Manual Usuario CRONOS

CRONOS CORP Sistema de Control de Personal

Central: 6527259

Cel: (511) 995 068 692

RPM: #995068692

[email protected]

www.onlinedata.pe

www.onlinedata.pe Central: 6527258 / (511) 995 068692 RPM: #995068692. Email: [email protected]

1.- Crear los departamentos de la empresa.

2.- Asignar los departamentos a cada empleado de la empresa

3.- Llenar la información importante de los empleados necesaria para los reportes del Ministerio de

Trabajo como DNI, etc.

4.- Crear los horarios de la empresa.

5.- Asignar los horarios a cada empleado de la empresa.

6.- Ejecutar los cálculos de control de asistencia.

Flujo de Información del Sistema de Control de Asistencia

Accesos PYSYS


1.- Acceso al sistema

Por defecto la clave de administrador al sistema será:

Usuario: ADMIN

Contraseña: 123

En el caso que se requiera cambiar la contraseña se realizará una vez que se haya escrito la

contraseña correcta, en ese momento se habilitará la opción “Contraseña”.

En la opción contraseña se podrá cambiar a una nueva contraseña para el usuario


Aquí será necesario escribir la nueva contraseña y confirmarla en el siguiente cuadro.


2.- Funciones del sistema

a. Áreas

b. Empleados

c. Tablas de Horas

d. Horarios

e. Asignar Horarios

f. Marcaciones

a. Asignar marcas manuales.

b. Eliminar marcaciones.

c. Reporte de Marcaciones.

d. Historial de Marcaciones.

e. Reporte de Historial de Marcaciones.

g. Permisos

a. Maestro de Permisos.

b. Nuevos Permisos.

c. Reporte de Permisos.

h. Reportes

a. Cálculos detallado de asistencia

b. Resumen acumulativo de asistencia

Funciones PYSYS


c. Filtros de Cálculos de asistencia

d. Reporte de Cálculos de Asistencia

e. Reporte de Ministerio de Trabajo

f. Exportación de Cálculos detallados de asistencia y resumen de asistencia

a. Áreas

En esta opción del sistema se crean los departamentos de la empresa.

La creación se realiza de la siguiente manera

1.- Se escribe el nombre de la empresa en el cuadro de texto mostrado.

2.- Seguido de esto se da clic al botón “Aceptar”


Para borrar algún departamento o área:

1.- Se escoge el departamento a borrar

2.- Se da clic al botón “Eliminar”

3.- Aparecerá una ventana de confirmación, donde para confirmar la eliminación del área se

da clic en el botón “Aceptar”


b. Empleados

En este opción del sistema se podrá tener la lista de todos los empleados creados en el lector

de Huella, donde se les podrá asignar nombre, y algunas características adicionales, como

DNI, Fecha de Nacimiento, etc.

Aquí también se podrá asignar a que departamento o área pertenece cada empleado.


Para poder ingresar información adicional:

1. Se le da doble clic al empleado que se quiere editar.

2. Se ingresa la información que se quiere agregar o cambiar.

3. Automáticamente aparecerán las opciones de “Guardar” y “Cancelar”.

4. En el caso que se quiera cerrar la ventana y aun no se han guardado los cambios aparecerá

la siguiente ventana.


5. En caso que no se quiera guardar los cambios, dar clic al botón “Aceptar”, en caso

contrario dar clic al botón “Cancelar”

Para asignar los departamentos a cada empleado:

1. Se escoge el empleado o los empleados a asignar departamento.

* Para seleccionar varios empleados se realiza manteniendo presionado la tecla “Control”


2. Se da clic en el botón “Asignar Área”, donde aparecerá una ventana con la lista de las áreas o

departamentos.

3. En esta ventana se escoge el departamento a asignar luego se da clic en el botón “Aceptar”.


Para seleccionar todos los empleados para asignar departamento:

1. Se da clic en el botón “Selec. Todos”, con el cual todos los registros de empleados quedarán

seleccionados.

2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botón “Desel.

Todos”.


c. Tablas de Horas

En esta ventana se crean las tablas de horas que serán usados posteriormente por los

horarios.

En esta ventana se define lo siguiente para una tabla hora:

- Nombre: Nombre de la Tabla de Hora

- Hora Entrada: Es la hora de entrada de los empleados

- Hora Salida: Es la hora de salida de los empleados

- Toler. Tarndaz.: Es la tolerancia en minutos que existe para que a un empleado se le

considere como que ha llegado tarde después de su hora de entrada.

- Toler. Tempra.: Es la tolerancia en minutos que existe para que un empleado pueda salir

temprano antes de su hora de salida.

- Inicio de Entrada: Es la hora mínima desde la cual el sistema considerará la marcación de

entrada como válida para efecto de los cálculos de asistencia.

- Fin de Entrada: Es la hora máxima desde la cual el sistema considerará la marcación de

entrada como válida para efecto de los cálculos de asistencia.

- Inicio de Salida: Es la hora mínima desde la cual el sistema considerará la marcación de

salida como válida para efecto de los cálculos de asistencia.

- Fin de Salida: Es la hora maxima desde la cual el sistema considerará la marcación de

salida como válida para efecto de los cálculos de asistencia.


- Refrigerio: Es el tiempo de refrigerio expresando en minutos que el horario permite,

pasado estos minutos el sistema calculará tardanzas de refrigerio.

Concepto de Tabla de Hora

d. Horarios

En la ventana de horarios se crea el horario especificando que días son los laborables y cuáles

no.

En esta ventana se hacen uso de las tablas de horas creadas anteriormente.

08:30 18:00

07:30 12:00 15:00 21:00

Horario de Trabajo

Rango de Entrada Rango de Salida

Rango para refrigerio


Para crear un nuevo horario

1. Se da clic en el botón “Nuevo”

2. Aparecerá un nuevo lugar para el horario nuevo, donde se escribirá el nombre del

horario

3. En la parte derecha inferior aparecerán dos botones “Agregar” y “Eliminar”, con estos

botones se agregan o eliminar las tablas de horas.


4. Se escoge la tabla de hora y los días en los cuales será válido esa tabla de hora.

5. Para agregar otras tablas de horas, se da clic de nuevo en el botón “Agregar”


6. Al final el horario quedará de la siguiente manera

Lunes a Viernes: de 8:30 a 18:00

y Sábados: de 09:00 a 14:00

7. Para guardar este horario se da clic en “Guardar”

Para Editar algún horario

1. Se da clic en el botón Editar


2. Aparecerán los botones “Agregar” y “Eliminar”

e. Asignar Horarios

En esta ventana se asigna los horario ya creados a los empleados.


Para asignar los horario a los empleados

1. Se selecciona al empleado o los empleados

* Para seleccionar varios empleados se realiza manteniendo presionado la tecla “Control”

2. Se da clic al botón “Asig. Horario”


3. Aparecerán los horarios disponibles para asignar, para escoger se da clic en el botón

“Aceptar”

Para seleccionar todos los empleados para asignar horario:

1. Se da clic en el botón “Selec. Todos”, con el cual todos los registros de empleados quedarán

seleccionados.


2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botón “Desel.

Todos”.

Para Borrar el horario asignado a un empleado

1. Se escoge el empleado


2. Se da clic en el botón “Eliminar”

f. Marcaciones

Esta ventana muestra las marcaciones de las personas, sin ningún cálculo.


Para buscar los registros

1. Se escoge el departamento

2. Se escoge el empleado a buscar

3. Se define el rango de tiempo de la búsqueda, Desde – Hasta


4. Para ejecutar la búsqueda se da clic en el botón “Buscar”

5. Para imprimir esta búsqueda se da clic en el botón “Imprimir”


Para eliminar marcaciones

1. Se escoge la marcación a eliminar


3. Aparecerá la siguiente ventana de confirmación

4. Para confirmar la eliminación se da clic en el botón “Aceptar”, caso contrario se da clic

en el botón “Cancelar”


Para agregar registros manualmente

1. Se da clic en el botón “Asigna Marca”

2. Se escoge al empleado o los empleados a agregar registros.

3. Se escoge la fecha y hora a agregar


4. Para confirmar se da clic en el botón “Guardar”

5. Cuando se haya guardado correctamente, aparecer{a un mensaje mostrando “Operación

Completada”

Para poder revisar el historial de marcaciones

1. Se da clic en el botón “Historial”


2. Aparecer{a la siguiente ventana

3. Se escoge el Departamento, el empleado a revisar su historial y el rango de tiempo Desde –

Hasta

4. Para buscar se da clic en el botón “Buscar”


5. Para imprimir en un reporte se da clic en el botón “Imorimir”

g. Permisos

En esta ventana, se muestran todos los permisos de los empleados, se pueden agregar nuevos

permisos, borrar permisos, imprimir permisos, agregar nuevas categorías de permisos.


Para buscar permisos

1. Se escoge el departamento y el empleado a buscar, se define el rango de tiempo, y se da clic

en “Buscar”

2. Para imprimir los permisos se da clic en el botón “Imprimir”


Para definir los tipos de permisos

1. Se da clic en el botón “Permisos”

2. Se escribe el nombre del nuevo tipo de permiso y da clic en aceptar


3. Para eliminar algún tipo de permisos, se escoge el permiso


5. Para confirmar la eliminación del tipo de permiso, se da clic en el botón “Aceptar, en caso

contrario se da clic en “Cancelar”


Para agregar un nuevo permiso para un empleado

1. Se escoge el departamento y el empleado

2. Se da clic en el botón “Nuevo”


3. Aparecerá la ventana de creación de nuevos permisos, en donde uno escoge el tipo de

permiso ya creado anteriormente

4. Se escoge el rango de tiempo Desde – Hasta


5. Se indica alguna razón en caso ser necesario

6. El permiso aparecerá creado en la lista de permisos del empleado


Para borrar permisos a un empleado

1. Se escoge el departamento y empleado, y el permiso a borrar y se da clic en el botón

“Eliminar”

2. Para confirmar la eliminación se da clic en el botón “Aceptar”, en caso contrario se da clic

en el botón “Cancelar”

Para hacer un cambio de horario

1. Se escoge el departamento y empleado, y se da clic en el botón “Nuevo”


2. En la lista de permisos en esta ventana se escoge “Cambio”

3. Cuando se escoge “Cambio”, aparecerá unos cuadros de Parámetros Avanzados de Cambio,

estos parámetros se llenan automáticamente, pero es posible variarlos manualmente

4. Para hacer el cambio de horario, solo se escoge en el rango de tiempo, desde que y que

hora, y hasta que fecha y que hora, será el nuevo turno para el empleado


En este caso se está haciendo cambio de horario, para que el empleado entre a las 15:00

horas y salga a las 23:00.

5. En caso este sea un horario adicional en el que se le pagaran horas extras, se activa la opción

“Hora Extra”.

6. En el caso de que este nuevo horario reemplaza un horario de otro día, se define la fecha de

validez del cambio en “Fecha para Cambio”.

7. En los parámetros avanzados, en el caso se quiera definir manualmente, estos siguen las

mismas reglas que la creación de las tablas de horas.

8.

h. Reportes de Control de Asistencia

08:30 18:00

07:30 12:00 15:00 21:00

Horario de Trabajo

Rango de Entrada Rango de Salida

Rango para refrigerio


En esta ventana se realizan los cálculos de asistencia, en donde se calculan las tardanzas,

horas extras, permisos, etc., y se imprime el reporte según el formato del Ministerio de

Trabajo

Para ejecutar un cálculo de asistencia

1. Se escoge el departamento, el empleado y el rango de tiempo Desde – Hasta

2. Para ejecutar los cálculos se da clic al botón “Calcular”

3. Aparecerá el siguiente cuadro de progresos

4. Luego de Terminado el cálculo aparecerá el resultado


Este cuadro de resultados muestra lo siguiente:

- Nombre: Nombre del empleado

- Código: Código del empleado

- Fecha: Fecha de Calculo

- Horario: Horario activo en la fecha de calculo

- H.Inicio: Hora de Inicio según el horario

- H.Fin: Hora de Fin según el horario

- H. Ingreso: Marcación de Ingreso según el lector

- Ini.Ref: Marcación de Inicio de refrigerio según el lector

- Fin. Ref: Marcación de Fin de refrigerio según el lector

- H. Salida: Marcación de salida según el lector

- Tardanz.: Tardanzas del empleado en la fecha de cálculo.


- Temprano: Minutos temprano que el empleado marca antes de su hora de salida.

- Ausente: Indicador de ausencia en la empresa.

- HE Total: Acumula las Horas Extras en un día, sumando las de 1.25, 1.35, 1.5 y 2.00

- HE 1.25: Son las horas extras de 25% adicional, son consideradas para las 2 primeras

horas de hora extra.

- HE 1.35: Son las horas extras de 35% adicional, son consideradas a partir de la 3era

hora de hora extra.

- HE 1.5: Son las horas extras de 50% adicional, son consideradas para trabajos

nocturnos, a parir de la media noche, o para trabajos sabatinos.

- HE 2.00: Son las horas extras de 100% adicional, son consideradas para trabajos en

feriados o domingos, o en días que no le toca jornada laboral

- Hrs. Emp: Son las horas consideras dentro de la empresa, desde su marcación de

entrada hasta su marcación de salida.

- Hrs.Ref: Son las horas que se toma el empleado para refrigerio.

- Hrs. Tot: Son las horas productivas del empleado, restando las Horas en la empresa

menos las horas de refrigerio.

- Tard. Ref: Son las tardanzas generadas a partir del tiempo asignado para refrigerio.

- Excepción: Son los permisos que puedan existir para el empleado en determinado

día.

- Departamento: Es el departamento al que pertenece el empleado.


5. Una vez terminado el cálculo, este se puede Imprimir, dando clic en el botón “Imprimir”.

a. Existen 2 opciones en la parte superior:

i. Lista: Muestra un reporte con todos los cálculos

mostrados en el cuadro.

ii. Ministerio: Muestra el reporte según el formato del Ministerio de Trabajo.


Para filtrar los resultados

1. Existen opciones para poder filtrar los resultados

Normal: Muestra los registros que no tiene problemas de tardanza, ausencia,

no salidas antes de tiempo y que tiene todas la marcaciones completas

Tardanza: Muestra todas las marcaciones que tienes tardanza

Tempran: Muestra todas la marcaciones que tienen salidas antes de tiempo

No R/Ent: Muestra todas los registros que no tienen marcación de entrada

No R/Sal: Muestra todas los registros que no tienen marcación de salida.

Ausente: Muestra todos los registros que tienen ausencia

Auto: Muestra todos los registros que tiene horario automáticamente

asignado

Ejemplo:


6. Una vez terminado el cálculo, este se puede exportar a Excel, dando clic en el botón

“Exportar”

7. Una vez terminado el cálculo, se puede observar el cuadro de resumen:


Este cuadro muestra los acumulados en el rango de tiempo escogido.

- Tardanzas acumuladas

- Salidas antes de tiempo

acumuladas

- HE totales acumuladas

- HE 1.25 acumuladas


- HE 1.5 acumuladas


- Horas en la empresa

acumuladas

- Horas de Refrigerio Acumuladas

- Horas Totales de trabajo

acumuladas

- Ausencias acumuladas

Toda esta información es la que se requiere para cualquier sistema de planillas, para lo

cual esta información puede ser exportada a Excel para que el sistema de planillas

pueda hacer uso de ella.

i. Opciones Adicionales

Existen opciones adicionales en el sistema.


Estas se encuentran en la siguiente ubicación, tal como muestra la figura:

Al pasar el mouse sobre ese lugar aparecerá un botón “Opciones”

En esta ventana se define lo siguiente:

- Empresa: Acá se define el nombre de la empresa

- Usuarios: Acá se define lo usuarios al sistema, y los permisos que tiene cada uno

de ellos


Se pueden crear distintos tipos de usuarios de acuerdo a las funciones que están

habilitadas.

Además se puede asignar áreas diferentes a los distintos usuarios, para que pueden

administrar solo su área y el control de asistencia pueda ser descentralizado del área

de recursos humanos

Para definir una nueva área a un usuario

1. Se escoge al usuario y se da clic en el botón “Editar”


2. Se escoge las áreas que le serán permitidas a este usuario

3. Se da clic en el botón “Agregar”, en la parte inferior


4. Para guardar se da clic en el botón “Guardar”

5. En este momento el usuario ”DBRAVO”, ya tiene acceso al departamento

“Almacen”

Gracias por su atención

Manual Usuario CRONOS

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