1 FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE SOCIOLOGIE SOCIOLOGIE SOCIOLOGIE D E P A R T E M E N T G E S T I O N D E P A R T E M E N T G E S T I O N D E P A R T E M E N T G E S T I O N D E P A R T E M E N T G E S T I O N PROMOTION : MIRAY M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION Option : Finances et comptabilité Présenté par : RAZAFIMAHATOMBO Augustin Sous l’Encadrement de : Encadreur Pédagogique Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie Enseignant chercheur Encadreur Professionnel Monsieur RAJAOMANANA Haja Directeur Adjoint au sein de l’ agence ARO Ampefiloha Année universitaire 2007-2008 Session :19 novembre 2008 ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN D’UNE AGENCE DE LA COMPAGNIE D’ASSURANCE ARO Cas : Agence ARO Immeuble Ampefiloha
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ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN …
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FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIESOCIOLOGIESOCIOLOGIESOCIOLOGIE
D E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O N
PROMOTION : MIRAY
M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION
Option : Finances et comptabilité
Présenté par : RAZAFIMAHATOMBO Augustin
Sous l’Encadrement de :
Encadreur Pédagogique
Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie
Enseignant chercheur
Encadreur Professionnel
Monsieur RAJAOMANANA Haja Directeur Adjoint au sein de l’ agence ARO Ampefiloha
Année universitaire 2007-2008
Session :19 novembre 2008
ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN D’UNE AGENCE DE
LA COMPAGNIE D’ASSURANCE ARO Cas : Agence ARO Immeuble Ampefiloha
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REMERCIEMENTS
Avant de commencer cet ouvrage, nous tenons à adresser nos sincères remerciements et
notre profonde reconnaissance à toutes les personnes sans qui, ce mémoire de fin d’études
n’aurait pas été réalisée.
A DIEU TOUT PUISSANT qui nous donne la vie, la force, la santé, le courage ainsi
que l’intelligence à travers son grand amour, durant toutes ces longues années d’études,
que la gloire soit à vous seul Seigneur.
Monsieur RAJERISON Wilson, Professeur titulaire, Président de l’Université d’Antananarivo
Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférence, Doyen de la faculté de
Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie
Monsieur ANDRIAMASINANA Olivier , Maître de conférence, Chef de Département en
Gestion.
A Madame RAVALITERA Farasoa , Enseignant chercheur, Directeur du Centre
d’Etudes et de Recherches en Gestion
A Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie , Enseignant chercheur au
Département Gestion, notre encadreur pédagogique qui n’a pas ménagé leur temps
précieux pour nous aider.
A Monsieur RAJAOMANANA Haja , Directeur Adjoint au sein de l’agence ARO
A tout le personnel de l’Agence sous la direction de Monsieur RANDRIANANTENAINA Bien’Aimé, Directeur de l’agence ARO Ampefiloha qui nous a accueilli et permis d’effectuer ce stage.
A tous les enseignants permanents et vacataires du Département Gestion, qui nous ont dispensé beaucoup des connaissances en matière de Gestion durant la formation académique.
A tout le personnel administratif du département Gestion, qui nous a accueilli avec
générosité au sein du leur.
A ma très chère famille
Sans qui je ne serai jamais arrivé à terminer mes études.
Pour votre persévérance malgré les difficultés de la vie, pour votre tendresse et vos
encouragements, réjouissez car vos efforts sont couronnés à présent.
A tous mes amis ainsi que ceux qui m’ont aidé, de près ou de loin, dans la réalisation de
ce mémoire, de tout mon cœur je vous remercie.
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LISTE DES ABREVIATIONS
Acc : Accident
AGF : Assurance Générale de France
AIRD : Aviation, Incendie et Risques Divers
Appro : Approvisionnement
ARO : Assurances, Réassurances et Omnibranches
CAE : Comptabilité Analytique d’Exploitation
CDI : Centre Documentation et Information
Ch : Chèque
Compta : Comptabilité
Compta Agences : Comptabilité Agences
DCR : Direction Contentieux et Recours
d : Département
dEE : Département Expertises et Enquêtes
DFP : Direction Financière et du Personnel di : Division
DI : Direction Inspection
d Inspect Compta : Département Inspection Comptable
dInspect Technique : Département Inspection Technique
DM : Direction Marketing
dMG : Département des Moyens Généraux
dSI : Département Système d’Information
dSA : Département Statistiques et Actionnariat
DTNV : Direction Technique Non Vie
FIARO : Financière d’Investissement ARO
J.C : Journal de caisse
J.O.F : Journal des opérations financières
J.O.T.D : Journal des opérations techniques et diverses
TABLEAU N°2: Identification du code client ................................................................................... 40
TABLEAU N°3: Identification du code courtier .............................................................................. 40
TABLEAU N°4: Contenu dans le cahier de registre courrier ......................................................... 44
TABLEAU N°5: Circulations des documents comptable au niveau de service contrôle.............. 47
6
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS
LISTES DES ABREVIATIONS
LISTES DES FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO ET RAPP EL THEORIQUE
SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO
SECTION 1 : Historique
SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO
SECTION 3 : Présentation de structure fonctionnelle au sein de la compagnie
d’assurances ARO
CHAPITRE II : ACTIVITES, LES PRODUITS D’ASSURANCE A RO ET LEUR
DISTRIBUTION
SECTION 1 : Activités de la compagnie ARO Agence 18 Ampefiloha
SECTION 2 : LES PRODUITS D’ASSURANCE
SECTION 3 : Réseaux de distribution
CHAPITRE III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GEST ION « SYSTEME
COMPTABLE »
SECTION 1 : Description de la comptabilité
SECTION 2 : Eléments constitutifs du système comptable
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE 2 : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTA BLE
CHAPITRE I : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMP TABLE DU
POINT DE VUE ADMINISTRATIF AU SEIN DE L’AGENCE ARO AMPEFILOHA
SECTION 1 : Procédure comptables adoptées par la compagnie d’assurance ARO
SECTION 2 : Points forts
SECTION 3 : Points faibles
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CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COM PTABLE
PROPREMENT DIT
SECTION1 : Etude descriptive à la mise en oeuvre des procédures comptable
SECTION 2 : Points forts
SECTION 3 : Points faibles
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS &
IMPACTS
CHAPITRE I : SUGGESTIONS D’AMELIORATION SUR LES PRO CEDURES
ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
SECTION 1 : Amélioration du circuit des informations comptables
SECTION 2 : Solutions concernant le traitement des informations administratives
CHAPITRE II : SUGGESTION D’AMELIORATION AU NIVEAU D U SYSTEME
D’ORGANISATION COMPTABLE PROPREMENT DIT
SECTION 1 : Perfectionner le système de travaux comptable
SECTION 2 : Amélioration du suivi de paiement des quittances termes
SECTION 3 : Mise en place d’un nouveau système comptable
CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUES ET IMPACTS
SECTION 1 : Résultats attendus
SECTION 2 : Impacts positifs et négatifs
CONCLUSION PARTIELLE
CONCLUSION GENERALE
LISTES DES ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DES MATIERES
1
INTRODUCTION
Le présent travail est l’issu de trois mois de stage effectué au service de comptabilité
de la compagnie d’assurance ARO, en particulier dans son agence sise à Ampefiloha. Le
passage dans cette assurance, qui est un leader incontestable1 dans son domaine, nous a
permis de voir la situation entrepreneuriale actuelle.
L’assurance est un contrat conclu entre assuré et assureur. L’assureur s’engage à
indemniser l’assuré en cas de sinistre et en contre partie2, ce dernier doit payer un montant
appelé « PRIME ». Les mécanismes fondamentaux de l’assurance reposent d’une part sur le
principe de la mutualité, consistant à regrouper plusieurs personnes pour mettre en commun
les risques, afin de contribuer au règlement des sinistres frappant certaines d’entre elles, et
d’autre part sur la loi des grands nombres. De ce fait, l’assureur détient une masse de
capitaux, c’est-à-dire des primes encaissées qu’il devra gérer. En effet, l’assurance est
caractérisée par une inversion du cycle de production : le prix de vente ou la prime est
encaissée immédiatement alors que la prestation, le règlement de l’indemnité et le règlement
effectif de cette indemnité affichent un certain retard. Ainsi, en tant que prestataires de
service, les sociétés d’assurance comme ARO, NY HAVANA, etc. jouent un rôle important
au niveau de l’économie nationale, vu le volume des capitaux qu’elles reçoivent.
Un de ces éléments de gestion est l’outil de gestion « système comptable ». Une bonne
organisation de ce système procure à l’entreprise une bonne prise de décision à travers les
informations financières qui en découlent. C’est la raison pour laquelle l’objet de notre thème
portera sur l’« analyse du système d’organisation comptable », cas de l’Agence d’une
compagnie d’assurance ARO, Ampefiloha.
La problématique de ce thème dépend en grande partie de l’organisation du traitement
des informations brutes en vue d’obtenir les informations comptables justes et fiables afin
d’aider les responsables à prendre les bonnes décisions de gestion. En effet, l’organisation
comptable tient une place capitale à la bonne prise de décision. Et comme une analyse
suppose une décomposition, il faut connaître ses faiblesses en vue d’améliorer ses éléments de
gestion.
1 Cf. Figure N° 7 : ARO détient 59,70% du marché, tandis que NY HAVANA occupe 29,02% et MAMA tient les 8,87% 2 Présidence de la République de Madagascar, « Code des assurances applicables à Madagascar », Imprimerie nationale, 97 p
2
Notre objectif n’est pas seulement de finaliser les recherches effectuées, mais aussi,
d’une part, de constituer une sorte de synthèse pouvant être exploitée par les gestionnaires
comptables, et d’autre part, de faire connaître notamment une notion indispensable et
nécessaire à l’activité professionnelle des particuliers.
En d’autres termes, le présent mémoire a pour objectif d’apporter à la compagnie ARO
une amélioration aussi bien sur domaine gestion comptable que sur les relations du service
comptabilité avec les autres services.
Comme méthodologie, le stage effectué nous a permis de procéder à des enquêtes et
interview auprès de son personnel et de quelques clients mais surtout à la consultation des
documents relatifs à notre thème. Cependant, par souci de déontologie, il nous a été difficile
de peser et d’évaluer ce que nous pouvons et ce que nous ne devons pas dire dans notre
ouvrage. De plus, comme il n’est pas toujours aisé de déranger les agents dans leurs travaux,
les collectes de données ont été complétées par nos constatations et analyses personnelles.
Ceci étant, passons maintenant à l’aperçu de l’ensemble du plan qui nous semble
indispensable afin de mieux comprendre la teneur de ce mémoire.
Notre travail se divisera donc en trois grandes parties, dont :
• La première s’intitulera : « La présentation de la compagnie ARO et rappel
théorique sur le système d’organisation comptable » dans laquelle nous trouverons la
présentation générale de la compagnie ARO de MADAGASCAR, ensuite son activité, ses
produits et son réseau de distribution. Quelques rappels théoriques sur le système
d’organisation comptable achèveront cette partie.
• La deuxième partie aborde : « l’analyse du système d’organisation
comptable au sein d’une agence d’une compagnie d’assurance ARO, Immeuble
Ampefiloha ». Elle va nous permettre d’analyser le système d’organisation comptable du
point de vue administratif en premier lieu et à l’analyse du système d’organisation comptable
proprement dit, en second lieu.
• Et enfin, la troisième partie traite : « la proposition de solutions et résultats
attendus», à travers laquelle elle mentionnera les solutions concernant les points faibles sur
les procédures administratives et comptables. Nous terminerons ensuite avec les résultats
attendus suivi par les impacts positifs et négatif.
2
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO
ET RAPPEL THEORIQUE SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
3
PARTIE I : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO ET RAPP EL THEORIQUE
SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
Pour mieux cerner notre étude, nous diviserons en trois chapitres la présente partie: le premier
sera consacré à la présentation de la compagnie d’assurances ARO, le deuxième se penchera
sur son l’activité, le produit et leur distribution et le dernier rappellera la théorie générale sur
l’outil de gestion, plus particulièrement le système d’organisation comptable.
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO
Nous pensons que la présentation de la compagnie d’assurance ARO à Madagascar,
c’est-à-dire l’établissement où nous avons effectué notre stage pratique, s’impose en premier
lieu avant de passer par son analyse.
Qu’est ce que ARO ?
SECTION 1 : Historique
Trois étapes fondamentales marquent l’histoire de l’assurance ARO :
- A.R.O et ses origines : 1935 - 1974
- A.R.O en marche : 1975 - 1987
- A.R.O et l’horizon 2000
1-1 : ARO et ses origines :
A l’origine, ARO était une émanation du Groupe LA PRESERVATRICE 3qui était
une Société Anonyme de Droit Français, fondée à Paris en 1864.
Avant de devenir une compagnie nationale d’assurance en 1975, ARO a passé par plusieurs
étapes, dont la spécificité et les péripéties sont étroitement liées à l’évolution historique et
politique malgache.
1-1-1: Agence Générale puis Délégation Générale de l’Océan Indien du Groupe
Français : LA PRESERVATRICE (1935-1970)
Une Agence Générale sise à Antaninarenina (Antananarivo) a été ouverte en 1965.
La délégation Générale sise à Antsahavola a été inaugurée en 1965 sous la conduite de
Monsieur Jean DUJARDIN.
Or, compte tenu de l’évolution socio-économique et politique, née de la décolonisation, la
nécessité de la création d’une compagnie de Droit Malgache se fit sentir.
Cela conduit sans doute à la création de la première compagnie d’Assurances de Droit
Malgache « NY HAVANA » en 1968.
3 Assurance ARO, « Généralité sur les assurances », CDI ARO, 1999, 36p
4
En 1970, la politique de Malgachisation s’accentuait encore plus et Monsieur Pascal
RAKOTOMAVO fut nommé SECRETAIRE GENERAL DE LA DELEGATION
GENERALE DE L’OCEAN INDIEN.
1-1-2 : ARO en marche : 1970-1974
En 1974, LA PRESERVATRICE devint une société anonyme de Droit Malgache avec
une nouvelle dénomination : PRESERVATRICE MADAGASCAR.
C’est à partir de cette année que cette dernière et NY HAVANA opèrent à Madagascar et
avaient à leur tête un administrateur délégué commun en la personne de Monsieur Michel
FRUGIER.
Héritière de la PRESERVATRICE du temps de la colonisation et de la décolonisation, mais
fille du mouvement populaire et progressiste des années 1971-1972, ARO porte profondément
en elle la marque de cette double appartenance contradictoire. De ce fait, il s’agit pour elle, et
sans doute tout au long de son existence, de relever un double défi :
- Poursuivre et développer dans un cadre économique et sociopolitique en évolution,
l’œuvre de la PRESERVATRICE et surtout la gestion, la compétence, et la performance.
- Promouvoir le développement de la société par le biais des résultats quantitatifs et
qualitatifs substantiels et permanents.
1-1-3 : ARO : SYMBOLE, MESSAGE, STRATEGIE
SYMBOLE : Car l’avènement dans l’histoire de la compagnie marque la réalisation ou le
triomphe de deux idées forces, les plus mobilisatrices et sans doute les plus fondamentales de
toute l’histoire malgache, depuis plus de soixante dix ans, à savoir : indépendance et
malgachisation.
MESSAGE : car le nom ARO est destiné à la clientèle. Elle signifie PROTECTION,
DEFENSE, TOUT CE QUI SERT A PROTEGER.
STRATEGIE : le nom ARO est le fruit d’une recherche collective -les ressources humaines-
ce qui implique la participation de l’ensemble du personnel pour assurer la bonne marche de
l’entreprise.
1-2 : A.R.O en marche : 1975 – 1987
Cette période peut divisé en trois grandes parties :
- 1975 à 1979
- 1980 à 1984
- 1985 à 1987
5
1-2-1 : 1975 - 1979 : Des années "héroïques" marquées par une forte
expansion
Au cours de cette période et bien des fois, la motivation, la solidarité, le dévouement,
l'esprit de "débrouillardise" des cadres et du personnel, palliaient à l'inexpérience, au manque
des moyens adéquats... pour faire face aux difficultés, s'imposer sur le marché, et pour
montrer que les nationaux étaient capables non seulement de faire fonctionner l'entreprise
aussi bien que les expatriés mais de mieux la diriger et de mieux la faire marcher dans l'intérêt
national. Les péripéties de la mise en place de l'UNITE INFORMATIQUE et de l'I.S.A. à
l'époque qui demandèrent plusieurs nuits de veille aux responsables et au personnel en sont
l'une de nombreuses illustrations.
L'"ENEMAN'NY ARO" ou LES SIX JOURS DE ARO" qui eurent lieu du 17
au 23 Mai 1977 constitue l'un des événements les plus marquants de cette période.
1-2-2 : 1980-1984 : L'amélioration de l'organisation interne et l'intensification
de la décentralisation dans le cadre d'une conjoncture socio-économique en crise :
En raison de leurs compétences en matière économique, financière et
commerciale, MM. RAKOTOMAVO Pascal et ANDRIAMANERASOA Nirina,
respectivement Directeur Général et Directeur Général Adjoint, furent nommés en 1982,
Ministre des Finances et de l'Economie, et Ministre de la Production Agricole et de la
Réforme Agraire afin de participer au redressement progressif de cette situation économique
catastrophique. Aussi, la Compagnie fonctionna-t-elle sous la direction pratique d'un Conseil
de Direction composé par le Directeur Commercial, le Directeur Technique et le Directeur
Administratif et financier mais supervisé par les deux hauts responsables susnommés. M.
Bruno RABARY, nommé Directeur Général Adjoint en 1982 fut principalement chargé de la
direction des affaires courantes tandis que M. ANDRIAMANERASOA reprit en mains les
rênes de la Compagnie à la fin de son mandat ministériel en se chargeant de l'orientation
générale et de la conduite des activités de Réassurances.
La nécessité impérieuse de franchir un nouveau pas dans sa marche en avant,
au sein de cet environnement en triste état obligea la Compagnie à s'assigner comme
OBJECTIF PRINCIPAL l'amélioration de l'ORGANISATION INTERNE qui allait de pair
avec l'intensification d'une politique de DECENTRALISATION PROGRESSIVE ET
EFFECTIVE.
Aux yeux de la Compagnie en effet, cette décentralisation était considérée, non
pas comme un slogan à la mode qu'il convenait de suivre pendant un certain temps, ni même
6
Figure n°1
comme un ensemble d'actions ponctuelles liées à une conjoncture donnée, mais comme une
STRATEGIE GLOBALE A LONG TERME exigée par l'évolution interne de la Compagnie,
par l'héritage historique de la situation nationale et par les impératifs des mutations multiples
au niveau international.
1-2-3 : 1985 - 1987 : Les années charnières :
Le constat explicite par la Compagnie à partir de l'année 1985 d'une mutation
de la Société Malagasy en raison de plusieurs facteurs au premier chef desquels les difficultés
économiques et financières traversées par le pays, l'amena à réajuster progressivement sa
stratégie et ses méthodes pour faire face aux nouveaux changements structurels qui étaient en
train de se préparer.
Aussi, les années 1985/1986/1987 peuvent-elles être considérées comme une
étape charnière consacrée à d'intenses réflexions et de recherches sur les contours et les
composantes du nouveau contexte socio-économique, sur leurs répercussions sur le secteur
des Assurances, et à la mise en place d'une stratégie, des tactiques et des moyens adaptés à
l'environnement national et international ainsi qu'à l'évolution interne de ARO, pour les
années à venir.
1-3 : A.R.O et l’horizon 2000
S’inscrivant dans un contexte socio-économique et politique caractérisé par la
libéralisation, la privatisation et la réhabilitation des entreprises, les fluctuations de change, la
chute de la parité du franc malagasy, l’aiguisement de la concurrence, et la crise politique de
1991 avec toutes ses conséquences, la compagnie était obligé d’opérer non seulement une
profonde restructuration mais aussi de nombreuses innovations dans tous les domaines et dans
tous les niveaux.
Elle s’ouvre en quelque sorte par la publication en mars 1988 du PROJET
D’ENTREPRISE A.R.O qui va servir de guide pour l’action stratégique, de catalyseur de
mobilisation pour les ressources humaines, de vecteur de
cohérence et d’intégration pour l’ensemble des actions à moyen
terme et de mesure de performance des résultats.
C’était encore à cette époque que la société spécialisée
dénommée FIARO (FINANCIERE D’INVESTISSEMENT
ARO) fut créée pour l’exercice autonome de l’ACTIVITE
FINANCIERE DE A.R.O.
7
Figure n°2
Figure n°3
Figure n°4
Figure n°5
Par la notoriété qu’elle a sue acquérir progressivement depuis sa création, sur le plan
national, régional et international, FIARO est fréquemment sollicité par les organismes
institutionnels internationaux comme la banque mondiale et ses filiales, sinon à être le chef de
file de la partie malagasy dans un certain nombre d’initiatives lancées en commun, tout au
moins y participer activement.
1995 : 20ème anniversaire de A.R.O
A part l’organisation de plusieurs manifestations, A.R.O a marquée cet anniversaire par
plusieurs constructions, preuves de la solidité financière de la compagnie.
Construction de la zone industrielle d’Andranotapahina -
Antananarivo
Extension du complexe hôtelier AROTEL d’Antsirabe (2ème ville industrielle de Madagascar)
Construction du complexe commercial et administratif
d’Ampefiloha - Antananarivo
Construction d’un immeuble à Sambava (nord de
Madagascar)
2000 : 25 ème anniversaire de A.R.O
Diverses manifestations socio - culturelles et sportives
12/07/03 : inauguration du nouvelle immeuble A.R.O
d’Ampefiloha - Antananarivo
Décembre 2003 : Inauguration du nouvel immeuble
A.R.O Antsahavola II – Antananarivo
8
Figure n°6
2005 : 30ème anniversaire de A.R.O
A.R.O arbore toujours une solidité financière inégalée et conforte sa place de leader sur le
secteur d’Assurance.
A part l’organisation de diverses manifestations socio - culturelles et sportives dans
tout Madagascar, les dates ci-après sont à retenir :
22 juin 2005 : pose des premières pierres pour la construction d’un immeuble à
Antalaha (nord de Madagascar)
23 -24 juin 2005 : premier salon des produits A.R.O à
l’hôtel Madagascar HILTON, dont l’objectif est de jouer
la transparence avec la clientèle et le grand public.
Comme nous avons détaillé ci-dessus l’histoire de la compagnie, depuis sa naissance
jusqu’à nos jours, nous parlons dans la section suivante son identification et son
environnement.
SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO
2-1 : Identification de la compagnie4
Raison sociale : Assurances-Réassurances-Omnibranches
Type d’entreprise : Secteur Assurances Réassurances
Date de constitution : ARO EX-PRESERVATRICE
1935 : Immeuble ex-Prisunic
1965 : Immeuble à Antsahavola
1975 : Dénomination ARO
Objet social : garantir la sécurité des personnes en cas de sinistre
Forme juridique : Société Anonyme
Siège social : 77, Rue Solombavambahoaka Frantsay- Antsahavola
Adresse postale : Boite postale N°42-Antananarivo 101
Numéro téléphone : 22 201 54
Numéro téléfax : 34464
Numéro télex : 22 265 AROSUR
4 Assurance ARO, « Généralité sur les assurances », CDI ARO, 1999, 36p
Contrant annulé 04 Siège, Direction agence, quittancer,
comptabilité,…
Source : CDI ARO
En outre, la négligence de l’importance du classement alourdit aussi la circulation des
documents. Ce problème existe au niveau de la comptabilité. En principe, cette unité
comptabilité devrait disposer d’un grand archive facile à consulter pour permettre à l’unité
même et aux autres unités, qui ont besoin d’informations fiables de faciliter leur travail. Mais
il a été constaté que ce n’est pas le cas. La recherche de documents ou de pièces s’avère
toujours difficile et entraîne une perte de temps du fait qu’ils sont en désordre et que leur
place n’est pas fixée. Par exemple, un agent venant de l’unité recouvrement souhaite revoir un
reçu de paiement d’une prime encaissée à une date donnée, alors que les reçus ne sont pas
classées par date, ils sont seulement jetés en pêle-mêle au dessous d’un bureau. Ce désordre
est dû à deux raisons :
- le manque d’espace, du à l’étroitesse du lieu de travail qui n’est pas proportionnel au
nombre de dossiers et de documents qui y sont classés. Actuellement les casiers, les bacs,
les étagères sont déjà chargés ;
- le laisser-aller des agents ou leur négligence.
Tout ceci ralenti la circulation des documents et retarde des informations. Mais les problèmes
au niveau de volume des travaux administratifs manuels existent aussi. Comment se traduit ce
problème ?
3-2 : Volume important des travaux administratifs manuels
Si nous nous référons aux faits, le volume important des travaux administratifs manuels est dû
au :
- volume important des informations traitées ;
- défauts d’exploitation des outils informatiques et entraîne des retards dans le traitement
des données.
48
3-2-1 : Volume important des informations traitées :
Nous avons pu constater que la collecte de l’information comptable et financière est effectuée
manuellement, de même pour la plupart des traitements de données. Or, les tâches répétitives,
routinières et fastidieuses effectuées par le personnel de l’agence sont considérables.
Par exemple, au niveau de l’unité recouvrement, nombreuses sont les tâches manuelles
effectuées par le quittancer : remplissage de tableau de bord d’encaissement, libération des
quittances, gestion des quittances à terme, gestion des gros clients (enregistrement à partir des
journaux de caisse).
Au niveau de l’unité comptabilité, les travaux de rapprochement, établissement des relevés
manuels, travaux d’éclatement, codification et enregistrements des JOTD, JOF, calcul des
commissions, divers enregistrements,…
Au niveau du service production : rédaction des contrats, perforation, tenue des registres,
régularisation des polices à capitaux variables,… Les cas de redondance d’information sont
aussi fréquents. Le traitement de certaines données est effectué simultanément sur des
supports différents, par des services différents.
Exemple : suivi des comptes clients
� le service de production produit un relevé de compte client
� le quittancer établit des relevés de compte et des factures pour les clients importants
� le comptable suit la situation de ces comptes sur les fiches clients extra-comptables.
Ces traitements en parallèle des mêmes données permettent à chacun de produire et de
disposer des informations dont il a besoin, tout en évitant ainsi les pertes de temps.
Cependant, ils engendrent des travaux administratifs considérables, des problèmes
d’incohérence entre les données des différents supports (mises à jours différentes) et surtout
des retards dans le traitement de certaines données. L’importance des volumes des
informations traitées ainsi que l’insuffisance des matériels informatiques retardent le
traitement des données.
3-2-2 : Défaut d’exploitation des outils informatiques :
L’importance des travaux administratifs manuels peut être due au défaut d’exploitation des
outils informatiques. Ceci s’exprime par le manque de qualification du personnel en la
matière. A l’issue de notre observation, nous pouvons dire que seul le tiers du personnel est
capable de maîtriser des outils informatiques, tandis que les deux tiers utilisent le système
avec un minimum de connaissance, c’est-à-dire ils traitent encore des données sur ordinateur
avec les logiciels Word, Excel, et quelques logiciels de programmation (« V9 »).
49
Cette statistique est défavorable pour l’agence, car une grande compagnie comme ARO se
doit d’informatiser tout le système de travail et avec un personnel compétent. Cependant, des
responsables n’ont aucune connaissance en matière informatique au sein de l’agence. Ce
manque de qualification peut être dû à la vieillesse de certains personnels qui ne peuvent plus
apprendre correctement. En plus, la compagnie n’est pas encore organisée pour consacrer du
temps à la formation en informatique ; par conséquent, l’accomplissement des travaux au sein
de l’agence est critiquable. Le plus remarquable, c’est le retard dans le traitement des
données.
3-3 : Problèmes lies au traitement des quittances pour le service de
recouvrement :
Notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la vérification .de la
réalisation d’un encaissement nous permet de confirmer que les faiblesses dans le traitement
des quittances sont :
- Le traitement des quittances non systémique ;
- La non performance du suivi des paiements des quittances.
3-3-1 : Traitement des quittances non systémiques
D’après notre investigation, si nous nous référons aux faits, la non systématisation de
traitement des quittances est due au retard de l’envoi de l’avis d’échéance de l’annulation des
quittances.
3-3-1-1 : Retard de l’envoi de l’avis d’échéance
L’envoi de l’avis d’échéance n’est pas systémique, alors qu’en principe, il doit être envoyé un
mois avant l’échéance. Mais en réalité, ce principe n’est pas respecté. Ce retard se produit
dans l’un des circuits auxquels passent les brouillons termes. Cela explique le retard non
seulement de l’arrivée des quittances au service recouvrement mais l’envoi de l’avis
d’échéance aussi.
Le comble est que l’erreur vient de l’assureur et si jamais l’assuré est sinistré dans la période
non assuré due à ce retard d’envoi de l’avis d’échéance, il ne pourra pas être indemnisé. Et le
plus grave, c’est que ce problème retarde la possibilité d’encaissement de la prime.
3-3-1-2 : Retard de l’annulation des quittances
En principe, l’unité recouvrement ne doit détenir les quittances à plus de trois mois. Ce qui
n’est pas le cas dans l’agence Ampefiloha car certaines quittances, qui devaient déjà être
annulées, sont toujours conservées dans l’unité pendant plus de trois mois. Elles ne sont
annulées qu’ultérieurement, alors que les quittances qui sont annulées dans le mois considéré,
ne sont pas toutes connues et la collecte des celles à annuler commence tard. A ce moment là,
50
l’état n’est pas comptabilisé. Cette situation crée aussi une perturbation sur le relevé de
compte. Lors du moment de la consultation de ce relevé, on s’aperçoit que la quittance n’était
pas encore annulée, et cela peut amener à réclamer encore la prime correspondante à la police.
En principe, les primes de sorties dans les listes des arriérés dans l’unité comptabilité doivent
être mentionnées également dans les bordereaux d’annulation établis par l’unité
recouvrement. Mais ce n’est pas toujours le cas, car les bordereaux d’annulation ne
contiennent pas toutes les primes qui doivent être annulées.
Au cours de notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la
vérification de la réalisation d’un encaissement, nous avons aussi constaté des faiblesses dans
le domaine du suivi des paiements des quittances.
3-3-2 : Non performance du suivi des paiements des quittances :
Ce problème réside sur la non exhaustivité des informations sur les paiements des quittances
termes effectuées et la difficulté de recherche de preuve de la réalisation des encaissements.
C’est ce que nous allons traiter dans ces deux points :
3-3-2-1 : Non exhaustivité des informations sur les paiements des
quittances termes effectuées
En principe, toutes les quittances termes payées doivent être enregistrées, mais le problème de
manque de performance réside dans le traitement des « polices diverses ». Lorsque ces polices
ne sont pas détaillées sur le reçu ou sur la fiche de renseignement caisse, il n’y a même pas
lieu d’en faire un éclatement, c’est-à-dire, de les rechercher dans le relevé indiqué sur le reçu,
ou de rechercher les avenants correspondants dans le bac à quittance pour pouvoir pointer
chacune d’elles par l’enregistrement informatique. Donc s’il y a des quittances termes dans
ces polices diverses, celles-ci ne seront pas enregistrées lors d’une vérification ultérieure.
Cela conduira non seulement à croire que la quittance correspondante à cette police n’est pas
encore payée, mais aussi à une réclamation auprès du client qui donnera une mauvaise image
de l’unité recouvrement ou même une annulation de quittance.
3-3-2-2 : Difficulté de recherche de preuve de réalisation de
l’encaissement :
Par l’imprudence de la personne responsable de la caisse des quittances payées au comptant
sur l’ordinateur, certaines quittances ne sont pas enregistrées, et lorsqu’elle sera émise et que
le quittancer procède à la vérification des quittance payées, il sera perdu car faute de preuve
du payement de la quittance par le client, surtout s’il s’agit d’un montant inférieur à un
million et d’un simple client. Il sera donc obligé de se renseigner à l’unité comptabilité par la
consultation des fiches clients, mais les problèmes persistent car certaines polices n’y sont
51
enregistrées, comme la police retraite complémentaire et retraite minute, indemnité
contractuelle et police mono véhicule.
En outre, les informations dans ces fiches ne sont ni complètes ni fiables. Nous venons de
terminer les problèmes au niveau de la gestion des quittances. Toutefois une société
d’assurance ne se réduit pas à la gestion des quittances, il y a aussi un système de
recouvrement des primes d’assurance, qui est l’un des facteurs déterminant la valeur de
l’encaissement.
Dans le présent chapitre, nous avons tâché de mettre en relief la procédure comptable de
l’Assurance ARO, en partant de l’agence jusqu’au siège. Nous avons parlé également les
vices et vertus de cette procédure.
52
CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COM PTABLE
PROPREMENT DIT :
Le présent chapitre comporte l’analyse basée sur les traitements des opérations
comptables au sein de l’agence.
SECTION1 : Etude descriptive à la mise en oeuvre des procédures comptables
Dans ce chapitre, l’étude se limite seulement dans le service comptabilité. Mais ce fait
n’exclue pas l’existence de plusieurs services qui travaillent de concert avec le service
comptabilité.
Autrement dit, toutes les informations venant de ces derniers seront traitées par le
service comptabilité.
1-1 : Les travaux comptables :
D’abord, rappelons que l’agence ARO Ampefiloha est sous tutelle directe de la Direction
Commerciale et sous la division du Département réseau. De ce fait, une délégation d’autorité
et de responsabilité est primordiale à la gestion et au contrôle des opérations. C’est la raison
pour laquelle le service « Comptabilité Agences » est instauré et fait partie de la division de la
Direction Commerciale. En effet, la prise de décisions et les traitements des informations
comptables et de gestion se présente comme suit : le service comptabilité des points de vente
assure toutes les tâches comptables de la direction. Les informations comptables y afférentes
seront ensuite vérifiées et synthétisées au niveau de la comptabilité Agences et du
Département réseau (Siège), tandis que la Direction commerciale prend toutes les initiatives
concernant l’administration et la définition des objectifs. Toutefois, il faut remarquer que
grâce au système centralisateur adopté par la compagnie, toutes les opérations passées par
l’agence seront centralisées au Siège.
Les travaux comptables ce sont les travaux relatifs à la comptabilisation des opérations
courantes en utilisant le plan comptable et les fiches de compte adoptées pour les points de
vente. Les détails de ces comptes ainsi que leur fonctionnement se trouvent respectivement en
annexe IV.
1-1-1 : L’organisation de traitement comptable :
Ensemble des traitements comptables permettant de passer la transaction économique (ou
opération) observée à la mise à disposition de l’information produite. De ce fait, la procédure
comptable suivie par l’agence se présente comme suit :
53
Source : ARO CDI
Description :
Pour qu’une opération puisse être comptabilisée, elle doit être appuyée et justifiée par une
pièce comptable généralement par un support papier. Ceci doit âtre obligatoirement l’original.
Le travail commence par la préparation des pièces, bases de l’écriture comptable. Il s’agit de
s’assurer que l’opération concerne réellement et effectivement le compte de l’agence. Dans ce
cas, la tâche du comptable consiste à vérifier et contrôler le respect des conditions de fond et
des conditions de forme, prévues par la loi, pour les documents à enregistrer. Ensuite, lorsque
le comptable juge que la pièce mérite une comptabilisation, il procède à l’imputation des
comptes. Celle-ci consiste à attribuer un numéro de compte à débiter et à créditer (mécanisme
de la partie double) suivie du montant correspondant et l’objet de l’écriture. Autrement dit,
l’imputation comptable est un système qui consiste à effectuer la traduction comptable et
chiffrée des faits : juridiques, économiques, financiers et sociaux sur la pièce ou sur un
bordereau spécial.
Evénement
Préparation des pièces comptables
Imputation des comptes
Etablissement de brouillard
Vérification et contrôle de la balance avant inventaire
Saisie journal sur machine
Régularisation des écritures d’inventaire
Sortie de balance après inventaire et envoi au Siège avec pièces justificatives
OP
ER
AT
ION
CO
UR
AN
TE
Travau
x de fin
d’exercice
Figure N°12: Organisation des traitement comptable suivie par l’agence
54
La phase suivante concerne l’établissement de brouillard. La tâche consiste à transcrire
l’imputation des comptes sur un journal général. Il est traité directement sur machine mais
sous Windows Microsoft Excel. Le brouillard est établi pour chaque journal auxiliaire. Il
mentionne les informations comptables essentielles : date de l’opération, libellé ou motif, le
montant et les comptes utilisés, et le solde cumulé du journal. Pour contrôler les écritures, les
comptes sont arrêtés mensuellement. L’ensemble de ces trois stades constitue la phase
préparatoire ou préliminaire du traitement comptable.
Ensuite, la quatrième phase se concentre sur la saisie et l’enregistrement des informations
dans le journal auxiliaire relatif à l’opération et dans un ordre chronologique. L’écriture se fait
sur l’appui du brouillard préétabli. Les données sont traitées sur le logiciel comptable mis en
place. A titre de contrôle, le comptable vérifie à chaque écriture l’égalité du solde trouvé dans
le brouillard et affiché sur l’écran, l’exactitude des comptes utilisés et la désignation
d’écriture. Et afin d’éviter la double écriture, il appose un petit signe lisible et claire
(exemple : tiré ou croix ou point etc.).
La vérification et le contrôle de la balance avant inventaire font parties du cycle de traitement
de la comptabilité. Il s’agit ici d’assurer que la somme des débits soit égale à la somme des
crédits et le total des soldes débiteurs soit égal au total des soldes créditeurs.
Cela signifie alors que la balance constitue un instrument de contrôle qui permet de vérifier
qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant. C’est le comptable lui-
même qui assure ce travail. Et à chaque inégalité trouvée, il procède directement à la
modification de l’écriture dans le volet « journal de traitement » du logiciel CASH.
Mais toutefois, la balance ne permet qu’un contrôle limité. En effet, l’égalité des totaux ne
signifie pas l’absence d’erreurs (exemple : des erreurs d’imputation ne modifient pas les
égalités de la balance, des erreurs peuvent se compenser) et ne garantit pas la fiabilité des
informations et la sécurité du patrimoine de l’agence.
Ensuite, le travail du comptable se poursuit avec les opérations d’inventaire à chaque fin
d’exercice (mois de décembre). Il consiste à faire un recensement exhaustif des éléments
actifs et/ou passif. A la fin, il procède à la régularisation des comptes à partir du résultat de
l’inventaire soit une diminution, soit une augmentation de compte avant l’envoie du bordereau
au Siège en vue de faciliter l’élaboration des documents de synthèses sur la base de la balance
traitée par le service de comptabilité générale au Siège, qu’est le « système centralisateur ».
55
1-1-2: Les opérations comptables courantes au sein de l’agence ARO
Ampefiloha :
Nous allons examiner les différents schémas des traitements des opérations courantes
au sein de l’Agence Ampefiloha. Tous les traitements comptables sont faits au niveau du
Siège social Antsahavola, mais la réalisation de ces travaux a besoin des opérations effectuées
au sein de l’Agence. Ici, nous nous intéressons particulièrement aux traitements comptables
effectués au sein de l’Agence ARO Ampefiloha.
Le caissier et le comptable sont tous les deux tenus de respecter les règles qui régissent
l’enregistrement des opérations qui leur sont confiées. De plus, ils doivent s'assurer de la
bonne gestion des journaux de saisie. Ceux-ci doivent être complétés quotidiennement.
Dans le cas des assurances, le système comptable est traité sous logiciel « CASH » élaboré
par les informaticiens de la compagnie et on attend à chaque fin de mois des divers états à
partir des journaux de caisse, banque, et J O T D. Les opérations sont alors enregistrées par
ordre chronologique sous forme de débits ou de crédits14.
Le journal présente le compte débité et crédité côté à côté pour l’Agence, il existe trois types
de journaux.
Ce sont : - journal de caisse
- journal banque
- JOTD
1-1-2-1 : Le journal de caisse « code 1 » :
Le journal de caisse est tenu journalièrement par le caissier et arrêté en fin de journée.
L'enregistrement des opérations habituelles de la caisse y sont constatés comme le versement
à son profit ou le règlement en espèce avec pièces justificatives des opérations effectuées : les
reçues d'encaissement ou les reçues de décaissement, les bordereaux de versement espèces en
banque. Il fait 1'objet d'un contrôle par billetage de Directeur.
D'après le plan comptable utilisé par 1'agence, le compte « 570 001 caisse » est débité ou
crédité en contrepartie d'une opération d'encaissement ou de décaissement comme le
règlement de quittance qui tourne en sa faveur ou bien le règlement de commissions de
courtage en espèce.
On débite le compte qui augmente la caisse et crédite le compte qui diminue la caisse
14 Cf. Annexe VII
56
� Encaissement de la prime par le client d’agence :
Cette opération sera constatée à partir d’une passation automatique sous le logiciel « cash »
à1'endroit du journal de caisse ou du journal des opérations financières (banque) en cas de
contrat par traite. Egalement, il faut toujours se baser sur une pièce justificative. Ici, un reçu
de paiement nous servira de référence.
570 001 Passation automatique 41 18 1 21112
10720.00 10720.00
Le compte client est crédité
� Versement de fonds en banque pour les primes perçues :
Notons qu'aucune dépense ne peut être engagée par les points de vente. Ainsi par mesure de
sécurité, la somme encaissée à la caisse des points de vente doit être versée intégralement à la
banque.
Cette comptabilisation doit se faire à deux (2) niveaux :
- sur le journal caisse :
570 001 CAISSE La passation automatique et manuelle 590 001 Virement interne
10720.00 10720.00
- ou sur le journal de banque :
590 001 La passation automatique et manuelle 560 001 Banque
10720.00 10720.00 On constate que le compte 570 001 de la banque est débité après avoir soldé le compte
Virement interne 590 001.
Ce virement bancaire est suivi en même temps dans le journal de caisse et du journal des
opérations financières (banque) tenus respectivement par le caissier et la comptabilité du point
de vente. La passation à ce niveau est donc effectuée automatiquement par le logiciel « cash »
et manuellement par le cahier de versement de la caisse à base de bordereau de versement en
espèce et par chèque.
En fin de compte, la caisse doit être tenue et contrôlée journalièrement. Pour effectuer un bon
contrôle de la caisse, quatre (4) documents essentiels sont à utiliser :
57
� folio de caisse de la veille
� carnet renfermant les souches du reçu correspondantes aux écritures à vérifier
� le folio de caisse du jour
� les pièces de caisse numérotées dans 1'ordre chronologique des écritures portées sur le
folio à contrôler
A l’issue du pointage des informations transcrites dans le journal, le contrôleur doit procéder à
la clôture de 1'opération de contrôle de la caisse de façon minutieuse et réaliser les tâches
suivantes :
� vérifier que les totaux portés sur journal sont exacts
� vérifier que le solde caisse et le billetage portés sur le folio correspondent à la somme
(en espèces et chèques) qui est remise par le caissier
� signer le folio de la caisse
� enfermer les espèces et chèques correspondants au solde de la caisse en attendant le
versement en banque
1-1-2-2 : Le journal de banque « code 2 »
Pour ce journal, il revient au comptable de le tenir journalièrement. Il y enregistre les
mouvements de fonds en faveur ou pour le règlement du compte banque et CCP. A noter que
1'envoi des fonds au siège se fait mensuellement.
La nécessité de créer un compte de passage « 590 001 virement interne » se fait remarquer
parmi la majorité des écritures comptables dans ce journal. Cela peut provenir d'un virement
en espèce à la banque qui transite au préalable dans le compte de passage « 590 001
virement». On débite le compte qui augmente la banque et crédite le compte qui diminue la
caisse.
Exemple :
Transfert de fonds perçus par 1'agence au Siège : Sur journal de banque de l’agence :
570 001 Banque La passation automatique 170 001 Siège 10720.00 10720.00 La passation à ce niveau est donc effectuée automatiquement sur la base d'un chèque émis à l’ordre de ARO. A la réception de 1'avis comptable et du chèque correspondant, le Siège passera à son tour la comptabilisation demandée comme suit :
L'annulation de la quittance peut avoir lieu suite à diverses raisons venant de 1'assuré. Si une raison comme une autre a été évoquée pour accéder à l’annulation d'une quittance, 1'opération suit plutôt le contraire d'une passation anomalie lors d'une émission de prime c'est-à-dire :
41 18 1 490 101 46500.00 46500.00
1-2 : Les travaux extra comptables :
Ils sont spécifiés par les travaux d’inventaire, plus particulièrement l’inventaire
de quittances, l’établissements des états de rapprochement bancaire et enfin, les états de
réconciliation des comptes.
En outre, il faut noter que la compagnie avait élaboré un tableau de bord théorique
pour la circulation des documents comptables. Le tableau de bord, outil de travail, est le
calendrier faisant apparaître le circuit d’envoi et de réception des documents comptables, tant
au niveau des points de vente qu’au niveau Siège. Il était conçu pour permettre une bonne
circulation des informations par les échanges de documents comptables afin de permettre la
régularité et la ponctualité dans l’exécution des travaux comptables par la suite.
59
1-2-1 : La balance de compte
La balance regroupe les comptes utilisés au niveau d'un point de vente (comptes clients et
courtiers, compte de personnel, compte de passage, frais de fonctionnement, virement interne,
...). Elle présente la situation pour chacun des comptes (classes dans 1'ordre du plan
comptable) et elle fait apparaître :
- le numéro du compte
- l’intitulé au compte
- le total des débits
- le total des crédits
- le solde du compte, qui apparaît dans la colonne « solde débiteur » ou « solde
créditeur » dans le cas inverse.
La balance du compte doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des débits doit être égal au
total des crédits. Cet équilibre permet de vérifier que les opérations ont été correctement
enregistrées (en respectant le principe de la partie double).
Toutefois, une balance équilibrée ne constitue qu'une indication : les erreurs peuvent se
compenser et la balance ne permet pas de détecter les erreurs d'imputation de compte
(utilisation d'un compte inapproprié).
La balance permet d'établir, au final, le bilan, le compte de résultat et l’annexe légale. C'est en
réalité la balance après inventaire, permettant l’établissement de ces documents comptables de
synthèse.
Pour le cas de la compagnie ARO, les détails ayant permis de faire sortir la balance se trouve
pour la plupart dans le bordereau de perforation en se référant avec les numéros de la police
d'assurance et ceux des codages spéciaux (numéros clients).
L’analyse de la balance se porte surtout sur le contrôle des grands totaux, qui en principe
devraient être semblables. En cas d'erreur, le siège est informé des différences constatées.
Quelques vérifications s'imposent également au niveau des numéros des comptes, qui doivent
être conformés à la liste des comptes du plan comptable. Le redressement des comptes
irréguliers, et les soldes du compte personnel, sont aussi nécessaires.
1-2-2 : Le grand livre
Le grand livre est un document qui représente 1'ensemble des comptes utilisés par
l’entreprise. Il fait apparaître le relevé de la situation détaillée des mouvements de chaque
compte, classe par ordre numérique et établi à partir du journal (les comptes des nombreux
points de vente répartis dans toute l’île).
60
Lors de 1'écriture du débit, le comptable rappelle la date du journal et la page où se trouvait le
crédit de l’écriture correspondante. Il en est de même pour les crédits. Cette technique
caractérise le système de la comptabilité en partie double, c'est-à-dire il faut utiliser au moins
deux (2) comptes, pour enregistrer une opération. Une modification des valeurs, au débit d'un
compte, doit être accompagnée d'une modification de même valeur au crédit d'un compte.
1-2-3 Le relevé des comptes
Ce document informatique constate le regroupement de 1’analyse de chaque compte et les
redressements éventuels ainsi que les apurements inhérents. Il retrace aussi les mouvements
d'opérations relatives aux contrats d'assurances de 1'assuré (souscription et renouvellement,
annulation/ristourne ou règlement de primes ou tout autre mouvement de régularisation
concernant son compte) de façon détaillée et par ordre respective des polices souscrites
suivant leur date d'effet.
1-2-3-1 : L’exploitation des relevés de compte courtier
Le relevé de compte courtier15 enregistre les mouvements détaillés des commissions revenant
à un courtier (émission et/ou reprise de commission) ainsi que les règlements effectués et
autres régularisations y afférents.
1-2-3-2 : L'exploitation des relevés de comptes clients
Pour prévoir les erreurs et permettre un meilleur suivi de la comptabilité, chaque comptable
des points de vente doit procéder mensuellement à la vérification des opérations contenues
dans les relevés de comptes clients, dans la mesure où elles peuvent comporter d'éventuelles
anomalies (techniques ou comptable) qui risquent de fausser la situation des arriérés et du
chiffre d'affaires de la compagnie.
1-2-3-3 : Exploitation des comptes commissions
A chaque réception de pièce, les comptables du point de vente doivent s'atteler
systématiquement aux travaux de régularisation des opérations découlant de la situation. Il
s'agit de :
� régler périodiquement les commissions sur primes payées
� supprimer les codes courtiers non opérationnels
� soumettre pour l’annulation des commissions non utilisées ou indûment
comptabilisées
� redresser les erreurs de codification éventuelles
15 Assurance ARO, « Aide mémoire pour la gestion des points de vente », CDI ARO, 70p
61
1-2-4 : L’état de rapprochement
Il s'agit d'une tâche associée à l’exploitation des bordereaux de production et au suivie
parallèle du chiffre d'affaires de 1'agence. Elle permet de déceler les anomalies éventuelles
existantes en mouvement propre de la production, en 1'occurrence les diverses primes non
émises et celles comportant des erreurs de comptabilisation (prime erronées, émises deux fois,
doublée ...). L'approche est tout à fait simple. Elle consiste à confronter mensuellement le
listing d'envoi des pièces de production au siège (y compris les bordereaux d'envoi des
quittances retournées pour annulation) au vu des bordereaux informatisés de production
mensuelle.
Les écarts évoqués après pointage constituent les situations anomalies du mois, lesquels font
appel à la mise en oeuvre immédiate des dispositions de régularisation du siège. Ces
anomalies doivent être consignées sur des états distincts et séparés selon les régularisations
demandées auprès de chaque service ou Département du Siège (automobile, incendie et risqué
divers, maritime, département vie et assurance de personne).
1-2-5 : Etat de réconciliation de comptes :
Il consiste à rapprocher les écritures continues dans le grand livre (compte 170 001 siège) du
point de vente et le relevé du compte correspondant tenu par le siège (410 NN Point de vente).
Il faut récapituler dans son ensemble la diversité des écritures habituelles des travaux de
réconciliation compte mensuel. La présentation de l’état se fera de façon à distinguer par
rubrique les opérations à passer par le siége et celles à régulariser au niveau du point de vente,
d’y faire figurer la date des écritures survenues en divergence.
Elles sont quasiment représentées par les opérations énumérées ci-après :
• les références des pièces et de leur envoi en cas d’omission ou de retard de la
comptabilisation pour toute opération restant à régulariser par le siège (avis comptable
plus note afférentes)
• les anomalies indispensables aux éventuels rejets d’écritures suivies de la mention “ne
concerne pas”
• les dates respectives de passation pour toute opération passée deux fois
• la précision éventuelle demandée aux opérations passées à l’inverse du type DEBIT au
lieu de CREDIT ou vice versa
62
SECTION 2 : Points forts
2-1 : Le personnel comptable compétent
Pour améliorer le fonctionnement du service, le comptable a eu l’intuition d’élaborer un petit
manuel de procédure, même s’il est imparfait.
Le service de recouvrement essaye toujours au maximum d’atteindre les objectifs du service
malgré les contraintes imposées par la direction et les difficultés rencontrées en rapport avec
la performance des autres services.
La culture d’entreprise est profondément encrée en eux que, malgré la réduction de l’effectif
du service et l’insuffisance de motivation, ils essaient toujours par tous les moyens de
respecter à temps le délai de procédure même si pour cela, ils ne peuvent respecter le principe
de la séparation des fonctions. Heureusement qu’ils sont polyvalents, honnêtes et
responsables.
2-2 : Equipement informatique adéquat :
Le matériel informatique utilisé au service comptable et recouvrement suit bien la nouvelle
technologie. Le problème de la lenteur du traitement des informations n’est plus causé par la
vétusté des machines. Il est même connecté à Internet pour permettre à une circulation et
recherche d’informations plus efficaces.
Il peut aussi consulter les programmes des autres services, par exemple celui de la caisse.
Malgré ces points forts, le service de comptabilité n’atteint pas toujours le maximum de ces
capacités. Ceci est dû à quelques faiblesses du système d’organisations comptables
proprement dites.
SECTION 3 : Points faibles
Pour avoir une idée plus claire de cette section, nous l’analysons sous
deux points :
� Retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation de comptes :
� La tenue des livres comptables peu fiable
3-1 : Retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation
de comptes :
En principe, les documents sortis (Balance, grand-livre, relevé de compte) auraient du être
exploités minutieusement par les comptables du point de vente, pour qu’ils puissent détecter
les anomalies persistant dans ces documents afin d’éclaircir la situation exacte de chaque
63
compte. De même, ils sont tenus de réconcilier les deux comptabilités tenues parallèlement
par le Siège et l’agence au cas où elles ne seraient pas identiques. Il en est de même pour les
opérations bancaires maintenues par la compagnie et la banque.
Théoriquement, ces travaux devraient être exécutés périodiquement, le plus souvent
mensuellement. Pourtant, la perturbation dans la circulation des documents empêche leur
finition en temps réel.
3-1-1 : Surcroît des travaux de redressement :
Nous avons constaté que les travaux de redressement et d’épuration des comptes, ainsi que les
tâches d’assainissement du relevé des comptes clients et courtiers sont retardées faute
d’informations nécessaires au moment convenable. Par exemple, les erreurs et anomalies du
mois de novembre 2007 ne sont redressées qu’au mois de février 2008. De ce fait, les erreurs
d’affectation et/ou d’imputation figurant dans les documents comptables (balances, grand-
livre, relevé) sont insuffisamment redressées voire négligées, faute de temps. Par conséquent,
des opérations très anciennes, plus d’un an, persistent toujours sur le relevé.
En outre, il n’existe pas de contrôle automatique au niveau du service informatique qui
effectue la saisie. On distingue alors deux sortes d’anomalies :
- Les anomalies comptables regroupant les imputations comptables, nécessitant
des redressements manuels, notamment sur les erreurs de codification et d’affectation. Ces
erreurs sont engendrées, surtout par les fausses informations contenues dans les pièces
comptables ou par des erreurs de saisie au niveau du service Informatique.
- Les anomalies techniques concernant directement les primes d’assurances :
• Primes erronées émanant d’une mauvaise codification des journaux ou encore
d’une double affectation des primes ;
• Primes payées d’avance qui sont des primes dont les acomptes ont été déjà
perçus avant qu’il y ait eu transformation du contrat. C’est dans ce cas qu’on
rencontre fréquemment une double imputation c’est-à-dire, avant et après la
transformation du contrat ;
• Primes émises deux fois ou doublées qui peuvent être provoquées par des
erreurs à l’établissement initial des bordereaux de perforation et/ou lors du
traitement informatique ;
• Primes non émises représentées globalement par des encaissements de primes
nécessitant la comptabilisation en émission sur les bordereaux de production ;
64
• Les trop et moins perçus sur encaissement dû aux différents modes de calcul
des primes (erreur de décompte ou erreur de facturation) ou mode d’éclatement
des primes car certains clients paient un ensemble de primes d’assurances ;
3-1-2 : La non fiabilité des informations disposées :
Suite à l’insuffisance de redressement des écritures figurant dans les documents sortis, le
service comptabilité générale ainsi que l’agence se trouve actuellement, faute d’organisation
comptable, dans une situation difficile pour fournir des informations fiables. En fait, les
anomalies non redressées et les comptes non apurés déclenchent la non-conformité du solde
du relevé des comptes à celui des fiches clients arrêtées à la date de la comptabilité concernée.
Ce qui ne facilite pas du tout une prise de décision par le responsable en cas de nécessité.
En bref, la prolifération des anomalies comptables et techniques ne permet pas de mettre à
jour la situation nette de l’agence Ampefiloha. Les retards évoqués ne permettent pas de
disposer d’informations efficaces et fiables au moment opportun ni pour la prise de décision,
ni pour les analyses financières et comptables.
3-2 : La tenue des livres comptables peu fiable :
Nous avons observé une tenue de livre peu fiable au sein du service comptabilité de l’agence
ARO Ampefiloha. Ces livres sont constitués par le journal caisse, le journal des opérations
financières, le journal des opérations techniques et diverses, ainsi que le grand-livre auxiliaire
des clients. Prenons le cas du grand-livre auxiliaire des clients présenté sous forme des fiches
cartonnées sur lesquelles s’accentuent davantage notre critique. Ces fiches sont numérotées,
nommées et classées par ordre croissant dans les cases appelées « Bac à fiche ».
Leur tenue se présente comme suit : on fait directement l’enregistrement de l’écriture en
utilisant les dossiers clients. Puis, on confronte ces fiches avec les journaux divisionnaires
correspondants et les pièces justificatives pour vérifier les paiements effectués par les clients.
Ainsi, nous allons essayer de mettre en exergue les problèmes y afférents à savoir :
- l’encombrement au niveau des opérations comptables
- l’insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations
Les deux paragraphes ci-dessous nous montrent cette analyse.
3-2-1 : L’encombrement au niveau des opérations comptables :
L’encombrement au niveau des opérations comptables est la cause des non fiabilités de la
tenue des livres comptables. La recherche manuelle des fiches a parfois mis du temps parce
que les numéros ne sont plus en bon ordre ou bien elles sont déjà retirées du bac et classées
dans les archives. De ce fait, le volume des dossiers à traiter augmente de plus en plus et cela
empêche la continuation rapide du traitement des opérations comptables.
65
De plus, la circulation de certaines informations engendre l’encombrement des tâches à
exécuter en une certaine période. Dans la plupart des cas, ces documents ne sont pas parvenus
au moment opportun pour l’arrangement du travail.
Ces problèmes sont également dus par l’inadéquation des matériels employés, car le service
comptabilité au sein de l’agence Ampefiloha ne possède qu’un micro-ordinateur lié aux deux
imprimantes et des machines électro-comptables. Dans ce cas, nous avons constaté que les
travaux manuels d’imputation sont très volumineux par rapport aux tâches automatisées. En
effet, tous les logiciels spécifiques sont encore inadaptés au sein de ce service. De ce fait, il
existe toujours un ralentissement au niveau des traitements des informations qui, par la suite,
entraîne l’encombrement au niveau des opérations comptables.
3-2-2 : Insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations :
� Du point de vue enregistrement :
En principe, pour tous travaux d’enregistrement dans les journaux, le comptable a toujours
l’obligation de procéder à une vérification des pièces comptables. Ceci devrait être fait pour
éviter les risques d’erreurs et de diverses anomalies. Cependant, nous avons constaté qu’au
sein de l’agence Ampefiloha, ce genre de contrôle relève d’une insuffisance. En effet, les
anomalies qui persistent encore dans les livres journaux.
Au fait, le contrôle ainsi que toutes les passations d’écritures sont toujours manuel si bien
qu’ils consomment beaucoup de temps. En revanche, l’encombrement au niveau des
opérations comptables ne permet pas aux comptables de se consacrer davantage à leurs
travaux. En conséquence, l’exécution des tâches est basée sur la quantité des opérations
enregistrées mais non sur la qualité des enregistrements effectués. Ce qui ne facilite pas le
contrôle des paiements des quittances et le suivi de la situation d’une police en cas de sinistre.
Dans la plupart des cas, il existe toujours des informations erronées.
Elles peuvent se présenter sur le numéro de police d’assurance erroné, le numéro de compte
client inversé ou doublé, la date d’effet de contrat falsifié..
� Du point de vue classement :
Du point de vu classement physique, le contrôle des informations classées s’avère encore
insuffisant. Nous avons observé un classement désordonné qui rend difficile la recherche des
documents. Les pièces sont mélangées entre elles. Des fois, elles sont égarées ou introuvables
et cela perturbe les passations journalières. Ces problèmes sont dus par l’inexistence des
moyens matériels adéquats pour conserver les documents et pièces et par l’insuffisance de
contrôle strict de classement à intervalle régulier.
66
Au cours de notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la
vérification de la réalisation d’un encaissement, nous avons aussi constaté des faiblesses dans
le domaine de suivi des paiements des quittances.
3-2-3 : La non fiabilité du tableau de bord des encaissements :
Les deux derniers mois de notre stage se sont passés dans l’unité de caisse. Nous pouvons dire
que le tableau de bord mis en place dans l’unité n’est pas fiable. Les données qu’elle fournit
ne sont pas exactes, sont incomplètes et pas conformes à la réalité. Quelles en sont les
raisons ?
D’abord, lorsque le montant de la prime est supérieur ou égal à un million de franc et il sera
ainsi enregistré dans la liste des gros clients. Au moment du remplissage du tableau
d’encaissement des primes payées par le gros client, certains montants de primes ne dépassent
pas d’un million d’Ariary. De plus, des sommes imputées dans l’année antérieure et aussi des
sommes supérieures à un million d’Ariary ne sont pas encore enregistrées dans cette liste. Le
comble est que si certains d’entre eux paient leur prime par tranche ou par catégorie de police
à un montant inférieur à un million d’Ariary, l’agent comptable n’enregistre jamais ce
paiement dans le tableau de bord des encaissements des gros clients, sous prétexte que ce
client n’a pas payé d’un seul coup une grosse somme et qu’il ne figure pas dans la liste des
gros clients. Par conséquent, leur compte sera faux.
En outre, ce tableau n’indique pas le taux de recouvrement. Il donne tout simplement les
montants des primes payées sans mentionner le taux de recouvrement par branche de produit
(vie, terrestre, maritime), le taux de recouvrement des gros clients par rapport aux divers
clients et les arriérés.
Enfin, l’inexistence des quittances annulées et parfois ignorées, celles-ci ne sont pas
enregistrées dans le tableau de bord des comptes des gros clients, parfois, il s’agit d’une
mission provoquée par l’accumulation des travaux car par manque de temps, il reporte cette
tâche pour la prochaine fois.
En résumé, l’agent comptable et recouvrement ne sont pas conscients de l’importance de ce
tableau de bord.
Tout en tenant compte de leurs forces et faiblesses, le présent chapitre a mis l’accent sur les
éléments constitutifs de l’organisation comptable de l’assurance.
67
CONCLUSION PARTIELLE
Le service de comptabilité au sein de la compagnie d’assurance ARO, agence
Ampefiloha fait beaucoup effort pour atteindre l’objectif de la compagnie. Son atout réside
surtout aussi bien dans son personnel (comptable) que dans son équipement informatique.
Malgré ces points forts, le service de comptabilité n’est toujours pas maximum de ces
capacités. Ceci est dû à quelques faiblesses du système d’organisations comptables
proprement dites. Trois problèmes sont à l’origine de cette faiblesse : le premier concernant le
retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation de comptes, le second
consiste au manque de fiabilité de la tenue de la comptabilité, et enfin, la non performance du
suivi des paiements des quittances. Comment résoudrons nous à ces problèmes ?
C’est cela même l’objet de la partie suivante, car notre objectif est de diminuer les faiblesses,
avec les résultats attendus et leurs impacts.
61
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS ET
RESULTATS ATTENDUS
68
PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET
IMPACTS
Bien qu’il y ait une multitude de solutions, nous n’en retiendrons que celles qui
prennent en compte les facteurs résolvant nettement aux limites des contraintes que nous
avons abordées lors de notre analyse. Nous allons aussi procéder à l’amélioration des apports
que l’adoption de celle-ci peut procurer à l’agence comme résultats attendus.
Le choix de notre solution est basé sur sa faculté à remédier les causes des problèmes que
nous avons constatés et analysés dans la deuxième partie de notre étude. Deux points
essentiels seront pris en compte :
- L’amélioration des procédures administrative comptable,
- L’amélioration de système d’organisation comptable proprement dit.
CHAPITRE I : SUGGESTIONS D’AMELIORATION SUR LES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES.
Ce chapitre permet de proposer les solutions possibles dans le but d’apporter une
amélioration à la procédure comptable basée sur les informations comptables. Ce chapitre se
divise alors en deux sections :
� La première consiste à améliorer le circuit des informations comptables
� La seconde parlera des solutions concernant les traitements des informations
Section 1 : Amélioration du circuit des informations comptables
Si nous avons mis en lumière, dans la deuxième partie, la manifestation des
problèmes relatifs à la longueur du circuit de l’information, nous évoquerions, dans la
présente section, les suggestions nécessaires pour remédier à cette carence. Il s’agit alors de :
- Alléger le circuit
- Et améliorer le système de circuit des informations comptables
69
Source : Personnelle
1-1 : Allégement des circuits
L’allégement de circuit est indispensable. Nous le traitons dans deux sous paragraphes :
� Minimum d’inventaire humain ;
� Rapidité de la circulation des documents
1-1-1 : Minimiser l’intervention humaine:
Comme nous avons constaté précédemment, le long circuit est surtout vu lors de la production
d’un contrat d’assurance jusqu’à la sortie des quittances. Chaque opération de production
nécessite l’intervention des personnes ou des services. Or, il faut le réduire le plus possible.
Pour cela, nous proposons un schéma d’un circuit allégé avec une intervention des services
plus réduits par rapport au circuit existant.
Rappelons qu’auparavant, nous avons évoqué l’utilisation de plan comptable
générale 87, expiré par le nouveau code de commerce et comptabilité du février 2004, en
utilisant le plan comptable de générale 2005 (PCG 2005), constitue un problème de l’agence.
Cela implique l’instabilité des réseaux au niveau du serveur, qui entraîne à son tour une
difficulté du siège à entrer la session de l’agence traité au sein des journaux auxiliaire, due
arrêt des réseaux involontaire. De ce fait, nous jugeons qu’en tant qu’une grande entreprise, la
compagnie ARO doit adopter la norme internationale comme l’utilisation du PCG 2005. Les
résultats attendus seront alors, d’une part, l’accélération de l’exécution de travail, et d’autre
part, la bonne répartition des taches.
Inspecteur commercial
Rédacteur/responsable production agence
Directeur agence/adjoint
Service de Recouvrement/Quittancer
Service comptabilité du Siège
Service informatique Au sein de l’agence
(2)
(3)
(4)
(1)
(5)
(7)
(6)
Figure N°13 : Circuit court des traitements des informations / quittance
70
Commentaire :
Nous avons deux circuits courts différents :
- (1) ; (2) ; (3) ; (4) : circuit en amont du traitement des quittances
- (5) ; (6) ; (7) : Circuit en aval du traitement de l’information
Circuit de traitement quittance :
(1) : l’inspecteur commerciale établit la proposition d’ordre d’assurance, vérifie sur
l’ordinateur s’il s’agit d’un nouveau ou d’un client actuel, gestion automatique d’un numéro
courtier,…
(2) Rédacteur : rédaction de contrat d’assurance à partir de la police, contrôle et calcul de
prime, gestion numéro quittance,…
(3) Directeur agence / son adjoint : vérification et signature du contrat d’assurance
(4) Service informatique de l’agence : ce service est installé au sein de l’agence
Il travaille uniquement pour les besoins informatiques de l’agence et il est aussi appliqué au
service production Siège. Il effectue les tâches suivantes : traitement informatique des
quittances, des contrats, et des divers documents,…
La durée maximale pour effectuer ce traitement dans le circuit en amont n’est pas plus de
deux (02) jours.
Circuit en aval du traitement de l’information
- (5) Inspecteur commercial : vérification des quittances,…
- (6) Service comptabilité au Siège : Edition des quittances « comptant » et de la « liste des
quittances émises » ; mise à jour des fichiers ; envoi des quittances au quittancer ;
- (7) Quittancer : gestion de quittance
La durée de ce circuit en aval est de deux jours au maximum. Il faut noter que la principale
cause du long circuit est la centralisation des informatisations au Siège. Il doit éliminer les
documents envoyés à l’inspecteur commercial (ISA) et des tâches qui y sont relatives pour
bien circuler les documents rapidement.
71
1-1-2 : Rapidité de la circulation des documents :
Le minimum d’intervention humaine ou des services entraîne la rapidité de la
circulation des documents. Il supprime les caractères pléthoriques des documents utilisés qui
alourdissent le circuit, d’où un gain d’espace pour la conservation des documents et aussi un
gain de temps par la recherche rapide des informations. Grâce à cette réduction, le délai
maximum de sortie des quittances est environ quatre jours après la souscription.
Voilà le fruit de l’allégement des circuits en général. Toutefois, il faut tenir compte
aussi du système de circuit au niveau de la comptabilité.
1-2 : Amélioration du système de circuit des informations comptables
Pour y arriver, nous envisageons deux solutions relatives aux problèmes :
- la suppression des risques d’erreurs ou d’omissions
- la mise à jour de l’information comptable
1-2-1 : Suppression des anomalies comptables
Comme nous pouvons le constater précédemment, l’erreur ou la mauvaise écriture est
l’origine de ces anomalies. Pour les surmonter, nous suggérons les trois solutions suivantes :
D’abord, il faut inciter et demander aux responsables :
• Un grand effort pour l’accomplissement de leur travail d’une manière efficace et
rapide quelque soit les obstacles
• La prudence dans tous ce qu’ils font
• La motivation et la conscience professionnelle
Ces suggestions sont indispensables pour avoir des informations fiables.
Ensuite, certains travails ne doivent pas être confiés aux stagiaires de peur de commettre de
graves erreurs.
Enfin, il faut informatiser tous les travaux de codification des journaux afin d’éviter les
accumulations qui peuvent être aussi la source des erreurs. Ce qui veut dire que les journaux
doivent être bien vérifiés avant d’être transférés à d’autres unités. C’est pourquoi nous
pouvons mettre à jour les informations.
72
1-2-2 : Mise à jour des informations comptables et financières
Ce n’est pas seulement la fiabilité des informations que l’on demande, mais aussi, il faut
mettre à jour ces informations. Elle dépend essentiellement de la décentralisation de ce que
nous avons dit auparavant et de la suppression des certaines erreurs.
D’un côté, l’installation du système informatique au sein de l’agence permet une réponse
rapide aux besoins d’informatisations des utilisateurs car ces services peuvent se lier
directement du Siège. Ils travaillent ensemble pour fournir des informations qui sont
suffisamment mises à jour pour être considérées comme valables à tout moment.. De l’autre
côté, la non apparence des erreurs fréquentes effectuées par le comptable assure la mise à jour
et la fiabilité de l’information. Elle permet aussi d’éviter la perturbation de certain client par
la confusion des informations à diffuser. Elle dépend d’abord du responsable, maître de
l’information. Ensuite, le géant doit prendre aussi sa responsabilité de :
• Contrôler le maximum possible les tâches effectuées par les agents
• Prendre de décision pour avertir ou sanctionner les agents s’ils n’effectuent pas
normalement leurs travaux.
• Leur donner les primes de gratification selon le volume de résultat pour les motiver.
Enfin, il faut améliorer l’information de tous les journaux comptables pour le traitement
rapide et efficace des documents comptables, afin d’actualiser toutes les informations. Les
diverses solutions concernant les circuits des informations étant données, le traitement de ces
informations a aussi besoin de quelques solutions pour l’améliorer.
Section 2 : Solutions concernant le traitement des informations administratives
Comme nous l’avons vu dans l’analyse critique de l’existant, des problèmes relatifs au
traitement des informations se manifestent par l’importance des travaux administratifs
manuels et les problèmes liés au traitement des quittances. Cette situation est remédiable par
les deux solutions respectées suivantes :
- Réduction des tâches administratives manuelles
- Amélioration du traitement des quittances
73
2-1 : Réduire les tâches administratives manuelles
Dans la critique de l’existant, nous avons vu que le volume important des informations
traitées et le défaut d’exploitation de ces matériels retardent le traitement des données. Nous
considérons donc comme solutions :
• L’automatisation des procédures de traitement manuel ;
• La formation du personnel.
2-1-1 : Automatisation des procédures de traitement manuel :
L’automatisation des procédures de traitement manuel est indispensable à la gestion de
traitement de l’information de la compagnie. Pour y arriver nous citons ci-dessous les moyens
ou les principes que nous allons pratiquer :
- L’automatisation des tâches répétitives routinières et fastidieuses
Exemples : au niveau de la comptabilité : le calcul de la commission, la gestion des
numéros de compte client et des courtiers, le numéro police…
- Au niveau de quittancer : l’établissement des factures, le remplissage des tableaux de
bord, la gestion des quittances, l’annulation des quittances,…
- Au niveau du service production : rédaction des contrats, calcul du montant des
primes, tenu des diverses registres,…
- Lancement automatique des procédures de renouvellement :
• Edition systématique d’une liste des polices à capitaux révalorisables arrivant à
l’échéance dans deux mois en vue d’établir les propositions de revalorisation de
capital à envoyer au client ;
• Edition des quittances termes une semaine avant le mois d’échéance ;
• Régularisation automatique des polices à capitaux variables, à leur échéance à
partir des données saisies à chaque déclaration des clients.
• Réduction des tâches manuelles administratives : en matière des travaux de
rapprochement, suppression de la régularisation manuelle des polices révisables et
ajustables, minimisation des consultations des dossiers classés.
74
• Suppression du traitement parallèle d’une même donnée ou objectif effectué par
des supports différents. Exemples : Le suivi des comptes clients par le relevé de
comptes.
Parallèlement à ces diverses propositions, on a besoin de l’informatisation de certains travaux
manuels mais cela dépend essentiellement de la qualité et la quantité (les nombres) des
matériels informatiques.
2-1-2 : Formation du personnel
Le manque qualification du personnel en matière d’informatique retarde le traitement des
données. Donc, la formation du personnel s’avère indispensable, compte tenu des avantages
qu’elle apporte aussi bien au niveau du personnel à former qu’au niveau de la société elle-
même. En plus, le monde de travail évolue de plus en plus vite dans son informatisation.
L’application de cette formation demande pour la société une sérieuse organisation, car la
continuité de son travail quotidien exige la réduction de la différence de compétence en
matière de l’informatique.
En principe, une grande compagnie comme l’assurance ARO, dispose d’un budget spécial
pour la formation de ses personnels. Donc le Siège doit programmer dans son budget
l’informatisation de son travail.
Tout cela constitue ce que nous voulons proposer pour la réduction des tâches administratives
manuelles, qui sont indispensables à la vie de l’agence et la compagnie en générale.
Maintenant nous allons passer à la deuxième proposition concernant la suggestion
d’amélioration du système d’organisation comptable proprement dit.
75
CHAPITRE II : SUGGESTION D’AMELIORATION AU NIVEAU D U SYSTEME
D’ORGANISATION COMPTABLE PROPREMENT DIT
En effet, le but de la gestion comptable est de fournir une preuve de la réalité objective des
opérations enregistrées et de contrôler la sincérité et la régularité des informations fournies.
Dans ce cas, comment contribuer à l’atteinte de cet objectif fixé par l’agence de la compagnie
d’assurance ARO à Ampefiloha. La réponse à cette question constitue la résolution des
problèmes que nous avons abordés au deuxième chapitre de la deuxième partie de ce
mémoire.
Ainsi, nos suggestions d’amélioration au niveau de l’organisation comptable proprement dit
porteront sur les trois rubriques suivantes :
- Perfectionner le système de travaux comptables ;
- Améliorer le suivi de paiement des quittances
- Mettre en place un nouveau système comptable
Section1 : Perfectionner le système de travaux comptables
Nous savons que les traitements des opérations comptables et l’enregistrement sur les
journaux divisionnaires sont effectués automatiquement par le logiciel de comptabilité
« CASH » mais le contrôle des pièces et la vérification des écritures sont toujours manuels, ce
qui fait perdre beaucoup de temps aux employés. Ce sont les raisons qui retardent les travaux
comptables ainsi que la non fiabilité des informations fournies. De ce fait, il s’avère
nécessaire d’opter pour :
- La mise en place d’un système de vérification intense
- Respect du délai imparti à une tâche
1-1 : Mise en place d’un système de vérification intense :
Au vu d’assurer la fiabilité des écritures passées aux livres comptables et de minimiser les
erreurs comptables et techniques se rapportant sur les documents sortis, tels que la balance, le
grand-livre, le relevé, il faut mettre en place un système de vérification intense.
D’abord, il s’agit de renforcer le système de contrôle au terme de traitement des informations
et d’imputation comptable. Pour ce faire, il faut éviter les fausses informations contenues dans
les pièces justificatives, plus particulièrement les pièces de caisse, en vérifiant à intervalle
régulier les informations contenant dans les données de base, comme les numéros d’ordre de
contrats, les numéros de police et les numéros de comptes clients. En effet, il faut assurer dans
76
un premier temps l’exactitude des données se trouvant dans les pièces comptables. De plus, il
faut bien définir les paramètres comptables permettant une exploitation informatique rapide et
efficace en déterminant les différents codes nécessaires.
Ensuite, il s’agit d’insérer des programmes-types de journaux au terme d’imputations
comptables, ainsi que les passations automatiques. Autrement dit, il faut passer les écritures
dans les journaux, surtout au terme de libellés, d’une manière plus claire et compréhensible
afin de faciliter le contrôle de saisie. Des exemplaires de ces journaux-types sont donnés en
annexe VII.
Ce système permettra alors de diminuer et même neutraliser les erreurs de saisie
telles quel polices d’assurance erronées, les numéros de comptes falsifiés ou inversés,les
montants de primes falsifiés,les doubles assations (enregistrement), etc.
En outre, si le système de vérification est intensifié, les informations sorties et
fournies seront fiables et opportunes. Le délai d’exécution des tâches aussi sera accéléré.
1-2 : Respect du délai imparti à une tâche :
Il faut avouer que ce délai n’existe même pas officiellement sur texte. Alors il est
nécessaire de penser et même de commencer pour fixer un temps minimum et un temps
maximum pour l’exécution d’une tâche afin d’optimiser l’organisation du travail de
comptabilité. Cette méthode consiste à essayer de trouver le temps le plus court pour
l’exécution d’une activité déterminée. Pour cela il faut aligner les tâches sous forme de réseau
avec leur temps minimum et maximum d’exécution et leur degré de priorité. Elle permet de
mettre en relief les tâches bloquant l’exécution à temps du travail, d’identifier les travaux
pouvant être exécutés en parallèles, d’élaborer le calendrier de travail.
La même recommandation est aussi valable pour le service de recouvrement. Et si on
veut que le travail soit efficace, il faut mettre l’homme qu’il faut à place qu’il faut ; c’est-à-
dire que s’il manque de personnel qualifié pour assumer le rôle d’un comptable dans la
compagnie, au moins il est à prévoir de former la personne destinée à la tâche, des mois avant,
afin qu’il puisse exécuter correctement son travail, sinon il va falloir en engager un autre qui
est déjà compétent.
Comme on l’a vu, la comptabilité a vraiment du mal à s’en sortir, alors il faudrait
envisager d’augmenter la capacité ou le vitesse de fonctionnement de tâche comptable. Il faut
faire participer les stagiaires à la tâche parce que c’est pour cela qu’ils sont venus et même s’il
77
y a des risques des erreurs, ils peuvent aider. Voilà pourquoi il est important de bien sonder
les stagiaires sur leurs compétences et leur intégrité.
Enfin nous proposons la distribution des tâches comme suit :
- laisser le responsable de la comptabilité d’agence s’occuper de sa propre tâche ou
alors cette tâche va être la principale attribution d’un personnel (charger de l’enregistrement
des écritures comptables ; occupation de la réconciliation des comptes et de la concordance
bancaire,…) ;
- les stagiaires peuvent aider dans tous les domaines sauf pour les confidentiels.
1-3 : Améliorer la gestion des documents comptables
Les documents et les pièces qui comportent toutes les informations comptables sont des
éléments indispensables au sein d’une société. Au fait, une pièce comptable constitue un
document de base de la comptabilité. Pour un bon fonctionnement des tâches, il faut procurer
une gestion satisfaisante qui se matérialise par la conservation et l’accès rapide et à temps réel
des informations.
Par ailleurs, l’utilité de toute documentation dépend de la manière dont elle serait classée,
rangée et organisée.
En outre, en étudiant les différents postes au sein de l’agence Ampefiloha, ainsi que les
relations de travail entre les services, la gestion des documents revête d’une grande
importance puisque l’information est classée dans des dossiers ouverts à chaque client, dans
des fiches, dans des cahiers ou sur d’autres supports.
En concourant à la bonne gestion des documents, il est possible d’offrir à l’agence nos
suggestions d’amélioration. Ainsi, elles porteront sur :
- le choix d’un lieu de rangement meilleur ;
- le contrôle strict et périodique des informations classées.
Les sous paragraphes suivants porteront sur cette étude.
1-3-1 : Choix d’un lieu de meilleur rangement
Pour une meilleure conservation des pièces et documents, il faut choisir et utiliser des
mobiliers et des matériels adéquats portant des places suffisantes. L’utilisation de ces
matériels comme les classeurs à clapets, les armoires à rayonnages, étagère, etc. permettra
d’éviter le risque de perte ou de mélange des pièces (pièces de caisse, de banque,..) et d’avoir
78
la possibilité d’accroître le volume de pièces et documents à ranger par liasse pendant une
période plus ou moins longue, avant de les triés en archives suivant leur nature et les
prescriptions légales en vigueur. En effet, les pièces comptables et tout document doivent être
physiquement classés de telle sorte qu’ils puissent être retrouvés le plus rapidement possible,
à l’endroit prévu et en bon état. Pour cela, il est souhaitable de choisir un endroit un peu plus
grand au service comptabilité de l’agence pour installer ce matériel et mobilier afin de
faciliter l’accès de tous les utilisateurs aux informations classées. C’est encore mieux si cet
endroit se trouve au central du service pour laisser aux agents intéressés par les mêmes
documents de les connaître. Bref, il ne suffit pas de conserver les supports d’information,
mais il faut penser à leurs dispositions matérielles et à leur classement.
1-3-2 : Contrôle strict et périodique des informations classés
L’adaptation d’une méthode de contrôle et de suivi des informations classées est nécessaire au
sein du service comptabilité Agence ainsi que pour tous les autres services. Alors, il faut
utiliser une méthode chronologique qui permet d’avoir la certitude que les pièces et les
documents soient bien à leur place en respectant les codes et les indices de rangement bien
définis auparavant. Pour ce faire, il faut :
- vérifier l’ordre de classement à intervalle régulier. Cela consiste à contrôler la
séquence numérique des pièces classées. Cette vérification va permettre de reclasser
les pièces dans le cas où les erreurs de classement seraient constatées comme les
mélanges de pièces (pièces de banque dans les pièces de caisse,…) ou échange de
documents ou tout simplement, les numéros ne sont pas numériquement en bon ordre ;
- Contrôler et suivre la sortie des pièces. Ceci consiste à enregistrer le numéro et la
référence des pièces et/ou documents comptables, la date de sortie de ces documents et
le service demandeur, en utilisant la méthode PO3C « Prévoir, Organiser,
Commander, coordonner, contrôler » :
� « Prévoir » : il faut préparer l’avenir pour obtenir une meilleurs produits d’une
entreprise,
� « Organiser » : il faut bien organiser la marche à suivre,
� « Commander » : il faut assurer la bonne marche de l’organisation et de la
direction ou activité qui repose à la fois sur la personnalité du dirigeant et sur la
connaissance de l’administration de l’entreprise.
79
� « Coordonner » : il faut harmoniser la division des tâches et le plan à suivre pour
éviter la confusion entre les personnels.
� « Contrôler » : il faut vérifier, contrôler les tâches ou travaux a effectués suivant le
programme d’action.
1-3-3 : Amélioration du tableau de bord des encaissements des gros
clients :
En se référant au problème relatif au tableau de bord, qui est actuellement opérationnel dans
l’unité recouvrement et agence comptable, nous pensons que la première solution
d’amélioration concerne le renforcement du contrôle au moment de remplissage de ce tableau
de bord16.
Ensuite, la personne qui collecte les informations et remplit ce tableau à partir de journaux de
caisse et des pièces des caisses, doit suivre la procédure suivante :
- consulter tous les clients qui ont un montant de prime supérieur à deux cent milles
Ariary ( 200 000 Ar);
- Voir sur la liste des gros clients s’il y a des gros clients qui réalisent son encaissement
avec un montant inférieur à deux cent mille Ariary, et les consulter ;
- Ajouter de temps en temps sur la liste des gros clients tous ceux qui remplissent les
conditions d’être gros clients, mais dont le nom n’est pas encore enregistré ;
- Consulter le supérieur au cas où il y a un obstacle dans ce tableau ou dans la liste.
En d’autres termes, la liste des gros clients doit éviter à jour les erreurs sur leurs comptes.
En outre, indiquer dans ce tableau le taux de recouvrement soit par branche de produit, soit
par caractéristique des clients pour permettre à tout moment d’avoir l’évolution
d’encaissement et de prévenir les efforts encore à entre prendre.
Enfin, enregistrer dans un autre tableau toutes les quittances à annuler après la signature des
responsables compétents avec des motifs d’annulation et effacer immédiatement le nom de ce
client de la liste des gros clients si la quittance annulée lui appartient.
Section 2 : Amélioration du suivi de paiement des quittances termes :
Dans cette section, nous traiterons dans deux paragraphes :
16 Cf. Annexe VIII
80
- Assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements effectués
- Faciliter la recherche de preuve de la réalisation de l’encaissement.
2-1 : Assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements
effectués :
La négligence des polices non détaillées dans le reçu ou dans les fiches renseignement caisse
est la source de la non exhaustivité des quittances termes payés, alors qu’elles sont
susceptibles de constituer un montant énorme ou même être constituées de police termes
différentes. La solution consiste à systématiser l’éclatement des polices non détaillées afin
que toutes quittances termes payées soient enregistrées. Un contrôle doit suivre cet éclatement
de police, pour s’assurer que les encaissements sont tous saisis.
2-2 : Faciliter la recherche de preuve de la réalisation de l’encaissement :
La réalisation d’un encaissement doit être prouvée par l’unité recouvrement sans faire recours
à l’unité comptabilité. Pour que la recherche soit rapide et efficace, le tableau de bord des
encaissements doit être complet et fiable pour prouver l’encaissement des quittances termes
des gros clients et des montants supérieurs à deux cent milles Ariary. Pour les autres
quittances termes, celles dont les montants sont inférieures à deux cent milles Ariary et des
quittances de simple client, ils figureront dans le fichier informatique (visuel d’encaissement)
qui enregistre les termes encaissées. En résumé, c’est la fiabilité des outils de vérification qui
facilitera cette recherche.
- Perfectionner le système de travaux comptable ;
- Amélioration du suivi de paiement des quittances
Après avoir évoqué dans la partie précédente les problèmes y afférents, nos
suggestions d’amélioration au niveau de l’organisation des travaux comptable sont
caractérisées par deux éléments. Le premier consiste à perfectionner le système d’information
comptable en informatisant le système comptable. Ceci est manifesté par le traitement
comptable sur ordinateur, puis il consiste à perfectionner le système en mettant en place un
système de vérification intense, attesté par l’insertion des programmes types de journaux, le
respect du délai imparti à une tâche et enfin, améliorer la gestion des documents comptables
La deuxième suggestion énonce l’amélioration du suivi de paiement des quittances.
Celles-ci se rapportent d’une part sur l’assurance de l’exhaustivité des informations sur les
81
encaissements effectués et d’autre part sur la facilitation de la recherche de preuve de la
réalisation de l’encaissement. Nous passons à la troisième et dernière suggestion.
Section 3 : Mise en place d’un nouveau système comptable
Le nouveau système comptable consiste à informatiser la comptabilité. L’intérêt de
l’informatisation du système comptable consiste en l’accélération de l’enchaînement
journalier des tâches, afin de mettre à jour l’arrêté de la comptabilité ainsi que la fiabilité des
informations qu’elle fournisse dans les documents comptables. Alors, les suggestions
concernent la procédure d’information des opérations comptables et la mise en place d’un
circuit adéquat des documents comptables.
3-1 : Procédure d’informatisation des opérations comptables :
Le processus d’information des opérations comptables suit une logique
incontournable. Chaque unité doit pouvoir manipuler l’outil informatique et disposer d’un
ordinateur pour l’exécution des tâches. En fait, l’informatique s’est substituée peu à peu aux
systèmes mécanographiques et elle remplace dans une large mesure le facteur de travail. Cela
a permis à l’agence de disposer dans un délai relativement court et au moment opportun les
informations utiles.
Cette procédure peut être figurée la figure N°14 de la page suivante.
Voici les tâches et activités correspondantes :
- Réception et orientation des clients ;
- Enregistrement des opérations sur fichier client ;
- Remplissage des fiches caisses et attribution des commissions
- Contrôle et suivi par le service comptabilité des opérations enregistrées par caisse ;
- Traitement des opérations comptables sur ordinateur ;
- Etablissement des statistiques de suivi des clients, des courtiers
- Etablissements des états récapitulatifs et de réconciliation des comptes.
60Source : Personnelle
Figure N°14 : Organisation comptable selon le système informatique
Relevé bancaire Etat précédent journal
Inspecteur commercial Caisse Comptabilité
Travaux comptables
Travaux extra-comptables
Pièces de décaissements (paiement de sinistre)
Pièces de caisse Pièces justificatives - Factures - Bon de livraison - Ect.
Pièces justificatives - Pièces de banque - Dossiers client - Autre
Listing journalier des mouvements
de fonds
Journal de
caisse
Journal de
banque
Journal des
OTD
Journal mensuel
des primes
Etat mensuel des frais de
fonctionnement
Grand livre auxiliaire des tiers, Clients et courtiers
Grand livre divisionnaire des opérations de l’agence
Etat de rapprochement bancaire
Etat de réconciliation des comptes
Etat de réconciliation des comptes
Balance divisionnaire de l’agence
Relevé des comptes tiers
Traitement informatique Transfert de documents Traitement automatique Passation des opérations au grand-livre tiers (semi-auto)
82
83
A l’égard de ce schéma, nous avons explicité la notion sur la procédure d’information des
opérations comptables. De ce fait, les deux rubriques, intitulées d’un côté une norme de
production, qui serait fonction du rapport quantité-qualité des tâches effectuées, et de l’autre
côté un délai optimum d’exécution des traitements, possèdent une importante valeur dans
l’ensemble des procédures et du circuit d’information.
Outre le rapport quantité-qualité ainsi que le délai optimum d’exécution, cet état de fait
traduit dans le domaine de gestion et de l’organisation une dépendance étroite de tous les
services et les unités à la rigueur informatique. En effet, cette rigueur est exprimée par les
trois contraintes qui sont la qualité, la quantité de travail et le délai d’accomplissement
conditionnant la fiabilité et l’efficacité des informations et surtout le degré de traitement
des informations fournies par l’ordinateur.
Bref, si la comptabilité est organisée selon le système informatique, l’exécution des tâches
sera plus rapide et efficace. Alors, l’arrêté de la comptabilité pourrait être mise à jour.
3-2 : Mise en place d’un nouveau modèle de collecte d’information :
On parle ici des informations d’ordre comptable. Il s’agit de collecter ces
informations d’une manière permettant un traitement efficient des données.
Tout d’abord, l’inspecteur commercial rassemble les données utiles sur la clientèle
(renseignements familiaux, professionnels, scolaires, sanitaires,..). Ensuite, ces données sont
traitées puis enregistrées pour servir de fichier renseignement auprès des services concernés
(comptabilité, recouvrement). Dès qu’il y a une modification ou des nouvelles informations
concernant un client, chaque service de l’agence doit être avisé le plutôt possibles afin de
mettre à jour les traitements y afférents. Ainsi, les faits relatés font l’objet d’une exploitation
informatique afin d’automatiser la procédure de traitement des renseignements.
Ensuite, la caisse tient un rôle important du point de vue collecte d’information. Son
rôle consistera essentiellement à effectuer :
- Les paiements sur ordre des différents services en définissant clairement les
paramètres comptables et permettant une exploitation informatique :
� Code général comptable,
� Code auxiliaire comptable le cas échéant,
� Code catégorie de produit ou de police d’assurance,
84
� Code service émetteur du document,
- Les encaissements concernant les primes, à la réception de ces fonds, la caisse se
trouvera devant les possibilités d’application suivantes :
� Affecter directement ces fonds au compte concerné (41201…) ;
� Influencer un compte d’attente (490104) ;
� Demander l’affectation par un compte de liaison (170 001).
L’application se fera au moyen d’un document présentant un profil analogue à celui destiné
aux dépenses : indication des paramètres comptables en vue d’une exploitation informatique.
Si nous nous sommes occupés de la partie administrative dans le chapitre précédent, dans le
présent chapitre, nous avons accentué la partie comptable. Les résultats attendus seront
exposé dans le troisième chapitre.
85
CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUES ET IMPACTS
Ce dernier chapitre, consacré aux résultats attendus, a pour objectif de procurer à
l’agence un meilleur rapport entre les moyens engagés et les résultats obtenus. La recherche
des meilleures solutions aux points faibles évoqués ou l’adoption des simulations des cas
telles que propose une évolution positive, un impact négatif sur tout axe, seraient probable
pour l’agence. Il ne lui faut que faire le choix sur la meilleure option. Et nous allons voir les
résultats attendus, et leurs impacts qui seront décrits dans les sections suivantes.
Section 1 : Résultats attendus
Pour avoir une idée plus claire de cette section, nous rencontrons trois points
récents, à savoir :
- connaissance parfaite du système d’organisation comptable
- gains de temps dans les travaux comptables
- confiance et fiabilité des informations financières
1-1 : Connaissance parfaite du système d’organisation comptable
La connaissance de ce fait qui profite aux service comptable de :
- gérer les informations comptables de l’agence par la connaissance parfaite des circulations
ou procédures des traitements des opérations comptables ou dossiers administratifs.
- connaître l’état actualisé des mouvements des opérations courantes par la suite de
l’amélioration de la qualité de travail.
1-2 : Gains de temps dans les travaux comptables
En ayant effectué tout travail comptable, le service comptable peut se tourner vers des tâches
plus approfondies qui ne sont que des suites logiques de la meilleure organisation de travail
de comptabilité. Il peut entreprendre la gestion financière en préparant les dossiers d’analyse
pour pouvoir procéder à :
- la gestion de trésorerie
- l’analyse d’exploitation.
- la gestion budgétaire
1-3 : Confiance et fiabilité des informations financières :
L’agence a une image fidèle devant leur client et surtout au niveau de la compagnie en
générale. Il bénéficiera d’une cohésion dans toute décision fondée sur la sincérité des résultats
d’activité. Les partenaires vont attacher à la société une liaison étroite basée sur la confiance.
Alors les investissements ne courent aucun risque caché sur les fonds à engager, en fonction
de l’affichage de la situation réelle.
86
Les résultats attendus, en particulier, c’est un résultat du bénéfice en général au moment
d’utilisation du travail comptable. Il donne ensuite l’impact positif, d’une part, et d’autre part
l’impact négatif.
Section 2 : Impacts positifs et négatifs
Voyons une à une ces rubriques.
2-1 : Impacts positifs
Cet impact porte sur les trois points suivants :
- Facilité des tâches administratives ;
- Contrôle de fonction de service financier ;
- Tableaux de bord opérationnels.
2-1-1 : Facilité les tâches administratives :
Pour faciliter en partie les tâches à exécuter dans cette agence, on utilise le système
d’organisation des travaux administratifs :
- assurer les exécutions d’un ensemble des tâches de même nature en veillant à leur
coordination interne ;
- atteindre certains objectifs nécessaires à l’activité d’autres services conformes à la
directive de leur chef.
C’est la partition des activités entre les services qui sont à l’origine de la notion de fonction.
Ainsi, dans l’agence, aucune fonction ne peut être exercée par un service unique sans tenir
compte du Siège. Il faut tenir compte des éléments ci-après :
- la capacité des employés de l’agence doit maîtriser le déroulement de ces tâches ;
- la nature de son activité
- les objectifs à court et à long terme
Alors, le service administratif est toujours dirigé par le Directeur adjoint, qui doit connaître
exactement quelles sont ces attributions au point de vue de :
- la nature des tâches,
- l’étendue de ses pouvoirs.
2-1-2 : Contrôle de fonction de service financier
L’existence du contrôle et suivi des opérations à effectuer sécurise le patrimoine de la société,
c’est-à-dire trouver des capitaux, le gérer, tirer la meilleure partie possible disponibilité. Elle
concerne donc l’exploitation et la gestion des capitaux de la compagnie. Toutes ces opérations
constituent ce qu’on appelle la finance. Cette fonction est assurée par le service financier, la
87
fonction financière entre là en action la première dans la vie de la compagnie et elle
commande toute la vie de cette dernière.
Alors, les principaux rôles tenus par le service financier de la compagnie consiste à :
- traiter un problème d’investissement, c’est-à-dire, déterminer les capitaux nécessaire
du moment de l’investissement, étude de la rentabilité des investissements projetés
envisagés,…)
- gérer la vie financière de la compagnie, c’est-à-dire, maintenir la bonne trésorerie et la
gestion de crédit,…
- contrôler la gestion financière, c’est-à-dire, les éléments constituant des indicateurs
des gestions permettant de contrôler à tout moment la gestion financière de la
compagnie
2-1-3 : Tableaux de bord opérationnels :
A chaque période (journalière, mensuel,…), le responsable doit établir le tableau de bord
de l’agence. Périodiquement, le comptable de l’agence vérifie les mouvements des
opérations des divers journaux au sein de l’agence avec la comparaison des tableaux de
bord avec les pièces justificatives. Nous avons plusieurs tableaux de bord :
- Tableau de bord d’encaissement journalier,
- Tableau de bord d’encaissements des gros clients, etc.
Il se présente comme suit :
Arrivée des journaux caisse venant de la caisse
Enregistrement dans le tableau de bord des encaissements journalière
& mensuel
Saisie dans le fichier Encaissement le tableau de bord
des encaissements
Total de l’encaissement mensuel Total de l’encaissement mensuel par branche Taux d’encaissement Total de l’encaissement mensuel par des gros clients Total de l’encaissement mensuel par divers clients Total de l’encaissement mensuel de l’année antérieur
Dates d’encaissement Encaissement par branche de produit Taux d’encaissement Ristournes Total de l’encaissement journalier Total de l’encaissement de l’année antérieur Total de l’encaissement des gros clients Total de l’encaissement des divers clients
Figure N°15 : Modèle de Tableau de bord d’encaissement
Source : Personnel
88
Tous les renseignements seront nécessaires pour déterminer l’évolution des encaissements par
branche de produit, par catégorie des clients et de détecter l’orientation des efforts au
comptabilité ou au recouvrement à chaque fin de mois.
On applique les formules suivantes pour déterminer le taux de recouvrement.
Taux de recouvrement : Total encaissement indiqué x 100 / Total à recouvrir
Exemple :
Taux de recouvrement Assurance vie : Total encaissement Assurance vie x 100/ Total à
couvrir
Alors, les opérations comptables traitées dans une période donnée sont faciles à contrôler, si
le responsable n’oublie d’établir le tableau de bord de chaque nature des opérations.
2-2 : Impacts négatifs :
La rigidité des procédures administratives au sein de l’agence implique la
déstabilisation de tous les postes des travailleurs au point que la compagnie court à la perte du
personnel employé. Elle risquerait donc de s’effondrer. La conjugaison des mesures
juridiques avec la gestion des ressources humaines a toujours des impacts négatifs en ce sens
que le personnel souffre de pleine fonction.
CONCLUSION PARTIELLE
En guise d’une petite conclusion, il est à rappeler que, la troisième et dernière partie
contient la proposition des solutions tant pour la compagnie d’assurance agence ARO elle-
même que pour la compagnie en générale, en vue d’améliorer les tâches administrative,
comptable. Des résultats attendus servent ensuite à redonner plus de valeur l’étude que nous
avons réalisé dans cet ouvrage et aussi de contribuer au renforcement des procédures sur
l’organisation comptable administratif et comptable proprement dit suivant l’impact positif et
négatif pour aider à l’entreprise pour l’application des propositions que nous avons abordé de
ce troisième et dernière partie. Ainsi s’achève donc notre analyse et nous terminerons
maintenant par la conclusion générale.
89
CONCLUSION GENERALE
Apporter une analyse du système d’organisation comptable des Assurances ARO, cas
de l’Agence centrale Ampefiloha paraît à première vue une œuvre difficile. Portant, c’est ce
l’occasion que nous avons eue par le biais d’un stage effectué à la compagnie d’assurance
agence ARO Ampefiloha. Dans cette optique, nous sommes amenés à identifier les problèmes
au sein de la compagnie. Ils se situent au niveau des procédures administratives d’une part, et
au niveau de la comptabilité d’autre part. Nous avons pu constater qu’il y a une lacune au
niveau des circuits des informations due à l’interventions exagérées des certains personnes et
ralentissement de la circulation des documents. Les problèmes suivants se situent au niveau
de la comptabilité et sont caractérisés par le volume important des travaux administratifs
manuels. Le premier s’occupe du volume important des informations traitées et le second
concerne le défaut d’exploitation des outils informatiques. Quant à la comptabilité proprement
dite, il y a une lacune évidente du point de vue des travaux de redressement des écritures et de
réconciliation de comptes. Un surcroît des travaux de redressement et la non fiabilité des
informations disposées. Ensuite, la tenue des livres comptables peu fiable induit à
l’encombrement au niveau des opérations comptables et à l’insuffisance du contrôle de la
fiabilité des informations. Enfin, la non performance du suivi des paiements des quittances
qui prouve le non exhaustivité des informations sur les paiements des quittances termes
effectuées et la difficulté de recherche de preuve de réalisation de l’encaissement
Ce travail aurait été incomplet si nous nous contentions seulement de relever les
problèmes sans y apporter les solutions adéquates pour permettre à l’agence de la compagnie
ARO, afin qu’elle améliore ses performances. C’est ainsi que nous avons commencé par
proposer des solutions concernant les circuits des informations en préconisant 1’allégement
des circuits; la réduction des tâches administratives manuelles et d’améliorer la gestion des
documents. Ceci suppose la formation des personnels, le choix d’un meilleur lieu de
rangement et le contrôle strict et périodique des informations classées.
Concernant le système d’organisation comptable proprement dite, nous avons préconisé des
solutions consistant à perfectionner le système d’information comptable, c’est-à-dire la mise
en place d’un système de vérification intense et amélioration du suivi de paiement des
quittances afin qu’ils puissent à assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements
effectués et facilite le recherche de preuve de la réalisation d’encaissement
90
Pour terminer ce travail, nous avons recommandé quelques résultats attendus
concernant la connaissance parfaite du système d’organisation comptable, source de gains de
temps dans les travaux comptables, de la confiance et de la fiabilité des informations
financières.
Ces résultats attendus seront atteints plus facilement si l’agence Ampefiloha s’efforce
de suivre quelques impacts à savoir les positifs et négatif. Grâce à la proposition de solutions
que nous avons abordées au premier et deuxième chapitre de cette partie, chaque agent du
service connaisse et accomplisse ses tâches administratives. Le service financier serait assuré
par le comptable avec l’établissement des tableaux de bord qui va être opérationnels, c’est
l’impact positif. Finalement nous terminons ce mémoire sur l’impact négatif axé sur la mise
en œuvre des solutions proposées à l’amélioration du système d’organisation comptable au
sein de l’agence ARO Ampefiloha. Nous savons que la rigidité de procédure ou discipline
d’accomplir une tâche de chaque service entraîne une rupture ou mécontentement plus
précisément démotivation du personnel au sein d’une entreprise. Donc la compagnie doit être
souple devant ce personnel afin de garder l’ambiance du travail, une des motivations de
l’exécution des tâches.
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE I : Organigramme du Siège sociale ARO Antsahavola Antananarivo
ANNEXE II : Conditions générales des quelques différents contrats d’assurance
ANNEXE III : Réseaux des distributions des produits d’assurances à Madagascar
ANNEXE IV : Nomenclatures des comptes utilisés par le service comptabilité ARO
ANNEXE V : Une pièce de base justifiant une seule écriture comptable
ANNEXE VI : Modèle d’une pièce récapitulative d’un ensemble opérations
ANNEXE VII : Différents sortes de journaux
ANNEXE VIII : Modèle de tableau de bord d’encaissement
Annexe I : Organigramme de la compagnie ARO Siège Antsahavola
DIRECTION GENERAL
Assistante de Direction
Communication
Protocole
Chargés d’études
Conseil juridique
Contrôleur de gestion
DTNV dVAP DI DM DCR DFP dMG dSI dEE dSA
dReass
dTransport Maritime
dAIRD
sSanté Accident
sSinistre SantéAcc
sVie
sSinistre Vie
sInspect Technique
sInspect Compta
dClientèle
sCompta Agences
dContentieux
dRecours
dCompta
dAdministration Personnel
dGestion Immobiliers
diSociale
dInvestissement
sTravaux
sAppro
sVehicules
sExploitation
sEtudes
sMaintenance
I
ANNEXE II : CONDITIONS GENERALES
- POLICE D’ASSURANCE AUTOMOBILE
- POLICE D’ASSURANCE RETRAITE COMPLEMENTAIRE
- POLICE SPECIALE AUX ETABLISEMENTS ENSEIGNANTS ECT….
- POLICE D’ASSURANCE CONTRE LE VOL
ANNEXE II
II
II
ANNEXE II
II
ANNEXE II
II II
ANNEXE II
Annexe III : Schéma de localisation des points de vente de la compagnie d’assurance ARO à Madagascar ARO DANS TOUT MADAGASCAR
1-2-2 : 1980-1984 : L'amélioration de l'organisation interne et
l'intensification de la décentralisation dans le cadre d'une conjoncture socio-économique
en crise .................................................................................................................................................. 5
1-2-3 : 1985 - 1987 : Les années charnières ............................................................... 6
1-3 : A.R.O et l’horizon 2000 ................................................................................................... 6
SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO ........................................ 8
2-1 : Identification de la compagnie ........................................................................................ 8
3-1-1: Surcroît des travaux de redressement ............................................................. 63
3-1-2 : La non fiabilité des informations disposées .................................................. 64
3-2: La tenue des livres comptables peu fiable ...................................................................... 64
3-2-1 : L’encombrement au niveau des opérations comptables ............................... 64
3-2-2 : Insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations ............................. 65 3-2-3 : La non fiabilité du tableau de bord des encaissements ................................ 66