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1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA
Compras Públicas
Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?
PRINCIPAIS DEFINIÇÕES
A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em parâmetros definidos
Legalidade
Impessoalidade
Moralidade
Eficiência
Publicidade
Execução DiretaA contratação que é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios
Execução IndiretaA contratação que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes: i) empreitada por preço global; ii) empreitada por preço unitário; iii) empreitada integral; e, iv) tarefa.
1. Concorrência 2. Tomada de Preço 3. Convite 4. Concurso 5. Leilão
Lista exaustiva !
6. Pregão6.1 Eletrônico6.2 Presencial
MODALIDADES DE CONTRATAÇÃO
LEI nº 10.520DE 2002
LEI nº 8.666 DE 1993
LEI nº 9.472DE 1997
Não é comprar mais, é comprar melhor
7. Consulta
Exceção da modalidade de contratação
MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES
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É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação
UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER
DEMORADO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes processos.
AUMENTO DE COMPRASEMERGENCIAIS
O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com
maior frequência.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
• Quando da realização de pesquisas acerca das percepções dos clientes internos que tem suas atividades suportadas pelo processo de contratação ficou constatado (em alguns clientes) que a variável que mais afeta sua satisfação é o prazo das contratações.
INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes processos.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com
maior frequência.
• A necessidade das contratações nem sempre permitem um planejamento adequado, e este problema se agrava quando o tempo de contratação é elevado, pois exige maior previsibilidade das áreas.
• As compras emergenciais aumentam consideravelmente o risco de qualidade e custo das contratações.
AUMENTO DE COMPRASEMERGENCIAIS
UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE
SER DEMORADO
É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação
• Insucesso em iniciativas de revisão dos procedimentos de contratações
• Excesso de idas e vindas entre áreas cliente e área de contratações para realização do certame
• Desalinhamento entre diversos atores responsáveis pelo processo de contrações
A ORIGEM DO MITO
Elaboração de planejamento anual de contratações
Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações
Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas
Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação
Descentralização de compras
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
CasoCompras como suporte da operação, atendimento às demandas internas
NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR70% DE AUMENTO
TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRASTUDO É URGENTE
DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARASSUBDIMENSIONAMENTO
DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORESFALTA
CONTEXTO ENCONTRADO
01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA
01.02. Consolidar Planejamento de Compras
das Áreas
02. CADASTRAR E HOMOLOGAR FORNECEDOR
07. AVALIAR FORNECEDOR
07.02. Elaborar plano de ação para melhorar a performance
do Fornecedor
06.01. Identificar tipo de Pagamento01.01 Planejar Compras por
Produto (Áreas)
02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor
02.01. Identificar novo Fornecedor
03.01. Incluir Solicitação de Compra
04.01. Definir modalidade de Compra
04.02. Criar Processo de Compra
04.04. Analisar Propostas
06.03. Realizar Pagamento01.03. Revisar Ciclo de
Planejamento
01.04. Analisar Resultados do Ciclo e Estruturar Plano de Demandas do próximo
ano
04.03. Solicitar Cotação
05.02. Acompanhar Embarque / Chegada da Carga
04.05. Acompanhar Entrega
06.02. Encaminhar solicitação de pagamento
para o financeiro
07.01. Avaliar Fornecedor
05.01. Fechar Contrato de Importação
05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS
ABORDAGEM APLICADA
Construir Visão de Futuro
Entender e Analisar
Processos
Conceber Soluções e
Redesenhar Processos
Implantar Melhorias e
Gerir Mudanças
Ativar processo e
Realizar operação assistida
Metodologia EloGroup
03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA
02.02. Solicitar preenchimento do formulário e entrega dos atestados de capacidade técnica (se
necessário)
03.02. Analisar Solicitação de Compra
05.03. Desembaraçar Mercadoria
06.03. Finalizar Processo
DIAGNÓSTICO GERAL
TEMPO MUITO ALTOPARA EXECUÇÃO
DAS SOLICITAÇÕES DECOMPRAS
CLIENTESINSATISFEITOS
FALTA DE PLANEJAMENTO(dentro da área e
nos clientes)
FALTA DE CONTROLE EVISIBILIDADE PARA
O CLIENTE
SLADefinição e divulgação de SLA
para a área e para os fornecedores
PLANEJAMENTOPlanejamento de Compras
DESCENTRALIZAÇÃODescentralização de Compras
PENALIDADESDefinição de Penalidades para
o Comprador no pedido de Compras
GESTÃO DE FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor)
ESPECIALIZAÇÃOEspecialização de Compradores
SOLUÇÕES PROPOSTAS
SOLUÇÕES PROPOSTAS
GESTÃO DE FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor)
Criação dos processos de Gestão de Fornecedores, da avaliação,
categorização e ações de desenvolvimento e prospecção de
fornecedores.
SOLUÇÕES PROPOSTAS
DESCENTRALIZAÇÃODescentralização de Compras
Quais compras podem ser descentralizadas? Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais (foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.).
Como? As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de compra.
CapacitaçãoAs orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das compras descentralizadas é de responsabilidade dele.
AtendimentoSLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até 3 dias.
A descentralização de compras é a possibilidade das áreas e projetos efetuarem
algumas aquisições e contratações diretamente, a descentralização tem como objetivo aumentar a autonomia das áreas e
projetos para determinados tipos de compra, agilizando o processo para o cliente
interno.
1
2
3
4
2012 2013 2014
73
4937
Convite (dias)
2012 2013 2014
60
33
26
Consulta (dias)
2012 2013 2014
27
1613
Dispensa (dias)
2012 2013 2014
32
22
13
Disp. Justificada (dias)
META: 40 dias META: 25 dias
META: 10 dias META: 10 dias
50%
50%
56%
60%
((
RESULTADOS ALCANÇADOS
CLIENTE SATISFEITO!!!
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Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização
descentralizada de contrato
IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA
DE CONTRATO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS
A descentralização de recursos, via de regra, limitação no controle de sua
aplicação.
A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto
pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros.
BAIXO CONTROLESOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
$
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
BAIXO CONTROLESOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
A descentralização de recursos determina, via de regra, limitação no controle de sua
aplicação.
$• O Órgão financiador não possui
recursos humanos e financeiros necessários para realização da fiscalização in loco, de forma a determinar o cumprimento integral das condições acordadas
• Desconhecimento das condições operacionais do ente responsável pela aplicação dos recursos financeiros
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS
A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os
recursos financeiros.
• O fracasso total ou parcial do programa a ser implantado pode ser definido por falhas na estratégia de fiscalização, como por exemplo:
Caráter meramente formal da fiscalização;
Processos de fiscalização com baixa versatilidade e integração entre os órgãos;
Não envolvimento de grupos da sociedade civil, quando possível.
IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO
DESCENTRALIZADA DE CONTRATO
Com os recursos certos e uma boa estratégia de
fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização
descentralizada de contrato
• Limitação orçamentária presente no rotina dos órgãos públicos
• Insuficiência de recursos humanos para fiscalização dos diversos contratos, especialmente, aqueles descentralizados
• Falta de comprometimento do ente beneficiado
A ORIGEM DO MITO
Contratação da Solução Integradora para as operações da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!
Fiscalização do contrato do Centro de Apoio aos Pescadores do Amazonas!
Elaboração de matriz de risco
Criação de roteiro próprio para fiscalização
Uso da tecnologia disponível
Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso)
Imposição das regras contratuais
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
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A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço
SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MENOR
PREÇO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO
AUMENTO DO GASTO PÚBLICO
$
A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO
A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
• Quando se tem uma especificação técnica ampla, o menor preço pode representar um produto de baixa qualidade ou um prestador de serviços com baixa qualificação
• O sucesso das políticas públicas muitas vezes está diretamente relacionado à capacidade do órgão concretizar suas compras e contratações de maneira tempestiva e assertiva
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
AUMENTO DO GASTO PÚBLICO
Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
• Licitações mal sucedidas geram gastos dispendiosos aos órgãos, seja pela necessidade de novas licitações ou pelas manutenções e ajustes necessários durante a execução dos contratos
$
SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MELHOR
PREÇO
A proposta mais vantajosa para a administração pública
pode não ser a de menor preço
• Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas
• Aumento significativo na quantidade de participantes nas licitações (fabricantes e fornecedores)
• Receio de sofrer impugnações nas licitações por “Direcionamento do objeto licitado”, muitas vezes causado pelo baixo conhecimento do mercado e dos fornecedores
A ORIGEM DO MITO
Aquisição realizada pelo Corpo de Bombeiros do DF para as operações da Copa do Mundo!
Entendimento claro e objetivo da demanda
Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado
Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar
Auxílio de apoio técnico qualificado
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
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Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do
fornecedor que deseja contratar
NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES
NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃODAS LICITAÇÕES
O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente
gerará problemas durante a execução do contrato.
ELEVAÇÃO DO RISCONA EXECUÇÃO DO CONTRATO
!A não aplicação de multas quando da
participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da
contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
ELEVAÇÃO DO RISCONA EXECUÇÃO DO CONTRATO
O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará
problemas durante a execução do contrato.
!• A probabilidade de ter problemas na
execução dos contratos aumenta consideravelmente quando fornecedores são contratados sem a devida comprovação de quesitos como:
Qualificação técnica;
Lastro financeiro para cumprimento das obrigações contratuais; e,
Capacidade de cumprimento das garantias pós-contratuais
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃODAS LICITAÇÕES
A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não
consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente,
a modalidade de pregão eletrônico.
• Propagação de cultura errônea: o processo licitatório permite, de forma ampla, a recusa em manter a proposta apresentada, bem como as demais obrigações oriundas do instrumento convocatório
• Necessidade de aplicação dos princípios da razoabilidade, proporcionalidade e prudência
• TCU vs. STJ e STF
NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO
CONSOLIDADOS NO MERCADO
Fornecedores não consolidados no mercado
sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do
fornecedor que deseja contratar
• Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas
• Definição inapropriada dos critérios de habilitação de fornecedores
• Avaliação simplificada, ou em alguns casos, meramente formal das propostas e respectivos licitantes
A ORIGEM DO MITO
Aquisição realizada pelo SESI - PA!
Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação
Implementação de trabalho multidisciplinar
Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU)
Aplicação de Penalidades
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
CasoCompras como instrumento de
execução da política públicaConheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL1
PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOSVÁRIOS
UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO27
MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO5.651
EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTABAIXA
DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOSFALTA
CONTEXTO ENCONTRADO
ABORDAGEM APLICADA
PLANEJAR DEMANDA DE CONTRATAÇÃO
PLANEJAR CONTRATAÇÃO
SELECIONAR FORNECEDOR
GERIR ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS
FORMALIZAR E GERIR CONTRATO
GERIR IMPORTAÇÃO, ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO
Construir Visão de Futuro Realizar imersão
Redesenhar Processos
Desenvolver e testar soluções Escalar soluções
Metodologia Redesenho do Serviço Público
REALIZAR COMPRAS
RETORNO QUESTIONÁVEL SOBRE A EXECUÇÃO DE
INVESTIMENTOS
DIFICULDADE NO RELACIONAMENTO
COM OS ENTES
BAIXOS RESULTADOSALCANÇADOS PELA POLÍTICA PÚBLICA
BAIXA PADRONIZAÇÃO E QUALIDADE NAS
COMPRAS REALIZADAS
BAIXA VISIBILIDADE DA EXECUÇÃO DA POLÍTICA
NA PONTA
BAIXO NÚMERO DE REGISTRO DE
PREÇOS NACIONAIS$
DIAGNÓSTICO GERAL
ENVOLVIDOS
SECRETARIA A
• Programa A• Programa B• Programa C
SECRETARIA B
• Programa D• Programa E• Programa F
SECRETARIA C
• Programa G• Programa H• Programa I
PROCESSOS CORPORATIVOS
PROCESSOS DE COMPRAS
PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS
RESULTADOS
$
NOVO MODELO DE OPERAÇÃO
RECURSO TRANSFERIDO PARA EXECUÇÃO DA POLÍTICA
PÚBLICA
ATAS NACIONAIS DE REGISTRO DE PREÇOS PUBLICADAS
SOLUÇÕES PROPOSTAS
ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS
Criação de uma cultura de resultado, onde haja o
monitoramento efetivo dos impactos gerados pela
política pública
REESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA
Revisão das ferramentas de TI que suportam a operação, buscando aprimorar suas
funcionalidades assim como torná-la mais amigável ao usuário
CRIAÇÃO DE ARPs NACIONAISPadronização dos itens contratados
pelos entes por meio de ARPs Nacionais, afim de garantir a
qualidade e a efetiva execução do investimento pelos entes
FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM OS
ENTESEstruturação de rede de
comunicação com os entes a fim de garantir total alinhamento entre os
investimentos realizados e as necessidades locais
DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
Criação de matriz de responsabilidades que define papéis e atribuições dos
envolvidos nos processos eliminando sobreposições e indefinições de
atividades
PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE
Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados
atendam a necessidade com qualidade
SOLUÇÕES PROPOSTAS
PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE
Utilização de melhores práticas para garantir que
os itens contratados atendam a necessidade
com qualidade
UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA ESPECIFICAÇÃO1CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE MATERIAIS (PDMs)2PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES3
Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba
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