BAB IIIANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Obyek Penelitian3.1.1. Sejarah Singkat UD Sarwo MotorSeiring meningkatnya perkembangan teknologi dan makin banyaknya inovasi-inovasi perusahaan terhadap sepeda motor serta diikuti dengan meningkatnya permintaan konsumen terhadap sepeda motor baik baru maupun bekas membuat banyak perusahaan memasarkan dan menyalurkan penjualan salah satunya adalah UD Sarwo.UD Sarwo motor berdiri tanggal 1 Juli 2005, perusahaan ini didirikan oleh Bapak Sarwo yang beralamat di jalan Purwodadi Kuwu km-7. Dalam aktivitasnya perkembangan UD Sarwo bekerja sama dengan beberapa perusahaan leasing dalam melakukan transaksi penjualan secara kredit.3.1.2. Struktur OrganisasiSetiap perusahaan dalam upaya mencapai tujuan tidak mungkin dilakukan hanya sendiri saja tetapi dilakukan secara bersama-sama orang yang ada dalam perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu organisasi, dimana organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia dalam pencapaian tujuan bersama.Gambar 3.1 Struktur Organisasi UD Sarwo Motor
KeuanganPemimpinPemilik
Administrasi
Sumber : UD Sarwo3.2. Analisa Sistem3.2.1. Analisa Sistem LamaPada saat ini, sistem pengolahan data penjualan dan pembelian di UD Sarwo Motor sebagian masih diproses secara manual dimana transaksi penjualan kredit masih dicatat ke dalam buku secara manual. Untuk menanggapi ketidakefektifan dalam pengolahan data, suatu sistem penjualan dan pembelian yang baru akan dirancang untuk memberikan suatu alternatif bagi perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat memperoleh kemudahan dalam mengolah transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi.3.2.1.1. Sistem Penjualan Motor UD Sarwo MotorSistem penjualan motor pada UD Sarwo Motor meliputi prosedur pencatatan transaksi penjualan, prosedur penjualan motor secara tunai, prosedur penjualan motor secara kredit, prosedur pembuatan faktur penjualan, prosedur pembuatan laporan berupa laporan penerimaan kas, laporan piutang dan laporan penjualan.3.2.1.2. Prosedur Penjualan MotorProsedur penjualan ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu prosedur penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit.1. Prosedur Penjualan Motor Secara Tunai Proses penjualan tunai berhubungan dengan pelanggan, Administrasi, bagian gudang dan pemilik perusahaan. Prosedur dari penjualan tunai sebagai berikut : a. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada Administrasi. b. Pelanggan menyerahkan fotokopi KTP sekaligus melakukan pembayaranc. Administrasi akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 rangkap. d. Faktur penjualan tunai kemudian akan ditandatangani oleh pelanggan dan Administrasi. e. Barang (Motor), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) dan BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) diserahkan ke pelanggan bersama rangkap pertama dan kedua dari faktur penjualan tunai. f. Administrasi akan mencatat transaksi penjualan tunai yang terjadi ke dalam buku penjualan.
Gambar Sistem Lama Penjualan Tunai PelangganAdministrasiKeuanganPemimpin
665321
Form Pemesanan
1
4
Faktur Penjualan
7
Lap. Jual Tunai
D
DDLap. Jual TunaiD4D3Faktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanDFaktur PenjualanFaktur PenjualanForm PemesananCatat Penjualan TunaiForm PemesananPengesahanLap. Jual TunaiLap. Jual TunaiLap. Jual TunaiMembuat Laporan Jual275
2. Prosedur Penjualan Kredit Proses penjualan kredit berhubungan dengan pelanggan, Administrasi, bagian gudang dan pemilik perusahaan. Prosedur dari penjualan kredit sebagai berikut : a. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada Administrasi. b. Setelah pesanan diterima, Administrasi akan mencatat penjualan kredit ke dalam form pengajuan kredit dan diserahkan ke bagian Keuangan untuk dianalisac. Bila Keuangan menyetujui maka kredit sepeda motor dapat dilakukan seperti penjualan tunai
Gambar Sistem Lama Penjualan Kredit PelangganAdministrasiKeuanganPemimpin
554321
Form Pemesanan
1
76
Faktur Penjualan
Lap. Jual Kredit
Faktur PenjualanLap. Jual Kredit
PengesahanCatat Lap Penjualan
DMembuat Faktur Jual
Lap. Jual KreditFaktur Penjualan
Lap. Jual Kredit
8D
D
Lap. Jual KreditFaktur Penjualan
8
D
7
Lap. Jual Kredit
D
DDDLap. Jual Kredit3Form KreditForm KreditForm KreditForm KreditForm KreditDForm KreditForm KreditForm PemesananCatat Jual KreditForm PemesananDAnalisa dan Catat Jual KreditPengesahanLap. Jual KreditLap. Jual KreditLap. Jual Kredit264
Catatan : Gambaran sistem penjualan kredit dilengkapi dengan sistem angsurannya
3.2.1.3. Sistem Pembelian Motor UD Sarwo MotorSistem pembelian motor pada UD Sarwo Motor meliputi prosedur pencatatan transaksi pembelian tunai. Adapun prosedur pembelian sebagai berikut :a. Administrasi membuat pemesanan kepada Supplier dalam bentuk nota PO rangkap 2, lembar 1 diserahkan ke Supplier dan lembar ke 2 diserahkan ke bagian keuangan.b. Bagian keuangan setelah menerima lembar ke 2 dari administrasi kemudian mencatat sebagai transaksi pembelian dan membuat laporan pembelian tunai untuk diserahkan kepada pimpinanc. Bagian administrasi menerima pengiriman motor sesuai pemesanan dan nota pembelian dari Supplier diserahkan ke bagian keuangan
Gambar Sistem Lama Pembelian Tunai SupplierAdministrasiKeuanganPimpinan
Catat Nota Beli
Nota BeliNota BeliNota BeliNota BeliCocokan OrderNota BeliNota BeliNota BeliNotaLap. PembelianLap. PembelianPOPOPOPOPOMembuat PODDDDDDMembuat Lap PembelianLap. PembelianLap. PembelianLap. PembelianPengesahanLap. PembelianLap. Pembelian
Sesuai dengan hasil analisa, pada perusahaan dimana pengolahan transaksi dilakukan oleh Administrasi, menurut pemilik perusahaan sistem yang digunakan masih belum cukup efektif. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem untuk membantu dalam pengolahan data. Dan salah satu solusi untuk mengembangkan sistem pengolahan data penjualan dan pembelian adalah dengan membangun aplikasi penjualan dan pembelian. Beberapa kelemahan pada sistem berjalan adalah : 1. Transaksi penjualan dan pembelian masih dicatat secara semi-manual sehingga berkemungkinan terjadi kesalahan dalam proses pencatatan. 2. Seiring dengan bertambahnya jumlah transaksi, akan semakin sulit untuk mencari data yang diinginkan. 3. Pengamanan data masih kurang optimal.
3.1.1. Analisa Sistem BaruBerdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan diatas maka penulis mengusulkan adanya sistem baru yang dapat menyelesaikan beberapa kelemahan yang terjadi pada dealer motor tersebut.Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan sistem informasi penjualan dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
Catatan :Gambar sistem baru antara penjualan tunai dan kredit diusahakan dijadikan satu sistem.Gambar Sistem Baru Penjualan Tunai PelangganAdministrasiKeuanganPemimpin
665321
Form Pemesanan
1
4
Faktur Penjualan
7
Lap. Jual Tunai
D
databaseEntri Data PenjualanDDLap. Jual TunaiD4D3Faktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanFaktur PenjualanDFaktur PenjualanFaktur PenjualanForm PemesananForm PemesananFaktur PenjualanFaktur PenjualanPengesahanLap. Jual TunaiLap. Jual TunaiLap. Jual TunaiMembuat Laporan Jual275
Gambar Sistem Baru Penjualan KreditPelangganAdministrasiKeuanganPemimpin
554321
Form Pemesanan
1
76
Faktur Penjualan
Lap. Jual Kredit
Faktur PenjualanLap. Jual Kredit
PengesahanCatat Lap Penjualan
DMembuat Faktur Jual
Lap. Jual KreditFaktur Penjualan
Lap. Jual Kredit
8D
D
Lap. Jual KreditFaktur Penjualan
8
D
7
Lap. Jual Kredit
D
databaseEntri dataForm PemesananDDDLap. Jual Kredit3Form KreditForm KreditForm KreditForm KreditForm KreditDForm KreditForm KreditForm PemesananDAnalisa dan Catat Jual KreditPengesahanLap. Jual KreditLap. Jual KreditLap. Jual Kredit264
Gambar Sistem Baru Pembelian TunaiSupplierAdministrasiKeuanganPimpinan
Catat Nota Beli
Entri DatadatabasePOPONota BeliNota BeliNota BeliNota BeliCocokan OrderNota BeliNota BeliNota BeliNotaLap. PembelianLap. PembelianPOPOPODDDDDDMembuat Lap PembelianLap. PembelianLap. PembelianLap. PembelianPengesahanLap. PembelianLap. Pembelian
3.2. Perancangan SistemPada pembahasan kali ini akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi pada aplikasi yang akan digunakan untuk mengatasi masalah sistem yang ada, sehingga tujuan dari perancangan ini dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 1. Diagram Konteks (Context Diagram)Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang mengambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.Catatan : Gambaran DFD belum menggambarkan transaksi penjualan kredit dan angsurannya
2. Data Flow Diagram (DFD Level)Diagram aliran data merupakn teknik yang menjelaskan keadaan sebenarnya yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilakan data tersebut dan interaksi dari data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebutCatatan : Gambaran DFD menyesuaikan dengan Diagran Konteks
Gambar : DFD Level 0 Sistem Informasi Jual Beli Motor
Gambar : DFD Level 1 Proses Pendataan
Gambar : DFD Level 1 Proses Transaksi
Gambar : DFD Level 1 Proses Laporan
3. NormalisasiProses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi table-tabel yang menunjukan entity dari relasisnya, untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database.
a. Bentuk tidak normalnotatgljualjeniskodebrgnamabrg
0000112/03/15tunaiBT001Honda
0000214/05/15kreditBK003Yamaha
unithjualpelangganalmpelnomesin
1212300000indrasemarang6367927371
8141000005553749029
norangkajkwaktubungaangspok
38H737A8000
7D635H095342000123400
b. Bentuk Normal ke 1notatgljualjeniskodebrgnamabrg
0000112/03/15tunaiBT001Honda
0000214/05/15kreditBK003Yamaha
unithjualpelangganalmpelnomesin
1212300000indrasemarang6367927371
814100000indrasemarang5553749029
norangkajkwaktubungaangspok
38H737A8000
7D635H095342000123400
c. Bentuk Normal ke 2Tabel Barangkodebrgnamabrgnomesinnorangka
BT001Honda636792737138H737A8
BK003Yamaha55537490297D635H09
Tabel PelangganKodepelpelangganalmpel
P001indrasemarang
Tabel JualNotatgljualjeniskodebrgKodepelunithjual
0000112/03/15tunaiBT001P0011212300000
0000214/05/15kreditBK003P001814100000
4. Relasi Tabel
BeliNobeli *TglbeliKodebrg **JmlbeliHbeliTotbeliMotorKodebrg *NamabrgNorangkaNomesinTahunWarna
JualNofaktur *TgljualNopel ***Kodebrg **JmljualHjualTotjual
PelangganNopel *NamapelAlamatNotelp
Catatan : Tabel belum mengakomodasi penjualan kredit dan angsurannya
5. Diagram EREntitas relasi diagram (ERD) adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi dan entitas suatu informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek yang ada dan dibedakann dari objek yang ada serta dibedakan dari objek lainCatatan : Menyesuaikan dengan rancangan tabel di atas
6. Kamus DataDalam perancangan sistem informasi penjualan barang, arus data yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data digunakan dalam perancangan basis data yang dipakai dalam pembuatan program aplikasi. 1. Nama Tabel :MotorFungsi:Mencatat data sepeda motorMotor = kodebrg+namabrg+norangka+nomesin+tahun+warnaKodebrg : 5 {text}5Namabrg : 1 {text} 15Norangka : 1 {text} 15Nomesin : 1 {text} 15Tahun : 1 {text} 4 Warna: 1 {text} 8KeteranganText = A-Z, a-z2. Nama Tabel:PelangganFungsi:mencatat data pelangganPelanggan = nopel+namapel+alamatnopel: 5 {text}5namapel: 1 {text} 15alamat : 1 {text} 253. Nama Tabel:BeliFungsi:mencatat transaksi pembelian sepeda motor secara tunainotabeli: 5 {text}5tglbeli: 8 {date/time} 8Kodebrg : 5 {text}5Jmlbeli: 1 {integer} 2Hbeli: 1 {integer} 8Text = A-Z, a-zDate/time = dd-mm-yyyyInteger = 0-94. Nama Tabel:JualFungsi:mencatat transaksi penjualan sepeda motor secara tunai dan kreditnofaktur: 5 {text}5tgljual: 8 {date/time} 8Kodebrg : 5 {text}5Jmljual: 1 {integer} 2Hjual: 1 {integer} 8nopel: 5 {text}5
keterangan :Text = A-Z, a-zDate/time = dd-mm-yyyyInteger = 0-9
7. Desain DatabaseDalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat memudahkan sistem computer. Untuk itu system pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman komputer.a. Tabel motorNama FieldTypeSizeKeterangan
KodebrgText5Kode barang
NamabrgText15Nama barang
NorangkaText15No. Rangka
NomesinText15No. Mesin
TahunText4Tahun
WarnaText8Warna
b. Tabel PelangganNama FieldTypeSizeKeterangan
nopelText5No. pelanggan
NamapelText15Nama barang
AlamatText25Alamat
NotelpText20No. Telepon
c. Tabel JualNama FieldTypeSizeKeterangan
NofakturText5No. Faktur Jual
TgljualText15Tanggal
KodebrgText15Kode Barang
NopelText15No. Pelanggan
JmljualInteger4Jumlah Jual
HjualInteger8Harga Jual
TotjualInteger8Total Jual
d. Tabel BeliNama FieldTypeSizeKeterangan
NobeliText5No. Nota Beli
TglbeliText15Tanggal
KodebrgText15Kode Barang
JmlbeliInteger4Jumlah Jual
HbeliInteger8Harga beli
TotbeliInteger8Total Beli
8. Desain Input/Outputa. Desain Menu
Menu
LaporanTransaksiFile
Lap. JualLap. BeliPenjualanPembelianPelangganData Motor
b. Desain Inputi. Form Motor
ENTRI DATA SEPEDA MOTORKode BarangNama BarangN o. RangkaNo. MesinTahunWarna
KeluarHapusKoreksiSimpanBaru
ii. ENTRI DATA PELANGGANNo. PelangganNama PelangganAlamatNo. TeleponForm Pelanggan
KeluarHapusKoreksiBaruSimpan
iii. Form Pembelian
TRANSAKSI PEMBELIANNo. NotaTanggalKode BarangNama BarangJumlah BeliHarga BeliTotal Beli
KeluarHapusKoreksiSimpanBaru
iv. TRANSAKSI PENJUALANNo. FakturTanggalNo. PelangganKode BarangNama BarangJumlah Harga JualTotal JualForm Penjualan
KeluarHapusSimpanKoreksiBaruc. Desain Output
Laporan PembelianPeriodeTahunNoNotaTanggalKodeNamaQtyHarga SatuanLaporan Pembelian
Laporan PenjualanPeriodeTahunNoNotaTanggalKodeNamaQtyHarga SatuanLaporan Penjualan
Pelanggan
Menjual
Motor
nopel
namapel
alamat
kodebrg
namabrg
norangka
nomesin
tahun
warna
m
m
Memesan
Beli
1
m
nobeli
tglbeli
kodebrg
jmlbeli
hbeli
nopel
kodebrg
nofaktur
tgljual
jmljual
hjual
totbeli
totjual
