PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU ISO 9001:2008 Disampaikan Oleh: Widayati Indarsih & Emi Sudewi PPPPTK Seni dan Budaya 2012
PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU
ISO 9001:2008
Disampaikan Oleh:Widayati Indarsih & Emi SudewiPPPPTK Seni dan Budaya2012
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Peserta mampu menyusun pedoman mutu
2. Tujuan Pembelajaran khusus Peserta mampu menyusun struktur
organisasi sekolahnya Peserta mampu menyusun profil sekolah Peserta mampu menyusun bisnis proses Peseta mampu menyusun kebijakan mutu Peserta mampu menyusun sasaran mutu Peserta mampu menyusun persyaratan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
Pendekatan Sistem Manajemen Mutu
memberikan manfaat Adanya konsistensi
pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur
Adanya aspek pengendalian dan pencegahan
Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.
Adanya pemastian mutu
Sesuai dengan pasal 4.2.2.
Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah pedoman mutu yang mencakup :
lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dari dan pembenaran pengesampingan apapun
prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau mengacunya, dan
uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu.
Tujuan pedoman/manual mutu :
a) mengkomunikasikan kebijakan organisasi, prosedur dan persyaratannya;
b) mengimplementasikan sistem mutu yang efektif;
c) memberikan pengendalian yang baik terhadap praktek-pelaksanaan serta memfasilitasi kegiatan penjaminan;
d) memberikan dasar (terdokumentasi) bagi peng-audit-an sistem mutu;
e) menyediakan kontinuitas sistem mutu serta kontinuitas persyaratan bilamana terjadi perubahan keadaan/lingkungan;
f) melatih personil tentang persyaratan sistem mutu serta metoda pemenuhannya;
g) mem-presentasi-kan sistem mutu organisasi tersebut kepada pihak luar, seperti memamerkan pemenuhannya terhadap ISO 9001;
h) memamerkan pemenuhannya terhadap standar sistem mutu dalam situasi kontraktual.
a. Profil Sekolahb. Struktur Organisasic. Tanggungjawab dan wewenangd. Bisnis Prosese. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutuf. Persyaratan Sistem manajemen mutug. Daftar Prosedur dan Lampiran
KOMPONEN PEDOMAN MUTU
1. Menentukan ruang lingkup2. Mengkompilasi komponen pedoman
mutu 3. Mengkonversi persyaratan SMM
menjadi komitmen4. Menyusun daftar prosedur dan IK
kedalam daftar
MENYUSUN PEDOMAN MUTU
1. Membaca dan memahami deskripsi seluruh pasal dalam persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.2. Mengganti kata organisasi dalam persyaratan
dengan nama sekolah.3. Mengganti kata manajemen puncak dalam persyaratan dengan kata kepala sekolah4. Menghilangkan kata harus yang ada dalam persyaratan5. Menjelaskan bagaimana pengelolaan kegiatan yang dipersyaratakan dalam setiap pasal yang ada dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Konversi Persyaratan SMM ISO 9001:2008 kedalam
Komitmen
Pasal 5.6.1 Umum, pasal ini menyebutkan bahwa :Manajemen puncak harus menelaah SMM organisasi, pada interval yang terencana, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan efektivitas. Penelaahan harus meliputi penilaian kesempatan untuk penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk kebijakan dan sasaran mutu.Maka dalam pedoman mutu harus diubah menjadi :Kepala sekolah menelaah SMM organisasi pada interval yang terencana untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan efektivitas SMM. Penelaahan meliputi penilaian kesempatan untuk penyempurnaan dan kebutuhan untuk perubahan SMM, termasuk kebijakan dan sasaran mutu
Contoh
Pasal 8.5.2. Tindakan PerbaikanOrganisasi harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan perbaikan harus sesuai terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan persyaratan untuk:a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan
bahwa ketidaksesuaian tidak berulang,d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,e) mencatat hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), danf) menelaah keefektifan tindakan perbaikan yang diambil
SMK.......... mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan pengulangan kejadian. Tindakan perbaikan yang dilakukan disesuaikan terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.
Prosedur tindakan koreksi yang dilakukan ditetapkan secara lebih rinci dapat dilihat pada POS No........
Contoh : Profil lembaga
Profil lembaga berisi tentang :tupoksi lembaga visi dan misi lembagasumberdaya yang dimiliki : SDM,
fasilitas dan lingkungankeunggulan yang dimiliki identitas
Struktur organisasi, tanggungjawab dan
wewenang (pasal 5.5.1) Pucuk Pimpinan harus memastikan
bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.
A. STRUKTUR ORGANISASI Gambar :
Gambar 2.1: Contoh struktur organisasi sekolah
Keterangan: garis komando --------------- garis kendali mutu
KEPALA SEKOLAH
KOMITE SEKOLAH
KEPALA TU
W M M
WAKA. HUBINMA
WAKA. KURIKULUM
WAKA. SARPRAS
WAKA. KESISWAAN
KA. KOMPETENSI
KA. KOMPETENSI KA. KOMPETENSI
KA. KOMPETENSI
GURU
KA. KOMPETENSI
UP
Contoh : Struktur organisasi sekolah
Contoh : bisnis proses lembaga pendidikan
Ya
Penyiapan Pembelajaran:• KTSP• Silabus • RPP
Pemasok/Suplier
Penyediaan Sumber Daya
SDM Sapras Dana
Persya-ratan calon siswa:
PPDB PBM EVALUASI
Analisis Perbaikan
Remidial
APA LULU
S
Manajemen
TidakKepuasan pelanggan
Pengukuran Kepuasan Pelanggan
ALUMNI
Kebijakan Mutu :
Kebijakan mutu merupakan suatu arahan yang akan dicapai oleh suatu lembaga. Kebijakan mutu berdasarkan ketentuan persyaratan mutu ISO 9001:200 yang tertera di dalam pasal 5.3
pasal 5.3 sebagai berikut
Pucuk pimpinan harus memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi”:
Sesuai dengan tujuan organisasi ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan
terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutunya.
Jadi kebijakan mutu yang dibuat harus mengandung unsur pelibatan unsur yang ada dan komitmen dari tim manajemen serta secara terus menerus diperbaiki, apakah sudah efektif sesuai dengan harapan atau belum.
Menyediakan kerangkan kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan mutu.
Dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi,
Contoh Kebijakan Mutu
SMK …………… berketetapan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008 dan peraturan perundangan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan akreditasi agar menjadi Penyelenggara Pendidikan Bertaraf Internasional. Guna menjamin pencapaian Sasaran Mutu, sekolah senantiasa melakukan perbaikan dan penyempurnaan yang berkelanjutan dalam segala kegiatannya sehingga dapat memberikan Pelayanan Prima, menyiapkan lulusan sesuai tuntutan, dan kepuasan Pelanggan.
PASAL 5.4.1
Sasaran mutu harus : Sesuai dengan fungsi dan tingkat
dalam organisasi Terukur Taat azas dengan kebijakan mutu Smart (spesific, measurable,
achievable, realistic, time frame)
Komponen standar proses, Sasaran Mutu :1. Semua guru membuat RPP
sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan
2. 76 % guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi
3. 76 % siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya
4. Hasil evaluasi guru semuanya baik
Contoh : Sasaran mutu
Contoh : Penyusunan persyaratan sistem manajemen mutu
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU4.1 Umum
Lembaga pendidikan X menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2000
4.1.1 Proses-proses yang dikelola oleh lembaga pendidikan X seperti pada ALUR BISNIS KEGIATAN DIKLAT, yang menggambarkan urutan dan interaksi proses-prosesnya agar efektif
4.1.2 Ditetapkan kriteria dan metoda untuk memastikan operasi dan kendali untuk proses-proses agar efektif
4.1.3 Semua proses dipantau, diukur, dan dianalisis untuk penetapan tindakann yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut dari proses-proses
Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan :
Terdiri dari lembar-lembar yang lepas Kalau dijilid secara permanent, maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru
Istilah dipakai secara konsekuen:Suatu pengertian, nama jabatan, proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan, misalnya di satu bagian dokumen disebut Kepala Departemen, di bagian lain disebut Manajer Departemen,
Diberi identifikasi:Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian, status terbitan, status revisi dan nomor halaman