การฝึกอบรม เรื่อง การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน ( Standard Operating Procedure; SOP)
Post on 20-Mar-2016
235 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
1
การฝกอบรม เรองการจดทำามาตรฐานการปฏบต
งาน(Standard Operating
Procedure; SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
2
• มความรพนฐานเกยวกบระบบคณภาพและเอกสารระบบคณภาพ
• สรางความรความเขาใจในหลกการจดทำาเอกสารทจำาเปนในการปฏบตงานขององคกร
• มความเขาใจในโครงสรางระบบเอกสารตามหลกสากล
• สามารถวเคราะหกระบวนการทจำาเปนในการปฏบตงานได
• สามารถจดทำาขนตอนการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ
• ทราบถงวธการควบคมเอกสารตามมาตรฐานสากล
วตถประสงคของหลกสตร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
3
ระบบคณภาพคออะไร
ความรเบองตนกอนทำา SOP
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
4
ระบบคณภาพ ระบบคณภาพ (Quality System) หมายถง ระบบทประกอบดวยโครงสรางขององคกร หนาทความรบผดชอบ วธดำาเนนการ กระบวนการและทรพยากร เพอนำานโยบายการบรหารงานคณภาพไปปฏบต การดำาเนนการดงกลาวจำาเปนตองจดทำาเปนเอกสาร เพอสามารถดำาเนนการรกษาระบบคณภาพไดอยางเหมาะสม และสามารถนำาไปใชไดอยางมประสทธภาพทมา ISO 8402-3.8
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
5
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบบรหารงานคณภาพ ISO 9001 :2008• ระบบบรหารงานทมงตอบสนองความตองการของลกคา และการเพมความพงพอใจใหแกลกคาอยางเปนระบบ
กลมเปาหมาย : โรงงานอตสาหกรรมและสถานประกอบการตางๆ
องคกรทวไป
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
6
หลกการของระบบบรหารงานคณภาพ
PDCA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
7
เกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ มพนฐานทางเทคนคมาจาก
เกณฑรางวลระดบนานาชาต เชน Deming Prize (1951) Canada Award (1984) Malcolm Baldrige National Quality Award (1987) Australian Business Excellence Awards (1988) European Foundation Quality Management (1991)
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
8
• เพอยกระดบคณภาพการปฏบตงานของภาครฐใหสอดคลองกบพระราชกฤษฎกาวาดวย
หลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546
• เพอใหหนวยงานภาครฐนำาไปใชเปนแนวทางในการพฒนาคณภาพการบรหารจดการของหนวยงานสระดบมาตรฐานสากล
• เพอใชเปนกรอบแนวทางในการประเมนตนเอง และเปนบรรทดฐานการตดตามและประเมนผลการบรหารจดการของหนวยงานภาครฐ
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ ทำาเพอ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
9
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
10
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบคณภาพสำาหรบหนวยรบรองหรอใหอนญาตผลตภณฑ ISO/IEC Guide 65• ระบบคณภาพสำาหรบหนวยรบรอง มงพฒนา
ระบบรบรองทเปนกลาง ไมเลอกปฏบต รกษาความลบของผรบบรการ มความรความสามารถและความนาเชอถอ•หนวยงานเปาหมาย : หนวยงานออกใบอนญาตผลตภณฑ หนวยงานขนทะเบยนผลตภณฑ เชน อย. สมอ.
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
11
ISO/IEC Guide 65
โครงสรางองคกรทเปนกลาง
กำาจดการเลอกปฏบต
ประกาศขอบเขต
การใหบรการ
กำาหนดรปแบบ
การรบรอง
การควบคมoutsourcing
ระบบคณภาพภายใน
บคลากรและ การพฒนา
หลกเกณฑและเงอนไข
กระบวนการรบรอง
ขอรองเรยนอทธรณ
การตดตามกำากบดแล
Policy deployment
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
12
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบคณภาพสำาหรบหนวยตรวจสอบISO/IEC 17020• ระบบคณภาพสำาหรบหนวยงานกำากบดแลภาครฐ หรอ หนวยตรวจสอบความเปนไปตามกฎหมายและขอกำาหนดตางๆ หนวยงานเอกชนทใหบรการตรวจสอบ
ตวอยาง : กรมโรงงานอตสาหกรรม สมอ. กรมปศสตว กรมสวสดการและคมครองแรงงาน อย.
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
13
ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
14
ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
15
ภาพรวมของเอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
16
นยามสำาคญ• เอกสาร หมายถง ขอมล และสอทใช
สนบสนนขอมล สอ อาจรวมถงกระดาษ เทปแมเหลก ซดสำาหรบคอมพวเตอร รปภาพ แผนบนทกขอมล หรอหลายสงรวมกน
• ระบบเอกสาร หมายถง กลมของเอกสารทจดทำาขน
• ขนตอนการปฏบตงาน หมายถง ขนตอนทเฉพาะเจาะจงทใชทำางานหรอดำาเนนการกจกรรม
• บนทก หมายถง เอกสารทแสดงถงผลของการปฏบต หรอแสดงถงหลกฐานของการปฏบต
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
17
• การกำาหนดคมอภาพรวมการดำาเนนงาน ขนตอนการปฏบตงาน วธการปฏบตงานและเอกสารสนบสนนอนๆ เปนลายลกษณอกษรเพอเปนแนวทางในการปฏบตงานขององคกร เปนหลกฐานการปฏบตงาน หรอเพอสอสารชแจงขอมลแกผเกยวของ
การจดทำาเอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
18
เอกสารระบบคณภาพ โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ
(System manual)ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอมาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard
Operating Procedure) วธการปฏบตงาน (Work Instruction)
เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม
เอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
19
ภาพรวมโครงสรางระบบเอกสาร
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
20
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
21
คมอคณภาพ/คมอระบบ (Quality/System Manual)
เปนเอกสารระดบสงสดในระบบคณภาพภาพรวมของระบบและการจดการคณภาพ
ทงหมดขององคกร
จดทำาโดยคณะทำางาน ทบทวนโดยผจดการคณภาพอนมตโดยผบรหารสงสดขององคกร หรอในขอบเขตระบบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
22
• แสดงใหเหนถงขอบขายทชดเจน • แสดงใหเหนภาพรวมของระบบ • แสดงใหเหนระบบเอกสารของระบบทงหมด รวมถงการเชอมโยงไปยง เอกสารทเกยวของ • เพอแสดงนโยบาย วตถประสงคและหลกปฏบตทงหมดของระบบ ใหแกบคลากร
ประโยชนของคมอระบบ/คมอคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
23
• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช
• สารบญ • บทนำา • นยามคำาศพท• ประวตองคกร และสถานภาพองคกร • นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพ• ขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอมตอบโต
ภาวะฉกเฉนทาง การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
24
• โครงสรางองคกร • ความรบผดชอบของแตละสวนงานท
เกยวของ • ผงกระบวนการทำางานทงหมดของ
องคกร • การอธบายการจดการแตละ
กระบวนการโดยยอ (แตละกระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)
• เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการดำาเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ ขององคกร
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
25
• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน –การควบคมเอกสารและบนทก –การจดการขอมลในสอสารสนเทศและฐาน
ขอมล –การจดการขอรองเรยน –การประเมนความพงพอใจของผมสวนได
สวนเสย –การตดตามและวดผลวตถประสงคและเปา
หมาย –การทบทวนการแกไขและปองกน –การตรวจประเมนภายใน –การทบทวนโดยฝายบรหาร
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
26
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
27
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• เปนเอกสารอธบายขนตอนการดำาเนนการ
แตละกระบวนการหลกทไดชบงไว
• ตงแตจดเรมตนกระบวนการจนสนสดกระบวนการนน
• เปนทรจกในหลายชอ เชน –ขนตอนการปฏบตงาน /ระเบยบปฏบต
(Procedure) –ขนตอนการดำาเนนงานดานคณภาพ (Quality
Procedure; QP) –ขนตอนการดำาเนนงาน (Work Procedure; WP)
–คมอขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual; PM)
–มาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน Standard
Operating Procedure; SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
28
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• กำาหนดขนตอนในการปฏบตงาน
โดยระบถง –ใคร (ผปฏบต) –ทำาอะไร (ขนตอนทตองทำา หรอความ
รบผดชอบ) –เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ) – ทไหน (สถานท)–อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคท
ทำา เชน เอกสารทใช บนทกททำา เครองมอทตองใช)
หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก
จะตองจดทำาเปน Work Instruction แยกตางหาก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
29
ประเดนทควรทราบ• แตละองคกรไมจำาเปนตองมรปแบบ
SOP เหมอนกน• ขนตอนการปฏบตงานเฉพาะ ขนกบเทคนค ระเบยบ กฎหมาย
มาตรฐานทเกยวของ (มกใสการควบคมในขนตอนทจำาเปน)• เชอมโยงความสมพนธระหวางกระบวนการตางๆ ได
• กำาหนดหนาทความรบผดชอบชดเจน• สามารถเปลยนแปลงได • SOP มกจดทำาในกระบวนการทมขนตอนมากและซบซอน หรอเกยวของกบคนหลายคน
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
30
วตถประสงคของการจดทำาขนตอนการปฏบตงาน• เพอทำาใหการปฏบตงานเปนมาตรฐาน
เดยวกน• เพอควบคมขนตอนการปฏบตงานให
สอดคลองกบนโยบายหรอมาตรฐาน หรอเปาหมายขององคกร
• ผปฏบตงานทราบขนตอนกอนหลงในการปฏบตงาน
• งายตอการฝกสอนงานใหแกบคลากรใหม หรอการอบรมอนๆ
• บคลากรทำางานแทนกนได• ปรบปรงขนตอนงานใหลดความซบซอน
หรอออกแบบขนตอนใหม• ใชอางองในการปฏบตงาน หรอประสาน
งานกบผเกยวของ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
31
โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครง
ท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช
1 .วตถประสงค2. ขอบขาย3. คำานยาม4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและ
แบบฟอรมทใชใน SOP น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ, SOP อน ทอางถง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
32
โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน
ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน
5. ขนตอนการปฏบตงาน (Flow chart) และ/หรอ รายละเอยดของขนตอนการปฏบตงาน
6. ตารางระบบนทกทตองจดทำา เชน รหสบนทก ชอบนทก วธจดเกบ สถานทเกบ ระยะเวลาจดเกบและผจดเกบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
33
Flow Chart หมายถง วธการทใชอธบายกระบวนการตาง ๆ โดยการใชรปสญลกษณ เสน หรอ คำา ทแสดงหรอทำาใหเหนภาพของกจกรรมหรอลำาดบของกระบวนการนน เพอ
• แสดงลำาดบขนตอนของกระบวนการปฏบตงาน
• แสดงความสมพนธของหนวยงานตางๆ ในการกระบวนการปฏบตงาน
• ทำาความเขาใจไดงายและเหนภาพรวมของกระบวนการ
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
34
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
35
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
36
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
37
• เปนเอกสารอธบายรายละเอยดวธดำาเนนการกระบวนงานยอยหนงๆ อยางละเอยด หรอซอาจระบคำาแนะนำาในการปฏบตงาน
• ทำาใหผอนสามารถอาน เขาใจและปฏบตตามไดโดยงาย
• แสดงวธทำา Step by step หรออาจมรปภาพประกอบ
• ตวอยาง : วธการใชเครองถายเอกสาร วธกรอกขอมลยนภาษทางอนเตอรเนต วธเกบตวอยาง วธประกอบชนงาน วธเตรยมสารละลายมาตรฐาน
วธปฏบตงาน (Work Instruction)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
38
โครงสรางของวธปฏบตงาน• ไมมรปแบบทแนนอน เขยนไดหลาย
ลกษณะขนกบองคกร อาจประกอบดวย - Flowchart - ภาพถาย หรอรปภาพ หรอวดทศน- คำาอธบายวธทำางานทละขนตอน
• ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช ผจดทำา ผทบทวนและผอนมตใช
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
39
วธปฏบตงานแบบตางๆ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
40
ตวอยางโครงสรางของวธปฏบตงาน• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครง
ท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช
1 .วตถประสงค2. ผปฏบตงาน3. คำานยาม4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและแบบ
ฟอรมทใชใน WI น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ
5. วสดอปกรณทใช6. รายละเอยดวธปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
41
• เลอกรปแบบทตองการ และกำาหนดเรองทจะเขยน
• เขยนอธบายงานทจำาเปนตามลำาดบขนตอน สนและกระชบ
• ระบเกณฑคณภาพของงาน (ถาม) • ใชภาษาทเขาใจงาย และอาจใชรปภาพ รปวาด
แผนภาพ หรอตารางประกอบ• ระบตำาแหนงผปฏบตงานใหชดเจน• กรณตองมการบนทกผลการปฏบตงานใหระบ
ไวดวย• อางถงหรอแนบแบบฟอรมทตองใช• ถาเปนเรองคลายกน หรอหมวดเดยวกน อาจ
รวมเลมได• ควรจดทำาโดยผปฏบตงาน เพอใหสอดคลองกบ
แนวทางการปฏบตงานจรง
เทคนคการเขยนวธปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
42
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
43
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ บนทก : เปนคำารวมทใชเรยกเอกสาร
ซงเปนผลการปฏบตงาน บนทกอาจมรปแบบชดเจน เชน แบบฟอรมทลงขอมลแลวหรอไมมรปแบบชดเจน เชน รายงานภาพถายการทำางาน เทปบนทกเสยง วดทศน เปนตน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
44
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ แบบฟอรม :
เอกสารทมไวเพอบนทกขอมลการปฏบตงาน
หรอผลการปฏบตงาน กำาหนดรปแบบชดเจนเพอควบคมใหไดขอมลทตองการครบ
ถวน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
45
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ เอกสารอางอง :
เอกสารทมไวเพอใชอางองในการปฏบตงาน
อาจเปนเอกสารจากภายนอก หรอภายในเชน พรบ. กฎกระทรวง มาตรฐานสากลหนงสอวชาการ คมอเครองจกรอปกรณ
ทซอคำาสง ประกาศ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
46
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ หลกเกณฑและเงอนไข :
หลกเกณฑหรอเงอนไขทจดทำาเพอชแจงเกณฑและเงอนไขในการปฏบตงานรวมกบบคคลภายในหรอภายนอก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
47
แนวทางการจดทำามาตรฐานการปฏบตงาน
สำาหรบการตอบโตภาวะฉกเฉน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
48
ขนตอนท 1 : กำาหนดขอบเขตการจดทำาระบบขอบเขตในการจดทำาระบบ หรอ scope of
system อยในรปของ• ขอบเขตกจกรรมหรอกระบวนงานทจะ
จดทำาระบบ เชน
• ขอบเขตของสวนงานทเกยวของและควบคมไดโดยองคกร เชน
การเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนทางการแพทยและสาธารณสข
ศนยปฏบตการเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนดานการแพทยและสาธารณสข กรมควบคมโรค และสำานก/กลมงานทเกยวของของกรมฯ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
49
ขอบเขตระบบทจะพฒนา
Public Health Emergency Respond Center : PHERC
Intelligence Section
AdministrationSection
OperationSection
LogisticsSection
Public Relation Section
1-12
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
50
ขนตอนท 2 : กำาหนดคณะทำางานจดทำาระบบเอกสารกำาหนดคณะทำางานการจดทำาระบบเอกสาร
ประกอบดวย• บคลากรจากหนวยงานหลกและหนวยงานท
เกยวของในขอบเขต • เปนผรในกระบวนการและงานททำาเปนอยาง
ด• ตดสนใจในการเลอกวธหรอขนตอนงาน
แทนหนวยงานได• กำาหนด
- ผจดการระบบ หรอผจดการคณภาพ (QMR)
- เจาหนาทควบคมเอกสาร(Document Controller)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
51
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Impact
Pre-impact
Post-impact
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
52
Preparedness Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
53
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบPreparedness Phase การประเมนความเสยงและ
จดการความเสยง การพฒนา ทบทวนแผนแยกตามโรค
และประเมนแผนรองรบ (Exercise) การตดตามและรายงานผล (Monitoring & Report)
การเตอนภยเบองตน (Early warning)
War Room & Incident Command System
Impact
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
54
Response Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
55
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Health Emergency plan Implementation
Risks Communication
Rapid Health Assessment
Epidemiological Investigation
Outbreak & Hazard Control
Impact
Response Phase
Surveillance for PHE & Data Analysis
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
56
Recovery Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
57
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Monitoring and report
Transfer Responsibility / Data
Impact
Recovery Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
58
Mitigation Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
59
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Hazards/Risks Assessment & Reduction
Information & Intelligence
Impact
Mitigation Phase
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
60
Workshop # 1 จากวงจรการจดการสถานการณฉกเฉนเบองตน
แตละกลมจงวเคราะหกระบวนการในขอบเขตของระบบ ตงแต
Preparedness phase จนถง Mitigation phase
โดยใชเวลาประมาณ 45 นาทและนำาเสนอผลแตละกลม
แบบฟอรมวเคราะหกระบวนการ
Workshop # 1
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
61
เอกสารระบบคณภาพ คอ เอกสารทอธบายการดำาเนนการดานคณภาพขององคกร โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ
(System manual)ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอมาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard
Operating Procedure) วธการปฏบตงาน (Work Instruction)
เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม
ขนตอนท 4 : การจดทำาเอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
62
กระบวนการทวเคราะหจะเปนสวนหลกในคมอระบบ
คมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและวตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
63
ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช และ ลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช
สารบญ บทนำา นยามคำาศพทประวตองคกร และสถานภาพองคกร นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอม
ตอบโตภาวะฉกเฉนทาง การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
64
โครงสรางองคกร ความรบผดชอบของแตละสวนงานท
เกยวของ ผงวงจรการจดการเตรยมพรอม
ตอบโตภาวะฉกเฉนการอธบายการจดการแตละ
กระบวนการโดยยอ (แตละกระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)
เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการดำาเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ ขององคกร
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
65
• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน การควบคมเอกสารและบนทก การจดการขอมลในสอสารสนเทศและ
ฐานขอมล การจดการขอรองเรยน การประเมนความพงพอใจของผมสวนได
สวนเสย การตดตามและวดผลวตถประสงคและ
เปาหมาย การทบทวนการแกไขและปองกน การตรวจประเมนภายใน การทบทวนโดยฝายบรหาร
ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
66
Workshop # 2
จากการวเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบจากวงจร Preparedness phase จนถง Mitigation phase
จงอภปรายในกลมวา ปจจบนกระบวนการใดทองคกรไดจดทำาขนตอนปฏบตงานทเปนเอกสารไว
โดยใชเวลาประมาณ 30 นาทและนำาเสนอผลแตละกลม
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
67
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• กำาหนดขนตอนในการปฏบตงาน
โดยระบถง –ใคร (ผปฏบต) –ทำาอะไร (ขนตอนทตองทำา หรอความ
รบผดชอบ) –เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ) – ทไหน (สถานท)–อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคท
ทำา เชน เอกสารทใช บนทกททำา เครองมอทตองใช)
หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก
จะตองจดทำาเปน Work Instruction แยกตางหาก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
68
Workshop # 3
การจดทำามาตรฐานการปฏบตงานสำาหรบกระบวนการ
• SOP : War Room• SOP : ขาวกรอง
โดยใชเวลาประมาณ 30 นาทและนำาเสนอผลแตละกลม
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
69
ขนตอนการควบคมเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
70
กำาหนดเอกสารทจำาเปน
ขนตอนในการจดทำาเอกสาร
ใหผบรหารทบทวนและอนมต
ทบทวนเอกสารทมอยปจจบน
กำาหนดเอกสารทตองจดเตรยมเพมเตม
มอบหมายความรบผดชอบ
ในการจดทำาเอกสาร
รางเอกสารเพมเตม หรอปรบปรงเอกสารทมอย
ทบทวนความถกตองตามขอกำาหนดของระบบการ
จดการ
ทบทวนความเหมาะสมกบการใชงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
71
การควบคมเอกสาร
การควบคมเอกสาร คอ ระบบการจดการทางดานเอกสาร เรมตงเเตกระบวนการ ในการจดทำา การแกไข ทบทวน การอนมต การเเจกจาย ยกเลกเอกสาร เพอใหเอกสารในระบบการจดการมความถกตอง เเละทนสมยทกพนททมการใชงาน
พนกงาน
ปจจบน
อนมตคงสภาพทสามารถ
เขาใจ&อานไดงาย
จดปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
72
ระบบการใหรหสเอกสาร การอนมตเอกสาร การควบคมการแจกจายเอกสาร การยกเลก การจดการเอกสารลาสมย การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร การบงชสถานะปจจบนและสถานะการแกไขเอกสาร
ลาสมย
การควบคมเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
73
ตวอยางAA-BB-XX
AA = ประเภทของเอกสารBB = ชอยอของฝาย/เเผนกXX = ลำาดบ,เลขท เอกสาร
การใหรหสเอกสาร• เพอใหสามารถใชเอกสารไดอยางถกตอง• เลอกใชระบบทเหมาะสมกบองคกร• มความตอเนอง ระบบเดยวกนทงองคกร• พนกงานเขาใจระบบการจดลำาดบเลข• สามารถเพมเตม / แกไขหมายเลขเอกสาร
ได
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
74
ดงนน QP-EN-01 หมายถง ขนตอนการปฏบตงานในระบบคณภาพของแผนก Engineering ลำาดบท 01
การใหรหสเอกสาร
QM = Manual, SOP = Standard Operating Procedure, W = Work Instruction, F = Form
A = ประเภทของเอกสาร
BB = ชอยอของเเผนก EN=Engineering, QC=Quality Control
XX = ลำาดบทของเอกสาร ทขนตนดวย 01
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
75
การทบทวนและอนมตเอกสาร
• กำาหนดผทบทวนและอนมตเอกสารแตละระดบระดบของ
เอกสารคมอระบบ
ขนตอนการปฏบต
งาน
วธปฏบตงาน
แบบฟอรม
ผทบทวน ผจดการคณภาพ
หวหนากลม
ผปฎบตงาน
ผปฎบตงาน
ผอนมต อธบด หรอผอำานวย
การสำานก/ศน
ย
ผอำานวยการ
สำานก/ศนย
หวหนากลม
หวหนากลม• นำาเสนอเอกสารใหม หรอเอกสารทแกไขใหผม
อำานาจทบทวนและอนมต • ประทบคำาวา เอกสารควบคม บนเอกสาร“ ”
ตนฉบบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
76
ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน เรอง การควบคมเอกสาร
เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทำา แกไข
หรอยกเลก
พจารณาอนมต
ผรบผดชอบ เอกสารหรอผทเกยวของ
ดำาเนนการจดทำา แกไข หรอยกเลกเอกสาร
ผรองขอ -แบบฟอรม FM-DC-010
แจกจายสำาเนา และเรยกคนเอกสารเกา
ผจดการของหนวยงาน
เจาหนาทควบคมเอกสาร
เจาหนาทควบคมเอกสาร
-ผรองขอ
-ผจดการของหนวยงาน
-เจาหนาทควบคมเอกสาร
-เจาหนาทควบคมเอกสาร-หนวยงานทเกยวกบเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
77
การควบคมการแจกจายเอกสาร• ควรกำาหนดระบบควบคมการแจกจาย เพอให
มนใจวาเอกสารฉบบทใชงานอย ณ จดปฏบตงาน
• ควรระบกระบวนการรบ-คนเอกสารจากหนวยงานตางๆ
• ควรจดทำาทะเบยนการแจกจายเอกสาร (Distribution List)
ชอเอกสารศนย
กลมงาน A(สำาเนาท
01)
กลมงาน B(สำาเนาท
02)
กลมงาน C(สำาเนาท
03)คมอระบบ
QP- MS - 01
QP- PD - 02 ตวอยางแบบฟอรมทะเบยนการแจกจายเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
78
การยกเลก และการจดการเอกสารลาสมย
• อ าจจดทำาแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/
เปลยนแปลงผถอครอง (ใบ DAR : Document Action Request) เพอใหผมอำานาจอนมตยกเลกเอกสาร• ควรนำาเอกสารทลาสมยออกจากพนทอยาง
รวดเรว หรอ ทำาลายเอกสารดงกลาว • กรณเกบเอกสารลาสมยเพออางอง ตองมการ
บงชทเหมาะสม โดยทวไปจะประทบตรา “OBSOLETE” หรอ
ยกเลก“ ’’ หรอ “อางอง”
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
79
การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร• กำาหนดรอบในการทบทวนเอกสารให
เปนปจจบน•
กำาหนดแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/
เปลยนแปลงผถอครอง (DAR : Document Action Request)
• ทบทวนและอนมตเอกสารทแกไขเรยบรอยแลวโดยผมอำานาจ
• แจกจายเอกสารไปยงผถอครองเอกสาร พรอมเรยกคนเอกสาร
ลาสมย
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
80
แบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลงผถอครอง
(DAR : Document Action Request)ผขอดำาเนนการ: หนวยงาน: วนท:ขอดำาเนนงานการ:� เอกสารใหม� แกไขเอกสาร� ยกเลกเอกสาร� เปลยนแปลงผถอครอง
ชนดเอกสาร:� คมอระบบ� ขนตอนการปฏบต
งาน� วธปฏบตงาน� แบบฟอรม
ชอเอกสาร:รหสเอกสาร:ฉบบท:แกไขครงท:
รายละเอยดการเปลยนแปลง:
เหตผลในการออกใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลง:
ผอนมต: วนท:
แผนก:กำาหนดวนทเรมใชเอกสาร:
ตวอยางแบบฟอรมใบ DAR
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
81
• การชบงสถานะปจจบนของเอกสาร นยมจดทำาบญชรายการเอกสาร (Master List)
• ระบฉบบท แกไขครงท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก
การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข
บญชรายการเอกสาร (Master List)รหสเอกสาร ชอเอกสาร ฉบบ
ทแกไขครงท
วนทเรมใช
QP-MR-001 ขนตอนการตรวจตดตามภายใน 1 3 11/09/07
QP-DC-002 ขนตอนการควบคมเอกสาร 1 2 07/07/07
QP-PC-003 ขนตอนการผลตเมดพลาสตก 1 1 04/02/07
... ...
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
82
• การชบงสถานะการแกไข/เปลยนแปลงเอกสารควรระบ ตามความเหมาะสม อาจแสดงรายละเอยดในใบ DAR
• วธการอนๆ เชน - Marking หรอ Shading จดทเปลยนแปลงในเอกสาร - จดทำาประวตการแกไขเอกสาร - จดเกบรางแกไขเอกสารพรอมใบ DAR - ระบฉบบท แกไขครงท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก
การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
83
หลกสตรความรเกยวกบการจดทำามาตรฐานการปฏบตงาน
ถาม & ตอบขอสงสย ตดตอสอบถามเพมเตมท
แผนกพฒนาระบบงานtsd@masci.or.th02-617-1727 ตอ
805-806
top related