1 DMS EXPO Information Management Compliance Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße.

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Information Management Compliance

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

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Information Management ComplianceDr. Ulrich Kampffmeyer

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Köln, 26.09.2007

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

1. Einführung

2. Information Management Compliance

3. Aktuelle Situation: wichtige Regularien und Gesetze

4. Corporate Governance

5. Information Management Compliance Policy

6. Compliance und Records Management

7. Zehn Compliance Merksätze

8. Ausblick

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1.

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Einführung

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2.

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Complianceund


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Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt

gelten auch in der elektronischen Welt.

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Was verbirgt sich hinter dem Begriff

Compliance?

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Übereinstimmung mit und Erfüllung von gesetzlichen und

regulativen Vorgaben.

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Keine Sorge, er wird gleich wieder auf Return drücken und dann geht es weiter …

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Unterschiedliche Auswirkungen

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3.

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Aktuelle Situationund

wichtige Regularien

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International

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Zum Beispiel: Basel II

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USA

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Zum Beispiel: Sarbanes Oxley Act

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Zum Beispiel: eDiscovery

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Tut uns leid, in diesem Vortrag gibt es keine Bilder, ist halt staubtrocken …

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Europa

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Zum Beispiel: 8. Direktive

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Deutschland

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Zum Beispiel: EHUG und E-Mail-Management

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Zum Beispiel: GDPDU Aktuelle Urteile

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Zum Beispiel: Verfahrensdokumentation

nach GoBS

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Muss das so düster sein?

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Österreich

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Schweitz

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Schweitz

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Schweiz

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Branchenspezifische Regularien

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Wie wärs denn mal mit ein paar Beispielen? Pharma, Automobile, Kernkraftwerke, öffentliche Verwaltung, Energieversorger, Militär, Chemie, usw.

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4.

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Corporate Governance

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darf nicht isoliert betrachtet werden.

Compliance muss Bestandteil der Corporate Governance des

Unternehmens und ständiger Begleiter aller Prozesse werden.

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Corporate Governance Richtlinien

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Risiko Management

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5.

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Information Management

Compliance Policy

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1. Policy

Grundregeln und Verhaltensweisen

für den Umgang mit Prozessen und Informationen.

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2. Delegation:

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und

entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die

Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht.

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2. Delegation:




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2. Dele ation:

Zuordnun von Verantwortlichkeiten und

entsprechende Ausbildun auf den nach eordneten Ebenen,

die allen Betroffenen die Bedeutun von Compliance-Re eln deutlich

macht.

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2. Dele ation:




macht.

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2. Dele ation:




macht.

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2. Delegation:




Daran waren wir aber nicht Schuld. Deine Doku

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3. Nachhaltung

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden.

Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme

ebenso wie Audits.

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4. Sichere Systeme

Die IT-Systeme müssen den Anforderungen

mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit

genügen und die Nachvollziehbarkeit

unterstützen.

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Aspekte der Information Management Compliance

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6.

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Complianceund

Records Management

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Immer mehr Information entsteht elektronisch.

Der Ausdruck dieser Information auf Papier ist nur noch eine mögliche

Form der Repräsentation. Das elektronische Dokument wird

selbst zum Original.

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Die internationale Norm: ISO 15489

Records Management

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Der europäische Standard: MoReq

Model Requirements

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Übergreifende Ansätze

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Enterprise Change Management

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Enterprise Change ManagementContent Management

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Enterprise Content Management

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Enterprise Content Management

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Enterprise Management

Change

!

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Information Lifecycle Management

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Elektronische Archivierung

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… deutscher Prägung. In den USA ist das ja Records Management + Digital Preservation …

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Speicher & Speichersubsysteme

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7.

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Zehn Compliance-Merksätze

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1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen hat.

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2. Compliance-Anforderungen sind ein integraler Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie.

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3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet.

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4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden, um wirksam zu sein.

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5. Die Erfüllung von Compliance Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

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6. Die Erfüllung von Compliance- Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden

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7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme, sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen.

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8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive, sondern alle Systemkomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden.

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9. Die Erfüllung von Compliance- Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.

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10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss man zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind.

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8.

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… noch etwas Geduld, der Vortrag ist gleich zu Ende!

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Ausblick

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Lösungen für die Unterstützung von Compliance wie E-Mail-Management

und Records Management sind heute die wichtigsten Markttreiber

für den Einsatz von Enterprise Content Management.

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Compliance-Anforderungendurchdringen alle

Unternehmensbereiche.

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Ohne Information Management Compliance kann die

Informationsgesellschaft nicht funktionieren.

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Was Besseres liess sich aus diesem trocken Thema und der Textwüste nicht machen … die Doku!

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: [email protected]

Handout zum Vortrag, Newsletter, weiterführende Informationen ...http:// www .PROJECT-CONSULT . com

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