บทความฉบับเต็ม ( TQM Full Paper) TQM-Best Practices TS-ECM ...

1

บทความฉบบเตม (TQM Full Paper) ประเภทการสมคร TQM-Best Practices ประเภทองคกร หนวยงานรฐวสาหกจ ชอเรองน าเสนอ พลกวกฤตเปนโอกาสดวยระบบงาน TS-ECM (Transmission System-Enterprise Content

Management) ในการจดท าแผนงานและบรหารโครงการพฒนาระบบสง เปน “วธปฏบตทเปนแบบอยางทดเยยม” ของกระบวนการ ในหมวด 6. การจดการกระบวนการ

ชอหนวยงาน การไฟฟาฝายผลตแหงประเทศไทย (กฟผ.) รองผวาการระบบสง ผชวยผวาการพฒนาระบบสง ฝายแผนงานและโครงการระบบสง กองแผนงานโครงการ

ทอย 53 หม 2 ถนนจรญสนทวงศ อ. บางกรวย ต. บางกรวย จ.นนทบร 11130 โทรศพท 02-4361410, WFH 081-343-8873 เวบไซตwww.egat.co.th ชอผเขยน (1) นางนภสนนท จตรน าทรพย ต า แ ห น ง ห ว ห น า ก อ ง แผน ง าน โ ค ร งก า ร โ ท ร ศพท 02-4361410 มอถอ 081-343-8873 อเมล [email protected]

(2) ดร.จตพร วงศมหาดเลก ต าแหนง หวหนาแผนกควบคมแผนงานระบบสง โทรศพท 02-4361412 มอถอ 089-669-0276 อเมล [email protected]

(3) นายรพพล พบลยสมบต ต าแหนง หวหนาแผนกแผนงานระบบสง อเมล [email protected] (4) ดร.อนงคพนธ แมนอม ต าแหนง หวหนาแผนกพฒนาแผนงานโครงการ อเมล [email protected] (5) น.ส.เสาวลกษณ สรสนทร ต าแหนง วศวกรระดบ 8 อเมล [email protected] (6) น.ส.พรภา ผกพนธ ต าแหนง นกคอมพวเตอรระดบ 7 อเมล [email protected] (7) นายศรญย อนทรสข ต าแหนง วศวกรระดบ 6 อเมล [email protected]

ทมพฒนาระบบ ทมงานออกแบบระบบงานใหมจากกองแผนงานโครงการ ทมงานสนบสนนดานพฒนาระบบจากฝายจดการและพฒนาระบบสารสนเทศ

สรปจดทเปน “วธปฏบตทเปนแบบอยางทดเยยม” (อยางนอย 1 ขอ) 1) มการปรบปรงและพฒนางานอยางเปนรปธรรม โดยการน าปญหาทเกดขนและการวเคราะห Pain point ระหวางการด าเนนงานจรง เขาสกระบวนการวเคราะหปญหาและหาวธการวเคราะหตามรปแบบกระบวนการวเคราะหตามหลก Value Chain Analysis และ Feasibility Analysis ท าใหไดผลการการด าเนนงานใหมทเตมประสทธภาพ ตอเนอง รวดเรว ไรรอยตอกบหนวยงานผรบมอบ (Stakeholders and Customer) 2) มความคมคา เนองจากระบบงานใหมทพฒนาการท า Enterprise Content Management (ECM) ทรองรบการจดท าแผนงานโครงการระบบสงมลคามากกวาแสนลานบาท โดยระบบงาน TS-ECM ท าใหเกดการรวมศนยดานการพฒนาฐานขอมล เพมประสทธภาพ ลดขนตอน สะดวก รวดเรว (Work from Home) และลดการใชกระดาษแบบครบวงจร (Paperless) รวมทงลดการด าเนนงานรปแบบ Manual และ Set ZERO ขอผดพลาดตางๆ ในการท างาน 3) กระบวนการท างานในระดบองคกรมความกลมกลน คลองตวมากขน โดยมการประยกตและบรณาการการใช Platform และการใชเครองมอดานดจทลประเภทตางๆ อาท ระบบงาน ERP - (SAP) ระบบงานบรหารโครงการ CPM- (Primavera P6) ระบบแสดงผล EPM(Power BI for Executive) รวมกบโปรแกรมเพอสนบสนนการด าเนนงานในลกษณะ Real Time Monitoring ทงแบบ desktop vs mobile หรอ online vs offline ท าใหแปลงขอมลทไมมโครงสรางกลายเปนทรพยสนเชงกลยทธ สามารถตอยอดใหเกดการวเคราะหขอมลเชงลกและเปนระบบบรหารขอมลแบบแหลงเดยวทสามารถเขาถงไดงาย (Single Source of Truth) ประสทธผล (ตองวดคาไดอยางนอย 1 ขอ) 1) ประหยดเวลา: ประหยดเวลาการจดท าและอนมตเอกสารแผนงานโครงการจากเดม 37.14% 2) ประหยดตนทน: ประหยดตนทนจากคาใชจายการด าเนนงานของผปฏบตงานคดเปน 17.65% หรอ 6.303 ลานบาทตอป 3) ประหยดคาใชจาย: สรางมาตรฐานในการจดท าเอกสารใหมเปนรปแบบอเลกทรอนกสทวทงองคกร ท าใหประหยดคาใชจายดานการจดการเอกสาร 49.98%

2

1. บทสรปของผบรหาร

จากกระแสการเปลยนแปลงของโลกทเกดขนอยางรวดเรวและรนแรง หนวยงานกองแผนงานโครงการ ภายใตสงกดฝายแผนงานและโครงการระบบสง ผชวยผวาการพฒนาระบบสง รองผวาการระบบสง การไฟฟาฝายผลตแหงประเทศไทย (กฟผ.) จ าเปนตองมการปรบตว (Adapt) เพมความคลองตว (Agile) และสามารถตอบสนองตอการเปลยนแปลง หรอมความยดหยน (Resilience) ในการแกปญหาเมอเผชญกบสถานการณทไมสามารถคาดการณไดและมความไมแนนอนสง (Unpredictable and Uncertainty)

ทมงานของกองแผนงานโครงการไดรเรมแนวคดการท า Digital Transformation ระยะท 1 โดยเรมจากการน าปญหาทเกดขนระหวางการท างาน มาวเคราะห Pain point และหาวธการวเคราะหตามหลก Value Chain Analysis และ Feasibility Analysis เพอคดคนวธการปรบปรงใหสอดคลองตามแผนพฒนาดจทล ป 2559-2569 ของ กฟผ. ทงน เพอใหผลลพธทไดมทงประสทธภาพและประสทธผลตอภาพรวมองคกร โดยทมงานไดสรางกระบวนการพฒนางานดวยหลกการผสมผสานระหวางแนวคดเชงออกแบบ แนวคดการลนกระบวนการและการท างานเชงอไจล (Master Design Thinking by Lean and Agile Method) โดยตงเปาหมายวาจะตองท าใหเกด Process Innovation เตมรปแบบอยางเปนรปธรรม เพอให กฟผ. มด าเนนงานทเตมประสทธภาพ ตอเนอง รวดเรว ไรรอยตอกบหนวยงานผรบมอบ (Stakeholders and Customers)

ในระหวางเรมการพฒนา ทมงานไดเรมสรางการยอมรบจากผปฏบตงานและผบรหารทเกยวของดวยการสอสารอยางตอเนอง รวมทงมการจดอบรมตางๆ เพอเตรยมความพรอมส าหรบการยกระดบความสามารถพรอมรบการเปลยนแปลงและใหสามารถปรบตวเขากบกระบวนการท างานแบบใหมได (Shifted mindset vs changed behavior) ตอมา เมอสถานการณโลกเรมเผชญการแพรระบาดของโรคตดเชอไวรสโคโรนา 2019 (โควด-19) ในชวงปลายป 2562 ซงสงผลตอการเปลยนแปลงของโครงสรางทางเศรษฐกจ และสงคมและการด าเนนธรกจอยางมนยส าคญ โดยทมงานทมเทในการเรงด าเนนงานพฒนาโดยใชศกยภาพอยางเตมทจนสามารถผลกดนใหระบบงานใหมแลวเสรจกอนสถานการณเขาสวกฤต โดยไดผลลพธระบบงานใหมเปน ระบบงาน TS-ECM (Transmission System-Enterprise Content Management) ซงระบบมความพรอมใชงานในทนทท กฟผ. ประกาศมาตรการWork from Home (WFH) ในไตรมาส 1 ของป 2563 ท าใหผปฏบตงานและผบรหารทเกยวของกบกระบวนการน ไดเรมใชระบบงานแบบ fully online ไดเปนครงแรก ซงสงผลใหภารกจของหนวยงานฝายแผนงานและโครงการระบบสงทมภารกจของงานทดแลกระบวนการโครงการระบบสงเทยบเทาเงนลงทน 4.8 พนลานบาท สามารถด าเนนการตอเนองไดอยางราบรนแมในระหวางทผปฏบตงานและผบรหารทเกยวของกบกระบวนการท างานดงกลาวตองปฏบตงานจากการกกตวอยในทพกอาศย ท าใหภารกจทหนวยงานรบผดชอบไรขอจ ากดดานสถานทการท างาน โดยสรป จากการประเมนเปรยบเทยบกบกระบวนงานเดม นอกจาก กฟผ. ไดระบบการท างานใหมทมคณลกษณะเพมความยดหยน คลองตว ใชงานไดทกสถานทแลว การด าเนนงานของกองแผนงานโครงการยงมผลดานประสทธภาพในการท างานทดกวาเดม สามารถประหยดเวลาจากเดม 37.14% ประหยดตนทน 17.65% ประหยดคาใชจาย 49.98%

สงทมคณคาส าคญทหนวยงานกองแผนงานโครงการไดรบ นอกจากท าใหสายงานไดรบระบบงานทมประสทธภาพสง ลดกระบวนการซ าซอน ซงเพมคณภาพชวตของผปฏบตงานและผบรหารใหท างานอยาง สะดวกสบายและมความคลองตวสง กฟผ. ยงประสบความส าเรจในการสรางทมงานมประสทธภาพและทกษะสง ผลกดนและขบเคลอนงานดวยดจทล (Digitalization) อยางเดนชด ซงมความสามารถในการออกแบบเชงระบบ มความสามารถในการประสานงานท าความเขาใจกบหนวยงานทเกยวของ มความเขาใจเทคนคการท างานแบบเชงรกและพรอมส าหรบการสรางการเปลยนแปลง รวมทงการรบมอวกฤตการณทอาจเกดขนในอนาคต อาทเชน disruptive technology หรอสถานการณโรคระบาดเชน Covid-19 ในครงนปจจบน ทมงานยงไดรบความไววางใจจากผบรหารผลกดนแผนตอเนองในการพฒนากระบวนการในขนตอนงานวศวกรรมและจดหา ซงมความทาทายสงขน เนองจากคดเปนมลคากระบวนการโครงการทสงขนกวา 5 เทาตวเปรยบเทยบกบกระบวนการทด าเนนการปรบปรงไปแลวในระบบ TS-ECM Phase1

3

2. ขอมลเกยวกบบรษทและหนวยงานของทาน 2.1 การด าเนนงานของ กฟผ.

กฟผ. เปนรฐวสาหกจดานกจการพลงงานภายใตการก ากบดแลของกระทรวงพลงงาน กระทรวงการคลง ด าเนนธรกจหลกในการผลต จดใหไดมา และจ าหนายพลงงานไฟฟาใหแกการไฟฟานครหลวง (กฟน.) การไฟฟาสวนภมภาค (กฟภ.) ผใชไฟฟาตามกฎหมายก าหนดและประเทศใกลเคยง พรอมทงธรกจอนๆ ทเกยวเนองกบกจการไฟฟาภายใตกรอบพระราชบญญต กฟผ. โดยมธรกจเกยวกบการผลตไฟฟาในธรกจใหญ ประกอบดวย การผลตไฟฟา การรบซอไฟฟาจากผผลตไฟฟาเอกชนและจากผผลตไฟฟาในประเทศเพอนบาน การสงไฟฟา และธรกจเกยวเนองของ กฟผ. ไดแก ธรกจวศวกรรมและกอสรางโรงไฟฟา ธรกจงานบรการเดนเครองและบ ารงรกษา ธรกจผลตภณฑจากวตถพลอยได ธรกจบ ารงรกษาระบบสง และ ธรกจโทรคมนาคม

2.2 โครงสรางบงคบบญชา

รปท 1 โครงสรางบงคบบญชาฝายแผนงานและโครงการระบบสง

2.3 วสยทศน พนธกจ คานยมและวฒนธรรมองคการ และยทธศาสตรตามแผนวสาหกจ กฟผ. ป พ.ศ. 2564-2573

รปท 2 แผนทยทธศาสตร (Strategy Map) ประกอบดวย วสยทศน พนธกจ วตถประสงคเชงยทธศาสตร

2.3 สนคาและบรการ การด าเนนงานโครงการพฒนาระบบสงเพอรกษาความมนคงดานพลงงานไฟฟาอยางบรณาการดวยระบบไฟฟา

พรอมรกษาเสถยรภาพความมนคงของระบบไฟฟาของประเทศภายใต Disruptive Technology

2.4 กลมลกคาทส าคญ ตามท กฟผ. มโครงขายครอบคลมทวไปเพอจ าหนายไฟฟาใหแกผใชไฟฟาทรบซอโดยตรงจาก กฟผ. กฟน. และ

กฟภ. ซงน าไปจ าหนายใหแกผใชไฟฟาในประเทศตอไป และนอกจากน กฟผ. ยงจ าหนายไฟฟาใหการไฟฟาของประเทศเพอนบานดวย ไดแก สปป.ลาว และประเทศมาเลเซย

ฝายแผนงานและโครงการระบบสง มหนาทและความรบผดชอบเกยวกบการจดท าแผนงาน และบรหารโครงการพฒนาระบบสงดานวศวกรรมซงครอบคลมการจดท ารางขอบเขตของงาน (TOR) และเงอนไขประกวดราคา จดท า เอกสารประกวดราคา บรห ารสญญาด านว ศ ว ก ร ร ม ค ว บ ค ม ค ณภ าพ อ ป ก ร ณ ร ะ บ บ ส ง ใ ห เ ป น ไ ป ต า มขอก าหนด ตดตามและสรปความกาวหนาของโครงการ

4

2.5 รางวล / ประกาศนยบตรทไดรบ ตวอยางรางวลท กฟผ. ไดรบปงบประมาณ 2563

• รางวลอตสาหกรรมดเดน ประเภทความรบผดชอบตอสงคมจากผลงาน • รางวลเกยรตคณ (Sustainability Disclosure Award) ในงาน Sustainability Disclosure Award • รางวลความคดสรางสรรคและนวตกรรมดเดน ดานนวตกรรม ประเภทดเดน และรางวลการด าเนนงานเพอสงคมและ

สงแวดลอมดเดน • รางวลชมเชยองคกรโปรงใส ครงท 9 (NACC Integrity Awards) ตวอยางรางวลท กฟผ. ไดรบในปงบประมาณ 2564

• รางวลโครงการสงเสรมอตสาหกรรมเหมองแรและอตสาหกรรมพนฐานใหมมาตรฐานความรบผดชอบตอสงคม (CSR-DPIM)

3. การเรยนร ความตองการและความคาดหวงของ "ลกคาของกระบวนการทน าเสนอ" 3.1 การก าหนด "ลกคาของกระบวนการทน าเสนอ" และ วธการเรยนรความตองการและความคาดหวงของลกคา

เนองดวยหนวยงานกองแผนงานโครงการ มหนาทการด าเนนงานสวนหนงในฝายแผนงานและโครงการระบบสงซงม Business Process ตามระบบบรหารคณภาพ ISO ของสายงาน โดยมหนวยงานทเกยวของเปนผมสวนไดสวนเสยภายใน (Internal Stakeholder) ไดแก หนวยงานดานนโยบายยทธศาสตร หนวยงานดานส ารวจ หนวยงานดานทดน หนวยงานดานวศวกรรม หนวยงานดานกอสราง หนวยงานดานงบประมาณ หนวยงานดานจดหา หนวยงานดานบญชสนทรพย ตามรายละเอยดในตารางท 1

กระบวนการทเกยวของ / Value Chain ประเภท ชอ Stakeholder วางแผนงานโครงการพฒนาระบบสง input ฝายควบคมระบบก าลงไฟฟา

ฝายแผนการผลตไฟฟาและระบบสงไฟฟา

ฝายพฒนาโรงไฟฟาพลงน าและพลงงานหมนเวยน

ฝายพฒนาและแผนงานโรงไฟฟา

ฝายสญญาซอขายไฟฟา

output ฝายบรหารสนทรพย

ฝายปฏบตการ

ฝายระบบสอสาร บรหารโครงการ output โครงการกอสรางระบบสง

ฝายกอสรางระบบสง

ฝายทดน

ฝายบรหารสนทรพย

ฝายปฏบตการ จดท าเอกสารประกวดราคางานระบบสง output คณะกรรมการ กฟผ.

คณะกรรมการบรหาร กฟผ.

คณะกรรมการบรหารของคณะกรรมการ กฟผ.

ฝายจดซอจดจางและบรหารพสด รบงานจางบคคลภายนอก ด าเนนงานตามขอบเขตงาน input ฝายกฏหมาย

ฝายจดการธรกจ

ฝายแผนการผลตไฟฟาและระบบสงไฟฟา

ฝายสญญาซอขายไฟฟา

output ฝายกอสรางระบบสง

ฝายบรหารสนทรพย

ฝายบญช

ฝายระบบสอสาร `

ตารางท 1 กระบวนงานของฝายแผนงานและโครงการระบบสงและหนวยงานทเกยวของ

5

รปท 3 Internal Stakeholder ของกองแผนงานโครงการ

โดยในระหวางการด าเนนงาน หนวยงานไดรบทราบความพงพอใจของหนวยงานทเกยวของผานระบบสอบถามความพงพอใจหนวยงานทเกยวของอยางสม าเสมอ ผานกระบวนการด าเนนงาน การส ารวจความตองการและความพงพอใจของลกคาตามระบบบรหารงานคณภาพ ISO (QP-QM04) ดงตารางท 2

ตารางท 2 ระบบบรหารงานคณภาพ ISO เรองการส ารวจความตองการและความพงพอใจของลกคา

3.2 สรปความตองการและความคาดหวงของลกคาและผเกยวของ

ภารกจของหนวยงานกองแผนงานโครงการ มหนาทรบผดชอบการด าเนนงานในขนตอนของ Project Definition & Planning และ Project Performance and Control (ล าดบท 2 และ 4) ตามภาพอธบายในรปท 4 (Project Life Cycle) ซงทมงานไดเลอกขนตอนในล าดบท 2 นในการเรมท า Digital Transformation ระยะท 1 เนองจากเปนกระบวนการแรกของ

6

สายงาน ซงตามความคาดหวงของหนวยงานทไดรบการสงมอบงานจากกองแผนงานโครงการ(Internal Stakeholder ตามทระบในขอ 3.1) มความตองการใหเกดการรวมศนยดานการพฒนาฐานขอมล เพมประสทธภาพ อกทงผปฏบตงานและผบรหารมองเหนความส าคญของการลดขนตอนการท างานรปแบบ Manual ใหเปนการท างานแบบอตโนมตในขนตอนทระบบมการไหลขอมลของกระบวนการ (Content Management Work Flow) ใหเปนการเพมความสะดวกรวดเรว และการลดการใชกระดาษแบบครบวงจร (Paperless) รวมทงลดขอผดพลาดตางๆ ของขอมลทหนวยงานจดท าใหเปนศนยหรอนอยทสด

โดยทมงานไดเรมการวเคราะหและวางแผนด าเนนการตงแตป 2561 จนด าเนนการแลวเสรจพรอมใชงานในตนป 2563 เปนระบบงาน TS-ECM (Transmission System-Enterprise Content Management) ในการจดท าแผนงานและบรหารโครงการพฒนาระบบสงทใชงานในปจจบน

รปท 4 : Project Life Cycle : ทมงานเลอกขนตอนงานล าดบท 2

เพอด าเนนการจดท า Digital Transformation ระยะท 1

3.3 การแปรความตองการและความคาดหวงของลกคาเปน "คณลกษณะดานคณภาพ" ของ "ผลงานทสงมอบใหแกลกคา" และก าหนดเปน ดชนชวดคณภาพ

จากการแปรความตองการและความคาดหวงของลกคาและผเกยวของตามขอ 3.2 ทมงานไดก าหนดดชนชวดคณภาพของระบบงานใหม (TS-ECM) ดงน

ดชนชวดคณภาพ (Index) คณลกษณะดานคณภาพ Single Source of Truth ผเกยวของจากทกหนวยงานสามารถตรวจสอบประวตตดตามความถกตอง

จากแหลงทมาของขอมลไดจากระบบงานเดยวกน เจาของขอมลเปนผใสขอมลครงเดยวและแบงปนใหหนวยงานอนๆสามารถน าไปใชตอยอดการท างานได

No boundary ผใหขอมลสามารถกรอกขอมล ระบปญหาอปสรรคจากการด าเนนงานไดพรอมกนสนบสนนและรองรบการท างาน Work from Home / Work from Anywhere

Log history การพฒนาระบบใหมจะตองศนยจดเกบในทเดยวกน สามารถตรวจสอบประวตการท างาน การด าเนนงานโปรงใส ตรวจสอบได

ตารางท 3 ดชนชวดคณภาพของระบบงานใหม (TS-ECM)

7

4. กระบวนการและวธปฏบตในอดต จากกระบวนการในอดตทผานมา หนวยงานจะตองด าเนนการวางแผนและบรหารงานโครงการระบบสง ซงตองมการ

จดท าและขออนมตเอกสารประเภทตางๆ โดยเรมจากผปฏบตงานด าเนนการจดท าขอมลและพมพเอกสารเพอจดสงผบรหารอนมตตามล าดบชน ในระหวางการขออนมต อาจจะมเอกสารทถกตกลบ (reject) เพอแกไข และน าสงเขากระบวนการใหมตอไป ซงมการใชกระดาษในระหวางกระบวนการประมาณปละหมนกวาแผน ไมรวมถงเอกสารแนบทายและเอกสารสนบสนนตาง ๆ มการเสย Man-hour ดานงานธรการรบ-สง เอกสารระหวางหนวยงานเพอพจารณาจากผปฏบตงานจนถงผบรหารระดบสงทลงนามตามล าดบ เมอเอกสารไดรบอนมตแลว ตองน าเอกสารทผานการลงนามอนมตมา scan เพอสงไฟลผานหนวยงานตางๆ ทางระบบสารบรรณอเลคทรอนกส สวนผปฏบตงานเจาของเอกสารตองน าขอมลตามทไดรบอนมตมาบนทกลงระบบฐานขอมลเพอเผยแพรผาน website ของฝาย เพอใหหนวยงานทเกยวของอนๆคนหาขอมลไดภายหลงผาน web application

เนองจากในกระบวนการมการท างานแบบ manual ผสมผสานกบการใชเทคโนโลย ท าใหจ าเปนตองควบคมการท างานของผปฏบตงานอยางใกลชด มขอแตกตางอยางชดเจนในดาน Human Error ดานความสมบรณของการจดท าเอกสารของผปฏบตงานทมความรอบคอบสงและผปฏบตงานทมมาตรฐานปกต รวมทงการสงเอกสารเปนกระดาษใหผบรหารทมพนทนงท างานแยกสวนกน ท าใหบางครงตองใชระยะเวลาของการพจารณาเอกสารมากและการ update ขอมลลงฐานขอมลตองมการด าเนนการอยางตอเนองดงแสดงตามรป

รปท 5 : กระบวนการและวธปฏบตในอดต

5. กระบวนการและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม

จากการพจารณาความคาดหวงของลกคาและผเกยวของ รวมทงวเคราะหระบบงานเดม ทมงานไดเหนพองตองกนวาควรสรางการเปลยนแปลงโดยท า Digital Transformation โดยใหเปนการท า Process Innovation ผานการใชระบบ ECM (Enterprise Content Management) ซงในระหวางนนอยในแผนพฒนาดจทลของ กฟผ. ชวงปลายป 2561 ทมงานจงไดน าเสนอไอเดยตอผบรหารและจนไดรบคดเลอกใหเปนหนงในแผนงานน ารองของโครงการพฒนาระบบบรหารจดการขอมลองคกร (Enterprise Content Management : ECM) ของ กฟผ. อยางไรกตาม ดวยระยะเวลาทจ ากดของการด าเนนงานโครงการพฒนาระบบงาน ECM ของ กฟผ. ซงทมงานไดรบแจงวาหากประสงคจะรวมใช resource ของผพฒนาระบบงานของ กฟผ. (Developer team) ซงเปนคสญญาทจะตองมก าหนดงานแลวเสรจตามสญญาในสนป 2562 ทมงานจงตระหนกวา จะตองควบคมประสานงานกบบรษทคสญญาอยางเตมประสทธภาพมากทสด ซงประสบการณวางแผนและบรหารโครงการระบบสงของหนวยงานกองแผนงานโครงการ มความคนเคยในการบรหารโครงการแบบดงเดม (Waterfall Project Management) ซงไมเหมาะสมส าหรบโครงการพฒนาระบบงาน ECM ทมเวลาจ ากด มกระบวนการทซบซอน มรายละเอยดทตองทดสอบมาก หากวางแผนงานและตดตามงานไมรอบดานพอ จะท าใหโครงการมแนวโนมความลมเหลวสง

8

5.1 หลกการผสมผสานระหวางแนวคดเชงออกแบบ แนวคดการลนกระบวนการ และการท างานเชงอไจล (Master Design Thinking by Lean and Agile Method)

ตอมาทมงานไดศกษาเพอหาแนวทางด าเนนการทเหมาะสม จงพบวาในวงการพฒนาระบบงานไอททมความไมแนนอนสง จากปจจยความคาดหวงของ End User ระบบงานทมความซบซอน ควรใชหลกการบรหารแบบ Agile Method เปน Tool ในการผลกดนความส าเรจของโครงการประเภททตองการความรวดเรวในการพฒนาภายในงบประมาณและทรพยากรทจ ากด นอกจากน หากตองการใหระบบใหมเปนทยอมรบของผใชงานและผทเกยวของในกระบวนการ ทมงานจะตองใชหลกการผสมผสานระหวางแนวคดเชงออกแบบ (Design Thinking) และแนวคดการลนกระบวนการ (Lean Method) ซงจะท าใหสดทายไดระบบงานทตรงความตองการและไดรบการยอมรบจาก End User และยกระดบคณคาของผลการท างานทสงมอบใหแกผมสวนไดสวนเสยของกระบวนการไดเปนอยางด จากนนทมงานไดวางแผนด าเนนงานตามขนตอน 7 ขอ

1) รวบรวม Requirement ทส าคญของระบบงานใหม TS-ECM อาท จ านวน Workflow และ กรอบวธการอนมตในแตละ Workflow ทงหมดในรปแบบ online

2) ออกแบบนวตกรรมใหมในการท างานเพอพลกดนการท างานใหสามารถด าเนนการไดดวยระบบงาน ECM ทงหมดแบบ Paperless

3) สราง Prototype TS-ECM ผาน ECMQA database 4) เชอมโยงกบระบบงานบรหารโครงการทใชงานอย (Oracle Primavera P6 และ SAP Module PS) 5) ทดสอบระบบ TS-ECM, User Acceptance Test, Key User Training, End User Training 6) น าระบบขน Production 7) ตดตามและประเมนผลการใชงานจรง

ทงน ตลอดเวลาการด าเนนการในชวงขนตอน 1 – 5 ทมงานใหด าเนนการตามหลกการผสมผสานระหวางแนวคดเชงออกแบบ แนวคดการลนกระบวนการและการท างานเชงอไจล (Master Design Thinking by Lean and Agile Method) จนเกดผลลพธเปน Process Innovation เตมรปแบบอยางเปนรปธรรม ตามค าอธบายในหวขอตอไป

5.2 กระบวนการใหมทได จากความส าเรจในการพฒนาระบบงาน TS-ECM (Transmission System-Enterprise Content Management)

ในการจดท าแผนงานและบรหารโครงการพฒนาระบบสง ซงเปนการท า Process Innovation โดยผปฏบตงานและผบรหารมการเปลยนวธการจดท าและขออนมตเอกสารของแผนงานโครงการระบบสงโดยสนเชง ตามแนวทางในภาพ

รปท 6 : กระบวนการใหมทได (ระบบงาน TS-ECM)

9

ภายในระบบ TS-ECM ผสรางเอกสาร (Requester) จะเรมด าเนนการเรม Workflow บนระบบ ECM OpenText โดยเมอมการใสขอมลทงหมดแลว จะสงขอมลในระบบใหผตรวจสอบซงเปนหวหนางานตามล าดบชน (Reviewer) จนในล าดบสดทายจะเปนขนตอนของผอนมตเอกสาร (Approver) หากผบรหารปฏเสธการอนมตเอกสาร (Reject) ระบบจะมการแจงเตอน Notification ไปยง Requester และ Reviewer วามเอกสารทไมผานการอนมต โดยมการระบเหตผลการตกลบเอกสารทชองหมายเหต ซง Requester จะมการแกไขปรบปรงและเสนอของอนมตตามล าดบชนตอไปจนกวาจะไดรบอนมตในทสด

เมอเอกสารไดรบอนมตแลว ระบบงานจะสรางเอกสารอเลคทรอนกสทเหมอนกบเอกสาร Hardcopy ทเคยตอง Scanในระบบงานเดม โดยไฟลดงกลาวจะมการจดเกบเขา Folder Structure และเวยนใหผเกยวของในองคกร พรอมกบสราง Link ใหสบคนไดบนระบบ Website โดยอตโนมตทงกระบวนการ ท าใหระบบงานใหมนนอกจะลดการใชกระดาษไดทงกระบวนการในระหวางการตรวจสอบเอกสารและน าสงขออนมต ชดเอกสารและขอมล (Document & Content) ทไดผานการอนมตแลวจะมการจดเกบและเวยนเอกสารโดยอตโนมต จงท าใหลดระยะเวลาจากเดมทเคยมการด าเนนงานแบบ manual ในการกรอกฐานขอมล การเดนเวยนเอกสาร นอกจากน ยงมการปองกนความผดพลาด Human Error ของการจดท าขอมลของผปฏบตงานไดเนองจากมการใชชดขอมลตนแบบ Master Data และมการ Lean กระบวนการทซ าซอน

ทงน สรปกระบวนการทมการปรบปรงจากวธการท างานแบบเดมมาเปนการด าเนนการบนระบบ TS-ECM ดงน

ชอกระบวนการทปรบปรง รายละเอยดการด าเนนการบนระบบ TS-ECM Workflow ก า ร จ ด ท า แ ล ะ ข อ อ น ม ต Work Assignment

เปนกระบวนการจดท าและขออนมตค าสงงานโครงการระบบสงเพอสงการทกหนวยงานทเกยวของกบโครงการ

Workflow การจดท าและขออนมต Procurement Schedule

เปนกระบวนการจดท าและขออนมตแผนงานจดหาทงงาน Turnkey และ Supply

Workflow ก า ร ข อ อ น ม ต Department Task Schedule for Bid

เปนกระบวนการขออนมตแผนการด าเนนงานระดบกอง หลงจากด า เนนการจดท า Project Planning ส าหรบงานจดหาดวยระบบ Primavera แลวเสรจ

Workflow ก า ร ข อ อ น ม ต Department Task Schedule for Job

เปนกระบวนการขออนมตแผนการด าเนนงานระดบกอง หลงจากด าเนนการจดท า Project Planning ส าหรบงานกอสรางดวยระบบ Primavera แลวเสรจ

Workflow การขออนมต S-Curve เปนกระบวนการขออนมตแผน S-Curve จากขอมลบนระบบงาน Primavera

Workflow การขออนมต Single Plan

เปนกระบวนการขออนมตแผน Single Plan จากขอมลบนระบบงาน Primavera

ตารางท 4 รายชอกระบวนการทปรบปรงการด าเนนงานบนระบบงาน TS-ECM

ส าหรบคมอการท างานตามกระบวนการใหมทง 6 กระบวนการน ไดมการปรบปรงเขาเปนเอกสารคมอในระบบบรหารเอกสารคณภาพเพอทดแทนคมอการท างานตามวธการเดม

6. การวดและวเคราะหคณภาพของผลการท างาน และประโยชนทไดรบ 6.1 ประสทธผลของกระบวนการและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม (ผลลพธ) โดยใชขอมลประกอบการวดและวเคราะหดวยเครองมอคณภาพทเหมาะสม และตองแสดงเปรยบเทยบกบเปาหมายหรอระดบเทยบเคยง (Benchmark) ทเหมาะสมกอนและหลงปรบปรง จากการเปรยบเทยบวธการท างานแบบเดมและวธการท างานแบบใหม และการวดจาก Workload ของ Manpower ตามการท างานแบบเกาและแบบใหม สามารถวเคราะหขอมลของประสทธผลและประโยชนการท างานแบบใหมทเพมขนจากวธการท างานแบบเกา

10

กระบวนการเดม (6 กระบวนการ)

ล าดบ ขนตอนท างานเดม ระยะเวลาทใช

(ชวโมง) 1 รางเอกสาร จดท าเอกสาร โดยใชแบบฟอรมตามคมอ ISO 6 2 สงเอกสารจากผปฎบตงาน ถง หวหนาแผนก 0.5 3 หวหนาแผนก ตรวจสอบและ ลงนามตรวจสอบเอกสาร 1.5 4 สงเอกสารจากหวหนาแผนก ถง หวหนาแผนกกอง 0.5 5 หวหนาแผนกกอง ตรวจสอบและ ลงนามตรวจสอบเอกสาร 1.5 6 ธรการกอง สงเอกสารจากหวหนาแผนกกอง ถง หวหนาโครงการ 2 7 หวหนาโครงการ ตรวจสอบและ ลงนามอนมตเอกสาร 1.5 8 ธรการโครงการ ส าเนาเอกสาร และสงเอกสารฉบบบอนมตกลบหนวยงานตนทาง 2 9 สแกนเอกสารและน าขนระบบเผยแพรตอไป 2 รวม 17.5

กระบวนการใหม (6 กระบวนการ)

ล าดบ ขนตอนท างานใหม ระยะเวลาทใช

(ชวโมง) 1 รางเอกสาร จดท าเอกสาร โดยใชแบบฟอรมของระบบ 4.5 2 สงเอกสารจากผปฎบตงาน ถง หวหนาแผนก ผานระบบ 0.2 3 หวหนาแผนก ตรวจสอบและ ลงนามตรวจสอบเอกสาร ผานระบบ 2 4 สงเอกสารจากหวหนาแผนก ถง หวหนาแผนกกอง ผานระบบ 0.2 5 หวหนาแผนกกอง ตรวจสอบและ ลงนามตรวจสอบเอกสาร ผานระบบ 2 6 สงเอกสารจากหวหนากอง ถง หวหนาโครงการ ผานระบบ 0.1 7 หวหนาโครงการ ตรวจสอบและ ลงนามอนมตเอกสาร เอกสารขนระบบคนหาอตโนมต 2 รวม 11

จาก 6 กระบวนการตามทระบในขอ 5 ทมการปรบปรงขนตอนท างานจาก 9 ขนตอนเดม เปน 7 ขนตอนแบบใหม ซงมการท า Digital Transformation ทงระบบงาน เมอค านวณภาพรวม เปรยบเทยบวธท างานแบบเดมและแบบใหม ไดขอสรป ดงน

1) ประหยดเวลา: จากการรวบรวมขอมล workload การด าเนนงานเปรยบเทยบระหวางกอนและหลงปรบปรงกระบวนการ พบวาระบบงาน TS-ECM ชวยประหยดเวลาการจดท าและอนมตเอกสารทงระบบของกองแผนงานโครงการจากวธด าเนนงานเดมได 37.14% 2) ประหยดตนทน: การด าเนนงานระบบงาน TS-ECM นเปนการสรางมตใหม คดใหม ท าใหม ส าหรบด าเนนการทางดานการจดการขอมลทไดพฒนาบนระบบ ECM OpenText ทเปน Platform มาตรฐานสากลมาประยกตใชกบการด าเนนงานหลกของหนวยงาน ท าใหการด าเนนงานรวดเรวขน มประสทธภาพมากยงขนสงผลตอความนาเชอถอของขอมลทเปนระบบฐานขอมลเดยวกน ท าใหประหยดตนทนจากคาใชจายการด าเนนงานของผปฏบตงาน (Man-hour Indirect Cost) โดยสามารถประหยดตนทนเงนปนสวนโครงการ (Cost Allocation) ลดลงจาก 35.702 ลานบาทตอป เหลอ 29.399 ลานบาทตอป ซงเปนมลคาประมาณ 6.303 ลานบาทตอป คดเปน 17.65% 3) ประหยดคาใชจาย: การด าเนนงานระบบงาน TS-ECM สรางมาตรฐานในการจดท าและจดสงเอกสารแผนงานโครงการ เปนรปแบบอเลกทรอนกสแทนการใชกระดาษทงระบบแบบครบวงจร ปจจบนหนวยงานจงด าเนนการยกเลกแบบฟอรมเอกสารทงหมดและปรบปรงพฒนาคมอการด าเนนการใหมใหสอดคลองกบ Workflow ปจจบน ท า

11

ใหประหยดคาใชจายดานกระดาษพมพ หมกพมพ การบ ารงรกษาเครองถายเอกสารจากเดมคาใชจาย 125,583.96 บาทตอป ลดลงเหลอ 62,819.59 บาทตอป คดเปน 49.98%

ทงน การลดอตราการเกดขอผดพลาด Template Error เปนรอยละศนย ลด Human Error ดานการจดท าขอมล และ Set ZERO ขอผดพลาดตางๆ ในการท างาน กอใหเกดประสทธภาพการท างาน สามารถน าเวลาทไดคนมาไปสรางคณคาในงานสวนอนไดเพมเตมได

6.2 ประโยชนทไดรบจากการปรบปรง

โดยเมอพจารณาในภาพรวมแลว หนวยงานพบวาผลการด าเนนงานรปแบบใหมโดยการเปลยนกระบวนการในการจดท าและขออนมตเอกสารผานระบบงาน TS-ECM ไดถกออกแบบใหมความปลอดภยในการเขาถงการด าเนนงานระดบองคกรตามมาตรฐานสากลเพอควบคมการด าเนนการ ชวยลดความเสยงความผดพลาดจากการท างานแบบ Manual ทซบซอน ตอบสนองนโยบายผบรหารทสามารถอนมตเอกสารผานระบบงานเดยวกน ในเวลาเดยวกน และมมาตรฐานการท างานรปแบบใหมเปนเพอใหเปนทพงพอใจแกหนวยงานทกภาคสวนทเกยวของอาท หนวยงานระดบฝายมากกวา 18 หนวยงาน และหนวยงานระดบกองมากกวา 11 หนวยงาน เปนตน ในรปแบบ Real Time Monitoring และ Paperless โดยทายทสดไดมการถายทอด ทบทวน และการจดท าคมอการปฏบตงานใหม ทงยงท าใหเกดการปรบปรงกระบวนการปฏบตงานของผปฏบตงานในการจดท าเอกสารของหนวยงานแผนงานและบรหารโครงการพฒนาระบบสง ซงเรมมการใชงานจรงในชวงป 2563 ในระหวางทมสถานการณโควด-19 จนถงปจจบน ระบบดงกลาวกยงมความเสถยรและเหมาะสมในการด าเนนการ Work From Anywhere (WFA) ของการด าเนนงานของ กฟผ. แบบ New Normal ดวย

7. ปจจยแหงความส าเรจ และความยงยน 7.1 ปจจยทส าคญทท าใหประสบความส าเรจ มดงน

ปจจยแหงความส าเรจ ค าอธบาย นโยบายองคกร

กฟผ. มการก าหนดแผนวสาหกจ และแผนแมบททชดเจน ท าใหหนวยงานสามารถก าหนดทศทางและขอบเขตการพฒนางานไดอยางสอดคลองและมประสทธภาพ

ผบรหารทกระดบชน

จากทผบรหารเนนย าคณคาการขบเคลอนการท างานดวยดจทล เสมอมา (Digitalization) ท าใหเมอทมงานน าเสนอแนวคดในการท า Digital Transformation ระยะท 1 จงไดรบการสนบสนนและชวยเหลอทงดานใหค าแนะน า ขอเสนอแนะการปรบปรง และใหความรวมมอในระหวางทดสอบการใชงานในสวนผบรหารเปนอยางด

งบประมาณและโครงสรางพนฐาน กฟผ. มหนวยงานกลางทใหการสนบสนนดานงบประมาณและพฒนาระบบจากหนวยงานกลาง กฟผ. ( ฝายจดการและพฒนาระบบสารสนเทศ) ท าใหการพฒนาระบบงานของภาพองคกร ไมเกดการพฒนาแบบ SILO และไมเปนการลงทนซ าซอน

Teamwork Mindset หนวยงานไดปรบทศนคตของทมงานใหท างานรวมกนเปนทมตามหลกการผสมผสานระหวางแนวคดเชงออกแบบ แนวคดการลนกระบวนการและการท างานเชงอไจล (Master Design Thinking by Lean and Agile Method) โดยเนนย าคณคาของการสราง Process Innovation เตมรปแบบอยางเปนรปธรรม ท าใหผปฏบตงานทไดรบเลอกเขาทมงาน ไมตองกงวลกบการประเมนผลรายบคคล และมแรงบนดาลใจในการสรางผลงานรวมกนไดเปนอยางด

12

ปจจยแหงความส าเรจ ค าอธบาย มการเลอกใชเครองมอพฒนาระบบอยางเหมาะสม

เดมทกองแผนงานโครงการมการด าเนนงานจดท าแผนงานโครงการดวยระบบบรหารโครงการ Enterprise Primavera P6 ซงมขอจ ากดในการท าขอมลประกอบค าสงแผนงานโครงการในเชงเอกสารและบรหารขอมล ตอมา กฟผ. ไดมแผนจดท าโครงการพฒนาระบบบรหารจดการขอมลองคกร (Enterprise Content Management : ECM) ซงทมงานไดศกษาวามความเหมาะสมในการท าระบบบรหารจดการขอมลและเอกสารของงานโครงการระบบสงดวย ECM ซงทงสองระบบเปน Platform ระดบ Enterprise และสามารถพฒนาการเชอมตอกบ ERP-SAP ดวย API หรอ Web Service ท าใหสามารถตอยอดการพฒนาในขนตอไปไดอยางไมมขอจ ากด

ตารางท 5 ปจจยความส าเรจและความยงยนระบบงาน TS-ECM 7.2 ปจจยส าคญทจะท าใหวธปฏบตทไดปรบปรงนบรรลประสทธผล อยางยงยน

ปจจยส าคญทจะท าใหวธทไดปรบปรงนบรรลประสทธผลอยางยงยน คอการยกระดบความสามารถพรอมรบการเปลยนแปลงและความสามารถในการปรบตวใหเขากบกระบวนการท างานแบบใหมของ End User (Shifted mindset vs changed behavior) ทมงานไดพฒนาการยอมรบจากทกกลมทเกยวของดวยการสอสารอยางตอเนองผานหลายชองทาง เชน Email ประชมทางการและไมทางการ เชน Group Line รวมทงมการจดอบรมตางๆ อยางตอเนอง เพอน าขอตชม ขอแนะน าตางๆ ไปทดสอบและพฒนาระบบงานอยางตอเนอง เพอใหเกดการพฒนาความพงพอใจของผมสวนไดสวนเสยอยางแทจรง

8. ปญหา อปสรรค และแนวทางในการแกไข เนองจากทมงานของกองแผนงานโครงการ มบทบาทเปรยบไดกบการเปน Business Owner ซงสมควรเปนผมความ

เขาใจในการออกแบบระบบงานใหมเอง (Business Model Design) แตเนองจากระบบงานใหมทตองการ ตองใชองคความรดานการออกแบบ Software ดวย ทมงานจงมการปรบการเรยนรแบบขามสายงาน Cross Function กบฝายสนบสนนดานพฒนาระบบ(ฝายจดการและพฒนาระบบสารสนเทศ) ท าใหทมงานไดขยายขอบเขตความเขาใจในการควบคมดแลและก ากบการออกแบบพฒนาระบบของคสญญาเพอใหไดผลลพธตามทคาดหวงไว

นอกจากน ทมงานยงไดรวบรวมสรปปญหา อปสรรค แนวทางในการแกไขระหวางการด าเนนงานตามตาราง ดงน

ปญหา อปสรรค แนวทางในการแกไข

ทมพฒนาระบบ ไมเขาใจระบบงาน จงใชเวลาในการศกษาระบบนาน

ศกษาฟงกชนงานจากระบบเดมรวมกนระหวางผใชงานและทมพฒนา และรวมกนออกแบบระบบงานใหมใหตรงตามความตองการ

ขอมลเดมจดเกบ ในลกษณะไมเปน Database จดเกบเปนเอกสาร Hardcopy จงตองใชเวลาในการเรมตนจดท าฐานขอมล และจดท าชดขอมล Master ใหม

ทยอยน าขอมลเขาระบบใหม โดยใชวธน าเขาระบบในสวนขอมล Master ทส าคญส าหรบกระบวนการท างานบนระบบใหมกอน และด าเนนสวนทเหลอในล าดบถดไป

ระบบงานทไดพฒนาแลว เมอลองทดสอบการใชงานจรง มบางสวนทยงไมตรงตามความตองการ หรอยงพบความผดพลาดของระบบ

แจงทมพฒนาเพอแกไข ไปพรอมๆ กบการใชงานจรง เพอใหตรงตามความตองการมากทสด

ผใชงานบางสวนยงใชงานไมเปน เนองจากเปนระบบงานใหม

จดท าคมอการปฏบตงานใหม จดอบรม และจดพเลยงเพอสอนการใชงานแบบตวตอตว

ตารางท 6 ปญหา อปสรรค และแนวทางในการแกไขของระบบงาน TS-ECM

13

9. ความทาทายตอไป กระบวนการจดท าระบบงาน TS-ECM (Transmission System-Enterprise Content Management) ในการจดท า

แผนงานและบรหารโครงการพฒนาระบบสงซงเปนวธปฏบตทไดปรบปรงใหมททมงานประสบความส าเรจในการออกแบบพฒนานน สามารถใชเปนแนวทางในการตอยอดปรบปรงกระบวนการของหนวยงานทเกยวของตอไดอก ซงปจจบนทมงานไดรบความไววางใจจากผบรหารสงการผลกดนแผนตอเนองในการพฒนากระบวนการในขนตอนงานวศวกรรมและจดหา ซงมความทาทายสงขน เนองจากคดเปนมลคากระบวนการโครงการทสงขนกวา เดม 5 เทาตวเปรยบเทยบกบกระบวนการทด าเนนการปรบปรงไปแลวในระบบ TS-ECM phase1

10. เอกสารอางอง (Reference)

▪ EGAT Annual Report. (2021). Retrieved from https://www.egat.co.th/en/information/annual-report ▪ Enterprise Content Management. (2021). Retrieved from http://ecminfo.egat.co.th/index.php/ecm-news/e-book ▪ Why Lean Enterprise Transformation is Hard. (2015). Retrieved from

https://www.thoughtworks.com/insights/blog/why-lean-enterprise-transformation-hard ▪ Understanding How Design Thinking, Lean and Agile Work Together. (2019). Retrieved from https://www.digi-

corp.com/blog/understanding-how-design-thinking-lean-and-agile-work-together/

11. Link VDO (Demo ระบบงาน TS-ECM)

https://youtu.be/c6niCPuyKr0