AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
AUDITORIA IV
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
1. Ciclos de Transacciones:
Para una mayor comprensin sobre el tema de Auditoria por Ciclos de transacciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo conforman.
Ciclo: Conjunto de una serie de fenmenos u operaciones que se repiten ordenadamente.
Serie de conferencias u otros actos de carcter cultural relacionados entre s, generalmente por el tema.Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los Ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que se enlazan entre si.
Transacciones: Trato, convenio, negocio.
Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.
Por lo descrito anteriormente podemos decir que la Auditoria por Ciclos de Transacciones no es ms que la divisin de los Estados Financieros en segmentos o componentes ms pequeos los cuales permiten que el trabajo de auditoria sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevar acabo el trabajo de auditoria.
La auditoria por ciclos de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los Estados Financieros, ya sea por la adquisicin de un gasto o servicio, la recepcin de un prstamo, la asuncin de una obligacin, etc.2. Ciclos como Mtodos de Segmentacin:
Una forma comn de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el mtodo de ciclos; por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.
3. Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno:
El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.
3.1. Esquema a observar para el Estudio de cada Ciclo:
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna)
Custodia de los activos (proteccin a los activos)
3.2. Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:
Tesorera
Egresos
- Compra (adquisicin)
- Nmina (pago)
Conversin
Ingresos
- Ventas
- Ingresos de Efectivo
Informacin Financiera
3.2.1. Enlaces de los Ciclos:
Cada uno de los ciclos es autnomo, sin embargo, en cierto grado estn relacionados entre s, a estas relaciones se les llaman enlaces.
Esencialmente, los activos y las transacciones fluyen a travs de los ciclos del modo siguiente:
1. El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos
2. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin
3. El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios hasta que los productos terminados estn listos para venderlos.
4. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas
5. Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.
4. Clases de Ciclos de Transacciones:4.1. Ciclo de Tesorera:
El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. (Manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital)
Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
4.1.1. Funciones Tpicas del Ciclo de Tesorera:
Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser:
Relaciones con sociedades financieras y de crdito
Relaciones con accionistas
Administracin del efectivo y las inversiones
Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos
Custodia fiscal del efectivo y los valores
Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.4.1.1.1. Funcin de Ejecucin:
4.1.1.1.1. Inversiones
Compra de valores
Recibir ingresos peridicos (por dividendos o intereses)
Venta de valores.
4.1.1.1.2. Financiamiento
Emisin de obligaciones y acciones del capital social
Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.
4.1.1.2. Funcin de Registro
4.1.1.2.1. Inversiones
Contabilizar las transacciones y pase al mayor
Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
4.1.1.2.2. Financiamiento
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualizacin de los mayores auxiliares
4.1.1.3. Funcin de Custodia
4.1.1.3.1. Inversiones
Proteccin de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
4.1.1.3.2. Financiamiento
Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social
4.1.2. Asientos Comunes: Las funciones del ciclo de tesorera es probable que inicien asientos de contabilidad que reflejan hechos econmicos tales como los siguientes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera, compra y venta de moneda extranjera, acumulaciones cobros y pagos de intereses y dividendos.
4.1.3. Formas y Documentos Vitales:
Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.
4.1.4. Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de documentacin.
b) Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos.
c) Adecuada Custodia de los Activos
4.2. Ciclo de Egresos
4.2.1. Compras:
Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto.
Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
La adquisicin de bienes, mercancas y servicios
El pago de las adquisiciones anterior
Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pago
El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:
Inventarios
Activo fijo
Servicios externos
Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin del los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos.
4.2.1.1. Funciones tpicas del Ciclo de Compras:
Las funciones tpicas de compras son:
Seleccin de proveedores
Preparacin de solicitudes de compra
Funcin especifica de compras
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de mercancas y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
Desembolso de efectivo
4.2.1.1.1. Funciones de Ejecucin:
Solicitud de compra
Solicitud de Cotizacin
Seleccin del mejor cotizante
Preparacin de la solicitud de compra
Autorizacin para adquisicin de bienes y/o servicios
Funcin especfica de compra
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de la adquisicin
Verificacin y aprobacin de los pagos.
4.2.1.1.2. Funciones de Registro:
Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
Distribucin de compras y cuentas apropiadas
Actualizacin de registros de inventario y costos
Actualizar sub mayores de caja, inventarios proveedores, etc.
4.2.1.1.3. Funcin de Custodia:
Proteccin del inventario
Mantener registros correctos de inventarios.
4.2.1.2 Asientos Comunes:
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados.
4.2.1.3. Formas y Documentos Vitales:
Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
4.2.1.4. Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin.
b) Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente.
c) Custodia de los Activos
4.2.1.5. Errores Potenciales:
a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados.
b) Recibidas pero no contabilizadas
c) Factura contabilizada incorrectamente.
d) Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa,
e) Contabilizados en perodo indebido
f) Pagos no autorizados.
4.2.2 Nominas:
Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados.
El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratacin y utilizacin de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.
4.2.2.1. Funciones Tpicas del Ciclo de Nominas:
Las funciones tpicas de nominas son:
Reclutamiento y seleccin de personal
Contratacin de personal
Llevar las relaciones laborales
Prepara informes de asistencia
Registro, informacin y control de la nmina
Desembolso de efectivo
Promocin y evaluacin de personal
4.2.2.1.1. Funciones de Ejecucin:
Reclutamiento
Contratacin
Promocin y despido de personal
Capacitacin y evaluacin de personal
Preparacin de informes de asistencia
Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas
Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.
4.2.2.1.2. Funciones de registro:
Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor
Actualizar registro de empleados
Determinar costo de mano de obra.
4.2.2.1.3. Funciones de custodia:
Proteccin de fondos de nmina
Proteccin de registros de nmina
Mantener correccin de cuentas bancarias.
4.2.2.2. Asientos comunes:
Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
4.2.2.3. Formas y documentos vitales:
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al personal, cheques de sueldos, libros oficiales sobre salarios y prestaciones, declaraciones de prestaciones e ISR.
4.2.2.4. Objetivos del Control Interno:
a) Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente.
b) Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente.
4.2.2.5. Errores Potenciales:
a) Planillas infladas con personal no existente
b) Pagos por trabajo no realizado
c) Apropiacin de salarios no reclamados
d) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
e) Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
f) Errores en clculos o sumas
4.3. Ciclo de Conversin:
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados.
Es ms extenso en las industrias de manufactura
En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles
4.3.1. Funciones Tpicas del Ciclo de Conversin:
4.3.1.1. Funciones de ejecucin:
Expedicin de rdenes de produccin
Requisicin de materias primas
Procesamiento de materias primas
Transferencia de productos terminados para almacenamiento
Depreciacin y amortizacin de activos.
4.3.1.2. Funciones de Registro:
Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)
Aplicacin de costo de mano de obra
Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin
Depreciacin y amortizacin de activos fijos
Determinacin de variaciones en precios y calidad.
4.3.1.3. Funciones de Custodia:
Proteger productos en proceso y terminados
Guardar adecuadamente registros de manufactura
4.3.2. Asientos Comunes:
Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin.
4.3.3. Formas y Documentos Vitales:
Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra)
4.3.4. Objetivos de Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin.
b) Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
c) Custodia de Inventarios
4.3.5. Errores Potenciales:
a) Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
b) Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
c) Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada.
4.4. Ciclo de Ingresos:
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios as mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo.El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.
4.4.1. Funciones Tpicas del Ciclo de Ingresos:
Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos son:
Otorgamiento de crdito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio
Facturacin
Contabilizacin de comisiones
Contabilizacin de garantas
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crdito
Determinacin del costo de ventas
4.4.1.1. Funciones de Ejecucin:
a) Ventas:
Toma de pedidos
Evaluacin y aprobacin de crdito
Despacho del pedido
Prestacin del servicio
Facturacin.
b) Ingresos de Efectivo:
Recibir remesas de efectivo por correo
Recibir dinero de ventas al mostrador
Sumar total de entradas de efectivo
Depositar en el Banco
Determinacin de cuentas incobrables.
4.4.1.2 Funciones de Registro:
a) Ventas:
Contabilizar la factura
Contabilizar comisiones
Contabilizar garantas otorgadas por ventas
Emitir notas de crdito y ajustes de clientes
Determinar el costo de ventas.
b) Ingresos de Efectivo:
Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor
Contabilizar transacciones de ajustes a ventas
Actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
4.4.1.3. Funciones de Custodia:
a) Ventas:
Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
Mantener actualizados los saldos
Ingresos de Efectivo
Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
4.4.2. Asientos Comunes:
Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
4.4.3. Formas y Documentos Vitales:
Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios
4.4.4. Objetivos de Control Interno:
a) Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin.
b) Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de Responsabilidades para cada funcin.
c) Adecuada Custodia de Activos
4.4.5. Errores Potenciales:
a) Ventas
b) Facturada, NO despachada
c) Despachada, NO facturada
d) Facturada, NO contabilizada
e) Importe contabilizado incorrectamente
f) Cobros
g) Cobrado, NO depositado
h) Cobrado, No contabilizado
i) Depositado, NO contabilizado
4.5. CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA:
No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros
Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros
4.5.1. Funciones Tpicas:
Incluye las actividades bsicas:
Originar y preparar plizas de Diario
Registrar operaciones en el Diario
Mayorizar operaciones
Agrupa informacin de revelacin suplementaria
Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros
Conversin monetaria
Obtener informacin de otros Ciclos
Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.
4.5.2. Asientos Contables:
- Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
- Eliminaciones y reclasificaciones.
4.5.3. Formas y Documentos Vitales:
Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
4.5.4. Objetivos de Control Interno:
a) Autorizacin
b) Clasificacin y Procesamiento de Transacciones4.5.5. Documentacin y Evaluacin
Salvaguarda Fsica 4.5.6. Tipos de Informes:
Balance de Comprobacin
Estados Financieros Bsicos
Estados y Anexos gerenciales
Declaraciones Fiscales4.5.7. Errores Potenciales:
a) Se incluyen:
b) Asientos No Autorizados
c) Asientos e Informacin Omitidos
d) Asientos con Errores de Anotacin o Suma
e) Asientos o Plizas de Diario incorrectos
f) Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa
g) Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente4.6. Ciclo de Produccin:
Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas.
4.6.1. Funciones Tpicas del Ciclo de Produccin:
Las funciones tpicas de un ciclo de produccin son: Contabilidad de costos
Control de fabricacin
Administracin de inventarios
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.
BIBLIOGRAFIA
Recopilacin de Auditoria por CiclosMaterial Preparado por: Licda. Esperanza de Morales
Agosto de 2001
http://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones.shtmlhttp://buscon.rae.es/draeI/Tesis Auditora Interna de los CiclosRealizada por: Carlos Lemus Pea
Octubre 2,007
CONCLUSIONES Cada uno de los ciclos es autnomo, sin embargo, en cierto grado estn relacionados entre s, a estas relaciones se les llaman enlaces
Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.
El Ciclo de Informacin Financiera no procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
El Ciclo de Informacin Financiera analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros
La auditoria por ciclos de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los Estados Financieros
Una forma comn de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento
El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.
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