)يعامجا( ينورت لا ءارشا ماظن · 43نم 2 ةحفص )يعامجلا( ينورتكللاا ءارشلا ماظنل مدختسملا ليلد - ةيسسؤملا

2015 - بريلا

()الجماعي لكترونيال نظام الشراء نظم إدارة مالية الحكومة

دليل المستخدم

43من 2صفحة (ي)الجماع يدليل المستخدم لنظام الشراء االلكترون -نظم تخطيط الموارد المؤسسية دارة إ -وزارة المالية

3 ............................................................................................................................................ الوثيقة مراقبة

4............................................................................................................................................مقدمة

5...................................................................................................................والتوريد للشراء المستندية الدورة

6 ........................................................................ (الشراء نظم -املخازن دور) . اجلماعي الشراء أدلة مواد وترميز توصيف : األوىل املرحلة

6 ...................................................................................... . املوردين مع لشراءا واتفاقيات االسعار عروض عمليات : الثانية املرحلة

6 ............................................................................................... (الشراء نظم دور) . اجلماعي الشراء دليل إعداد : الثالثة املرحلة

6 ..................................................................................... (احلكومية اجلهات دور) . لتوريدوا الدليل من الشراء عملية : الرابعة املرحلة

6 ................................................................................ (الصرف قسم دور).للمورد والسداد االستحقاق فاتورة انشاء : اخلامسة املرحلة

7...........................................................................................................................النظام علي الدخول -1

10...........................................................................................................................الدليل فى البحث -2

10 ........................................................................................................... املادة وصف من كلمة طريق عن البحث -2-1

11 ....................................................................................................................... املورد اسم طريق عن البحث -2-2

12 ....................................................................................................... (الشراء عقد) االتفاقية رقم طريق عن البحث -2-3

12 ....................................................................................................................... املادة رقم طريق عن البحث - 2-4

13...................................................................................................الدليل لمواد وتنازلي تصاعدى ترتيب عمل -3

14................................................................................................الشراء قرار التخاذ أكثر أو بندين بين مقارنة -4

19..............................................................................................................................التسوق قائمة -5

22..........................ي.......................................................................الجماع الشراء دليل من شراء طلب إنشاء -6

22 ....................................................................................................................... اجلماعي الشراء دليل تصفح -6-1

29......................................................................................................................ء ..الشرا طلبات ادارة -7

29 ......................................................................................................................... شراء طلب تفاصيل رضع -7-1

31 ............................................................................................................................... االجراء تاريخ عرض -7-2

32 ................................................................................................................................ الشراء طلب نسخ -3 -7

34 ............................................................................ لالعتماد تقدميه واعادة وتعديله االعتماد سلسة من الشراء طلب سحب - 7-4

36 ........................................................................................................................ بالكامل الشراء طلب الغاء - 7-5

37 ....................................................................................................................... الشراء طلب من سطر الغاء - 7-6

39.................................................................................................والسداد والفواتير والتسلم الشراء اوامر متابعة -8

40 ................................................................................................................................ الشراء امر تفاصيل -8-1

41 ............................................................................................................................. التسلم تفاصيل عرض -8-2

41 ............................................................................................................................ الفاتورة تفاصيل عرض -3 -8

41 ............................................................................................................................. السداد تفاصيل عرض -8-4

42.......................................................................................................الدليل من االلكترونية النسخة تحميل -9

43...............................................................................العمل كفاءة وزيادة لتسهيل الشراء وسياسات تعليمات عرض -10


مراقبة الوثيقة

التعديالت

43

Date Author Version Change Reference

1 أحمد عطا/م 1-03-2015

المراجعون

Name Position

مراقب ادارة نظم تخطيط الموارد المؤسسية ابراهيم الفيلكاوى نظم وزارات وادارات الخدمات العامة والدفاع رئيس قسم سعدون بو عركى

القديريأحمد نظم وزارات وادارات الخدمات العامة والدفاع قسموظف م

التوزيعات

``Copy No.

Name Location

مكتبة المشروع بادارة نظم تخطيط الموارد المؤسسية 1

2

3

4

مالحظة

وتم طباعتها نرجو كتابة اسمك على الغالف وذلك بغرض الرقابة على المستندات كترونيةنسخة الحال استالم يف

يتم كتابة االسم على الغالف وذلك بغرض الرقابة على المستندات نسخة مطبوعةحال استالم يف


مقدمة

الشراء الجماعي

األهداف

هو قيام الجهات الحكومية بتوفير احتياجاتها من المواد باألمر المباشر عن طريق دليل الشراء الجماعي بمواصفات

يوم عمل، 30د.ك لألمر أو مجموعة أوامر الشراء خالل 5000تجاوز عن مبلغ موحدة وأسعار محددة وبقيمة ال ت

ويجوز الشراء بأكثر من ذلك بشرط مخاطبة لجنة المناقصات المركزية و أخذ موافقتها.

لى توحيد يهدف الشراء الجماعي عن طريق األدلة إلى توفير المواد بأقل األسعار وأنسب المواصفات وا

لى سرعة التوريد ألسعار في جما لى تقليل األعباء الدارية والمالية في قطاع المشتريات وا يع الجهات الحكومية وا

وتقليل الحاجة إلى تخزين المواد.

به كافة الشراء عن طريق الكتالوج ، وذلك بإتاحة كتالوج إلكتروني عملية يتيح نظام الشراء اللكتروني

المادة ة، مواصفات المادة، صور المورد لجماعي من )سعر المادة ، اسم تفاصيل االتفاقيات الخاصة بالشراء ا

.. الخ (

تنفيذ الدورة المستندية كاملة في )المدفوعات -المخازن -راء الجماعيالش -المشتريات (تتيح انظمة اوراكل االستحقاق والسداد واالستالم في المخازن وانشاء فاتورة الجهات بدأ من طلبات الشراء حتى تنفيذ أمر الشراء

.للمورد


الدورة المستندية للشراء والتوريد


(انيةالميز -نظم الشراء -)دور المخازن الجماعيترميز مواد أدلة الشراء المرحلة األولى : توصيف و امليزانية .و وحدة املخازن وادارة نظم الشراء وحدة مسبقا بالتنسيق مع اجلماعييتم توصيف وترميز مواد أدلة الشراء

المرحلة الثانية : عمليات عروض االسعار واتفاقيات الشراء مع الموردين . شتريات .طلبات عروض األسعار بواسطة إدارة نظم الشراء عن طريق نظام الماعداد يتم •

عن طريق إدارة نظم الشراء .للموردين يتم إرسال طلبات عروض االسعار •

يتم إستدراج عروض األسعار من الموردين وإدخالها على النظام . •

. عن طريق تقرير تحليل عروض األسعار لمقارنة كافة العروضعروض األسعار أفصل ختيار يتم ا •

على نظام المشتريات بناءا على افضل عرض سعر . ن مع المورديالشراء ات يتم إنشاء إتفاقي •

)دور نظم الشراء( الجماعيثة : إعداد دليل الشراء المرحلة الثال تقوم ادارة نظم الشراء باستكمال اعداد دليل الشراء على النظام •

)دور الجهات الحكومية( ملية الشراء من الدليل والتوريد المرحلة الرابعة : عهيكل اإلعتماد الموجود وفقا ل آليا الشراء اتطلباعتماد يتممن قبل الجهات الحكومية و الجماعيلبات الشراء من دليل الشراء يتم اعداد ط •

. بعد تحديد الوظيفة والبرنامج من قبل قسم الميزانية بالجهة

للتأكد من وجود أموال كافية بالميزانيةعلى أمر الشراء (نهائي) فحص األموالثم يتم ليا آتحويل طلب الشراء الى أمر شراء يتم •

يتم اعتماد امر الشراء آليا وفقا لهيكل االعتماد بالجهة •

المخازنوحدة للمواد من قبل اإلستالم يتم •

)دور قسم الصرف(المرحلة الخامسة : انشاء فاتورة االستحقاق والسداد للمورد.ريق مطابقة ايصال التسلم النهائى عن طريق نسخة من أمر الشراء ونسخة من ايصال يقوم قسم الصرف باعداد فاتورة االستحقاق للمورد عن ط •

التسلم النهائى ثم تتم عملية السداد للمورد والترحيل الى االستاذ العام ليتم تسجيل القيود المحاسبية آليا .


الدخول علي النظام -1

يتم إدخال أسم المستخدم وكلمة السر -


(الجماعيالشراء -يتم اختيار الصالحية ) المستخدم الرئيسىالدخول الي النظام عند -


الجماعيالشراء والتى تحتوى علي ادلة الجماعياء ظهر الشاشة الرئيسية لنظام الشر ت -

االجهزة المكتبية -2 االثاث المكتبى -1

يةالقرطاس -3 الحاسب اآللي والالتوب -2


فى الدليلالبحث -2

من الممكن البحث عن طريق : الجماعيتوجد مرونة وسهولة فى البحث فى دليل الشراء

البحث عن طريق كلمة من وصف المادة -2-1 صورة" وهي جزء من وصف آلة تصوير 25عند كتابة جزء من وصف المادة علي سبيل المثال "


البحث عن طريق اسم المورد -2-2سم المورد نقوم بكتابة كلمة من اسم المورد في الحقل المخصص في البحث ثم نقوم بالضغط علي المفتاح ذهاب سيقوم النظام بعد عند البحث علي ا

ذلك بعمل بحث عن االصناف التى يقوم هذا المورد بتورديها .


البحث عن طريق رقم االتفاقية )عقد الشراء( -2-3 " تظهر تفاصيل مواد االتفاقية295" بيل المثالعند البحث برقم االتفاقية علي س

البحث عن طريق رقم المادة - 2-4مل عند البحث برقم المادة يتم بكتابة رقم المادة في الحقل المخصص في البحث ثم نقوم بالضغط علي المفتاح ذهاب سيقوم النظام بعد ذلك بع

بحث عن االصناف

KW-0000358-3610 علي سبيل المثال


تصاعدى وتنازلي لمواد الدليل عمل ترتيب -3

رقم االتفاقية ( -البيان -المورد -يتيح النظام عمل ترتيب لمواد الدليل على حسب )السعر

أدناهمل الفرز والترتيب كما هو موضح ثم الضغط علي مفتاح ذهاب لع (فرز حسب)جانب الحقل ب والترتيبيتم تحديد خيار الفرز


مقارنة بين بندين أو أكثر التخاذ قرار الشراء -4افة مواصفاته واوجه املقارنة بني البندين مما يساعد على اختاذ قرار الشراء حسب كاملقارنة بني اكرت من بند وعرض امكانية اجلماعييتيح نظام الشراء

احلاجة الفعلية للمادة

او الصنف املراد مقارنته ديتم حتديد البن -

ضافة للمقارنة علي االصناف املراد عمل مقارنة مع بعضها البعضإمفتاح ىالضغط عل يتم -


البنودليظهر لنا مقارنة بني مفتاح املقارنة ىيتم الضغط عل -


.اخل ......ت اصفااملقارنة يظهر لنا املقارنة بني البندين من حيث الفئة واملورد واملصدر واملصنع والسعر واملو ىبعد الضغط عل -


عربة التسوق نة ميكن اختيار الصنف وإضافتة اىلبعد عمل املقار


واستكمال باقى االجراءات . مفتاح عرض العربة والخروج ىالضغط عليتم -


قائمة التسوق -5

ورية بدال من عمل اجراءات الشراء بالصورة الىت مت شرحها من قبلهو تسهيل إجراءات الشراء للمواد اليت يتم شرائها بصورة د الغرض منها

املفضلة جبوار البند فيتم اضافتها اىل قائمة التسوق إضافة اىلبعد البحث عن البند او الصنف املراد شراءه يتم الضغط على مفتاح

شرائها . ا اىل عربة التسوق حني احلاجة اىليف قائمة املفضلة مث يتم اضافته ظهر االصناف اليت مت اختيارها لتكونتمفتاح قوائم التسوق ل ىيتم الضغط عل



مفتاح عرض العربة والخروج لالنتهاء من االضافة الي المفضلة ىالضغط عليتم


الجماعيمن دليل الشراء إنشاء طلب شراء -6

دليل أو عن طريق البحث فى الدليل إما عن طريق تصفح ال الجماعييتم انشاء طلب شراء من دليل الشراء

الجماعيصفح دليل الشراء ت -6-1 (دليل االجهزة المكتبية مثال )نختار نوع الدليل -

عند الضغط عليها تظهر المجموعات الفرعية فى الدليل االجهزة المكتبيةدليل عند اختيار دليل االجهزة المكتبية سيقوم النظام بفتح شاشة بها


يظهر جميع البنود والمواد الموجودة فى هذه ف ثم يتم الضغط عليها (االجهزة المكتبية مثال)المجموعة المراد التسوق من خاللها تارنخ -

كما هو موضح بأسفل المجموعة


ب ثم الضغط على مفتاح ذها فى حقل البحث يتم كتابة كلمة من وصف المادةحيث البحث عن المادة المطلوبة يمكن

أدناهكما هو موضح ى تتوائم مع كلمة البحثتظهر فى الشاشة جميع البنود الت


فيتم اضافة البند الى عربة التسوق ويظهر بالجانب االيسر من الشاشة ،يتم تحديد الكمية المطلوبة ثم الضغط على مفتاح اضافة الى عربة التسوق -

بالصورة . محتوى العربة كما هو موضح


يتم الضغط على مفتاح عرض العربة فى الجانب االيسر من الشاشة -

تعديل الكمية المطلوبة وباالمكانيظهر تفاصيل عربة التسوق وما تحتويه من مواد مطلوب شرائها -

يتم الضغط على مفتاح الخروج الستكمال ادخال بيانات طلب الشراء تظهر شاشة التفاصيل -

يتم ادخال بيان طلب الشراء وهو يظهر افتراضيا وصف اول سطر فى الطلب -

يتم تحديد مربع الخيار عاجل اذا كان الطلب عاجل -

تاريخ" مطلوب فى"يتم تحديد تاريخ الحاجة للمادة فى حقل -


تفيد بان الطلب تم تقديمه لالعتماد الى رئيس قسم المشتريات ثم يتم الضغط على مفتاح تنفيذ تظهر شاشة تاكيد بها رقم طلب الشراءوبها رسالة -

في نظام المشتريات وبهذا الرقم يمكن عمل امر الشراء وأستكمال الدورة المستندية هرقم الطلب الشراء في الشاشة السابقة يمكن االستعالم عن

الخاصة بالشراء



ادارة طلبات الشراء -7

اءعرض تفاصيل طلب شر -7-1 مث اختيار طلب الشراء " طلبات الشراء" تبويب اىل يتم االنتقال

تظهر سطور طلب الشراء يتم الضغط علي رقم الطلب أو البيان

"تفاصيلال" حقليتم الضغط على المعلوماتمزيد من علي للحصول


تظهر شاشة بها جميع تفاصيل طلب الشراء -


عرض تاريخ االجراء -7-2 "الموقف"وذلك من خالل الضغط علي حقل شراء من اعتماد او سحب او تفويض امكانية عرض تاريخ االجراء لطلب ال

بعد الضغط علي حقل الموقف يظهر تفاصيل االجراء


نسخ طلب الشراء -3 -7 لشراء ثم اختيار طلب الشراء المراد نسخهيتيح النظام امكانية نسخ طلب شراء وذلك لسهولة ومرونة العمل حيث يتم فتح طلبات ا

هعربة التسوق" نقوم بالضغط علي ىبها مفتاح "نسخ ال ةتظهر شاشة جديد

عربة تسوق جديدة ىوالثانى اضافة طلب الشراء ال -عربة تسوق موجودة من قبل ىاالول اضافة طلب الشراء ال -خيارينتظهر شاشة جديدة بها


بقين ستظهر شاشة جديدة بها تفاصل الطلب ثم الضغط علي مفتاح حفظ وخروجفي كلتا الخيارين السا

الخروج من الشاشة السابقة سيظهر رقم طلب الشراء بعد


سحب طلب الشراء من سلسة االعتماد وتعديله واعادة تقديمه لالعتماد - 7-4 العتماد مرة أخرى من الممكن سحب طلب الشراء من سلسة االعتماد وتعديله واعادة تقديمه ل

سحبه من االعتماديتم الضغط علي طلب الشراء المراد -

مفتاح تغيير ىالضغط عل يتمد فتح طلب الشراء بع -


مفتاح نعم ىالضغط عليتم غيير ستظهر شاشة للتأكيد ثم مفتاح ت ىبعد الضغط عل -

بعد الضغط على نعم تتحول حالة طلب الشراء الى غير تام -


الغاء طلب الشراء بالكامل - 7-5 تحديد الطلب المراد الغائة وذلك بالضغط علي عمود االختيار ثم الضغط علي مفتاح الغاء الطلب


الغاء سطر من طلب الشراء - 7-6 مفتاح تغيير ىثم الضغط عل نهلب الشراء المراد الغاء السطر مفتح ط يتم ذلك عن طريق

ىثم الضغط علغاء لابة سبب االثم كت هالغائ اختيار الصنف المراديتم بها تفاصيل طلب الشراء ثم ح تغيير ستظهر شاشةمفتا ىبعد الضغط عل

مفتاح التالي


مفتاح تنفيذ ىثم نقوم بالضغط عل هء السطر( يبين ان السطر تم الغائستظهر شاشة بها حقل )الغا -


والسداد والفواتيروالتسلم ء متابعة اوامر الشرا -8

يتيح النظام متابعة الدورة المستندية كاملة والعمليات المالية المرتبطة بها بداية من طلب الشراء وايصال التسلم والفواتير والسداد

ء المراد عرض التفاصيل بجوار رقم طلب الشرا "رقم أمر الشراء"أو " طلب الشراء"رقم ىثم الضغط عل "طلبات الشراء" ىيتم الدخول عل -

الخاصة به

تظهر شاشة التفاصيل تشمل أوامر الشراء املرتبطة بطلب الشراء كما هو موضح باسفل


تفاصيل امر الشراء -8-1فل حقل سأمبلغ الفاتورة وموقف السداد وذلك كذلك التسلم و اجمالىو تفاصيل امر الشراء ىتظهر شاشة تحتوي عل "امر الشراء"يتم الضغط على رقم

:سفل الصورةأكما هو موضح ب ياالجمال


عرض تفاصيل التسلم -8-2 الكمية -رقم أمر الشراء -سيظهر لنا تفاصيل ايصال التسلم وتشمل رقم االستالم ة السابقة(شاالظاهر بالش)مبلغ المستلم ىفي حالة الضغط عل

التسليم اذا تم التوريد ممكن متابعة أداء الموردين في ميعاد األداء للمورد ومن ال -االستالم تاريخ -الكمية المرتجعة -الكمية المستلمة -المطلوبة

قبل ميعاد التسليم أو بعد ميعاد التسليم وذلك عن طريق حقل األداء

عرض تفاصيل الفاتورة -3 -8 في حالة الضغط علي مبلغ الفاتورة سيظهر تفاصيل الفاتورة .

عرض تفاصيل السداد -8-4 فى حالة السداد تفاصيلالظهر تالسداد س موقف ىفي حالة الضغط عل


من الدليل النسخة االلكترونية تحميل -9

وحفظها على الحاسب الشخصى يالكترونية من ادلة الشراء الجماعيتيح النظام امكانية تحميل نسخة

مفتاح ذهابى غط عليتم البحث عن ملفات النسخة االلكترونية من خالل كتابة كلمة ملف في حقل البحث ثم الض

الصورة الموجودة ى وذلك بالضغط عل كترونية ويمكن فتحهالبعد البحث ستظهر ملفات النسخة اال

الشاشة ويمكن قراءته أو حفظه على الجهاز ىأ الملف في التحميل ثم الظهور علالصورة سيبد ى يتم الضغط عل


العمل الشراء لتسهيل وزيادة كفاءة وسياسات تعليمات عرض -10

من الشاشة المشتريات سياسات وذلك بالضغط على مراجعة يتيح النظام اضافة تعليمات واجراءات الشراء

)يعامجا( ينورت لا ءارشا ماظن · 43نم 2 ةحفص )يعامجلا( ينورتكللاا ءارشلا ماظنل مدختسملا ليلد - ةيسسؤملا

Documents