Workshop Compras Públicas

1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA

Compras Públicas

Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?

PRINCIPAIS DEFINIÇÕES

A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em parâmetros definidos

Legalidade

Impessoalidade

Moralidade

Eficiência

Publicidade

Execução DiretaA contratação que é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios

Execução IndiretaA contratação que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes: i) empreitada por preço global; ii) empreitada por preço unitário; iii) empreitada integral; e, iv) tarefa.

1. Concorrência 2. Tomada de Preço 3. Convite 4. Concurso 5. Leilão

Lista exaustiva !

6. Pregão6.1 Eletrônico6.2 Presencial

MODALIDADES DE CONTRATAÇÃO

LEI nº 10.520DE 2002

LEI nº 8.666 DE 1993

LEI nº 9.472DE 1997

Não é comprar mais, é comprar melhor

7. Consulta

Exceção da modalidade de contratação

MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES

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É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação

UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER

DEMORADO

MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA

INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS

Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das

áreas que são suportadas por estes processos.

AUMENTO DE COMPRASEMERGENCIAIS

O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de

contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com

maior frequência.


• Quando da realização de pesquisas acerca das percepções dos clientes internos que tem suas atividades suportadas pelo processo de contratação ficou constatado (em alguns clientes) que a variável que mais afeta sua satisfação é o prazo das contratações.

INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS

Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das

áreas que são suportadas por estes processos.


O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de

contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com

maior frequência.

• A necessidade das contratações nem sempre permitem um planejamento adequado, e este problema se agrava quando o tempo de contratação é elevado, pois exige maior previsibilidade das áreas.

• As compras emergenciais aumentam consideravelmente o risco de qualidade e custo das contratações.

AUMENTO DE COMPRASEMERGENCIAIS

UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE

SER DEMORADO

É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação

• Insucesso em iniciativas de revisão dos procedimentos de contratações

• Excesso de idas e vindas entre áreas cliente e área de contratações para realização do certame

• Desalinhamento entre diversos atores responsáveis pelo processo de contrações

A ORIGEM DO MITO

Elaboração de planejamento anual de contratações

Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações

Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas

Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação

Descentralização de compras

BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO

Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.

Comprove os resultados alcançados.

CasoCompras como suporte da operação, atendimento às demandas internas

NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR70% DE AUMENTO

TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRASTUDO É URGENTE

DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARASSUBDIMENSIONAMENTO

DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORESFALTA

CONTEXTO ENCONTRADO

01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA

01.02. Consolidar Planejamento de Compras

das Áreas

02. CADASTRAR E HOMOLOGAR FORNECEDOR

07. AVALIAR FORNECEDOR

07.02. Elaborar plano de ação para melhorar a performance

do Fornecedor

06.01. Identificar tipo de Pagamento01.01 Planejar Compras por

Produto (Áreas)

02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor

02.01. Identificar novo Fornecedor

03.01. Incluir Solicitação de Compra

04.01. Definir modalidade de Compra

04.02. Criar Processo de Compra

04.04. Analisar Propostas

06.03. Realizar Pagamento01.03. Revisar Ciclo de

Planejamento

01.04. Analisar Resultados do Ciclo e Estruturar Plano de Demandas do próximo

ano

04.03. Solicitar Cotação

05.02. Acompanhar Embarque / Chegada da Carga

04.05. Acompanhar Entrega

06.02. Encaminhar solicitação de pagamento

para o financeiro

07.01. Avaliar Fornecedor

05.01. Fechar Contrato de Importação

05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS

ABORDAGEM APLICADA

Construir Visão de Futuro

Entender e Analisar

Processos

Conceber Soluções e

Redesenhar Processos

Implantar Melhorias e

Gerir Mudanças

Ativar processo e

Realizar operação assistida

Metodologia EloGroup

03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA

02.02. Solicitar preenchimento do formulário e entrega dos atestados de capacidade técnica (se

necessário)

03.02. Analisar Solicitação de Compra

05.03. Desembaraçar Mercadoria

06.03. Finalizar Processo

DIAGNÓSTICO GERAL

TEMPO MUITO ALTOPARA EXECUÇÃO

DAS SOLICITAÇÕES DECOMPRAS

CLIENTESINSATISFEITOS

FALTA DE PLANEJAMENTO(dentro da área e

nos clientes)

FALTA DE CONTROLE EVISIBILIDADE PARA

O CLIENTE

SLADefinição e divulgação de SLA

para a área e para os fornecedores

PLANEJAMENTOPlanejamento de Compras

DESCENTRALIZAÇÃODescentralização de Compras

PENALIDADESDefinição de Penalidades para

o Comprador no pedido de Compras

GESTÃO DE FORNECEDORES

Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor)

ESPECIALIZAÇÃOEspecialização de Compradores

SOLUÇÕES PROPOSTAS


GESTÃO DE FORNECEDORES

Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor)

Criação dos processos de Gestão de Fornecedores, da avaliação,

categorização e ações de desenvolvimento e prospecção de

fornecedores.


DESCENTRALIZAÇÃODescentralização de Compras

Quais compras podem ser descentralizadas? Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais (foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.).

Como? As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de compra.

CapacitaçãoAs orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das compras descentralizadas é de responsabilidade dele.

AtendimentoSLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até 3 dias.

A descentralização de compras é a possibilidade das áreas e projetos efetuarem

algumas aquisições e contratações diretamente, a descentralização tem como objetivo aumentar a autonomia das áreas e

projetos para determinados tipos de compra, agilizando o processo para o cliente

interno.

1

2

3

4

2012 2013 2014

73

4937

Convite (dias)

2012 2013 2014

60

33

26

Consulta (dias)

2012 2013 2014

27

1613

Dispensa (dias)

2012 2013 2014

32

22

13

Disp. Justificada (dias)

META: 40 dias META: 25 dias

META: 10 dias META: 10 dias

50%

50%

56%

60%

((

RESULTADOS ALCANÇADOS

CLIENTE SATISFEITO!!!


Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização

descentralizada de contrato

IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA

DE CONTRATO


REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS

A descentralização de recursos, via de regra, limitação no controle de sua

aplicação.

A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto

pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros.

BAIXO CONTROLESOBRE A DESTINAÇÃO

DOS RESCURSOS

$


BAIXO CONTROLESOBRE A DESTINAÇÃO

DOS RESCURSOS

A descentralização de recursos determina, via de regra, limitação no controle de sua

aplicação.

$• O Órgão financiador não possui

recursos humanos e financeiros necessários para realização da fiscalização in loco, de forma a determinar o cumprimento integral das condições acordadas

• Desconhecimento das condições operacionais do ente responsável pela aplicação dos recursos financeiros


REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS

A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os

recursos financeiros.

• O fracasso total ou parcial do programa a ser implantado pode ser definido por falhas na estratégia de fiscalização, como por exemplo:

Caráter meramente formal da fiscalização;

Processos de fiscalização com baixa versatilidade e integração entre os órgãos;

Não envolvimento de grupos da sociedade civil, quando possível.

IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO

DESCENTRALIZADA DE CONTRATO

Com os recursos certos e uma boa estratégia de

fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização

descentralizada de contrato

• Limitação orçamentária presente no rotina dos órgãos públicos

• Insuficiência de recursos humanos para fiscalização dos diversos contratos, especialmente, aqueles descentralizados

• Falta de comprometimento do ente beneficiado

A ORIGEM DO MITO

Contratação da Solução Integradora para as operações da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!

Fiscalização do contrato do Centro de Apoio aos Pescadores do Amazonas!

Elaboração de matriz de risco

Criação de roteiro próprio para fiscalização

Uso da tecnologia disponível

Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso)

Imposição das regras contratuais



A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço

SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MENOR

PREÇO


DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO

AUMENTO DO GASTO PÚBLICO

$

A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na

execução das políticas públicas.

Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto

público.


DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO

A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na

execução das políticas públicas.

• Quando se tem uma especificação técnica ampla, o menor preço pode representar um produto de baixa qualidade ou um prestador de serviços com baixa qualificação

• O sucesso das políticas públicas muitas vezes está diretamente relacionado à capacidade do órgão concretizar suas compras e contratações de maneira tempestiva e assertiva


AUMENTO DO GASTO PÚBLICO

Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto

público.

• Licitações mal sucedidas geram gastos dispendiosos aos órgãos, seja pela necessidade de novas licitações ou pelas manutenções e ajustes necessários durante a execução dos contratos

$

SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MELHOR

PREÇO

A proposta mais vantajosa para a administração pública

pode não ser a de menor preço

• Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas

• Aumento significativo na quantidade de participantes nas licitações (fabricantes e fornecedores)

• Receio de sofrer impugnações nas licitações por “Direcionamento do objeto licitado”, muitas vezes causado pelo baixo conhecimento do mercado e dos fornecedores

A ORIGEM DO MITO

Aquisição realizada pelo Corpo de Bombeiros do DF para as operações da Copa do Mundo!

Entendimento claro e objetivo da demanda

Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado

Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar

Auxílio de apoio técnico qualificado

Constante qualificação das equipes



Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do

fornecedor que deseja contratar

NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES

NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO


CONTAMINAÇÃODAS LICITAÇÕES

O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente

gerará problemas durante a execução do contrato.

ELEVAÇÃO DO RISCONA EXECUÇÃO DO CONTRATO

!A não aplicação de multas quando da

participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da

contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico.


ELEVAÇÃO DO RISCONA EXECUÇÃO DO CONTRATO

O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará

problemas durante a execução do contrato.

!• A probabilidade de ter problemas na

execução dos contratos aumenta consideravelmente quando fornecedores são contratados sem a devida comprovação de quesitos como:

Qualificação técnica;

Lastro financeiro para cumprimento das obrigações contratuais; e,

Capacidade de cumprimento das garantias pós-contratuais


CONTAMINAÇÃODAS LICITAÇÕES

A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não

consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente,

a modalidade de pregão eletrônico.

• Propagação de cultura errônea: o processo licitatório permite, de forma ampla, a recusa em manter a proposta apresentada, bem como as demais obrigações oriundas do instrumento convocatório

• Necessidade de aplicação dos princípios da razoabilidade, proporcionalidade e prudência

• TCU vs. STJ e STF

NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO

CONSOLIDADOS NO MERCADO

Fornecedores não consolidados no mercado

sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do

fornecedor que deseja contratar

• Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas

• Definição inapropriada dos critérios de habilitação de fornecedores

• Avaliação simplificada, ou em alguns casos, meramente formal das propostas e respectivos licitantes

A ORIGEM DO MITO

Aquisição realizada pelo SESI - PA!

Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação

Implementação de trabalho multidisciplinar

Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU)

Aplicação de Penalidades

Constante qualificação das equipes


CasoCompras como instrumento de

execução da política públicaConheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.

Comprove os resultados alcançados.

POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL1

PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOSVÁRIOS

UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO27

MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO5.651

EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTABAIXA

DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOSFALTA

CONTEXTO ENCONTRADO

ABORDAGEM APLICADA

PLANEJAR DEMANDA DE CONTRATAÇÃO

PLANEJAR CONTRATAÇÃO

SELECIONAR FORNECEDOR

GERIR ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

FORMALIZAR E GERIR CONTRATO

GERIR IMPORTAÇÃO, ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO

Construir Visão de Futuro Realizar imersão

Redesenhar Processos

Desenvolver e testar soluções Escalar soluções

Metodologia Redesenho do Serviço Público

REALIZAR COMPRAS

RETORNO QUESTIONÁVEL SOBRE A EXECUÇÃO DE

INVESTIMENTOS

DIFICULDADE NO RELACIONAMENTO

COM OS ENTES

BAIXOS RESULTADOSALCANÇADOS PELA POLÍTICA PÚBLICA

BAIXA PADRONIZAÇÃO E QUALIDADE NAS

COMPRAS REALIZADAS

BAIXA VISIBILIDADE DA EXECUÇÃO DA POLÍTICA

NA PONTA

BAIXO NÚMERO DE REGISTRO DE

PREÇOS NACIONAIS$

DIAGNÓSTICO GERAL

ENVOLVIDOS

SECRETARIA A

• Programa A• Programa B• Programa C

SECRETARIA B

• Programa D• Programa E• Programa F

SECRETARIA C

• Programa G• Programa H• Programa I

PROCESSOS CORPORATIVOS

PROCESSOS DE COMPRAS

PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS

RESULTADOS

$

NOVO MODELO DE OPERAÇÃO

RECURSO TRANSFERIDO PARA EXECUÇÃO DA POLÍTICA

PÚBLICA

ATAS NACIONAIS DE REGISTRO DE PREÇOS PUBLICADAS


ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS

Criação de uma cultura de resultado, onde haja o

monitoramento efetivo dos impactos gerados pela

política pública

REESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA

Revisão das ferramentas de TI que suportam a operação, buscando aprimorar suas

funcionalidades assim como torná-la mais amigável ao usuário

CRIAÇÃO DE ARPs NACIONAISPadronização dos itens contratados

pelos entes por meio de ARPs Nacionais, afim de garantir a

qualidade e a efetiva execução do investimento pelos entes

FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM OS

ENTESEstruturação de rede de

comunicação com os entes a fim de garantir total alinhamento entre os

investimentos realizados e as necessidades locais

DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES

Criação de matriz de responsabilidades que define papéis e atribuições dos

envolvidos nos processos eliminando sobreposições e indefinições de

atividades

PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE

Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados

atendam a necessidade com qualidade


PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE

Utilização de melhores práticas para garantir que

os itens contratados atendam a necessidade

com qualidade

UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA ESPECIFICAÇÃO1CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE MATERIAIS (PDMs)2PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES3

Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba

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