SAP ECM SUITE

SAP ECM SuiteSoluzioni per archiviazione e gestione documentale integrate con SAP ECC

© 2012 Mitech Srl

Open Text

• Leader di mercato nell’ECM

• fatturato 2012 >$1.200M

• 46.000 clienti in 114 paesi, 5.000 dipendenti

• Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP

© 2012 Mitech Srl

ECM Suite for SAP Solutions

SAP DOCUMENT ACCESSSAP ECM Suite

5© 2012 Mitech Srl

SAP Document Access by Open Text

• Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di business in SAP ECC

• Scansione: Enterprise Scan• Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink• Archiviazione: Archive Server• Visualizzazione: Open Text Viewer• Piattaforma di sviluppo: DocuLink

• Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP

• documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale)• documenti in uscita (da customizing messaggi di output)• print list• file documenti DMS

• Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP

• Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei documenti in una logica di processo

6© 2012 Mitech Srl

Archiviazione documenti in uscita

7© 2012 Mitech Srl

Archiviazione con workflow

8© 2012 Mitech Srl

Archiviazione con workflow (2)

9© 2012 Mitech Srl

Archiviazione con bar code

Al salvataggio della registrazione l’utente inserisce il bar code tramitelettore ottico

10© 2012 Mitech Srl

Archiviazione con bar code (2)

I documenti cartacei vengono acquisiti da scanner attraverso Enterprise Scan ed archiviati

11© 2012 Mitech Srl

Archiviazione con DesktopLink

12© 2012 Mitech Srl

Archiviazione email con ExchangeLink

13© 2012 Mitech Srl

Accesso ai file archiviati

14© 2012 Mitech Srl

ArchiveLink Plus

15© 2012 Mitech Srl

Indicizzazione e ricerca full-text

16© 2012 Mitech Srl

SAP Document Access by Open Text DocuLink

• Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo dei documenti di SAP e dei loro allegati

• Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web integrabile in SAP NetWeaver Portal

• Accesso alle viste direttamente dalle transazioni SAP tramite GOS (Generic Object Services)

• Permette di creare applicazioni basate su oggetti standard e su oggetti custom

17© 2012 Mitech Srl

DocuLink – applicazione al ciclo attivo

Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

Slide 17

Informazioni suldocumento SAP

Accesso aidocumenti

scansiti

Accesso a fileed email allegati

Accesso aimessaggi di

stampa di SAP

Visualizzazionefile documenti

Accesso atransazioni SAP

18© 2012 Mitech Srl

DocuLink – applicazione al ciclo passivo

19© 2012 Mitech Srl

DocuLink – interfaccia Web

20© 2012 Mitech Srl

SAP Document Access: principali benefici

• Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile dei contenuti

• Collegamento automatico ai documenti di business di SAP

• Rintracciabilità immediata dei contenuti da SAP GUI

• Consultazione dei contenuti in una logica di processo

• Garanzia di una piattaforma tecnologica di classe enterprise ed allineata con l’evoluzione di SAP ECC

SAP EXTENDED ECMSAP ECM Suite

22© 2012 Mitech Srl

SAP Extended ECM by Open Text

23© 2012 Mitech Srl

SAP Extended ECM by Open Text - Workspace

24© 2012 Mitech Srl

SAP Extended ECM by Open Text - Interfacce

SAP INVOICE MANAGEMENTSAP ECM Suite

26© 2012 Mitech Srl

Problemi legati alla gestione delle fatture fornitore

Troppi documenti cartacei ed eccessivo dispendio di energie per la loro gestione

Costo eccessivo delle singole fatture

Impiego di sistemi indipendenti non integrati

Impossibilità di gestione del

flusso di lavoro

Mancata integrazione con i sistemi di contabilità

Controllo inadeguato dei processi di contabilità fornitori (rischio di mancata uniformità)

Visibilità limitata sui passivi

Mancato controllo di eventuali colli di bottiglia

Frammentazione eccessiva ed inefficienza

Processi non standardizzati e non strutturati

Risultato:

Costi elevati per le operazioni contabili

Scarsa visibilità e strutturazione dei

processi

27© 2012 Mitech Srl

SAP Invoice Management by Open Text

Soluzione per la gestione delle fatture fornitore (acquisizione, gestione eccezioni, approvazione, registrazione e rilascio in pagamento)

Automatizza l’acquisizione delle fatture, la classificazione e l’estrazione dei dati

Dispone di un componente OCR specializzato nell’estrazione dei dati di fattura

Completamente integrato in SAP, implementato come add-on ABAP, utilizza il modulo SAP Workflow

28© 2012 Mitech Srl

Benefici derivanti dall’implementazione di SAP Invoice Management

Risultato:

Operazioni efficientiCosti ridotti

Miglioramento della visibilità del processo

Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo

Archiviazione univoca e sicura dei file

Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)

Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili

Audit completo del processo

Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva

Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture

Automatismi e processi standardizzati

Semplificazione dei processi manuali e cartacei

Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione

29© 2012 Mitech Srl

BackendPost

ArchiviazioneOpen Text – Archive Server

Scansione / acq. da file Interpretazione Controllo

fattureElaborazione

eccezione

Inoltro e inser.commenti Approvazione

Risoluzione eccezioni

Estrazioneinformazioni

Monitoraggiodocumenti

RegistrazioneCollaborazioneAcquisizioneimmagini

Archiviazione

ICC Validation Client SAP ECC

Elaborazione OCR

Pagamento

Rilascio in pagamento

SAP IM - Invoice Cockpit

CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FI

TRASFORMAZIONEACQUISIZIONE

EDI

Fatture

cartacee

Scenario applicativo di SAP Invoice Management

Registrazione

Enterprise Scan

Conservazione Sostitutiva

File fatture

In formato

digitale

Portale fornitori

30© 2012 Mitech Srl

Inoltro trasparente per organizzazioni con struttura geograficamente distribuita

Centro servizi condivisiAddetto Contabilità fornitori in Russia Inoltro ad addetto acquisti negli

USA Inoltro all'addetto approvazioni

Argentina

Il responsabile approvazioni in

Argentina approva il processo

L'addetto acquisti negli USA

risolve l'eccezione

Fattura ricevuta a Londra, UK Scansione Flusso di lavoro

avviato in SSC in Russia

22

11

33

31© 2012 Mitech Srl

Validazione documenti con Invoice Capture Center – Validation Client

Miglioramento della produttività attraverso l’accesso coordinato ad immagini e dati

32© 2012 Mitech Srl

Lingue supportate per il riconoscimento OCR dei dati della fattura

• Cinese• Ceco• Inglese• Danese• Olandese• Finlandese• Francese• Tedesco• Ungherese

• Italiano• Giapponese• Norvegese• Polacco• Portoghese• Russo• Spagnolo• Svedese

33© 2012 Mitech Srl

Integrated Invoice Cockpit

34© 2012 Mitech Srl

VIM Workplace

35© 2012 Mitech Srl

Visualizzazione fatture tramite Web Viewer

36© 2012 Mitech Srl

Elaborazione dei documenti - Controllo duplicati

Aspetto e impressione

generale familiari per gli

utenti SAP

Rilevamento anticipato e

automatico dei duplicati

Inserimento dati automatico o

manuale

Convalida immediata dei

dati

37© 2012 Mitech Srl

Elaborazione delle eccezioni - Differenze di prezzo

Accesso con un clic alle

informazioni di supporto

Storico completo

Opzioni operativebasate sui ruoli

Migliori pratiche per la gestione delle eccezioni

Inoltro trasparente,

basato sui ruoli

38© 2012 Mitech Srl

Approvazione della fattura con attribuzionedelle informazioni contabili

Approvazione nell'interfaccia

utente preferita - Portale o SAPGUI

Approvazione o rifiuto con un

unico clic

Semplice delega per l'accesso alle funzioni contabili

Storico approvazioni immediato

Un unico clic per richiamare le informazioni

supplementari

Informazioni concise e

facilmente comprensibili

Convalidaimmediata

dei dati

39© 2012 Mitech Srl

Approvazione tramite Approval Portal

40© 2012 Mitech Srl

Approvazione da Mobile Portal

41© 2012 Mitech Srl

Analisi e monitoraggio

Analisi con più di 50 criteri

Pieno accesso alle funzioni SAP

Riepilogo completo di

tutte le fatture elaborate

Valuta di reporting a

scelta

Accesso con un unico clic ai

dettagli della fattura

42© 2012 Mitech Srl

Reporting delle passività

Analisi delle passività per

pianificazione cash flow

Valutazione dei passivi in base a

Co.Ge e oggetto di costo

43© 2012 Mitech Srl

KPI Dashboard

CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVASAP ECM Suite

© 2012 Mitech Srl

Processo di conservazione sostitutiva

1. Acquisizione documenti in formato adeguato (TIFF/PDF)

2. Archiviazione e collegamento a registrazioni contabili

3. Estrazione periodica dei file archiviati e dei relativi metadati

4. Creazione dei volumi di conservazione sostitutiva

5. Tenuta volumi di conservazione sostitutiva

© 2012 Mitech Srl

Conservazione sostitutiva in outsourcing

BENEFICI:– Il service provider diventa responsabile della

conservazione sostitutiva– Il service provider provvede alla formazione dei

volumi di conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla tenuta dei

volumi di conservazione sostitutiva, svolge le verifiche periodiche e li rende disponibili per la consultazione, stampa ed esportazione in caso di verifiche

– Nessuna investimento in infrastrutture hardware/software

Grazie per l’attenzione!Gian Marco Mazzocchigianmarco.mazzocchi@mitechsrl.itwww.mitechsrl.it