MINISTÉRIO DA CULTURA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE LOGÍSTICA COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO MANUAL DE ARQUIVO ELETRÔNICO CRONOS Data de Impressão: 03/04/2014 Adleide Catarina Falcão apoio/acf
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MINISTÉRIO DA CULTURA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
O Manual de Arquivo Eletrônico é um produto elaborado e organizado para subsidiar ações na formação de políticas documentais.
Vem contribuir para a organização das pastas e diretórios da unidade. Apresenta noções essenciais para a produção de documentos no formato digital, evitando o acúmulo de lixo na rede e tornando a informação acessível e de fácil entendimento a equipe de trabalho das áreas. Traz em seu bojo a necessidade e importância de organizar o arquivo digital existente.
A publicação ora apresentada é uma contribuição necessária e de extrema seriedade para aqueles que prestam e utilizam os serviços arquivísticos no âmbito documental.
A história agradece às técnicas arquivísticas a sua perpetuação.
Adleide Catarina FalcãoArquivista
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1. INTRODUÇÃO
O Manual de Arquivo Eletrônico tem por finalidade promover a conscientização do produtor de documentos em meio digital, ou seja, das áreas sobre a importância de ações preventivas para a salvaguarda das informações. Tem a pretensão de ser um guia prático de procedimentos básicos a serem adotados nos procedimentos de criação e arquivamento de documentos eletrônicos.
A publicação divide-se em partes: a primeira tece considerações gerais a respeito de gestão eletrônica de documentos aliada ao conceito de arquivo eletrônico; a segunda apresenta as formas de arquivamento em pastas e em documentos na rede; a terceira aborda as nomenclaturas a serem utilizadas ao salvar documentos e pastas, mostrando através dos termos evitar e recomendar, algumas normas e procedimentos básicos de arquivamento eletrônico.
A implantação de procedimentos para a produção e arquivamento de documentos eletrônicos viabilizará o acesso, aumentará o espaço em rede e evitará o acúmulo de massa documental no sistema, localização instantânea da informação desejada, segurança de acesso a pessoas autorizadas, manutenção permanente da qualidade do documento e acesso simultâneo em rede local e remota.
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2. GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS - GED
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
1. Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;2. Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;3. Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;4. Fornecer provas em caso de litígios;5. Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;6. Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; e,7. Manter a memória corporativa e coletiva.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e passíveis de preservação, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.
A gestão arquivística de documentos eletrônicos compreende:1. Definição da política arquivística;2. Designação de responsabilidades;3. Planejamento do programa de gestão; e,4. Implantação do programa de gestão.
Armazenar os arquivos eletrônicos em papel e repositórios onde possam ser facilmente recuperados e compartilhados tem a vantagem de apresentar resultados evidentes em curto prazo e usar o tempo de sua implantação para trabalhar intensivamente com as pessoas. Freqüentemente, os documentos são gerados eletronicamente e armazenados sem planejamento sistemático, de forma a permitir que sejam compartilhados.
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3. DOCUMENTO ELETRÔNICO
O documento eletrônico pode ser entendido como a representação de um fato concretizado por meio de um computador e armazenado em formato específico (organização singular de bits e bytes), capaz de ser traduzido ou apreendido pelos sentidos mediante o emprego de programa (software) apropriado.
3.1. DESIGNAÇÃO DE RESPONSABILIDADES
A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão.
As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com a função e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias:
� Direção superior – é a autoridade máxima responsável pela real viabilidade da política de gestão arquivística de documentos. Caberá a ela apoiar integralmente a implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão arquivística de documentos.
� Profissionais de arquivo – são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de gestão arquivística, bem como pela avaliação e pelo controle dos trabalhos executados no âmbito do programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das técnicas e cultura arquivísticas.
� Gerentes de áreas ou grupos de trabalho – são os responsáveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos.
� Usuários finais – são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão.
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4. PRODUÇÃO E ARMAZENAMENTO
Os documentos eletrônicos produzidos seguirão uma padronização na forma de armazenamento. As pastas das principais áreas encontram-se no diretório \\Cronos\ e serão organizadas de acordo com as pastas criadas, deixando claro que atualizações serão sempre necessárias para a adequação deste manual.
O apoio ficará responsável por administrar suas pastas e controlar a informação produzida. Cada setor designará uma pessoa com a responsabilidade de controle e fiscalização.
No processo de criação de um documento é necessário, precaução, respondendo às seguintes perguntas:
1. Com que freqüência esse documento será pesquisado?2. Como as pessoas vão procurar esse documento?3. Qual palavra ou frase identifica de maneira precisa esse documento?
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5. NOMENCLATURA PARA PASTAS
As pastas seguirão a seguinte padronização para criação da nomenclatura:
� Usar nomes de, no máximo, 64 caracteres;� Evitar, quando possível, acentos e pontuação;� Para separar informações, usar traço ou travessão (underline); e,� Não inserir data no nome da pasta.Exemplos:
5.1 PASTAS DO CRONOS
O Cronos poderá ser dividido por unidades como exemplo abaixo:
\\Cronos\se$ Pasta: SE
� AECI� ASCOM� REPRESENTACOES � SAI� SAV� SE
Fax Guias
Correio Malote Motoboy
Memorando Chefe de Gabinete Secretario Executivo
Oficio Chefe de Gabinete Secretario Executivo
� SEFIC� SID� SPC
As demais pastas que não apresentam subpastas são divididas com as pastas: Memorando Oficio
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5.2 DIVISÃO DENTRO DAS PASTAS
Dentro das pastas foram criadas subpastas que podem ser modificadas ou criadas novas caso haja necessidade.
Exemplo:
� SPOA CGEP - RH
O apoio ficará responsável pela criação das pastas, por tanto deverá ser solicitado, sempre estabelecendo o critério do bom senso.
5.3 NORMAS PARA CRIAÇÃO DE PASTAS
1. Criação de pastas só com autorização ou comunicação;2. Consultar o manual para nomenclatura dos arquivos;3. Ofícios serão salvos pelo assunto, sempre com a numeração.
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6. NOMENCLATURA PARA DOCUMENTOS
Os documentos seguirão a seguinte padronização para criação da nomenclatura:
� Usar nomes de, no máximo, 64 caracteres;� Evitar, quando possível, acentos e pontuação;� Para separar informações, usar traço ou underline;� Inserir data no nome do documento.
O nome do documento será composto pelos seguintes dados:
Data – de acordo com a padronização mundial: Ano/mês/dia, sem barras;Espécie Documental – de acordo com o Manual de Redação da Presidência da
República. Ver no Anexo 1 as abreviaturas utilizadas. Exemplos: Memorando – Mem, Ofício – Of, Aviso - AVISO;
Nome dado ao documento ou assunto principal – de acordo com o assunto ou nome do caso ou interessado;
Verbo – mostra a finalidade do documento. Ver na tabela de abreviaturas (Anexo 1) os verbos, caso queira abreviar;
Procedência/ Destinatário – Departamento ou órgão de procedência/ Departamento ou órgão de destino. Neste caso utilizar as siglas dos órgãos ou departamento de acordo com a padronização. Ver Anexo 2.
Exemplo 1:
20060108-Mem-052-CessaoDeServidor-AnaRosa-ENC-SE-CGLL20060108 – data;Mem – Memorando - espécie documental;CessaoDeServidor-AnaRosa – Assunto/ Nome do interessado;ENC -Encaminhar – Verbo, neste caso o documento está encaminhando;SE-CGLL – Procedência ou origem do processo: Secretaria Executiva para o
destinatário: CGLL – Coordenação Geral do Livro e Leitura.
Exemplo 2:
20060108-OF-060-ConviteRepresentante-JucaFerreira-IND-PR-SE_Minc20060108 – data;OF – espécie documental;ConviteRepresentante-JucaFerreira – Assunto/ Nome do interessado;IND -Indicar – Verbo, neste caso o documento está indicando;PR-SE_Minc – Procedência ou origem do processo: Presidência da República
para o destinatário: SE_Minc - Secretaria Executiva do Minc.
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7. O PAPEL DA INSTITUIÇÃO
A execução do Projeto Arquivo Eletrônico da Secretaria será de responsabilidade e conscientização de todos os membros. A conservação de um arquivo eletrônico limpo e de claro entendimento deve ser prioridade para garantia do fluxo de trabalho na unidade. A organização dos arquivos em rede pode ser dividida em duas categorias: a conservação preventiva, que centra-se em prevenir a desorganização, tendo sempre o bom senso, ao se criar um documento, de que a busca pela informação não será feita somente por você; e a conservação restitutiva destinada a corrigir, ou seja, renomear os documentos que foram criados sem a padronização adequada utilizada neste Manual.
Os membros do MinC devem estar cientes da importância das ações em prol da organização da rede que é, sem dúvida, tarefa de todos e papel da Instituição.
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ANEXO 1 - REGRAS PARA ABREVIAR PALAVRAS
1. As palavras abreviadas devem terminar com uma consoante.Exemplos:compl – completadir – direçãoveic – veículosteat – teatro
2. As palavras abreviadas só podem terminar em vogal:
2.1 Quando houver necessidade de diferenciação por sexo.Exemplos:dr - doutordra - doutorasto - santosta – santa
2.2 Quando seu uso já estiver regulamentadoExemplos:pe – padreapto - apartamentodepto – departamento
3. Não abreviar palavras de menos de cinco letras quando seu uso já estiver regulamentado.
Exemplos:D - DomS – São
4. Usar as abreviaturas no singular.Exemplos:il - ilustração (ôes)tab - tabela (s)telecom - telecomunicação (ões)val - valor (es)
5. Algumas palavras recebem a mesma abreviatura do que outras, não prejudicando sua compreensão.
6. Nunca abreviar nome próprio quando este couber no espaço a ser digitado.
7. Se houver necessidade de fazer a abreviatura, nunca abreviar o primeiro nome.
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8. Não utilizar ponto final nas abreviaturas.
9. Em caso de nome próprio com número superior a dois sobrenomes, sempre abreviar o sobrenome que vier logo apos ao primeiro nome mantendo o sobrenome final.
Exemplos:João José Maria da Silva - João J M da SilvaMaria Fernanda Campos Mello - Maria F C Mello
Algumas abreviaturas segundo a ABNT:
De documentos:ACORDÃO ACACORDO ACORDALVARÁ ALVATA ATAAVERBAÇÃO AVERBAVISO AVISOCERTIDÃO CERTCIRCULAR CIRCDECRETO DECDESPACHO DESPACEVENTO EVENTMEMORANDO MEMMEMORANDO-CIRCULAR MEM-CIRCNOTA TÉCNICA NOTA TECOFÍCIO OFPARECER PARECPORTARIA PORTPROCESSO PROCPROCURAÇÃO PROCRELATÓRIO RELTERMO TERMO
Verbos mais utilizados:AUTORIZAR AUTCONVIDAR CONVDEVOLVER DEVENCAMINHAR ENCINDICAR INDINFORMAR INF
Geral:AÇÃO ACAOACERVO ACERVACESSIBILIDADE ACESSACIDENTE ACIDACOMPANHAMENTO ACOMPACONSELHAMENTO ACONSACORDOS ACORDACÚMULO ACUM
Dicionário de Abreviaturas e Siglas da PMSP. Disponível em: <http://portal.prefeitura.sp.gov.br/secretarias/gestaopublica/sigpec/0009>. Acesso em 19 novembro 2007.
ISO 3166-1. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1>. Acesso em 21 novembro 2007.
Manual de Redação da Câmara dos Deputados. Coordenação de Publicações, 2004. 420p. – (Série fontes de referência. Guias e Manuais; n 17).
Manual de Redação da PUCRS.Disponível em: <http://www.pucrs.br/manualred/abreviaturas.php>. Acesso em 21 novembro 2007.
Manual Normativo de Arquivos Digitais. PORTARIA MPS/SRP Nº 58, DE 28 DE JANEIRO DE 2005 - DOU DE 31/01/2005. disponível em: <http://www010.dataprev.gov.br>. Acesso em 21 novembro 2007.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivistica contemporânea. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 158 p.