management administrasi perkantoran mOdErn. revised.ppt

8/19/2019 management administrasi perkantoran mOdErn. revised.ppt

http://slidepdf.com/reader/full/management-administrasi-perkantoran-modern-revisedppt 1/240

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODERN

Yulius Gono Ate,S.ap.

Penerbit Erlangga

Nama : Yulius Gono Ate

NPM : 1322121001Hp : 0! 2!3 "# 000

E$Mail : %uliusgonoate&0'gmail.(om

Nama : Yulius Gono Ate

NPM : 1322121001Hp : 0! 2!3 "# 000

E$Mail : %uliusgonoate&0'gmail.(om



)A) 1

MANAJEMEN

ADMINISTRASI

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) 1

1. Mengetahui sejarah dan perkembangan Ilmu

Administrasi

2. Memahami deinisi serta ungsi Ilmu Administrasi

!. Memahami perkembagan te"ri manajemen #ang

mempengaruhi pengel"lan administrasi

$. Mengetahui pr"spek karier di bidang administrasi

Penerbit Erlangga



1.1 PENGE*-AN AN /+NGS-

• Deinisi ilmu administrasi perkant"ran

rangkaian akti%itas meren&anakan' meng"rganisasikan'mengarahkan' menga(asi' dan mengendalikan hingga

men#elenggarakan se&ara tertib pekerjaan administrasi

perkant"ran )*uible' 2++1, untuk menunjang

pen&apaian tujuan "rganisasi.

Penerbit Erlangga



Office Support Functions

• -ungsi rutin

• -ungsi teknis

• -ungsi analisis

• -ungsi interpers"nal

• -ungsi managerial

Penerbit Erlangga



1.2 E+S- *E- MANA%EMEN

Menurut *uible )2++1,' $ tahapan dalam te"ri manajemen'

#aitu

• Manajemen ilmiah )a(al tahun 1/++0an,

• Manajemen administrati )a(al tahun 1/!+0an,

• Manajemen hubugan manusia )tahun 1/$+01/+,

• Manajemen m"dern )sekarang ini,

Penerbit Erlangga



lasi4i5asi *eori Mana6emen Menurut

7gers 8200!9

• Manajemen klasik

• Manajemen perilaku

• Manajemen ilmiah

• Manajemen kualitas

Penerbit Erlangga



1.3 MANA%E AM-N-S*AS-

PEAN*AN

• Menurut dgers )2++,' manajer administrasi

bertanggung ja(ab mengel"la in"rmasi' sistemin"rmasi' tekn"l"gi maupun SDM #ang ada untuk

memaksimalkan pr"dukti%itas bagian administrasi

#ang dipimpinn#a.

Penerbit Erlangga



*anggung %aab Manager A7ministrasi

• 3eren&anaan

• 3eng"rganisasian

• 3engal"kasian sta

• 3engarahan

• 3enga(asan

•Tantangan

• 4ualiikasi



iat Men6a7i Pegaai A7ministrasi

1. Menjadi "rang #ang eisien

2. Mengetahui penggunaan software!. Mengetahui pr"sedur dalam men#iapkan dan

memr"ses k"munikasi tertulis

$. Memahami k"nsep dari pr"sedur equipment oriented

. Mengetahui pr"sedur dan langkah kerja untukberneg"siasi

5. Menggunakana "t"matisasi kant"r

Penerbit Erlangga



6. Menggunakan sumber data #ang kredibel

7. Memahami filing dan records control

/. Memahami jasa lan#anan bank #ang berhubungandengan pr"sedur kant"r

1+. Mengetahui pentingn#a job campaign

11. Men#adari peluang karier dan m"bilitas pekerjaan



1.; PSPE A-E

1.Virtual Assistant

2.4arier

Penerbit Erlangga



)A) 2

R8ANISASI 3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) 2

• Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu

meran&ang dan mem"diikasi struktur "rganisasiadministrasi perkant"ran.

• Memahami p"sisi sekretaris dan kesekretarisan di kant"r

administrasi m"dern

Penerbit Erlangga



2.1 P-NS-P GAN-SAS-

5 prinsip penting dalam mendesain struktur "rganisasi

• Spesialisasi pekerjaan

• Departementalisasi

• Rantai k"mand"

• Rentang penga(asan

• Sentralisasi dan Desentralisasi

• -"rmalisasi

Penerbit Erlangga



2.2 S*+*+ GAN-SAS-

• Struktur 8aris

Penerbit Erlangga

Direktur

Sekretaris 9endahara Manajer perasi

Super%is"r Super%is"r



• Struktur 8aris dan Sta

Penerbit Erlangga

Direktur :tama

Asisten Direktur :tama

Direktur

4euangan

Direktur

3r"duksi

Direktur

3emasaran

Direktur

SDM

Super%is"r Super%is"r



• Struktur -ungsi"nal

Penerbit Erlangga

Rekt"r

Pembantu Rektor II

Bidang Administrasi

Dekan

Pembantu Dekan IIPembantu Dekan I Pembantu Dekan III

Pembantu Rektor I

Bidang Akademik

Pembantu Rektor III

Bidang Kemahasiswaan



• Struktur 3r"duk

Penerbit Erlangga

Direktur :tama Astra ;"mpan#

Direktur T"#"taAstra M"t"r

Direktur DaihatsuAstra M"t"r

Direktur <"ndaAstra M"t"r

Manajer4euangan

Manajer3r"duksi

Manajer3emasaran

Manajer3ers"nalia

S i



• Struktur 4"mite

Penerbit Erlangga

3residen

Menteri

Negara

Dep

Menteri

Negara

N"n Dep

3ejabat

Setingkat

Menteri

4"mite

43:' 433:

S k M ik



• Struktur Matriks

Penerbit Erlangga

Manajer

3r"#ek A

Manajer3r"#ek 9

Direktur

3r"duksi

Direktur

4euangan

Direktur

3emasaran





*iga Hal Penting 7alam Meran(ang

Sebua= Pe5er6aan

• Analisis alur kerja (work flow analysis)

• Strategi bisnis #ang diambil

• 9agaimana struktur "rganisasi #ang paling tepat

dengan strategi tersebut



ima Pen7e5atan 7alam Meran(ang

Pe5er6aan

• 3en#ederhanaan 3ekerjaan

• 3emekaran 3ekerjaan

• 3er"tasian 3ekerjaan

• 3emerka#a 3ekerjaan

• Desain 3ekerjaan

Penerbit Erlangga



Analisis Pe5er6aan

• Menganalisis pekerjan merupakan pr"ses pengumpulan

in"rmasi #ang akan digunakan dalam membuatkeputusan tentang pekerjaan. <al ini dilakukan denganmengidentiikasi tugas' ke(ajiban' dan tanggung ja(abdari pekerjaan tersebut

Penerbit Erlangga



Men7es5ripsi5an Pe5er6aan

Menuangkan hal #ang telah diidentiikasikan' dijelaskan'

dan dideinisikan "leh analisis pekerjaan ke dalam

sebuah d"kumen tertulis disebut dengan deskripsi

pekerjaan.

Penerbit Erlangga



ua %enis es5ripsi Pe5er6aan

• Deskripsi pekerjaan se&ara khusus

• Deskripsi pekerjaan se&ara umum



Empat Elemen Penting es5ripsi

Pe5er6aan

• Identiikasi in"rmasi

• Ringkasan pekerjaan

• 4e(ajiban dan tanggung ja(ab pekerjaan

• Spesiikasi pekerjaan dan kualiikasi minimum

Penerbit Erlangga



2.; SEE*A-S AN ESEE*A-A*AN

Menurut Susant" )2++1,' tiga peran sekretaris' #aitu

1. Sebagai pusat in"rmasi

2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan

!. Memberikan pengaruh p"siti bagi angg"ta "rganisasi

lain' dengan mendistribusikan in"rmasi se&ara &epatdan tepat sasaran

Penerbit Erlangga



*iga Aspe5 %enis %abatan Se5retaris

• 9erdasarkan luas lingkup tanggung ja(ab

• 9erdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

• 9erdasarkan spesialisasi



ima )agian *ugas Se5retaris

1. Tugas perkant"ran

2. Tugas resepsi"nis

!. Tugas keuangan

$. Tugas s"sial

. Tugas insidentil

Penerbit Erlangga



*iga *a=apan >ang ilalui Se5retaris

1. Dependance

3ada tahap a(al sekretaris memiliki ketergantungan#ang tinggi pada atasan dan rekan kerja.

2. ndependence

Seiring dengan adaptabilitas dan leksibilitas terhadappekerjaan' sekretaris semakin mampu memahami danmenjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bah(a iadibutuhkan "rganisasi.

!. nterdependence

sudah memiliki k"nsep berpikir dan k"nsep kerja

#ang k"nstrukti. Penerbit Erlangga



)A) 3

SISTEM 3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) 3

1. Mengetahui k"nsep sistem administrasi di kant"r

m"dern.

2. Memahami "t"matisasi sistem

!. Dapat meran&ang dan mem"diikasi sistemadministrasi di kant"r dengan menggunakan sistem

#ang ada

Penerbit Erlangga



3.1 NSEP S-S*EM

• Desain Sebuah Sistem

Penerbit Erlangga



Sistem

1. Sistem terdiri dari sub sistem #ang berhubungan

dengan pr"sedur #ang membantu pen&apaian tujuan

2. Dapat disimpulkan bah(a "rganisasi sebagai sebuah

sistem merupakan suatu kesatuan' di mana bagian

terke&il dari sistem )met"de atau pr"sedur maupun

subsistem, merupakan penjabaran dari sistem"rganisasi #ang digunakan

Penerbit Erlangga



Man4aat Penggunaan Pen7e5atan

Sistem 8?uible, 20009 a7ala=:

1. Meng"ptimalkan hasil penggunaan sumber da#a #angeisien

2. Salah satu alat pengendali bia#a

!. Mengeisienkan akti%itas dalam kant"r

$. Alat bantu pen&apaian tujuan "rganisasi

. Alat bantu "rganisasi dalam menerapkan ungsi0ungsin#a

Penerbit Erlangga



erugian Penggunaan Pen7e5atan

Sistem:

1. 3eng"perasian kurang leksibel

2. 3erubahan pada sistem atau subsistem' akanmengubah met"de dan pr"sedur suatu "rganisasi

!. Memerlukan (aktu s"sialisasi

$. 4emungkinan terdapat resistensi dari angg"ta"rganisasi

Penerbit Erlangga



ara5teristi5 Sistem

1. -leksibel

2. Mudah diadaptasikan!. Sistematis

$. -ungsi"nal

. Sederhana

5. 3emanaatan sumber da#a #ang "ptimal.

Penerbit Erlangga



A7a beberapa +nsur Sistem

1. nput

2. "rocessing

!. #utput

$. %eedback

. 3enga(asan

Penerbit Erlangga

• -ungsi Sistem dalam rganisasi



g g

Penerbit Erlangga



*a=apan 7alam Pengembangan Sistem

1. 9atasi se&ara jelas pr"ses #ang perlu dipelajari.

2. 9eri ren&ana tentang isi dan pr"ses #ang berjalan

!. Analisis pr"ses #ang sedang berjalan

$. Ren&anakan pr"ses #ang dikembangkan

. 9uat pr"ses baru

Penerbit Erlangga



%enis Sistem

1. Sistem pada tingkatan "perasi"nal

2. Sistem pada tingkatan sta )perkant"ran,

!. Sistem pada tingkatan manajemen

$. Sistem pada tingkatan strategis

Penerbit Erlangga



3.2 AA*$AA* S-S*EM

1. 9agan beban kerja (workload c&art)

Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk men#ederhanakan

pr"ses kerja

2. 9agan aliran kerja (work'flow c&art)

Sering digunakan untuk menganalisis dan men#ederhanakanpekerjaan' #aitu alat #ang membantu mengidentiikasikan tiap

langkah dalam pr"ses kerja spesiik

Penerbit Erlangga



!. 9agan la#"ut kerja )work'layout c&art ,

1, Digunakan untuk menggambarkan aliran kerja #ang

dilakukan pada kant"r2, Dapat mengidentiikasi dengan jelas pekerjaan #ang

&enderung berulang

$. 9agan pr"ses kerja (work'process c&art)Menggambarkan sebuah pr"ses kerja #ang harusdilakukan berkaitan dengan pen#elesaian sebuahpekerjaan



. Diagram bal"k ED3 (electronic data processing)

:mumn#a digunakan untuk pengambaran sistem

#ang akan diintergrasikan dengan k"mputer



2. 9agan aliran kerja (work'flow c&art)



g j ( f )

!. 9agan la#"ut kerja )work'layout c&art ,



g # j ) y ,

$. 9agan pr"ses kerja (work'process c&art)



g p j ( p )

. Diagram bal"k ED3 (electronic data processing)





)A) ;

4M:NI4ASI

3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) ;

• Menjelaskan pentingn#a mempun#ai ketrampilank"munikasi #ang baik di tempat kerja

• Menunjukan perbedaan p"k"k antara salurank"munikasi "rmal dan in"rmal

• Mendiskusikan pr"ses k"munikasi

• Mengidentiikasikan delapan hambatan k"munikasiutama antarmanusia dan dalam "rganisasi0"rganisasi

Penerbit Erlangga



;.1 M+N-AS-

• 4"munikasi merupakan pr"ses mengirim dan

menerima pesan' dan dikatakan eekti apabila pesan

tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakanatau mend"r"ng "rang lain untuk bertindak sesuai

dengan pesan tersebut )9"%ee' 2++!,

Penerbit Erlangga

• 9agan 3r"ses 4"munikasi



Penerbit Erlangga



Empat /ungsi omuni5asi

1. -ungsi k"nt"l

2. -ungsi m"ti%asi

!. -ungsi em"si

$. -ungsi in"rmasi

Penerbit Erlangga



;.2 M+N-AS- YANG E/E*-/

- 9entuk dasar k"munikasi #aitu

1. 4"munikasi %erbal

2. 4"munikasi n"n %erbal

!. 4"munikasi tulisan.

Penerbit Erlangga



Empat Asas omuni5asi

• 4"munikasi berlangsung antara pikiran sese"rangdengan pikiran "rang lain

• rang han#a memahami suatu hal jika menghubungkandengan hal #ang dimengerti

• rang #ang melakukan k"munikasi memiliki ke(ajiban

untuk membuat dirin#a dimengerti

• rang #ang tidak paham dalam menerima pesanmempun#ai ke(ajiban untuk meminta penjelsan



Komunikasi

yang efektif

Pemecahan masalah lebih cepat

eningkatkan

produkti!itas

Keputusan yang

lebih kuat

"ubungan bisnis

yang lebih kuat

Arus ker#a yanglebih siap

dan efektif

eningkatkan

citra profesional

ateri promosi

yang lebih #elas

eningkatkan

tanggapan

stakeholders

• Manaat 4"munikasi #ang Eekti



<iri Pesan >ang E4e5ti4

1. Men#ediakan in"rmasi #ang praktis

2. Memberikan akta dibandingkan kesan

!. Mengklariikasi dan men#ingkat in"marsi

$. Men#atakan tanggung ja(ab se&ara jelas

. Membujuk dan men#adiakan rek"mendasi

Penerbit Erlangga



;.3 MENENGAAN

Elemen pr"ses mendengarkan ada ! p"int #aitu

1. Memahami (sensing)

2. Men#aring (filtering)

!. Mengingat (remembering).

Penerbit Erlangga



iat Mening5at5an emampuan

Men7engar5an

1. 4"mitmen untuk memperbaiki

2. -"kus

!. Meningkatkan akurasi pen#aringan in"rmasi

$. 4"nsentrasi untuk mengingat.

Penerbit Erlangga



*antangan omuni5asi Masa ini

a, 3erkembangan tekn"l"gi

b, 8l"balisasi dan perbedaan buda#a antar pega(ai

&, rganisasi #ang berbasis tim.

Penerbit Erlangga

;.; M+N-AS- AAM GAN-SAS-



-"rmal In"rmal

Internal 4"munikasi #ang sudahdiren&anakan masing0masing bagian )surat' e0

mail' mem", mengikutipr"sedur suatu"rganisasi

4"munikasi #ang sudahdiren&anakan dengan pihakluar )surat' lap"ran' mem"'

pidat"' (ebsite' maupun press release,

Ekster0

nal

4"munikasi kasual #ang

terjadi antarangg"ta"rganisasi )e0mail' faca to

face telep"n, #ang tidakmengikuti pr"sedursuatu "rganisasi

4"munikasi kasual #ang

berlangsung denganpelanggan' pen#alur' in%est"r)e0mail' face to face' telep"n,

9entuk k"munikasi



;.! HAM)A*AN M+N-AS- AN

-A* +N*+ MENGA*AS-NYA

Empat hambatan k"munikasi #aitu

1. 3erbedaan bahasa dan persepsi.

2. 8angguan k"munikasi )gangguan isik dan em"si"nal,

!. %erl"ad in"rmasi

$. 3en#aringan #ang tidak tepat.

Penerbit Erlangga



• 4iat #ang dapat dilakukan untuk meminimalisir

dampak hambatan k"munikasi )*uible' 2++!,' #aitu

1. Melakukan pendekatan #ang berpusat pada audiens

2. Mengembangkan iklim k"munikasi #ang terbuka

!. 4"mitmen untuk berk"munikasi se&ara etis.

$. Menggunakan pesan #ang singkat dan eekti.

Penerbit Erlangga



)A) !

TE4N>8I 4M:NI4ASI

3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) !

• Menjelaskan pengertian k"munikasi' jaringan dan

k"nigurasi #ang tepat' dan peran pentingn#a pada

k"munikasi perkant"ran

• Menjelaskan sistem telep"n dan bagaimana

memilihn#a

• Mengetahui perkembagan telecommuting de(asa ini

Penerbit Erlangga



!.1 *EEM+N-AS-

• Telek"munikasi dapat dideinisikan sebagaik"munikasi #ang menggunakan peralatan elektr"nik

maupun elektr"magnetik

• Selain itu' *uible )2++1, mendeinikan telek"munikasisebagai transmisi in"rmasi #ang menggunakantekn"l"gi telep"n

Penerbit Erlangga





%alur omuni5asi

• -ungsi utama jalur k"munikasi adalah untukmemasilitsasi transmisi suara' data' atau gambar ke

k"mputer atau peralatan lain.

• 5 jenis jalur k"munikasi' #aitu twisted'pair wirecoaial cable microwa*es satelit fiber optics danwireless radio frequencies

Penerbit Erlangga



!.2 %A-NGAN M+N-AS-

• Jaringan k"munikasi #ang telah tersedia akan semakinmemper&epat pen#elesaian berbagai tugas kerja

• 4emampuan untuk mengirim dan menerima data sertain"rmasi antara dua tempat memberikan kesempatankepada pega(ai untuk men#elesaikan tugas lebiheisien dan eekti dibandingkan sebelumn#a

Penerbit Erlangga



• Jaringan k"munikasi dapat diklasiikasikan dalambeberapa hal' berdasarkan

1. T"p"l"gi

2. 4epemilikan

!. 8e"grai

Penerbit Erlangga



1. %aringan omuni5asi )er7asar5an

*opologi

• 9intang

Penerbit Erlangga



• T"p"l"gi hierarki

)k"nigurasi p"h"n,

Penerbit Erlangga



• T"p"l"gi jala

Penerbit Erlangga



• T"p"l"gi bus

Penerbit Erlangga



• T"p"l"gi &in&in

Penerbit Erlangga



• Tip"l"gi h#brid

Penerbit Erlangga




epemili5an

• "ri*ate

Jaringan ini biasan#a mela#ani kebutuhan internal

"rganisasi #ang tertutup akses publik

• "ublict

Jaringan ini dibangun "leh perusahaan telek"munikasi

#ang menjual la#anan ke publik. Ada dua ma&am

jaringan' #aitu 3ublic +witc&ed ,elep&one -etwork

)3STN, dan internet

3enerbit Erlangga



• Value Added -etwork

Jaringan ini hampir sama dengan jaringan publik'

#ang mena(arkan asilitas transmisi berupa

intelligence berdasarkan kebutuhan perusahaan

3enerbit Erlangga





Geogra4i

• ide Area -etworks )?AN,

• /etropolitan Area -etworks )MAN,

• 0ocal Area -etworks )>AN,

3enerbit Erlangga



!.3 *EEPN

• Empat jenis sistem telep"n #ang biasa digunakan

perusahaan' #aitu ey system 39@' 3A9@' entre.

• Dalam dua dekade terakhir dikembangkan

penggunaan sistem telep"n alternati' #aitu ideboard

data ser*ice Sistem telep"n seluler' dan >a#anan ++7

3enerbit Erlangga



!.; -N*ENE*

• Internet telah mun&ul sejak a(al 1/5+0an

• 3ada tahun 1/6!' pemerintah :SA memulai Defense

Ad*anced 3esearc& "rojects Agency )DAR3A, #ang

bertujuan untuk mendapatkan teknik terbaru agar

k"mputer bisa berk"munikasi dan bertukar data

dalam jaringan

3enerbit Erlangga



• Tahun 1/75' Nati"nal S&ien&e -"undati"n di :SA

mengembangkan NS-NET' #ang saat ini merupakan

jalur utama k"munikasi di internet

• Tahun 1/7/' sistem internet mulai mengintergrasikan

semua pr"t"k"l #ang ada dalam struktur jaringan

dasar dengan menggunakan Interk"neksi Sistem

Terbuka

3enerbit Erlangga



• 3ada akhir tahun 1//1' internet telah menghubungkan

ribu jaringan pada !5 negara dan mela#ani 6++

k"mputer serta $ juta pengguna

• 3ada tahun 1//' dengan dilepaskann#a larangan

k"mersial' internet berkembang dengan pesat #ang

memberikan penggunan#a la#anan in"rmasi #ang luas

3enerbit Erlangga



ara5teristi5 -nternet

• 3r"t"k"l merupakan salah satu standar #ang

memungkinkan pengiriman dan penerimaan in"rmasi

melalui pr"gram client dan ser*er dapat terjadi di

internet

• 3r"t"k"l #ang digunakan perusahaan untuk mengakses

internet juga digunakan untuk mengembangkan

intranet

3enerbit Erlangga



• Internet dapat diakses melalui beberapa &ara dengan

menggunakan tekn"l"gi k"munikasi' antara lain

1. Akses >AN

2. Akses able

!. Akses Dial'up

$. +&ell Akses

3enerbit Erlangga



a>anan -nternet

1. 4'mail

2. orld ide eb

!. %," (%ile ,ransfer "rotocol)

$. 5senet

. 0istser*

5. nternet /essenger 6. nternet ,elep&one

7. ,elnet

3enerbit Erlangga



!.! *EE<MM+*-NG AN

*EEM+N-AS-

• 8"me=0Meija dkk )2++$, mendeskripsikan

telecommuting sebagai peren&anaan kerja #ang

memungkinkan pega(ai untuk bekerja di tempat selainkant"r )biasan#a di rumah' di kant"r ke&il' atau di jalan,

dengan selalu menghubungkan diri ke kant"r melalui

telep"n' aksimile' ataupun email

3enerbit Erlangga



ara5teristi5 Pe5er6aan 7an Pegaai

Telecommuter

1. 3ekerjaan #ang jelas dan dapat diukur

2. Membutuhkan interaksi harian dengan kel"mp"k

kerja

!. Membutuhkan interaksi setiap hari dengan pelanggan

$. 3ekerjaan )misaln#a mengetik' data entri' atau

melakukan hubungan telep"n, #ang dapat dilakukan

se&ara baik di luar kant"r

3enerbit Erlangga



. Jika jabatan manajemen' apakah hal ini akan

berlangsung permanen atau han#a sementara )karena

ada perjalanan dinas,

5. 3ekerjaan #ang tidak memerlukan tingkat interaksi

#ang tinggi dengan pega(ai lain dalam melakukan

pekerjaann#a

3enerbit Erlangga



ampa5 Negati4 Telecommuting

1. 3ega(ai dapat menghindar dari penga(asan pihakmanajemen

2. 3ega(ai akan beranggapan telecommuting

men#ebabkan mereka terku&il dari rekan kerjan#a!. 3ega(ai akan kehilangan interaksi s"sial

$. 3ega(ai kemungkinan besar beranggapantelecommuting menambah tingkat stres dalam rumahtanggan#a

. 3ega(ai mungkin mempun#ai anggapantelecommuting berdampak kurang menguntungkanpada kariern#a di masa #ang akan datang

3enerbit Erlangga



!." MANA%EMEN PEAYANAN

*EEM+N-AS-

• 3ela#anan telek"munikasi di "rganisasi saat ini

semakin beragam dan semakin meningkat jumlahn#a.

4"ndisi ini tentun#a memerlukan pengel"laan #angsesuai dengan meng"ptimalkan sistem telek"munikasi

dan mengeisienkan bia#a #ang ditimbulkann#a

3enerbit Erlangga



Man4aat Sistem Mana6emen

*ele5omuni5asi

1. Memahami pr"ses kerja masing0masing elemen dalam

sistem telek"munikasi dan bagaimana menghasilkan

eisiensi dari hal tersebut

2. Memahami tingkat eisiensi #ang akan dihasilkan jika

beberapa aspek teknik dari sistem digabungkan

peng"perasiann#a

!. Memahami kemungkinan bagi manajer untuk

mendapatkan in"rmasi #ang dibutuhkan pada saat

dibutuhkan

3enerbit Erlangga



$. Memahami p"tensi pengembangan sistem

berdasarkan perkembangan tekn"l"gi #ang dapat

memberikan manaat "ptimal bagi "rganisasi

. Meng""rdinasikan pengembangan keseluruhan

sistemm daripada pendekatan #ang han#a

mempengaruhi bagian dari sistem

3enerbit Erlangga



Mengontrol )ia>a *ele5omuni5asi

• 9eberapa saran #ang diberikan dalam upa#a

meng"ntr"l bia#a telek"munikasi )R"(e' 2++2,' #aitu

1. Meng""rdinasikan segala aspek dalam sistem

telek"munikasi

2. Men#iapkan perusahaan alternati #ang dapat

men#ediakan la#anan telep"n jarak jauh guna

menentukan kesesuaian dengan anggaran perusahaan

!. Mempertimbangan penggunaan peralatan baru jika

k"ndisi membutuhkan

3enerbit Erlangga



$. Menentukan eektiitas penggunaan sistem

telek"munikasi melalui pembelian atau men#e(an#a

(leasing)

. Memasang sistem remote control untuk menga(asipenggunaan la#anan telek"munikasi"leh pega(ai

5. Memasang itur telep"n #ang paling ban#ak

digunakan untuk keeektian bia#a

6. Mendesain sistem telek"munikasi baru sebagaiplat"rm #ang dapat mendukung perkembangan

telek"munikasi di masa #ang akan datang

3enerbit Erlangga



)A) "

MANAJEMEN 4EARSI3AN

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) "

• Mengetahui tujuan dan ungsi kearsipan' memahami

siklus kearsipan' mampu meng"rganisasi pr"gram

manajemen kearsipan' serta mampu membuat danmelakukan sistem menejemen kearsipan

Penerbit Erlangga

Alasan Manusia Mere5am -n4ormasi



• Alasan pribadi

• Alasan s"sial

• Alasan ek"n"mis

• Alasan hukum

• Alasan instrumental

• Tujuan simb"lis

• 3engembangan ilmu pengetahuan

Penerbit Erlangga



".1 MANA%EMEN AS-P

• D"kumen adalah in"rmasi #ang dikumpulkan danbisa diakses serta digunakan

• D"kumen juga dideinisikan sebagai in"rmasi #angdi&iptakan' diterima' dan dikel"la sebagai buktimaupun in"rmasi #ang "leh "rganisasi atauper"rangan digunakan untuk memenuhi ke(ajibanhukum atau transaksi bisnis

Penerbit Erlangga



• dgers )2++, mendeinisikan manejemen arsip

sebagai pr"ses penga(asan' pen#impanan' dan

pengamanan d"kumen serta arsip' baik dalam bentuk

kertas maupun media elektr"nik

• ;harman )1//7, mendeinisikann#a sebagai pr"ses

#ang menitikberatkan pada eisiensi administrasi

perkant"ran' pengel"laan' dan pemusnahaan d"kumenapabila tidak lagi diperlukan

Penerbit Erlangga



4enned# dan S&hauder )1//7,' menjelaskan bah(asetiap d"kumen dan arsip akan terdiri dari

• Isi

• Struktur

• 4"nteks

Penerbit Erlangga



Peng5lasi4i5asian Arsip

Penerbit Erlangga

ARSI3

D4:MEN

)RE;RDB

ARSI3 DINAMIS,

ARSI3 STATIS

)AR;<ICES,

A4TI-

INA4TI-



• Ada dua m"del dalam mengel"la arsip' #aitu

1. 0ife ycle /odel )M"del Siklus <idup,

2. 3ecords ontinuum /odel )M"del Arsip 9erkelanjutan,

Penerbit Erlangga



Arsip inamis 8o5umen9 7an Arsip

• Arsip dinamis atau d"kumen merupakan in"rmasiterekam' termasuk data dalam sistem k"mputer' #angdibuat atau diterima "leh "rganisasi atau per"rangandalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakansebagai akt%itas tersebut

Penerbit Erlangga



• Menurut 9asuki )2++!,' D"kumen dapat dibagimenjadi beberapa kateg"ri' #aitu

1. D"kumen Administrati

2. D"kumen Akuntansi

!. D"kumen 3r"#ek

$. D"kumen 4asus

Penerbit Erlangga



Penggolongan o5umen

• 9erdasarkan penggunaann#a' d"kumen dapatdig"l"ngkan menjadi

1. D"kumen Akti' #aitu d"kumen #ang digunakan se&arak"ntin#u minimal 12 kali dalam setahun

2. D"kumen Inakti' #aitu d"kumen jangka panjang dan

d"kumen semi akti. D"kumen disebut semi akti bilahan#a digunakan minimal kali dalam setahun

Penerbit Erlangga

" 2 MENGGAN-SAS- PGAM



".2 MENGGAN-SAS- PGAM

MANA%EMEN EAS-PAN

• Sistem pen#impanan arsip

1. Sistem <asta(i )manual,

2. Sistem 9ar&"ding

3enerbit Erlangga



Pena5siran

• Nilai guna arsip adalah nilai arsip #ang didasarkan

pada kegunaann#a bagi "rganisasi

• Nilai guna merupakan dasar penentuan jad(al retensibagi masing0masing d"kumen berdasarkan n"m"r

serin#a

3enerbit Erlangga



• Nilai guna arsip dibagi menjadi dua' #aitu

1. Nilai guna primer

ada beberapa nilai guna primer bagi suatu "rganisasi'

antara lain

0 Nilai guna adminisrati

0 Nilai guna iskal

0 Nilai guna hukum

0 Nilai guna hist"ris

3enerbit Erlangga



2. Nilai guna sekunder

ada dua nilai guna #ang termasuk nilai guna sekunder'

#aitu

0 Nilai guna kebuktian

0 Nilai guna in"rmasi"nal

3enerbit Erlangga



A/E

• Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut #ang

disingkat dengan nama A>-RED )Santen' 1/,

1. Administratif Value

2. 0egal Value

!. %iscal Value

$. 3esearc& Value

6. 4ducational Value

7. Documentary Value

3enerbit Erlangga



".3 S-S*EM PENG-NESAN

• Sistem pengindeksan adalah sistem #ang mengatur

urutan unit0unit atau bagian0bagian dari kata0kata

kun&i #ang akan disusun menurut abjad' sebagai tanda

pengenal untuk memudahkan penentuan tempatpen#impanan dan penemuan kembali arsip

• 9entuk indeks ini dapat berupa kartu' datar' atau

buku

3enerbit Erlangga



• Ada beberapa sistem #ang digunakan dalam

mengindeks d"kumen maupun arsip )8ie' 2+++,'

#aitu

1. Sistem 4r"n"l"gis

2. Sistem Abjad

!. Sistem Sub#ek

$. Sistem Numerik

. Sistem 8e"grais

3enerbit Erlangga



)A) #

ARSI3 MAN:A>

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) #

• Mengetahui tujuan dan ungsi arsip manual' memahami

siklus arsip manual' mampu meng"rganisasi pr"gram

dan sistem manajemen arsip se&ara manual

Penerbit Erlangga



#.1 S-+S H-+P AS-P MAN+A

• De(asa ini' sistem kearsipan se&ara manual kurangbegitu p"puler karena ban#ak "rganisasi #ang mulaimengimplementasikan pr"gram paperless office dan

arsip digital

• Namun' 9arber )2+++, menjelaskan bah(a saat inihampir sebagian besar "rganisasi masih menggunakanatau mengel"la arsip se&ara manual' karena d"kumen#ang dikel"la berupa kertas' ;D maupun media isiklainn#a

Penerbit Erlangga



• Dalam mengel"la arsip se&ara manual' "rganisasiharus mengklasiikasikan dan mengel"lan#a dalamdua tipe d"kumen' #aitu

1. D"kumen Akti

2. D"kumen Inakti

Penerbit Erlangga



Si5lus Hi7up Arsip 7alam Perusa=aan

Penerbit Erlangga

1

3en&iptaan

2

3emanaatan !

3en#impanan

$ 3etrie*al

Disp"sisi



Sistem Pen>impanan

• Ada tiga sistem pen#impanan d"kumen #ang dapatdipertimbangkan "leh suatu "rganisasi' #aitu

1. 3en#impanan Terpusat )Sentralisasi,

2. 3en#impanan Desentralisasi

!. 4"mbinasi 4edua Sistems

Penerbit Erlangga



1. Sistem Sentralisasi

• Manaat penggunaan sistem sentralisasi' adalah

1. Men&egah duplikasi

2. >a#anan lebih baik

!. Adan#a keseragaman

$. Menghemat (aktu

. Menghemat ruangan' peralatan' dan alat tulis kant"r5. Jasa kepada bagian lain

Penerbit Erlangga



5. Memungkinkan pengamanan #ang lebih terpadu

6. Adan#a keseragaman dalam penanganan pendidikandan pelatihan bagi manajer d"kumen

7. 3ela#anan d"kumen diba(ah satu atap

Penerbit Erlangga



• 4erugian sistem sentralisasi

1. 4esulitan isik

2. 4eb"&"ran in"rmasi

!. 9erbagai bagian mungkin mempun#ai kebutuhan

#ang berlainan

$. Adan#a ketakutan akan hilangn#a d"kumen

. 3emakai tidak langsung memper"leh d"kumen bila

diperlukan

Penerbit Erlangga

2 Si t t li i



2. Sistem esentralisasi

• 4euntungan dari penggunaan sistem desentralisasi'#aitu

1. Dekat dengan pemakai

2. Sistem ini sangat &"&"k bila in"rmasi rahasia #angberkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian

#ang bersangkutan

!. <emat (aktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas

Penerbit Erlangga



• 4erugian dari penggunaan sistem desentralisasi' #aitu

1. 3enga(asan relati sulit untuk dilakukan

2. 4arena ban#ak duplikasi atas d"kumen #ang sama' halitu mengakibatkan terjadin#a duplikasi ruangan'perlengkapan' dan alat tulis kant"r #angmenjadikann#a kurang eisien

!. 4arena pr"p"sisi pekerjaan untuk men#impand"kumen han#a menjadi salah satu ungsi dari tenagaadministrasi' kegiatan ini akan mengakibatkan la#anan#ang diterima kurang memuaskan

Penerbit Erlangga



$. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan

berkaitan dengan d"kumen #ang rele%an dan

berkaitan dengan dua bagian atau lebih

. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan danperalatan

5. Masing0masing bagian men#impan d"kumenn#a

sendiri sehingga d"kumen #ang sama tersebar di

berbagai tempat

Penerbit Erlangga

3 Si t bi i



3. Sistem ombinasi

• Sistem k"mbinasi memiliki keuntungan' #aitu

• Adan#a sistem pen#impanan dan temu balik #ang seragam

• Menekan seminimum mungkin kesalaham pemberkasanserta d"kumen #ang hilang

• Menekan duplikasi d"kumen

• Memungkinkan pengadaan d"kumen #ang terpusat dengan

imbas eisiensi bia#a #ang lebih baik • Memudahkan k"ntr"l gerakan d"kumen sesuai dengan jad(al retensi dan pemusnahan

Penerbit Erlangga



• Di sisi lain' sistem ini memiliki kerugian sebagai

berikut

1. 4arena d"kumen #ang bertautan tidak ditempatkan

pada tempat #ang sama akan men#ebabkan sulitn#apenggunaan d"kumen #ang dimaksud

2. 4urang lu(es karena keseragaman di seluruh unit

belum atau tidak ada

!. Masalah #ang berasal dari sistem sentralisasi dandesentralisasi akan diba(a ke sistem k"mbinasi'

(alaupun dapat diminimalisir apabila pengel"laann#a

dilakukan se&ara &ermat dan tepatPenerbit Erlangga

# 2 PENY-MPANAN AS-P



#.2 PENY-MPANAN AS-P

• <al0hal #ang dipertimbangkan dalam memilih

perlengkapan pen#impanan' antara lain

1. Jenis d"kumen #ang akan disimpan

2. 4e&epatan pemanaatan #ang diperlukan

!. 4ebutuhan ruangan

$. 3ertimbangan keamanan

. 9ia#a peralatan

5. 9ia#a "perasi"nal pen#impanan

6. Jumlah pemakai #ang mengakses d"kumen se&ara

teratur

Penerbit Erlangga

/a5tor >ang 7ipertimbang5an sebelum



> g p g

membeli alat pen>impanan

1. 4esetaraan )compatibility, peralatan

2. Eisiensi

!. 4ualitas

$. Ek"n"mis

Penerbit Erlangga



• 3eralatan pen#impanan dapat dig"l"gkan menjadi

peralatan manual' mekanis' dan "t"matis

• 3eralatan pen#impanan manual terdiri dari +pindle file Vertical filing cabinet #pen'self file 0ateral files

5nit bo lateral file ard file /icrorecord file %ile

media lainnya.

Penerbit Erlangga

# 3 PEEN<ANAAN +ANGAN



#.3 PEEN<ANAAN +ANGAN

• Salah satu akt"r #ang patut dipertimbangkan dalam

peren&anaan ruang pen#impanan adalah kemampuan

ruang mengampu berat d"kumen #ang akan disimpan

pada ruang tersebut

• 4apasitas beban lantai (load capacity) merupakan

berat d"kumen dan peralatan #ang disangga "leh

lantai dengan aman

Penerbit Erlangga

# ; PEM+SNAHAN AS-P



#.; PEM+SNAHAN AS-P

• 3emusnahan d"kumen dilakukan apabila d"kumen

#ang disimpan "leh "rganisasi sudah tidak diperlukan

lagi atau habis masa kadarluasan#a

Penerbit Erlangga



• Menurut 9asuki )2++!,' ada $ met"de pemusnahan

d"kumen inakti' #aitu

1. 3en&a&ahan

2. 3embakaran

!. 3emusnahan kimia(i

$. 3embuburan

Penerbit Erlangga



)A)

MANAJEMEN ARSI3

E>E4TRNIS

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A)



*+%+AN )A)

• Mengetahui tujuan dan ungsi arsip elektr"nik'

memahami siklus elektr"nis

• Mampu meng"rganisasi dan melakukan manajemen

arsip se&ara elektr"nis

Penerbit Erlangga

1 PENAH++AN



.1 PENAH++AN

• 4ita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan

pekerjaan administrasi sehari0hari' #ang mengakibatkan

%"lume dan jumlah d"kumen #ang dikel"la "leh

"rganisasi semakin meningkat

• ?alaupun sistem kearsipan manual akan memudahkan

kita menemukan d"kumen #ang kita butuhkan' namun

tingkat pertumbuhan arsip B d"kumen berupa kertas

akan semakin meningkat dan lambat laun menjadikan

d"kumen sulit untuk ditemukan

Penerbit Erlangga

Man4aat penggunaan sistem



pengelolaan se(ara ele5trolis

1. ;epat ditemukan

2. 3engindeksan #ang leksibel

!. 3en&arian se&ara full'tet

$. 4e&il kemungkinan ile akan hilang

. Menghemat tempat

5. Mengarsip se&ara digital

6. 9erbagi arsip se&ara mudah

7. Meningkatkan keamanan

/. Mudah melakukan reco*ery data

Penerbit Erlangga

Hal$=al Negati4 7ari Penggunaan



Sistem Pengelolaan Se(ara Ele5trolis

1. Adan#a peluang untuk memanipulasi ile

2. 4esulitan untuk berbagi ile karena "rmat ile

maupun ketersediaan jaringan maupun akses untukberbagi ile dengan #ang lain

!. 4emungkinan rusakn#a ile setiap saat tanpa adan#a

indikasi terlebih dahulu' misaln#a ser%er terserang

%irus atau terhapus se&ara permanen karena tidaksengaja

Penerbit Erlangga

Mana6emen Arsip )er5elan6utan



Mana6emen

Arsip

Ele5tronis

Pen7e5atan

*erintergrasi

erang5a

er6a

*erintergrasi

Pengaasan

*erintergrasi

-Strategi pemasaran >ang

ber4o5us p7 pelanggan-Pemi5iran arsip

post$mo7ern

$ Mo7el arsip 5ontinum

-)u7a>a bersama

-Stan7ar bersama-Pembagian in4ormasi-oor7inasi-olaborasi

-ontrol pro7u5-ontrol proses-ontrol ser@is

Checklist



Checklist

• Ada 12 k"mp"nen #ang harus diperhatikan sebelummenggunakan arsip elektr"lis' #aitu

1. 4ebijakan dan pr"sedur2. 3endidikan dan training

!. 4erahasiaan dan kejujuran

$. ;akupan d"kumen

. Metadata5. Manajemen ile

6. Manajemen pen#impanan

Penerbit Erlangga



7. 4etersediaan arsip

/. Audit Trail

1+. Retensi11. 3embaruan media atau transer

12. Disp"sal

Penerbit Erlangga

2 MANA%EMEN AS-P EE*N-S



.2 MANA%EMEN AS-P EE*N-S

• 4"mputerisasi d"kumen dibangun pada kekuatand"kumen kertas Data di0s&an atau dipindahkan se&araelektr"nik dan k"pi digital dengan res"lusi tinggidisimpan dalam &ard dri*e atau optical disk

• Indeks elektr"nik dapat memberikan in"rmasi tentangd"kumen seperti penulis' n"m"r reeresi' atau tanggal

dibuat

Penerbit Erlangga



Empat omponen asar 7alam



Memili= Sistem

• Memindahkan d"kumen

• Men#impan d"kumen

• Mengindeks d"kumen

• Meng"ntr"l akses

Penerbit Erlangga

3 -MPEMEN*AS- AS-P EE*N-S



.3 -MPEMEN*AS- AS-P EE*N-S

• Aspek #ang harus diperhatikan dalammengimplementasikan arsip elektr"nik' #aitu

1. Menge%aluasi 4ebutuhan2. Menskala "ilot "roject ke S"lusi 3erusahaan

!. Instalasi

$. ,raining

. Isu0isu <ukum5. +upport dan 3emeliharaan

Penerbit Erlangga

; E*ENS- AS-P EE*N-S



.; E*ENS- AS-P EE*N-S

• Dua pendekatan dalam melakukan retensi arsipelektr"nis' #aitu

1. Retensi D"kumen Tradisi"nal

2. Retensi D"kumen berdasarkan -ungsi dan <ubungan

Penerbit Erlangga



)A) &

3EN8A?ASAN ADMINISTRASI

3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A) &



*+%+AN )A) &

• Mengetahui apa dan bagaimana penga(asan dapatdilakukan pada adminisrasi perkant"ran

• Mempun#ai gambaran tentang penga(asan terhadapkuantitas dan kualitas pekerjaan

• Mengimplementasi teknik0teknik penga(asanpekerjaan perkant"ran

Penerbit Erlangga

&.1 PSES PENGAASAN



&.1 PSES PENGAASAN

• Tujuan 3enga(asan Administrasi 4ant"r

1. Meningkatkan kinerja "rganisasi se&ara k"ntinu

2. Meningkatkan eisiensi dan keuntungan bagi"rganisasi dengan menghilangkan pekerjaan #angtidak perlu atau mengurangi pen#alahgunaan alatatau bahan

!. Menilai derajat pen&apaian ren&ana kerja dengan

hasil aktual #ang di&apai' dan dapat dipakai sebagaidasar pemberian k"mpensasi bagi se"rang pega(ai

Penerbit Erlangga



$. Meng""rdinasikan beberapa elemen tugas ataupr"gram #ang dijalankan

. Meningkatkan ketertarikan terhadap tujuan"rganisasi agar ter&apai

Penerbit Erlangga

Man4aat Pengaasan



Man4aat Pengaasan

1. Membantu memaksimalkan keuntungan #ang akandiper"leh "rganisasi

2. Membantu pega(ai dalam meningkatkan pr"dukti%itaskarena kesadaran akan kualitas dan kuantitas "utput

#ang dibutuhkan!. Men#ediakan alat ukur pr"dukti%itas pega(ai atau

akti%itas #ang "bjekti bagi "rganisasi

$. Mengidentiikasi beberapa hal #ang membuat ren&anatidak sesuai dengan hasil aktual #ang di&apai' dan

memasilitasi pem"diikasiann#a

. Membantu pen&apaian kerja sesuai tingkat atau deadline#ang ditetapkan

Penerbit Erlangga

+nsur Pengaasan



+nsur Pengaasan

1. -akt"r0akt"r #ang dia(asi

2. Identiikasi hasil #ang diharapkan

!. 3engukuran kinerja

$. Aplikasi tindakan pembenahan

Penerbit Erlangga

Proses >ang ila5u5an



Proses >ang ila5u5an

• ;as&i" )2++!,' ada tiga pr"ses dalam mengk"ntr"ladministrasi kant"r' #aitu

1. Mendeinisikan parameter pekerjaan #ang akandia(asi

2. Menasilitasi kinerja #ang hendak di&apai

!. Mem"ti%asi pega(ai

Penerbit Erlangga

Pengaasan



Pengaasan

• <al utama #ang dapat dijadikan dasar utama dalampemilihan se"rang penga(as adalah mempun#aikesempatan #ang &ukup guna mengamati kinerjapega(ai dalam peri"de (aktu tertentu

Penerbit Erlangga



• 9eberapa "rang #ang dapat dijadikan penilai menurut8"me=0Meija' 9alkin' dan ;ard# )2++!,' adalah

1. Super%is"r

2. Teman Sekerja

!. 9a(ahan

$. Menilai Diri Sendiri

. 3elanggan

5. 4"mputer

6. :mpan0balik !5+ derajat

Penerbit Erlangga

&.2 PENGAASAN +A-*AS



• Teknik 3enga(asan 4ualitas

1. Inspeksi T"tal

2. 3enge&ekan pada Area Tertentu

!. 3eng"ntr"lan 4ualitas dengan Statistik

$. 4esalahan Nihil

Penerbit Erlangga

Total Quality Management



Q y g

• *uible )2++1,' T*M perlu dilakukan dalam administrasiperkant"ran #ang berpijak pada

1. 4epuasan pelanggan

2. 3engukuran statistik #ang akurat

!. 3erbaikan se&ara terus0menerus terhadap pr"duk

maupun la#anan #ang diberikan

$. 9entuk hubungan baru dengan pega(ai

Penerbit Erlangga

&.3 PENGAASAN +AN*-*AS



• :ntuk meng"ntr"l luktuasi pekerjaan kant"r'beberapa tindakan #ang dapat dilakukan antara lain

1. #*ertime

2. ,emporary &elp

!. "art'timer &elp

$. %loating work unit 6. ycle billing

Penerbit Erlangga

&.; ME*E PENGAASAN

A*ENA*-/



A*ENA*-/

• 8e&a*ior'oriented rating met&ods

• 3esults'oriented rating met&ods

Penerbit Erlangga



)A) 10

3EN8A?ASAN DAN

AN88ARAN 9IAA

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A) 10



• Mengetahui apa dan bagaimana penganggaran #angdilakukan di kant"r administrasi m"dern

• Dapat mengimplementasikan 9ero based budgeting

• Mempun#ai gambaran tentang penga(asan terhadapanggaran #ang dibuat maupun bia#a #ang timbuldalam "perasi perusahaan

Penerbit Erlangga

10.1 ANGGAAN



• Deinisi anggaran menurut 8arris"n' N"reen' dan9re(er )2++, adalah ren&ana detail mengenaiper"lehan dan penggunaan keuangan maupun sumber

da#a "rganisasi lainn#a pada peri"de #ang telahditentukan

• Ada dua hal #ang perlu di&ermati berkaitan dengan

anggaran' #aitu peren&anaan dan peng"ntr"lan

Penerbit Erlangga

Man4aat rganisasi >ang Mela5u5an



Man4aat rganisasi >ang Mela5u5an

Penganggaran, antara lain :1. Anggaran meng"munikasikan ren&ana manajemen keseluruh bagian di dalam "rganisasi

2. Anggaran akan memaksa manajer untuk memikirkanmasa depan "rganisasi dan meren&anakan bagaimana

men&apain#a

!. 3r"ses penganggaran akan mengal"kasi sumber da#a"rganisasi ke seluruh bagian "rganisasi se&ara eisiendan eekti

$. 3r"ses penganggaran akan meminimalisir terjadin#abottlenecks acti*ity

Penerbit Erlangga



. Anggaran akan meng""rdinasi akti%itas0akti%itas didalam "rganisasi dengan mengintegrasikan ren&ana dimasing0masing bagian

5. Anggaran akan mendeinisikan tujuan dan sasaran#ang akan menjadi benc&marks dalam menge%aluasikinerja perusahaan

Penerbit Erlangga

<ara )ia>a )e5er6a Satu Sama ainB



• 9ia#a atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tigakel"mp"k' #aitu

1. 9ia#a Tetap

2. 9ia#a Cariabel

!. 9ia#a Semi%ariabel

Penerbit Erlangga

Prinsip Pembuatan Anggaran



1. 4eterlibatan kar#a(an dalam men#usun anggarankant"r administrasi

2. Anggaran harus dapat mereleksikan perkiraan daribia#a "perasi"nal

!. Anggaran harus disiapkan untuk di luar perkiraan

$. 3ega(ai harus merasa menjadi kesatuan dalamanggaran

Penerbit Erlangga

10.2 CE$)ASE )+GE*-NG



• :ero'based budgeting )99, merupakan pendekatanalternati #ang mengharuskan manajer untukmen#esuaikan pengeluaran #ang dianggarkan' tidak

han#a mengubah anggaran tahun lalu seperti #angdilakukan pendekatan tradisi"nal' sedangkan tahundasar pen#usunan anggaran adalah n"l )tidak ada,'bukan anggaran tahun lalu

Penerbit Erlangga



• :ero'based budgeting terdiri dari tiga langkah' #aitu

1. Deskripsikan setiap akti%itas administrasi perusahaanke dalam sebuah kel"mp"k keputusan

2. E%aluasi kel"mp"k keputusan tersebut dengan analisiscost'benefits

!. Al"kasikan pendapat berdasarkan penganggarkan#ang dibutuhkan

Penerbit Erlangga



Pen>iapan aporan Anggaran



• <al #ang perlu diperhatikan dalam men#iapkan lap"rananggaran' #aitu

1. Situasi tertentu

2. 4etika menampilkan angka dalam lap"ran' perbandingandasar harus disajikan

!. Membantu pemba&a meringkaskan in"rmasi lap"ranseban#ak mungkin

$. >ap"ran harus mengandung in"rmasi #ang dapat

memberikan penjelasan. >ap"ran harus standar

Penerbit Erlangga

ontrol )ia>a



• <al0hal penting dalam peng"ntr"lan bia#a' #aitu

1. Mengembangkan standar bia#a pada beberapakegiatan administrasi perkant"ran

2. Mengembangkan kesadaran akan bia#a #angditimbulkan pada kar#a(an

!. Membantu pengembangan pr"sedur "perasi #angeisien

$. Mengal"kasikan bia#a kegiatan administrasi

perkant"ran sesuai dengan ungsi #ang dilakukan. Mengetahui kegiatan administrasi perkant"ran #ang

tidak eisien dan mempersiapkan s"lusi

Penerbit Erlangga

*e5ni5 Mengontrol )ia>a egiatan

A7ministrasi Per5antoran



A7ministrasi Per5antoran

• Standar 9ia#a

• Studi Analisis 9ia#a

• Mengambil Tindakan 4"reksi

Penerbit Erlangga

Mengontrol )ia>a Per5antoran



• 9ia#a 3er"rangan

• 9ia#a 3erlengkapan dan Material

• 9ia#a 3eralatan

• 9ia#a 3r"ses 4erja

• 9ia#a #*er&ead

Penerbit Erlangga

10.! PENGN*AN )-AYA ENGAN

)AAN<E S<E<A



)AAN<E S<E<A

• 9alan&ed S&"re&ard )9SS,' diperkenalkan "leh 3r".

R"bert S. 4aplan dan Da%id N"rt"n tahun 1//2

• Dengan menggunakan pendekatan 9S;' manajer akan

menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam alat

pengukuran kinerja di mana pega(ai akan mudah

memahami dan mengimplementasikann#a

Penerbit Erlangga

)alan(e7 S(ore(ar7

4euangan

Apakah kiner#a keuangan perusahaan

3engukuran 4inerjaApakah tu#uan

keuangan perusahaan

kita$



telah meningkat

3elanggan

Apakah pelanggan menyadari

bahwa perusahaan telah

menyampaikan lebih banyak !alue $

3r"ses 9isnis Internal

Apakah perusahaan telah

meningkatkan proses bisnis utama

yg dpt menun#ang penyampaian lebih

banyak value ke pelanggan $

3embelajaran dan 3ertumbuhan

Apakah perusahaan telah men#aga

Dan meningkatkan kemampuan

untuk lebih baik

kita$

Apa yang diharapkan

pelanggan terhadap

layanan perusahaan

kita dan bagaimana

kita menbuat mereka

tetap loyal $

Apakah proses bisnis

internal utama yang

dapat meningkatkan

value bagi pelanggan

kita

%isi dan

&trategi

perusahaan



)A) 11

4NTR>

3RD:4TICITAS

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A) 11



• Menjelaskan pentingn#a pengukuran kerja pega(aiadministrasi perkant"ran

• Mendiskusikan teknik0teknik pengukuran kerja

• Mengidentiikasi dan menerapkan standart kerjakant"r

• Menjelaskan penerapan teknik peningkatan kinerjapega(ai administrasi perkant"ran

• Menjelaskan peran T*M dalam pr"gram peningkatan

kinerja pega(ai administrasi perkant"ran

Penerbit Erlangga





• ?aktu standart merupakan jumlah (aktu #angdibutuhkan se"rang pekerja #ang berkualiikasiuntuk men#elesaikan tugas dengan menggunakan

met"de' peralatan dan perlengkapan' bahan' sertalingkungan kerja tertentu

Penerbit Erlangga

*u6uan Peng5uran er6a



• Membantu peren&anaan dan penjad(alan kerja

• Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untukmenambah pega(ai baru dengan met"de #ang tepat

• Menentukan tingkat eisiensi dari met"de dan pr"seskerja #ang dilakukan pada saat ini

• Membantu dalam menentukan beban kerja #angsesuai bagi pega(ai

Penerbit Erlangga

ang5a= Pengu5uran er6a



• Membuat ren&ana a(al

• Menentukan "rang #ang bertanggung ja(ab terhadappr"gram

• Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk pr"gram

• Mengumpulkan data0data penting

• Menganalisis data #ang terkumpul dan mengembangkanstandar

• Melatih super%is"r dan manajer

• Menginstruksi pega(ai

• E%aluasi

Penerbit Erlangga



*e5ni5 Pengu5uran er6a



• 4riteria #ang dipertimbangkan sebelum memilihteknik #ang akan digunakan

1. Tujuan penggunaan standar kerja

2. Tingkat akurasi #ang dibutuhkan standar kerja

!. 9ia#a #ang dianggarkan perusahaan dalammengembangkan standar kerja

$. Siat dari pekerjaan #ang membutuhkan standar kerja

. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja danstandar kerja dari indi%idu #ang bertanggung ja(ab

Penerbit Erlangga



• Menurut Ste%ens"n )2++,' beberapa teknikpengukuran kinerja #ang dapat digunakanperusahaan antara lain

1. >ap"ran 3r"duksi

2. ork +ampling

!. ,ime +tudy

$. 3engamatan Mi&r"m"ti"n

. Standar ?aktu #ang Diperkirakan

Penerbit Erlangga

11.3 S*ANA-SAS- E%A



• Tujuan utama pengukuran kerja adalahmengumpulkan data #ang akan digunakan untukmenetapkan standar pekerjaan administrasi di kant"r

• Standar kerja tidak b"leh ditentukan berdasarkankinerja #ang di&apai "leh pega(ai #ang palingpr"dukti dan eisien

• Sebalikn#a standar kerja tidak b"leh diset padatingkat #ang terlalu rendah sehingga setiap kar#a(andappat men&apai standar tersebut dengan mudah

Penerbit Erlangga

euntungan Stan7ar er6a



1. Membantu meningkatkan eisiensi tiap pega(aidalam menjalankan pekerjaann#a

2. Membantu mengin"rmasikan pega(ai tentang

tingkat "utput #ang diharapkan

!. Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM$. 4ar#a(an sadar pr"sedur perusahaan' sehingga

diperlukan sedikit penga(asan

. Sebagai dasar dalam memberikan k"mpensasi

kepada pega(ai5. Membantu meningkatkan m"ral pega(ai

Penerbit Erlangga

%enis Stan7ar



• Standar 4uantitas

• Standar 4ualitas

• Standar Deskripti

Penerbit Erlangga

11.; *EN- PEN-NGA*AN -NE%A



1. 3embagian 4erja

2. 3en#ederhanaan 4erja

!. R"tasi 4erja

$. 3eningkatan 4erja6. %letime

5. /anagement by #bjecti*e

6. 4eamanan 4erja

7. 3artisipasi 4ar#a(an

/. ;uality ircles

Penerbit Erlangga



1+. 4ualitas Masa 4erja

11. 3r"gram Asistensi 4ar#a(an

12. 4"munikasi

1!. Insenti dan 3enghargaan1$. Menurunkan Stres 4ar#a(an

1. Manajemen ?aktu

15. T"tal *ualit# Management )TM*,

Penerbit Erlangga



)A) 12

>A3RAN MANAJERIA>

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A) 12



• Mengetahui tujuan dan ungsi lap"ran manajerial

• Memahami aspek0aspek penting dalam pembuatanlap"ran manajerial

• Mempun#ai gambaran tentang langkah0langkahpenulisan lap"ran manajerial

• Melakukan analisis terhadap lap"ran manajerial

Penerbit Erlangga

12.1 APAN



• >ap"ran merupakan bentuk k"munikasi #ang dapat

dilakukan se&ara tertulis atau lisan mengenai suatu hal

tertentu sesuai dengan tujuan penulisann#a

• >ap"ran merupakan per(ujudan pertanggungja(aban

dari ba(ahan kepada atasan atas pemberian

keper&a#aan dalam melaksanakan tanggung ja(ab dan

pelimpahan (e(enang untuk mendukung pelaksanaan

tanggung ja(ab tersebut

Penerbit Erlangga

/ungsi aporan



• Sebagai sarana k"munikasi %ertikal

• Sebagai alat pertanggung ja(aban

• Memberikan in"rmasi penting

• Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan

Penerbit Erlangga



12.2 %EN-S APAN

1. 9erdasarkan ?aktu 3en#ampaian



# p

0 >ap"ran Rutin0 >ap"ran Insidental

2. 9erdasarkan ;ara 3en#ampaian

0 >ap"ran >isan

0 >ap"ran Tertulis

0 >ap"ran Cisual

!. 9erdasarkan 9entuk

0 >ap"ran 9erbentuk Surat0 >ap"ran 9erbentuk -"rmilir

0 >ap"ran 9erbentuk 4arangan

Penerbit Erlangga



$. 9erdasarkan Siat 3en#ajian0 >ap"ran In"rmal

0 >ap"ran -"rmal

. 9erdasarkan Maksudn#a0 >ap"ran In"rmati

0 >ap"ran Rek"mendasi

0 >ap"ran 3ertanggung Ja(aban

0 >ap"ran Analitis0 >ap"ran 3erkembangan

0 >ap"ran Studi 4ela#akan

Penerbit Erlangga

12.3 S-S*EMA*-A APAN



• 3endahuluan

• Isi >ap"ran dan 3embahasan

• 3enutup

Penerbit Erlangga

12.; *A*A <AA PENY+S+NAN

APAN



• Tahap 3ersiapan

•3engumpulan dan 3en#ajian Data

• Sistematika >ap"ran

• 3enulisan >ap"ran

Penerbit Erlangga



*+%+AN )A) 13



• Mengetahui tahap0tahap peren&anaan layout perkant"ran

• Memahami prinsip0prinsip layout perkant"ran #ang eekti

• Mendesain dan mem"diikasi ren&ana layout perkantoran

• Mengetahui perkembangan terkini layout perkant"ran

• Mengetahui perkembangan layout perkant"ran danpen#esuaian urnitur dengan layout



• 3r"dukti%itas suatu "rganisasi se&ara langsung atau tidak

langsung akan dipengaruhi "leh penataan ruang kerja

(layout)

• Menurut *uible )2++2,' layout menjelaskan penggunaan

ruang se&ara eekti serta mampu memberikan kepuasan

kepada pega(ai terhadap pekerjaan #ang dilakukan'

maupun memberikan kesan #ang mendalam bagi pega(ai

Man4aat a>out antor >ang E4e5ti4



• Meng"ptimalkan penggunaan ruang #ang ada se&ara

eekti

• Mengembangkan lingkungan kerja #ang n#aman bagi

pega(ai

• Memberikan kesan #ang p"siti terhadap perusahaan

• Menjamin eisiensi dari arus kerja #ang ada

• Meningkatkan pr"dukti%itas kerja pega(ai

• Mengantisipasi pengembangan "rganisasi di masadepam dengan melakukan peren&anaan layout #ang

leksibel

13.1 *AHAPAN PEEN<ANAAN



• *uible )2++1,' mengungkapkan beberapa akt"r #ang

harus diperhatikan dalam peren&anaan

1. Tugas pega(ai2. Arus kerja

!. 9agan "rganisasi

$. 3r"#eksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang

. Jaringan k"munikasi

5. Departemen dalam "rganisasi



6. 4ant"r publik dan pri%at

7. 4ebutuhan ruang

/. 3ertimbangan keamanan1+. 3embia#aan ruang perkant"ran

Area =usus



• 9eberapa area khusus #ang harus diperhatikan dalam

meren&anakan layout perkant"ran

1. 3eception area2. Ruang k"nrensi

!. Ruang k"mputer

$. Ruang persuratan

. Ruang penggandaan

5. Area pusat pen#impanan

13.2 NSEP AN* *E)+A



• <al #ang perlu diperhatikan dalam k"nsep ini' #aitu

1. 3enggunaan dinding permanen #ang minim

2. 3enempatan masing0masing unit kerja #ang akanmeminimalisir work backlogs atau crisscrossingpekerjaan

!. Memberikan perhatian pada akustik dan gangguansuara

$. A; dan k"ntr"l #ang terpusat akan mudah dikendalikan. 3"la (arna dan pengaturan urnitur

elebi=an 7an e5urangan



4elebihan

1. 9ia#a perubahan layout lebih murah

2. 9ia#a instalasi pertama lebih murah

!. Meningkatkan penggunaan ruang$. Meningkatkan pr"dukti%itas melalui eisiensi arus kerja'

meningkatkan k"munikasi' meningkatkan m"ral'

keterlibatan em"si"nal pega(ai' serta meningkatkan

ken#amanan pega(ai. Menghemat energi



4ekurangan

1. 4urang tersedian#a pri*acy

2. Tidak sesuai dengan struktur "rganisasi #ang bir"kratis!. 4urang eekti bagi pekerjaan #ang membutuhkan

k"nsentrasi tinggi

)eberapa Mo7el antor )er5onsep

*erbu5a



1. >ands&ape

• M"dular ?"rkstati"n :nit



• M"%able ;luster ?"rkstati"n :nit



Prinsip a>out >ang E4e5ti4



1. Menganalisis hubungan antara peralatan' in"rmasi'dan pega(ai dalam arus kerja

2. Menk"ndisikan arus kerja agar bergerak dalambentuk garis lurus dan meminimalisir crisscrossing

dan backtracking !. 3ega(ai #ang melakukan pekerjaan serupa

ditempatkan berdekatan

$. 3ega(ai atau di%isi #ang berhubungan dengan publik

ditempatkan di pintu masuk kant"r. 3ega(ai #ang membutuhkan k"nsentrasi ditempatkan

di ruang kerja #ang suasanan#a tenang



5. Al"kasi berdasarkan p"sisi' pekerjaan #ang dilakukan'dan peralatan khusus #ang diperlukan

6. -urnitur dan peralatan sesuai kebutuhan

7. >"r"ng harus n#aman dan lebar

/. 3ertimbangan keamanan menjadi pri"ritas tinggi

1+. Area terbuka #ang besar lebih eisien dibanding ruanganke&il tertutup

11. 3r"%isi #ang tepat bagi pen&aha#aanm dek"rasi' A;'kelembaban dan k"ntr"l suara

12. Memperhatika kebutuhan perluasan kant"r

1!. 3ekerjaan harus datang pada pega(ai' bukan sebalikn#a

13.3 MEMPES-APAN AY+*



Alat #ang bisa digunakan

• ,emplates• utouts

• "lastic /odels

• /agnetic 8oard

• omputer Aided Desain

13.; PEAA*AN AN /+N-*+

PEAN*AN



• -akt"r #ang harus diperhatikan dalam memilih

peralatan kant"r

1. Tujuan penggunaan peralatan

2. Menentukan peralatan #ang sesuai!. Tingkat kegunaan peralatan

$. Spesiikasi peralatan

. 9ia#a peralatan

5. 3r"ses "perasi"nal peralatan

6. -itur keamanan



7. -leksibilitas peralatan

/. 4emudahan penggunaan peralatan

1+. 4e&epatan penggunaan peralatan11. Masukan dari "perat"r peralatan

12. Standardisasi peralatan

13.! ESA-N AN* MASA EPAN



Dua karakteristik pekerjaan #ang akan mempengaruhi

layout sebuah kant"r' adalah

• t"n"mi

• Interaksi



)A) 1;

>IN84:N8AN 3ER4ANTRAN

Penerbit Erlangga

*+%+AN )A) 1;



• Mengetahui apa dan bagaimana lingkungan #ang sehat

di kant"r

• Memehami k"nsep pen&aha#aan' (arna' suara' musik'

peng"ndisian udara maupun keamanan #ang ideal

• Memahami k"nsep green office management

1;.1 -NG+NGAN YANG SEHA*



43=#-#/+

• ilmu terapan #ang digunakan untuk mempelajari hal0

hal #ang berhubungan dengan tingkat ken#amanan'

eisiensi' dan keamanan dalam mendesain tempat kerja

demi memuaskan kebutuhan isik dan psik"l"gis

pega(ai di kant"r

Smart Office



• Mengintergrasi beberapa k"mp"nen lingkungan kant"r'seperti pen&aha#aan' A;' k"nser%asi energi melaluik"mputerisasi kant"r

• 9eberapa itur smart office #aitu +mall'9one areas dan +mart wired telecommunication system



1;.2 S-S*EM PEN<AHAYAAN



• Empat jenis pen&aha#aan #ang digunakan di kant"r

1. Ambient lig&ting

2. ,ask lig&ting !. Accent lig&ting

$. -atural lig&ting



• Empat jenis &aha#a #ang dapat digunakan di kant"r

1. ;aha#a alami

2. ;aha#a fluorescent !. ;aha#a ncandescent

$. >ig& ntensity Disc&arge 0amps



• Tiga parameter #ang dapat digunakan dalam

mengukur eekti%itas pen&aha#aan di kant"r

1. Visibility

2. -"kus

!. mage

ara5teristi5 Sistem Penerangan



• 4qui*alent +p&erical llumination )ESI,

• Visual omfort "robability )C;3,

• ,ask llumination )TI,

Sistem Penerangan



1. Direct

2. +emidirect

!. ndirect

$. +emiindirect

6. =eneral Diffuse

1;.3 ANA



• -akt"r pemilihan (arna

1. 4"mbinasi ?arna

2. Eek ;aha#a pada ?arna

!. Nilai 3emantulan ?arna

$. Dampak dari ?arna

Prinsip 7alam Pemili=an arna



• -akt"r #ang perlu diperhatikan sebelum memulai

peren&anaan memilih (arna ruang kant"r' #aitu

1. 3enutup >antai

2. 3enutup Dinding

!. ?arna -urnitur

1;.; N* S+AA



• Tingkat kebisingan pada kant"r merupakan akt"r

lingkungan #ang harus dipertimbangkan untuk

mengel"la tingkat pr"dukti%itas pega(ai #ang

diinginkan

• Apabila tingkat kebisingan melampaui batas #ang

tidak diinginkan' beberapa gangguan isik dan

psik"l"gis terhadap pega(ai akan terjadi

ontrol Suara pa7a Per5antoran



1. 4"nstruksi #ang sesuai

2. 3enggunaan Material 3eredan Suara

!. Alat 3eredam Suara

$. /asking

1;.! +AA



• Temperatur :dara

• Tingkat 4elembaban :dara

• Sirkulasi :dara

• 4ebersihan :dara

1;." M+S-



• Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja

dan pr"dukti%itas pega(ai dengan menghilangkan rasa

b"san dan m"n"t"n dalam melakukan pekerjaan

kant"r

• Musik memberikan eek menenangkan dari kelelahan

mental dan isik serta mengurangi ketegangan

• Tipe musik #ang dimainkan akan mempengaruhi

pr"dukti%itas kar#a(an





• Teknik 4"nser%asi Energi

1. 3enghematan energi pada sistem pen&aha#aan

2. 3enghematan energi pada sistem pemanasBpendingin

!. 9eberapa langkah penghematan lain

1;. EAMANAN AN*



• 3enggunaan shredder )penghan&ur d"kumen kertas,

• 3enggunaan pengaman kant"r

• 3enggunaan pen&atat (aktu untuk men&egah pega(aiFmen&uriG (aktu kerja

• Sistem keamanan #ang terintegrasi

• Menggunakan password untuk mengakses data di

k"mputer



'erima Kasih

management administrasi perkantoran mOdErn. revised.ppt

Documents