Information Management Compliance | DMS EXPO | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007
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Köln, 26.09.2007
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
1. Einführung
2. Information Management Compliance
3. Aktuelle Situation: wichtige Regularien und Gesetze
4. Corporate Governance
5. Information Management Compliance Policy
6. Compliance und Records Management
7. Zehn Compliance Merksätze
8. Ausblick
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Einführung
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Complianceund
Information Management Compliance
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Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt
gelten auch in der elektronischen Welt.
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Was verbirgt sich hinter dem Begriff
Compliance?
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Übereinstimmung mit und Erfüllung von gesetzlichen und
regulativen Vorgaben.
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007 Keine Sorge, er wird gleich wieder auf Return drücken und dann geht es weiter
…
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Unterschiedliche Auswirkungen
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3.
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Aktuelle Situationund
wichtige Regularien
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International
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Zum Beispiel: Basel II
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USA
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Zum Beispiel: Sarbanes Oxley Act
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Zum Beispiel: eDiscovery
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007 Tut uns leid, in diesem Vortrag gibt es keine Bilder, ist halt staubtrocken
…
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Europa
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Zum Beispiel: 8. Direktive
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Deutschland
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Zum Beispiel: EHUG und E-Mail-Management
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Zum Beispiel: GDPDU Aktuelle Urteile
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Zum Beispiel: Verfahrensdokumentation
nach GoBS
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007 Muss das so düster sein?
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Österreich
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Schweitz
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Schweitz
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Schweiz
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Branchenspezifische Regularien
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007Wie wärs denn mal mit ein paar Beispielen? Pharma, Automobile, Kernkraftwerke, öffentliche Verwaltung, Energieversorger, Militär, Chemie, usw.
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4.
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Corporate Governance
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Information Management Compliance
darf nicht isoliert betrachtet werden.
Compliance muss Bestandteil der Corporate Governance des
Unternehmens und ständiger Begleiter aller Prozesse werden.
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Corporate Governance Richtlinien
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Risiko Management
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5.
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Information Management
Compliance Policy
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1. Policy
Grundregeln und Verhaltensweisen
für den Umgang mit Prozessen und Informationen.
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2. Delegation:
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und
entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die
Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht.
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2. Dele ation:
Zuordnun von Verantwortlichkeiten und
entsprechende Ausbildun auf den nach eordneten Ebenen,
die allen Betroffenen die Bedeutun von Compliance-Re eln deutlich
macht.
g
gg
gg
g
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2. Dele ation:
Zuordnun von Verantwortlichkeiten und
entsprechende Ausbildun auf den nach eordneten Ebenen,
die allen Betroffenen die Bedeutun von Compliance-Re eln deutlich
macht.
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2. Delegation:
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und
entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die
Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht.
Daran waren wir aber nicht Schuld. Deine Doku
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3. Nachhaltung
Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden.
Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme
ebenso wie Audits.
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4. Sichere Systeme
Die IT-Systeme müssen den Anforderungen
mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit
genügen und die Nachvollziehbarkeit
unterstützen.
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Aspekte der Information Management Compliance
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Complianceund
Records Management
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Immer mehr Information entsteht elektronisch.
Der Ausdruck dieser Information auf Papier ist nur noch eine mögliche
Form der Repräsentation. Das elektronische Dokument wird
selbst zum Original.
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Die internationale Norm: ISO 15489
Records Management
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Der europäische Standard: MoReq
Model Requirements
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Übergreifende Ansätze
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Enterprise Change ManagementContent Management
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Enterprise Content Management
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Enterprise Content Management
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Enterprise Management
Change
!
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Information Lifecycle Management
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Elektronische Archivierung
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007… deutscher Prägung. In den USA ist das ja Records Management + Digital Preservation …
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Speicher & Speichersubsysteme
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Zehn Compliance-Merksätze
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1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen hat.
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2. Compliance-Anforderungen sind ein integraler Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie.
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3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet.
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4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden, um wirksam zu sein.
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5. Die Erfüllung von Compliance Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
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6. Die Erfüllung von Compliance- Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden
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7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme, sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen.
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8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive, sondern alle Systemkomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden.
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9. Die Erfüllung von Compliance- Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.
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10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern man muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind.
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8.
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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007 … noch etwas Geduld, der Vortrag ist gleich zu Ende!
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Lösungen für die Unterstützung von Compliance wie E-Mail-Management
und Records Management sind heute die wichtigsten Markttreiber
für den Einsatz von Enterprise Content Management.
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Compliance-Anforderungendurchdringen alle
Unternehmensbereiche.
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Ohne Information Management Compliance kann die
Informationsgesellschaft nicht funktionieren.
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Was Besseres liess sich aus diesem trocken Thema und der Textwüste nicht machen … die Doku!
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
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