-
23
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan
secara
periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data
yang dikelola akan
berubah setiap saat pengolahannya.Sistem penerimaan siswa baru
di dalam
pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan
akurat sehingga laporan
yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini
komputer sebagai
media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data
tersebut yang disertai
dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.
3.2. Tinjauan Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada Paud Qurrotu Ayun terdapat
aturan
yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang
mengambarkan garis perintah
dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut
sehingga semua
menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur
organisasi di tempat
penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Tugas Akhir ini
sebagai berikut
3.2.1. Sejarah Sekolah
Paud Qurrotu Ayun merupakan salah satu Paud yang terletak di
Perumahan
Taman Sirnabaya Indah, Kecamatan Teluk Jambe Timur yaitu di
Kabupaten
Karawang. Kepala Sekolah Paud Qurrotu Ayun ini bernama Ibu Efa
Masitoh,S.Pd.I.
Awalnya Paud Qurrotu Ayun hanya sebagai yayasan pendidikan
Al-Quran yang mulai
-
24
beroperasi tahun 2009.Kmudian pada tahun 2010 berganti menjadi
tempat pendidikan
anak usia dini. Selama lebih dari 8 tahun Paud ini berdiri,
sistem pengolahan data
penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama,
sedangkan alur
penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian
sehingga tidak efisien
karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia
yang banyak
untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3.2.2. Visi dan Misi
Adapun Visi dan Misi dari Paud Qurrotu Ayun, adalah sebagai
berikut :
1. Visi : Terwujudnya anak-anak yang cerdas,sehat ceria dan
berakhlak mulia
serta bertakwa.
2. Misi :
a. Memberikan pengasuhan,layanan pendidikan bagi anak usia
dini.
b.Membentuk karakter dan berkepribadian serta mandiri.
c. Memahami diri sendiri,orang lain dan ligkungannya.
d. Meningkatkan kesadran dan partisipasi masyarakat terhadap
pelayanan Paud.
-
25
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsinya
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan
hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur
yang menerapkan
bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur
organisasi pada Paud Qurrotu Ayun:
Gambar III .1 Struktur Organisasi
Pada tiap-tiap bagian memiliki Fungsi atau Peran masing-masing
diantaranya
sebagai berikut :
1. Pembina PAUD (Unsur UPTD / Dinas Pendidikan)
Petugas Pembina untuk Program PAUD adalah dari unsur UPTD
Dinas
Pendidikan Kecamatan dan lembaga penyelenggara PAUD (Penasehat)
yang
bersangkutan. Untuk kegiatan pembinaan yang dilakukan oleh
petugas Dinas
Pendidikan terbatas pada lingkup pembinaan program PAUD.
-
26
2. Tugas Komite Sekolah
a. Mengusahakan optimalisasi pengembangan pendidikan dari sisi
penyediaan sarana
dan prasarana pendidikan termasuk fasilitasnya;
b. Mengusahakan optimalisasi sumber dana dan sumber belajar
dengan bekerja sama
dengan berbagai pihak;
c. Berkonsultasi dengan Konsultan Pendidikan terutama yang
berkaitan dengan
peningkatan kualitas pendidikan;
d. Memberikan masukan /nasihat kepada Pengelola terkait hal-hal
yang harus
dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas pendidikan;
e. Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan Tenaga
Pengajar;
f. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang
telah disusun
dalam Kurikulum Operasional.
3. Tugas Kepala Sekolah
Job description atau tugas-tugas kepala sekolah paud dapat
dirinci sebagai
berikut:
a. Menyusun rencana strategis dan menyusun rencana pembelajaran
yang melibatkan
seluruh komponen yang berada di bawah lembaga paud;
b. Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan diktatik dan
metodik kepada
tenaga-tenaga pengajar, tenaga administrasi, dan seluruh
komponen yang berada di
bawah lembaga paud;
c. Memberikan pengarahan tentang tumbuh kembang anak, penggunaan
prosedur dan
dan pelaporan perkembangan anak;
d. Melakukan pembinaan terhadap program dan kegiatan yang
diselenggarakan guru,
dan asisten guru (guru pendamping);
-
27
e. Membina kegiatan administrasi kelembagaan;
f. Membuat perencanaan anggaran sekolah; ..
g. Melakukan kegiatan supervisi kepala sekolah;
h. Memberikan berbagai alternatif inovasi dan pengembangan
pembelajaran;
i. Bekerja sama dengan pihak lain terutama pihak Yayasan dan
Pemerintah dalam
rangka peningkatan kualitas dan mutu pendidikan;
j. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang
telah disusun
dalam Kurikulum Operasional;
k. Membuat kegiatan promosional lembaga paud yang
dipimpinnya.
4. Tugas Sekretaris
Job description sekretaris dalam lembaga paud adalah sebagai
berikut:
a. Mengarsip dokumen yang dibutuhkan kepala sekolah.
b. Mengatur dan mengondisikan semua jadwal kegiatan kepala
sekolah.
c. Mendokumentasikan siswa yang tidak hadir atau terlambat
selama setiap hari
setelah menerima laporan dari guru kelas.
d. Mencatat dan mendokumentasikan anggota guru yang tidak hadir
di sekolah selama
jam kantor.
e. Mengatur waktu pertemuan kepala sekolah dengan staff atau
orang tua siswa.
f. Membantu setiap orang tua siswa dan guru yang membutuhkan
informasi tentang
kegiatan sekolah.
g. Menjawab telepon kepala sekolah jika kepala sekolah tidak
bisa hadir di sekolah.
h. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang peralatan atau
bangunan yang
perlu diperbaiki.
-
28
i. Menangani setiap tamu yang ingin bertemu dengan kepala
sekolah jika kepala
sekolah tidak masuk.
j. Menghubungi orang tua siswa atas perintah kepala sekolah jika
memiliki masalah.
k. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang semua
informasi yang berkaitan
dengan kegiatan sekolah.
l. Membuat daftar nama siswa.
m. Mengetik dan menyiapkan surat kepada dinas pendidikan
mengenai siswa baru.
5. Tugas Bendahara (Kepala Urusan Keuangan)
Job description bendahara adalah bertugas untuk mengelola
kegiatan keuangan
.sekolah pendidikan anak usia dini dan bertanggung jawab kepada
kepala sekolah
dengan uraian tugas berikut ini:
a. Membukukan, mengkoordinir dan melaksanakan pengumpulan
sumbangan dari
orang tua/wali siswa.
b. Mempersiapkan rapat dengan orangtua/wali siswa dalam upaya
dukungan
pengumpulan dana pendidikan.
c. Mencarikan biaya operasional paud untuk keperluan yang sangat
mendesak dan
penting.
d. Membukukan dan mengkoordinir guru dan staf paud yang lain
dalam peningkatan
kesejahteraan.
e. Bertugas menyerahkan gaji bulanan untuk pegawai secara rutin
setiap tanggal 21
setiap bulan.
f. Mendayagunakan uang secara rutin sesuai dengan anggaran yang
telah ditetapkan
peruntukannya.
-
29
g. Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban
penggunaan dana
lembaga paud secara rutin ke Dinas Pendidikan tingkat kabupaten
/ kota.
h. Membuat pertanggungjawaban laporan keuangan sekolah dengan
sebaik-baiknya.
7. Tugas Pendidik atau Guru PAUD
Seorang guru paud maupun guru pendamping (asisten) wajib
memiliki empat
kompetensi dasar yaitu kompetensi pedagogis, kepribadian,
profesional, dan sosial
(sesuai lampiran 2 permendikbud 137 tahun 2014). Apa saja uraian
tugas guru
paud,TK, kelompok bermain dapat dicontohkan berikut ini:
a. Mengidentifikasi kepribadian anak secara mendalam untuk dapat
melihat
karakternya.
b. Menguasai profil perkembangan anak yang terdiri dari enam
aspek sesuai
dengan kurikulum paud yang berlaku.
c. Membimbing kreativitas yang menumbuhkan potensi secara sabar,
bijak,
menyenangkan, ceria, santai dan penuh kasih sayang.
d. Kreatif dalam merancang dan menciptakan berbagai permainan
untuk anak,
dalam konteks pendekatan belajar yang lebih memotivasi anak.
e. Mampu menjalin komunikasi dengan orangtua anak secara
bijaksana.
f. Mengidentifikasi tiap-tiap anak sebagai individu yang
memiliki kebutuhan unik
dalam pengalaman hidup, kepribadian anak, minat anak, dan gaya
belajar anak.
g. Menyelenggarakan kegiatan bermain yang memicu tumbuh kembang
anak
dengan cara bernyanyi, bercerita, dan bereksplorasi.
-
30
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini,
kami akan
menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang
meliputi:
1. Proses Pendaftaran
Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang
ke Paud
Qurrotu Ayun untuk mengambil formulir pendaftaran.Admin
memberikan formulir
pendaftaran beserta nomor pendaftaran kepada calon siswa.Admin
meminta orang tua
atau wali dari calon siswa untuk mengisi formulir pendaftaran
dan melengkapi
persyaratan sebagai calon siswa. Apabila formulir telah di isi,
maka orang tua calon
siswa dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum
batas waktu yang
di tentukan oleh sekolah.
2. Proses Pengetesan
Dalam Proses ini Admin mengadakan tes untuk melihat kemampuan
calon
siswa baru agar guru dapat menyesuaikan metode pengajaran yang
nantinya akan
diterima setelah siswa baru tersebur diterima.tes tersebut yaitu
tes membaca dan tes
menulis.
3. Proses Penyeleksian
Setelah proses pengetesan Admin menyeleksi setiap formulir dan
data yang
telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa.
Setelah menyeleksi formulir
dan data tentang calon siswa,Admin harus merekap ulang daftar
nama dan nilai siswa
yang diterima setelah proses tes yang telah dilakukan calon
siswa untuk di simpan
sebagai arsip pelaporan.
-
31
4. Prosedur Pengumuman
Kepala sekolah mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru yang
dilakukan
setelah beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan.
Guru akan menelpon
satu-persatu para wali murid untuk memberitahukan bahwa siswa
telah diterima.
5. Proses Daftar Ulang
Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus
seleksi
diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru akan dikenakan
biaya seragam sekolah
dan kostum olah raga,uang pembangunan dan uang sekolah yang
totalnya Rp.
1.800.000 percalon siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan
proses daftar ulang,
maka calon siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di Paud
Qurrotu Ayun
Karawang.
-
32
3.4. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam
sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal,
decission yang mungkin
terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity dagram juga
dapat menggambarkan
proses pararel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Gambar III 2.Activity diagram pendaftaran siswa baru
-
33
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk
dokumen-dokumen
yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Paud
Qurrotu Ayun
Karawang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua
bagian, yaitu
dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru
Fungsi : Untuk mengisi data siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Kepala sekolah
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
Bentuk : Lampiran A.1
3.7. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen Masukan : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran daftar ulang
Sumber : Kepala sekolah
Tujuan : Orang Tua Siswa
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Bentuk : Lampiran A.2
-
34
3.7. Permasalahan
Dari hasil Riset selama di Paud Qurrotu Ayun, yang dapat dilihat
bahwa
Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih
menggunakan cara
manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih
terbagi dalam
beberapa bagian sehingga kurang efektif dan kurang efesien untuk
menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, karena membutuhkan waktu yang lama
serta sumber daya
manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan
bisa dikatakan
kurang optimal.
3.8. Pemecahan Masalah
Disarankan dalam pengolahan data penerimaan siswa baru
sebaiknya
menggunakan sistem yang baru yaitu dengan pemanfaatan sistem
terkomputerisasi.Karena dengan pengolahan data-data sumber daya
manusia secara
terkomputasi akan lebih mudah untuk diproses untuk menghasilkan
data secara cepat
dan akurat serta mempermudah guru untuk mencari data siswa di
komputer tanpa harus
Menyimpan berkas-berkas berupa kertas yang akan membutuhkan
tempat
penyimpanan untuk menyimpan berkas tersebut.