SAP ECM Suite Soluzioni per archiviazione e gestione documentale integrate con SAP ECC
SAP ECM SuiteSoluzioni per archiviazione e gestione documentale integrate con SAP ECC
© 2012 Mitech Srl
Open Text
• Leader di mercato nell’ECM
• fatturato 2012 >$1.200M
• 46.000 clienti in 114 paesi, 5.000 dipendenti
• Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP
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ECM Suite for SAP Solutions
SAP DOCUMENT ACCESSSAP ECM Suite
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SAP Document Access by Open Text
• Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di business in SAP ECC
• Scansione: Enterprise Scan• Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink• Archiviazione: Archive Server• Visualizzazione: Open Text Viewer• Piattaforma di sviluppo: DocuLink
• Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP
• documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale)• documenti in uscita (da customizing messaggi di output)• print list• file documenti DMS
• Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP
• Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei documenti in una logica di processo
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Archiviazione documenti in uscita
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Archiviazione con workflow
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Archiviazione con workflow (2)
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Archiviazione con bar code
Al salvataggio della registrazione l’utente inserisce il bar code tramitelettore ottico
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Archiviazione con bar code (2)
I documenti cartacei vengono acquisiti da scanner attraverso Enterprise Scan ed archiviati
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Archiviazione con DesktopLink
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Archiviazione email con ExchangeLink
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Accesso ai file archiviati
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ArchiveLink Plus
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Indicizzazione e ricerca full-text
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SAP Document Access by Open Text DocuLink
• Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo dei documenti di SAP e dei loro allegati
• Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web integrabile in SAP NetWeaver Portal
• Accesso alle viste direttamente dalle transazioni SAP tramite GOS (Generic Object Services)
• Permette di creare applicazioni basate su oggetti standard e su oggetti custom
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DocuLink – applicazione al ciclo attivo
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Informazioni suldocumento SAP
Accesso aidocumenti
scansiti
Accesso a fileed email allegati
Accesso aimessaggi di
stampa di SAP
Visualizzazionefile documenti
Accesso atransazioni SAP
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DocuLink – applicazione al ciclo passivo
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DocuLink – interfaccia Web
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SAP Document Access: principali benefici
• Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile dei contenuti
• Collegamento automatico ai documenti di business di SAP
• Rintracciabilità immediata dei contenuti da SAP GUI
• Consultazione dei contenuti in una logica di processo
• Garanzia di una piattaforma tecnologica di classe enterprise ed allineata con l’evoluzione di SAP ECC
SAP EXTENDED ECMSAP ECM Suite
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SAP Extended ECM by Open Text
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SAP Extended ECM by Open Text - Workspace
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SAP Extended ECM by Open Text - Interfacce
SAP INVOICE MANAGEMENTSAP ECM Suite
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Problemi legati alla gestione delle fatture fornitore
Troppi documenti cartacei ed eccessivo dispendio di energie per la loro gestione
Costo eccessivo delle singole fatture
Impiego di sistemi indipendenti non integrati
Impossibilità di gestione del
flusso di lavoro
Mancata integrazione con i sistemi di contabilità
Controllo inadeguato dei processi di contabilità fornitori (rischio di mancata uniformità)
Visibilità limitata sui passivi
Mancato controllo di eventuali colli di bottiglia
Frammentazione eccessiva ed inefficienza
Processi non standardizzati e non strutturati
Risultato:
Costi elevati per le operazioni contabili
Scarsa visibilità e strutturazione dei
processi
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SAP Invoice Management by Open Text
Soluzione per la gestione delle fatture fornitore (acquisizione, gestione eccezioni, approvazione, registrazione e rilascio in pagamento)
Automatizza l’acquisizione delle fatture, la classificazione e l’estrazione dei dati
Dispone di un componente OCR specializzato nell’estrazione dei dati di fattura
Completamente integrato in SAP, implementato come add-on ABAP, utilizza il modulo SAP Workflow
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Benefici derivanti dall’implementazione di SAP Invoice Management
Risultato:
Operazioni efficientiCosti ridotti
Miglioramento della visibilità del processo
Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo
Archiviazione univoca e sicura dei file
Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)
Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili
Audit completo del processo
Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva
Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture
Automatismi e processi standardizzati
Semplificazione dei processi manuali e cartacei
Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione
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BackendPost
ArchiviazioneOpen Text – Archive Server
Scansione / acq. da file Interpretazione Controllo
fattureElaborazione
eccezione
Inoltro e inser.commenti Approvazione
Risoluzione eccezioni
Estrazioneinformazioni
Monitoraggiodocumenti
RegistrazioneCollaborazioneAcquisizioneimmagini
Archiviazione
ICC Validation Client SAP ECC
Elaborazione OCR
Pagamento
Rilascio in pagamento
SAP IM - Invoice Cockpit
CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FI
TRASFORMAZIONEACQUISIZIONE
EDI
Fatture
cartacee
Scenario applicativo di SAP Invoice Management
Registrazione
Enterprise Scan
Conservazione Sostitutiva
File fatture
In formato
digitale
Portale fornitori
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Inoltro trasparente per organizzazioni con struttura geograficamente distribuita
Centro servizi condivisiAddetto Contabilità fornitori in Russia Inoltro ad addetto acquisti negli
USA Inoltro all'addetto approvazioni
Argentina
Il responsabile approvazioni in
Argentina approva il processo
L'addetto acquisti negli USA
risolve l'eccezione
Fattura ricevuta a Londra, UK Scansione Flusso di lavoro
avviato in SSC in Russia
22
11
33
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Validazione documenti con Invoice Capture Center – Validation Client
Miglioramento della produttività attraverso l’accesso coordinato ad immagini e dati
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Lingue supportate per il riconoscimento OCR dei dati della fattura
• Cinese• Ceco• Inglese• Danese• Olandese• Finlandese• Francese• Tedesco• Ungherese
• Italiano• Giapponese• Norvegese• Polacco• Portoghese• Russo• Spagnolo• Svedese
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Integrated Invoice Cockpit
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VIM Workplace
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Visualizzazione fatture tramite Web Viewer
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Elaborazione dei documenti - Controllo duplicati
Aspetto e impressione
generale familiari per gli
utenti SAP
Rilevamento anticipato e
automatico dei duplicati
Inserimento dati automatico o
manuale
Convalida immediata dei
dati
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Elaborazione delle eccezioni - Differenze di prezzo
Accesso con un clic alle
informazioni di supporto
Storico completo
Opzioni operativebasate sui ruoli
Migliori pratiche per la gestione delle eccezioni
Inoltro trasparente,
basato sui ruoli
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Approvazione della fattura con attribuzionedelle informazioni contabili
Approvazione nell'interfaccia
utente preferita - Portale o SAPGUI
Approvazione o rifiuto con un
unico clic
Semplice delega per l'accesso alle funzioni contabili
Storico approvazioni immediato
Un unico clic per richiamare le informazioni
supplementari
Informazioni concise e
facilmente comprensibili
Convalidaimmediata
dei dati
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Approvazione tramite Approval Portal
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Approvazione da Mobile Portal
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Analisi e monitoraggio
Analisi con più di 50 criteri
Pieno accesso alle funzioni SAP
Riepilogo completo di
tutte le fatture elaborate
Valuta di reporting a
scelta
Accesso con un unico clic ai
dettagli della fattura
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Reporting delle passività
Analisi delle passività per
pianificazione cash flow
Valutazione dei passivi in base a
Co.Ge e oggetto di costo
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KPI Dashboard
CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVASAP ECM Suite
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Processo di conservazione sostitutiva
1. Acquisizione documenti in formato adeguato (TIFF/PDF)
2. Archiviazione e collegamento a registrazioni contabili
3. Estrazione periodica dei file archiviati e dei relativi metadati
4. Creazione dei volumi di conservazione sostitutiva
5. Tenuta volumi di conservazione sostitutiva
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Conservazione sostitutiva in outsourcing
BENEFICI:– Il service provider diventa responsabile della
conservazione sostitutiva– Il service provider provvede alla formazione dei
volumi di conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla tenuta dei
volumi di conservazione sostitutiva, svolge le verifiche periodiche e li rende disponibili per la consultazione, stampa ed esportazione in caso di verifiche
– Nessuna investimento in infrastrutture hardware/software
Grazie per l’attenzione!Gian Marco [email protected]