الوحدة الثالثة الإنصات الفعال ومعــوقات الاتصال

الوحدة الثالثة

اإلنصات الفعال

ومعــوقات االتصال

الفعال االنصات عملية

المعانى دقة من التحققللرسائل ودالالت معانى اضفاء

استقبالها يتم التى اللفظية

االنتباه • تركيزاالهتمامإظهار •

والتحليل • االستيعاب

• . قصيرة كلمات استخدامالجسم ) (• لغة لفظية غير رسائل

للمعانى • صياغة اعادةالمناسب الوقت فى واالستجابة

الوصايا العشر

اإلنصات فىالجيد

(1 ): C قليـــًال الكــــــــًالم عن تتوقفتتكلم”  ” وأنت االستماع تستطيع ال أنت

(2 ): اآلخــر الطرف تريح أن حاولمثلك .-   يتكلم ألن الفرصة له امنح

عنه - التعبير يود ما ليقول الفرصة له . امنح

نفسه .- عن يعبر ألن اآلخر الطرف شجع 

ترغب ( 3) أنك اآلخـــــــر للطرف أظهرفى

: إليه االستماع

وجهك   • تعبيرات وخاصة الجسم لغة استخدملتوحى

. إليه لًالستماع مهتم أنك اآلخر للطرفاالستماع • عند أخرى بأشياء عنه تنشغل ال

إليـــــــهتماما . له وتفرغ

وليس • الموقف تتفهم لكى Cجيـــــــدا إنصتلمجــــرد

اإلستماع .

اإلنصات :( 4 ) عملية على تشوش البأصابعك  • تنفر أو أوراقـــــــــــك تفر .الالشـــباك .• أو الباب أغلقت لو أفضل يكون

اآلخر :( 5 ) الطرف مكان نفسك ضع   تأخذ حتى منه Cبدال تتكلم أنك تصور

اإلحساس. معه وتتعاطف

للعـــــــرض ·   . الكافى الوقت إمنحه. التعمــــــــيم · ســـرعة تجنب

بصبر :( 6) وتتبع ركــــــــــز . المتحدث تقاطع ال

ما ·  قراءة صراحة . حاول يقله لماألساســـية ·  . األفكار على ركز

عن ·  لفظية غير برساالت تعبر ال. الضجر أو السأم

اللفظية ·  . غير تعبيراته إلى تنبهعنــــــــه ·  . تنصـــــــــرف ال

تحــــــيزاته ·  . إلى تنبه

بهـــــــدؤك ( 7) :إحتفـــــــظ المتحدث تصنيف تجنب

األحكام وإطــــــًالق. عليه القطعية

أعصابك ·  . تفقد أو تغضب الأو · الخطأ المعانى على يركز الغاضب

يسيىءالكلمات . تفسير

التركيز ·  على القدرة يفقد الغاضبواإلستيعاب .

واإلعتراضات :( 8) اإلنتقادات تقبل

  النقد أو باإلعتراض ترحيبك إظهر.

للطرفين · . خسارة الجدل ففى ، تجادل الوحاول ·  النقد أو لإلعتراض Cجيدا إنصت

تحليله. C منطقيا

أو · النقد سماع بمجرد تنفعل ال .اإلعتراض

(9 ): المناســب الوقت فى إســئل على اآلخر الطرف تشجع قد األسئلةاإلسترسال .

اإلنصات . · عن الناتج اإلستيعاب على دليل األسئلةأكثر · معلومات على الحصول على تساعدك ألسئلة

. C وضوحا

(10 ) C قليـــــــــًال الكًالم عن :توقف عليها وتعتمد واألخيرة األولى الوصية هى

جميع. األخرى الوصايا

مما .. · أكثر فإستمع واحد ولسان أkذنين لديكتتحدث.

من فالسكوت ، فضه من الكًالم كان إذا ذهب.

لإلتصال عامة معوقات

خاصة معوقاتاالتصال ببيئة

خاصة معوقاتبالرسالة

خاصة معوقاتاالتصال بوسيلة

نفسية معوقاتخاصة وإدراكية

االتصال بأطراف

الشخصية األنماطواالتصاالت

االختًالفات الشخصية االنماط فى

Personal Stylesاالدراك فى االختًالفاتPerception

التى المشكًالت معظم ترجعالى باآلخرين االتصال فى تنشأاالختًالفات من رئيسيين نوعين

هما:

جوهارى نافذةتصالًالل

منطقة الحر النشاط

المنطقةالعمياء

منطقة القناع

منطقةالمجهول

المرتدة المعلومات اقلاكثر

غير معروف

لدىاالخرين

معروف غيرالشخص لدى

معروف الشخص لدى

اقل

اكثر

الوحدة الرابعة معوقات

وطرق تحسين االتصاالت

فى المنظمات

االتصاالت معوقاتالتنظيميةاإلتصاالت معوقات

التنظيميةاإلتصاالت معوقات

التنظيمية

إختًالف اإلطارلمرجعى

إختًالف اإلطارلمرجعى

اللغة إستخدامالفنية

اللغة إستخدامالفنية

أو التنقيةالغربلة

أو التنقيةالغربلة

عدم مصداقيةالمصدر

عدم مصداقيةالمصدر

ضغوطالوقـــــت

ضغوطالوقـــــت

اإلنصات اإلنتقائىاإلنصات اإلنتقائى

العبء الزائدلًالتصال

العبء الزائدلًالتصال

إدراكاتالقيمــــة إدراكات

القيمــــة إختًالف المكانة

الوظيفية

إختًالف المكانةالوظيفية

اإلتصال فى إتجاهواحد

اإلتصال فى إتجاهواحد

المنظمات فى االتصاالت تحسين طرق

االنصاتالفعال

من االستفادةالمرتدة التغذية

المتابعة

تدفق تنظيمالمعلومات

التعاطف/التفاعل

التكرار

الثقة تشجيعالمتبادلة

التوقيتالمناسب

تبسيطاللغة

الوحدة الخامسة

العرض/االجتماعاتلشفهىا

كنماذج عملية تصاالتًالل

لوجه وجها

:ائل وسهى احدى اإلجتماعات أوالاالتصال أى جامعة ) إلتصال فى ا

الرأسى بين المدير ومرؤوسيه أو ألسفل أو سواء من أعلى معاونيه

االتصال األفقى بين األقسام    / العكس من خًالل اللجان/ االتصال العلمية

بينالفنية المتخصصة/ االتصال االتصال مع المختلفة / اإلدارات

األطراف الخارجية فى المجتمع والبيئة(.المحيطة

أهميــــــة االجتماعات Meetings

:الجتماعات وسيلة لمعالجة اثثانياوإتخــــــــاذ المشكًالت وحل

القرارات من خًالل المشاركة.      :الجتماعات وسيلة اثالثا

من للحصول على المعلــــــوماتخًالل المناقشة وتبادل الخبرات.

  :الجتماعات وسيلة ارابعاللتفاعل االجتماعى والتعارف.

الجتماعات أداة هامة اخامسا:ختقييم األداء.لللمتابعة و

ناصر االجتماععع        العنصر البشرى

) الرئيس/ األعضاء (.         /العنصر المادى ) مكان

(تجهيزات/تسهيًالتالموضــــــــوع / القضية.               .االتصال / التفاعل

على االجتماعات إلى ينظرعندما : فعالة أنها

      . Cيكون الغرض منها محدد بوضوح مسبقا      . يتم توجيه الدعوة قبل الميعاد بوقت كافى      . يتم اإلعداد الجيد لها       يحضر األعضاء بعد إعداد أنفسهم بشكل

كافى .      . يحسن اختيار األعضاء للحضور      . يتم عقدها فى مواعيدها المحددة      . يتم إدارة جلسة االجتماع بنجاح      . تكون المناقشة بناءة وهادفة

تؤدى إلى اتخاذ قرارات مستهدفة / توصيان محددة

ينظر إلى االجتماعات على أنها غير فعالة عندما :

      . يبدو أن ليس هناك غرض محدد لًالجتماع      تصبح المسائل الواضحة والصريحة أكثر

. C تعقيدا      . تصبح االجتماعات مضيعة للوقت      . تعطى الفرصة للثرثرة من جانب البعض      . تؤدى إلى حدوث صراعات وخًالفات       تؤدى إلى تأجيل أو تأخير فى اتخاذ

القراراتالتوصيات . أو

االجتماع مراحل الفعال

الجيد( 1) اإلعداد مرحلة لًالجتماع

الجيد( 1) اإلعداد مرحلة لًالجتماع

- تحديد الهدف ) األهداف ( من 1/1االجتماع :

   سياسات واتخاذ قرارات وضع.............. بخصوص

   حــــــل مشكلة معينة تتعلقبــ .......................

موضوع- 1/2 أو قضية تحديداالمتحانات /    : االجتماع جداول

االمتحانات . مواعيد   . / تعيينات علمية درجات منح    / مؤتمرات فى المشاركة

ندوات .    . وهـــدايا - تحديد أعضــاء االجتماع :1/3منح

    تحديد األفراد المستهدفين فىاالجتماع .

    . مراعاة التمثيل القانونى لألعضاء

    . تحديد أمين الجلسة / أمين السر

فى- 1/4 األدوار تحديداالجتماع :

    . تحديد دور رئيس االجتماع    . تحديد دور كل عضو     تحديد دور منسق االجتماع

) سكرتارية ( :

تخصيص ملف لًالجتماع  -     إعداد ملف لًالجتماع .   - 

إعداد جدول أعمال -      االجتماع .

إعداد وإرسال الدعوة . -      تحديد قاعة -      االجتماعات .

االجتماع- 1/5 توقيت: الزمنى وجدوله

األسبوع ) / -  االجتماع ميعادالساعة / ( اليوم

االجتماع . -  مـــدةلًالجتماع -  الزمنى الجدول

المطول . 

- إعداد جدول أعمال 1/6:االجتماع

موضوعات محددة .   -ما يستجد من أعمال . -  

االجتماع- 1/7 ملف .إعداد

االجتماع - 1/8 مكان : إعداداإلضاءة / / التجهيزات المكان اختيار

وسائل - 1/9.التسهيًالت/ إعداد:العرض

أشرطة / / / بيانية رسوم جداول خرائطسبورة / فيديو

، Flip chartممغنطة / Data show ،آلى حاسب

الخ .. .

االجتماع -1/10  ميزانية .إعداد

جلسة( 2) إدارة مرحلة االجتماع

جلسة( 2) إدارة مرحلة االجتماع

العدد ح من والتحقق الحضور صرالقانونى .

. واالفتتاحية الترحيب. للمناقشة الموضوع تقديم المناقشــة .ءالبد فى. والحقائق اإلحصائيات عرض المناقشــة ما توجيه خًالل من

:يلىالمساعدة / / الجميع إشراك بناءة جعلها

على / السيطرة عدم التعبير فىعــــــدم/ / األعضاء إحراج عدم المناقشة

/ عدم / الصبر األعضاء غضب إثارةالتحيز / عدم .االنفعال

  المناقشة جعل تكتيكاتنشطة

:"حامية " األعضاء .- من اثنين بين الجدل إثارةعًالقة - ذات جانبية مشكلة مناقشة

ومثيرة. - . األسئلة استخدام

-. المتعارضة اآلراء على التركيز

المناقشة جعل تكتيكاتهادئة :

نظر   -     وجهات تلخيصاألعضاء .

بالوقت -      التنويهالباقى .

والعودة -      استراحة طلب.

الموضوع -      إلى الرجوعاألساسى

موضوع -      إلى االنتقالجديد.

عن الخروج معالجة الموضوع :

المشكلة-      . صياغة إعادةالوقت -      . قيود إلى اإلشارة

الموضــــــوع -      . تأجيل طلب

مع م التعامل هاراتالمختلفة األنماط

/ األعضاء من العدوانى) / / الطاووس/ المتردد الثرثار / / المنافق/ الودود االيجابى

) .... الخ/ الخجول .السلبى

تقييم( 3) مرحلة :االجتماع

تقييم( 3) مرحلة :االجتماع

االجتماع- 1 /3 محضر صياغة .سرعةبخصوص- 2 /3 المناسبة التنفيذية القرارات اتخاذ

االجتماع . توصياتاالجتماع- .3 /3 قرارات تنفيذ متابعةوتحديد- 4 /3 الجلسة وإدارة اإلعداد مراحل تقييم

واتخاذ الضعف مجاالتاالجتماعات فى وتفاديها لمعالجتها الًالزم

القادمة .القادم- .5 /3 االجتماع على المتابعة نتائج عرض

الوصايا العامة لزيادة فاعلية

االجتماعات  تحديد الغرض من االجتماع .- 1   ه

   2 -. اإلعداد الجيد ألجندة االجتماع   3 -. التوقيت المناسب لًالجتماع   4 - توجيــــه الــــدعوة فى الــــوقت

المناسب .   5 -. إعداد ملف االجتماع

إعداد وتنظيم المكان.- 6  الترحيب واالستقبال وحصر الحضور.- 7  تقديم الموضوع للمناقشة.- 8  تهيئة المناخ العام فى الجلسة.- 9  المناقشة البناءة ) توجيه - تكتيكات (.- 10  عرض اإلحصائيات والخرائط.  -11 معالجة الخروج عن الموضوعات / تنظيم- 12 

الوقت. التعامـــل مـــع األنمـــاط المختلفـــة - 13

لألعضاء.القــــــــــرارات / التوصيـــات.- 14 اإلعداد الجيد لمحضر االجتماع.- 15 متابعة تنفيذ القرارات / التوصيات.- 16

فشل أسباباالجتماعات

  . سوء اإلعداد والتخطيط الجيد لًالجتماع   .ـسيطرة بعض األعـضاء على المناقـشة فى االجتماع    ــات ــاع / عــدم اإلنص ــلط رئيس االجتم ســيطرة وتس

لآلخرين.   .ـعدم ـقدرة رئيس االجتـماع على إدارة الجلـسة بفعالية   .افتـقار رئيس االجتـماع لمـهارات االتـصال الفعال    تزام األعضـاء بقواعـد السـلوك والتفاعـل مـع عـدم اـل

اآلخرين.   .الغـياب أو الـتأخير فى الحـضور لبعض األعضاء    الســعى إلى الــرأى الوســط بغض النظــر عن اآلراء

المعارضة فى بعض القضايا الهامة والحساسة.

  .ضغط الوقت وعدم المناقشة الكافية