39 BAB 3 S IS TEM YANG B ERJ ALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT M EKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT MEKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no. 9, Jakarta Barat. Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan. Pada tahun 2007, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat ketat antar perusahaan stationery. Awal tahun 2008, Perusahaan ini memu lai men cari cara untuk menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan
24
Embed
BAB 3 TERBARU - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00880-KA BAB 3.pdf · 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT MEKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak perusahaan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
39
BAB 3
SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT MEKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak
perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT
MEKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak
sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang
terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no.
9, Jakarta Barat.
Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil
direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari
bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari
klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan.
Pada tahun 2007, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami
penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat
ketat antar perusahaan stationery.
Awal tahun 2008, Perusahaan ini memulai mencari cara untuk
menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan
di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT MEKARINDO
ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan
40
rencananya pada tahun 2010 PT MEKARINDO ABADI STATIONERY akan
membuka cabang baru
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yang Berjalan
3.1.3 Tugas dan Wewenang
1. Direktur
Tugas : Mengarahkan karyawan untuk bekerja sesuai dengan
tugasnya.
Wewenang : Berhak untuk menurun dan menaikan gaji karyawan,
memberhentikan karyawan.
2. Wakil Direktur
Tugas :
• Mengecek struk yang di terima dengan persediaan apakah sesuai atau
tidak.
41
• Membuat buku pembukuan yang berdasarkan pada transaksi yang telah
terjadi.
• Melakukan pembayaran atas barang persediaan yang telah di pesan.
• Memberitahu kepada bagian penagihan untuk melakukan penagihan
kepada pelanggan yang melakukan piutang.
• Mencari informasi harga pasaran barang persediaan dari banyak supplier.
• Memberitahukan harga barang ke bagian sales.
Wewenang:
• Berhak untuk memberikan sangsi kepada karyawan yang telah
melakukan kesalahan.
• Berhak untuk menolak persediaan barang yang diterima jika barang
tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
3. Sales
Tugas:
• Mencari klien yang ingin membeli stationery.
• Memfollow-up klien agar berlangganan dengan PT MEKARINDO
ABADI STATIONERY.
Wewenang : Tidak ada
4. Kurir
Tugas:
• Mengantarkan barang pesanan kepada pelanggan
• Menghitung jumlah barang yang datang
42
Wewenang: tidak ada
5. Bagian Penagihan
Tugas:
• Melakukan penagihan kepada pelanggan.
Wewenang: tidak ada
3.2 Sistem yang berjalan
3.2.1 Proses bisnis yang berjalan
Proses awal dimulai dari wakil direktur melihat stok barang di kartu stok
yang menipis, kemudian wakil direktur membuat (SPB) Surat Permintaan
Barang 2 (dua) rangkap untuk meminta barang kepada pemasok. SPB rangkap
pertama akan diserahkan kepada pemasok dan SPB rangkap 2 akan di arsip wakil
direktur.
Setelah barang yang dipesan sampai, kemudian wakil direktur menerima
(SJ) Surat Jalan 2 (dua) rangkap dan faktur 3 (tiga) rangkap dari pemasok dan
menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. Kemudian (SJ) surat jalan
rangkap 1 (satu) dan faktur rangkap 2 (dua) dipegang oleh wakil direktur sebagai
arsip data perusahaan. Sedangkan (SJ) surat jalan rangkap 2 (dua), faktur
rangkap 1 (satu) dan 3 (tiga) rangkap diserahkan kepada pemasok. Wakil
direktur memberikan (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) berserta SPB rangkap 2
(dua) kepada kurir untuk mengecek barang tersebut. Setelah barang yang
diterima sesuai dengan permintaan, maka barang tersebut dimasukkan ke
43
gudang. Kemudian wakil direktur memasukkan jumlah barang ke dalam kartu
stok dan memperbaharui kartu stok tersebut.
Pada setiap akhir bulan, wakil direktur dibantu oleh kurir untuk
memeriksa jumlah dan kualitas barang di gudang yang kemudian akan
dicocokkan di dalam kartu stok. Bila ditemukan barang yang rusak maka akan
dipisahkan oleh wakil direktur dan di catat ke dalam memo kecil, kemudian
barang tersebut akan diretur kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang
baru.
Bila pelanggan mengirimkan (PO) Purchase Order, maka wakil direktur
akan memeriksa jumlah dan jenis barang yang tersedia. Setelah melihat stok
barang tersedia maka wakil direktur akan menandatangani dan memberi cap di
purchase order pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan akan segera disiapkan.
Setelah barang disiapkan, maka wakil direktur akan membuat (SJ) Surat Jalan 2
rangkap dan Faktur 3 rangkap. Pada saat wakil direktur membuat (SJ) surat jalan
dan Faktur maka wakil direktur juga akan mengurangi jumlah barang yang ada di
kartu stok. Barang, Surat Jalan 2 rangkap, faktur 3 rangkap dikirim oleh kurir
kepada pelanggan.
Setelah barang di terima pelanggan lalu pelanggan akan menandatangani
Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap, (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan
Faktur rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan dengan syarat jika pembayaran
telah lunas, sedangkan jika pembayaran masih belum terlunasi Faktur yang
44
diberikan adalah rangkap 2. Lalu (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur 2
rangkap akan di bawa oleh kurir untuk di berikan kepada Wakil Direktur..
Jika ada partner bisnis PT MEKARINDO ABADI STATIONERY dari
luar negeri yang mengirimkan PO (Purchase Order), maka wakil direktur akan
langsung mencatat pesanan dan menyediakan barang pesanan yang kemudian di
kirim oleh kurir ke Biro Pengiriman. Pada saat Biro Pengiriman menerima
barang pesanan, lalu Biro memberikan Tanda Terima kepada kurir dan di berikan
kepada Wakil Direktur untuk diarsipkan.
Pada awal bulan, wakil direktur akan membuat laporan persediaan bulan
kemarin yang berisi jumlah barang dan harga barang yang akan diberikan kepada
direktur sebagai dasar penentuan harga barang di bulan berikutnya.
3.2.2 Event Table
Event Internal Agents Start when Activities
Melakukan pesanan Wakil Direktur Stok barang habis Mengecek barang
yang habis,
Melakukan
pemesanan,
Menelpon pemasok.
Menerima barang Wakil Direktur barang yang di Menerima barang,
45
pesan datang faktur, dan SJ
,Mengarsipkan SJ
rangkap 1,
Memberikan SJ
rangkap 2 kepada
pemasok.
Mengecek barang Kurir Ketika sudah
menerima SPB dan
SJ
Menerima barang
dan SJ rangkap 2,
Mengecek barang
sesuai SJ rangkap 1
dan SPB rangkap 2,
memasukkan barang
ke gudang
Memperbaharui
kartu stok.
Wakil direktur Setiap hari Memasukkan jumlah
barang yang dipesan
ke dalam kartu stok
dan memperbaharui
kartu stok
berdasarkan SJ
rangkap 1.
Memeriksa jumlah
dan kualitas barang
Wakil direktur Pada akhir bulan Memeriksa barang
yang ada di dalam
46
kartu stok dari urutan
awal hingga akhir,
Menyesuaikan
jumlah barang yang
ada di gudang
dengan yang ada di
kartu stok,
memeriksa kualitas
barang di gudang.
Melakukan Retur Wakil Direktur Didalam
pengecekan
terdapat barang
yang rusak
Menelpon pemasok
dan memberitahukan
bahwa ada barang
yang rusak, membuat
memo kecil.
Menerima barang
retur
Kurir Menerima barang
retur
Memeriksa kondisi
barang retur yang
baru, Menerima
barang retur,
Memberikan barang
yang rusak ke
pemasok.
Mengerjakan PO Wakil Direktur Ketika ada pesanan Menerima PO dari
47
pelanggan,
mengecek jumlah
dan jenis barang
yang tersedia
didalam kartu stok,
Menandatangani dan
memberikan cap
pada PO
Menyiapkan barang Wakil Direktur Barang tersebut
akan segera di
kirim
Membuat SJ,
Membuat Faktur,
Mengurangi jumlah
barang yang ada di
dalam kartu stok,
Mengirim barang,
SJ, dan Faktur
Mengirim Barang
ke
JABODETABEK
Kurir Barang akan
dikirim ke
pelanggan
Mengirim barang, SJ
2 rangkap, dan
Faktur 3 rangkap
Mengirim Barang
ke luar
JABODETABEK
Kurir Barang akan di
kirim ke luar negri
Mengirim barang
dan SJ ke agen
pengiriman,
Menerima tanda
48
terima dari biro.
Membuat Laporan
persediaan
Wakil direktur Pada awal bulan Membuat Laporan
bulan lalu yang berisi
jumlah barang dan
harga barang sebagai
daftar penentuan
harga barang pada
bulan berikutnya
Tabel 3.1 Event Table
49
3.2.3 Overview Activity Diagram
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
3.2.4 Work flow table
50
Actor Activities
Melakukan pesanan
Wakil Direktur 1. Mengecek barang yang habis
2. Melakukan pemesanan
3. Membuat SPB (Surat Permintaan Barang)
4.Mengirim SPB rangkap 1 (satu) ke pemasok
Menerima barang
Wakil Direktur 5. Menerima barang, SJ 2 rangkap, dan Faktur 3 rangkap
6. Menandatangani SJ dan Faktur
7. Memberikan SJ rangkap 2 kepada kurir pemasok
8.Memberikan SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2 kepada
kurir
Mengecek barang
Kurir 9. Menerima SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1
10. Mengecek barang berdasarkan SJ rangkap 1 (satu)