SharePoint Digitale Documentenhuishouding NVBA

Digitale Documentenhuishouding

met Microsoft SharePoint

Jan R. Cirpka

Doelstelling

� Bekendmaking met Microsoft’s SharePoint technologie

� Inzicht in Microsoft’s zienswijze rondom digitale

documentenhuishouding

Agenda

� Introductie

� Document Management

� Records Management

� Samenvatting

Winvision

� Microsoft Gold Partner met 10 competenties

� Meer dan 50 medewerkers

� Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal

mogelijk benutten het hele Microsoft platform

� Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken)

� Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM

� Virtualisatie, Identity Management, Exchange & Mail archivering, Beveiliging,

Infrastructuur standaardisatie

� Sterke propositie voor het hoger onderwijs

� Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld

Winvision klanten

Digitale informatie en organisaties

� Hoe ontstaat informatie en

waar wordt deze bewaard?

� File shares

� E-mail

� Wordt deze informatie

beheerd (en weggegooid)?

� Lijdt u organisatie

‘geheugen’ verlies?

“Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren”

Projects Staff

EMail

MailArchives

(Hard-copy)

CAD DrawingsElectronic

DocumentsContacts

Informatie uitdaging

Werknemers krijgen 50%-75% van hun relevante informatie direct van collega’s.

Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je nodig hebt. Wat als zij het bedrijf verlaten…..?

Werknemers zij

n veel tijd kwijt

met zoeken

naar documente

n!

Meer dan 80% van deze informatie staat op individuele hard disks en in persoonlijkemappen op het netwerk.

Uitdaging

Opslaan en archiveren

Opslag

� Doel is snel terugvinden

� Ordening vaak naar eigen

inzicht en met weinig meta

gegevens

� Als deze gedeeld wordt, dan

wordt kennisdeling mogelijk

Archief

� Doel is dat de organisatie

verantwoording kan

afleggen

� Organisatiebrede afspraken,

wet- en regelgeving

Document Life-Cycle

Documenten

Creëren

Opslag Opslaan

Persoon

OpzoekenOrganisatie

???

Microsoft’s aanpak

Discipline

Toegangkelijkheid

SharePoint Portal Server 2001SharePoint Portal Server 2001SharePoint Team Services SharePoint Team Services ““v1v1””

Content Management Content Management Server 2002Server 2002

SharePoint Portal Server 2003SharePoint Portal Server 2003

Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services ““v2v2””

Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services ““v3v3””

Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007Portal, Web Content Management, and MorePortal, Web Content Management, and More

Eén platform voor Intranet-, Extranet- en

Internet-oplossingen

� Makkelijk en intuïtief

informatie en kennis delen

� Risicoverlagend content

beheren en herbruiken

� Sneller en beter

doordachte beslissingen

kunnen nemen

SAP, Siebel, MS Dynamics etc.SAP, Siebel, MS Dynamics etc.

SharePoint 2007 Functionaliteit

Documenten / taken / kalenders , blogs, wikis, e-mail integratie,

lijsten, Outlook Integratie

CollaborationBusiness

Intelligence

Portal

Enterprise Portal sjabloon, Site

Directory, mijn site, social networking,

privacy control

Enterprise schaalbaar,contextuele relevantie,

zoeken naar mensen en business data

Rijke webformulieren

Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie, Report Center

Document management, records management, en Web content management

BusinessForms

SearchContentManagement

WindowsSharePoint

Services

Gesamenlijk workspace fundament

Web Portaal

� Vertrouwde brouwser als user interface

� Structuur van de inhoud d.m.v. Sites

� Sjablonen voor consistente vormgeving

� Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web

Parts)

� Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad

� Personalisatie naar doelgroepen

Samenwerking (Collaboration)

� Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc.

� Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums

� Notificatie via Waarschuwingen of RSS

� Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site”

� Grotendeels informeel

Zoeken

� Doorbreken van informatie silos

� Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders

backend business systemen

� Impliciete kennis

� Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact

treden middels een sociaal netwerk

� Belangrijke technologieën

� Relevantie – zinvol resultaat

� Hit highlighting

� Waarschuwingen – de data vind U

Business Intelligence en Formulieren

� Voor consumptie is slechts een browser vereist

� Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie

� Rijke Web formulieren gebaseerd op XML

� Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema

� Integratie d.m.v. Web Services

Content Management

� Document Management

� Policy and Compliance

� Workflow

� Web Content Management

18

ContentManagement

Buiten beschouwing

gelaten voor deze

presentatie

Web Content Management

� Voor Intra- en Internet toepassingen

� WYSIWYG in context editing

� Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip

� Meerdere talen/brands

Basisfunctionaliteit

Demo

� Werken met SharePoint

� Aanpassen van het User Interface

� Zoeken

Agenda: Document Management

Basisfunctionaliteit

� Check In/Check Out

� Major/Minor versies

� Prullenmand – met dubbele bodem

� Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer

� Beveiliging tot op individueel niveau

� Workflow ter goedkeuring

Document Opslag

Groot aantal Groot aantal documentendocumenten

CheckCheck--in, Checkin, Check--out out en Versieen Versie’’ss

Rijke meta data voor Rijke meta data voor zoekenzoeken

Dublin Core outDublin Core out--ofof--thethe--boxbox

Mappen in boomMappen in boom--structuurstructuur

Check In / Check Out en Versie’s

Huidige AuteurHuidige Auteur

2.0

Publicatie

LezersLezers AuteursAuteurs

(werk kopij)

Check Out

1.0

Check In

1.1

Goedkeuring

Goedkeuring

Zichtbaar bij zoeken, Zichtbaar bij zoeken, waarschuwingenwaarschuwingen

BeoordelaarsBeoordelaars

Invoer van Metadata vanuit Office 2007

Aanpasbaar Document Aanpasbaar Document Information panel Information panel (InfoPath technology)(InfoPath technology)

Verzamelen van meta Verzamelen van meta data als onderdeel data als onderdeel van het schrijvenvan het schrijven

Centraal Centraal gedefineerde meta gedefineerde meta data veldendata velden

Metadata

� Kolom sjablonen

� Gecentraliseerd Management van Velden

� Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3

� Inhoudstypen (Content Types)

� Herbruikbare definitie van een lijst schema

� Staat los van het bestandstype

� Hiërarchisch

� Gedrag is hieraan geassocieerd

� Spelregels

� Document Sjablonen

� Workflow

Zoeken van Informatie

Zoeken via Zoeken via intranet portalintranet portal

File SharesFile Shares

ERP SystemsERP Systems

SharePoint SharePoint Content Content RepositoriesRepositories

PeoplePeople

Zoekmachine met Zoekmachine met relevantierelevantie

Zoeken door verschillende Zoeken door verschillende bronnen van gestructureerde bronnen van gestructureerde en ongestructureerde dataen ongestructureerde data

Vind de Vind de dichstbijzijnde dichstbijzijnde expertexpert

Meta gegevens Meta gegevens scoren hoger in scoren hoger in de relevantiede relevantie

Document OpslagDocument Opslag

SalesSales HRHR

Beveiliging van Informatie

ContractenContracten

PrullenmandPrullenmand

Rolen gebaserde Rolen gebaserde beveiliging op beveiliging op individuele individuele documentendocumenten

ServerServerside IRMside IRM

Regio NoordRegio Noord

Records Management

Gestructureed Samenwerken

AuteurAuteur

ReviewerReviewer

LezerLezer

Goedkeuring Goedkeuring binnen Officebinnen Office

Start workflow Start workflow vanuit Officevanuit Office

Document RepositoryDocument Repository

Sales Sales HRHR

ContractenContracten

Rolen gebaseerde Rolen gebaseerde beveiligingbeveiliging

Central ITCentral IT

Document Document sjablonensjablonen

Regio NoordRegio Noord

Workflow out-of-the-box

� Op documenten, lijsten, pagina’s etc

� Serieel and parallel

� Document review en goedkeuring

� Verzameling van handtekeningen

� Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker

� Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie

Document Review Workflow

Workflow historieWorkflow historie

Workflow taken toeWorkflow taken toe--gekend aan gekend aan gebruikersgebruikers

Outlook integratie – documenten nu offline

� Email verzenden naar SharePoint

� Email discussie, meetings and documents

� SharePoint informatie in Outlook

� Bibliotheken worden mappen in Outlook

� Gedeelde calender voor groepen

� Outlook als SharePoint offline interface

Document Management

Demo

� Aanmaken en onderhouden van

documentbibliotheken

� Hoe werken inhoudstypes

� Workflow

Business Benefits

Ondersteuning van gestructureerde en Ondersteuning van gestructureerde en gezamenlijke creatie van documentengezamenlijke creatie van documenten

GeGeïïntegreerde processenntegreerde processen

Hergebruik en veilig stellen van kennisHergebruik en veilig stellen van kennis

Agenda: Records Management

SOXSOXArchiefwetArchiefwet

Basel IIBasel II

Wat mist nog…

� Auditing en tracking

� Bewaartermijnen en vernietiging

� Labels, barcodes en andere eigenschappen

� Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag

Regels en opslag

� Regels worden centraal vastgelegd

� Auditing & Tracking

� Labeling & Barcodes

� …

� Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights

Management Services vastgelegd worden

� Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.)

� Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’

Regels voor Informatie Management

Track audit and Track audit and expiratie van inhoudexpiratie van inhoud

Configureerbare Configureerbare bewaartermijnbewaartermijn

Mogelijkheden voor Informatie Regels

� Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum

� Out of the box

� Expiratie

� Auditing

� Labels/Barcodes

� Uitbreidbaar met bijvoorbeeld

� De-duplicatie

� Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit

� Conversie naar een Fixed Formaat

Records ManagerRecords Manager

Records OpslagRecords Opslag

ContractenContracten Financiale Financiale PlanningPlanning

Vastleggen van Records

Configuratie via Configuratie via archief planarchief plan

Andere gegevens

Record Record Verzameling Verzameling InterfaceInterface

RecordRecord--centrum centrum sjabloonsjabloon

Inclusief Inclusief overdracht van overdracht van document contextdocument context

Regio NoordRegio Noord

Sharepoint Sharepoint SitesSites

Records Archief

Officieel Record Officieel Record OpslagOpslag

Bewaar Bewaar LijstenLijsten

Record Routering Record Routering op basis van op basis van InhoudstypesInhoudstypes

E-mail as Records

Managed EManaged E--mail mail FoldersFolders

Folder Policy Folder Policy StatementStatement

Records ManagerRecords Manager

Bewaartermijnen

Records OpslagRecords Opslag

ContractenContracten

Expiratie aktieExpiratie aktie

Bewaartermijnen Bewaartermijnen gedefineerd door gedefineerd door wetgeving of wetgeving of bedrijfsregelsbedrijfsregels

VelopenVelopen

VerlopenVerlopen

ArchiefArchief

VernietegingVernieteging

Financiale Financiale PlanningPlanning

Regio NoordRegio Noord

44

File Plan Configuration

Compliance Raporten

45

Beheeren van bewaar lijsten

Certificering

� DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie)

� Door een Amerikaanse partner

� Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft

� Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese

specificaties

� DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004

(Nederland)

� Overlap met DoD 5015.2 aspecten

Records Management

Demo

� Auditing en Labels

� Recordscentrum

Business Benefits

Kostenbesparing informatie Kostenbesparing informatie verzameling om juridische redenenverzameling om juridische redenen

Vermindering risiko voor nonVermindering risiko voor non --compliance en aanspraakelijkheidcompliance en aanspraakelijkheid

Beschikbaarheid van essentiele Beschikbaarheid van essentiele bedrijfsgegevensbedrijfsgegevens

Agenda : Samenvatting

Drinks arewaiting…

Ondersteunde scenario’s

� Documenten en ondersteunende informatie

� Standaard naamgeving, standaard sjablonen, standaard

tekstblokken, standaard metadata, standaard workflow

� Archivering voor vastgelegde tijden op vastgelegde plek

EE--mail, Webmail, WebFormulierFormulier

ArchiveringArchiveringDocument creatie,Document creatie,review and goedkeuringreview and goedkeuring

Business intelligence

CollaborationContent

management

Streamlined

processes

Portals Search

Word processing

Business modeling

Presentations

Business data

managementInformation

management

Office is gegroeid tot 2007 Office System

Document & Records Mgmt Functionaliteit

� Organizatie van gegevens

� Metadata voor inhoudtypes

� Lijsten en mappen – met eigen “spelregels”

� Mogelijkheid om historie te bewaren

� Workflow

� Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen

� Historie beschikbaar

� Regelgeving

� Ondersteuning voor Auditing, Labeling

� Records opslag is een veilige kluis

� 1 plek waar informatie

worden opgeslagen

� Documenten

� Lijsten

� Contacten

� Ondersteuning van de

volledige life-cycle

� Veel out-of-the-box en nog

meer is aanpasbaar

� Onderdeel van de

Microsoft ‘Infrastructuur’

Success van SharePoint

Your platform to performYour platform to perform