Transcript
STIA Maulana Yusuf Banten 1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN“Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A”
RESUME
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Semester Genap
Pada Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen Hj. Roshilawati, Dra. M.Pd
LALAN RAYATULLAH
NPM : 0943102010028
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI
MAULANA YUSUF BANTEN
2011
STIA Maulana Yusuf Banten 2
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr wb.
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat taufik dan
hidayahnya serta inayahnya kita diberikan berbagai nikmat yang tak ternilai
sehingga kita dapat melaksanakan aktifitas keseharian yang diantaranya dapat
senantiasa menempuh proses pendidikan pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi
Maulana Yusuf Banten dengan sebaik-baiknya guna menyongsong masa depan
gemilang yang semata-mata mengharap ridho-Nya. Amin… Salawat serta salam
semoga tetap tercurahkan untuk junjungan kita Nabi Muhammad SAW, sebagai
sang pioneer serta keluarga dan sahabatnya hingga akhir zaman.
Tersusunnya resume “Sistem Informasi Manajemen” ini yang bersumber
dari buku karya Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A ini merupakan sebagai
referensi tambahan bagi penyusun sendiri guna mendukung proses pembelajaran
pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Maulana Yusuf Banten dengan program
studi Ilmu Administrasi Negara, disamping itu dengan tersususnnya resume ini
semoga dapat memberikan sumbangsih sebagai wujud upaya dari menggali dan
mengembangkan khasanah studi Sistem Informasi Manajemen dan mudah-
mudahan sebagai referensi tambahan bagi pembaca pada umumnya.
Selanjutnya, semoga kehadiran resume ini dapat bermanfaat secara positif
walaupun penyusun menyadari bahwa resume ini sesungguhnya jauh dari
kesempurnaan, untuk itu saran, masukan dan kritik yang konstruktif dengan
senang hati penyusun terima untuk perbaikan dalam karya-karya selanjutnya.
Akhirnya kepada Allah SWT jualah kita berdo’a mudah-mudahan resume ini
dapat bermanfaat bagi kita semua, dan semoga senantiasa menjadi amal ibadah
yang kelak mendapat pahala disisi Allah SWT. Amin…
Wassalamu’alaikum wr wb.
Serang , Maret 2011
Penyusun
Lalan Rayatullah
STIA Maulana Yusuf Banten 3
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ………...……………………………………………………....... i
Daftar Isi ………………………………………………….…………………...... ii
Bab 1 Pendahuluan ……………………………..……………………………. 1
Ciri-ciri Masyarakat Informasional …………………………………… 1
Tahap-tahap Penanganan Informasi …………………………………... 3
Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi ………………. 4
Struktur Organisasi Ditinjau dari Segi Informasi ……………………. 6
Bab 2 Sistem Informasi Sebagai Pendukung Proses Manajemen …………… 7
Tiga kategori Peranan Manajemen ……………………………………. 7
Proses Manajerial ……………………………………………………... 8
Bab 3 Dukungan Informasi Untuk Berbagai Bidang Fungsional ……………. 13
Jenis-jenis Informasi Untuk Berbagai Bidang Fungsional ……………. 13
Produksi Sebagai Bidang Fungsional …………………………………. 14
Pemasaran Sebagai Bidang Fungsional ……………………………….. 14
Promosi Sebagai Bidang Fungsional …………………………………. 15
Penjualan Sebagai Bidang Fungsional ………………………………... 16
Manajemen Logistik Sebagai Bidang Fungsional …………………….. 16
Proses Manajemen Logistik …………………………………………... 17
Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Bidang Fungsional …….. 17
Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia …………………… 17
Bab 4 Penciptaan, Pemeliharaan, dan Penggunaan Sistem informasi
Manajemen …………………………………………………………….
19
Pengolahan Data ………………………………………………………. 20
Aplikasi Data Pemeliharaan Sistem ………………………………….. 20
Teknik Pemilihan Sistem Pengolahan Data …………………………... 21
Sekilas Tentang Internet ………………………………………………. 21
Bab 5 Audit Sistem Informasi Manajemen ………………………………….. 22
Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data ……………………. 22
Audit Proses Pengolahan Data ………………………………………... 22
STIA Maulana Yusuf Banten 4
Audit Perangkat Keras ………………………………………………... 22
Audit Perangkat Lunak ……………………………………………….. 23
Audit Pekerja Otak ……………………………………………………. 23
Daftar Pustaka ………………………………………………………………….. 24
STIA Maulana Yusuf Banten 5
BAB 1
PENDAHULUAN
Pengamatan dan kenyataan menunjukkan bahwa perkembangan dan
terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut dimasa depan. Oleh karenanya
kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam memanfaatkan informasi
dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial akan turut menentukan keberhasilan
dalam mengelola organisasi.
Untuk menunjukkan betapa pentingnya peranan informasi dalam
kehidupan modern saat ini, berkaitan dengan masyarakat yang mengolah
informasi secara tradisional dalam arti tidak menggunakan sarana bermuatan
teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional, namun sebaliknya
masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan
memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknolgi informasi disebut
sebagai masyarakat informasional.
Dalam masyarakat yang hidup sebelum tibanya era reformasi, penanganan
informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan
mesin-mesin yang bukan komputer, bahkan dalam era reformasi saat inipun tidak
sedikit organisasi terutama organisasi yang kecil organisasi yang masih mengolah
informasi yang dibutuhkannya secara manual atau mekanik. Akan tetapi komputer
dan perangkat lunaknya yang terdapat dipasaran relatif makin murah dan memiliki
kemampuan yang semakin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan
komputerisasi. Dengan demikian lahirnya masyarakat informasional bukan saja
karena makin pentingnya peranan informasi dalam mengelola organisasi, akan
tetapi juga sebagai akibat pemanfaatan perkembangan dan terobosan teknologi
informasi, baik dilihat dari aneka ragam perangkat kerasnya maupun dari
dukungan perangkat lunaknya yang beragam sesuai dengan kebutuhan.
Ciri-ciri Masyarakat Informasional
Berikut ini dapat digambarkan perbandingan ciri-ciri Masyarakat
Informasional tersebut dapat dilihat dalam table dibawah ini :
STIA Maulana Yusuf Banten 6
Perbandingan Masyarakat Prainformasional dan Masyarakat Informasional
No Ciri Masyarakat
PrainformasionalMasyarakat
Informasional1 2 3 4
1. Dasar Ilmiah Paradigma yang kakuKemampuan menggabung yang kreatif
2. Jumlah informasi Langka Melimpah
3.Tingkat pertambahan informasi
Linear Eksponensial
4. Dasar seleksi Kabur Tepat
5.Kecepatan transmisi informasi
Lambat Cepat
6. Lingkup informasi Sempit Luas
7. Biaya pengadaan Mahal Murah
8. Isi informasi Stabil Berubau-ubah
9. Lokasi informasi Tetap Mobil
10.Jangkauan terhadap informasi
Terbatas Terbuka
11.Cara penyampaian informasi
Monomedia Multimedia
12. Jenis interdepedensi Rendah Tinggi
13. Variabilitas informasi Pengalaman langsung Tidak langsung
14.Unit untuk penanganan informasi
Individu Mesin/bantuan mesin
15.Struktur pengolahan informasi
Hierarkis Horizontal
16.Kerangka nilai interprets
Monistik Pluralistik
17.Ukuran teknologi informasi
Besar Kecil
18. Tingkat kompleksitas Sederhana Kompleks
19. Arus informasi Dari orang ke banyak orang
Dari banyak orang ke seorang
20. Pemecahan masalah Lokal Berdasarkan pendekatan kesisteman
21.Partisipasi sosial dalam pengolahan
Perwakilan (by proxy)Universal dan langsung
22. Tingkat kerahasiaan Penuh kerahasiaan Penetratif
23. Orientasi waktu Masa lalu Masa depan
STIA Maulana Yusuf Banten 7
Tahap-tahap Penanganan Informasi :
Semakin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu
organisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan produk sebab
akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor
seperti pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yeng membawa
serta berbagai macam permasalahan dengan berbagai bentuk dan jenisnya yang
intensitasnya sangat bebrbeda dari masa-masa sebelumnya.
Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap
penting dalam penanganan informasi, yaitu :
1. Penciptaan informasi
2. Pemeliharaan saluran informasi
3. Transmisi informasi
4. Penerimaan informasi
5. Penyimpanan informasi
6. Penelusuran informasi
7. Penggunaan informasi, dan
8. Penilaian kritis dan umpan balik
Secara skematis tahapan penanganan informasi dapat digambarkan sebagai
berikut :
Tahap-tahap Penanganan Informasi
Penciptaan Informasi
Transmisi Selektif
Penerimaan Selektif
Penyimpanan dan Penelusuran
Pemeliharaan Saluran
Penggunaan
Evaluasi
Kritis dan
Umpan BalikTeknologi
Informasi
STIA Maulana Yusuf Banten 8
Tahapan-tahapan tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa
pentingnya peranan informasi bagi manajemen dalam mengemudikan jalannya
roda organuisasi.
Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi
Kepemimpinan merupakan inti manajemen, sebagai inti dari manajemen
kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap efektifitas sistem informasi yang
digunakan dalam organisasi, sebagaimana juga pengarunya terhadap efektifitas
berbagai sistem organisasi lain. Salah satu alasan utamanya adalah karena salah
satu peranan dari orang-orang yang menduduki jabatan pimpinan dalam organisasi
ialah peranan informasional. Dalam memainkan perannya tersebut pimpinan dapat
bertindak selaku :
1. Pencipta sistem informasi
2. Penerima informasi
3. Penyalur informasi
4. Pemakai informasi, dan
5. Penilai informasi
Dengan berbagai peranan tersebut terlihat bahwa peranan kepemimpinan
dalam organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas untuk pencapaian
keberhasilan tujuan organisasi, untuk lebih menunjang hal tersebut pimpinan
organisasi mau tidak mau harus dapat terlibat dalam seluruh tahapan penanganan
informasi. Dari sudut pandang kacamata kepemimpinan dua sisi yang menonjol
ialah peranan pimpinan dalam penerimaan dan transmisi informasi disatu pihak
serta pengambilan keputusan untuk menindaklanjuti oleh para bawahannya
dipihak lain. Kedua sisi tersebut dapat digambarkan dalam bagan dibawah ini :
STIA Maulana Yusuf Banten 9
Struktur Kepemimpinan Sebagai
Komponen Penanganan Informasi
Dengan Pengaruhnya Terhadap Organisasi
= Penerimaan dan transmisi informasi
= Keputusan dan tindak lanjut
Selain memahami pengaruh kepemimpinan terhadap informasi dalam
organisasi, keterlibatan pimpinan dalam pemciptaan, pemeliharaan, dan
penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut tidak
selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan tersebut. Langkah-langkah
yang dapat ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem
informasi ialah :
1. Penelitian dasar yang bersifat ilmiah
2. Eksperimensi atau percobaan laboratorium
3. Pengembangan
4. Pelatihan untuk aplikasi
5. Penggunaan, dan
6. Umpan balik.
Dengan tahapan sistem informasi tersebut diatas campur tangan pimpinan
organisasi merupakan keharusan mutlak, atau kelompok manajemen dalam
organisasi harus terlibat aktif dalam seluruh tahap proses penciptaan dan
penggunaan informasi. Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut :
Manajemen puncak dan informasi
Manajemen madya dan informasi
Manajemen rendah dan informasi
STIA Maulana Yusuf Banten 10
Kepemimpinan dan proses penciptaan serta penggunaan informasi
Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi Informasi
Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari dua sisi,
yaitu :
a. Adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program
kerja rutin, dan
b. Adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang
dihadapi oleh organisasi baik secara parsial atau inkremental, departemental,
atau lintas departemental maupun yang dihadapi oleh organisasi sebagai
keseluruhan.
Penelitian ilmiah dasar
Pengembangan
Latihan untuk aplikasi
Penggunaan
Eksperimensi laboratoria
Intervensi
PimpinanUmpan
Balik
STIA Maulana Yusuf Banten 11
BAB 2
SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN
Tiga Kategori Peranan Manajemen :
1. Peranan yang bersifat Interpersonal
Peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan untuk
menumbuh suburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi.
Peranan ini sering menampakkan dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu :
Pertama : peranan yang bersifat simbolis
Kedua : peranan selaku pimpinan
Ketiga : peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu
peranan selaku wakil organisasi dalam menghadapi pihak diluar
organisasi yang mempunyai kemitraan atau hubungan kerja dengan
organisasi yang bersangkutan.
2. Peranan Informasional
Peranan kedua ialah peranan informasional, yang dimaksud dengan
peranan ini ialah bahwa dalam kedudukannya selaku unsur pimpinan dalam
organisasi, menjadi pemantau arus organisasi disamping peranan selaku
penerima dan pembagi informasi.
3. Peranan Selaku Pengambil Keputusan
Pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi
berperan selaku pengambil keputusan, baik yang bersifat strategis, fungsional,
dan teknik operasional. Peranan tersebut timbul karena manajemen memiliki
wewenang untuk bertindak selaku :
a. Wirausahawan
b. Peredam ketidaktenangan
c. Penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya manusia dan dana, serta
d. Selaku perunding.
STIA Maulana Yusuf Banten 12
Kesemua peranann tersebut akan dapat dimainkan oleh manajemen dengan
tingkat efektifitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan peranan
tersebut bagi manajemen tersedia semua jenis informasi yang diperlukannya.
Proses Manajerial
Organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam
serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada :
a. Penentuan tujuan dan sasaran
b. Perumusan strategi
c. Perencanaan
d. Penentuan program kerja
e. Pengorganisasian
f. Penggerakan sumber daya manusia
g. Pemantauan kegiatan operasional
h. Pengawasan
i. Penialaian, serta
j. Penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik.
Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai
jenis informasi sebagai berikut :
1. Penentuan Tujuan
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan
dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Berkaitan dengan tujuan, terdapat paling sedikit tiga hal yang sangat menarik
untuk diperhatikan.
Pertama Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh para pendiri
organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang diselenggarakan kemudian
diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut.
Kedua Semua anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan
tersebut sebagai suatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari
latar belakang, preferensi pribadi, dan motivasi para anggota organisasi
tersebut.
STIA Maulana Yusuf Banten 13
Ketiga Tujuan dipandang sebagai suatu yang menjadi “bintang penuntun”
dan sekaligus sebagai “titik kulminasi” kegiatan dalam organisasi yang
antara lain berarti bahwa apapun yang terjadi kemudian dalam organisasi
harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Berarti bahwa berbagai kegiatan lain yang secara tidak langsung
mendukung upaya pencapaian tujuan dapat dikatakan sebagai kegiatan
mubazir.
2. Pentahapan Pencapaian Tujuan
Keseluruhan upaya pencpaian tujuan harus dipandang sebagai suatu
proses, oleh karena itu agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin,
diperlukan pentahapan, baik dalam arti pentahapan pencapaian bagian-
bagianya maupun pentahapan dalam arti periodisasinya. Dengan perkataan lain
perlu ditetapkan sasaran-sasaran yang sering dikenal dengan istilah “tujuan
antara” atau yang ingin dicapai pada satu kurun waktu tertentu.
Karena sasaran merupakan tujuan antara, maka ciri-cirinya pun agak
berbeda dengan ciri-ciri tujuan akhir, yaitu :
a. Kurun waktu pencapaiannya ditentukan seperti lima tahun
b. Tidak lagi idealistic melainkan didasarkan pada pemikiran pragmatism
dalam arti bahwa sasaran tersebut diyakini memang mungkin dicapai
c. Dinyatakan secara kwantitatif sepanjang hal itu mungkin dilakukan, dan
d. Sasaran merupakan target yang konkret.
3. Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi
memerlukan strategi yang mantap dan jelas, dilingkungan dunia bisnis, strategi
pada umumnya didefinisikan sebagai “pernyataan sadar oleh manajemen
tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh organisasi sekarang dan dalam
kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak dimasa yang akan datang”.
Berangkat dari definisi tersebut, manajemen mungkin melakukan
stratifikasi strategi, akan tetapi mungkin juga tidak. Ukuran organisasi
merupakan salah satu faktor penentunya. Artinya, bagi suatu organisasi yang
masih kecil pada umumnya stratifikasi strategi tidak diperlukan. Akan tetapi
STIA Maulana Yusuf Banten 14
untuk suatu organisasi yang besar diperlukan stratifikasi strategi, yaitu dalam
bentuk :
a. Strategi akbar yang berlaku bagi seluruh organisasi
b. Strategi induk bagi satuan-satuan usaha didalamnya
c. Strategi dasar bagi berbagai bidang fungsional dalam organisasi, dan
d. Strategi operasional bagi satuan-satuan kerja yang bertanggung jawab
untuk menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya teknis dan operasional.
4. Fungsi Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran
melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan. Perencanaan dapat didefinisikan
sebagai “pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilakukan
dalam satu kurun waktu tertentu dimasa depan”. Karena perencanaan
merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan, perlu diketahui secepat
mungkin berbagai risiko dan faktor-faktor yang menjadi penyebab
ketidakpastian. Sangat penting untuk disadari bahwa muatan risiko dan
ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang, jangka
menengah, apalagi jangka pendek. Berarti jumlah, bentuk, jenis, dan sifat
informasi yang diperlukanpun jelas berbeda dan manajemen harus memahami
perbedaan-perbedaan tersebut.
5. Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan perencanaan jangka pendek,
dengan demikian penyusunan program kerja merupakan rincian yang sistematis
dari rencana jangka sedang atau menengah.
6. Fungsi Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai “sekelompok orang yang terikat
secara formal dan hierarkis serta bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu
yang telah ditetapkan sebelumnya”. Dapat disimak secara cermat definisi
tersebut menunjukan ada lima implikasi informasionalnya, yaitu :
a. Organisasi sebagai wadah
b. Organisasi sebagai proses
c. Tipologi organisasi
STIA Maulana Yusuf Banten 15
d. Prinsip-prinsip organisasi
e. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap struktur organisasi.
7. Pergerakkan Sumber Daya Manusia
Pergerakkan sumber daya manusia yang tepat dan efektif memerlukan
informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan,
informasi tentang uraian pekerjaan, informasi tentang analisis pekerjaan,
informasi tentang standar mutu kinerja yang diharapkan, informasi tentang
berbagai sistem imbalan yang diterapkan oleh berbagai organisasi, informasi
tentang berbagai peraturan perundang-undangan yang menyangkut penggunaan
tenaga kerja, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja
yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi menyelenggarakan
berbagai fungsinya dengan baik.
8. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan
proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah apakah organisasi berjalan
diatas rel yang benar atau tidak.
9. Penilaian sebagai komponen proses Manajerial
Definisi penilaian dapat dikatakan bahwa penilaian merupakan upaya
pembandingan anatara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu
selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut.
Penilaian tersebut menunjuk kepada lima hal terkait :
a. Penilaian pada kegiatan operasional yang sedang diselenggarakan
b. Penilaian menghasilkan informasi tentang semua komponen manajerial
c. Penilaian menggambarkan hasil yang dicapai
d. Untuk mengkaji ulang semua proses manajerial sehingga perumusan
kembali berbagai komponen dengan tepat
e. Penilaian yang berorientasi kedepan untuk peningkatan kinerja.
10. Pentingnya Umpan Balik
Umpan balik merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam
menentukan arah dan langkah yang akan ditempuh dimasa depan baik dalam
arti peningkatan efisiensi, efektifitas, dan produktifitas kerja tanpa perubahan
STIA Maulana Yusuf Banten 16
komponen manajerial maupaun melakukan perubahan kebijaksanaan strategi,
struktur, sistem imbalan, budaya organisasi, dan pemanfaatan teknologi.
Singkatnya umpan balik sangat diperlukan sebagai bahan untuk menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.
STIA Maulana Yusuf Banten 17
BAB 3
DUKUNGAN INFORMASI UNTUK BERBAGAI BIDANG FUNGSIONAL
Kenyataan menunjukkan bahwa bidang-bidang fungsional yang terdapat
dalam suatu perusahaan diklasifikasikan menjadi dua kelompok utama, yaitu :
a. Bidang-bidang fungsional yang bersifat tugas pokok yang memberi kontribusi
langsung kepada keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan sasarannya.
b. Bidang-bidang fungsional yang menyelenggarakan berbagai fungsi penunjang.
Dalam menjalankan fungsinya kedua bidang tersebut memerlukan
dukungan informasi dengan berbagai informasi pemndukung yang diperlukan
sehingga masing-masing bidang dalam menjalankan fungsinya dengan tingkat
efisiensi, efektifitas, dan produktifitas yang setinggi mungkin.
Jenis-jenis Informasi Pendukung yang Dibutuhkan
Terkait dengan pelaksanaan berbagai bidang fungsional, jenis-jenis
informasi yang dibutuhkan itu ialah :
a. Informasi dibidang ekonomi
b. Informasi dibidang politik
c. Informasi situasi ketertiban dan keamanan
d. Informasi tentang lingkungan
e. Informasi pasokkan bahan mentah dan bahan baku
f. Informasi tentang bentuk persaingan yang mungkin dihadapi
g. Informasi tentang target group di masyarakat
h. Informasi tentang kepuasan konsumen
i. Informasi infrastruktur yang dan akan tersedia
j. Informasi tentang teknologi yang sudah dikuasai dan dapat diterapkan
termasuk teknologi informasi.
STIA Maulana Yusuf Banten 18
Produksi Sebagai Bidang Fungsional
Untuk menjalankan barbagai fungsionalnya manajemen produksi
memerlukan berbagai informasi, bukan hanya dibidang bisnis yang ditekuni
seperti suplai bahan mentah atau bahan baku, keadaan pasar, kondisi persaingan,
produk apa yang sedang trendy, dan lain sebagainya, akan tetapi juga berbagai
informasi lain seperti tingkat pendidikan masyarakat yang menjadi konsumen,
tingkat penghasilannya, preferensinya, peraturan perundang-undangan yang
berkaitan dengan bisnis, perkembangan teknologi yang dapat dimanfaatkan, dan
informasi lain yang sejenis. Pentingya pemilikan berbagai jenis informasi tersebut
akan bermanfaat dan dapat digunakan secara lintas bidang atau lintas fungsi.
Pemasaran Sebagai Bidang Fungsional
Pemasaran sebagai salah satu bidang fungsional dalam perusahaan
merupakan fungsi yang amat penting perannya dalam upaya perusahaan meraih
kemajuan, bukan hanya dalam bentuk tingkat keuntungan yang wajar, akan tetapi
juga dalam arti pertumbuhan, perkembangan dan peningkatan kemampuan
menghadapi persaingan dimasa yang akan datang.
Peranan penting tersebut bahkan telah mengubah pandangan tentang
pemasaran sebagai bidang fungsional, termasuk tentang tempatnya dalam
organisasi perusahaan.
Fungsi pemasaran harus dilakukan sdemikian rupa sehingga produk
perusahaan diminati oleh konsumen baik yang lama maupun yang potensial.
Untuk itu berbagai kegiatan harus dilaksanakan sebelum tenaga pemasaran
diterjunkan kelapangan, tenaga pemasaran ini memerlukan dukungan informasi.
Beberapa kegaiatan yang menonjol dan umum dilakukan ialah analisis situasi
yang mencakup :
a. Analisis pasar
b. Pengukuran pasar
c. Analisis protabilitas dan produktiifitas
d. Promosi
STIA Maulana Yusuf Banten 19
Berdasarkan analisis itulah strategi dan program pemasaran ditetapkan,
yang biasanya terdiri dari strategi pemasaran, program pengembanagn produk,
dan program penetapan harga.
Promosi Sebagai Bidang Fungsional
Pada umumnya tidak banyak produk yang mamapu menjual diri sendiri,
ini berarti bahwa produsen pada umumnya berada pada posisi pasar pembeli,
minat dan niat para konsumen perlu ditumbuhkembangkan, dan dipelihara.
Praktek-praktek yang umunya dilakukan menunjukkan bahwa cara dan teknik
yang dapat digunakan pada intinya berkisar pada periklanan. Sangat menarik
untuk menyimak bahwa dalam arti yang sebenar-benarnya, program periklanan
merupakan kegiatan komunikasi, bahkan ada yang mengatakan bahwa program
periklanan yang efektif adalah yang dapat menggugah “naluri anak kecil yang
terpendam dalam diri konsumen.
Periklanan mengandung komponen komunikasi, yaitu :
a. Sumber
b. Pesan yang disampaikan
c. Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan
d. Tanggapan atas pesan yang disampaikan itu oleh penerima pesan
Pencapaian berbagai sasaran promosi akan lebih terjamin apabila manajer
periklanan dan seluruh jajarannya memahami dengan benar paling sedikit delapan
unsur periklanan, yaitu :
a. Kaitannya dengan strategi pemasaran
b. Sasaran periklanan
c. Anggaran yang tersedia
d. Rencana bentuk, jenis, dan isi pesan yang disampaikan
e. Pemilihan media atau instrumen yang dipandang paling efektif
f. Pemasangan dalam arti pemasangan iklan
g. Evaluasi seluruh kegiatan periklanan
STIA Maulana Yusuf Banten 20
h. Apabila diperlukan melakukan kegaiatan revisi atas satu atau beberapa
elemen diatas.
Penjualan Sebagai Bidang Fungsional
Jika program pemasaran dan promosi berhasil, tindak lanjutnya ialah
adalah penjualan produk yang telah dipasarkan, dipromosikan dan diiklankan.
Salah satu tolak ukur keberhasilan program pemasaran, promosi dan periklanan
ialah apabila konsumen memberikan tanggapan atau reaksi positif terhadap upaya
promosi tersebut dalam bentuk kesediaan mengeluarkan uang untuk membeli
produk yang bersangkutan untuk memenuhi sebagai kebutuhan keinginannya.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penjualan merupakan salah satu bidang
fungsional penting dalam kehidupan suatu perusahaan.
Pentingnya peranan penjualan sebagai salah satu bidang fungsional dalam
lingkungan perusahaan semakin jelas apabila dilihat dari berbagai sistem
penjualan yang dapat dipergunakan oleh suatu perusahaan. Diantara berbagai
sistem penjualan tersebut anatara lain adalah sistem tanggapan langsung, sistem
penjualan tatap muka langsung, sistem penjulaan perdagangan dan apa yang
dikenal sebagai sistem penjualan misionari.
Manajemen Logistik Sebagai Bidang Fungsional
Salah satu bidang yang memerlukan penanganan yang tepat ialah dalam
keseluruhan manajemen bisnis yaitu manajemen logistik, yang dimaksud dengan
logistik ialah keseluruhan bahan, barang, alat, dan sarana yang diperlukan dan
dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai
sasarannya. Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa makin besar suatu
organisasi makin rumit manajemen logistiknya yang harus dilakukan karena
makin beraneka ragamnya bahan, barang, alat, dan sarana yang ditangani.
Logistik yang harus dikelola dengan baik dapat dilihat dari arus masuk dan
arus keluar. Yang dimaksud arus masuk ialah segala jenis bahan, barang, alat, dan
sarana yang bersumber dari luar perusahaan. Ada diantaranya yang harus diproses
lebih lanjut, seperti bahan mentah atau bahan baku untuk diolah menjadi barang
STIA Maulana Yusuf Banten 21
jadi oleh perusahaan untuk kemudian dijual ke pasaran. Adapula berupa barang
barang, alat, yang digunakan dalam menjalankan roda perusahaan.
Proses Manajemen Logistik :
Seperti diketahui proses manajemen logistik terdiri dari langkah-langkah
pengadaan, penyimpanan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan
pengahapusan.
Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Bidang Fungsional
Peranan pendukung yang diperankan oleh satuan kerja yang mengelola
sumber daya manusia dalam organisasi dimaksudkan agar semua satuan kerja,
komponen dan bidang fungsional yang terdapat dalam perusahaan mempu
mencapai unjuk kerja yang setinggi mungkin dalam rangka pencapaian tujuan dan
berbagai sasaran organisasi sejalan dengan filsafat manajemen, budaya, dan
strategi organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Singkatnya peranan
pendukung yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia berarti
menyelenggarakan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia dengan
peningkatan efisiensi, efektifitas, dan produktifitas organisasi sebagai
keseluruhan.
Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia sebagai bidang fungsional dalam suatu
organisasi menjalankan berbagai fungsinya atas dasar beberapa postulat yang
sangat mendasar sifatnya.
a. Postulat pertama ialah bahwa pekerja adalah makluk yang mempunyai harkat
dan martabat yang harus diakui oleh orang atau pihak lain.
b. Postulat kedua ialah bekerja dipandang tidak hanya sekedar sebagai upaya
mencari nafkah bagi diri sendiri dan bagi orang lain yang menjadi tanggungan
pekerja.
STIA Maulana Yusuf Banten 22
c. Postulat ketiga ialah bahwa bekerja merupakan pemenuhan berbagai
kebutuhan insani tidak hanya dalam bentuk kebutuhan fisik namun juga
kebutuhan non fisik.
d. Postulat keempat ialah bahwa karena harkat dan martabatnya sebagai manusia
terhormat dengan berbagai predikatnya.
e. Postulat kelima ialah bahwa setiap orang memiliki kepribadian yang khas dan
oleh karena itu harus diperlakukan tidak hanya secara manusiawi akan tetapi
juga memperhitungkan perbedaan-perbedaan dalam diri mereka.
STIA Maulana Yusuf Banten 23
BAB 4
PENCIPTAAN, PEMELIHARAAN, DAN PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi yang mampu mendukung proses pengambilan keputusan adalah
yang memenuhi paling sedikit lima persayaratan, yaitu : lengkap, mutakhir,
akurat, dapat dipercaya, dan disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri
untuk digunakan sebagai alat pendukung proses pengambilan keputusan apabila
diperlukan. Seluruh informasi yang telah terkumpul dan terolah harus disimpan
sedemikian rupa sehingga siapapun yang memerlukan dapat mudah
mengaksesnya, namun sebaliknya tidak mudah diperoleh oleh pihak-pihak yang
tidak berhak memilikinya.
Sehubungan dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi ada
enam hal yang harus mendapat perhatian khusus bagi para pengguna sistem
informasi dalam organisasi, termasuk organisasi bisnis.
Pertama berbagai jenis komputer yang terdapat dipasaran yang tentunya
dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Kedua kemapuan perangkat komputer guna lebih mendukung sistem
informasi yang kita kelola dan butuhkan.
Ketiga dalam pengambilan keputusan dihadapkan kepada kelengkapan
informasi sehingga proses pengambilan keputusan sering diasarkan pada intuisi
dan pengalaman, dewasa ini para pengambil keputusan adakalanya terlalu banyak
informasi.
Keempat manajemen harus mempertimbangkan berapa besar investasi
untuk pengadaan peralatan komputer yang terbaik dengan sistem tercanggih.
Kelima pendelegasian wewenang dalam pengambilan keputusan kepada
para manajer eselon bawah haruslah dilakukan sedemikian rupa sehingga para
manajer tingkat atas tidak kehilangan kendali dan tanggungjawabnya.
Keenam kolaborasi dari berbagai alat informasi guna lebih mendukung
sistem informasi yang lebih akurat.
STIA Maulana Yusuf Banten 24
Pengolahan Data
Kearifan konvensional tentang pengolahan data yaitu secara manual oleh
perusahaan kecil, secara mekanik oleh perusahaan sedang dan secara elektronik
oleh perusahaan besar. Pengolahan data dapat dilakukan dengan beberapa cara
dan komponen pendukung :
a. Pengolahan data secara elektronik
b. Oleh organisasi satuan kerja pengolah data
c. Pengolahan data oleh pemakai akhir
d. Integrasi antara komputer pusat dan komputer mikro
e. Pengolahan data oleh pihak ketiga
f. Perangkat keras pengolahan data
Aplikasi Data Pemeliharaan Sistem
1. Teori Pengambilan Keputusan Sepintas Kilas
Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah
yang harus ditempuh, yaitu :
a. Identifikasi permasalahan yang dihadapi
b. Pengumpulan data
c. Analisis data
d. Pengakajian berbagai alternatif
e. Pemilihan alternatif
f. Implementasi, dan
g. Evaluasi
2. Komponen Sistem Pengolahan Data Elektronik
Suatu sistem pengolahan data secara elektronik terdiri dari paling sedikit lima
komponen, yaitu :
a. Sumber daya manusia
b. Prosedur
c. Infrastruktur fisik
d. Perangkat keras
STIA Maulana Yusuf Banten 25
e. Perangkat lunak
3. Perangkat Lunak
Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak, yaitu perangkat lunak
sistem dan perangkat lunak aplikasi. Yang dimaksud dengan perangkat lunak
sistem ialah seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan
dan mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana
untuk mendukung penggunaan perangkat lunak aplikasi. Sedangkan yang
dimaksud dengan perangkat lunak aplikasi sistem adalah instruksi yang
ditulis oleh atau untuk pemakai agar dapat mengaplikasikannya untuk bidang
tugas masing-masing baik yang sifatnya teknis maupun nonteknis. Seperti
pascal, Ada, Cobol, Lotus dan lain-lain.
Teknik Pemilihan Sistem Pengolahan Data
Dalam pemilihan sistem pengolahan data manajemen puncak biasanya
mempertimbangkan paling sedikit empat hal, yitu :
a. Keserasian konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak
b. Pertimbangan organisasional dalam arti kemudahan pengoperasionalnya oleh
tenaga kerja informatika
c. Pertimbangan efisiensi
d. Tersedia tidaknya apabila dibutuhkan bantuan
Sekilas Tentang Internet
Salah satu perkembangan dibidang teknologi informasi dewasa ini yang
diduplikasikan untuk beraneka ragam kepentingan ialah internet yang merupakan
jaringan computer global. Internet sangat bermanfaat karena mempermudah para
penggunanya untuk berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak dan
mempermudah memperoleh informasi yang dibutuhkannya tanpa dibatasi oleh
ruang dan waktu dalam waktu yang singkat.
STIA Maulana Yusuf Banten 26
BAB 5
AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Guna menjamin terwujudnya sistem informasi manajemen yang senantiasa
efektif, efisien dan tepat guna sesuai dengan kebutuhan diperlukan audit sistem
pengolahan data.
Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data
Audit manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan
mempelajari konfigurasi organisasional tersebut, sasaran utamanya adalah untuk
memperoleh bahan yang akurat dan factual tentang tepat tidaknya struktur
organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Dasar pemikirannya disini ialah
bahwa struktur organisasi yang tepat, satuan kerja tersebut akan mampu
menjalankan fungsinya secara tepat, yaitu memberikan dukungan informasi
kepada semua pihak dalam organisasi. Artinya dengan penggunaan struktur
organisasi yang tepat, satuan kerja pengolahan data akan mampu bekerja dengan
singkat efisiensi, efektifitas, dan produktifitas yang setinggi mungkin.
Audit Proses Pengolahan Data
Proses pengolahan data pada dasarnya terdiri dari empat langkah utama,
yaitu :
a. Pengumpulan data (data internal maupun data ekternal)
b. Analisis data
c. Penyimpanan informasi sebagai hasil olahan, dan
d. Penelusuran untuk digunakan
Audit Perangkat Keras
Komponen yang sangat penting dalam pemngolahan data secara elektronik
ialah perangkat keras (hardware), ada beberapa alasan mengapa harus dilakukan
audit manajemen pengolahan data terhadap perangkat keras.
STIA Maulana Yusuf Banten 27
Pertama perlu diteliti alasan yang digunakan oleh manajemn puncak dalam
memutuskan pola pemrosesan data dalam organisasi.
Kedua apakah berbagai akibat keputusan tersebut telah dipertimbangkan
dengan matang.
Ketiga untuk mengetahui kebijaksanaan perusahaan tentang pengadaan
perangkat keras tersebut.
Audit Perangkat Lunak
Pentingnya perangkat lunak merupakan salah satu objek audit manajemen
pengolahan data. Tujuannya ialah untuk menemukan fakta tentang apakah
perangkat lunak yang digunakan sudah merupakan perangkat yang paling tepat
atau tidak, dan apakah penggunaannya sudah benar-benar untuk memenuhi
kebutuhan informasi perusahaan. Selain itu penting pula diketahui apakah
perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan diciptakan sendiri secara intern,
ataukah diperoleh dengan jalan membelinya dari pihak lain atau vendor tertentu
yang bonafide yang produknya orsinil atau bukan produk bajakan.
Audit Pekerja Otak (Brainware)
Audit manajemen pengolahan data dibidang ini bertujuan untuk
mengungkapkan fakta tentang kebijaksanaan dan praktik perusahaan tentang
perlakuannya kepada pekerja otak tersebut, banyak jenis teknik audit yang dapat
digunakan untuk mengungkapkan fakta-fakta tersebut seperti wawancara,
kuisioner, penelitian dokumen perusahaan dan sebagainya. Dengan asumsi bahwa
penyelenggaraan audit adalah tenaga professional yang mengusai dibidangnya,
mereka akan dapat menentukan teknik audit apa yang paling tepat digunakan,
yang jelas ialah bahwa temuannya disampaikan kepada manajemen puncak,
kepada manajer sumber daya manusia, dan kepada para pekerja otak yang
bersangkutan, baik untuk perbaikan apabila diperlukan maupun demi peningkatan
kinerja para pekerja otak tersebut dimasa yang akan datang.
STIA Maulana Yusuf Banten 28
DAFTAR PUSTAKA
Siagian, Sondang P., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara,
2009.
top related