Memahami Fungsi PPIC
Post on 25-Oct-2015
78 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )
Pendahuluan
Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production
Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga
memiliki peranan dalam manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan
baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang
dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan
gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay
Chain product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan
dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan
baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan
biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga
barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk
itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.
Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi Planning dan
Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk kondisi seperti ini, PPIC
bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material,
akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).
Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw
material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke
Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali Head Ware House
setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.
Production Planning Control
Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu
memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple
bukan ?
Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing,
dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP),
Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan
keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan
memiliki gaya manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara
umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan
strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan,
customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item
product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi
model system planning diperusahaan tersebut.
Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat
menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah
satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat menarik.
Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi
produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal
kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan
Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi
product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan
membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi menaikkan cost.
Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan
customer. Bermain di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-
aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan
persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order (MTO),
memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order
seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini
kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing secara
keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas yang
rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih
sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem
produksi, apakah harus dilakukan secara manual atau menggunakan soft ware dalam
mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya
pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini menyebabkan sering adanya
konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan hubungan PPIC dengan bagian
produksi ibarat “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan, dengan pertimbangan
tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara
PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin
oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini
memerlukan sosok Operasional Manager dengan leadership & knowledge yang sangat kuat, jika
tidak akan terjadi over lapping Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling
bahaya yaitu konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya
schedulle delivery dan konsumsi material yang relatif tinggi.
PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi
secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat
pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya
menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif
atau istilah saya "Rule Maker".
Design Planning dan Inventory Control
Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya
sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal.
Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen
inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house
secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas
pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan
ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll, pastinya
akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms.
Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah
“tidak mungkin”. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada
operator untuk melakukan rangkaian update.
SAP for Manufacture
Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :
Registrasi New Item dan Material Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting
material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua jenis material, pertama Raw
material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua
yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final
product, seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.
Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat
terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka
dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk
mempercepat waktu iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan
tingkat human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah
di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap
dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement
Planning/MRP )
Logic Regristasi item
Pengelolaan Inventory atau barang persediaan Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP),
dan 3) Final Product.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu diperhatikan untuk
pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer , 2) M&SM berdasarkan order
customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock
M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan
kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan
adanya emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material
(BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order ( master production
schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya
berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus,
akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½
jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos
pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi
B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek
yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut
WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini.
Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian
WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena posisinya
sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa
dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima
informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.
Logic Inventory
Planning dan Monitoring Proses Produksi Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia
luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi
yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama
dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo
penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau
berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan
berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah
industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya. Misal
Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep
dari “customer satisfaction” . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat
kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem
Informasi dalam proses planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa
berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season.
Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan
menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS).
Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 –
6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk
mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem
informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa….
Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer,
langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam Master Planning
Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara
automatis. Bagaimana melakukannya ?
Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler
pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan
dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan
proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :
1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang
melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk
jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya dalam artikel di link ini :
http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-lead-
time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam
line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
4. Informasi (data base )stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material
yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak
mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base
yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1)
purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini
sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status
seluruh component material lokasinya sudah di factory.
Logic Arrange Order
Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )
Alokasi & Monitoring Order Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan
pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan
data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing.
Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent)
memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian
grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total
alur proses realisasi produk.
Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses
mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki
periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line
benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini
bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya
database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock dalam batas
optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan diseluruh
tahapan.
Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja
pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki raw
material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :
1) PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas
yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah
terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju
berapapun jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line
memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah
mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line,
PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih
dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu
berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.
2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal,
harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan
penyelesaian.
3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan
mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh
bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi personel di
lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait :
1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5)
Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait
dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No.
Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep yang saya
sampaikan ini biasa disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya
informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat
penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari
customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet/Kartu kanban
terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan
masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya,
Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi
melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar
manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.
Kartu Kanban
5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di satu
station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi,
PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian
terkait untuk mendapatkan solusinya.
6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction,
progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik yang akurat
untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian
Operation, dan Management.
Logic Alokasi Order
Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)
Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat unik.JIka
melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous Improvement
(CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di
perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah,
orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat perputarannya relatif
tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.
Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika
orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda.
Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang
berkaitan dengan Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang
saya sebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat
tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini merupakan basic
knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya asumsikan anda tidak memiliki
masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru
lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan
lain biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat
kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang industri yang
berbeda.
Berikut 3 Tips dasar bagi PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri
manufacture :
1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak
hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam
menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan
prosedure menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.
2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan
hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda
sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan skill & knowledge Supervisor dan Manager Produksi
bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .
3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk
itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada
target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.
top related