7/22/2019 PPIC vs Purchasing
1/21
http://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlPPIC
Bab I. MEMAHAMI SISTEM KERJA DARI DEPARTEMEN PPIC.
I.1 Pengertian Departemen PPIC
Dari pengertian PPIC ( Production Planning and Iventory Control ) adalah
merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Jika kita
ambil pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja,
dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Karena jika kita ingin
merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang
akan di produksi yang mana Dept. PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan
informasi Dept. R&D berupa FORMULASI PRODUCT dan dari sini Dept. PPIC
dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan
berapa banyak yang akan di produksi. Dan dari kata Iventory Control-pun
pengertiannya bukan hanya sekedar mengkontrol bahan baku saja tetapi
bagaimana Dept. PPIC dapat me-minimal-kan persediaan bahan baku yang berada
di Dept. WAREHOUSE sehinggan penempatan di gudang menjadi lebih efektif
dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.
http://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlhttp://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlhttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eYzAPL3PI/AAAAAAAAADI/vFdMxOhnGHw/s1600/STRUKTUR+ORGANISASI+PPIC.jpghttp://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.html7/22/2019 PPIC vs Purchasing
2/21
I.2 Konsep Dasar Pekerjaan PPIC
Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan
efisien adalah :
1. Mengetahui Kapasitas Produksi.
2. Mengetahui Forecast Penjualan.
3. Mengetahui Customer Order.
4. Mengetahui Formula Produk.
5. Mengetahui Proses Produksi.
6. Mengetahui Kualitas Produk.
7. Mengetahui Kapasitas Gudang.
8. Mengetahui Leadtime Pembelian.
9. Mengetahui Quantity Minimum Order.
10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
3/21
1. Kapasitas Produksi.
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam
membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini
maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk
suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dariDepartemen Produksi.
2. Forecast Penjualan.
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu
bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat
memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast
Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.
3. Customer Order.
http://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eW3jsCqWI/AAAAAAAAADA/G-llN2bwDy8/s1600/FLOW+MATERIAL.jpghttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eWrUaujnI/AAAAAAAAAC4/ObFLdVV9vHw/s1600/FLOW+MATERIAL+0.jpghttp://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eW3jsCqWI/AAAAAAAAADA/G-llN2bwDy8/s1600/FLOW+MATERIAL.jpghttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eWrUaujnI/AAAAAAAAAC4/ObFLdVV9vHw/s1600/FLOW+MATERIAL+0.jpg7/22/2019 PPIC vs Purchasing
4/21
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang
ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan
khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan
rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah
di tentukan.
4. Formula Produk
Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap
suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu
terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan
uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat
memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan
Customer.
5. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh
karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses
produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat
dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini
dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja
kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.
6. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan
standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini
menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu
produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS
QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka
PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang
diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita
keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan
Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita
dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan
penting ini.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
5/21
7. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini
dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini
Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di
gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang
agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat
menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini
teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.
8. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing
mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan
dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan
adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan
baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock
barang yang diinginkan.
9. Quantity Minimum Order
Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang
mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para
supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian.
Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum
Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan
memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta
kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.
10. Bahan Baku Alternatif
Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan
ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif
bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh
supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa
informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??..
karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi
sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
6/21
alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka
dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli
barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.
11. Kapasitas Ekspedisi
Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini
digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim
sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime
pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah
ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan
pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order
yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.
12. Leadtime Pengiriman
Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan
Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan
customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan
kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para
customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan
seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.
13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods
Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah
perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk
kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan
disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun
akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan
Finish Goods maka akan tersedia selalu.
Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production
schedule ) :
1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau
Managemen.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
7/21
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan
leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu
produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang
dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah
dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP Material Reques
Planning )
6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga
perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat
detentukan.
http://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-
production.html
Tuesday, April 10, 2012
http://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_jc2_M4EhI/AAAAAAAAADg/bQwx-F58QJk/s1600/Production+Schedule.jpghttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.html7/22/2019 PPIC vs Purchasing
8/21
Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )
Pendahuluan
Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC (
Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi
production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa
persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses
produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory
disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product.
Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan
dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan,
gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan
penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap
tahun umumnya mencapai sekitar 20 40% dari harga barang (Indrajit, R,E.,
Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu
diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan
optimum.
Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi
Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk
kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety
Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem
invormasi ).
Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan
pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan
pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi,
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
9/21
Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor atau
Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.
Production Planning Control
Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan (
Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada
waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?
Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing,
Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw
material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk
bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga
termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya
manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara
umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu
menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk
menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model
produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan
dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system
planning diperusahaan tersebut.
Design Planning dan Inventory Control
Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu
besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning
tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja,
tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link
dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih
dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi.
Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang
(reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll,
pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
10/21
Registrasi New Item dan Material
Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan
supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua
jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan
dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu
material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti
plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.
Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan
agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah
input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input
menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses scanning
menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan
berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus
diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per
unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )
Logic Regristasi item
Pengelolaan Inventory atau barang persediaan
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
11/21
Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In
Process (WIP), dan 3) Final Product.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu
diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer
, 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya
pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan
beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses (
fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya
emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of
material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order (
master production schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke
station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses
memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa
divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang jadi terkadang tidak bisa
sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan
yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di
divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer,
mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi
kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh
dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan
penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan
selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan,
karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik,
pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus
secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product
siap dikirim ke customer.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
12/21
Logic Inventory
Planning dan Monitoring Proses Produksi
Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate,
antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC
harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke
Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan
sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya
lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
13/21
berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian kapan
selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado
lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi
material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi
material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer
satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam dapur anda, tapi
bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa
kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan
PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order
ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer
saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS).
Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan
Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih
bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 6 bulan. Data-data di MPS
sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk
mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan
material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi
sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho
koq bisa. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral.
Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan real time
langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik
saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana
melakukannya ?
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
14/21
Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan
pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah
informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan
logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada
beberapa parameter yang harus terpenuhi :
1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan
item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki
jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya
dalam artikel di link ini :
http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-
lead-time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi
sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh
sistem.
2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
4. Informasi (data base )stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan
suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika
dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM),
memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi
aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order
(pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini
sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status
seluruh component material lokasinya sudah di factory.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
15/21
Logic Arrange Order
Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )
Alokasi & Monitoring Order
Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem
menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
16/21
material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat
kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari
beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kode-kode
Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/
Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami
total alur proses realisasi produk.
Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-
tahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order,
alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu
sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang
kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap
perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya
database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock
dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan
barang persediaan diseluruh tahapan.
Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work
order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-
alokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu
diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :
1) PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order
dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi
yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan
yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama
tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah
melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur
? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan
sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu
mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
17/21
berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan
personel.
2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika
karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi
percepatan dan perlambatan penyelesaian.
3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan
keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar
bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work
order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus
memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2)
Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal
mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain
terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi
Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu
telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan
KANBAN dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas,
penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat
penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika
order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction
Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity
400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi
sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti
pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi
dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar
manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.
5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work
station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station
didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
18/21
untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan
solusinya.
6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja /
Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga
menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall
management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
19/21
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
20/21
Logic Alokasi Order
Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)
JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic,
Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledgeyang
bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda.
Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam
spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi
bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.
7/22/2019 PPIC vs Purchasing
21/21
Berbeda kondisinya dengan PPIC (dan R&D), basic knowledge tidak banyak
membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan
model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari
awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic,
Marketing, bahkan Finance.