KEVYT PROJEKTIKUVAUS Projektin nimi: Rekrytointiohjelma Hankejohtaja: Outi Sonkeri Projektipäällikkö: Tiina Auranne Projektin käynnistyminen: 01.05.2018 Nykytilan kuvaus: Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi on tehty vertailua henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja resursoinnista sekä henkilöstökäytännöistä. Maakunnan rekrytointiohjelma on valmistunut. Projektin tavoite Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on laadukasta. Tavoitteesta on johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan maakunnan rekrytointiohjelma. Tiedostetut ja keskeisimmät projektiin kohdistuvat vaatimukset (esim. lakisääteiset vaatimukset tai toimialakohtaiset): Sovellettavat lait ja asetukset Kunnalliset virka- ja työehtosopimukset Aikataulu / Vaiheet / tehtävät aiheet / tehtävät: Henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa. Visualisoidaan prosessin päävaiheiden eteneminen prosessikuvaukseen • Kuvataan maakunnan HR Toimintamalli/-t • Määritellään mallille vuosikello ja kytketään malli maakunnan henkilöstöjohtamisen vuosikelloon, jos toimintamalli on suunnittelusykliin sidottu • Suunnitellaan ohjelma tai aineisto, joka tukee toimintamallin käyttöön ottoa ja ylläpitämistä = koulutus/koulutukset • Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan = järjestelmä/ICT • Varmistetaan, miten henkilöstön tulee toimia= esimiesohjeet, työntekijäohjeet • Määritellään seurantamittari(t) eli kerättävät Resurssit / projektitiimi Kuvaa projektin toteuttamiseen osallistuvat resurssit Valmistelu on tehty yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa. Valmistelutyöhön on osallistettu HR asiantuntijat kunnista ja kuntayhtymistä. Valmistelua on tehty yhteistyössä Soteliikelaitos valmistelun ja pelastusliikelaitos valmistelun kanssa sekä maakuntavalmistelun konserninhallinnan, talouden ja viestinnän kanssa Tärkeimmät projektiin liittyvät dokumentit Ei liitteenä Maakuntastrategia Henkilöstöpolitiikka 1_223 Henkilöstön ja johdon rekrytoinnit 1_2251 Osaamisen kehittämisohjelma 1_214 Talouden prosessit ja ohjaus 1_145 Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu Liitteenä Maakunnan rekrytointiohjelma – luonnos Kelpoisuusehdot – luonnos Hakemus ja sen laatiminen – luonnos Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa – vertailu Projektin lopputuotokset / tavoiteltu uusi toimintatapa: Projektin tavoitteena on varmistaa, että maakunta on haluttu työpaikka, jossa tehdään merkityksellistä työtä ja jonne onnistutaan rekrytoimaan oikea määrä osaavaa ja sitoutunutta henkilöstöä. Onnistuneella henkilöstöhankinnalla tavoitetaan tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan palvelutoiminnan turvaamiseksi. Rekrytointeja ohjaavat periaatteet, tavoitteet, keinot ja mittarit on esitelty tarkemmin projektidokumentoinnin liitteissä. Hankekori tai –salkku 1_22 HENKILÖSTÖ
91
Embed
1 22 HENKILÖSTÖ - Uudenmaan liitto...3.1 Maakunnan esimies –rooli rekrytoinneissa 3.2 Esimiehen tukena HR:n toimijat 3.3 Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja henkilöstöhallinnon
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
KEVYT PROJEKTIKUVAUS Projektin nimi: Rekrytointiohjelma
Hankejohtaja: Outi Sonkeri
Projektipäällikkö: Tiina Auranne
Projektin käynnistyminen: 01.05.2018 Nykytilan kuvaus: Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi
on tehty vertailua henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja
resursoinnista sekä henkilöstökäytännöistä. Maakunnan rekrytointiohjelma on valmistunut.Projektin tavoite
Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan
maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on
laadukasta. Tavoitteesta on johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan
maakunnan rekrytointiohjelma.
Tiedostetut ja keskeisimmät projektiin kohdistuvat vaatimukset (esim. lakisääteiset vaatimukset
tai toimialakohtaiset):
Sovellettavat lait ja asetukset
Kunnalliset virka- ja työehtosopimuksetAikataulu / Vaiheet / tehtävät aiheet / tehtävät:
Henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen
• Määritellään mallille vuosikello ja kytketään malli maakunnan henkilöstöjohtamisen
vuosikelloon, jos toimintamalli on suunnittelusykliin sidottu
• Suunnitellaan ohjelma tai aineisto, joka tukee toimintamallin käyttöön ottoa ja ylläpitämistä
= koulutus/koulutukset
• Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan =
järjestelmä/ICT
• Varmistetaan, miten henkilöstön tulee toimia= esimiesohjeet, työntekijäohjeet
• Määritellään seurantamittari(t) eli kerättävät
Resurssit / projektitiimi
Kuvaa projektin toteuttamiseen osallistuvat resurssit
Valmistelu on tehty yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa.
Valmistelutyöhön on osallistettu HR asiantuntijat kunnista ja kuntayhtymistä.
Valmistelua on tehty yhteistyössä Soteliikelaitos valmistelun ja pelastusliikelaitos valmistelun
kanssa sekä maakuntavalmistelun konserninhallinnan, talouden ja viestinnän kanssa
Tärkeimmät projektiin liittyvät dokumentit
Ei liitteenä
Maakuntastrategia
Henkilöstöpolitiikka
1_223 Henkilöstön ja johdon rekrytoinnit
1_2251 Osaamisen kehittämisohjelma
1_214 Talouden prosessit ja ohjaus
1_145 Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu
Liitteenä
Maakunnan rekrytointiohjelma – luonnos
Kelpoisuusehdot – luonnos
Hakemus ja sen laatiminen – luonnos
Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa –
vertailu
Projektin lopputuotokset / tavoiteltu uusi toimintatapa: Projektin tavoitteena on varmistaa, että
maakunta on haluttu työpaikka, jossa tehdään merkityksellistä työtä ja jonne onnistutaan
rekrytoimaan oikea määrä osaavaa ja sitoutunutta henkilöstöä. Onnistuneella
henkilöstöhankinnalla tavoitetaan tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan
palvelutoiminnan turvaamiseksi. Rekrytointeja ohjaavat periaatteet, tavoitteet, keinot ja
mittarit on esitelty tarkemmin projektidokumentoinnin liitteissä.
Hankekori tai –salkku
1_22 HENKILÖSTÖ
Toimenpidekokonaisuus: Henkilöstön ja johdon rekrytointi
1_2232 Rekrytointiohjelma
Maakunnan rekrytointiohjelma
”Huolellista, henkilökohtaista ja hakijaystävällistä rekrytointia”
Tiina Auranne
Sisällysluettelo
1. Rekrytointiohjelma
1.1 Maakunnan strategia ja henkilöstöpoliittiset linjaukset
1.2 Uusimaa rekrytointiohjelma ja toimintasuunnitelma 2021 – mitä tarvitaan?
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
2. Toimintaohjeet
3. Rekrytoinnin vastuut ja roolit maakunnassa
3.1 Maakunnan esimies –rooli rekrytoinneissa
3.2 Esimiehen tukena HR:n toimijat
3.3 Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa
4. Prosessikuvaus
4.1 Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu, virka- ja toimihaku
4.2. Hakuvaihe rekrytointiprosessin tuki Tahessa. Ulkoinen tai sisäinen haku pl. uudelleensijoitus
4.3. Valintavaihe, virka- ja toimihaku
4.4. Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihaku
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia
5.1 Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa
5.2 Henkilöstöhallinnon ja esimiesten yhteistyö työn tarjoamisen tilanteessa
5.3 Työn tarjoamisen prosessikuvaus
6. Vuosikello
7. Tukimateriaali
8. Tietojärjestelmä
9. Palvelut
Liitteet:
Toimenpidesuunnitelma v. 2021
1. Rekrytointiohjelma
Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen asiaan.
1.1 Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjauksetVisio 2030 Uudenmaan maakunta on Euroopan paras alue elää ja toimia
Strateginen
tavoite
Painopiste-
valinnatTavoitteet ja esimerkkejä mahdollisista mittareista
1.2 Uusimaa rekrytointiohjelma ja toimintasuunnitelma 2021 – mitä tarvitaan?
Maakunnan rekrytointiohjelma
Rekrytointia ohjaavat ajatukset
Ohjeistukset
Prosessikuvaus
Vuosikello jne.
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma 2021
Työnantajakuva
Tapahtumat
Markkinointi, verkkonäkyvyys
Hakukanavat
2018 20202019 2021
Esimiesten
koulutukset
Rekrytointi-
ohjelma
Järjestelmän
käyttö
Toimintasuunnitelma ensimmäiselle vuodelle
Toimenpiteet, jotka varmistavat turvallisen
siirtymän ja katkeamattoman saatavuuden
✓
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Strateginen tavoite: Uudenmaan maakuntakonserni on haluttu työpaikka ja yhteistyökumppani, jonka henkilöstö voi hyvin ja jossa johtaminen on laadukasta.
• Maakunta on haluttu työpaikka, jossa tehdään merkityksellistä työtä ja jonne onnistutaan rekrytoimaan oikea määrä osaavaa henkilöstöä.
• Esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti.
• Rekrytoinnit toteutetaan sujuvalla prosessilla ja ketterällä tietojärjestelmällä. Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin esimies vastaa koko prosessista
• Itseohjautuvat tiimit osallistuvat rekrytointien toteuttamiseen. • Maakunta opitaan tuntemaan maakunnan omien työntekijöiden kautta. Ylpeys ja
innostus omasta työpaikasta välittyy rekrytoinneissa työnhakijoille
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdistaHenkilöstöpoliittinen tavoite: Yhdessä tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri
• Maakunnassa vastuullisen rekrytoinnin perustana on maakunnan strategia, arvot ja työnantajakuva.
• Luottamus, avoimuus ja vastuullisuus toteutuvat virkojen ja työsuhteiden täytössä.
• Rekrytoinnin periaatteena on avoin, ammattimainen ja kaikkien hakijoiden kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja valintamenettely.
• Maakunnan muutoskykyisisten organisaatioiden tiimeissä toteutetaan sujuvia ja ketteriä rekrytointeja matalan kynnyksen menetelmillä.
• Työn tarjoamisen velvoitteesta huolehtiminen on osa esimiestyötä. Tehtävää täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus tarjota työtä.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittinen tavoite: Kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot
• Maakunnassa on vetovoimainen työnantajakuva, jolla erotutaan kilpailijoista.
• Maakunta on esimerkillinen työnantaja hyvän henkilöstöpolitiikan määrätietoisessa toteuttamisessa.
• Maakunnassa on kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot.
• Rekrytointi on suunnitelmallinen osa työnantajaviestintää ja sen onnistumisella on olennainen vaikutus maakunnan työnantajakuvaan.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittinen tavoite: Monipuoliset mahdollisuudet ja vastuunotto oman työn ja osaamisen kehittämisestä ja näitä tukevat urakehityspolut
• Maakunnan kriittinen menestystekijä on ennakoivassa rekrytoinnin ja henkilöstön hankinnassa onnistuminen.
• Ennakoivan rekrytoinnin tavoitteena on kehittää työpolkuja opinnoista työelämään ja turvata maakunnan henkilöstön saatavuutta.
• Ennakointi on tärkeä osa maakunnan henkilöstöresursoinnin suunnittelua, osaamisen johtamista ja henkilöstön kehittämistä.
• Tiimit huolehtivat, että jokaisella on tarvittava osaaminen tehtävien hoitamiseen. Itseohjautuviin tiimeihin rekrytoidaan ennakoiden osaamista.
• Tuetaan aktiivisesti henkilöstön sisäistä liikkuvuutta.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittiset tavoitteet: Positiivisella asenteella ja sujuvilla prosesseilla tuotetut ja saavutettavissa olevat henkilöstöpalvelut.
• Avoin, vuorovaikutteinen ja vastavuoroinen prosessi tuottaa erinomaisen
hakijakokemuksen. • Maakunnan rekrytointiprosessi etenee tavoitteellisesti ja sujuvasti.
• Työn hakeminen on työntekijää arvostavaa ja työnhakijat kokevat tulevansa nähdyksi ja kuulluksi hakuprosessin aikana ja sen jälkeen.
• Rekrytointiprosessi muodostaa kokonaisuuden, jossa edetään yhtenäisillä toimintatavoilla.
• Esimies saa tukea rekrytointiin TAHE palvelukeskuksesta.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittiset tavoitteet: Monipuoliset mahdollisuudet ja vastuunotto oman työn ja osaamisen kehittämisestä ja näitä tukevat urakehityspolut
• Henkilöstön osaaminen vastaa maakunnan toiminnan tarpeita.• Maakuntaan rekrytoidaan ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita
kehittämään ammatillista osaamistaan.• Henkilöstön työntekijöiden ammattitaidon ja osaamisen ylläpitämiseen
panostetaan. • Maakunnassa kohdennetaan resursseja henkilöstön osaamisen
kehittämiseen ja panostetaan työurien suunnitteluun.• Tiimien strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet tunnistetaan
ja viedään osaksi ura- ja osaamisen kehittämisen suunnitelmia.• Uramalliohjelmat tukevat maakunnan strategiaa, tavoitteita sekä
osaamisen kohdentamista ja hyvien työkäytäntöjen kehittämistä.
Päätöksentekovaihe
Seurantavaihe
Valintavaihe
Henkilöstösuunnittelu
Suunnitteluvaihe
Hakuvaihe
1.3 Strategiasta ja henkilöstöpolitiikasta kiteytetyt rekrytoinnin periaatteet
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
2. Toimintaohjeet
Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat, reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi käyttää pelkistämiseen
Toimintaohjeet
Tehtävän nimi Alku Loppu
Maakunnan rekrytointiohjelman laadinta 1.8.2018 15.12.2018
Rekrytointikäytännöt -ohjeet 1.1.2019 15.6.2019
Hakemus ja sen laatimisen menettelytapa -ohjeet 1.1.2019 15.6.2019
Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa - toimintamalli1.8.2019 15.12.2019
Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö -toimintamalli1.8.2019 15.12.2019
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle1.8.2019 15.12.2019
3. Rekrytoinnin vastuut ja roolit maakunnassa
3.1 Maakunnan esimies –rooli rekrytoinneissa
• Esimies vastaa rekrytoinneista • Toiminnasta vastaavalla esimiehellä on valta ja vastuu päättää taloudesta ja henkilöstöstä• Maakunnassa luotetaan siihen, että esimies hoitaa henkilöstösuunnittelun ja rekrytoinnit
henkilöstöohjeiden ja prosessien mukaisesti
• Esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti.
• tiedottaa päätös valitsematta jääneille hakijoille
• päättää rekrytointi järjestelmässä
• tilastot/raportit hakemuksista ja työnhakijoista
• rekrytointijärjestelmän ylläpito ja kehittäminen
• tukipalvelu esimiehelle työn tarjoamisen
tilanteissa ja uudelleensijoittumisessa
Kaikki maakunnan yksiköt:
liikelaitokset, toimintayksiköt,
konsernihallinto: keskitetysti johdetut HR-
partnerit• Rekrytointiohjelman linjausten ja käytäntöjen
toteutus ja hyödyntäminen maakunnan
palvelutoiminnoissa
• Esimiesten tuki ja neuvonta toimintamallin
soveltamisessa
• Esimiesten tuki ja neuvonta sisäisen
hakumenettelyn toteutumisessa ja soveltuvan
henkilön löytämisessä maakuntakonsernin sisältä
3.2 Esimiehen
tukena HR
Palvelu-
keskusBusiness
partneruus
Maakunnan
henkilöstö-
funktio
3.2 Esimiehen tuki
• Rekrytoinnin tukipalvelu keskitetään talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen TAHEen.
• Kaikki hakuilmoittelu kulkee TAHE rekrytoinnin kautta, yhteisen hakuilmeen ja työnantajamielikuvan varmistamiseksi, ja samalla TAHE vastaa yhteistyöstä eri kanaviin.
• Rekrytointia tukee sähköinen järjestelmä, jossa koko hakuprosessi hoidetaan (rekrytoinnin käynnistys, täyttölupa, hakemusten käsittely ja hakijaviestintä, onboarding prosessin aloitus).
• Prosessia tukee ohjeistus intrassa, jossa on ohjeet kelpoisuuksista ja laillistuksesta, oppisopimuksista, opiskelu/ harjoittelusta, rekryilmoittelusta, rekrytointijärjestelmästä, sijaishankinnasta.
• Esimiehiä koulutetaan. Esimiehet tuntevat rekrytointia ohjaavat säädökset, linjaukset ja ohjeet sekä osaavat soveltaa niitä työssään. Esimiehet osaavat käyttää rekrytointijärjestelmää.
- Rekrytointiasiantuntemuksen hyödyntäminen koko organisaatiossa (mm. määräaikaisuuksien perusteet, haastattelut, valintaperusteet, kelpoisuusehdot, työpaikkailmoitukset)
- Yhtenäinen ja yhdenvertainen prosessi maakuntakonsernissa ja tasainen laatu- Esimiehelle helppo ja selkeä (vain yksi kanava ja tapa toimia)- Luotettavat raportit rekrytoinneista - Rekrytoinnin rajapinnat hallinnassa
- palkkatukityöllistäminen, osatyökykyiset ja uudelleensijoittelu, työkierto, harjoittelijat, sijaiset jne.
- Tehostettua tukea esimiehille tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
- TAHE rekrytointi-tiimi vastaa rekrytoinnin kehittämisestä organisaatiotasolla (järjestelmä, ohjeet ja prosessi) ja jakaa rekrytointiasiantuntijuutta kentälle neuvonnan, ohjauksen ja koulutuksien avulla.
- TAHE rekrytointi –tiimi seuraa eri mittareita ja raportoi niistä esim. henkilöstökertomuksen tiedot- Luo yhtenäistä työnantajakuvaa; ohjeet näkyvyydestä mm. mediakuvan kautta- Lisää palvelukeskuksen tehtävänkuvien monimuotoisuutta ja työntekijä motivaatiota työn
suorittamiseksi- Vastaa koulutuskalenterissa säännöllisesti toistuvista rekrytointikoulutuksista esimiehille (
perusasiat)
4. Prosessikuvaus
Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessinetenemisen vaiheittain ja työnjaon visualisoituina kuvina.
4.1. Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu, virka- ja toimihaku
Päättävä
viranhaltija
Esimies
Rekrytointitarve
tunnistetaan
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Laatii
rekrytointisuunnitelman:
Hyväksyy
rekrytointisuunnitel
man
Lupa
myönn
etty
Vastaanott
aa tiedon
hyväksynn
ästä
Kyllä
Ei
Fusion Taleo
Ilmoittaa
US- tiimille
Onko
tehtävä
työn
tarjoamise
n piiriin
kuuluva?
Kyllä
Valmistelee
haun:
Tehtävänkuv
an ja -
vaatimusten
määrittely,
osaamisvaati
musten
määrittely
Toimiala
Henkilöstösuu
nnitelma
Vakiotekstit
Viestipohjat
Ohjeistus
Kelpoisuusehdot
4.1 Rekrytoinnin suunnittelu ja valmisteluToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Tehtävänkuvan ja valintakriteerin määrittäminen. Rekrytoinnin aikataulun suunnitteleminen.
Hakuilmoituksen perustekstin laatiminen ja lähettäminen tukipalveluun. Vastaanottaa perustekstin ja viimeistelee ilmoituksen. Tuottaa vakiotekstejä, ohjeistusta, viestipohjia
Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen
Hakukanavien valinta yhdessä tukipalvelun kanssa. Viimeistelee ilmoituksen ja julkaisee ilmoituksen rekrytointijärjestelmässä.
Tekee valintapäätöksen Esimies Tekee päätöksen Henkilöarviointi suoritettu
4.4. Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihaku
Päättävä
viranhaltija
Esimies
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Perusteltu
valintaesity
s
Tieto
kaikille
hakijoille
rekrytointijärjestelmä
Päättää
prosessin
Päättää
valinnasta
Ilmoittaa
valinnasta
hakijalle
Toimittaa
todistukset
itsepalveluna
Tieto valinnasta
hakijoille
Päätös
perusteluineen
Työntekijä
Palvelussuhteen
alkaminen, Onboarding
prosessi käynnistyy
Päätetään
prosessi
järjestelmässä
4.4 Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihakuToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Tekee perustellun
valintaesityksen. Ylempi
esimies saa herätteen
valintaesityksen
hyväksymispyynnöstä.
Esimies Esittää kuka hakijoista valitaan. Merkitsee
tiedon järjestelmään
Valintaesitys
Rekrytointipäätöksen tekee
yhtä ylempi esimies.
Määräaikaiset palvelussuhteet:
delegointi päätöksenteosta
suoralle esimiehelle. Esimies
saa herätteen, kun hyväksytty.
Päättävä toimielin tai
viranhaltija
Päätös valittavasta työntekijästä Valintapäätös
Toimittaa tarvittavat todistukset Työnhakija Ellei toimitettu haastattelun yhteydessä.
Haastattelussa tarkistetaan.
Rikosrekisteriote, lääkärinlausunto,
rokotesuoja
Ilmoittaa päätöksestä
työnhakijalle
Esimies Valinnasta ilmoitetaan valitulle ja
haastatelluille.
Valintapäätös ilmoitettu
rekrytoidusta. Muut hakija
informoitu.
Vastaanottaa tiedon
valintapäätöksestä
Työnhakija Valittu henkilö ilmoittanut työpaikan
vastaanottamisesta
Haastateltavat valittu. Haastattelut
suoritettu
Päättää prosessin
järjestelmään
Esimies Prosessi Prosessi
Onboarding prosessin
käynnistäminen
Esimies Perehdyttäminen Perehdyttäminen
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia
Uudellensijoittaminen
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia• Työnantajalla on työsopimuslakiin perustuva työn tarjoamisvelvollisuus tilanteessa, jossa
työsopimuksen mukainen työ loppuu tehtäväjärjestelyjen seurauksena.
• Lisäksi työntantalla on työn tarjoamisvelvollisuus niissä tilanteissa, joissa työntekijä ei työkykynsä vuoksi enää voi jatkaa työsopimuksen mukaisissa tehtävissään.
• Vastuullinen henkilöstöpolitiikka tarkoittaa aktiivista uuden työn etsimistä molemmissa yllä kuvatuissa tilanteissa.
• Tehtävää täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus tarjota työtä.
• Kun työntekijän kokemukseen, osaamiseen tai työkykyyn soveltuva tehtävä sisäisessä rekrytointiprosessissa löytyy, tarjotaan tehtävää työntekijälle.
• Työntekijän tulee myös itse olla aktiivinen ja tarjota osaamistaan työnantajan käyttöön.
• Työntekijän palvelussuhde voidaan päättää, mikäli työntekijä kieltäytyy ottamasta vastaan hänelle tarjottua työtä tai työntekijä kieltäytyy muista työn hakua edistävistä toimenpiteistä.
5.1 Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa (Työsopimuslaki 7 luku 4 §)
• Työnantaja saa irtisanoa työsopimuksen, kun tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Työsopimusta ei kuitenkaan saa irtisanoa, jos työntekijä on sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin.
• Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuus koskee kaikkia työnantajan toimipisteitä. Työtä tai koulutusta on tarjottava myös sellaisesta toisesta yrityksestä tai yhteisöstä, jossa työnantaja tosiasiallisesti käyttää henkilöstöasioissa määräysvaltaa.
• Työntarjoamisvelvollisuus saattaa siten ulottua esimerkiksi konsernin emoyrityksestä tytäryritykseen taikka sellaiseen toiseen yritykseen, jossa määräysvallan käyttäjä on sama omistajataho.
• Mikäli kuitenkin konserni katsotaan työnantajakokonaisuudeksi TSL 7:4.3§:n työn tarjoamisen velvollisuus ei ulotu tytäryhteisöihin.
5.2 Henkilöstöhallinnon ja esimiesten yhteistyö työn tarjoamisen tilanteissa
• Esimies on yhteydessä oman toimialansa HR business partneriin, kun alkaa suunnitella tehtävän täyttöä
• HR business partnerit tukevat esimiehiä sisäisen hakumenettelyn toteutumisessa ja soveltuvan henkilön löytämisessä maakuntakonsernin sisältä.
• Keskitetty rekrytoinnin tuki TAHEssa selvittää, • Edellyttääkö tehtävän täyttö sisäistä täyttöä• Löytyykö tehtävään henkilö, jolle työnantajalla on velvollisuus tarjota
työtä• Antaa esimiehelle tiedot haastateltavista henkilöistä, jotka voivat olla
sopivia tehtävään ja joita työn tarjoamisvelvollisuus koskee.
Tehtävien täyttö ja työn tarjoamisen toteutus
Roolit:
Esimies
HR/ US vastuuhlö
Rekrytointitiimi
Tehtävä
vapautuu
Esimies: tehtävä esille Taleoon työpaikka-ilmoituksena
Vapautunut tehtävä, eikä vielä tiedossa US-henkilöä
Esimies ilmoittaa US-tiimille (työavain, tehtävänimike)
Laatii perustelumuistion: Perustelu, miksi ei tullut valituksi
Merkitsee Taleoon ”US-prosessissa, pvm, nimikirjaimet
Esimies: poistaa tp-ilmoituksen
Taleosta
ei
Kyllä
6. Vuosikello
Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
Vuosikello
Esimiehen vuosikello:
• Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana on toiminta ja sen edellyttämä osaaminen, tulevaisuuden tarpeiden ennakointi sekä talouden reunaehdot
• Henkilöstöresurssisuunnitelmat laaditaan talousarviovalmistelun yhteydessä
• Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen esimiehen tukipalvelujen kuvaus koulutuksista tuotetaan intraan
• Muut rekrytointia koskevat prosessit ja ohjeet (ml. palvelussuhteeseen ottamisen vaiheet kuten viran perustaminen, täyttäminen ja päätöksenteko, sekä työkierto, uudelleensijoitus jne.)
• KT:n ja muiden sidosryhmien esimiesohjeet, koulutukset ja tukimateriaali
8. Tietojärjestelmä
Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten tämän ohjelman tarvittava henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
Virkavalintapäätökset Asko -järjestelmä Sähköinen päätöksenteko ja
arkistointi
Onboarding, Oftboarding Taleo –onboarding, offboarding Palvelussuhteen aloitus- ja
päättymisprosessi. Pitkiltä
poissaoloilta palaavat. Viestintä ja
määritellyt tehtävät eri vaiheissa.
Työvuorosuunnittelu Titania suunnittelu ja laskenta
Titania weblääkäripäivystys
Titania web
Työvuorosuunnittelu ja toteumat.
Päivystyksen suunnittelu, maksatus,
korvaukset.
Yhteisöllinen ja toimintalähtöinen
työvuorosuunnittelu.
Rekrytointi -esihaastattelu Skype chat Reaaliaikainen videokeskustelu tai
haastattelu
Käyttötarkoitus Järjestelmän nimi Käyttökuvaus
Uudelleensijoittumisten
koordinointi
Taleo -rekrytointi Uudelleensijoittujien avointen
hakemusten käsittely ja
suodattaminen. Peilaus julkaistaviin
työpaikkailmoituksiin
(Maakuntaan mahdolliset uudet järjestelmät?)
Rekrytointi-videohaastattelu Recright tai vastaava Videohaastattelu, jossa kysymykset
on nauhoitettu etukäteen ja sama
haastattelurunko voidaan lähettää
kaikille haastattelijoille
Työnantajamielikuvan edistäminen Dreambroker Videoiden muokkaustyökalu, jossa
voi käsitellä kuvaa ja ääntä sekä
editoida videoita
9. Palvelut
Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
Palvelut, HR
• Rekrytointi on rekrytoivan esimiehen prosessi, jota HR tukee tarpeen mukaan.
• Esimies laatii rekrytointisuunnitelman ja valmistelee työpaikkailmoituksen Taleo- järjestelmässä. Esimies seuraa hakemuksia ja viestii hakijoille hakuprosessin aikana, esimies vastaa haastatteluista ja valintaprosessista.
HR tarjoaa:
• tukea järjestelmän käyttöön,
• neuvontaa rekrytointiasioissa,
• uusien esimiesten perehdytystä ”vierihoitona” kolmessa ensimmäisessä rekrytointitilanteessa
• tehostettua tukea tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
• ylemmän johdon ja asiantuntijoiden rekrytointiprosessien koordinointi
Työryhmätyöskentely: Henkilöstöpolitiikan toimenpidekokonaisuuksista käytännön ohjelmiinHenkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään Ohjelmiksi, jotka edelleen konkretisoidaan Toimintaohjeisiin, Prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla
1. OhjelmaOhjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen asiaan.
2. ToimintaohjeKirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat, reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi käyttää pelkistämiseen.
3. ProsessikuvausYlätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon visualisoituina kuvina.
4. VuosikelloOhjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
5. TukimateriaaliTukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.
6. TietojärjestelmäHr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten tämän ohjelman tarvittava henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
7. PalvelutKuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
Kelpoisuusehdot
Liite 1. Tehtävänimikkeet, kelpoisuus/tutkinto ja
kielitaitovaatimukset
Tehtävän täyttäminen
Yleistä maakunnan tehtävien kelpoisuusvaatimuksista
• Maakunnan tuottamien palvelujen laadun takaamiseksi on tärkeää, että tehtävää hoitaa kelpoisuusvaatimukset täyttävä henkilö
• Kelpoisuusvaatimukset asetetaan tehtävän mukaan
• Joidenkin tehtävien kelpoisuus on määritelty laissa tai asetuksessa
• Työnantaja määrittelee tehtävän kelpoisuuden• On suositeltavaa, että tehtävälle laissa tai asetuksessa säädettyjä
kelpoisuusvaatimuksia ei tiukenneta. → Kelpoisuusvaatimusten perustuessa lakiin tai asetukseen, tehtävän kelpoisuusvaatimus päätetään ao. lain tai asetuksen mukaiseksi.
• Virkasuhteeseen ottamisen yleisistä perusteista säädetään perustuslaissa. Lisäksi virkasuhteeseen otettavalla on oltava erikseen säädetty tai maakunnan päättämä erityinen kelpoisuus. • Suomen perustuslain 125 §:n 2 momentin mukaan yleiset nimitysperusteet julkisiin
virkoihin ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto.
Hallintosääntö 7 luku 38§
• Maakunnan hallintosäännön mukaan virkaa perustettaessa päätetään myös kelpoisuusvaatimuksista. Muissa tilanteissa viran ja työsuhteisten tehtävien kelpoisuusvaatimuksista päättää maakuntajohtaja ja liikelaitoksen palvelussuhteiden osalta liikelaitoksen johtaja.
• Tehtäviin vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa (liite 1. tehtävänimikkeiden tutkintovaatimukset ja kielitaitovaatimukset)
Kelpoisuusvaatimusten arviointi, hakijoiden tasapuolinen kohtelu ja syrjinnän kielto
• Lakiin naisten ja miesten tasa-arvosta sisältyvät edellytykset huomioidaan hakijoiden ansioiden keskinäisessä vertailussa silloin, kun hakijoina on sekä naisia että miehiä. (609/1986, tasa-arvolaki)
• Tasa-arvolaki kieltää sukupuoleen perustuvan syrjinnän työhönoton yhteydessä. Tasa-arvolain 8 §:n 1 momentin mukaan työnantajan menettelyä on pidettävä kiellettynä syrjintänä muun muassa työnantajan syrjäyttäessä työhön ottaessaan henkilön, joka on ansioituneempi kuin valituksi tullut toista sukupuolta oleva henkilö, jollei työnantaja voi osoittaa menettelyynsä työn tai tehtävän laadusta johtuvaa painavaa ja hyväksyttävää syytä
• Yhdenvertaisuuslain 17 §:n mukaan työnantaja ei saa avoimesta työpaikasta, virasta tai tehtävästä ilmoittaessaan oikeudettomasti edellyttää hakijoilta yhdenvertaisuuslaissa tarkoitettuja henkilöön liittyviä ominaisuuksia tai seikkoja Syrjintä epäasiallisilla perusteilla mm. työhönottoperusteiden suhteen on kielletty yhdenvertaisuuslaissa (1325/2014)
Erityiset kelpoisuusvaatimukset
• Tietyssä tehtävissä virka- tai nimikekohtaisesti säädellyistä kelpoisuusvaatimuksista on säädetty laeissa ja asetuksissa.• esimerkiksi Sote terveydenhuollon ammattitehtäviin voidaan palkata henkilö, joka on
suorittanut tehtävän edellyttämän ammattitutkinnon ja
• jolla on sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston Valviran myöntämä oikeus toimia laillistettuna terveydenhuollon ammattihenkilönä, tai
• käyttää nimikesuojattua ammattinimikettä, tai jolla on
• lupa harjoittaa asianomaista ammattia
• Kaikkien Sote liikelaitoksen ammattihenkilöiden laillistukset tarkastetaan kuukausittain palvelussuhteen alkuun liittyvien tarkastusten lisäksi
• Vastaavasti erityiset kelpoisuusvaatimukset määritellään ja tarkastetaan Pelastuslaitoksen tehtävissä
Kielitaitovaatimukset
• Maakunnassa huolehditaan siitä, että kuntalaisille pystytään antamaan palveluja voimassa olevan kielilain edellyttämällä tavalla sekä suomeksi että ruotsiksi
• Kielitaitovaatimus määritellään tehtävän mukaisesti
• Uudenmaan maakunta on kaksikielinen maakunta, jonka hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä viestinnässä on otettava huomioon suomen- ja ruotsinkielisten asukkaiden ja palvelujen käyttäjien kielelliset oikeudet. Maakunnan palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita ja palvelujen käyttäjiä pystytään palvelemaan heidän omalla kielellään, suomen tai ruotsin kielellä, kaikilla maakunnan tehtäväalueilla (Hallintosääntö 8 luku 56§)
• Henkilöstön riittävä suomen ja ruotsin kielen taito on varmistettava. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä erikseen on määrätty tai päätetty. (Hallintosääntö 8 luku 56§)
• Palvelukseen valittavalta työntekijältä todennetaan henkilön riittävä suomen kielen taito suomalaisen tutkintotodistuksen tai tarvittaessa kielitestien avulla
• Rekrytoinnin hakuilmoituksessa ilmoitetaan aina vaadittava kielitaito muiden koulutusvaatimusten lisäksi, joka tulee ottaa huomioon tehtävää täytettäessä
• Valinnasta päättävä viranhaltija voi perustellusta syystä päättää kielitaitovaatimuksista poikkeamisesta. Esimerkiksi ulkomaisen tutkinnon suorittanut Suomessa laillistettu lääkäri voidaan vapauttaa ruotsin kielen taidosta sellaisessa yksikössä, jossa ruotsin kielen taitoisia lääkäreitä on riittävästi
Kelpoisuuden tarkistaminen rekrytointiprosessin aikana• Palkkaava esimiehen vastuulla on, että tarkastaa työnhakijan/virkaa hakeneella
on tehtävään vaadittava kelpoisuus
• Kelpoisuus tarkastetaan alkuperäisistä tutkintotodistuksista, joista otetaan kopiot. Kopioihin merkitään tarkistuspäivämäärä, tarkastajan nimi ja tehtävänimike/ vai tallennetaan rekrytointijärjestelmään.
• Esimies tarkistaa henkilöä rekrytoidessaan Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon ammattirekisterin palvelusta henkilön ammattipätevyyden
• Työntekijän on esitettävä Valviran myöntämä todistus :• kirjallinen todistus oikeudesta toimia laillistettuna terveydenhuollon ammattihenkilönä, tai• käyttää nimikesuojattua ammattinimikettä, tai• lupa ammattiharjoittamiseen
• Työnantajan toimesta tapahtuva jatkuva seuranta järjestetään talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa. Kaikkien maakunnan ammattihenkilöiden laillistukset tarkastetaan kuukausittain TAHEssapalvelussuhteen alkuun liittyvien tarkastusten lisäksi
Tutkinnot
Korkeakoulu- ja ammattikorkeakoulu
• Koulutusvaatimusta määriteltäessä on aina mainittava, mikäli tehtävässä edellytetään nimenomaan korkeakoulututkintoa
• Tehtävän edellyttäessä ylempää korkeakoulututkintoa, siihen on kelpoinen henkilö, joka on suorittanut • ylemmän korkeakoulututkinnon
• ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon (YAMK)
• tohtorin- tai lisensiaatin tutkinnon
Tehtävän edellyttäessä korkeakoulututkintoa, vaatimuksen täyttävät henkilöt, jotka ovat suorittaneet
• ylemmän tai alemman korkeakoulututkinnon
• ammattikorkeakoulututkinnon (AMK) tai ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon (YAMK)
Ulkomaisten opintojen perusteella saatava kelpoisuus
Ulkomaisten opintojen perusteella saatava kelpoisuus
• Ulkomaisen tutkinnon suorittanut hakija tarvitsee aina suomalaisen viranomaisen tekemän päätöksen tutkintonsa tunnustamisesta, mikäli viran tai tehtävien kelpoisuusvaatimukset on määritelty lainsäädännössä
• Korkeakoulututkintoa alemman tutkinnon EU/ETA –alueen ulkopuolella suorittanut henkilö ei voi saada tutkinnon tunnustamispäätöstä. Virkakelpoisuuden saa suorittamalla suomalaisen tutkinnon
• Päätöksissä, joissa annetaan kelpoisuus tiettyyn ammattiin, voidaan hakijalle asettaa lisävaatimuksia esim. kelpoisuuskokeen tai lisäopintojen muodossa
Hakemus- ja sen laatiminen menettelytapaohje
Hakemus ja sen laatiminen
• Maakunnan vakituisista ja pitkäkestoisista määräaikaisista toimista sekä viroista ilmoitetaan maakunnan verkkosivuiluilla. Tehtäviin haetaan ensisijaisesti maakunnan sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta.
• Kirjalliset hakemukset lähetetään maakunnan kirjaamoon, sähköpostilla tai postitse. Tekstiviestillä lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä.
• Perinteinen paperihakemus on allekirjoitettava. Sähköistä hakemusta ei tarvitse allekirjoittaa, jos lähetyksen aitoutta ei ole syytä epäillä. Lähettäjä todetaan sähköpostiosoitteen perusteella.
• Hakemuksesta on käytävä ilmi hakijan henkilötietojen lisäksi keskeiset tiedot koulutuksesta, tutkinnoista, kielitaidosta ja aikaisemmasta työurasta. Edellä mainitut tiedot kootaan ansioluetteloksi, joka liitetään hakemukseen. Hakijan on huolehdittava itse sekä liitteiden toimittamisesta ja siitä, että hakemuksen liitteet ovat ajantasaisia.
• Lisätietoja ja yleiset hakuohjeet: (www.uusimaa.fi)
Hakemuksen täydentäminen
• Jos hakemukseen ei ole liitetty kaikkia hakuilmoituksessa edellytettyjä tietoja, palkkaavan esimiehen on pyydettävä hakijaa täydentämään hakemustaan valintaprosessin aikana.
• Hakijan lähettämät hakemuksen täydennykset otetaan huomioon, jos ne ovat saapuneet valintaprosessin aikana tai siten, etteivät ne viivytä päätöksentekoa.
• Tämä koskee myös maakunnan palveluksessa olevaa työntekijää tämän hakiessa uutta virkaa tai tehtävää.
Kirjeitse lähetetyt hakemukset
• Kirjeitse lähetettyihin hakemuksiin tulee liittää ansioluettelo, josta käy ilmi kelpoisuus haettavaan työhön. Hakemukset osoitetaan maakunnan kirjaamoihin.
• Kirjekuoren yläosaan vasemmalle kirjataan haetun tehtävän työavain. Lisäksi merkitään kuoreen ja itse hakemukseen sen henkilön nimi, joka vastaa kyseistä tehtävää tai virkaa koskeviin tiedusteluihin.
• Jos haetaan useampaa maakunnan avointa työpaikkaa, laaditaan kaikkiin erillinen hakemus vaadittavine liitteineen.
• Kukin hakemus postitetaan omassa kirjekuoressa. Puutteellisesti yksilöityjen hakemusten käsittely voi viivästyä ja aiheuttaa hakemuksen hylkäämisen.
Hakemusten lähetysosoitteet
• Hakemukset lähetetään maakunnan liikelaitosten kirjaamoihin sekä muiden tulosalueiden osalta keskuskirjaamoon sen mukaan, minkä liikelaitoksen tai tulosalueen virkaa/tehtävää hakemus koskee
• Järjestämisen tulosalue
• Sosiaali- ja terveyspalvelujen liikelaitos
• Pelastustoimen liikelaitos
• Ympäristöterveydenhuollon liikelaitos
• Lomituspalveluiden liikelaitos
• Tukipalveluiden liikelaitos
• Hakuosoitteet on julkaistu maakunnan internetissä
Hakemuksen julkisuus
• Hakemus on julkinen sähköiseen järjestelmään / kirjaamoon saavuttuaan.
• Hakija voi esittää erillisen pyynnön, että hakijan nimeä ei anneta julkisuuteen.
• Jos hakemus tai sen liitteet sisältävät julkisuus- ja henkilötietolaissa salassa pidettäviksi säädettyjä tietoja, niitä tietoja ei voida antaa ulkopuolisten tai muiden virkaa/tehtävää hakeneiden katsottavaksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi
• perhesuhteet
• puoluekanta
• uskonto
• rotu
• terveydentila
• vapaa-ajan harrastukset tai
• henkilötunnus
Hakemuksen peruuttaminen
• Hakija voi peruuttaa hakemuksensa missä hakemusprosessin vaiheessa tahansa.
• Hakija voi perua sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta lähetetyn hakemuksen järjestelmän kautta.
• Kirjaamoon lähetetty hakemus peruutetaan kirjallisella ilmoituksella. Ilmoitus voidaan lähettää postilla tai sähköpostilla kirjaamoon tai nimittävälle viranomaiselle. Ilmoituksen allekirjoittamista koskevat samat määräykset kuin hakemuksen allekirjoittamista.
• Rekrytointi perustuu aina henkilöstösuunnitteluun ja suunnitelmalliseen rekrytointiprosessiin.
• Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin hän vastaa koko prosessista, sähköinen järjestelmä tukee toimintaa. Tahe rekrytointi-tiimi vastaa rekrytoinnin kehittämisestä organisaatiotasolla (järjestelmä, ohjeet ja prosessi) ja jakaa rekrytointiasiantuntijuutta kentälle neuvonnan, ohjauksen ja koulutuksien avulla.
• Tahe rekrytointi –tiimi seuraa eri mittareita ja raportoi niistä esim. henkilöstökertomuksen tiedot.
• Kaikki hakuilmoittelu kulkee Tahe rekrytoinnin kautta, yhteisen hakuilmeen ja työnantajamielikuvan varmistamiseksi, ja samalla he vastaavat yhteistyöstä eri kanaviin. Rekrytoinnin visuaalisen ilmeen tukena toimii mediasuunnitelma, jossa on määritelty yhteneväinen linjaus rekry- ja imagoviestinnälle.
• Rekrytointia tukee sähköinen järjestelmä (Taleo), jossa koko hakuprosessi hoidetaan (rekrytoinnin käynnistys, täyttölupa, hakemusten käsittely ja hakijaviestintä, onboardingprosessin aloitus).
• Prosessia tukee ohjeistus intrassa, jossa on ohjeet täyttöluvasta, kelpoisuuksista ja laillistuksesta, oppisopimuksista, opiskelu/ harjoittelusta, rekryilmoittelusta, rekrytointijärjestelmästä, sijaishankinnasta.
Miksi keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu palvelukeskuksessa/konsernihallinnossa?• Sote-tehtävien rekrytointeja eniten, maakunnan muissa tehtävissä rekrytointeja vähemmän
• Perusteet keskitetylle rekrytoinnin tukipalvelulle: - Rekrytointiasiantuntemuksen hyödyntäminen koko organisaatiossa (mm. määräaikaisuuksien
- Yhtenäinen ja yhdenvertainen prosessi maakuntakonsernissa ja tasainen laatu
- Esimiehelle helppo ja selkeä (vain yksi kanava ja tapa toimia)
- Luotettavat raportit rekrytoinneista
- Rekrytoinnin rajapinnat hallinnassa - palkkatukityöllistäminen, osatyökykyiset ja uudelleensijoittelu, työkierto, harjoittelijat, sijaiset jne.
- Koko rekrytointiprosessi pysyy keskitetyn tukipalvelun hallussa, eikä esim. nimittämiseen liittyvien asiakirjojen valmistelu siirry toisen yksikön tehtäväksi (jos Tahessa)
- Tehostettua tukea esimiehille tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
- Luo yhtenäistä työnantajakuvaa; ohjeet näkyvyydestä mm. mediakuvan kautta
- Lisää palvelukeskuksen tehtävänkuvien monimuotoisuutta ja työntekijä motivaatiota työn suorittamiseksi
- Vastaa koulutuskalenterissa säännöllisesti toistuvista rekrytointikoulutuksista esimiehille
1. Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu
Ylempi
esimies
Esimies
Rekrytointitarve
tunnistetaan
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
(Hakee täyttölupaa,
päätettävä
maakunnassa?)
Laatii
rekrytointisuunnitelman:
Hyväksyy
rekrytointisuunnitel
man
Lupa
myönn
etty
Vastaanott
aa tiedon
hyväksynn
ästä
Kyllä
Ei
Fusion Taleo
Ilmoittaa
US- tiimille
Onko
tehtävä
työn
tarjoamise
n piiriin
kuuluva?
Kyllä
Valmistelee
haun:
Tehtävänkuv
an ja -
vaatimusten
määrittely,
osaamisvaati
musten
määrittely
Toimiala
Henkilöstösuu
nnitelma
Vakiotekstit
Viestipohjat
Ohjeistus
Kelpoisuusehdot
Ei
Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu
• Henkilöstöpolitiikan toimenpidekokonaisuus: Henkilöstön ja johdon rekrytointi & Osaaminen, urakehitys ja uudelleensijoittuminen
Konserniohjeet, markkinaehtoisesti toimivat ja muut tytäryhteisöt
Helsinki Henkilöstön työsuhdeturvan osalta tavoitteena on, että vakinaisen henkilökunnan
työsuhteen pysyvyys turvataan tilanteissa, joissa on lainmukaiset perusteet
lomauttamiseen tai irtisanomiseen tuotannollisin tai taloudellisin perustein. Niissä
tilanteissa, joissa työsuhteiden pysyvyyden tavoitetta ei voida toteuttaa, yhteisön
henkilöstö voi hakea kaupungin sisäisiin avoimiin työtehtäviin. Kaupungin
tytäryhteisön velvollisuus toimia henkilöstöpolitiikassaan korostetun
vastuullisesti.
HUS HUS:n ja sen tytäryhtiöiden palvelussuhteessa olevan henkilöstön asema
määräytyy kulloinkin voimassa olevien säädösten sekä virka- ja
työehtosopimusten sekä niistä HUS:ssa päätettyjen soveltamisohjeiden
mukaisesti. Henkilöstöjohtamisen näkökulmasta HUS on yksi työnantaja.
Vantaa Vantaan kaupungin henkilöstöpolitiikkaa ja henkilöstöetuja noudatetaan
soveltuvin osin myös sen kaikissa tytäryhteisöissä.
Espoo Tavoitteena on, että vakinaisen henkilökunnan työsuhteen pysyvyys turvataan
tilanteissa, joissa on lainmukaiset perusteet lomauttamiseen tai irtisanomiseen
tuotannollisin tai taloudellisin perustein. Niissä tilanteissa, joissa työsuhteiden
pysyvyyden tavoitetta ei voida toteuttaa, yhteisön henkilöstö voi hakea
kaupungin sisäisiin avoimiin työtehtäviin.
Uutta henkilöstöä palkatessaan tytäryhteisöjen tulee ottaa huomioon konsernin
henkilöstön sisäiset siirtotarpeet
Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa (Työsopimuslaki 7 luku 4 §)
• Työnantaja saa irtisanoa työsopimuksen, kun tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Työsopimusta ei kuitenkaan saa irtisanoa, jos työntekijä on sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin.
• Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuus koskee kaikkia työnantajan toimipisteitä. Työtä tai koulutusta on tarjottava myös sellaisesta toisesta yrityksestä tai yhteisöstä, jossa työnantaja tosiasiallisesti käyttää henkilöstöasioissa määräysvaltaa.
• Työntarjoamisvelvollisuus saattaa siten ulottua esimerkiksi konsernin emoyrityksestä tytäryritykseen taikka sellaiseen toiseen yritykseen, jossa määräysvallan käyttäjä on sama omistajataho.
• Mikäli kuitenkin konserni katsotaan työnantajakokonaisuudeksi TSL 7:4.3§:n työn tarjoamisen velvollisuus ei ulotu tytäryhteisöihin.
Tehtävien täyttö ja työn tarjoamisen toteutus
Roolit:
Esimies
HR/ US vastuuhlö
Rekrytointitiimi
Tehtävä
vapautuu
Esimies: tehtävä esille Taleoon työpaikka-ilmoituksena
Vapautunut tehtävä, eikä vielä tiedossa US-henkilöä
Esimies ilmoittaa US-tiimille (työavain, tehtävänimike)
Laatii perustelumuistion: Perustelu, miksi ei tullut valituksi