Sinikka rantala oper_kevatseminaari_2016

17.3.2016 1

Hyödyllistä yhteentoimivuutta – pelastetaan ”vanhat tiedot” Kanta-arkistoon

Potilastiedon arkistoon liittyvä Kanta-palvelu

THL OPER Sinikka Rantala

Vanhoja asiakirjoja ovat

• potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa.

• potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkisto -palveluun käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (165/2012) mukaisesti.

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 2

Vanhojen asiakirjojen arkistoinnin hyödyt

• Asiakirjoja säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa

• Organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu

• Terveydenhuollon ammattilaiset katsovat uusia ja vanhoja potilastietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla

• Tiedot ovat saatavilla yhdenmukaisella tavalla, joka tukee laadukasta hoitoa ja palvelua asiakkaalle

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 3

Hyötyjä organisaatiolle

• Ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja

• Vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen seurauksena

• Rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden järjestelmien tiedot

• Tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan uuteen järjestelmään Kanta-palveluista

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 4

Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• HUS ja Kainuu toimineet pilottina

• Lopulliset siirrot vasta keväällä 2016, johtuen Kelan migraatio projektista (alustan vaihto).

• Esimerkkinä aineiston siirroista: HUS aineisto tulee koostumaan 150 000-200 000 miljoonasta asiakirjasta. Kelan arvion mukaan näin suuren aineiston lataaminen palvelimelle tulee viemään n. 26 päivää.

• Kainuun aineisto koostuu Suomussalmen asiakirjoista. Näitä on noin yksi miljoona. Siirto kestää alle päivän.

17.3.2016 5 THL OPER Sinikka Rantala

Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• Eksote on seuraava arkistoija talvella 2016-2017

• Tavoitteena siirtää EKSOTEn muodostaneiden 7 kunnan vanhat potilastiedot Potilastiedon arkistoon

• Pegasos, Mediatri, WINHIT, Webstar, Effica

• Näiden jälkeen vaiheistetusti kaikki halukkaat terveydenhuollon organisaatiot

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 6

17.3.2016 THL OPER Sinikka Rantala 7

Vanhojen tietojen arkistointi

• Ei ole erottelua julkiseen, yksityiseen, suun terveydenhuoltoon. Organisaatiot voivat tulla mukaan tarpeensa ja resurssiensa mukaan.

• Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/ alueellisista arkistoista.

• Potilastietojen pysyväissäilytykseen Arkistolaitos ei tule antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille.

17.3.2016 8 THL OPER Sinikka Rantala

Vanhojen tietojen arkistointi, toteutus

• Asiakirjat kootaan siten, että jokaiselle saman potilaan tietyn vuoden samantyyppiselle (=näkymätunnus on sama) aineistolle luodaan palvelutapahtuma-asiakirja, jonka alkamis- ja päättymispäivät kertovat, miltä ajanjaksolta arkistoitavat tiedot ovat poimittu.

• Palvelutapahtumaan liitetään palvelutapahtuman alkamis- ja päättymisajanjakson aikana syntyneet hoitoasiakirjat.

• Yhteen hoitoasiakirjaan tallennetaan pakkaustavasta riippuen joko

– 1. saman potilaan yhden päivän aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät tai

– 2. saman potilaan koko vuoden aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät, jos se asiakirjan koko huomioiden on järkevää.

• Organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä (onko käytöstä poistuneita järjestelmiä?) ja asiakirjojen määrä (=potilasmäärät vuosittain) antavat suuntaa kuinka kauan valmisteluihin menee aikaa.

• Arviolta ainakin puoli vuotta tulee varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen.

17.3.2016 9 THL OPER Sinikka Rantala

Vanhojen tietojen arkistointi, käyttöönotto vaiheet

• Organisaation ja potilastietojärjestelmän vaatimat tehtävät, tekniset vaatimukset, asiakirjojen koostaminen, toimintamallit, ohjeistus ym. on iso projekti, joka vaatii erillistä resursointia.

• Projektissa tarvitaan yhteistyötä Potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa sekä erilaisia ohjelmistokomponentteja esim. poimintaan, tiedostojen loppukäsittelyyn ja allekirjoituksen työkaluksi.

• Erillisten ohjelmistojen toimittajien selvittely ja mahdollinen kilpailutus on organisaation vastuulla. Saattaa viedä yllättävän paljon aikaa.

• Pilottien HUS ja Kainuu kokemuksia toimittajista ja työvälineistä kannattaa hyödyntää.

• Testausvaihe ja toimitustestaus Kelan kanssa on edellytys tuotantovaiheelle.

17.3.2016 10 THL OPER Sinikka Rantala

Esimerkkinä Mustin dokumenttien arkistointi

Musti

Tallennus

paikalliseen

dokumentti

arkistoon

Palvelin

allekirjoitus

Tehdään HL7

CDAr2 tiedosto

dokumentista ja

muodostetaan

palvelutapahtuma

Musti

arkisto-

adapteri

kerää

dokumentin

tiedot

17.3.2016 SAMI KUUSELA HUS TIETOHALLINTO 11

Järjestelmä Asiakirjan muoto

(asiakirjan body)

Kuvaus

1

Miranda kertomus -8.3 PDF/A Potilaskertomusjärjestelmä

2

Miranda lomakkeet PDF/A MM. A-,C-, B ja E-todistus ja erinäisiä ilmoituksia

esimerkiksi ammattitauti-ilmoitus

3

Musti kertomus Teksti Potilaskertomusjärjestelmä ja

lomakkeet MM. A-,C-, B ja E-

todistus 4

Radu 1 (musti radut) Teksti Radiologian lähete ja lausunto

5

Labra Teksti Laboratorio tulokset ja lausunnot

mukaan lukien mm. patologian

lausunnot 6

Miranda kertomus 8.4 cdaR2 (kertomus) Potilaskertomusjärjestelmä ja

asiakirjan tallennusmuoto vielä auki

7

Radu 2 (HUS radu) cdaR2 (radiologia) Radiologian lähete ja lausunto

17.3.2016 SAMI KUUSELA HUS TIETOHALLINTO 12

Vanhojen tietojen luovutus

• Tämän hetken suunnitelman mukaan vanhat arkistoon siirretyt tiedot ovat vain oman organisaation käytössä pdf-näyttömuodossa, kaikkien järjestelmien pitää pystyä näyttämään tiedot.

• Niitä ei luovuteta toiselle organisaatiolle, koska

– Kansalaisen palvelutapahtumakohtainen kieltomahdollisuus on vaikea toteuttaa

– Kirjauksissa saattaa olla mukana toista henkilöä koskevia tietoja

• Sähköinen tieto on arkistossa pysyvästi, toistaiseksi säilytettävä. Aikaisemmat säilytysajat ja pysyväissäilytyksen syntymäaikakohtaiset määräykset eivät päde.

• Arkistolaitos on laatinut 25.9.2015 julkaistun tiedotteen, missä on tarkennettu ohjeistusta Vanhojen potilastietojen pysyvän sähköisen säilyttämisen toteuttamisesta.

• Arkistolaitoksen tiedote: http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html

17.3.2016 13 THL OPER Sinikka Rantala

Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvä materiaali

• Aineiston tuottamisessa Kanta-kelpoiseen muotoon ja testauksessa menee aikaa. Aineiston poiminta ja tuottaminen asiakirjamuotoon kannattaa aloittaa jo nyt mikäli aikoo mukaan vuoden 2017 siirtoihin.

• Vanhojen tietojen arkistointipalveluun liittyvät kuvaukset, ohjeet ja pohjat julkaistaan Kanta.fi –sivustolla

• KELAn dokumentteja: Liittymishakemus, Käyttöönottosuunnitelma, Liittyjän ohje, Palvelukuvaus sekä Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen Kelan ja sen sidosryhmien välillä (palvelukuvauksen liite)

17.3.2016 14 THL OPER Sinikka Rantala

Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvät määrittelyt

• http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat

17.3.2016 15 THL OPER Sinikka Rantala

Vanhojen tietojen arkistointi, kustannukset

• Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 22 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella: 1313/2015.

• Vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta-palvelujen käyttömaksuihin.

• Asiakas vastaa omalta osaltaan palvelun testaukseen ja käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista

17.3.2016 16 THL OPER Sinikka Rantala

17.3.2016 17

Kysymykset:

kantapalvelut@thl.fi

kantakehitys@kanta.fi

Lisätietoja tarvittaessa antavat:

Sinikka Rantala/ THL

Tarja Herttuainen / Kela

THL OPER Sinikka Rantala