-
34
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Saat ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama
untuk
membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada
suatu instansi
pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi
masalah-masalah tersebut
dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi
yang cepat,
tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut
berhenti atau
terlambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang.
Contohnya adalah
sistem penggajian karena erat kaitannya dengan perhitungan dan
juga informasi
yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya.Untuk
perusahaan pun perlu
adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti
komputer.
Dengan masih adanya sistem informasi penggajian karyawan pada
Telaga
Traditional Resto Karawang mulai dari absen karyawan sampai pada
perhitungan
gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak
kesalahan yang terjadi,
antara lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita
membutuhkan
dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya,
Keamanan data
sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen
tersebut.
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana
yang dapat
meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan
personalia dalam
menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data
gaji karyawan.
-
35
Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah
terbayar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Telaga Traditional Resto
Karawang
terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur
organisasi yang
menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta
fungsi-fungsi
pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Telaga Traditional Resto adalah restaurant dengan konsep masakan
sunda,
berdiri sejak 09 April 2007, didirikan oleh Management kawasan
industri KIIC
bekerja sama dengan Management Bumbu Desa Bandung, Telaga
Traditional Resto
merupakan satu-satunya restaurant sunda yang ada di kawasan
industri KIIC dan
merupakan salah satu bagian fasilitas yang memudah kebutuhan
bagi karyawan
yang ada di kawasan industri KIIC, adapun makanan yang di jual
di Telaga
Traditional Resto yaitu makanan traditional dan oriental serta
minuman .
Adapun beberapa menu yang ada di telaga traditional resto
seperti nasi
timbel komplit yang menjadi menu pavorit karena disajikan dengan
cepat dan cocok
bagi pelanggan yang mempunyai waktu terbatas, selain itu ada
ikan gurame yang
menjadi salah satu makanan khas telaga resto yaitu gurame saos
telaga dan gurame
asam manis yang memang tidak ada di restaurat lain .
Minuman yang di sajikan di telaga resto juga bervariasi ada menu
es dan jus
serta minuman panas dan dingin, untuk minuman pun sangat lah
menarik karena ada
-
36
beberapa menu yang namanya masih menggunakan bahasa sunda
seperti es kumaha
anjen yang menjadi minuman pavorit. Es mojang telaga, es juragan
bendu dan
masih banyak menu lainnya yang diambil dari bahasa sunda
Telaga Traditional Resto juga pernah mendapatkan penghargaan
sebagai The
Best Restaurant versi majalah Jakarta Java Kini 2007 dengan
konsep perpaduan
unsur traditional dan modern. Adapun fasilitas yang ada di
Telaga Traditional
Resto yaitu ada tiga ruaangan VIP room, Hall dan saung atau
gazebo yang menjadi
tempat Pavorit karena berdekatan dengan danau yang
mengelilinginya, serta
pemandangan hijau di sekeliling restauran.
Adapun untuk Managemen Telaga Traditioal Resto, pada awalnya
dipimpin
oleh Bapak Fery Irawan sebagai manager pertama di Telaga
Traditional Resto
tersebut, Telaga traditional tersebut sudah enam kali berganti
manager terhitung
sejak berdirinya, namun pada tahu 2013 Telaga Traditional Resto
sudah berdiri
dibawah naungan PT. Mahati Karawang yang dipimpinoleh Direktur
Utama PT.
Mahati Karawang.
Adapun nama dari ke 6 Manager tersebut adalah sebagai berikut
:
1. Bapak Fery Irawan
2. Bapak Odi
3. Bapak Nelwan Shaleh
4. Bapak Sony Ahmad Aditiraka
5. Bapak arif Kurniawan
6. Bapak Irvan Djanuari
-
37
7. Ibu Bagja Juliati dalah seorang direktur utama PT. Mahati
Karawang
yang bergabung tahun 2013 dan menaungi opertional Telaga
Traditional
Resto Sampai saat ini.
VISI
Visi Telaga Traditional Resto adalah memberikan pelayanan
terbaik kepada
pelanggan, dan selalu menjamin mutu produk–produknya, memberikan
pelayanan
yang memuaskan serta dengan menjadikan Telaga Traditional Resto
menjadi oase
ditengah tengah kawasan industri.
MISI
Misi Telaga Traditional Resto adalah menjadi perusahaan terbaik
bagi semua
karyawan, menghadirkan pelayanan dengan sistem operational yang
unggul bagi
pelanggan , terus mengalami perkembangan ke arah yang
menguntungkan sebagai
sebuah restauran yang mengangkat budaya sunda.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam
sekelompok
orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema
struktur
organisasi pada Telaga Traditional Resto Karawang.
-
38
Telaga Traditional Resto Karawang
Gambar III.1. Struktur Organisasi
Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur
Organisasi
Konsuil Area Karawang tersebut adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Tugasnya :
a. Mengawasi Sistem Kerja Pegawai dan karyawan Telaga
Traditional Resto
Staf Keuangan Purchasin
ggggg
Security Driver
SUPPORTI
NG
Service
Kasi
rr
Pantr
iy
Waiter/
Waitre
es
Kitchen
Orie
ntal Traditi
onal
Gudang
Admin
Gudang
Marketing
-
39
b. Bertanggung Jawab Penuh Atas Keputusan Keputusan Yang
Diambil
c. Menyusun rencana kerja serta anggaran restaurant
d. Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan kebutuhan
dan
penggunaan sarana prasarana di restaurant
2. Marketing
Tugasnya :
a. Bertugas memasarkan telaga traditional resto kepada seluruh
calon konsumen
dari berbagai kalangan masyarakat yang berada di kawasan ataupun
di luar
kawasan industri KIIC
b. Membuat data konsumen yang datang, menghandle keluhan atau
komplain
dari konsumen
c. Menyambut konsumen yang datang
3. Purchasing
Tugasnya :
a. Menerima permintaan dari departemen kithchen dan service
b. Membeli semua kebutuhan restaurant selain dari supplayer
4. Staff Keuangan
Tugasnya :
a. Membantu Keuangan Harian biaya kebutuhan restaurant
b. Pembuatan Pajak PPN dan PPH.
c. Membuat Surat menyura
-
40
5. Service
Tugasnya :
a. Membersihkan area restaurant
b. Menyiapkan peralatan makan dan kebutuhan alat lainnya
c. Menyambut dan melayani tamu yang datang
6. Kitchen
Tugasnya :
a. Membuat makanan sesuai dengan pesanan.
b. Mengolah dan menjaga kebersihan makanan dan area dapur
c. Membuat laporan stock barang serta penjualan
d. Menyiapkan stock barang beserta kebutuhan customer
e. Bertanggung jawab atas penggunaan dan pengeluaran barang
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu
proses, dalam
sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk
aktifitas apabila didukung
dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tampak
teratur dan
output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa
prosedur yang
didetapkan pada Proses Bisnis Sistem Berjalan adalah sebagai
berikut :
-
41
1. Proses Rekap Absen dan Lemburan
Menyerahkan data karyawan serta hasil data absensi dan lemburan
kebagian staff
keuangan, setelah itu staff keuangan akan menyerahkan data
karyawan beserta
Rekap absen dan lemburan karyawan kepada direktur.
2. Proses Perhitungan Gaji
Staff HRD membuat data perhitungan gaji atas dasar rekap jadwal
karyawann
dan lemburan yang diambil dari schedule yang sudah dibuat oleh
pic tiap
departemen dan dicocokan dengan mesin absensi, setelah dicek dan
dihitung gaji
dan lemburan di serahkan ke bagian accounting untuk dibuatkan
payment yang
selanjutnya di serahkan ke direktur.
3. Proses Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan dengan bagian
staff
keuangan mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh direktur,
setelah itu di
buatkan format exel dan kemudian mengirimkan data kepada pihak
bank yang
bekerjasama dengan perusahaan. Kemudian bagian keuangan
membuatkan slip
gaji karyawan. Kemudian karyawan menerima gaji yang sudah di
transfer via
rekening dan hanya menerima slip gaji. Setelah itu Staff Keungan
Mengarsip
Data Gaji karyawan, Tanda Terima slip gaji karyawan rangkap dua
kemudian
diarsip.
-
42
3.4. Activity Diagram
Berikut adalah Activity Diagram proses pengajian karyawan:
act Business Process Model
BANKDirekturAccountingStaff HRD
Rekap absensi dan
schedul
Menerima & Mengecek
Data Gaj i Karyawan
Membuat Data Gaj i
Karyawan
Menerima & Mengecek
Data Gaj i Karyawan
ACC Data Gaj i Karyawan
Yang Diajukan
Mengembalikan Data Gaj i
ke accounting
Menerima Data Gaj i
Karyawan yang sudah di
ACC
Membuat Payment &
Mengeluarkan Cek Sesuai
Data Gaj i
Menerima Cek
Menyerahkan Data Gaj i &
Cek ke Bank
Menerima Data Karyawan
& Cek untuk ditransfer
kerekening karyawan
Sumber: Data Olahan Penulis
Gambar III.2. Proses Penggajian Karyawan
-
43
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapatkan
dokumen-dokumen yang
digunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen-dokumen tersebut
meliputi
dokumen input atau masukan dan dokumen output atau keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan yaitu segala bentuk
dokumen
masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun dari
lingkungan luar
organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam
suatu proses agar
dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen
masukan tersebut
adalah:
1. Data Absen
Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian staff HRD
Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1
2. Data Schedule
Nama Dokumen : Data Schedule
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
-
44
Tujuan : Bagian Staff Accounting
Frekuensi : Setiap karyawan masuk Lembur kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.8
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran yaitu segala bentuk
dokumen
perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan
manajemen
serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapaun
dokumen
keluaran tersebut adalah:
1. Rekap Absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan
Sumber : HRD
Tujuan : Staff keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A4
-
45
2. Rekap Lemburan
Nama Dokumen : Rekap Schedule
Fungsi : Untuk mengetahui rekap Lemburan selama 1 bulan
Sumber : HRd
Tujuan : Staff Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.2
3. Data Gaji
Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampirab A4
4. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber : Staff Keuangan
Tujuan : Karyawan
-
46
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A4
3.6. Permasalahan Pokok
Permasalahan adalah suatu yang membutuhkan jalan keluar dari
kesulitan
yang ada, untuk mengoptimalkan pekerjaan khususnya pada sistem
informasi
penggajian karyawan. Permasalahan yang timbul dalam penggajian
karyawan sering
kali terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan sering terjadi
keterlambatan dalam
proses laporan gaji karyawan. Adapun permasalahan dan hambatan
yang ada pada
Telaga Traditional Resto Karawang. Adalah sebagai berikut:
1. Dalam permintaan informasi data karyawan yang sulit
dilaksanakan dikarenakan
membutuhkan waktu yang lama.
2. Kesalahan Informasi tidak dapat terdeteksi dengan cepat
sehingga mengakibatkan
keterlambatan penanggulangan masalah akibat dari sistem yang
tidak
terkomputerisasi dan ketidak singkronan datan dengan kondisi
fisik.
3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem
berjalan, maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan
pemecahan masalah
yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses
perlengkapan
-
47
data absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan
menggunakan
komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang
dapat diperoleh
dari penggunaan aplikasi program pada komputer :
1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan
akurat, sehingga
menghasilkan informasi yang benar.
2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga
terciptanya
suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.
3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan
dengan
menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi.