Arip Mulyanto
Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar memberi informasi yang dibutuhkan organisasi Organisasi harus wapada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru Interaksi antara teknologi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi banyak faktor mediasi. Lihat gambar.
Faktor-faktor Mediasi Lingkungan Kultur/budaya Struktur Prosdur Baku Proses Bisnis Politik Keputusan Manajemen Peluang
Organisasi
Teknologi dan Informasi
Definisi teknis organisasi Struktur sosial resmi yang stabil dan memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output Definisi behavioral Kumpulan hak, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu.
Dua definisi di atas, saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beribu-ribu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasi modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi. Sementara definisi behavioral membawa kita masuk ke dalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi
Struktur formal/birokrasi Prosedur Standar Pengoperasian Politik Kultur Konstituensi Fungsi Kepemimpinan Tugas-tugas Teknologi Proses bisnis Tipe organisasi Lingkungan Tujuan Kekuasaan
Struktur usahawan Perusahaan kecil, baru mulai, dalam lingkungan yang cepat berubah. Ia memiliki struktur sederhana dan dikelola oleh usahawan yang bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal. Contoh: bisnis kecil yang baru mulai Birokrasi mesin Birokrasi besar yang ada di lingkungan yang lambat berubah, menghasilkan barang-barang produksi standar. Didominasi oleh tim dan pengambilan keputusan tersentralisasi. Contoh: perusahaan pabrikasi berskala menengah
Birokrasi divisional Kombinasi dari beragam birokrasi mesin, masingmasing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda, semua dikendalikan dari kantor pusat Contoh: General motor yang memiliki 500 anak perusahaan Birokrasi profesional organisasi berbasis pengetahuan di mana bentuk barang produksi dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan para profesional. Didominasi oleh kepala departemen dengan otoritas sentralisasi lemah Contoh: perusahaan hukum, sekolah
Adhokrasi organisasi satuan tugas yang harus merespon lingkungan yang berubah dengan pesat. Terdiri dari sejumlah besar kelompok spesialis yang terorganisasi ke dalam tim multidisipliner dengan periode jangka pendek. Contoh: perusahaan konsultan
Satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan adalah melalui keputusankeputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari sistem Cara lain, adalah melalui keputusan mengenai siapa yang akan mendesain, membangun, dan memelihara infrastruktur TI organisasi. Keputusan ini menentukan bagaimana layanan teknologi informasi dikirim Unit organisasi yang bertanggung jawab untuk layanan teknologi disebut Departemen Sistem Informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab untuk memeliharaperangkat lunak, perangkat keras, penyimpanan data, dan jaringan yang menyusun infrastruktur TI perusahaan.
ORGANISASI Senior Manajemen Departemen Sistem Informasi Para Ahli Sistem Informasi: CIO Manajer Sistem Informasi Sistem Analis Infrastruktur TI: Sistem Desain Perangkat keras Programer Perangkat lunak Ahli Jaringan Penyimpanan data Administrator Database Jaringan Administrasi End User
Chief Information Officer (CIO) Manajer senior yang bertugas mengepalai fungsi sistem informasi di dalam perusahaan Manajer sistem informasi Pemimpin dari berbagai ahli pada departemen sistem informasi End user Perwakilan di luar kelompok sistem informasi sebagai obyek sasaran pengembangan aplikasi
Apa yang dimaksud dengan organisasi? Bandingkan definisi teknis dan behavioral Sebutkan ciri/fitur yang ada di organisasi? Gambarkan peran dari manajer sistem informasi, CIO, dan end user?
Buat kelompok terdiri dari 3 orang Pilih salah satu perusahaan yang dibahas dalam Wall Street Journal, Fortune, Forbes, atau publikasi bisnis lainnya Kunjungilah website perusahaan tersebut, untuk mencari lebih banyak informasi mengenai perusahaan tersebut, dan melihat bagaimana perusahaan itu memanfaatkan web. Sertakan deskripsi mengenai fitur-fitur organisasi itu, misalnya proses bisnis utamanya, kulturnya, struktur, lingkungan, termasuk strategi bisnisnya. 10 perusahaan terbaik versi forbes: Sinar Mas Multiartha, Charoen Pokphand Indonesia, Japfa Comfeed Indonesia, Adaro Energy, Gajah Tunggal, Indomobil Sukses Internasional, AKR Corporindo, Bank Rakyat Indonesia, Semen Gresik, dan Indocement.
Tingkatan Organisasi
Kelompok yang dilayani
Level strategiLevel manajemen
Manajer seniorManajer madya
Level pengetahuan Pengetahuan dan data pekerja Level operasional Manajer operasional
Wilayah fungsional organisasi: Penjualan dan pemasaran Pabrikasi Keuangan Akuntansi Sumber daya manusia
Sistem informasi dibangun untuk melayani beragam bagian organisasi tersebut.
Sistem level operasional Sistem informasi yang memonitor aktivitas dan transaksi dasar pada organisasi
Sistem level pengetahuan Sistem informasi yang mendukung pengetahuan dan kerja data pada organisasi
Sistem level manajemen Sistem informasi yang mendukung pemonitoran, pengendalian, pengambilan keputusan, dan aktivitas administratif dari manajer madya
Sistem level strategi Sistem informasi yang mendukung manajemen senior dalam menyusun perencanaan aktivitas jangka panjang
Sistem Level Strategis : Sistem Pendukung Eksekutif Prakiraan tren penjualan 5 tahun Rencana operasi 5 tahun Perkiraan budget 5 tahun Perencanaan laba Perencanaan personil
Sistem Level Manajemen : SIM, SPK Manajemen penjualan Kontrol persediaan Budget tahunan Analisis investasi modal Analisis relokasi
Analisis wilayah penjualanPenjualan dan pemasaran
Penjadwalan produksiPabrikasi
Analisis biaya
Penentuan harga
Analisis biaya sewaSumber daya manusia
Keuangan
Akuntansi
Sistem Level Pengetahuan : Sistem Kerja Pengetahuan, Sistem Kantor Workstation rekayasa Workstation grafis Workstation manajerial
Pengolah kantor
Pemindaian dokumenSistem Level Operasional : Sistem Pemrosesan Transaksi
Kalender elektronik
Pelacakan pesanan Pemrosesan pesanan Penjualan dan pemasaran
Kontrol mesin
Keamanan dagang Manajemen kas
Gaji , utang dagang Piutang dagang
Pelatihan&penge mbangan Pencatatan data karyawan Sumber daya manusia
Jadwal produksi
Pabrikasi
Keuangan
Akuntansi
Tipe Sistem SPE
Input Informasi Pengumpulan data; eksternal, internal Sejumlah kecil data atau database besar untuk dianalisis; model-model analitik dan alat-alat bantu analisis Rangkuman ringkasan data; sejumlah besar data; model-model sederhana
Pemrosesan
Output Informasi
Pengguna Manajer senior
Grafik, simulasi, Proyeksi, interaktif jawaban pertanyaan Interaktif, simulasi, analisis
SPK
LaporanStaf ahli, staf laporan khusus, manajer analisis keputusan, jawaban pertanyaan Rangkuman dan laporan akhir Manajer madya
SIM
Laporan rutin, model-model sederhana, analisis level rendah
Tipe Sistem SKP
Input Informasi Spesifikasi desain, basis pengetahuan
Pemrosesan Pemodelan, simulasi
Output Informasi Model-model, grafis
Pengguna Staf ahli, staf teknis
Sistem Kantor
Dokumen, jadwal
Pengelolaan dokumen, penjadwalan, komunikasiPensortiran, pengkombinasi an, pembaharuan
Dokumen, jadwal, surat
Petugas administrasi
SPT
Transaksi, eventevent
Laporan rinci, daftar, rangkuman
Personil operasi; pengawas/supe rvisor
Teknologi bisa menggantikan posisi tenaga kerja Teknologi informasi membantu perusahaan untuk memperkecil ukuran karena mampu mereduksi biaya-biaya transaksi Teknologi informasi khususnya jaringan, bisa membantu perusahaan untuk menekan biaya transaksi Teknologi informasi bisa mengurangi biaya internal manajemen Teknologi informasi mampu mengubah hierarki dari pengambilan keputusan
Teknologi informasi mampu membawa informasi langsung dari unit operasi ke manajer senior, sehingga mengurangi manajer madya dan pekerja data Sistem informasi bisa mempengaruhi siapa mengerjakan apa, di mana, kapan dan bagaimana dalam organisasi Internet dapat meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi
Peran Manajer Peran interpersonal Peran informational Peran decisional
Peran Interpersonal Sebagai kepala Sebagai pemimpin Sebagai penghubung/perantaraPeran Decisional Sebagai pemilik usaha Sebagai pengendali kesulitan Sebagai alokator sumber Sebagai negosiator
Peran Informational Sebagai pusat nadi Sebagai penyebar Sebagai pembicara
Buat kelompok terdiri dari 3 orang Buat rancangan (input, proses dan output) sistem informasi untuk 4 level sistem (operasional, manajemen, pengetahuan, dan strategi) Dikumpul pekan depan (24 Oktober 2011)
