12-Manajemen Perkantoran Modern

8/18/2019 12-Manajemen Perkantoran Modern

1/23

Manajemen perkantoranmodern


2/23

Materi

• Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoranmodern.– Kantor

–Manajemen perkantoran– Perkantoran modern

– Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern

• Pelaksanaan perkantoran modern– Tugas-tugas dalam perkantoran modern

– Efisiensi perkantoran modern.

• Teknologi informasi untuk perkantoran modern.


3/23

Kantor

• Pengertian kantor :– Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolaan,

penyimpanan, dan pendistri!usian data " informasi.

– Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolaan, penyimpanan, dan

pendistri!usian data " informasi.

– #arana pemusatan kegiatan-kegiatan yang !ersifatadministratif, manajerial, dan fasilitatif.


4/23

Manajemen perkantoran

• $angkaian aktifitas merencanakan,mengorganisasikan, mengarakan, menga%asi,

dan mengendalikan ingga penyelenggaraan

teradap suatu al !erjalan terti!.


5/23

Manajemen perkantoran

• &al yang terkena ole rangkaian pekerjaanterse!ut pada umumnya adala pekerjaan

perkantoran.

• 'ingkup kegiatan manajemen perkantoran tidakanya kegiatan perkantoran, tetapi juga al-al

yang !erkaitan dengan kegiatan perkantoran

terse!ut, antara lain : pega%ai kantor, !iayaperkantoran, prosedur, metode perkantoran,

dan lain-lain.


6/23

Kegiatan administrasi

• Mengimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yangmencari dan mengusaakan tersedianyasegala keterangan yang tadinya !elum adaatau !erserakan dimana-mana seingga siapuntuk dipergunakan !ila diperlukan.

• Mencatat, yaitu kegiatan yang !eru!ungandengan !er!agai peralatan tulis yang

diperlukan seingga ter%ujud tulisan yangmuda di!aca, dikirim, dan disimpan termasukdengan alat rekam.


7/23

Kegiatan administrasi• Mengola, yaitu !ermacam-macam kegiatan

mengerjakan keterangan-keterangan denganmaksud agar muda digunakan.

• Mengganda, yaitu kegiatan memper!anyak

dengan !er!agai cara dan alat se!anyak jumlayang diperlukan.

• Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikandengan !er!agai cara dan alat dari satu piak

ke piak lain.• Menyimpan, yaitu kegiatan menaru dengan

!er!agai cara dan alat ditempat tertentu yang

aman.


8/23

Perkantoran modern

• Karakteristik kantor modern :– Punya !angunan dan tata ruang yg !aik

– Perlengkapan, alat"pera!ot yg tepat

– Pega%ai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akunta!el

– (ekerja analitis, sistematis, rational, ter!uka dan demokratis

– Memiliki sikap, cara !erpikir, !ertindak sesuai perk. jaman

– Mendaya gunakan !iaya ) tata laksana yg efektif, efisien,

produktif

– Mendasarkan atas sistem informasi *information !ased

organi+ation

– omputer !ased


9/23

Prinsip kerja efektif Leffingwell

. Perencanaan : merencanakan secara !enar/. 0ad%al : pekerjaan arus dijad%alkan dengan

!aik

1. Pelaksanaan : Pekerjaan arus dilaksanakandgn !aik

2. 3kuran : arus diukur sesuai kemampuan

dan standar4. 5m!alan : 5m!alan yg sesuai : kondisi kerja,

keseatan, pengem!angan diri, gaji.


10/23

Prinsip manajemen perkantoran

• Manajer kantor, seorang eksekutif yang arusmem!uat rencana, menyusun organisasi, dan

melakukan penga%asan teradap se!agian

!esar pekerjaan kantor yang arusdilaksanakan, serta memimpin para pega%ai

dalam melaksanakan tugas mereka.

• Tata ruang kantor.


11/23


• Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapanyang otomatis.

• (ussiness Process $edesign *(P$, sistem danprosedur kerja arus diupayakan agar le!i

efisien sekaligus dilakukan pengukuran danpenyederanaan kerja.

• #istem manajemen arsip arus dikem!angkansesuai dengan penga%asan arsip, termasuk

mengilangkan metode pengarsipan yang tidakefisien, penetapan jad%al pemusnaan arsip,per!aikan sistem penelusuran arsip, danperencanaan per!aikan formulir kantor.


12/23


• &u!ungan kepega%aian yang le!i ilmiaarus dikem!angkan melalui analisispekerjaan, program diklat, nasiatkepega%aian, dan panduan perinta.

• #tandar kualitas dan kuantitas pekerjaankantor arus dikem!angkan dandigunakan.

• Kesadaran kerja, !ersamaan dengankonsep dasar manajemen ilmia dalampekerjaan kantor arus dikem!angkan.


13/23

Pelaksanaan perkantoran modern

• Menerima informasi• Merekam informasi

• Mengatur informasi

• Mem!eri informasi

• Melindungi aset


14/23

Efisiensi perkantoran modern

5 unsur sumber kerja sehubungandengan efisiensi di dalampelaksanaan perkantoran modern,yaitu :

1. Pikiran

2. Tenaga

3. Waktu

. !uang

5. "ilai


15/23

Teknologi informasi untuk

perkantoran modern

• 6tomasi perkantoran• #istem elektronik formal dan informal

• Kantor 7irtual

• 6rganisasi 7irtual

• 8plikasi otomasi perkantoran


16/23

Otomasi perkantoran

• #ejak pertama kali munculnya pengola kata,teknologi lain diterapkan pada pekerjaan

kantor, dan semua itu dise!ut dengan otomasi

perkantoran.• 6tomasi perkantoran meliputi semua sistem

elektronik formal maupun informal yang

mem!erikan peratian pada komunikasiinformasi dari dan kepada orang-orang ke

dalam dan ke luar perusaaan.


17/23

Sistem elektronik formal dan informal

• #istem otomasi perkantoran adala formal sejaudirencanakan dan didokumentasikan secara

tertulis.

• #istem formal di%ujudkan pada !asis perusaaanuntuk memenui ke!utuan organisasional dalam

!anyak cara se!agaimana #5M.

• #istem informal yang tidak direncanakan dan tidak

didokumentasikan secara tertulis di%ujudkan dalam!anyak cara se!agaimana 9##.


18/23

Kantor virtual

• Kemampuan otomasi perkantoran yangmengu!ungkan orang-orang secara elektronik

tela mem!uka jalan !aru !agi pekerjaan

kantor, yang mengilangkan ke!utuanmelakukan pekerjaan kantor di kantor,

seingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di

mana saja pekerja !erada.


19/23

Pengaruh kantor virtual

• Keuntungan kantor 7irtual– Menekan !iaya fasilitas.

– Menekan !iaya peralatan.

– 0aringan komunikasi formal.

– Menekan pengentian kerja.

– Kontri!usi sosial.

• Keuntungan-keuntungan terse!ut adalakeuntungan untuk perusaaan, anya kontri!usisosial yang merupakan keuntungan !ersamadengan pekerja.


20/23

• Kerugian kantor 7irtual– Tidak !erperasaan.

– Keka%atiran keilangan pekerjaan.

– #emangat renda.• Kerugian-kerugian terse!ut adala kerugian

untuk pekerja, sedangkan !agi perusaaan

tidak !egitu !erpengaru.


21/23

Strategi kantor virtual

• Menyediakan sum!erdaya komputer.

• Menyediakan akses pada sum!er informasi.

• Menyediakan pasokan non komputer.

• Menyusun for%arding panggilan telepon.

• Menggunakan conference call.

• Menjad%alkan pertemuan rutin.

• Mengikuti kerja rutin.

Kantor 7irtual mem!utukan kerjasama antaraperusaaan dan pekerja.


22/23

Organisasi virtual

• 5de se!ua kantor 7irtual dapat diperluas denganmenerapkannya pada seluru perusaaan, itulayang dinamakan dengan organisasi 7irtual.

•9alam organisasi 7irtual, operasi melaluiperusaaan dirancang sedemikian seingga tidakterikat pada lokasi fisik.

• 9engan demikian akan le!i muda untuk

!e!erapa operasi dan !e!erapa perusaaan, dan juga dapat menjadi strategi yang !aik !agi !er!agai jenis perusaaan untuk diikuti untuk meningkatkanefisiensi secara keseluruan.


23/23

Aplikasi otomasi perkantoran

• ord processing.• Electronic mail.

• ;oice mail.

• Electronic calendaring.• 8udio conferencing.

• ;ideo conferencing.

•omputer conferencing.

•

12-Manajemen Perkantoran Modern

Documents