15 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi tidak hanya sekedar aktivitas yang dilakukan oleh anggota organisasi, tetapi komunikasi organisasi sebagai landasan untuk mengembangkan komunikasi dan tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota organisasi serta lebih berorientasi pada manusia dalam organisasi. Landasan mengembangkan komunikasi itu bagaimana interaksi anggota organisasi untuk tetap bertahan dan menjalankan roda pengorganisasian dalam suatu organisasi. Morgan dalam Griffin (2009 :247-248) dengan pendekatan mechanistic menemukan teori manajemen klasik bahwa komunikasi organisasi bagaikan mesin karena Morgan menemukan secara signifikan hubungan antara perangkat mesin dan caranya seorang pimpinan mengoperasikan organisasi berjalan. Yang morgan lihat bahwa organisasi itu dibawah satu komando artinya bahwa seorang pegawai harus menerima perintah dari atasan, kemudian adanya skalar rantai bahwa garis kewenangan dari atasan ke bawahan yaitu berjalannya arah organisasi dari atas ke bawah, rantai inilah yang digunakan sebagai saluran komunikasi dalam memberikan perintah dan pengambilan keputusan, adanya wewenang dan tanggungjawab maksudnya ada perhatian yang diberikan kepada yang berhak memberi perintah dan peraturan. Keseimbangan yang tepat antara wewenang dan tanggungjawab harus dicapai, adanya kesiplinan artinya bawah ketaatan, perilaku, energi, aplikasi dan peraturan menjadi kesepakatan anggota organisasi. Kemudian yang terakhir adanya subordinasi dalam hal kepentingan individu dengan kepentingan umum secara tegas artinya adanya penjanjian yang adil dan pengawasan secara berlanjut. Ditambahkan pula pendapat dari Weick dalam Littlejhon & Foss (2011: 297-299) yang menyatakan bahwa organisasi sebagai organisme yang hidup yang harus beradaptasi dalam perubahan lingkungan agar bisa bertahan hidup. Weick percaya bahwa organisasi bisa bertahan hidup dan berkembang
58
Embed
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Komunikasi Organisasi · menemukan teori manajemen klasik bahwa komunikasi organisasi ... perilaku, energi, ... sebagai jantungnya organisasi .Komunikasi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
15
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi tidak hanya sekedar aktivitas yang dilakukan
oleh anggota organisasi, tetapi komunikasi organisasi sebagai landasan untuk
mengembangkan komunikasi dan tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota
organisasi serta lebih berorientasi pada manusia dalam organisasi. Landasan
mengembangkan komunikasi itu bagaimana interaksi anggota organisasi untuk
tetap bertahan dan menjalankan roda pengorganisasian dalam suatu organisasi.
Morgan dalam Griffin (2009 :247-248) dengan pendekatan mechanistic
menemukan teori manajemen klasik bahwa komunikasi organisasi bagaikan
mesin karena Morgan menemukan secara signifikan hubungan antara
perangkat mesin dan caranya seorang pimpinan mengoperasikan organisasi
berjalan. Yang morgan lihat bahwa organisasi itu dibawah satu komando
artinya bahwa seorang pegawai harus menerima perintah dari atasan, kemudian
adanya skalar rantai bahwa garis kewenangan dari atasan ke bawahan yaitu
berjalannya arah organisasi dari atas ke bawah, rantai inilah yang digunakan
sebagai saluran komunikasi dalam memberikan perintah dan pengambilan
keputusan, adanya wewenang dan tanggungjawab maksudnya ada perhatian
yang diberikan kepada yang berhak memberi perintah dan peraturan.
Keseimbangan yang tepat antara wewenang dan tanggungjawab harus dicapai,
adanya kesiplinan artinya bawah ketaatan, perilaku, energi, aplikasi dan
peraturan menjadi kesepakatan anggota organisasi. Kemudian yang terakhir
adanya subordinasi dalam hal kepentingan individu dengan kepentingan umum
secara tegas artinya adanya penjanjian yang adil dan pengawasan secara
berlanjut.
Ditambahkan pula pendapat dari Weick dalam Littlejhon & Foss
(2011: 297-299) yang menyatakan bahwa organisasi sebagai organisme yang
hidup yang harus beradaptasi dalam perubahan lingkungan agar bisa bertahan
hidup. Weick percaya bahwa organisasi bisa bertahan hidup dan berkembang
16
bila anggota organisasi terlibat dalam informasi yang mengalir dan adanya
interaksi komunikasi.
Teori Weick tentang berorganisasi sangat penting dalam bidang
komunikasi karena teori ini menggunakan komunikasi sebagai sebuah dasar
pengorganisasian dan memberikan pemikiran dalam memahami bagaimana
manusia berorganisasi. Menurut teori ini, organisasi bukanlah susunan yang
terbentuk oleh posisi dan peranan, tetapi oleh aktivitas komunikasi, lebih cocok
dikatakan pengorganisasian daripada organisasi karena organisasi itu sendiri
merupakan sesuatu yang dicapai manusia melalui sebuah proses komunikasi
yang berkelanjutan. Ketika manusia melakukan interaksi sehari-hari, kegiatan
mereka menciptakan organisasi.
Dalam pembentukan interaksi sebuah organisasi mempunyai tiga
proses yaitu tindakan atau sebuah pernyataan atau perilaku, kemudian dikuti
oleh respon dan yang terakhir adanya penyesuain diri terhadap lingkungan
organisasi. Weick percaya bahwa pengorganisasian merupakan sebuah
interaksi yang berguna untuk mendapatkan pemaknaan bahwa setiap individu
mempunyai informasi yang memberikan mekanisme untuk dapat memahami
informasi yang mereka dapatkan.
Komunikasi dalam organisasi yang berjalan dengan harmonis dan
terpenuhinya informasi yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan untuk
menyelesaikan pekerjaan akan menimbulkan kepuasan komunikasi dan
dorongan semangat terhadap anggota organisasi sehingga anggota organisasi
akan termotivasi untuk meningkatkan kinerja pegawai atau anggota organisasi
yang ada dalam organisasi. Menurut Pace dan Faules (2009:113) motivasi kerja
muncul dari “proses komunikasi organisasi yang sedang dan telah terjadi,
dimana pegawai ada didalamnya, pegawai terlibat proses komunikasi dengan
atasan maupun sesama dalam keterkaitannya dengan harapan, pemenuhan
kebutuhan, peluang dan kinerja mereka.
17
A.1. Efektivitas Komunikasi Organisasi
A.1.1. Pengertian Efektivitas
Komunikasi yang berjalan dalam organisasi di setiap instansi
merupakan hal utama dalam menjalin hubungan dan kebersamaan dalam
menyelesaikan tugas sesuai tujuan organisasi yang diharapkan. Untuk itu
diperlukan efektivitas, karena efektivitas berkenaan dengan keberhasilan
sebuah organisasi dalam mencapai tingkat produktivitas tinggi, tingkat
kepuasan organisasi, kualitas produk yang dihasilkan, kemampuan
menciptakan dan memelihara stabilitas, Abizar (1988). Sementara itu
efektivitas menurut Susanto (1975:156) merupakan daya pesan untuk
mempengaruhi atau tingkat kemampuan pesan-pesan untuk mempengaruhi,
sependapat dengan Etzioni (1984) bahwa efektivitas lebih pada kemampuan
organisasi dalam mencari sumber dan memanfaatkannya secara efisien
dalam mencapai tujuan tertentu.
Dengan demikian efektivitas itu merupakan tingkat kemampuan
pesan dalam organisasi dalam mencari sumber untuk mempengaruhi dan
memanfaatkan secara efisien menuju tujuan yang sudah ditentukan.
A. 1.2. Pengertian Komunikasi
Organisasi tanpa komunikasi apalah artinya, karena komunikasi
sebagai jantungnya organisasi .Komunikasi merupakan resep esensi dari
organisasi, sebagai alat utama hubungan pimpinan dalam memberi
informasi, mempengaruhi, dan memotivasi anggota organisasi, kekuatan
pengikat yang akan memajukan struktur dan stabilitas organisasi dan
memungkinkan koordinasi antar organisasi. Selain itu komunikasi
merupakan mekanisme aturan-aturan, peran, dan tanggungjawab
direncanakan dan didampaikan pada anngota organisasi (Abizar ,1988).
Sementara itu komunikasi juga sebagai penghubung antar pimpinan dengan
pegawai, pegawai dengan pegawai, dan antar unit kerja. Seperti yang
dijelaskan oleh Greenberg dan Baron dalam Sunyoto (2013) bahwa
komunikasi merupakan proses dimana individu, kelompok atau group atau
18
organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang
lain, kelompok atau organisasi. Pengertian yang sama dari Cooley dalam
Effendi (1986:40) komunikasi merupakan mekanisme yang menyebabkan
adanya hubungan antar manusia dan yang memperkembangkan semua
lambang pikiran, bersama-sama dengan sarana untuk menyiarkannya dalam
ruang dan merekamnya dalam waktu. Sementara itu Davis dan Newstrong
(1992) komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dan
pengertian dari satu orang ke orang lain, dan cara penyampaian gagasan,
fakta, pikiran, perasaan dan nilai kepada orang lain.
Sehingga dapat disimpulkan dari pendapat para pakar bahwa
komunikasi merupakan sebagai alat utama penghubung pimpinan dengan
pegawainya atau anggota organisasi dalam bentuk pesan atau informasi
dengan cara penyampaian gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan nilai untuk
dapat mempengaruhi, memotivasi, mengkoordinasi yang bersifat kooperatif,
dikembangkan, dan dipertahankan untuk memajukan struktur dan stabilitas
organisasi.
A.1.3. Pengertian Organisasi
Organisasi menurut Siagian (2008:6) bentuk sekumpulan orang
yang terdiri antara dua orang atau lebih yang bekerja secara formal terikat
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan ikatan yang terdapat
atasan sebagai pimpinan dan bawahan sebagai pegawai . Definisi diatas
dapat diartikan bahwa dalam organisasi terdapat ikatan dan ada interaksi
kerjasama yang formal antara pimpinan dan pegawainya dalam hubungan
formal lebih pada komunikasi formal yaitu komunikasi ke bawah, atas dan
horizontal yang menuju tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.
Sementara itu Simon dalam Etzioni (1985) menjelaskan bahwa
organisasi yaitu pola komunikasi yang kompleks dan hubungan-hubungan
lain di dalam suatu kelompok manusia. Dapat diartikan bahwa organisasi
sebagai alat untuk menjaga hubungan antar anggota organisasi baik itu
individu dan kelompok, ataupun satuan kerja dimana anggota organisasi
19
ditempatkan dalam struktur wewenang, pengkoordinasian pekerjaan dapat
dilakukan dengan perintah dari atasan ke bawahan atau dari puncak sampai
ke bawah dari seluruh badan usaha.
Berdasarkan pengertian dari pakar –pakar diatas dapat diambil
pengertian pokok bahwa kunci utama sebuah organisasi adanya struktur,
perilaku, dan lingkungan yang tidak terlepas dari pola komunikasi yang
kompleks.
A.1.4. Komunikasi Organisasi
Komunikasi yang terjalin dalam organisasi merupakan hal penting
dalam kelancaran mencapai hasil yang optimal dalam pekerjaan. Informasi
atau pesan yang diterima sebagai bahan untuk proses penyelesaikan tugas
pekerjaan, hubungan pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai
komunikan dalam mengirim dan menerima informasi hal yang sangat
penting untuk diperhatikan. Menurut Goldbaher dalam Tubbs dan Moss
(2005) komunikasi oragnisasi merupakan arus pesan dalam suatu jaringan
hubungan yang saling bergantung, bergantung dalam mempengaruhi dan
dipengaruhi informasi atau pesan tersebut. Ditambahkan pula pendapat dari
Kreps (1990:11) bahwa :
“Organizational communication is the process whereby members
gather pertinent information about their organization and the changes
occurring within it”.
Dapat diartikan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses dimana
anggota mengumpulkan informasi terkait tentang organisasi dan perubahan
yang terjadi didalamnya. Sehingga dari pendapat –pendapat diatas dapat
disatukan pengertiannya bahwa komunikasi organisasi merupakan proses
dimana anggota mengumpulkan , pengiriman, dan penerimaan informasi
atau pesan dalam jaringan hubungan yang saling bergantung.
20
A.1.5. Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi
Secara pengertian umum dari efektivitas komunikasi yang diambil
pengertian diatas efektivitas merupakan tingkat kemampuan pesan atau
informasi dalam organisasi dalam mencari sumber untuk mempengaruhi dan
memanfaatkan secara efisien menuju tujuan yang sudah ditentukan.
Menurut Koeswara (2001:55-56) efektivitas komunikasi organisasi bahwa
terdapat dua aspek penting yang mempengaruhi efektivitas komunikasi
organisasi yang pertama masalah proses pengelolaan informasi dalam
organisasi yaitu menyangkut masalah pemaknaan pesan atau informasi dan
jumlah informasi . Yang kedua mengenai gaya komunikasi organisasi.
Koeswara juga menjelaskan bahwa struktur organisasi dipandang sebagai
suatu jaringan tempat mengalirnya informasi. Isi komunikasi informasi akan
terdiri pada : 1) informasi yang berisi instruksi, perintah untuk dikerjakan,
maupun tidak dikerjakan selalau dikomunikasikan ke bawah melalui trantai
komando dari seseirang kepada orang lain yang berada dibawah hirarki
langsung. 2) informasi yang berisi laporan, pernyataan, permohonan, selalu
dikomunikasikan ke atas melalui rantai komando dan seseorang kepada
atasan langsung.
Kedua bentuk informasi tersebut lebih pada hubungan vertikal
antara atasan bawahan dan bawahan ke atas dalam hubungan kerja. Dimensi
lain yaitu horizontal yaitu bagaimana mengalirnya informasi di antara
anggota organisais yang setingkat. Sementara itu pengertian komunikasi
merupakan sebagai alat utama penghubung pimpinan dengan pegawainya
atau anggota organisasi dalam bentuk pesan atau informasi dengan cara
penyampaian gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan nilai untuk dapat
mempengaruhi, memotivasi, mengkoordinasi yang bersifat kooperatif,
dikembangkan, dan dipertahankan untuk memajukan struktur dan stabilitas
organisasi.
Sehingga dapat diartikan pengertian dari pakar bahwa efektivitas
komunikasi merupakan tingkat kemampuan pesan atau informasi dalam
mempengaruhi, memotivasi, mengkoordinasi dan memanfaatkan secara
21
efisien dalam hubungan pimpinan dengan pegawainya atau anggota
organisasi yang bersifat kooperatif, dikembangkan, dan dipertahankan
untuk memajukan struktur dan stabilitas organisasi menuju tujuan yang
sudah ditentukan. Selain itu menurut Rowe (2001) komunikasi yang efektif
diperlukan untuk manajemen mengembangkan dan mempertahankan
keunggulan kompetitif bagi peningkatan kinerja organisasi. Secara umum
komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang
dimaksud oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan
yang ditangkap dan dipahami oleh penerima informasi dalam organisasi.
A.1.6. Fungsi Pengorganisasian
Dalam organisasi perlu adanya pengorganisasian, kenapa
diperlukan pengorganisasian karena dengan pengorganisasian anggota
organisasi akan mengetahui apa tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Pegawai akan tahu apa yang akan dikerjakan dan harus dibawa kemana
tugas-tugas itu dilaporkan, sehingga pegawai akan bertanggungjawab pada
apa yang mereka terima sebagai tugasnya.
Seperti yang dinyatakan oleh Robbins dan Judge (2008:6) bahwa
pengorganisasian merupakan proses yang meliputi penentuan tugas yang
harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan tugas tersebut, bagaimana tugas
tersebut dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, darimana keputusan-
keputusan dibuat. Apabila pegawai sudah mengerti dan memahami apa yang
menjadi tugas dan tanggungjawabnya tentunya akan terlaksanya fungsi
organisasi yang dapat memperlancar tugas dan tanggungjawab pegawai
sesuai dengan alur organisasi berjalannya aktivitas fungsi pengorganisasian
yang mencakup pengelolaan struktur, proses, dan hubungan –hubungan
diantara para anggota maka perencanaan yang merupakan sebagai awal dan
berjalannya suatu manajemen organisasi akan memudahkan dalam
merumuskan tujuan organisasi. Sependapat dengan pendapat Koontz (1993)
bahwa fungsi organisasi berkaitan dengan perencanaan. Dalam perencanaan
pimpinan merumuskan tujuan yang hendak dicapai dan menentukan cara
22
yang digunakan dalam mencapainya maka pengorganisasian pimpinan
mengatur tugas-tugas yang relevan dengan pencapaian tujuan dan juga
orang-orang yang hendak melaksanakannya termasuk hubungan diantara
pegawai.
Pimpinan akan mudah mengatur tugas-tugas kepada pegawainya
dan tetap menjaga hubungan baik dengan seluruh anggota organisasii.
Disinilah letak informasi bergantung yang artinya bahwa informasi yang
diterima oleh anggota organisasi akan dipengaruhi oleh informasi yang
mereka terima dan mempengaruhi untuk melakukan tugas atau pekerjaan
yang menjadi tanggungjawab anggota organisasi tersebut.
A.1.7. Unsur dalam Organisasi
Terwujudnya sebuah organisasi yang baik tentunya didukung oleh
adanya unsur didalamnya. Unsur tersebut dapat berupa sumberdaya
manusia.Kemampuan dalam bekerja, dan juga adanya kerjasmaa yang
harmonis dari lingkunganya. Hicks (1972:6) menyatakan bahwa untuk
membentuk sebuah organisasi diperlukan dua unsur yaitu 1) Unsur inti
(Core element) yaitu faktor manusiannya sebagai pembentuk organisasi, 2)
Unsur Kerja (Working Element) yang terdiri dari dua jenis yaitu : a) Energi
yang bersumber dari manusianya yang melipti kemampuan untuk bekerja,
kemampuan mempengaruhi ornag lain, dan kemampuan melaksanakan
prinsip-prinsip organisasi. b) Energi yang berasal bukan dari manusia yang
meliputi alam, iklim, udara, cuasa, air, dan lain-lain. Dengan unsur-unsur
tersebut menurut Hicks organisasi akan menjadi kokoh dan saling
mendukung.
Lain halnya pendapat dari Bernard (1992), Bernard berpendapat
bahwa organisasi dapat terbentuk karena adanya tiga unsur yaitu kemauan
bekerjasama (Willingness to serve), tujuan bersama (common purpose),
komunikasi (communication). Banyaknya orang atau kelompok dalam
organisasi tanpa ada kemauan untuk berkerjasama takkan ada artinya sama
sekali, dengan adanya kejasamalaj suatu organisasi dapat mencapai tujuan
23
yang tidak mungkin dicapai oleh orang-orang secara individu. Adanya
kemauan bekerjasama akan memudahkan pengaturan dan penegelolaan
organisasi. Sementara itu organisasi terbentuk karena adanya tujuan yang
sudah direncanakan yang tidak mungkin dicapai tanpa adanya kerjasama.
Tujuan bersama –sama artinya dengan tujuan organisasi, bukan tujuan
pribadi para anggota. Arti penting bekerjasama dalam kaitannya dengan
pencapaian tujuan organisasi bahwa terkadang umumnya antara motivasi
pribadi bergabung dalama suatu organisasi dengan tujuan organisasi itu
sendiri tidak sejalan.
Disisi lain apabila dalam anggota organisasi sudah memiliki
kesedian untuk bekerjasama guna mencapai tujuan tersebut, tetapi tujuan
yang tidak dikomunikasikan kepada anggota organisasi tidak akan pernah
dipahami dan dimengerti untuk dilaksanakan tugas tersebut. Dengan kata
lain bahwa proses kerjasama tidak akan berjalan dengan efektif jika
komunikasi antar anggota baik arah vertikal maupun horizontal akan
mengalami hambatan. Cara yang lazim dalam berkomunikasi dalam
organisasi dengan komunikasi secara langsung (komunikasi lisan) dan
secara tertulis yang terpenting adanya pesan atau informasi yang
disampaikan dapat mudah dan benar diterima oleh penerima.
Dari pendapat pakar diatas maka dapat digarisbahwahi bahwa
organisasi akan terbentuk dengan baik karena adanya dukungan unsur
sumber daya manusia, kemauan bekerjasama, tujuan bersama dan
komunikasi sehingga organisasi tersebut mampu mempertahankan hidupnya
dan terciptanya efektivitas dan efisiensi organiasasi.
Agar unsur organisasi berjalan dengan baik, maka diperlukan
adanya struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi dapat jelas
terlihat apa yang menjadi tugasnya, seorang pegawai harus melapor kepada
siapa, dan yang jelas mekanisme koordinasi formal dan pola-pola interaksi
yang akan terjalin akan jelas. Seperti yang dinyatakan oleh Robbins dalam
Kusdi (2013) bahwa struktur organisasi merupakan “ how tasks are
24
allocated, who reports to whom, and the formal coordinating mechanisms
and interactions patterns that will be follow”
kurang lebih artinya bahwa struktur organisasi bagaimana tugas –tugas
dapat di alokasikan, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi
dan pola interaksi yang menyertainya. Struktur Organisasi dibentuk dari tiga
elemen yaitu komplesitas, formalisasi, sentralisasi, dari tiga elemen tersebut
bahwa komplesitas lebih mencerminkan keragaman, formalisasi lebih pada
stadarisasi perilaku anggota organisasi, sedangkan sentralisasi
mencerminkan wewenang dan pengambilan keputusan.
A.1.8. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Hasan (2005) menyatakan bahwa komunikasi dikatakan memiliki
peran dominan dalam kehidupan manusia, yang tidak terlepas dari fungsi
komunikasi karena komunikasi merupakan dasar bagi semua interaksi
manusia, termasuk didalamnya interaksi kelompok dengan capai tujuannya
dapat mencapai pengertian satu sama lain, membina kepercayaan antar
anggota , mengkoordinir tindakan, merencanakan strategis, melakukan
pembagian pekerjaan, melakukan aktivitas kelompok, dan berbagi rasa.
Artinya bahwa dalam setiap organisasi mempunyai wewenang dan pedoman
untuk dapat dipatuhi oleh anggota organisasi tersebut dalam hal ini
komunikasi sebagai pengontrol karena sebagai pengendalian dari perilaku
anggota.
Sementara itu pendapat Kallaus dan Keeling dalam Muhyadi
(1989:155) berpendapat bahwa komunikasi dipakai untuk 1)
memberitahukan atau menyampaikan informasi yang tentunya diperlukan
oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugas
masing-masing, 2) komunikasi juga berfungsi untuk meyampaikan perintah
atau intruksi yang biasanya dilakukan seorang pimpinan meminta secara
resmi kepada bawahan untuk melaksanakn aktivitas tertentu sesuai tujuan
organisasi, 3) komunikasi dapat sebagai alat membujuk atau melakukan
persepsi sesuai kehendak komunikator biasanya mengandung arti
25
permintaan yang bersifat tidak memaksa atau lebih beisi bujukan, 4)
komunikasi bisa sebagai alat integrasi yang bermanfaat untuk menyatukan
tindakan terhadap berbagai pihak dari berbagai unit dala organisasi yang
biasanya digunakan untuk kepentingan koordinasi, 5) komunikasi sebagai
alat mengevaluasi pesan dalam proses komunikasi yang dimaksud untuk
menilai penampilan atau keberhasilan program, orang, atau objek tertentu,
6) komunikasi untuk memenuhi kebutuhan kemanusiaa dan budaya yang
bertujuan untuk menempatkan diri manusia sesuai dengan harkatnya sebagai
mahluk yang berbudaya.
Sehingga dapat disimpulkan dari pendapat ahli bahwa fungsi
komunikasi sangat diperlukan dan hal pokok dalam beroraganisasi karena
sebagai dasar interaksi manusia dan kelompok yang didalamnya akan
berjalan terjalinnya proses komunikasi. Komunikan dan komunikator saling
adanya pengertian yang sama, mempengaruhi atau membujuk, sebagai alat
memerintah, memberitahukan atau menyapaikan informasi, alat untuk
integrasi, mengevaluasi pesan, dan memnuhi kebuthan kemanusiaan dan
budaya.
A.1.9. Efektivitas dalam Organisasi
Gie (2000) berpendapat bahwa efektivitas merupakan keadaaan
atau kemampuan suatu kerja yang dilaksanakan oleh manusia untuk
memberikan guna yang diharapkan. Maksud dari pendapat tersebut bahwa
masing masing anggota organisasi pastinya mempunyai kemampuan untuk
mengerjakan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawab pada setiap
individu yang akan diharapkan hasilnya sesuai harapan pimpinan dan
anggota organisasi untuk tujuan bersama.
Menurut Gibson (1988) efektivitas organisasi mempunyai tiga
pandangan perspektif diantaranya efektivitas dipandang dari perspektif
individu. Persepktif ini lebih menekannkan pada penampilan tugas setiap
anggota, kemampuan individu dalam melaksanakan tugasnya secara efektif
yang ditentukan dari berbagai faktor, seperti keterampilan, pengetahuan,
26
kecakapan, sikap, motivasi dan stres. Sementara itu apabila efektivitas
dipandang dari perspektif kelompok bahwa perspektif ini lebih
menekannkan pada situasi kerjasama setelah individu bergabung dalam
kelompok, seperti tingkat kekompakan anggota, kepemimpinan, struktur
kelompok, status dan peran masing-masing anggota, serta norma yang
berlaku dalam kelompok. Selain itu efektivitas bila dipandang sebagai
perspektif organisasi maka efektivitas tersebut ditentukan pada lingkungan,
teknologi, strategi, struktur, proses, dan iklim kerjasama karena dalam setiap
organisasi terdiri dari individu dan kelompok.
Tidak hanya itu saja bahwa efektivitas dalam organisasi juga
mempunyai prinsip prinsip organisasi seperti pendapat Koontz dan Donnell
dalam Muhyadi (1989) bahwa membagi prinsip efektif dalam organisasi
menjadi lima kelompok yaitu adanya tujuan pengorganisasia, penyebab
timbulnya pengorganisasian, adanya kewenangan dalam struktur organisasi,
Pengelompokan kegiatan dalam struktur organisasi, dan proses
pengorganisasian. Dari kelima kelompok tersebut dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1) Kelompok tujuan terdiri dari dua prinsip yaitu :
a) Prinsip kesatuan tujuan (principle of unity of objective)
b) Prinsip efisiensi (principle of efficiency).
2) Kelompok penyebab pengorganisasianhanya terdiri dari prinsip
rentangan pengawasan manajemen (span of manajement principle)
3) Kelompok kewenangan pada struktur organisasi terdiri dari enam prinsip,
yaitu
a) Prinsip skalar (the scalar principle)
b) Prinsip delegasi (principle of delegation)
c) Prinsip kemutlakan tanggung jawab (principle of absolutness of
responsibility).
d) Prinsip persamaan antara wewenang dan tanggung jawab (principle of
parity of authority and responsibility)
e) Prinsip kesatuan perintah (principle of unity of command)
27
f) Prinsip jenjang kewenangan (the authority level principle).
4) Kelompok kegiatan pada struktur organisasi terdiri dari tiga prinsip,
yaitu:
a) Prinsip pembagian kerja (principle of division of work).
b) Prinsip pembatasan fungsional (principle of functional definition).
c) Prinsip pemisahan (principle of separation).
5) Kelompok proses pengorganisasian terdiri dari tiga prinsip, yaitu :
a) Prinsip keseimbangan (Principle of balance)
b) Prinsip fleksibilitas (principle of flexibility)
c) Prinsip fasilisasi pimpinan (principle of leadership facilitation)
A.1.10. Proses Komunikasi
Dalam suatu organisasi tentunya diperlukan suatu proses
komunikasi yang akan menghidupkan suasana dan kondisi yang ada dalam
organisasi tersebut, dalam menjalankan tugas dan menyelesaikan
pekerjaan sesuai yang diharapkan bersama, dalam penelitian ini proses
komunikasi lebih pada hubungan komunikator dan pesan atau informasi
karena dalam hubungan komunikasi organisasi lebih pada pengelolaan
informasi dalam organisasi. Untuk mendukung kegiatan dalam organisasi
menurut Laswell (1972:42) bahwa proses komunikasi mempunyai lima
unsur yaitu adanya 1) komunikator (communicator) yaitu orang yang
menyampaikan atau mengatakan atau menyiarkan pesan, 2) Pesan
(Message), yaitu idea, informasi , opini, dan sebagainya, 3) saluran
(channel, media) adalah alat yang dipergunakan oleh komunikator untuk
menyampaikan pesan, 4) komunikan (communicant, audience) yaitu orang
yang menerima pesan, 5) Efek atau pengaruh kegiatan komunikasi yang
dilakukan komunikator kepada komunikan.
Sedikit berbeda pendapat dari Siagian (2008:309) dalam
menjelaskan proses komunikasi dalam organisasi terdapat enam unsur
antara lain 1) Adanya dua pihak yang terlibat (subyek dan obyek
komunikasi) : bentuk komunikasi dalam berorganisasional bersifat dua
28
arah, tergantung pada maksud komunikasi dapat ditentukan siapa yang
menjadi subyek dan siapa yang menjadi obyek komunikasi. Dan sebagian
besar komunikasi yang terjadi pada komunikasi vertikal ke bawah yaitu
antara pimpinan dan karyawan, 2) Pesan yang hendak disampaikan :
dalam hal ini pesan yang disampaikan dalam komunikasi
organisasionalnya terlihat pada hubungan atas ke bawah dapat berupa
perintah, instruksi, arahan, nasihat dan sebagainya, sedangkan dari bawah
ke atas dapat berupa laporan, pendapat, masalah dan saran. Secara
horizontal dapat berupa informasi dan pandangan. Secara diagonal
kebawah berupa informasi dan saran sedangkan ke atas berupa laporan,
informasi dan usul. Yang menjadi perhatian bahwa apapun bentuk pesan
yang disampaikan harus jelas baik bagi subyek maupun dengan obyek, 3)
Metode Penyampaian Pesan : terdapat dua cara menyampaikan pesan
melalui komunikasi, yaitu secara lisan dan secara tertulis. Pesan secara
tertulis yang terpenting gaya bahasa dan istilah yang digunakan harus
dapat dipahami dengan mudah, sedngkan secara lisan lebih pada raut
muka, gerak gerik dan nada suara, 4) Pemahaman Metode oleh Obyek :
Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi distorsi dalam
prosesnya. Maksudnya komunikasi akan berjalan efektif bila subyek dan
obyek dalam satu gelombang yang sama. Ada kalanya perbedaaan
gelombang terjadi seperti perbedaaan tingkat pendidikan, perbedaaan latar
belakang sosial, perbedaaan suku angsa, perbedaaan daerah asal, latar
belakang kultural, status dalam organisasi dan lainnya, 5) Penerimaan
Pesan : suatu proses komunikasi baru dikatakan efektiif apabila pesan
diterima oleh obyek komunikasi dalam bentuk yang dimaksud sama
dengan subyek atau sesuai harapan, 6) Umpan balik : Penyampaian pesan
memerlukan umpan balik dari obyek ke subyek. Terlaksananya suatu
perintah, terpecahnya suatu masalah, hilangnya salah pengertian,
terjadinya perubahan dalam perilaku, meningkatnya disiplin dan
produktivitas kerja.
29
Dan yang menjadi unsur terpenting dalam proses komunikasi
yang perlu diperhatikan dari seorang pimpinan yaitu unsur efek karena
sukses tidaknya komunikasi efektif tergantung pada efek dari kegiatan
komunikasinya.
Sementara itu yang menjadi efek atau dampak dari proses komunikasi
menurut Rakhmat (1989) ada tiga hal yaitu :
a) Efek Kognitif Adalah dampak yang timbul pada diri komunikan yang
menyebabkan komunikan menjadi tahu atau meningkat
pengetahuannya.
b) Efek Afektif adalah dampak yang komunikator bertujuan bkan
sekedar komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya sehingga
menimbulkan perasaan tertentu, misalnya merasakan bahagia, terharu
dan sebagainya.
c) Efek behavioral adalah dampak yang timbul pada komunikan dalam
bentuk perilaku, tindakan, atau kegiatan.
A.1.11. Komunikasi yang Efektif
Dalam proses komunikasi dapat dikatakan efektif mempunyai
beberapa syarat seperti yang dinyatakan oleh Purwanto (1995) bahwa
untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa
persyaratan, antara lain: persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian,
dan kecocokan atau keserasian.
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikannya dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya
tepat, Penerima pesan akan mengantisipasi reaksi komunikator
(pengirim pesan) untuk menyusun pesan yang diterima bagi diri
mereka, dengan tetap melakukan penyesuain untuk mnghindari
kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
2. Ketepatan
30
Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, komunikator perlu
mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka
pikir penerima pesan, apabila hal tersebut diabaikan, maka yang muncul
adalah miscommunication.
3. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan
bahwa comunikan adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian
juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan
inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.
4. Pengendalian
Dalam berkomunikasi komunikan akan memberikan suatu reaksi atau
tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
5. Kecocokan atau keserasian
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan
yang menyenangkan dengan komunikan sehingga komunikasi dapat
berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang
baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik
kepada komunikannya.
Sedangkan pendapat Tubbs dan Moss (1974) agak sedikit berbeda
dengan pendapat Djoko Purwanto bahwa komunikasi dapat dikatakan
efektif itu harus dapat menimbulkan lima hal dan bisa dijadikan tolak ukur
dalam berkomunikasi efektif, yaitu : pengertian, kesenangan, pengaruh
pada sikap, hubungan yang makin baik, dan tindakan. Dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1. Pemahaman
Penerimaan pesan oleh komunikan secara cermat (kecermatan dalam
persepsi) seperti yang dimaksud oleh komunikator. Artinya pesan itu
tersampai sesuai apa yang dimaksudkan oleh komunikator dan tidak
diartikan yang berbeda dengan yang dimaksudkan, dalam kegagalan
menerima isi cermat disebut kegagalan komunikasi primer (Primary
breakdown in communication). Jenis pemahaman yang berpengaruh
31
besar dalam hubungan manusia adalah memahami motivasi ornag lain.
Terkadang komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan
informasi atau untuk mengubah sikap seseorang, tapi hanya untuk
“dipahami”.
2. Kesenangan
Komunikasi ini disebut komunikasi fatis (phatic communication) yaitu
dapat menimbulkan kesenangan. Artinya tidak semua komunikasi
ditujukan untuk menyampaikan informasi dan membentuk pengertian.
Ketika kita mengucapkan “ selamat pagi, apa kabar?” kita tidak
bermaksud mencari keterangan, tetapi komunikasi itu dilakukan untuk
orang lain merasa apa yang disebut Analisis Transaksional sebagai “
saya oke-kamu oke”.
3. Mempengaruhi sikap
Pada faktor ini lebih pada komunikasi persuasif yaitu sebagai proses
mempengaruhi pendapat, sikap, dan tindakan orang. Apabila seorang
komunikan telah menerima pesan dari komunikator, komunikan
sikapnya berubah sesuai dengan pesan yang komunikan terima. Dalam
mempengaruhi sikap adanya konsep keserupaan sikap, status, pengaruh
sosial dan konsensus, serta bujukan.
4. Hubungan yang lebih baik
Keefektifan komunikasi secara keseluruhan memerlukan suasana
psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Bila hubungan manusia
dibayang-bayangi oleh ketidakpercayaan, maka pesan yang
disampaikan oleh komunikator yang paling kompeten pun bisa saja
berubah makna atau didiskreditkan. Komunikasi yang bertujuan untuk
menumbuhkan hubungan sosial yang baik. Manusia merupakan mahluk
sosial yang tidak tahan hidup sendiri dan berkebutuhan sosial yaitu
kebutuhan untuk menumbuhkan dan mempertahankan hubungan yang
memuaskan dengan orang lain dalam hal interaksi. Kegagalan utama
dalam berkomunikasi muncul bila isi pesan tidak dipahami secara
cermat yang pada akhirnya terjadi kesalahpahaman. Hubungan yang
32
lebih baik dipengaruhi oleh konsep kepercayaan, kekompakan dan
kredibilitas sumber.
5. Tindakan
Persuasi juga ditujukan melahirkan tindakan yang dikehendaki.
Komunikasi untuk menimbulkan pengertian memang sukar, tetapi lebih
sukar lagi mempengaruhi sikap. Jauh lebih sukar lagi mendorong orang
bertindak. Tetapi efektivitas komunikasi komunikasi biasanya diukur
dari tindakan nyata.
Dari pendapat pakar diatas dapat disimpulkan bahwa
komunikasi yang efektif dalam organisasi harus memenuhi syarat adanya
persepsi atau pengertian, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, kecocokan
atau keserasian, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makin
baik, dan tindakan.
A.1.12 Aliran komunikasi dalam organisasi
Menurut Pace dan Faules (2013:170) dalam bukunya
Komunikasi Organisasi berpendapat bahwa Aliran informasi dalam suatu
organisasi merupakan suatu proses dinamik; artinya proses pesan secara
tetap dan berkesinabungan diciptakan, ditampilkan, dan
diinterprestasikan. Informasi tidak akan tersampai apabila tidak ada yang
akan menyampaikannya atau yang membawanya, informasi dalam suatu
organisasi sangat penting dan harus senantiasa berjalan untuk selalu
diciptakan agar organisasi berjalan sesuai dengan harapan.
Dalam hubungan di dalam organisasi diperlukan bagaimana
informasi itu dapat tersampai dan bagaimana organisasi tersebut bisa
mendapatkan informasi. Komunikasi dalam organisasi sangat diperlukan
untuk menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan
bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi.
Penyebaran informasi dalam organisasi dapat disebarkan dengan tiga
cara seperti pendapat Guetzkow dalam Pace dan Faules (2013:71) bahwa
33
aliran komunikasi dapat terjadi dengan cara serentak, berurutan, atau
kombinasi dari kedua cara. Dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Penyebaran pesan secara serentak
Komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik
dan melibatkan sumber pesan dan penerima yang menginterpretasikan
pesan sebagai tujuan akhir. Bila semua anggota oragnisasi menerima
suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut
penyebaran pesan secara serentak.
2. Penyebaran Pesan secara berurutan.
Menurut Haney (1962) mengemukakan bahwa “ penyampaian pesan
berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti
terjadi dalam organisasi”. Penyebaran berurutan meliputi perluasan
bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampikan dari A kepada si B
kepada si C kepada si D kepada si E dalam searangkaian transaksi dua
orang ; dalam hal ini setiap individu kecuali orang sebagai sumber
pesan pertama, mula-mula menginterprestasikan pesan yang
diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada
orang berikutnya dalam rangkaian tersebut. Bila pesan disampaikan
disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam
waktu yang tidak beraturan, jadi informasi tersebut tiba di tempat
yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula.
3. Penyebaran pesan serentak dan berurutan (Kombinasi)
Penyebaran pesan secara kombinasi ini merupakan gabungan dari
penyebaran serentak dan berurutan yaitu pesan di sampaikan kepada
seluruh anggota organisasi melalui jalur dalam struktur organisasi
yang dilaksanakan secara bersamaan agar penyampaian pesan menjadi
lebih efektif dan efisien.
A.1.13. Arah Komunikasi dalam Organisasi
Menurut Muhyadi (1989) bahwa proses komunikasi dapat
berlangsung ke berbagai arah. Komunikasi internal dalam organisasi
34
bergerak mengikuti arah ke atas, bawah, atau horisontal, istilah ini
digunakan untuk tingkat pertanggungjawaban dalam organisasi. Dalam
sebuah organisasi arah komunikasi dapat dikelompokkan sebagai berikut
:
a. Arah vertikal
1. Komunikasi dari atas ke bawah (jenjang organisasi berbeda)
Komunikasi ini mengalir dari pucuk pimpinan ke berbagai jenjang
yang ada dibawahnya, berisi pesan yang berkaitan dengan
pelaksanaaan fungsi pimpinan. Dalam bentuknya yang nyata
sebagian besar isi pesan yang disampaikan berupa instruksi atau
perintah yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas –tugas
organisasi yang antara lain tugas apa yang harus dilaksanakan,
siapa yang harus melaksanakan, dimana, kapan, dan bagaimana
cara melaksanakannya. Dapat pula berupa petunjuk, pengarahan,
penjelasan, teguran, dan permintaan laporan. Sebagian besar
komunikasi dari atas ke bawah di sampaikan lewat saluran formal
misalnya pertemuan–pertemuan atau rapat- rapat resmi, konferensi,
dan juga dalam bentuk komunikasi tulisan.
2. Komunikasi dari bawah ke atas (jenjang organisasi berbeda)
Komunikasi dari bawah ke atas berlangsung antara jenjang yang
satu dengan jenjang lain yang tingkatanya lebih tinggi. Komunikasi
jenis ini pada umumnya dimaksudkan untuk :1) Memberikan
umpan balik apakah pesan-pesan yang diterima dari pimpinan
(atasan) sudah diterima dan dapat dimengerti, 2) Menyampaikan
informasi yang diperlukan oleh atasan (misalnya laporan), 3)
Menyampaiakan pertanyaan-pertanyaan, keluhan, dan juga untuk
menyatakan kepuasan maupun ketidakpuasan.
4) Menyampaikan saran-saran dalam rangka penyempurnaan tugas
–tugas dan pengembangan organisasi.
35
Komunikasi dari bawah ke atas ini dapat dilakukan dengan dua
jalur yaitu formal dan informal. Laporan-laporan umumnya disampaikan
dalam bentuk formal yang disampaikan dalam bentuk tertulis dan bersifat
rutin. Sementara itu saran yang berasal dari bawah umumnya
disampaikan dalam bentuk informal misalnya saat berlangsung
pertemuan yang sifatnya tidak resmi atau lewat kotak saran yang sering
disediakan ditempat khusus dan bisa juga secara langsung
menyampaikan kepada pimpinan. Karena umumnya sangat sedikit
bawahan yang memberikan respon untuk meminta pendapat dan saran
dari bawahan dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner.
b. Arah Horizontal (Komunikasi menyamping lurus pada jenjang yang
sama)
Proses penyampaian pesan-pesan dari anggota yang satu kepada
anggota lain yang kedudukannya dalam jenjang organisasi setingkat.
Komunikasi horizontal dapat berjalan menyamping ke kiri dan dapat
pula ke kanan. Komunikasi seperti ini perlu dilakukan dalam rangka
koordinasi antar teman sejawat, dan dapat dimanfaatkan untuk saling
memperoleh informasi yang dapat membantu memperbaiki dan
memperlancar pelaksanaan tugas masing-masing anggota.
Komunikasi horizontal dapat berlangsung secara formal, misalnya
rapat-rapat antar kepala bagian : dan dapat pula berlangsung secara
informal, misalnya pada saat makan siang di kantin.
Sementara itu pendapat yang sama yang dinyatakan oleh
Mas’ud dan Mahmud (2008):
Komunikasi ke bawah yang efektif diklasifikasikan menjadi dua yaitu:
1. Komunikasi ke bawah yang bersifat internal digunakan untuk
memberikan instruksi kepada pegawai. Informasi dan instruksi
bergerak ke arah bawah mengikuti alur struktur organisasi agar setiap
pegawai mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan oleh organisasi
dari mereka, dan sebaliknya mereka juga dapat mengetahui apa yang
dapat diharapkan dari organisasi. Pegawai harus mengetahui tugas,
36
tanggungjawab, hak, dan kesempatan karena mereka merupakan
bagian dari organisasi. Ada beberapa metode dan jenis instruksi
berupa memorandum, buku panduan, dan petunjuk pelaksanaan pesan
tertulis, rapat, konferensi, dan seminar.
2. Komunikasi ke bawah membentuk dan membina semangat kerja dan
itikad baik kepada perusahaan dan untuk pengelolaan pegawai.
Pegawai berkepentingan dengan promosi , dan kenaikan gaji, kondisi
kerja, serta tujuan dan rencana perusahaan. Mereka merasa bahwa
mereka merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi
karena mempunyai bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi
karena mempunyai kontribusi dalam perkembangan perusahaan.
Komunikasi ke atas yang efektif
Komunikasi lisan lebih serig dilakukan daripada komunikasi tertulis,
pelaporan seringkali disampaikan secara lisan, dan dalam beberapa hal
laporan yang sama disajikan dalam bentuk laporan lisan dan tertulis.
A.1.14. Jenis Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dapat digolongkan menurut tiga cara. Pertama
penggolongan berdasarkan tingkat formalitas saluran yang digunakan,
kedua berdasarkan ruang lingkup atau jangkauannya dan ketiga
berdasarkan cara yang digunakan untuk melakukan komunikasi.
1) Berdasarkan tingkat formalitas saluran komunikasi dapat dibedakan
menjadi dua , yaitu Komunikasi formal dan komunikasi informal.
a) Komunikasi formal merupakan proses penyampaian pesan dari
pengirim kepada penerima melalui saluran resmi yang sudah
ditentukan. Komunikasi jenis ini dapat berjalan dari atas ke
bawah dan dapat pula dari bawah ke atas. Maksud dari saluran
resmi adalah aturan atau prosedur yang sudah ditentukan dan
oleh karenanya akan nampak pada gambar jika strukur
organisasi yang bersangkutan dilukiskan dalam bagan. Saluran
formal sering disebut juga saluran perintah dan tanggung jawab
37
karena lewat saluran itulah pimpian memberikan perintah dan
bawahan menyampaikan laporan pertanggungjwaban. Meskipun
demikian pesan yna dapat disampaikan lewat saluran formal
bukan hanya perintah saja. Berbagai pesan yang lain seperti
pengarahan, petunjuk, penjelasan, dan permintaan kepada
bawahan dapat juga disampaikan secara formal. Komunikasi
formal dapat berlangsung antara atasan dengan bawahan, atasan
dengan atasan lain, dan bawahan dengan bawahan lain.
Komunikasi seperti itu dapat berbentuk antara lain : rapat-rapat,
perintah harian, edaran resmi, dan laporan-laporan. Karena
sifatnya yang resmi maka komunikasi formal hanya dapat
dijumpai pada organisasi formal. Pada organisasi informal tidak
dijumpai komunikasi yang bersifat formal.
b) Komunikasi informal merupakan proses penyampaian pesan
yang menggunakan saluran tidak resmi yaitu yaitu di luar jalur
yang sudah ditentukan dalam struktur organisasi. Dengan
demikian jalur komunikasi informal tidak tampak dalam bagan.
Komunikasi beratai sebagaimana dikemukakan pada bagian
terdahulu berlangsung leawat saluran informal dan termasuk
jenis komunikasi tidak resmi. Komunikasi infromal bukan berati
komunikasi yang bersifat negatif. Komunikasi berabtai memang
cepat tersebar luas ummnya berisi pesan-pesan yang cenderung
bersifat negatif akan tetapi komunikasi informal pada umumnya
memiliki nilai –nilai positif yang kadang sangat diperlukan
dalam rangka memperlancar proses kerjasama. Komunikasi
informal terutama bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
hubungan yang bersifat pribadi, kemanusiaan, dan sosial.
Komunikasi informal juga berisi pesan-pesan, informasi atau
masalah-masalah yang berkaitan dengan organisasi. Dalam
bentuk yang nyata komunikasi informal dapat berupa
pertemuan-pertemuan yang tidak resmi, lobbying, pembicaraan
38
dari hati ke hati.Karena perannya yang cukup efektif, pimpinan
dapat memanfaatkan komunikasi informasi utuk memperlancar
pelaksanaan fungsi –fungsi manajerialnya.
2) Berdasarkan ruang lingkup atau jangkauannya, komunikasi dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi internal dan komunikasi
eksternal.
a) Komunikasi internal ialah proses penyampaian pesan-pesan
yang berlangsung antar anggota organisasi, dapat berlangsung
antara pimpinan dengan bawahan, pimpinan dengan pimpinan,
maupun bawahan dengan bawahan. Teknik yang digunakan
untuk melakukan komunikasi internal dapat mengambil bentuk
tertulis, lisan, maupun dengan simbol-simbol tertentu. Masing
masing mempunyai kelebihan dan kelemahanya, komunikasi
bentuk tertulis kelebihannya bersifat autentik, lebih formal,
dapat disimpan dengan mudah sehingga penerima memperoleh
kejelasan isi pesan yang disampaikan, dan bisa digandakan.
Komunikasi bentuk tertulis juga dapat tetap dapat disampaikan
meskipun penerimanya kebetulan sedang tidak ada ditempat,
yaitu dengan meletakkanya di ruang kerja atau dengan
menitipkannya kepada rekan sekerja. Komunikasi jenis ini dapat
mudah disampaikan kepada seluruh anggota smapai pada
jenjang yang paling rendah tanpa sedikit pun mengurangi
menambah, atau mengubah isi pesan yang dikomunikasikan.
Sedangkan kelemahannya jika penerima tidak dapat memahami
dengan baik isi pesan yang bersangkutan si penerima tidak dapat
langsung menanyakannya kepada pengirim. Jika organisasi
hanya memanfaatkan komunikasi secara tertulis saja tanpa
komunikasi lisan sama sekali maka suasana organisasi menjadi
kaku. Hubungan antar anggota akan menjadi impersonal, tidak
ada kehangatan hubungan antara pimpinan dengan bawahan dan
juga sesama bawahan. Agar proses komunikasi memberikan
39
hasil yang lebih baik sebaiknya digunkan teknik gabungan
antara tertulis dan lisa. Pesan-pesan tertentu yang dianggap
sangat penting disampaikan secara tertulis dan kemudian diikuti
dengan penjelasan lisan.
b) Komunikasi eksternal merupakan proses penyampaian pesan
yang dilakukan oleh sebuah organisasi kepada pihak luar.
Sebagian besar dari pihak luar tersebut adalah publik organisasi
yang bersangkutan.Seperti halnya komunikasi internal ,
komunikasi eksternal memegang peran penting dalam menjaga
kelangsungan hidup organisasi. Sebagai tujuan dari komunikasi
eksternal dapat memberikan informasi kepada khalayak tentang