26 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Peranan Kantor Pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi Telegrap dan Telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos, Telegrap, dan Telepon (Jawatan PTT) pada tahun 1907. Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Jawatan PTT merupakan bagian dari Departemen Perusahaan-perusahaan Pemerintah (Departement van Gouvernementsbedrijven) dan dikelola berdasarkan Undang-undang Perusahaan Negara Hindia Belanda (Indische Bedrijvenwet=IBW). Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia, Jawatan PTT dibagi menurut struktur organisasi Pemerintah Militer Jepang sehingga ada Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa, dan Jawatan PTT Sulawesi. Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambil alihan Kantor Pusat PTT di
31
Embed
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. … · 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
26
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos
pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W
Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih
menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang
dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke
Negeri Belanda. Peranan Kantor Pos semakin penting dan berkembang setelah
penemuan teknologi Telegrap dan Telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos,
Telegrap, dan Telepon (Jawatan PTT) pada tahun 1907. Badan usaha yang
dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan
fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik.
Jawatan PTT merupakan bagian dari Departemen Perusahaan-perusahaan
Pemerintah (Departement van Gouvernementsbedrijven) dan dikelola berdasarkan
Undang-undang Perusahaan Negara Hindia Belanda (Indische
Bedrijvenwet=IBW). Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih
kekuasaan Belanda di Indonesia, Jawatan PTT dibagi menurut struktur organisasi
Pemerintah Militer Jepang sehingga ada Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT
Jawa, dan Jawatan PTT Sulawesi.
Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27
September 1945 setelah dilakukan pengambil alihan Kantor Pusat PTT di
27
Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari Pemerintah Militer Jepang.
Dalam peristiwa tersebut gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT dan tanggal
tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan
diperingati setiap tahun sebagai Hari Bakti PTT dan yang kemudian menjadi Hari
Bakti Parpostel.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19
Tahun 1960, Jawatan PTT dianggap memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh
Undang-undang tersebut untuk menjadi Perusahaan Negara. Dengan demikian
Jawatan PTT diubah statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 Tahun
1961. Agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas dalam mengembangkan
usaha, PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha, masing-masing PN Pos dan
Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965 dan PP No. 30
Tahun 1965.
Dengan dikeluarkannya Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, status Badan
Usaha Negara dikelompokkan menjadi tiga status yaitu :
1. Perusahaan Jawatan (Perjan)
2. Perusahaan Umum (Perum)
3. Perusahaan Perseroan (Persero)
Status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan
PP No. 9 Tahun 1978. sehubungan dengan terjadinya perubahan-perubahan dalam
iklim usaha, status sebagai Perum disempurnakan khususnya yang menyangkut
tata cara pembinaan dan pengawasan berdasarkan PP No. 24 Tahun 1984.
28
Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin marak dan penuh
persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan
dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik. Perubahan
status Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) dilaksanakan
berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tanggal 27 Februari 1995, dan perubahan
tersebut secara efektif mulai berlaku pada tanggal 20 Juni 1995.
Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi
pelayanan kepada publik. Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun
kemudian didirikan Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos
yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute
perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan
kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan
memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24
ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota atau kabupaten, hampir 100
persen kecamatan dan 42 persen kelurahan atau desa, dan 940 lokasi transmigrasi
terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan
teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantor pos
online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik
merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid dan terintegrasi.
Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana
tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.
29
Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero) Fatmawati Jakarta Selatan:
1. Visi
Menjadi raksasa logistik dari Timur
2. Misi
a. berperan penting sebagai aset yang berguna bagi bangsa dan Negara
b. menciptakan tempat berkarya yang menyenangkan guna berkontribusi
secara maksimal
c. menyediakan layanan prima yang menjadi pilihan pertama bagi para
pelanggan
d. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi stakeholders
utama.
30
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
4.
5.
6.
7.
WAKIL KEPALA KANTORPOS
BIDANG BISNIS
WAKIL KEPALA KANTORPOS
BIDANG UMUM
MANAJER PELAYANAN
JASKUG,FD,GOL
MANAJER DUKUNGAN UKUM BIDANG SDM & KESEKRETARIATAN
MANAJER AUDIT,
MUTU DAN K3L
MANAJER PELAYANAN SURKET & CS
MANAJER PENJUALAN
MANAJER PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN OUTLET
MANAJER PENGAWASAN UNIT
PELAYANAN LUAR
MANAJER PROSTRANS INCOMING
MANAJER PROSTRANS OUTGOING
MANAJER ANTARAN I
MANAJER OPERASI LOGISTIK
MANAJER OPERASI KORPORAT
MANAJER DUKUNGAN UMUM
BIDANG TEKNOLOGI & SARANA
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER KEUANGAN DAN BPM
MANAJER SOLUSI TEKNOLOGI
KEPALA KANTORPOS CABANG
Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
KEPALA KANTOR POS
31
Tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT Pos
Indonesia (Persero) sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Pos mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Merumuskan dan mengkoordinir penyusunan rencana kerja kantor pos
untuk diusulkan kepada Regional.
b. Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran biaya dan
mengevaluasi pelaksanaannya serta mengevaluasi pencapian target
pendapatan, laba kantor pos dan kantor pos cabang.
c. Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pemasaran,
penjualan, operasi, penagihan, pelayanan pelanggan, keuangan, dan
akuntansi, sumber daya manusia dan sarana, aplikasi teknologi, dan
kegiatan administratif serta mengendalikan dan menjamin pelunasan
piutang pelanggan korporat, meraih dan memlihara pelanggan korporat
untuk mendukung kinerja UPT sesuai dengan ketentuan perusahaan.
d. Mengajukan usulan pengembangan kapasitas outlet yang berada dalam
lingkup tanggung jawabnya untuk disampaikan kepada regional.
e. Mengelola pelaksanaan pelayanan solusi Teknik Informasi untuk kantor
sendiri dan kantor inboudnya sesuai yang ditetapkan perusahaan.
f. Mengajukan usulan pengadaan, pengembangan dan perbaikan saran dan
prasarana kantor pos dan dan kantor pos cabang kepada regional.
2. Wakil kepala kantor pos bagian bisnis mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Mengarahkan dan mengkoordinir penyusunan target pendapatan di
bidangnya.
b. Merancang sasaran mutu operasi kantor pos.
32
c. Mengkoordinir, mengatur serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan di
bidang operasi dan antaran, serta layanan untuk kelancaran operasional
agar dapat menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan dibidangnya sesuai
dengan Standar Operating Procedure (SOP) dan uraian pekerjaan yang
ditetapkan perusahaan.
d. Melakukan pengawasan melekat dalam pengelolaan operasional,
pelayanan dan penjualan dibidangnya untuk mencegah fraud di seluruh
outlet.
e. Melakukan verifikasi dan validasi terhadap transaksi keuangan, dan
piutang pendapatan perusahaan terkait dengan layanan, serta melakukan
evaluasi terhadap umur piutang pendapatan.
3. Manajer pelayanan Jaskug, FD, GOL
Tugas pokok manajer pelayanan adalah melaksanakan dan menhendalikan
peneglolaan layanan loket surat dan paket, jasa keuangan (pospay, wesel pos
dan jasa keuangan lainnya), postmart dan e’commerce serta penjualan
prangko, benda pos flateli dan materai serta benda pihak ketiga lainnya,
pengelolaan operasional dan layanan giro serta penyaluran dana untuk
mencapai sasaran pendapatan, likuiditas perusahaan dan mutu serta kepuasan
pelanggan dan melaksanakan serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan
pelayanan pelangan yang meliputi penanganan keluhan pelanggan, informasi
pelanggan, dan solusi pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
4. Manajer pelayanan surat keterangan dan customer service
a. Melaksanakan tugas dari atasan
b. Mengawasi jalanya proses layanan di loket
33
c. Mengawasi kelancaran antrian di loket
d. Melakukan Aktivasi User Petugas Loket
e. Melakukan Otorisasi atas transaksi Jasa Keuangan
f. Mengawasi Proses pembatalan transaksi di Loket
5. Manajer Penjualan
Tugas pokok manajer penjualan adalah mengelola dan mengendalikan
kegiatan penjualan surat, paket, dan jasa keuangan di kantor pos kepada
pelanggan kantor pos dan bertanggung jawab atas pencapaian target
pendapatan surat pos dan paket pos yang ditetapkan perusahaan, serta
melakukan pengelolaan pelanggan, akuisisi pelanggan, penganggaaran pasar
untuk meningkatkan penjualan sehingga target dapat di capai secara
maksimal dengan biaya seefisien mungkin dan mengelola, melaksanakan
serta mengendalikan administrasi penjualan, pengelolaan piutang pendapatan
di kantor pos dan account executive.
6. Manajer pemasaran dan pengembangan outlet
Tugas pokok manajer pemasaran dan pengembangan outlet adalah
merencanakan, mengelola, dan mengendalikan pembukaan, penutupan outlet
dan mersepon permohonan pembukaan outlet kemitraan (agen pos atau agen
pos desa) baru, melaksanakan pemasaran dan pengelolaan usaha serta
pengembangan outlet untuk mencapai jumlah dan komposisi outlet yang ideal,
efektif, dan produktif sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
7. Manajer pengawasan unit pelayanan luar
Tugas pokok manajer pengawasan unit pelayanan luar adalah melakasanakan
dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kantor pos
34
cabang, Loket Ekstensi, MPS, CPM, unit pelayanan lainnya, pengelolaan dan
pengembangan agen pos dan agen pos desa serta titik layanan lainnya untuk
mencapai tertib administrasi dan pembukuan akuntansi dengan tertib dan
benar sesuai dengan ketentuan perusahaan
8. Manajer prostrans incoming
Tugas pokok manajer prostrans incoming adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan kiriman surat standar dan prioritas dalam negeri yang
diterima, untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
9. Manajer prostrans outgoing
Tugas pokok manajer prostrans outgoing adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan outgoing kiriman surat standar dan prioritas dalam
negeri untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
10. Manajer antaran
Tugas pokok manajer antaran adalah melaksanakan dan mengawasi
pelaksanaan proses pra-antaran, antaran dan pasca-antaran kiriman pos (surat
dan paket), agar mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
11. Manajer operasi logistik
Tugas pokok manajer operasi logistik adalah mengurus sistem untuk
mengawasi proses arus dari logistik dari mulai penyimpanan, pengantaran
yang strategis untuk material, bahan-bahan atau suku cadang, dan barang jadi
atau produk akhir agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan.
12. Manajer operasi corporate
Tugas pokok manajer operasi corporate adalah
35
a. Meningkatkan sistem operasional, proses dan kebijakan dalam mendukung
visi dan misi peusahaan.
b. Membuat atau merencanakan pengembangan operasi dalam jangka pendek
maupun panjang.
c. Mengawasi tata letak operasinonal, persediaan dan distribusi barang.
13. Wakil kepala kantor pos bidang umum
Wakil kepala kantor pos memiliki tugas dan tanggung jawab
a. Mengkoordinir dan merumuskan program kerja, dan anggaran perusahaan
di bidangnya.
b. Merumuskan pembuatan uraian tugas staf di kantor pos berdasarkan
ketentuan perusahaaan.
c. Mengarahkan dan mengkoordinir serta menyakini bahwa pelaksanaan
pekerjaan dalam lingkup tanggung jawabnya telah sesuai dengan SOP
yang berlaku di perusahaan.
d. Mereview perform laporan keuangan dan laporan profitabilitas kantor pos.
e. Memonitor pelaksanaan sistem informasi keuangan dan aplikasi terkait di
bidang keuangan.
f. Mengendalikan pelaksanaan administrasi perpajakan dan akuntansi
perpajakan.
14. Manajer dukungan umum bidang sumber daya manusia dan kesekretariatan
Manajer sumber saya manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Menyusun dan melakukan program kerja dan anggaran di bagiannya.
b. Membuat uraian tugas (job description) di bagiannya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja.
36
c. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan
sumber daya manusia sesuai dengan ketentuan perusahaan.
d. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian
sumber daya manusia.
e. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai.
f. Mengelola penyelesaian piutang pegawai.
g. Menyusun jadwal kerja dinas hari libur pegawai.
h. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat.
i. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk
mrndukung kegiatan operasional.
15. Manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana
Tugas pokok manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana adalah:
a. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai dan menyusun
jadwal kerja dinas hari libur pegawai.
b. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat dan melaksanakan
kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk mendukung kegiatan
operasional.
c. Melakukan pemeriksaan sisa barang tercetak berharga dan tidak berharga
dengan daftar pertanggungan barang tecetak.
d. Mengatur pengeluaran opersional kendaraan bermotor sesuai dengan
ketentuan perusahaan.
e. Mengendalikan jumlah kebutuhan perangkat teknologi informasi untuk