Bab-4 Manajemen Organisasi

04/12/23 STTQ GRESIK 1

Bab 4

MANAJEMEN ORGANISASI

MOH. ISMAIL HAMIM


A. Pengertian Organisasi

• Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.

• Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan

• beberapa pendapat sebagai berikut :


Pengertian Organisasi lanjutan….

• Pendapat Victor A. Thompson : ” Organisasi adalah suatu integrasi dari sejumlah spesialis-spesialis yang bekerjasama sangat rasional dan impersonal untuk mencapai tujuan spesifik yang telah diumumkan sebelumnya “

• Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa :

“ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih”

(I define organization as a system of cooperatives of two more persons)



James D. Mooney mengatakan bahwa :

“Organization is the form of every human association for the attainment of common

purpose”

(Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)”



Menurut Dimock, organisasi adalah :

“Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to

achive a given purpose”

(organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk

membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha

mencapai tujuan yang telah ditentukan)



• Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.



• Kesimpulan Umum :– Organisasi sebagai kolektifitas orang-orang

yang bekerjasama secara sadar dan sengaja untuk mencapai tujuan tertentu, Kolektifitas itu berstruktur, berbatas, dan beridentitas yang dapat dibedakan dengan kolektifitas-kolektifitas yang lainnya Organisasi dalam arti dinamis



– Organisasi merupakan wadah yang berupa struktur/bagan organisasi, tempat berkumpulnya orang-orang yang melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan organisasi Organisasi dalam arti statis



Dengan demikian organisasi ini mempunyai 2 aspek :

1.struktur organisasi yang meliputi pengelompokan orang secara formal dan bagan organisasi,

2.Proses prilaku yang meliputi komunikasi, pembuatan keputusan, motivasi, kepemimipinan


Konsep Dasar Pengorganisasian• Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan

keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

• Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.

• Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

• Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan


Contoh dari Bagan Organisasi

Direktur

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer SDMManajer Keuangan

Bagian Penjualan

Bagian Promosi


Empat Pilar Pengorganisasian(Four Building Blocks of Organizing)

• Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

• Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

• Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)


Pilar Pertama : Pembagian kerja (division of work)

• Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) --yang mungkin saja bersifat kompleks—menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut


Lanjutan ………..

• Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

• Contoh dari Pembagian Kerja misalnya Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya


Pilar Kedua: Pengelompokan Pekerjaan ( Departmentalization)

• Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis

• Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu


Pilar kedua Lanjutan ……….

• Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah “bagian Pelayan”


Proses Job

Departmentalization

Proses Job Specialization /Division of Work

-Memasak makanan berdasarkan berbagai menu-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goring, es batu, dan lain sebagainya-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan-Menerima pembayaran dari pelanggan-Membuat laporan keuangan harian-Membuat laporan keuangan bulanan

-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya. -Memasak makanan berdasarkan berbagai menu-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan

-Menerima pembayaran dari pelanggan-Membuat laporan keuangan harian-Membuat laporan keuangan bulanan

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Contoh Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam

Bisnis Restoran


Pilar Ketiga:Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)• Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar

bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

• Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :– Span of management control atau span of control

– Chain of Command


RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)

• Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority.

• Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.


PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI• Keterbatasan waktu

• Keterbatasan pengetahuan

• Keterbatasan kemampuan

• Keterbatasan perhatian

Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)


FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI• Sifat dan terperincinya rencana

• Latihan-latihan dalam perusahaan

• Posisi Manager dalam perusahaan

• Dinamis & Statisnya Organisasi

• Efektivitas Komunikasi

• Tipe pekerjaan yang dilakukan


FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI Lanjutan…..

• Kecakapan & Pengalaman Manager

• Span of Personality and Energy

• Dedikasi dan Partisipasi bawahan.


Contoh; Penentuan Hirarki dalam Bisnis Restoran

Bawahan yang membantu

MemerlukanBagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Kepala Restoran

1 orang 3 orang 2 orang

Atasan yang mengkordinasikan


Pilar ketiga lanjutan………..

• Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah.

• Chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.


Contoh : Chain of Command dari Bisnis Restoran

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

1 orang 3 orang 2 orang

Pelayan 1

Pelayan 3

Pelayan 2

Belanja MemasakChain of

Command


Jenis-jenis Hirarki

• Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

• Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)


KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION

• Koordinasi lebih mudah dilakukan

• Pembinaan dan kontrol lebih efektif

• Spesialisasi tugas lebih mendalam.


KELEMAHAN TALL ORGANIZATION

• Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.

• Birokrasi semakin panjang.

• Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.


A

CB

ED

GF

Hirarki Vertikal

Hirarki vertikal


KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION

• Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.

• Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.

• Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.


KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION

• Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.

• Pembinaan dan kontrol kurang efektif.

• Spesialisasi tugas kurang mendalam.


Hiraki horisontal

H

JI LK

Hirarki Horisontal


Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)• Koordinasi adalah proses dalam

mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

• the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively

(Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)


BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur Fungsional

• Struktur Produk

• Struktur Matriks


KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

• Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil• Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-

masing bagian.• Merangsang berkembangnya keterampilan yang

bersifat fungsional.• Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai

sedang.• Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau

sejumlah kecil jenis produk.


KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

• Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.

• Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.

• Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.• Inovasi terbatas• Pandangan terhadap sasaran organisasi agak

terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.


FunctionalDepartmentalization

Direktur UtamaPT ABC

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer SDM

Manajer Keuangan

Bagian Penjualan

Bagian Promosi

Rekrutmen dan Seleksi

Pelatihan dan Pengembangan

Bagian Produksi

Bagian Pergudangan

Departementalisasi berdasarkan Fungsi


KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK

• Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.

• Penanggung jawab produk jelas.• Koordinasi antar fungsi baik.• Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.• Sesuai untuk organisasi berukuran besar.• Baik bagi organisasi yang menghasilkan

banyak jenis produk.


KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK

• Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis

• Koordinasi antar produk sulit

• Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.

• Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.


Departementalisasi berdasarkan

Produk Direktur UtamaPT ABC

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer SDM

Manajer Keuangan

Bagian Penjualan

Bagian Promosi

Rekrutmen dan Seleksi

Pelatihan dan Pengembangan

Bagian Produksi

Bagian Pergudangan

Pasta Gigi Mi InstanSusu Sabun Mandi

ProductDepartmentalization


KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS

• Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.

• Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.• Sesuai untuk pengambilan keputusan yang

sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.• Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.


KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS

• Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.

• Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.

• Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.


Departementalisasi berdasarkan Matriks

Direktur UtamaPT ABC

Manajer Pemasaran

Manajer SDM

Manajer Riset dan Pengembangan

Manajer Keuangan

Profit Project

Sabun Mandi

Susu

Pasta Gigi

Mi Instan


Faktor-faktor yang mempengaruhi Struktur Organisasi

• Environment (Lingkungan)

• Technology

• Tujuan Organisasi

• Strategi Organisasi

• Work Force (Tenaga Kerja)

• Size (Ukuran Organisasi)


DIMENSI LINGKUNGAN

• Kompleksitas

• Dinamisme

• Hostility (Keruwetan)


PENGARUH LINGKUNGAN DALAM STUKTUR ORGANISASI

• Kompleksitas Struktur Organisasi

• Peredam (Buffers)

• Elemen-elemen Perbatasan (Boundary Spanning)

• Differensiasi dan Integrasi


Bab-4 Manajemen Organisasi

Documents