Top Banner
MAKALAH KESEKRETARISAN Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kesekretarisan Dosen Pengampu : DRA.HJ.NANI SUTARNI. M.PD. Disusun Oleh: Wildan Muhammad Fikri 1406488 JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA BANDUNG 2014
22

MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Feb 22, 2023

Download

Documents

Gunawan Henawi
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

MAKALAH

KESEKRETARISAN

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata KuliahKesekretarisan

Dosen Pengampu : DRA.HJ.NANI SUTARNI. M.PD.

Disusun Oleh:

Wildan Muhammad Fikri 1406488

JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

BANDUNG

2014

Page 2: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

KATA PENGANTAR

 

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT,

karena berkat petunjuk-Nyalah, kami selaku penyusun dapat

menyelesaikan makalah ini sebaik-baiknya.

Penyusunan makalah ini bertujuan untuk :

1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah kesekretarisan

2. Menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya, dan

bagi penyusun pada khususnya.

Kami sangat menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini

masih banyak kekurangan, baik materi maupun penyajian serta

penulisan yang tidak sesuai. Untuk itu kami memohon maaf

yang sebesar-besarnya, dan kami mengharapkan kritik dan juga

sarannya kepada semua pihak.

Kami juga mengharapkan kritik dan saran dari berbagai

pihak demi kesempurnaan makalah ini untuk masa yang akan

datang. Terima kasih.

 

Wassalamualaikum Wr. Wb.

 

Page 3: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

 

Bandung, 20 September 2014

 

Penyusun,

Page 4: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................

DAFTAR ISI.........................................

BAB I PENDAHULUAN..................................

1.1 Latar Belakang.................................

1.2 Rumusan Masalah................................

1.3 Tujuan.........................................

BAB II ISI.........................................

2.1 Pengertian Kearsipan..........................

2.2 Tujuan Kearsipan...............................

2.3 Pengelolaan Kearsipan..........................

2.4 Sarana Kearsipan…………………………………………………………………

2.5 SistemKearsipan…………………………………………………………

Page 5: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB III PENUTUP ...............................……

3. 1 Kesimpulan ................................…....

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………….……….…..

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan

organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan

kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip

terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya

suatu organisasi, seperti kegiatan yang telah dijalankan,

maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalankan. Oleh karena

itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman,

informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa

pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga di jadikan

salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan

kedepannya bagi suatu organisasi.

Page 6: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang di mulai

dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta

evaluasi menurut suatu system tertentu yang telah di tentukan.

Page 7: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Rumusan Masalah

Adapun Rumusan Masalah Ini Meliputi :

1. Apakah Yang Di Maksud Dengan Arsip?

2. Apa Tujuan Dari Pembuatan Arsip?

3. Bagaimana Mengelola Arsip?

4. Apa Saja Sarana Arsip Yang Di Gunakan?

5. Apa Saja System Terdapat Dalam Arsip?

1.2 Tujuan

1. Memberitahukan Pengertian Arsip

2. Menjelaskan Tujuan Arsip

3. Menerangkan Bagaimana Mengelola Arsip

4. Menjelasakan Sarana Apa Saja Yang Di Gunakan Dalam

Arsip

5. Menjelaskan System Apa Saja Yang Terdapat Dalam Arsip

Page 8: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB II

ISI

2.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yangbertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan,masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan denganpengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi,dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiranmaupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkatlainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syaratsebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh LembagaNegara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangkapelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badanswasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baikdalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangkapelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkatyang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai

Page 9: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepatditemukan kembali.

2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dansebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiapkali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematisdan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal,kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

2.2 Tujuan Arsip

1.Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

2.Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yangdibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat

3.Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalamkegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan

4.Untuk menghemat tempat penyimpanan.

5.Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6.Untuk menjaga kelestarian arsip.

Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggungjawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentangpenyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan.

Dalam kegiatan menyelamatkan arsip yang memiliki informasipenting di dalamnya dan juga merupakan buktipertanggungjawaban yang sangat otentik, baik secara fisikmaupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan

Page 10: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalammenyimpan dan menemukan kembali. 

Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan banyak perlengkapandan juga peralatan yang cukup memadai baik dari segi jumlahmaupun kualitas . Hal tersebut penting agar arsip arsiptersebut dapat terlindung dari bahaya yang dapat mengancammenyebabkan terjadinya bahaya kerusakan arsip pada arsiptersebut, adapun bahaya yang mengancam itu ialah sepertibencana banjir, bahayan bencana kebakaran, bahaya tindakanpencurian, dan lain sebagainya.

Di setiap kantor tentu saja perlengkapan dan perlatan yangdigunakan bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yangdikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yangdigunakan

2.3 Pengelolaan Arsip

1. Menyiangi arsip.

Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari nonarsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya denganarsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas,plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agararsip menjadi bersih dan dapat diber diberkaskan dengan baik.

2. Memilah arsip

Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilahberdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan Unit kerjapencipta arsip.

3. Menyatukan berkas

Page 11: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaanmasalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yangberkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompokterdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yangberkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan danlampiran-lampirannya. Apabila arsip yang berkelompok tidakmenyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicaridan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.

4. Memasukkan berkas kedalam folder arsip

Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga disebelah kakan atas pada sisi belakang folder. Pada tab ini ditulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satuberkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

5. Mencatat / membuat daftar arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalamDaftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip danklasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapakelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif ataudaftar arsip yang diserahkan.

2.4 Sarana Arsip

1.       Map gantung, adalah map yang digunakan untukmenyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktifadalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggidan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alatuntuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilahbahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map.Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuranfolio.  

Page 12: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagaipenunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan kekanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijautua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah danbiru, serta warna-warna lainnya.

.  

 

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filingcabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebutterdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan mapgantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal

 

3.  Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub polaklasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekatantara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab,sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapatdi dalam folder.

Page 13: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis,namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaanarsip dinamis.

4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai polaklasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folderdigunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebutdimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisidengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan denganguide. 

5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif danarsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boksberbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalammerangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsipdigunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

Page 14: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statisberbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajaryang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagianbawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Padaumumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip.Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyakboks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapatdisatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat inimemiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.

2.5 Sistem Kearsipan

A.Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Page 15: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakaimetode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsipyang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, namaperusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjekmasalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk)dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumenyang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption)untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapunkata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan /organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilahsubyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yangdipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutanunit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusunmenurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan caramengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tandapengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yanglainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tandapengenal surat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yangmemiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatunama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiapjudul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatutanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan padalembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpananarsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atausimbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalahmenunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yangbersangkutan.Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidakdipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubunganantara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Adadua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalahpetunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yangmemiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisilebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah

Page 16: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antarasatu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskanatau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan suratadalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti danseksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siapuntuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat-Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuksilang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milahatau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kodeyang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.-Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempatatau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjadadalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkanfolder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-suratkantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalahtempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpadaun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk danpemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segiempat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari kartontebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembalisurat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. DaftarIndeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah /hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem iniditerapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama,

Page 17: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu,apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yanglebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapanmenyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartukendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengancara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kodesurat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartukendali.

C. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal /Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomoryang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukandalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah-Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc.Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yangmemuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor.Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapattiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan /masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraianmasalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecilmemuat uraian masalah yang terdapat pada pembagianpembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedomanpemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan danmenyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dansurat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinetdiperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkanpaling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahuluuntuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatatsurat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks-Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap suratyang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpankartu kendali.

Page 18: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kodepenyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistempenyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpananberdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem iniyang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempatpenyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci,guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini samadengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yangberbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluanpenyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomorkode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1,yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angkasetelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc.Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitumenunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanansurat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebutdisimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam foldernomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasidari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor TerminalDigit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angkayang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada didepannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang beradadibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalammap.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehinggaterdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angkadibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harusditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enamangkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor TerminalDigit.

4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalahsistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dantulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalamsistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri

Page 19: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurutabjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpananarsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadialamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan kembalimenurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkangeografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan suratdikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan danditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengansistem abjad atau sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalammenerapkan sistem ini- Perlengkapan yang diperlukan dalammenerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder,dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura.Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yangmenyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses danboleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd.Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan suratmenurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan suratg. Menyimpankartu kendali- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalahsama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkankepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggalsurat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan untuk sistemini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet,didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartukendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utamamenggambarkan tahun (judul laci)b. Pembagian pembantumenggambarkan bulan (judul guide)c. Pembagian kecil

Page 20: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan folderdalam filling cabineta. Laci menggambarkan tahunb. Guidemenggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c.. Menyimpan surat.

2.6

Page 21: MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Arsip sebagai sumber informasi dapat dijadikan bahan

pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, oleh karena

itu perlu di manage dengan sebaik-baiknya agar setiap kali

diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

Arsip juga harus di jaga dan diamankan dengan baik

supaya arsip tidak rusak karena arsip adalah hal yang

terpenting dalam perusahaan.