Dirga Dharma kemudian melakukan rebranding menjadi “Baruna Dry Bulk”. Ekspansi yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma ini terhitung pada tahun 2015-2016.
25
Embed
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan … · 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tanggal 24 Mei 2011, Perusahan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
16
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tanggal 24 Mei 2011,
Perusahan ini merupakan perusahan pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa
logistik curah kering. PT Baruna Dirga Dharma adalah salah satu subsidiaries
company dari perusahaan nasional Tiara Marga Trakindo Grub yaitu PT Cipta
Krida Bahari dan PT ABM Investama, tbk. PT Baruna Dirga Dharma memiliki
kantor cabang yang berada di Bunanti, Kalimantan Selatan. Sementara untuk
kantor pusat dari PT Baruna Dirga Dharma sendiri terletak dijalan Raya Cilandak
KKO, Gedung TMT 2, lantai 2.
Semula perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang jasa logistik batubara yang mana pelangganya memang hanya ditujukan
untuk perusahaan internal grub. Namun, seiring dengan perkembangan kebutuhan
dunia bisnis, PT Baruna Dirga Dharma mengadakan ekspansi dengan cara
memperluas jaringan bisnis kearah logistik curah kering seperti semen, pupuk,
bungkil sawit (Kernel), dan juga batubara yang ditujukan tidak hanya untuk
pelanggan dari dalam tetapi juga untuk pelanggan diluar internal grub. Dari
ekspasi tersebut PT Baruna Dirga Dharma kemudian melakukan rebranding
menjadi “Baruna Dry Bulk”. Ekspansi yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga
Dharma ini terhitung pada tahun 2015-2016.
17
Sejak PT Baruna Dirga Dharma beroperasi hingga saat ini wilayah kerja
perusahaan tersebut sudah mencapai beberapa titik didaerah pada kepulauan
Indonesia seperti Nagro Aceh Darusalam, Kalimantan selatan, Kalimantan timur
Kalimantan tengah dan Jawa Timur.
Sebagai upaya perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik dan
menjaga kualitas pelayanan kepada para pelanggan PT Baruna Dirga Dharma
memiliki sebuah visi dan misi yang ditetapkan sebagai tujuan perusahaan, yaitu
sebagai berikut:
1. Visi
Menjadi perusahaan yang terdepan dibidang logistik curah kering termasuk
batubara, dalam menyediakan jasa transportasi dan solusi logistik yang
diandalkan.
2. Misi
Sebagai upaya untuk mewujudkan visi perusahaan maka PT Baruna Dirga
Dharma menetapkan beberapa misi seperti dibawah ini
a. Menciptakan lapangan kerja yang layak dan berkualitas sebanyak mungkin
bagi rakyat Indonesia.
b. Memaksimalkan pertumbuhan bisnis berkelanjutan dan menguntungkan
yang akan memaksimalkan nilai pemegang saham.
c. Memberikan solusi logistik terbaik untuk pelanggan diseluruh Indonesia,
dengan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan tingkat
keselamatan tinggi.
d. Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga korporat yang baik.
18
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu alat yang diciptakan oleh perusahaan
untuk menjelaskan hubungan kerja antara setiap unit didalam suatu organisasi.
Selain itu, struktur organisasi juga dapat menggambarkan berbagai proses
kegiatan yang dilakukan oleh peusahaan untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Dalam hal ini struktur organisasi yang terapkan oleh PT Baruna Dirga
Dharma adalah sebagai berikut:
Sumber : PT Baruna Dirga Dharma
Gambar III.1.
Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi
DIRECTOR
SENIOR MANAGER COMMERCIAL OPERATION SENIOR
MANAGER
PORT AGENCY SENIOR
MANAGER
COMMERCIAL TEAM MANAGER
OPERATIONSHIP MANAGEMENT
PORT AGENCY
TEAM
FINANECE &ACCOUNTING
MANAGER
OPERATIONTEAM
19
Adapun uraian tugas dari struktur organisasi atas adalah sebagai berikut:
1. Director
a. Mengelolah dan merumuskan segala kebijakan yang berkaitan dengan
kegiatan usaha secara menyeluruh.
b. Menetapkan tugas dan kewajiban pada karyawan disetiap departemen.
c. Memonitoring segala aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan usaha baik
itu keluar masuk dokumen, maupun keuangan perusahan.
2. Senior Manager Commercial
a. Melakukan analisa riset pasar dan melakukan rencana penjualan.
b. Bertugas untuk meningkatkan volume revenue perusahaan.
c. Memberikan arahan kepada team dalam hal penjualan.
3. Commercial Team
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
a. Membatu senior manager commercial dalam melakukan analisa riset pasar
dan melakukan rencana penjualan.
b. Menjaga kiriman dosmetik
c. Berkoordinasi dengan departemen BSP dan Procurment untuk melakukan
negosiasi harga perjualan bersama pelanggan.
d. Berkoordinasi dengan departemen operation dan finance terkait dengan
pelaksanaan pengiriman muatan dan pembayaran.
4. Operation Senior Manager
a. Menerima dan mengawasi laporan pergerakan kapal saat muatan dikirim.
b. Menentukan bugdet pengeluran perbulan yang akan digunakan oleh crew
kapal dalam pelaksanaan kegiatan operational pengiriman muatan.
20
c. Memastikan dokumen izin berlayar kapal telah sampai dipelabuhaan.
5. Manager Operation
a. Membuat laporan pergerakan kapal selama sebulan kebelakang.
b. Melakukan rekapitulasi bugdet pengeluran perbulan untuk dilaporkan ke
Finance.
6. Ship Management
a. Menunjuk siapa saja yang menjadi crew kapal.
b. Memastikan kapal dapat berjalan dengan baik.
7. Operation Team
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
a. Memberikan data yang akurat mengenai operational kapal.
b. Menginformasikan perkembangan proses pekerjaan.
c. Megubah data-data dari operasional kapal menjadi informasi yang valid
untuk disajikan ke manajemen.
8. Port Agency Senior Manager
a. Mengarahkan dan mengawasi dokumen sebelum dokumen tersebut
dikirim kepada kementrian perhubungan laut (syahbandar).
b. Memberikan pengarahan kepada Port Agency Team terkait dengan
kegiatan usaha.
9. Port Agency Team
a. Menyiapkan dokumen seperti bill of lading, cargo manifest, dan lain
sebagainya untuk di kirim kepada kementrian perhubungan laut.
b. Berkoordinasi dengan kementrian perhubungan laut.
c. Memastikan dokumen izin berlayar diterbitkan oleh mentri perhubungan.
21
10. Finance & Accounting Manger
a. Menerima laporan rekapitulasi bugdet pengeluran perbulan yang akan
digunakan oleh crew kapal dalam pelaksanaan kegiatan operational
pengiriman muatan.
b. Mengeluarkan dana operational kapal.
c. Membuat tagihan pembayaran terkait dengan pengiriman muatan kepada
pelanggan dalam bentuk invoice.
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Baruna Dirga Dharma adalah perusahaan pelayaran yang bergerak
dalam bidang jasa logistik curah kering jalur laut, dimana perusahaan ini
merupakan perusahaan yang tergabung dalam satu manajemen grub CKB Marine.
Manajemen grub tersebut terdiri atas tiga perusahaan yaitu PT Baruna Dirga
Dharma, PT Alfatrans Raya dan PT Cipta Krida Bahari yang mana dalam
pelakasanaan pekerjaanya perusahaan ini saling berkaitan satu sama lain baik dari
segi tata kerja organisasi maupun kop surat yang terdapat pada hardcopy disetiap
perusahaan.
Jenis muatan yang dikirim oleh PT Baruna Dirga Dharma adalah muatan
berjenis curah kering seperti semen, pupuk, bungkil sawit (Kernel), dan juga
batubara yang ditujukan untuk pelanggan internal dan pelanggan eksternal pada
TMT grub. Jenis pengiriman pada PT Baruna Dirga Dharma terbagi menjadi dua
yaitu owned asset dan back to back vessel dengan kapasitas muatan 7500 metrik
ton perkapal. Kedua jenis pengiriman ini dibedakan atas jenis kapal yang akan
digunakan dalam pegiriman muatan, dalam hal ini jenis kapal tersebut dapat
22
ditentukan langsung oleh pihak pelanggan atau direkomendasikan dari pihak PT
Baruna Dirga Dharma berdasarkan jenis muatan yang akan dikirim.
Owned asset merupakan jenis pengiriman yang dilakukan oleh PT Baruna
Dirga Dharma menggunakan asset kapal milik sendiri. Sementara, back to back
vessel merupakan jenis pengiriman menggunakan kapal yang disewa dari PT
Alfatrans Raya. Dimana kedua jenis pengiriman tersebut memilik ketentuan
administrasi yang berbeda. Perbedaan kedua ketentuan administrasi ini terletak
pada perhitungan biaya kapal.
Umumnya kontrak perjanjian kerjasama dari kedua jenis pengiriman diatas
yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma dengan pelanggan dihitung
berdasarkan kurun waktu untuk sejumlah kapal yang akan disewakan, dan setiap
satu trip pengiriman akan menghasilkan revenue bagi PT Baruna Dirga Dharma
atas pembayaran terkait dengan pengiriman muatan kepada pelanggan dalam
bentuk invoice.
Sejak PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tahun 2011 lalu hingga
saat ini wilayah operasi kerja PT Baruna Dirga Dharma sudah mencapai beberapa
titik didaerah pada kepulauan Indonesia, tidak hanya itu PT Baruna Dirga Dharma
juga memiliki sebuah kantor cabang di Bunanti, Kalimantan Selatan.
Melihat luasnya wilayah operasi kerja pada PT Baruna Dirga Dharma
tidak heran jika perusahaan tersebut menetapkan beberapa ketentuan administrasi
pengiriman kargo, yang mana ketentuan tersebut merupakan sebuah bentuk upaya
perusahaan untuk melancarkan kegiatan usaha dalam mencapi tujuan. Salah
satunya ialah ketentuan administrasi pengiriman kargo jenis pengiriman back to
back vessel. Berikut merupakan ketentuan dari administrasi tersebut :
23
1. Department Commercial
a. Membuat quotation form yang akan digunakan untuk melakukan negosiasi
dengan costumer sehari setelah srurat permintan charter diterima.
b. Membuat Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL) yang dimuat berdasarkan
hasil kesepakatan sewa yang sebelumnya dijelaskan dalam bentuk
quotation form.
c. Mengedarkan shipping instruction kepada departemen lain sebagai
informasi bahwa akan adanya permintan charter.
d. Membuat sales order yang akan digunakan untuk membuat payment
request atau invoice.
2. Department Operation
a. Menyiapkan armada dan crew kapal untuk melakukan pengiriman kargo.
b. Membuat dokumen crew list terkait dengan awak kapal yang akan
berangkat untuk melakukan pengiriman kargo.
c. Membuat laporan harian selama masa aktivitas pengiriman dilakukan.
d. Membuat dokumen permohonan Temporary Cash Advancement (TCA)
yang akan digunakan oleh crew kapal sebagai biaya akomondasi, biaya
pengunaan alat berat dan lain sebagainya yang akan digunakan untuk
melakukan pengiriman.
e. Membuat settlement sebagai laporan mengenai pengunaan biaya TCA
yang digunakan dalam melakukan pengiriman.
3. Department port agency
a. Mengumpulkan dokumen yang berada diatas kapal terkait dengan aktivitas
pengiriman. Dokumen tersebut seperti surat keterangan asal barang, surat
24
kirim, Statement of Barge Draught Survey, dan certificate of wight.
b. Membuat kelengkapan dokumen seperti bill of landing, dan cargo
manifest yang akan digunakan untuk membuat surat izin berlayar.
c. Standby dipelabuhan untuk mengawasi kegiatan berlayar terkiat dengan
administrasi dipelabuhan.
4. Department finance dan accounting.
a. Mengeluarkan biaya sesuai dengan permohonan yang terdapat pada form
TCA.
b. Membuat invoice untuk ditagih kepada costumer.
Berdasarkan hasil data penelitan diatas ketentuan administrasi pengiriman
kargo yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma dibuat agar para pegawai
dapat mengetahui tugas dan batasan-batasan pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab bagi setiap pegawai dalam melaksanakan pekerjaanya.
Ketentun administrasi yang terdapat pada PT Baruna Dirga Dharma
ditentukan dan ditetapkan oleh perusahaan hal ini dilakukan sebagai bentuk upaya
perusahaan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan
administrasi agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar sehingga
dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.
Administrasi pengiriman kargo pada PT Baruna Dirga Dharma dimulai
dari membuat quotation form, membuat Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL),
mengedarkan shipping instruction, membuat sales order, membuat dokumen crew
list, membuat laporan harian selama masa aktivitas pengiriman dilakukan,
membuat dokumen permohonan Temporary Cash Advancement (TCA), membuat
settlement, mengumpulkan dokumen yang berada diatas kapal terkait dengan
25
aktivitas pengiriman, membuat kelengkapan dokumen seperti bill of landing,
cargo manifest, membuat payment request atau invoice dan faktur pajak.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Pelaksanaan Administrasi Pengiriman Kargo Curah Kering Pada PT
Baruna Dirga Dharma
PT Baruna Dirga Dharma adalah perusahaan pelayaran yang bergerak
dalam bidang jasa logistik curah kering jalur laut dimana setiap adanya penjualan
jasa yang terjadi perlu diadakanya sejumlah kegiatan administrasi yang diterapkan
guna menunjang pelaksanaan kegiatan operasional usaha. Namun, untuk melihat
kegiatan administrasi disuatu perusahan berjalan dengan baik maupun tidak
penting untuk kita mengetahui kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan
dengan administratif berserta dengan dokumen-dokumen yang digunakan pada
perusahaan tersebut:
1. Negosiasi
Tahapan negosiasi terdiri atas perhitungan biaya sewa berserta keuntungan,
pembuatan quotation form, dan penandatangan kontrak dalam surat perjanjian
angkut laut (SPAL). Aktivitas yang berada dalam tahapan ini dilakukan oleh
department commercial dengan calon costumer. Kegiatan yang berlangsung
merupakan tahapan awal dimana terjadinya komunikasi antara kedua pihak
untuk mencapai suatu perjanjian kesepakatan yang mengasilkan keutungan
bagi keduanya. Negosiasi dilakukan ketika calon pencharter meingirim surat
permintaan charter kepada PT Baruna Dirga Dharma yang kemudian surat
tersebut ditanggapi oleh PT Baruna Dirga Dharma dengan mengirim
26
quotation. Bila quotation tersebut direspon setuju, calon pencharter akan
menandatangani SPAL dan mengirim shipping instruction.
2. Persiapan Anggaran
Tahapan anggaran adalah kegiatan perhitungan sejumlah biaya yang dilakukan
untuk menunjang kebutuhan selama proses pengiriman berlangsung seperti
biaya akomondasi perjalanan crew ke tongkang dipelabuhan, biaya konsumsi
crew, dan biaya sewa alat berat jika dibutukan. Umumnya department
operation akan mengajukan permohonan sejumlah biaya terkait dengan
pengiriman dalam bentuk Temporary Cash Advancement (TCA) kepada
department finance and acconting yang kemudian pencatatan penggunaan
biaya akan dijelaskan secara rinci dalam dokumen settlement yang dibuat oleh
crew dan dikirim melalui JNE saat kapal berada dipelabuhan.
3. Proses Muat
Proses muat terdiri atas persiapan sebelum muat dan pelaksanaan muat seperti
mempersiapkan cargo surveyor, mempersiapkan pegerakan kapal, proses
sandar kapal ke dermaga pencharter saat waktu line up tiba hingga proses
muat dari dermaga ke tongkang dilakukan menggunakan alat stevedoring.
Stevedoring yang digunakan pada saat muat tersebut tidak dapat dipastikan
menggunakan jasa Perusahan Bongkar Muat (PBM) hal ini dikarenakan
pengunaan jasa PBM dilakukan bilamana perusahaan pencharter tidak
memiliki alat stevedoring. Biasanya jika perusahaan pencharter tidak memiliki
alat stevedoring PT Baruna Dirga Dharma bersedia menyediakan alat tersebut
dengan catatan harga yang dibebankan pada saat kontrak SPAL ditanda
tangani belum termasuk dengan harga penyewaan alat stevedoring. Dampak
27
dari kegiatan penyediaan alat stevedoring menimbulkan kegiatan administrasi
tambahan diluar dari kontrak SPAL. Diketahui bahwa jenis muatan kering
batubara termasuk dalam krakteristik muatan berbahaya (dangerous cargo)
yang mana muatan ini dapat dengan mudah terbakar oleh sebab itu, dalam hal
pengakutan muatan yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma mengikuti
ketentuan Internasional Maritime Dangerous Goods (IMDG). Ketika Proses
muat dilakukan muatan yang akan dipindahkan dari dermaga ke tongkang
akan dilakukan perhitungan pengukuran muatan bersih yang berhasil
dipindahkan kedalam tongkang untuk mengetahui jumlah metrik ton yang
akan dikirim ke mother vessel atau alamat tujuan dan jumlah penyusutan yang
terjadi selama proses pengiriman berlangsung yang mana kegiatan tersebut
akan dijelaskan dalam dokumen statement of barge draught survey dan
certificate of wight. Umumnya perhitungan pengukuran muatan bersih yang
dilakukan oleh surveyor atau pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan
pencharter. Setelah proses muat dinyatakan selesai maka crew akan
menginformasikan kepada agency untuk dibuatkan kelengkapan dokumen
untuk keperluan berlayar dalam hal pengiriman. Informasi tersebut
disampaikan melalui dua media yaitu melalui via telephon dan electronic mail
(email) dengan mengirim copy scan dokumen statement of barge draught
survey.
4. Proses Kelengkapan Dokumen
Proses kelengkapan dokumen adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh
department agency dalam usaha menjebatani kegiatan pengiriman dengan
melengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan selama proses pengiriman
28
berlangsung. Dokumen yang dimaksud tersebut adalah surat izin bergerak dan
surat izin berlayar yang diterbitkan oleh syahbandar. Department agency
mulai mempersiapkan dokumen yang akan digunakan untuk mengajukan
permohonan izin bergerak dan berlayar kepada syahbandar dengan membuat
dokumen bill of landing, dan cargo manifest sesuai informasi yang diterima.
Dokumen-dokumen tersebut dikirim kembali kepada perusahaan pencharter
untuk diibayarkan royalty kepada kementrian Energi Sumber Daya Mineral
(ESDM). Setelah royalty dibayar, pencharter akan memberikan kelengkapan
dokumen tersebut berserta dengan bukti pembayaran, surat kirim, dan surat
keterangan asal barang kepada agency dipelabuhan untuk dikirim kepada
syahbandar guna mendapatkan dokumen surat izin bergerak dan berlayar.
Ketika dokumen tersebut sudah lengkap, dokumen-dokumen tersebut berikan
kepada crew.
5. Proses Pengiriman
Proses pengiriman kargo dilakukan dengan membawa sejumlah dokumen
yang sebelumnya telah disiapkan. Dokumen tersebut meliputi shipping
instruction, crew list, surat kirim, surat keterangan asal barang, statement of
barge draught survey, certificate of wight, bill of landing, cargo manifest,
surat izin bergerak dan berlayar. Didalam proses pengiriman kargo juga
dilakukan kegiatan pengawasan terjadi selama proses pengiriman berlangsung.
Pengawasan yang dilakukan meliputi keberadaan kapal, aktivitas pengunaan
dana, air tawar yang dilaporakan dalam laporan harian serta pengawasan
aktivitas crew dan ceklis mesin-mesin kapal yang dikirim sebagai laporan
bulanan. Kegiatan pengawasan ini dilakukan oleh department operation.
29
6. Proses Bongkar
Proses bongkar dilakukan ketika tongkang telah sampai di mother vessel atau
alamat tujuan. Ketika tongkang sampai seluruh dokumen yang dibawa oleh
crew diserahkan kepada kapten kapal untuk diperiksa. Proses bongkar yang
dilakukan dari tongkang kedalam palka dilakukan secara curah atau
dituangkan secara langsung mengunakan alat stevedoring sesuai dengan
intruksi kapten yang berada di mother vessel. Prinsip penggunaan alat
stevedoring ini serupa dengan proses muat yang sebelumnya telah dijelaskan.
7. Tagihan Pembayaran
Tagihan pembayaran terdiri atas pembuatan sales order kedalam software
SAP, dan penerbitan invoice berserta faktur pajak. kegiatan ini dilakukan
ketika proses pengiriman kargo dinyatakan telah selesai
Dari penjelasan diatas diketahui bahwa terdapat beberapa dokumen
administratif yang digunakan selama proses pengiriman. Dokumen-dokumen
tersebut berasal dari internal dan eksternal perusahaan meliputi:
1. Surat permintaan charter
Surat permintaan charter adalah sebuah dokumen yang berisikan permohonaan
pencharteran kapal berserta dengan crew yang berasal dari costumer untuk
melakukan pengiriman.
2. Quotation Form
Quotation Form adalah suatu dokumen yang digunakan untuk melakukan
negosiasi dengan calon costumer yang mana dalam dokumen tersebut berisi
mengenai keterangan jenis jasa yang akan digunakan, jumlah kapal yang ingin
30
disewa, tawaran asuransi yang diberikan, sampai dengan harga jasa
pengiriman kargo disepakati.
3. Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL)
SPAL adalah suatu dokumen yang dibuat berdasarkan kesepakatan sewa yang
sebelumnya dijelaskan dalam bentuk quotation form namun dalam dokumen
ini, SPAL lebih menjelaskan rincian dari kesepakatan sewa.
4. Shipping Instruction
Shipping Instruction adalah suatu dokumen yang menjelaskan jenis muatan,
dan kapal yang akan digunakan, lokasi jemput muatan, kepemilikan pelabuhan
tempat muatan dijemput, pemilik mother vessel yang akan menerima muatan,
sampai dengan permintaan dokumen apa saja yang harus dilengkapi dalam
proses pelaksanaan pengiriman kargo.
5. Temporary Cash Advancement (TCA)
TCA adalah dokumen yang berisi pemohonan sejumlah biaya yang akan
digunakan untuk melakukan pengiriman kargo baik biaya untuk akomondasi,
maupun biaya untuk pencharter an alat berat.
6. Settlement
Settlement adalah dokumen yang menjelaskan rincian pengunaan biaya yang
telah digunakan untuk kegiatas pengiriman. Settlement merupakan tahap ke
dua dari TCA yang mana anggaran yang digunakan dalam settlement
merupakan anggaran yang dikeluarkan berdasarkan dokumen permohonan
pada form Temporary Cash Advancement (TCA).
7. Laporan Harian
Laporan harian adalah suatu dokumen yang menjelaskan kegiatan pelaksanaan
31
pengiriman kargo yang dilaporakan berdasarkan aktivitas kapal seperti
keberadaan kapal, nama pelabuhan dan pemakaian air bersih selama
perjalanan. Dokumen ini diinput kedalam komputer dan dikirim melalui email.
8. Surat Keterangan Asal Barang
Surat keterangan asal barang merupakan suatu dokumen yang merincikan
penjelasan mengenai kepemilikan muatan, lokasi pelabuhan tempat dimuat
dan dibongkarnya barang.
9. Surat Kirim
Surat kirim adalah suatu dokumen yang menjelaskan dimana muatan akan
dibongkar dan dari mana muatan tersebut akan dikirim. Dalam dokumen ini
juga menjelaskan keterangan mengenai jenis muatan dan total muatan yang
akan dikirim. Surat ini hampir sama dengan surat keterangan asal barang
namun letak perbedaan kedua surat ini terletak pada rincian keterangan
dimana surat keterangan asal barang diuraikan lebih detail.
10. Statement of Barge Draught Survey
Statement of Barge Draught Survey adalah suatu dokumen yang merincikan
catatan perhitungan pengukuran muatan dimana dalam dokumen tersebut
menjelaskan jumlah muatan sebelum dan sesudah barang dimuat dan
dibongkar. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah penyusutan yang
terjadi selama masa pengiriman.
11. Certificate of wight
Certificate of wight adalah suatu sertifikat yang menjelaskan mengeni rincian
berat yang diangkut atau dibawa dalam tongkang baik itu berat bersih maupun
berat kotor yang biasanya berat tersebut dihimpun menjadi suatu daftar yang
32
total keseluruhannya sama dengan total berat bersih dari total berat kotor yang
terdapat dalam faktur perdagangan.
12. Bill of landing
Dokumen yang digunakan oleh PT Baruna Dirga Dharma sebagai bukti bahwa
muatan telah dimuat diatas dikapal. Bill of landing juga menjelaskan nama
pengirim, nama kapal yang mengirim, rincian berat, dan nama penerima
muatan. Bill of landing disiapkan oleh department agency dari PT Baruna
Dirga Dharma.
13. Cargo manifest
Cargo manifest yang digunakan oleh PT Baruna Dirga Dharma yang berisi
tentang berat muatan, nama pelabuhan pengirim, dan nama penerima muatan.
14. Invoice
Dokumen ini dikeluarkan oleh PT Baruna Dirga Dharma yang mana didalam
dokumen tersebut berisi rincian tagihan yang harus dibayarkan oleh costumer.
Berdasarkan penjelasan diatas terkait dengan pelaksanaan kegiatan
operasional pengiriman kargo berserta dokumen-dokumen yang digunakan maka
dapat diketahui pelaksanaan administrasi pengiriman kargo curah kering
pengiriman back to back vessel yang terjadi pada PT Baruna Dirga Dharma dapat