50 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Umum Koperasi Simpan Pinjam atau KSP yang dikenal Credit Union dalam bahasa Inggris yang biasa kita kenal dengan sudah ada sejak 200 tahun yang lalu, didirikan oleh seorang wali kota Jerman bernama F.W. Raiffeisen. Saat ini Credit Union berkembang luas hingga ke pelosok daerah Indonesia yang dipelopori oleh seorang pastor misi Pater Karl Arbicht (Karim Arbie), S J. Dalam pengertian sederhana administrasi adalah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan sederhana, ketik mengetik dan sebagainya yang mempunyai teknis ketatausahaan. Koperasi Simpan Pinjam Jaya Bersama adalah sebuah K.S.P Jaya Bersama Cikampek merupakan perusahaan yang kegiatan usahanya menghimpun dan menyalurkan dana kepada para anggotanya yang berjumlah 400 lebih dengan bunga 20 Persen. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan harus tepat guna atau efektif demi menghindari kesalahan pencatatan besarnya setoran nasabah. Dalam perkembangannya, permasalahan sering melanda perusahaan, seperti permasalahan storting atau pembukuan yang menggunakan kertas yang banyak sampai pada penyimpanan data yang diterapkan sangat konvensional yaitu menggunakan buku sehingga kurang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan suatu sistem pencatatan atau
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
50
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Koperasi Simpan Pinjam atau KSP yang dikenal Credit Union dalam bahasa
Inggris yang biasa kita kenal dengan sudah ada sejak 200 tahun yang lalu, didirikan
oleh seorang wali kota Jerman bernama F.W. Raiffeisen. Saat ini Credit Union
berkembang luas hingga ke pelosok daerah Indonesia yang dipelopori oleh seorang
pastor misi Pater Karl Arbicht (Karim Arbie), S J.
Dalam pengertian sederhana administrasi adalah suatu bentuk kegiatan yang
meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan sederhana, ketik mengetik dan
sebagainya yang mempunyai teknis ketatausahaan.
Koperasi Simpan Pinjam Jaya Bersama adalah sebuah K.S.P Jaya Bersama
Cikampek merupakan perusahaan yang kegiatan usahanya menghimpun dan
menyalurkan dana kepada para anggotanya yang berjumlah 400 lebih dengan bunga 20
Persen. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan harus tepat guna
atau efektif demi menghindari kesalahan pencatatan besarnya setoran nasabah. Dalam
perkembangannya, permasalahan sering melanda perusahaan, seperti permasalahan
storting atau pembukuan yang menggunakan kertas yang banyak sampai pada
penyimpanan data yang diterapkan sangat konvensional yaitu menggunakan buku
sehingga kurang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan suatu sistem pencatatan atau
51
pembukuan yang terkomputerisasi dalam rangka memperbaiki sistem yang serba
konvensional tersebut.
Agar pelaksanaan kegiatan administrasi atau pembukuan berjalan dengan
efektif dan efisien, maka perlu adanya proses pembukuan yang baik, hal ini dilakukan
untuk menekan resiko kerusakan dan kehilangan data.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Sebelum menguraikan hasil analisa dari sistem yang diterapkan, penulis
terlebih dahulu akan menceritakan sekilas tentang perusahaan yang penulis teliti.
Tinjauan perusahaan ini berisikan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi.
3.2.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
KSP Jaya Bersama adalah Koperasi Simpan Pinjam yang didirikan pada tahun
2007 bulan Agustus oleh Owner nya sendiri bernama Ruslan Efendy Pakpahan, yang
kantor pertama nya terletak di Perum Rawamas Blok E6 No15 Cikampek,Kab
Karawang. Pada saat ini KSP Jaya Bersama telah memiliki Karyawan yang berjumlah
17 orang dengan jumlah anggota atau nasabah 400 lebih dengan bunga 20 persen. KSP
Jaya Bersama dilegalitaskan pada tahun 2009 dan memiliki badan hukum dengan
nomor :30/BH/XIII.10/VIII/2009, sekarang ini kantor utamanya terletak di Perum PMI
2 Blok BB Raya No. 22 Kotabaru- Kabupaten Karawang.
52
Setiap perusahaan memiliki visi dan misinya sendiri, begitu pula dengan
dengan KSP Jaya Bersama Cikampek, adapun visi dan misi pada KSP Jaya Bersama
Cikampek sebagai berikut:
A Tujuan
Tujuan didirikannya perusahaan K.S.P Jaya Bersama Cikampek ini yaitu
“Membantu perekonomian rakyat ekonomi menengah kebawah dengan menghimpan
dan menyalurkan dana berupa pinajaman dengan harapan dapat membantu penghasilan
usaha-usaha kecil di kabupaten Karawang”.
B. Visi
Visi dari K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah “Menjadi perusahaan
Koperasi berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat.
C. Misi
Sedangkan misi dari K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah:
1. Membuka lapangan kerja.
2. Membantu perekonomian usaha-usaha kecil rakyat sekitar Kabupaten
Karawang.
3. Mendapatkan laba dan mensejahterakan karyawan dan anggota.
53
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
A. Struktur Organisasi
Untuk mengelola perusahaan dengan baik dan optimal, perusahaan menerapkan
manajemen terutama terhadap manajemen keuangan yaitu Manajer yang dituangkan
dalam bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana penting dalam pelaksaan
fungsinya.
Adapun struktur organisasi merupakan pembagian kelompok kerja dalam satu
organisasi atau perusahaan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola dari
hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur
organisasi yang dimiliki K.S.P Jaya Bersama Cikampek dituangkan pada gambar
dibawah ini:
MANAJER
PENGAWAS
COLECTORADMINREKAPKASIR
Sumber : KSP Jaya Bersama Cikampek (2019)
Gambar III.1 Struktur Organisasi K.S.P Jaya Bersama Cikampek
54
B. Fungsi
Adapun fungsi dan tanggung jawab yang dimiliki berdasarkan jabatan dalam
struktur organisasi K.S.P jaya Bersama Cikampek, yaitu:
1. Manager
Manager atau Pimpinan tertinggi mengelola dan mengatur jalannya atau aktifitas
koperasi tersebut. Juga sebagai penentu pembukaan resort/wilayah baru.
2. Pengawas
Pengawas berfungsi untuk mengontrol keseharian kantor dan karyawan baik
dilapangan maupun dikantor, mengecek kebenaran pinjaman nasabah dilapangan,
melatih karyawan yang masih dalam proses training, dan mengecek kesahan aplikasi
calon peminjam dan membantu collector menyelesaikan ketika ada masalah
dilapangan contohnya nasabah kredit macet, sakit dan lain-lain.
3. Kasir
Memberi uang kasbon apabila nasabah ada yang ingin kasbon atau meminjam baru,
dan memberikan uang jalan kepada Colector setiap pagi sebelum Colector ke
lapangan.
4. Rekap
Rekap atau rekapitulasi bertugas menulis ulang pinjaman dan angsuran nasabah-
nasabah ke buku besar.
55
5. Tabungan
Admin/administrasi tabungan bertugas mengecek simpanan yang masuk dan keluar
dari nasabah.
6. Colector
Colector bertugas sebagai penagih ke nasabah dan mencari calon nasabah baru.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Setelah melakukan analisa, penulis mengetahui gambaran umum tentang sistem
yang diterapkan dan tahapan yang terjadi. Adapun prosedur sistem berjalan pada
proses administrasi atau pembukuan pada K.S.P Jaya Bersama Cikampek adalah:
1. Colector melaporkan hasil kerja atau tagihan nya yang dinamakan proses storting,
pencatatan hasil kerja atau tagihan yaitu kartu pinjaman anggota dipindahkan dalam
lembar storting, lalu hasil nya atau lembar storting langsung diserahkan kepada bagian
staff rekap/ rekapitulasi untuk dicocokan data pinjaman nasabahnya dengan buku besar
kantor jika data sesuai maka staff rekap akan menginput kepada buku besar jika tidak
maka kertas storting dikembalikan kepada collector untuk dicek ulang.
2.Setelah bagian rekap menginput data lalu staff tabungan menerima uang setoran dan
membuat laporan tabungan harian.
56
3.Manajer menerima laporan harian dari staff tabungan untuk dibuatkan laporan
bulanan atau tutup buku untuk mengetahui gaji collector dari persentasi 3,3 % dari
hasil storting collector per bulan.
3.4 Activity Diagram
Activity Diagram ini untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas proses
pembukuan atau administrasi pada K.S.P Jaya Bersama Cikampek. Berikut adalah
gambar activity diagram yang sedang berjalan:
1. Diagram Pembukuan
Gambar dibawah ini menjelaskan tentang activity diagram sistem berjalan pada
proses pembukuan:
Sistem Administrasi Yang Berjalan
Collector Staff Rekap Staff Tabungan Manajer
Mengisi Lembar Storting
Menerima Lembar Storting
Analisa
Menginput ke Buku Besar & Menerima Uang
Menerima Uang Setoran
Membuat Laporan tabungan harian
Menerima Laporan tabungan harian
Membuat laporan bulanan
Menyerahkan Lembar Storting
cocok
Tidak
cocok
Sumber: Hasil Penelitian pada KSP Jaya Bersama Cikampek (2019)
Gambar III.2 Activity Diagram Sistem Administrasi yang berjalan.
57
3.5 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini membahas mengenai rincian bentuk
dokumen masukan dan keluaran yang digunakan pada sistem pembukuan pada K.S.P
Jaya Bersama Cikampek.
Adapun bentuk dokumen masukan dan keluaran yang digunakan adalah:
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1.Nama Dokumen : Kartu Pinjaman Anggota
Fungsi : Untuk mencatat storan nasabah dilapangan
Sumber : Collector
Tujuan : Collector
Media : Asli
Frekuensi : Setiap proses storting
Bentuk : Lihat di lampiran A-1
2.Nama Dokumen : Lembar storting
Fungsi : Untuk melaporkan hasil storting nasabah
Sumber : Collector
Tujuan : Staff Rekap
Media : Asli
58
Frekuensi : Setiap proses storting
Bentuk : Lihat di lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Laporan tabungan harian
Fungsi : untuk melaporkan pemasukan harian kantor.
Sumber : Staff Rekap
Tujuan : Manajer
Media : Asli
Frekuensi : Setiap hari selesai storting.
Bentuk : Lihat di lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Laporan tabungan bulanan
Fungsi : Untuk melaporkan pemasukan harian kantor.
Sumber : Manajer
Tujuan : Koperasi
Media : Asli
Frekuensi : Setiap bulan pada tutup buku
Bentuk : Lihat di lampiran A-4
59
5. Nama Dokumen : Buku Besar
Fungsi : Penyimpanan data
Sumber : Koperasi
Tujuan : Koperasi
Media : Asli
Frekuensi : Setiap Hari setelah storting
Bentuk : Lihat di lampiran A-5
3.6 Permasalahan Pokok
Dari hasil analisa yang penulis peroleh dari KSP Jaya Bersama Cikampek,
penulis menguraikan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan, diantaranya
adalah:
1. Sistem administrasi masih menggunakan metode pencatatan konvensional dan
masih menggunakan media kertas yang memungkinkan banyak coret-coretan jika
salah menginput data.
2. Belum adanya sistem yang terintegrasi antar divisi sehingga kurangnya komunikasi
antar departemen.
3. Karena harus dicatat ulang disetiap prosesnya maka pembuatan laporan dan storting
memakan waktu yang cukup lama.
60
4. Keadaan staff tabungan dalam sistem adminstrasi tidak efektif karena pembuatan
laporan tabungan harian seharusnya dapat juga dilakukan oleh staff rekap.
5. Media penyimpanan yang masih konvensional yang berbentuk buku yang
memungkinkan resiko kehilangan dan kerusakan data sangat besar.
Dapat disimpulkan permasalahan pokok yang ada di KSP Jaya Bersama
Cikampek, bahwa dalam pengolahan data dalam proses administrasi storting masih
menggunakan sistem yang konvensional.
3.7 Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang ada dan hasil analisa, maka diperlukan solusi untuk
pemecahan masalah terhadap permasalahan tersebut, yaitu:
1. Diperlukan sistem aplikasi administrasi berbasis web intranet bahasa script PHP
dengan menggunakan MySQL dan teks editor Sublime untuk mengurangi penggunaan
kertas (paperless).
2. Diperlukan sistem yang memiliki hak akses antar divisi untuk mengatur keluar dan
masuknya data.
3. Diperlukannya sistem yang dapat membantu pegawai koperasi dalam mempercepat
pembuatan laporan, sehingga tidak mengalami keterlambatan.
61
4. Sistem yang diperlukan mampu menggabungkan job staff rekap dan staff tabungan
untuk mengurangi Sumber Daya Manusia.
5. Sistem yang digunakan telah mempunyai media penyimpanan berbentuk database di