ECM-Webinar: Alfresco SAP-Anbindung in der Praxis

Welche Möglichkeiten gibt es?

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Vorstellung / Agenda

Heiko Robert

Senior Consultant

dmc digital media center GmbH

[email protected]

Vorstellung dmc

Aufgabenstellung / Ausgangssituation

Möglichkeiten der SAP-Integration

Praxisbeispiele

Bewerbermanagement

Beschaffungsanfrage (PO)

Zusammenfassung

Folie 2

dmc digital media center GmbH Agenda

Folie 2

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Vorstellung dmc digital media center GmbH

Folie 3

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 4

dmc auf einen Blick

dmc ist die größte inhabergeführte

Internetagentur Deutschlands und

realisiert in über 40 Ländern weltweit

erfolgreich E-Business-Projekte.

Daten und Fakten

Gründung

1995 in Stuttgart

500 TEUR Stammkapital

Unternehmensform

Inhabergeführte GmbH

Mitarbeiter

199 FTE (Ende 2009)

Umsatz 2009

18,955 Mio. €

Management

Managing Partner:

Andreas Schwend und Daniel Rebhorn

Managing Director:

Andreas Magg

Folie 4

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

dmc und seine Kerngeschäftsfelder

Folie 5

Besseres E-Commerce

Mehr Reichweite,

mehr Umsatz,

mehr Erfolg.

Besseres ECM

Informationen zur

richtigen Zeit am

richtigen Ort.

Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung

von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.

dmc ist Alfresco-Platinum-Partner

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Folie 6

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Aufgabenstellung

Ausgangssituation

SAP ist in vielen Unternehmen die oder eine führende Geschäftsanwendung

Der Zugriff auf SAP ist aus unterschiedlichen Gründen nur einem Teil der der

Prozessbeteiligten möglich bzw. gewollt

Mobilität / Reisen

Lizensierung / Komplexität der Anwendung

Kein Mitarbeiter: Lieferanten, Bewerber, Kunden

Geschäftsprozesse sollen besser integriert werden

Wettbewerbsfähigkeit soll durch Verbesserung der

Prozessgeschwindigkeit und Qualität ausgebaut

werden

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Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Verbindung zu externen Dokumenten-Speicher-Systemen

Standard-API für die alternative Speicherung von Dokumenten

Zugriff grundsätzlich weiterhin über SAP / SAP-GUI

Standard-Implementierung auch für Alfresco verfügbar

z. B. CTAC SAP-ECM Merger (zertifiziert für ArchiveLink)

Eingehende Dokumente

Ausgehende Dokumente

Datenarchivierung

Drucklisten-Archivierung

[Data Retention]

[SAP Workflow]

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Möglichkeiten der SAP-Integration

SAP ArchiveLink

Anwendungsfälle

Dokumenten-

zentrischer Ansatz

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Java-Schnittstelle für SAP R/3-Systeme

Transaktionale Prozess-Schnittstelle für schreibende und lesende Zugriffe

Abfragen von aktuellen Daten

Aufruf von Funktionen / Transaktionen

Zugriff auf

BAPIs (Business Application Programming Interface) / Business Objects

RFMs (Remote Function Modules)

Folie 9

Möglichkeiten der SAP-Integration

SAP Java Connector (JCo)

Ja

va

Co

nn

ec

tor

Java

Applikation

PurchaseRequisition

(Bestellanforderung)

EmployeeUser

(HR-Stammdaten)

Prozessorientierter

Ansatz

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Anwendungsfälle für die Prozessintegration mit SAP

Folie 10

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Bewerbung über das Internet

Bewerbermanagement

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Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Jobsuchende sollen sich direkt über das Internet bewerben können

Informationen zum Bewerber sollen direkt in SAP-HR angelegt/abgelegt werden, obwohl SAP

nicht über das Internet zugänglich ist

Der bei einem Provider gehostete Internet-Aufritt darf keine personengebundenen

Informationen speichern

Bewerbungsunterlagen sollen zentral in entsprechenden Bewerberakten gespeichert werden

Workflows sollen bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützen

Folie 12

Bewerbermanagement

Aufgabenstellung

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Realisierung eines eigenständigen JSP-Formulars für das Internet

Formulardaten & Dokumente werden ohne Zwischenspeicherung verschlüsselt an Alfresco

übergeben

Alfresco legt per Java Connector einen neuen Bewerber an und übergibt die Formulardaten an

SAP

Alfresco informiert den Bewerber und den zuständigen

HR-Mitarbeiter per E-Mail.

Die Bewerbungsunterlagen werden in Alfresco

mit Referenz auf die SAP Bewerber-ID abgelegt

Zugriffsrechte sind auf das HR-Team beschränkt,

können aber vom Bearbeiter auf fachliche Entscheider

zwecks Beurteilung erweitert werden.

Folie 13

Bewerbermanagement

Die Lösung

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Bewerbermanagement

Folie 14

Internet

Bewerber

Bewerber-

management

Mitarbeiter der

Personalabteilung

Online-

Bewerbungsformular

Intranet

HR-Modul

Fir

ew

all1

4

5

2

3

7 86

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Demo Bewerbermanagement

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 16

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Initiierung, Genehmigung und Erstellung einer Bestellung

Bestellanforderung

Folie 17

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Da Alfresco bereits für diverse Workflows im Intranet genutzt wird, soll über Alfresco

auch die Initiierung und Genehmigung von Beschaffungsanfragen abgewickelt werden

Der bisherige Arbeitsablauf von Mail, Telefon und Papier soll durch einen insgesamt

transparenteren, nachvollziehbareren Prozess abgebildet werden.

Doppelarbeiten in den kaufmännischen Abteilungen durch erneute Eingabe von Bestelldaten

soll weitestgehend vermieden werden.

Folie 18

Bestellanforderung

Aufgabenstellung

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Realisierung eines Formular-Wizzards in Alfresco

Eingaben, Wertelisten aus LDAP und SAP

Starten eines Workflows über alle notwendigen Entscheider

Nach Genehmigung erfolgt eine automatische BANF-Anlage in SAP

Der Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung muss

diese nur noch bestätigen

Beteiligte benötigen keine SAP-Zugang

Genehmigungen können auch über Blackberry erfolgen

Folie 19

Bestellanforderung

Die Lösung

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Bestellanforderung

Folie 20

Alfresco Bestellprozes

Lieferanten

Angebot

Alfresco

Bestellformular

SAP FI Modul

Prüfung & Freigabe

SAP Stammdaten [Kostenstellen, Lieferanten, Lieferadressen]

Mitarbeiter Abteilungsleiter Bereichsleiter

Prüfung & Freigabe

FI-Mitarbeiter

Anlegen Bestellung

Budgetlimit

Revisionssichere Ablage

der Bestellung

1

2 3

4

4

5

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Demo Beschaffung (Purchase Order)

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 22

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 23

Zusammenfassung

Zusammenfassung Prozessoptimierung mit SAP durch Alfresco

Nutzung von offenen Workflowsystemen

Bildung von Akten

Nahtlose Integration und Erweiterung des

Benutzerkreises

Spürbare Beschleunigung und Verbesserung

Einbindung von SAP-ArchiveLink als sinnvolle

Ergänzung

Nachvollziehbarkeit in logischen Akten

Arbeitsschritte sind jederzeit von allen Beteiligten

nachvollziehbar

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 24

Zusammenfassung

Zusammenfassung

Warum Alfresco?

Offene, flexible & schnell zu implementierende

Schnittstellen

Leistungsfähige Workflow-Engine ohne Zugangs-

beschränkungen

Open Source als interessantes Geschäftsmodell mit

Enterprise Support

Warum dmc?

Alfresco Platinum Partner

Prozess-Know-how & Best-Practice

Erweiterung von Alfresco

Integration von SAP-Systemen

Tools

Alfresco Workflow Composition Engine

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Diskussion & Fragerunde

Folie 25

Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zur Integration von SAP?

Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Heiko Robert

Senior Consultant

[email protected]

Ihr Referent

Folie 26

Klaus Merk

Head of Unit

Telefon: +49 (711) 60 17 47-357

[email protected]

Kontakt

www.dmc.de/ecm

dmc digital media center GmbH

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70376 Stuttgart

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