Manajemen Stratejik_perencanaan Peningkatan Kinerja
Post on 13-Dec-2015
62 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
MANAJEMEN STRATEGI DALAM RENCANA KERJA PENINGKATAN
KINERJA PERSIAPAN O&P JARINGAN IRIGASI
Theresia Sri Sidharti
1
PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA ( PPK )
a. Pengertian PPK adalah suatu teknik manajemen untuk peningkatan kinerja yg mengutamakan daya analisis atas kekuatan2 pendorong dan penghambat kinerja guna menentukan strategi sera langkah2 kegiatan terkoordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi
b. Kegunaan Bagi pemimpin :1) Mempertajam daya analisis2) Mengetahui seluruh proses perencanaan.3) Meningkatkan daya guna dan hasil guna.4) Mengetahui situasi dan kondisi prestasi kerja staf5) Mengembangkan ide2 strategis dan kegiatan terprogram6) Sebagai alat pengendali dan alat ukur pencapaian tujuan
jangka pendek
2
c. Kegunaan bagi staf dan mitra kerja :1) Sebagai pedoman dan ukuran prestasi kerja2) Pedoman pelaksanaan terkoordinasi ( intern maupun eskteren )3) Mengetahui tugas dan tanggung jawab4) Meningkatkan kesadaran staf terhadap tugas dan kewajibannya.5) Meningkatkan daya guna dan hasil gunad. Persyaratan pokok penyususnan PPK:1) Adanya kejelasan tugas pokok dan fungsi2) Adanya kejelasan tentang yang harus dikerjakan , besar atau luas
pekerjaan, waktu dan cara pengerjaan serta hasilnya.3) Adanya tutjuan yang harus dicapai 4) Adanya indikato kinerja.5) Adanya kesadaran tentang pentingnya komunikasi6) Tersedianya data dan informasi
PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA ( PPK )
3
TAHAP IMENENTUKAN TUJUAN ORGANISASI & UKURAN KINERJA• Menyususn tujuan jangka pendek berdasarkan tugas pokok dan fungsi
dengan mengacu tujuan jangka panjang serta menentukan indikator kinerja
Tulis tupoksi unit organisasi
Rumuskan tujuan jangka panjang
Rumuskan tujuan jangka pendek ( Tukadek ) prioritas
dan indikatot kinerja
Rumuskan tingkat kinerja sekarang dan yg diinginkan
4
TABEL.1PRIORITAS TUKADEK, INDIKATOR DAN PEROLEHAN INFORMASI
TUKADEK INDIKATOR KINERJA
Satuan Ukuran
Perolehan Informasi
Diperoleh Dicari
Meningkatnya Kinerja Persiapan O&P Jaringan Irigasi
1. Kelengkapan sarana & prasarana irigasi siap untuk dioperasikan secara mantap
2. Jumlah Juru yang melaksanakan pengoperasian sesuai dengan petunjuk(manual)
3. Tersedianya sarana komunikasi yang lengkap
4. Ketepatan waktu pengiriman laporan
%
%
%
Hr
Asisten OP
Asisten OP
Asisten OP
Asisten OP
-
-
-
-
5
TABEL.1TUKADEK, INDIKATOR KINERJA SEKARANG DAN KINERJA YANG DIINGINKAN
TUKADEK INDIKATOR KINERJA Satuan Ukuran
Tingkat Kinerja
Sekarang
Tingkat Kinerja Yang Diinginkan
TWI
TWII
TWIII
TWIV
Meningkatnya Persiapan O&P Jaringan Irigasi
1. Kelengkapan sarana & prasarana irigasi siap untuk dioperasikan secara mantap
2. Jumlah Juru yang melaksanakan pengoperasian sesuai dengan petunjuk(manual)
3. Tersedianya sarana komunikasi yang lengkap
4. Ketepatan waktu pengiriman laporan
%
%
%
Hr
75
30
60
30
75
30
60
30
75
50
70
25
75
70
80
20
85
80
80
15
6
TAHAP IIIDENTIFIKASI DAN ANALISIS KEKUATAN
PENGHAMBAT DAN PENDORONG
Identifikasi kekuatan penghambat utama
Tentukan dampak relatif dan mudahnya memecahkan masalah
Identifikasi kekuatan pendorong utama
Tentukan dampak relatif dan tingkat kendali kekuatan pendorong yg dibawah
pengawasan atau kontrol organisasi
Analisis tingkat kekuatan relatif pendorong dan penghambat
Gambarkan medan kekeuatan
Identifikasi keterkaitan antar kekuatan
Pilih kekuatan kunci
7
• Identifikasi masalah kinerja sebagai kekuatan penghambat dan pendorong dengan mempertimbangkan dampak tujuan jangka pendek dan kontrol manajer terhadap kekuatan pendorong sehngga dapat diketahui kekuatan relatif sebagi ekuatan kunci
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS KEKUATAN PENGHAMBAT DAN PENDORONG
S W
O T
Pwngaruh internal
Pengaruh eksternal
Kekuatan penghambat
Kekuatan pendorong
8
Kekuatan penghambat memberi nilai atau bobot terhadap :1) Besarnya dampak kekeuatan penghambat terhadap pencapaian tujuan jangka pendek2) Tingkat kemudahan dalam memecahkan kekuatan penghambatUntuk penilaian terhadap hambatan dipergunakan skala 1 s/d 5 • Angka 5 menyatakan dampak sangat kuat menhambat• Angka 4 menyatakan damapk kuat menghambat• Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat menhambat• Angka 2 menyatakan damapak kurang menghambat• Angka 1 menyatakan damapak sangat kurang menghambatUntuk penilaian tingkat kemudahan dalam memecahkan kekuatan penghambat digunakan
skala 1 /d 5 :• Angka 5 menyatakan hambagtan sangat mudah dipecahkan• Angka 4 menyatakan hambagtan mudah dipecahkan• Angka 3 menyatakan hambagtan cukup mudah dipecahkan• Angka 2 menyatakan hambagtan sukar dipecahkan• Angka 1 menyatakan hambagtan sangat sukar dipecahkan
MENENTUKAN DAMPAK RELATIF DAN MUDAHNYA MEMECAHKAN KEKUATAN PENGHAMBAT
9
TABEL IIIKEKUATAN PENGHAMBAT, DAMPAK RELATIF DAN MUDAHNYA MEMECAHKAN
No Variable/sub variableDampak
Terhadap Tukadek
Mudahnya Pemecahan
1
2
34
5
6
Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairanKurang sesuainya metode pelatihan yang adaBelum optimalnya penggunaan sarana pengelolaan dan pengiriman data karena belum siapnya operator.Adanya batasan maksimum pembiayaan untuk pekerjaan rehabilitasiTidak tersedianya dana untuk kendaraan operasional para Juru
5
4
43
5
3
3
2
43
3
3
10
IDENTIFIKASI KEKUATAN PENDORONG UTAMASelain kekuatan yg menghambat dan merintangi peningkatan kinerja, organisasi juga memiliki kekuatan yg dapat mendorong dan membantu dalam pencapaian yujuan jangka pendek.Untuk penilaian tergadap kekuatan pendorong dapat digunakan skala 1 s/d 5. •Angka 5 menyatakan dampak sangat kuat mendorong•Angka 4 menyatakan damapk kuat mendorong•Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat mendorong•Angka 2 menyatakan damapak kurang mendorong•Angka 1 menyatakan damapak sangat kurang mendorong Sedangkan penilaian tingkat kendali digunakan skala 1/s/d r5•Angka 5 menyatakan seluruhnya dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 4 menyatakan sebagian besar dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 3 menyatakan sebagian dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 2 menyatakan sebagian kecil dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 1 menyatakan sangat kecil dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi
11
No Kekuatan Pendorong Dampak Relatif
Tingkat Kendali
Unit Luar Yang
Berpengaruh
1
2
3
4
5
6
Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baikAdanya keinginan para petugas OP untuk meningkatkan kinerjaAdanya bantuan teknis dari konsultan WISMP yang ditunjuk Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi di setiap UPT dan dinas Kab/Kota yang cukup memadaiAdanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemerintah Provinsi untuk mempertahankan swasembada pangan
5
5
4
4
4
4
3
5
4
3
4
2
Ditjen Air
Korwil & Cabang Dinas
Dinas PU PengairanPemda Tk.I
TABEL. 4KEKUATAN PENDORONG, DAMPAK RELATIF DAN TINGKAT KENDALI ANDA
12
ANALISIS TINGKAT KEKUATAN RELATIF PENDORONG DAN PENGHAMBAT
Dalam menetapkan tingkay kekuatan relatif penilaiannya didasarkan atas profesional jugtment, logika, sistematik berpikir serta pengalaman.Skala nilai untuk penetuan kekuatan relatif :•Angka 5 mewakili kekuatan relatif sangat kuat.•Angka 4 mewakili kekuatan relatif kuat.•Angka 3 mewakili kekuatan relatif cukup kuat.•Angka 2 mewakili kekuatan relatif lemah•Angka 1 mewakili kekuatan relatif sangat lemah.
13
TABEL.5TINGKAT KEKUATAN RELATIF PENDORONG DAN PENGHAMBAT
No KEKUATAN PENDORONGTINGKAT
KEKUATAN RELATIF
No KEKUATAN PENGHAMBATTINGKAT
KEKUATAN RELATIF
D1
D2
D3
D4
D5
D6
Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baikAdanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanyaAdanya bantuan teknis dari konsultan JIMWP yg ditunjuk oleh Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi disetiap korwil dan Cabang Dinas yg cukup memadaiAdanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemda Tk.I untuk tetap mempertahankan swasembada pangan
4
5
4
4
4
4
H1
H2
H3
H4
H5
H6
Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan
Kurang sesuainya metode pelatihan yang ada
Belum optimalnya penggunaan sarana pengolahan dan pengiriman data
Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikanKurang memadainya kendaraan operasional para juru
4
4
4
3
5
3
14
DIAGRAM MEDAN KEKUATAN
15
ANALISIS KETERKAITAN ANTAR KEKUATAN
Antara kekuatan pendorong dan penghambat kemungkinan mempunyai keterkaitan satu sama lain sehingga perlu diidentifikasi seberapa besar keterkaitan dari masing2 kekuatan tsb untuk dipertimbangkan sebagai salah satu kriteria dalam menetukan salah satu kunci.•Untuk menunjukan besarnya nilai keterkaitan digunakan skala pembobotan sbb:•Angka 5 menyatakan besar sekali keterkaitannya•Angka 3 menyatakan besar keterkaitannya•Angka 1 menyatakan kecil keterkaitannya •Angka 0 menyatakan tidak ada keterkaitan sama sekali
16
Keterkaitan antar Kekuatan digambarkan dalam Gambar 3.
17
PENETUAN KEKUATAN KUNCI
Setelah mendapatkan gambaran2 tsb perlu dilakukan penentuan kekuatan pendorong dan penghambat yg merupakan kekuatan kunci.Kekuatan kunci ditentukan dengan :•Ditentukan oleh tingkat kekuatan relatif yg lebih besar•Bila tingkat kekuatan relatif sama maka dipilih yg keterkaitannya lebih besar•Apabila keterkaitan sama, maka dipilih mudahnya pemecahan atau tingkat kendali yg lebih besar.•Apabila mudahnya pemecahan atau tingkat kendali juga sama maka dipilh dampak yg lebih besar.•Apabila masih sama, diserahlan pada tim untuk memilih menurut petimbangan.
18
No Kekuatan Pendorong Dampak Pemeca-
han KendaliTingkat
Kekuatan Relatif
Keterkaitan
Hasil Diskusi menentukan
Prioritas kekuatan kunci
D1
D2
D3
D4
Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baikAdanya keinginan para petugas OP untuk meningkatkan kinerjaAdanya bantuan teknis dari konsultan JIWMP yang ditunjuk Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi di setiap korwil dan cabang dinas yang cukup memadai
5
5
5
4
-
-
-
-
3
5
4
3
4
5
4
4
37
45
35
19
II
I
III
VI
PROSES PEMILIHAN KEKUATAN KUNCI
19
No Kekuatan Pendorong Dampak Pemeca-
han KendaliTingkat
Kekuatan Relatif
Keterkaitan
Hasil Diskusi menentukan
Prioritas kekuatan kunci
D5
D6
Adanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemerintah Daerah Tk.I untuk mempertahankan swasembada pangan
4
4
-
-
4
3
4
4
33
29
IV
V
PROSES PEMILIHAN KEKUATAN KUNCI
20
No Kekuatan Pendorong
Dampak Pemeca-han
Kendali Tingkat Kekuatan
Relatif
Keterkaitan Hasil Diskusi menentukan
Prioritas kekuatan kunci
H1
H2
H3
H4
Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan
Kurang sesuainya metode pelatihan yang ada
Belum optimalnya penggunaan sarana pengolahan dan pengiriman data
4
4
4
3
3
3
4
2
-
-
-
-
4
4
4
3
29
27
31
23
II
III
I
V
PROSES PEMILIHAN KEKUATAN KUNCI
21
No Kekuatan Pendorong
Dampak Pemeca-han
Kendali Tingkat Kekuatan
Relatif
Keterkaitan Hasil Diskusi menentukan
Prioritas kekuatan kunci
H5
H6
Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikanKurang memadainya kendaraan operasional para juru
5
3
3
3
-
-
4
3
23
21
IV
VI
PROSES PEMILIHAN KEKUATAN KUNCI
22
TABEL.7KEKUATAN KUNCI
No KODE KEKUATAN PENDORONG KUNCI No KODE KEKUATAN PENGHAMBAT KUNCI
1
2
3
D2
D1
D3
Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanyaAdanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baikAdanya bantuan teknis dari konsultan JIMWP yg ditunjuk oleh Ditjen Air
1
2
3
4
H3
H1
H2
H5
Kurang sesuainya metode pelatihan yang ada
Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan
Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikan
23
TAHAP IIISTRATEGI DAN RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
Ciptakan ide strateg melaluhi kegiatan sumbang saran
Kembangkan rencana kegiatan yg terkoordinasi
Pada tahap ini perlu ditetapkan strategi yg paling baik untuk memeperkecil atau mengurangi kekuatan penghambat kunci, serta harus dapat memeprkuat atau memperbesar kekuatan pendorong kunci
24
KEKUATAN PENDORONG DAN PENGHAMBAT KUNCI
No KODE KEKUATAN PENDORONG & PENGHAMBAT KUNCI STRATEGI
1
2
3
4
5
6
7
D2
D1
D3
H3
H1
H2
H5
Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanya
Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baik
Adanya bantuan teknis dari konsultan WISMP yg ditunjuk oleh Ditjen Air
Kurang sesuainya metode pelatihan yang adaMasih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan Irigasi
Rendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan
Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikan
Manfaatkan untuk meningkatkan mutu dan frekuensi pembinaan
Tingkatkan sarana dan prasarana irigasi untuk mendukung pelayanan yang mantapManfaatkan tenaga konsultan untuk membantu dlm rangka persiapan OP
Sempurnakan metode pelatihan OP dng sistem on job training pd wil. KerjanyaTingkatkan pembinaan dan motivasi kerja
Tingkatkan kemampuan Juru melalui Diklat Teknik Fungsional dan pelatihan yang intensifGunakan dana yg tersedia seoptimal dan efisien mungkin
25
No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan
Penanggung Jawab
Jadwal Waktu
1
2
D2
D1
Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanya
Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baik
Manfaatkan untuk meningkatkan mutu dan frekuensi pembinaan
Tingkatkan sarana&prasarana irigasi untuk mendukung pelayanan yg mantap
-Melakukan evaluasi thd kegiatan th. lalu-Menyiapkan/menyempurnakan OP Manual-Melaksanakan pembinaan OP di lap.
-Mengadakan uji coba kesiapan Jaringan Irigasi yg telah selesai diperbaiki-Melengkapi /menyempurnakan kukurangan
Asisten OP.
Kastaf TeknikAsisten OP
Kastaf Teknik
Kastaf Teknik
2 minggu
21 mnggu
8 minggu
6 minggu
8 minggu
RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
26
No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan
Penanggung Jawab
Jadwal Waktu
3
4
D3
H3
Adanya bantuan Teknis dr konsultan WISMP yg ditunjuk Ditjen Air
Kurangn sesuainya metode pelatihan yang ada
Manfaatkan tenaga konsultan untuk membantu dlm rangka persiapan OP
Sempurnakan metode pelatihan OP dng sistem on job training ps wilayah kerjanya
-Menyediakan fasilitas yg diperlukan-Mengadakan evaluasi penggunaan komputer-MelaksanakanPelatihan operator komputer-Menyempurnakan sistem pengiriman-Menyempurnakan metode&modul pelatihan-Melakukan ujicoba metode&modul
Kastaf Teknik
Asisten OP
Asisten OP
Asisten OP
Asisten OP
Asisten OP
Pd saat konstruksi
2 bulan
1 bulan
4xsetahun
2 minggu
1 bulan
RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
27
No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan
Penanggung Jawab
Jadwal Waktu
5
6
H1
H2
Rendahnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan Irigasi
Rendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan
Tingkatkan pembinaan dan motivasi kerja
Tingkatkan kemampuan Juru melalui Diklat Teknik Fungsional dan pembinaan yg intensif
-Membakukan metode modul pelatihan-Memberikan pengarahan bersama Kasubdin OP-Mengadakan studi banding ke propinsi Jateng-Memberikan penghargaan kpd yg berprestasi-Menyusun program pelatihan Juru-Melaksanakan pelatihan
Asisten OP
Kastaf Teknik
Kastaf Teknik
Kastaf TeknikKasubdin OP
Kastaf TeknikKasubdin OP
2 minggu
2 minggu
2 minggu
Tgl 3 Des
2 minggu
5 bulan
RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
28
No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan
Penanggung Jawab
Jadwal Waktu
5 H5 Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan rehabilitasi
Gunakan dana yg tersedia seoptimal dan efisien mungkin
-Melakukan koordinasi bersama Ksubdin OP dlm penyusunan program pengiriman Juru untuk mengikuti Diklat Teknik Fungsional-Melaksanakan pelatihan perencanaan teknis-Melaks.pembinaan dan pengawasan Pelaks.Desain
Ass. Perencanaan
Ass. Perencanaan
3 minggu
2 minggu
26 minggu
RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
29
No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan
Penanggung Jawab
Jadwal Waktu
-Mengendalikam kemungkinan perubahan desain di dlm pelaksanaan yg menjurus ke pemborosan biaya
Ass. Perencanaan
28 minggu
RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
30
TAHAP IVPENYUSUSNAN PROGRAM PELAKSANAAN
Dalam rangka melaksanakan program kegiatan yg terkoordinasi perlu disiapkan satu tim kerja sbg kelompok yg bertanggung jawab melaksanakan kegiatan dengan langkah sbb:
Tentukan Tim kerja dan rumuskan peran2nya
Perkirakan kesulitan2 dalam pelaksanaan dan pilih strategi menanggulanginya
Musyawarahkan hal2 utama dengan pihak terkait
Prioritaskan program kegiatan
Jadwalkan monitoring dan evaluasi
Susu jadwal kegiatan
Pelaksanaan
31
TABEL.10PERKIRAAN KESULITAN DAN STRATEGI MENANGGULANGI
No KESULITAN YANG DIPERKIRAKAN TERJADI STRATEGI MENANGGULANGI
1
2
3
Tidak sesuainya pelaksanaan fisik jaringan irigasi dengan desain yang ada, disebabkan adanya penyesuaian dengan kondisi lapangan
Tidak tersedianya dana dari APBN maupun Loan untuk menyempurnakan sistem peralatan pengiriman data(modem) yang ada
Bila tuntutan pekerjaan Rehabilitasi jauh diatas batasan maksimum penyediaan dana
Segera lakukan perubahan petunjuk (manual) OP sesuai dengan perubahan yang ada
Adakan koordinasi dengan Subdin. Bina Program DPU Pengairan Daerah untuk mengalokasikan anggaran tersebut pada proyek OP APBD
Adakan perhitungan analisa ekonomi untuk diajukan ke Direktorat Jenderal Pengairan untuk diteruskan ke Bank Dunia (sesuai dng ketentuan pada Loan Agreement) atau usahakan mendapatkan dana tambahan dari APBN/APBD
32
TABEL.11HAL-HAL YANG PERLU DIMUSYAWARAHKAN DENGAN PIHAK TERKAIT
No HAL YANG PERLU DIMUSYAWARAHKAN KESEPAKATAN / KERJASAMA DARI INSTANSI
1
2
3
Membahas langkah peningkatan ketepatan waktu batas laporan
Mengadakan penyempurnaan Modul dan Metode pelatihan OP bagi Juru
Melaksanakan penyempurnaan Modem Radio
•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Koordinator Wilayah Pengairan•Kepala Cabang Dinas PU Pengairan
•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Koordinator Wilayah Pengairan•Kepala Cabang Dinas PU Pengairan•Pimbagpro Tata Guna Air
•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Kepala SubDin Bina Program Pengairan•Kasi Intal pada Kanwil PU Jatim
33
34
top related