Jaroslav Prodělal, OldanyGroupconsultant
Ovládněte umění správy dokumentů ve vaší organizaci
12.4.2016
Agenda1. Úskalí při správě dokumentů.2. Jak vybrat správné řešení pro správu
dokumentů.3. Představení produktu M-Files.4. Klíčové vlastnosti M-Files.5. Co řeší M-Files oproti jiným DMS
systémům.6. Pro koho je M-Files vhodné řešení.7. Jak probíhá projekt zavádění DMS.8. Příklady licencování a ceny.9. Praktická ukázka.
Představení společnosti¨• česká společnost založená v roce 2005 • moderní a inovativní technologie v oblasti ICT• vize dosažení maximální efektivity při využívání ICT prostředků• profesionalita, odbornost a snaha naleznout individuální řešení
Naše stěžejní služby• poskytování služeb v oblasti správy firemních dat
(M-Files)• poskytování cloudových služeb (IaaS, BaaS,…) a
budování cloudových systémů• implementační a konzultační služby
(oblast virtualizace a správy OS systémů, tvorba ZD)
• externí správa serverových systémů Linux, Windows, VMware
• virtualizace serverů a desktopů(a související technologie)
• dodávky hardware a software• dodávky komplexních projektů „na klíč“
(předprodejní podpora, analýza, návrh řešení, nabídka, pilotní projekty, dodávka, implementace, (za)školení, správa)
Co ještě děláme
• synergický vývoj aplikací(pro naše projekty TiCtOG, BeeScale, Frekr.me)
• vzdělávání a školení (ArrowECS Education Partner - nově)
• příprava podkladů pro technickou specifikaci zadávací dokumentace VŘ
• řízení projektů (IT management)(krátkodobý, dlouhodobý)
• zajištění financování projektů• náhradní plnění
JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU
• moderní náhrada za klasické a zastaralé docházkové systémy• jednoduché ovládání, zprovoznění během několika minut přes
váš webový prohlížeč• využívá moderních technologií ve vašem telefonu/tabletu
(NFC, QR)• možnost vyzkoušení aplikace pro 5 zaměstnanců zdarma• vytvoření terminálu pro zadávání příchodů a odchodů přímo v
místě pracoviště• mobilní aplikace pro
zaměstnance, kteří pracují mimo kancelář (GPS lokace)
JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU
• přehled v reálném čase z jakéhokoliv zařízení a prohlížeče
• i zaměstnanec může kontrolovat svoji aktivitu přes web• není potřeba pořizovat dodatečný software• jednoduché zadávání úkolů• export dat do jiných systémů
Stačí se zaregistrovat na
https://frekr.me
JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU
Webináře5.4. a 18.4.
http://oldanygroup.cz/planovane-webinare/
Působnost společnosti
Česká republika s regionálním zastoupením
http://oldanygroup.cz/kontakty/
Slovenská republika se zastoupením v Bratislavě
OldanyGroup s.r.o. OldanyGroup Slovakia s.r.o.
Vybrané reference
O M-Files
• finská společnost• působnost po celém světě• zaměření na správu firemních dat a procesů• velmi rychlý rozvoj • posuny v žebříčcích a predikcích pro ECM• produkty
– M-Files– M-Files QMS
• aktuálně získala investici $ 36M
Některé ze základních vlastností řešení M-Files platforma
řešení pro malé, střední i velké společnosti
řeší CO ukládáte, eliminuje řešení KAM ukládat
vysoká míra přijetí uživateli
snadné ovládání (pro uživatele i administrátory)
propracované a rychlé full-text vyhledávání
sledování historie dokumentu a verzí
integrace s MS Windows a Office
přístup nativní (Windows průzkumník), web, mobilní aplikace
rozsáhlé možnosti přizpůsobení a rozšíření
rozsáhlé API a možnosti integrace s podnikovými systémy CRM, ERP
rozsáhlé možnosti nastavení oprávnění
možnost práce offline
integrovaný workflow engine
replikace dat mezi lokalitami
možnost provozu i v českém cloudu
Základní problémy některých DMS systémů
• adresářová struktura• uživatelsky nepřívětivé• správa oprávnění• možnosti sdílení a spolupráce• propojení s ostatními systémy• podpora napříč platformami• mobilní přístup k dokumentům
Manage every thing in your business.
Enterprise Information Management
Unlocking The Value Of InformationFor More Businesses
DocumentumOpenTextHyland
Lots of features, but complex and expensive
Easy to use, butlimited features
Windows FoldersDropboxBox
EasyComplete feature setUniquely differentiated
ECM
ERP
CRM
DMSSILOSINFORMATION
USERADOPTION
ITCENTRIC
COMPLEXTO USE
IT TASKSset up workflows
manage document permissions
allow sharing for contractors
re-organize server folder structure
create internal system training
TOO LOW
INDEPENDENT
OF
TOO
The Problems with Most ECM Systems
make stuff better.ERP
CRM
DMS
CONNECTED
INFORMATION IS
USERADOPTION
GIVESCONTROL
BACK
A TRULYSIMPLEINTERFACE
ALL OF YOUR
TOUSERS
HIGH
IT TASKS
Our Solutions to the ECM Dilemma
what something is instead of where it's stored.Organize information based on
Document Type
Customer
Date
Permissions
It's as simple as an iPhone
Playlist
Artist
Genre
Album
Bridges the gap between Core Business Systems and Content.
Structured Unstructured
Docs, Images & MediaCRMERP
Core BusinessInformation
Project
Case
Claim
Most ECM solutions not integrated 62%+ of ECM systems not integrated
(AIIM) 90% of M-Files deployments integrated with
CRM/ERP
Our Solution
Save To The M: DriveFill Out Properties
Document TypeDateCustomerProject
Enjoy The BenefitsLightning Fast SearchOne, Always Up-to-date DocumentOffline Availability
Saving Documents To M-Files
Drag-and-drop emails & attachments to M-Files Smart Folders
Smart Folders automatically know what it is and who it relates to
Functionality is built right in to Microsoft Outlook
OUTLOOK INTEGRATION
Save To The Vault Directly From Outlook
Access to documents resembles traditional folder directories
Easy to use
Define views based on document properties
One document can be found several ways
Views are centrally managedAnyone can create views specific to them
View Your Documents and DataAny Way You Want To
Traditional Folder Pitfalls:Files only have one locationMultiple copies of files may be in different locations
Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes
View It Any Way You Want To
+By Project By Customer By Project And Doc Class
Proposal
A&A Consulting
Austin District Redevelopment
Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes
View It Any Way You Want To
+By Project By Customer By Project And Doc Class
Proposal
A&A Consulting
Austin District Redevelopment
Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes
View It Any Way You Want To
+By Project By Customer By Project And Doc Class
Proposal
A&A Consulting
Austin District Redevelopment
Search results are ranked by relevancy
How recently the document was createdHow many times the document has been edited or updated
Search includes file metadata & contentsLocates documents quickly no matter how many items are in the vault
Find Documents Instantly
Check out document to editReserves the document for editingPrevents others from editing at the same timeOthers are still able to read checked out documents
Check in document when doneOnce checked in, others can edit the document
Co-AuthoringSimultaneously edit shared documentsCollaborate with co-workers and outside partiesSee who has made changes and what they are
Edit Without Fear of Duplication
History is automatically documentedView previous versions at any time
Eliminates the risk of accidental data lossTraceability ensures quality standard compliance in regulated industries
Efficient use of hard disk space
Only "delta" changes are stored
Version History | Keep Track of All Changes
User & user group rightsPer documentPer Document Class
Metadata-driven permissions
Enables automatic changes to access permissions with any change in metadata, such as when a document is approved or project team members change
Simple setup & administrationActive Directory support
Welcome to the Industry's Most Advanced Permission Management
DRAFT WAITING FOR APPROVAL
APPROVED
REJECTED
IN REVIEW
COMPLIANCE APPROVAL STATES PERMISSIONSREGULAR REVIEW
Flexible, Compliant Workflows
Automate business processesHere's an example: Standard Operating Procedure
v2DOCUMENT OWNER
READERAPPROVER
DRAFT WAITING FOR APPROVAL
REJECTED
APPROVED
IN REVIEW
NOTIFICATION
ASSIGNMENT
Get Notified About Important Tasks & Assignments
Dynamic synchronizationSync only the content you need offline
• Recent documents• All documents from a certain customer• Documents related to a specific project
Vault is updated as soon as you're back onlineSynchronization is fast even over slow internet connections
Offline ≠ Disconnected
User interface mimics the Windows clientAccess for external parties
CustomersSubcontractorsPublic Internet Users
Access from any platformWindowsMacLinux
Vault Access Via the Browser of Your Choice
v2
Native mobile appsiPhone/iPadAndroid devicesWindows Phone
View and edit documentsManage workflowsElectronic signatures
Mobile Access
v2
Install the apps now from:
Advanced Features
Get insight into your operationsView real-time statistical data about your vaultMake better decisions based on dataView information from external CRM and ERP systems
Reporting & Business Intelligence
Supports compliance initiativesFDA 21 CFR Part 11EU GMP Annex 11ISO 9000/9001Good Manufacturing Practice (GMP)
Some target industriesPharmaceutical & Life SciencesHealthcareManufacturingAviationMiningPetrochemicalFood Production
Time-stamped log & audit trailComprehensive version historyMandatory workflowsSupport for electronic signaturesStrict access control
Quality Management and Compliance
v2
QMS
Capture paper documents with existing scanners & multifunction devices
TWAIN & WIA Scanners Supported
Search content within scanned documents
Zone OCR enables automatic metadata tagging• Text, Barcodes, QR Codes
Benefit from unique M-Files features
Access in Dynamic ViewsAutomatic PermissionsWorkflow Integration
Paperless IntelligencePAPER DOC
SCANNED
CHARACTER RECOGNITION (OCR)
SAVED IN M-FILES
Packaged integrations:Microsoft DynamicsMicrosoft SharePointMicrosoft OfficeSalesforce.comNetSuiteConnectWiseAutodesk (AutoCAD)Kofax ExpressPSIGEN
The M-Files API connects to virtually any database
Integrate with Other Business Systems
The vault structure is easy to manage and edit
Users & User GroupsPermissions & Access PrivilegesDocument Classification StructureExternal DataWorkflowsBackupsArchivingEvent Log
Manage Everything with Ease
We Are Different
Metadata-driven (What Vs Where)
Flexible Deployment: Cloud, On-premises,
Hybrid
Simple, Yet Highly Configurable ECM
Instantly Familiar (Integrated In To Windows)
Integrates Well With Other Software
Accessibility On Every Device
What's Different?
Our Guided Tour video series shows how easy it is to use m-fileswww.M-Files.com/GuidedTour
Saving Documents
Searching
Dynamic Views
Editing Documents
Sharing Documents
Mobile Access
and much more…
Watch these videos to Learn More
Licencování a ceny
• standard vs. enterprise• named/CCU/read-only user• maintenance (po prvním roce)• možnost rozložení plateb• množstevní slevy• add-ony
Jak probíhá projekt zavádění DMS
• analýza– klíčová pro správné definování potřeb
• implementace– více fází– nasazení pro vzorek uživatelů– testování
• školení– uživatelé, správci, power users
• migrace dokumentů• provoz
– beta provoz?– dohled
M-Files ukázka praktická ukázka
Informace a služby
Dostupné zdroje informací
• Produktová stránka M-Files – www.oldanygroup.cz/go/m-files
• Web výrobce – www.m-files.com• Tutoriály - https://www.youtube.com/user/MFilesDMS
Naše služby v oblasti správy firemních dokumentů M-Files
• konzultace / předprodejní i poprodejní podpora• analýza prostředí• návrhy řešení• předběžné kalkulace• nabídka• zadávací dokumentace• pilotní projekty• dodávka SW• implementace• (za)školení• správa• hosting M-Files
http://twitter.com/oldanygroup
http://facebook.com/oldanygroup
Váš primární kontakt
Jaroslav Prodělal777 23 22 21
[email protected] / www.oldanygroup.cz
Děkuji za pozornost!