Revize Spisového řádu

Revize spisového řádu

Stanislav FialaPraha, 7. 2. 2017

Základní legislativa Spisové služby Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby publikován v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)

Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a aut. konverzi dokumentů

Zákon 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro el. transakce

………..

Povinnosti původce Spisový řád, Spisový a skartační plán – zákon 499/2004 Sb., § 66

• určení původci vydají spisový řád,• součástí spisového řádu je spisový a skartační plán.

Výkon spisové služby

• soubor metodických a organizačních opatření, • musí být jednotný, vymahatelný a kontrolovatelný,• součinnost s dalšími interními předpisy.

Základy péče o digitální dokumenty – zákon 499/2004 Sb., §3, (4)

• věrohodnost původu dokumentu,• neporušitelnost obsahu dokumentu,• čitelnost dokumentu,• tvorba a správa metadat k dokumentu,• připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.

Osnova spisového řádu Příjem dokumentů. Správa datové schránky. Označování dokumentů a

konverze. Evidence dokumentů a číslo

jednací. Tvorba spisu. Oběh dokumentů a spisů. Vyřizování dokumentů a spisů,

spisový znak. Vyhotovování a vzhled

dokumentů.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek.

Vypravení (odesílání) dokumentů.

Ukládání dokumentů a spisů. Vyřazování dokumentů a spisů,

skartační řízení. Spisová rozluka. Vedení spisové služby v

mimořádných situacích. Řízení a kontrola.

Právní podklad… je zpracováván na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. …… výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů…

Rozsah… stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení

Závaznost… je závazný pro … sankce při nedodržování

Odpovědnost… za vedení spisové služby úřadu je odpovědný

Základní pojmy, zkratky

Preambule spisového řádu

Zveřejnění informací o podatelně• podatelna, adresa podatelny, • přijímané formáty,• způsoby doručení, nosiče,• odmítnutí zásilky, potvrzení příjmu.

U datové zprávy podatelna zjišťuje …

Dokument dostupný podatelně, e-podpis.

Příjem mimo podatelnu.

Správa datové schránky, zodpovědnost, změna pracovníků …

Příjem dokumentů, správa datové schránky

Označování A/D dokumentů jednoznačným identifikátorem.

Zpracování A/D dokumentu.

Výstupní datový formát – kontrola, převedení.

Elektronický podpis a časové razítko.

Převedení A->D, D->D (elektronická SSL), D->A (listinná SSL).

Označování dokumentů a převedení

Evidence dokumentů• Základní evidenční údaje SSL.• Definice čísla jednacího způsob použití.• Samostatné evidence.• Přechod dokumentu mezi evidencemi.

Tvorba spisu• Tvorba spisu spojováním dokumentů / sběrným archem.• Spisová značka – struktura, použití.• Obsah spisu – soupis vložených dokumentů, pořadí.• Spisový znak spisu, skartační znak a lhůta.

Evidence dokumentů, tvorba spisu

Pravomoc a odpovědnost určení. Redistribuce přes podatelnu / přímo. Rozdíly v předávání A/D. Historie dokumentu / spisu. Avízo termínů a nečinnosti.

Oběh dokumentů a spisů

Odpovědnost za vyřízení. Způsoby vyřízení. Vyřizující dokument. Spisový znak, skartační znak a lhůta. Kompletace a uzavření spisu. Příprava k uložení A/D/H spisy. Organizační a personální změny.

Vyřizování dokumentů a spisů

Jednotný vzhled, struktura a formát dokumentu. Grafický manuál. Užití šablon dokumentů.

Podepisování dokumentů Podpisová práva A/D. Náležitosti podpisů. Evidence certifikátů.

Náležitosti razítek, evidence. Personální změny. Ztráta razítka, zneužití e-podpisu.

Vyhotovování a podepisování

Způsob odeslání stanoví referent. Přípravu a kompletaci zásilek zajistí referent. Odeslání ze samostatné evidence. Vypravení zajišťuje výpravna. Protokoly pro poštu, kurýry atp. Sledování dodejek.

Odesílání a vypravení

Ukládání krátkodobé (na odboru), pravidla a omezení. Ukládání střednědobé (spisovna), pravidla, termíny … Spisovny A/D, útvarové, specializované, centrální … Procedura předání do spisovny, kontrola úplnosti spisu. Způsob evidence uložených dokumentů. Spisovny musí zajistit udržení autenticity a čitelnosti dokumentů. Zodpovědnosti v přístupu k dokumentům, výpůjčky A/D.

Ukládání dokumentů a spisů

Detailní popis procesu Skartačního řízení, zodpovědnosti. Dokumenty A-V-S s uplynulými skartačními lhůtami. Tvorba SIP balíčků pro dokumenty. Vytvoření skartačního návrhu, předat archivu. Odborná archivní prohlídka. Přejímka a řízené zničení dokumentů.

Žádné dokumenty nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení !!!

Vyřazování dokumentů, skartační řízení

Spisová rozluka Plán spisové rozluky. Definice zodpovědností na celý proces spisové rozluky. Realizace spisové rozluky. Hodnocení spisové rozluky.

Mimořádná situace Zpravidla listinný podací deník. Náhradní evidence končí bezodkladně po ukončení mimořádné situace. Způsob přechodu na normální stav. Definice zodpovědností na řízení v mimořádné situaci.

Občas nastane

Definice řízení a zodpovědností výkonu spisové služby Zodpovědnost za oblasti - organizační, metodická, technická,

personální. Zodpovědnost výkonná - celý úřad, útvary, podatelna, spisovna… Zodpovědnost za průběžnou kontrolu Vymahatelnost a sankce

Řízení a kontrola

Spisový řád neodpovídá platným právním předpisům a často ani vlastnímu výkonu spisové služby

Přistupovat ke spisovým normám, jako ke strategickým interním dokumentům původce

Pravidly stanovenými ve spisových normách se musí řídit všichni zaměstnanci (zajištění školení)

Doporučujeme zasílat spisové normy Národnímu archivu k připomínkám

Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

Nevyhovující spisový a skartační plán hesla označují pracovní postup, nikoliv věcnou skupinu – např.

„vyřízeno postoupením“; nekonkrétně stanovené věcné skupiny - např. „ostatní“,

„běžná korespondence“, „došlá pošta“; dokumenty řazeny do nesprávných věcných skupin – hrozba

zničení potenciálních archiválií; skartační znaky nejsou diferencovány podle závažnosti obsahu

dokumentů; v praxi využíváno jen malé procento spisových znaků –

známka nevyhovujícího spisového plánu)

Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

Dokumentace o eSSl – obvykle sestavována těsně před kontrolou, ne vždy kompletní. Původce by měl mít dokumentaci shromážděnou bez ohledu na příchod archivních inspektorů.

Absence kontroly autentizačních prvků u doručených dokumentů, popř. neukládání výsledku ověření autentizačních prvků.

V evidenci dokumentů není uvedena informace o vyřazení dokumentů ve skartačním řízení, resp. o jejich předání do Národního archivu

Přístup do eSSl není umožněn na úrovni referentů, ale pouze na úrovni sekretariátů (uzlů)

Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

Vnitřní oběh spisů pouze v listinné podobě – informace o změnách a oběhu nejsou v eSSl zaznamenány - umělé vytváření hybridních spisů - systém eSSl není plně využíván, nadále slouží převážně jako elektronická evidence dokumentů

Spisy nejsou po vyřízení uzavírány Dokumenty v digitální podobě nejsou převáděny nejpozději v

okamžiku vyřízení a uzavření dokumentu/spisu do výstupního datového formátu

Uzavřené spisy a vyřízené dokumenty nejsou ukládány v digitální spisovně, nýbrž zůstávají u svých zpracovatelů, popř. u jejich nadřízených nebo na uzlech (sekretariátech)

Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

eSSl neumí exportovat spis, eSSl neumožňuje vedení typových spisů, eSSl neukládá informace o všech pokusech o narušení systému, eSSl neumí znázornit transakční protokol a neukládá automaticky

jeho denní obsah v PDF/A, eSSl neumožňuje export a import XML pro výměnu dokumentů a

jejich metadat mezi eSSl, export a import spisového a skartačního plánu ani export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu v rámci skartačního řízení

Závěry z kontrol – hlavní nedostatky

Spisová služba by měla být základním nástrojem pro zajištění kontinuity administrativních úkonů a transparentního úřadování.

Přistupovat k eSSl, jako ke klíčovému informačnímu systému, který se dotýká všech činností původce.

V rámci organizační struktury původce pevně stanovit odpovědnost za výkon spisové služby.

Při povaze této agendy je logické, že nadřízený pracovníků spisové služby nemusí být vždy vyškolen v administrativní práci, v důsledku čehož pak může dojít k podcenění významu řádného výkonu spisové služby a smyslu uchovávání dokumentů.

Závěrečné shrnutí

Vedení původců by mělo věnovat více pozornosti organizačnímu začlenění a kompetencím útvarů odpovědných za výkon spisové služby a s tím souvisejícímu odpovědnému výběru kompetentních pracovníků.

Národní archiv doporučuje takové organizační začlenění, které umožní pracovníkům spisové služby co nejefektivnější ovlivňování jejího výkonu.

http://digi.nacr.cz/wp-content/uploads/2015/11/2_Soucasny_stav_SSl_a_kontrola_353kB.pdf

Závěrečné shrnutí

Odkazyhttp://www.mvcr.cz/clanek/spisova-sluzba-metodiky.aspx

http://digi.nacr.cz/?page_id=484

http://www.irms.cz/sqlcache/2013-08-30-irms-slovnik-print.pdf

http://www.ipsd.cz/

PROCESY SPISOVÉ SLUŽBY.

GRAFICKÉ ZNÁZORNĚNÍ PROCESŮ SPISOVÉSLUŽBY – ZÁKLAD REVIZE SPISOVÉHO ŘÁDU.

Proces spisové služby

Etapa I: příjem, označení a oběh

Etapa II: vyřizování a odesílání

Etapa III: ukládání a vyřazování

DĚKUJI ZA POZORNOST.STANISLAV FIALA.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)