Digitale Documentenhuishouding met Microsoft SharePoint Jan R. Cirpka
Dec 18, 2014
Doelstelling
� Bekendmaking met Microsoft’s SharePoint technologie
� Inzicht in Microsoft’s zienswijze rondom digitale
documentenhuishouding
Winvision
� Microsoft Gold Partner met 10 competenties
� Meer dan 50 medewerkers
� Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal
mogelijk benutten het hele Microsoft platform
� Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken)
� Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM
� Virtualisatie, Identity Management, Exchange & Mail archivering, Beveiliging,
Infrastructuur standaardisatie
� Sterke propositie voor het hoger onderwijs
� Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld
Digitale informatie en organisaties
� Hoe ontstaat informatie en
waar wordt deze bewaard?
� File shares
� Wordt deze informatie
beheerd (en weggegooid)?
� Lijdt u organisatie
‘geheugen’ verlies?
“Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren”
Projects Staff
MailArchives
(Hard-copy)
CAD DrawingsElectronic
DocumentsContacts
Informatie uitdaging
Werknemers krijgen 50%-75% van hun relevante informatie direct van collega’s.
Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je nodig hebt. Wat als zij het bedrijf verlaten…..?
Werknemers zij
n veel tijd kwijt
met zoeken
naar documente
n!
Meer dan 80% van deze informatie staat op individuele hard disks en in persoonlijkemappen op het netwerk.
Uitdaging
Opslaan en archiveren
Opslag
� Doel is snel terugvinden
� Ordening vaak naar eigen
inzicht en met weinig meta
gegevens
� Als deze gedeeld wordt, dan
wordt kennisdeling mogelijk
Archief
� Doel is dat de organisatie
verantwoording kan
afleggen
� Organisatiebrede afspraken,
wet- en regelgeving
Microsoft’s aanpak
Discipline
Toegangkelijkheid
SharePoint Portal Server 2001SharePoint Portal Server 2001SharePoint Team Services SharePoint Team Services ““v1v1””
Content Management Content Management Server 2002Server 2002
SharePoint Portal Server 2003SharePoint Portal Server 2003
Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services ““v2v2””
Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services ““v3v3””
Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007Portal, Web Content Management, and MorePortal, Web Content Management, and More
Eén platform voor Intranet-, Extranet- en
Internet-oplossingen
� Makkelijk en intuïtief
informatie en kennis delen
� Risicoverlagend content
beheren en herbruiken
� Sneller en beter
doordachte beslissingen
kunnen nemen
SAP, Siebel, MS Dynamics etc.SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
SharePoint 2007 Functionaliteit
Documenten / taken / kalenders , blogs, wikis, e-mail integratie,
lijsten, Outlook Integratie
CollaborationBusiness
Intelligence
Portal
Enterprise Portal sjabloon, Site
Directory, mijn site, social networking,
privacy control
Enterprise schaalbaar,contextuele relevantie,
zoeken naar mensen en business data
Rijke webformulieren
Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie, Report Center
Document management, records management, en Web content management
BusinessForms
SearchContentManagement
WindowsSharePoint
Services
Gesamenlijk workspace fundament
Web Portaal
� Vertrouwde brouwser als user interface
� Structuur van de inhoud d.m.v. Sites
� Sjablonen voor consistente vormgeving
� Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web
Parts)
� Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad
� Personalisatie naar doelgroepen
Samenwerking (Collaboration)
� Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc.
� Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums
� Notificatie via Waarschuwingen of RSS
� Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site”
� Grotendeels informeel
Zoeken
� Doorbreken van informatie silos
� Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders
backend business systemen
� Impliciete kennis
� Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact
treden middels een sociaal netwerk
� Belangrijke technologieën
� Relevantie – zinvol resultaat
� Hit highlighting
� Waarschuwingen – de data vind U
Business Intelligence en Formulieren
� Voor consumptie is slechts een browser vereist
� Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie
� Rijke Web formulieren gebaseerd op XML
� Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema
� Integratie d.m.v. Web Services
Content Management
� Document Management
� Policy and Compliance
� Workflow
� Web Content Management
18
ContentManagement
Buiten beschouwing
gelaten voor deze
presentatie
Web Content Management
� Voor Intra- en Internet toepassingen
� WYSIWYG in context editing
� Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip
� Meerdere talen/brands
Basisfunctionaliteit
� Check In/Check Out
� Major/Minor versies
� Prullenmand – met dubbele bodem
� Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer
� Beveiliging tot op individueel niveau
� Workflow ter goedkeuring
Document Opslag
Groot aantal Groot aantal documentendocumenten
CheckCheck--in, Checkin, Check--out out en Versieen Versie’’ss
Rijke meta data voor Rijke meta data voor zoekenzoeken
Dublin Core outDublin Core out--ofof--thethe--boxbox
Mappen in boomMappen in boom--structuurstructuur
Check In / Check Out en Versie’s
Huidige AuteurHuidige Auteur
2.0
Publicatie
LezersLezers AuteursAuteurs
(werk kopij)
Check Out
1.0
Check In
1.1
Goedkeuring
Goedkeuring
Zichtbaar bij zoeken, Zichtbaar bij zoeken, waarschuwingenwaarschuwingen
BeoordelaarsBeoordelaars
Invoer van Metadata vanuit Office 2007
Aanpasbaar Document Aanpasbaar Document Information panel Information panel (InfoPath technology)(InfoPath technology)
Verzamelen van meta Verzamelen van meta data als onderdeel data als onderdeel van het schrijvenvan het schrijven
Centraal Centraal gedefineerde meta gedefineerde meta data veldendata velden
Metadata
� Kolom sjablonen
� Gecentraliseerd Management van Velden
� Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3
� Inhoudstypen (Content Types)
� Herbruikbare definitie van een lijst schema
� Staat los van het bestandstype
� Hiërarchisch
� Gedrag is hieraan geassocieerd
� Spelregels
� Document Sjablonen
� Workflow
Zoeken van Informatie
Zoeken via Zoeken via intranet portalintranet portal
File SharesFile Shares
ERP SystemsERP Systems
SharePoint SharePoint Content Content RepositoriesRepositories
PeoplePeople
Zoekmachine met Zoekmachine met relevantierelevantie
Zoeken door verschillende Zoeken door verschillende bronnen van gestructureerde bronnen van gestructureerde en ongestructureerde dataen ongestructureerde data
Vind de Vind de dichstbijzijnde dichstbijzijnde expertexpert
Meta gegevens Meta gegevens scoren hoger in scoren hoger in de relevantiede relevantie
Document OpslagDocument Opslag
SalesSales HRHR
Beveiliging van Informatie
ContractenContracten
PrullenmandPrullenmand
Rolen gebaserde Rolen gebaserde beveiliging op beveiliging op individuele individuele documentendocumenten
ServerServerside IRMside IRM
Regio NoordRegio Noord
Records Management
Gestructureed Samenwerken
AuteurAuteur
ReviewerReviewer
LezerLezer
Goedkeuring Goedkeuring binnen Officebinnen Office
Start workflow Start workflow vanuit Officevanuit Office
Document RepositoryDocument Repository
Sales Sales HRHR
ContractenContracten
Rolen gebaseerde Rolen gebaseerde beveiligingbeveiliging
Central ITCentral IT
Document Document sjablonensjablonen
Regio NoordRegio Noord
Workflow out-of-the-box
� Op documenten, lijsten, pagina’s etc
� Serieel and parallel
� Document review en goedkeuring
� Verzameling van handtekeningen
� Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker
� Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie
Document Review Workflow
Workflow historieWorkflow historie
Workflow taken toeWorkflow taken toe--gekend aan gekend aan gebruikersgebruikers
Outlook integratie – documenten nu offline
� Email verzenden naar SharePoint
� Email discussie, meetings and documents
� SharePoint informatie in Outlook
� Bibliotheken worden mappen in Outlook
� Gedeelde calender voor groepen
� Outlook als SharePoint offline interface
Document Management
Demo
� Aanmaken en onderhouden van
documentbibliotheken
� Hoe werken inhoudstypes
� Workflow
Business Benefits
Ondersteuning van gestructureerde en Ondersteuning van gestructureerde en gezamenlijke creatie van documentengezamenlijke creatie van documenten
GeGeïïntegreerde processenntegreerde processen
Hergebruik en veilig stellen van kennisHergebruik en veilig stellen van kennis
Wat mist nog…
� Auditing en tracking
� Bewaartermijnen en vernietiging
� Labels, barcodes en andere eigenschappen
� Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag
Regels en opslag
� Regels worden centraal vastgelegd
� Auditing & Tracking
� Labeling & Barcodes
� …
� Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights
Management Services vastgelegd worden
� Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.)
� Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’
Regels voor Informatie Management
Track audit and Track audit and expiratie van inhoudexpiratie van inhoud
Configureerbare Configureerbare bewaartermijnbewaartermijn
Mogelijkheden voor Informatie Regels
� Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum
� Out of the box
� Expiratie
� Auditing
� Labels/Barcodes
� Uitbreidbaar met bijvoorbeeld
� De-duplicatie
� Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit
� Conversie naar een Fixed Formaat
Records ManagerRecords Manager
Records OpslagRecords Opslag
ContractenContracten Financiale Financiale PlanningPlanning
Vastleggen van Records
Configuratie via Configuratie via archief planarchief plan
Andere gegevens
Record Record Verzameling Verzameling InterfaceInterface
RecordRecord--centrum centrum sjabloonsjabloon
Inclusief Inclusief overdracht van overdracht van document contextdocument context
Regio NoordRegio Noord
Sharepoint Sharepoint SitesSites
Records Archief
Officieel Record Officieel Record OpslagOpslag
Bewaar Bewaar LijstenLijsten
Record Routering Record Routering op basis van op basis van InhoudstypesInhoudstypes
E-mail as Records
Managed EManaged E--mail mail FoldersFolders
Folder Policy Folder Policy StatementStatement
Records ManagerRecords Manager
Bewaartermijnen
Records OpslagRecords Opslag
ContractenContracten
Expiratie aktieExpiratie aktie
Bewaartermijnen Bewaartermijnen gedefineerd door gedefineerd door wetgeving of wetgeving of bedrijfsregelsbedrijfsregels
VelopenVelopen
VerlopenVerlopen
ArchiefArchief
VernietegingVernieteging
Financiale Financiale PlanningPlanning
Regio NoordRegio Noord
Certificering
� DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie)
� Door een Amerikaanse partner
� Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft
� Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese
specificaties
� DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004
(Nederland)
� Overlap met DoD 5015.2 aspecten
Business Benefits
Kostenbesparing informatie Kostenbesparing informatie verzameling om juridische redenenverzameling om juridische redenen
Vermindering risiko voor nonVermindering risiko voor non --compliance en aanspraakelijkheidcompliance en aanspraakelijkheid
Beschikbaarheid van essentiele Beschikbaarheid van essentiele bedrijfsgegevensbedrijfsgegevens
Ondersteunde scenario’s
� Documenten en ondersteunende informatie
� Standaard naamgeving, standaard sjablonen, standaard
tekstblokken, standaard metadata, standaard workflow
� Archivering voor vastgelegde tijden op vastgelegde plek
EE--mail, Webmail, WebFormulierFormulier
ArchiveringArchiveringDocument creatie,Document creatie,review and goedkeuringreview and goedkeuring
Business intelligence
CollaborationContent
management
Streamlined
processes
Portals Search
Word processing
Business modeling
Presentations
Business data
managementInformation
management
Office is gegroeid tot 2007 Office System
Document & Records Mgmt Functionaliteit
� Organizatie van gegevens
� Metadata voor inhoudtypes
� Lijsten en mappen – met eigen “spelregels”
� Mogelijkheid om historie te bewaren
� Workflow
� Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen
� Historie beschikbaar
� Regelgeving
� Ondersteuning voor Auditing, Labeling
� Records opslag is een veilige kluis
� 1 plek waar informatie
worden opgeslagen
� Documenten
� Lijsten
� Contacten
� Ondersteuning van de
volledige life-cycle
� Veel out-of-the-box en nog
meer is aanpasbaar
� Onderdeel van de
Microsoft ‘Infrastructuur’
Success van SharePoint