Transcript
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
1/23
ORGANIZATOR EVENIMENTE
CORPORATE
curs online
1
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
2/23
TEMA 3: Rolul agentiilor deorganizare evenimente
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
3/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Cuprins curs:
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
4/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Definitie:
Agentiile de organizare evenimente Sunt firme cu profil local,
specializate, care dispun de expertiza şi resursele necesare
pentru a concepe şi derula organizarea de evenimente, alte
asemenea activităţi, excursii, transport şi suportul logistic
necesar.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
5/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Tipuri de actiuni organizate:
- Conferinte\ seminarii\ workshop-uri- Evenimente artistice sau servicii pentru acestea
- Evenimente de formare profesionala
- Manifestări deosebite ca şi componente ale unui eveniment mare- Excursii si teambuilding-uri participanţi
- Personal la dispoziţie în cadrul centrelor de conferinţe sau hotelurilor
- Agrement
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
6/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Serviciile acestora sunt solicitate şi plătite de organizatorii evenimentului.
Agentiile colaborează cu companiile aeriene, hoteluri şi staţiuni, centre de
conferinţe sau alte firme care sunt implicate în organizarea acţiunilor specificedomeniului.
În limbajul curent, serviciile oferite de acestea sunt considerate unitar sub
.
şi activităţile oferite de o agentie de organizare evenimente unui grup de clienţi pe
o perioada limitata de timp si cunoscuta inca de la inceput.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
7/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Principalele servicii oferite
Agentiile de organizare evenimente sunt angajate de organizatoriievenimentului pentru a sugera combinaţia potrivită de resurse existente care să se
potrivească cel mai bine şi care să satisfacă scopurile acelui eveniment. În etapa
, ,
efectiv aceste servicii.
- Selecţia hotelurilor sau a locatiei de desfasurare
- Selecţia spaţiilor pt. organizarea evenimentului
- Alcătuirea unor itinerarii turistice interesante incluse in programul
evenimentului
- Conceperea unor acţiuni speciale
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
8/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Principalele servicii oferite
- Producţia evenimentului
- ExcServicii de suport pentru organizarea evenimentului- Planificarea şi prestarea serviciilor de transport
- Cine la restaurant
-
- Moderatori
- Servicii pt persoane VIP
- Incentive travel
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
9/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
De cele mai multe ori, aceste firme se ocupă cu organizarea unor petreceri
care facilitează intercomunicarea participanţilor, pentru a marca momente
deosebite sau pentru a introduce idei sau produse noi.Un element cheie al implicării agentiilor constă în asigurarea transportului.
Serviciile de întâmpinare la aeroport „meet and greet”, transferurile la hotel,
.
Transportul rapid între hoteluri şă centrele de conferinţe, cu ocazia dineurilor
organizate sunt, de asemenea, importante.
Aceste activităţi îndeplinesc criterii de respectare a unui orar stabilit şi
comunicat participanţilor, oferirea tuturor informaţiilor suplimentare solicitate,
expertiză şi precizie.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
10/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Pe lângă excursiile opţionale, sunt asigurate turnee de golf şi tenis, pescuit,
călărie, activităţi de team-building, iar lista poate continua şi este practic f ără
sfârşit.Ofertele iniţiale formulate de agentiile de evenimente cuprind mai multe
variante , cu detalii complete privind costul şi programul acţiunii respective, iar
,
participanţilor, a caracteristicilor lor demografice şi a aşteptărilor acestora.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
11/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
Spre deosebire de un hotel, centru de conferinţă, restaurant, etc, o firmăorganizatoare de evenimente nu presupune existenţa unui capital iniţial însemnat în
scopul demarării şi derulării activităţii. Sediul este ales, de regulă, în apropierea
.
faţă de aeroporturi este, de asemenea, o locaţie favorabilă, întrucât în numeroase
situaţii, agentia de organizare evenimente se ocupă de întâmpinarea participanţilor
sosiţi din diverse zone geografice.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
12/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Organigrama agentiei de organizare evenimente
Director general
Director vânzări Director operaţiunispeciale administrativ
Manager vânzări
Coordonator vânzări
Manager operaţiuniManager recrutare
salariaţiManager transport
Coordonator
evenimente speciale
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
13/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Management şi Administraţie
• Manager general
• Şef contabil
• Asitent manager general
• Asistent manager administrativ
• Asistent cercetare
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
14/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Vânzări şi marketing
• Director vânzări
• Director evenimente speciale
• Manager vânzări
• Coordonator vânzări
• Realizator oferte
• Analist cercetare
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
15/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Operaţiuni şi producţie
• Director operaţiuni
• Manager operaţiuni
• Manager producţie
• Manager transport
Manager recrutare salariaţi
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
16/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Personal de teren
• Personal de întâmpinare „meet and greet”
• Manager transport
• Supervizor eveniment
• Supervizor de teren
• Manager echipamente
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
17/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
ATENTIE!In general personalul de teren al unei agentii de evenimente colaboreaza si cu
alte agentii de profil.
În ceea ce priveşte serviciile de transport asigurate, de regulă acestea nu au în
proprietate mijloace de transport. La fel şi în cazul elementelor de decor, echipamentelor
sonore, etc. Pentru evenimente la a căror organizare participă, aceste elemente sunt închiriate
sau achiziţionate special şi asigură managementul acestor produse şi servicii în contextul
unor evenimente de anvergură.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
18/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Structura agentiei de organizare evenimente
ATENTIE!
O caracteristică uneori îndoielnică a acestor firme este imparţialitatea în recomandarea
şi selectarea ofertanţilor locali. Plannerii de evenimente depind de agentiile de organizare
evenimente în vederea selectării celor mai potriviţi ofertanţi locali, care să se potrivească
programului şi bugetului stabilit. Atunci când agentiile se disociază dpdv financiar deofertanţii locali, atunci creşte încrederea în imparţialitatea lor. Clienţii ar trebui să fie
convinşi de faptul că agentia este interesată doar de managementul serviciilor şi operaţiunilor
pt care a fost angajată, neavând niciun fel de „aranjament financiar” cu ofertanţii locali.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
19/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
• Produse. Produsele sunt prezentate sub forma unui portofoliu de servicii. Avem
în vedere serviciile logistice, între care serviciile de transport sunt cele mai
importante. La acestea se adaugă selecţia angajaţilor utilizaţi, în special a
,
cum ar fi: petreceri tematice, excursii în funcţie de profilul participanţilor,
activităţi de team-building creative. Unele fac parte din oferta standard, altele
sunt special concepute pt. eveniment. Succesul agentiei depinde intr-o măsură
însemnată, de caracteristica sa creativă şi inovatoare. În egală măsură, tendinţade a copia ofertele concurenţilor este privită cu neincredere.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
20/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
• Reputa ţ ie. Caracteristica cheie a firmei constă în existenţa unui arsenal numeros
de clienţi mulţumiţi de serviciile oferite. Întrucât principalul produs oferit este
asistarea plannerului, satisfacţia clientului este cel mai potrivit indicator de
.
măsura în care ultimul eveniment organizat a fost o reuşită. O importanţă egală
are şi reputaţia acesteia în rândul oferatanţilor locali – este criticată existenţa
unor relaţii de colaborare favorabile cu ofertanţii cheie la destinaţie.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
21/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
• Experien ţă. Probabil cel mai valoros avantaj al agentiei este experienţa sa în
domeniul organizării de evenimente corporate. Ţinând cont de numeroasele
provocări care apar în activitatea curentă, experienţa este profesorul cel mai
. -
învăţat din greşelile f ăcute, rata de reuşită creşte. Ţinând cont de faptul că
demararea unei asemenea afaceri nu necesită efort investiţional, experienţa este
cea care face distincţia între noii veniţi şi profesioniştii.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
22/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
• Rela ţ ii. Vorbim de relaţiile cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile
din zonă, reprezentanţii autorităţii locale, jurişti locali, etc. În plus, agentia
trebuie şi să ştie cum şi când sa-şi folosească aceste relaţii.
. ,
numeroase, iar pentru a le face faţă, agentia trebuie să dispună de resursele financiare
necesare, astfel încât remedierile să fie rapide şi f ără incidente.
8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3
23/23
3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia
Resursele DMC
Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:
• Furnizori. Agentia are ca principal produs pe care îl vinde expertiza locală. În
rest, toate celelalte produse şi servicii pe care le oferă clientului le procură de la
alţi furnizori. Se doreşte ca agentia să dispună de un portofoliu valoros de firme
, ,
ofertant de aranjamente florale, de servicii şi instrumente de sonorizare, cei mai
potriviţi animatori, etc.
top related