Verksamhetsutveckling och digitalisering
med invånaren i fokus
Bygg- och miljökontoret
Bygg- och miljönämndenBygg- och miljökontoret
Bygg- och miljöchefSara Helmersson
BygglovenhetenEnhetschef
Anna Keskitalo
Miljö- och hälsoskyddsenheten
Enhetschef Carl Wesslén
GIS-, Mätnings- och kartenhetenEnhetschef
Martin Karlsson
LivsmedelsenhetenEnhetschefPer Nilsson
StabEnhetschef
Ulrika Isgård
Identifierade behov 2010…
• Öka rättssäkerheten för invånaren
• Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans
• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren
• Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser
• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)
• Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling
Granskningansökan/anmälan
Är ärendet komplett?
Begäran om komplettering
Nej Inkommer
Beslut om avvisning samt
debitering
Nej
Ja
Ärendeutdelningansökan/anmälan
Besked om fullständig
ansökan/anmälan
Ja
Behov av yttrande Ja
Beredning av beslut alt.
tjänsteyttrande
Nej
Kommunicering om det inte är
obehövligt Avser endast
delegationsbeslut
Beslutsinstans Nämnd
Delegation
Nämndprocess
Debitering
Separat process
Separata processerExpediering av
beslut(underrättelse)
Separat process
Delegationsbeslut
Behov av platsbesök
Ja
Nej
2012-05-01
Tillståndsprocess
Fastställande om intern samverkan
Hörande av sakägare
Inkommen överklagan
Platsbesök
Granskningansökan/anmälan
Är ärendet komplett?
Begäran om komplettering
Nej Inkommer
Beslut om avvisning samt
debitering
Nej
Ja
Ärendeutdelningansökan/anmälan
Besked om fullständig
ansökan/anmälan
Ja
Behov av yttrande Ja
Beredning av beslut alt.
tjänsteyttrande
Nej
Kommunicering om det inte är
obehövligt Avser endast
delegationsbeslut
Beslutsinstans Nämnd
Delegation
Nämndprocess
Debitering
Separat process
Separata processerExpediering av
beslut(underrättelse)
Separat process
Delegationsbeslut
Behov av platsbesök
Ja
Nej
2012-05-01
Tillståndsprocess
Fastställande om intern samverkan
Hörande av sakägare
Inkommen överklagan
Platsbesök
Rättssäkerhet
• Öka rättssäkerheten för invånaren
− Resultat: ”rätt” andel rätt i överinstanser
− Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile)
− Engagera medarbetarna i arbetet
− FoU-grupp
Invånarnas nöjdhet
• Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans
– Resultat: bättre HL-tider och NKI
– Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete
– Tät uppföljning i realtid och månadsvis
0
10
20
30
40
50
60
Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan
HL-tid median
HL-tid medel
Är vi tillgängliga för invånaren?
• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren
– Resultat: ökad andel ärenden via e-tjänster, NKI samt svarstider
– Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även ”Torsdagsöppet” och ”Bygglov/VA-bussen”)
– Enkäter efter varje beslut i realtid
20,0%
25,0%
30,0%
35,0%
40,0%
45,0%
Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb
Pro
cent
Andel e-ansökningar PBL
Andel e-ansökningarMål (andel e-ansökningar)
Älska avvikelser
• Jobba med den interna kulturen
Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser
Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser.
Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 0
50
100
150
200
250
300
Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag
Attraktiv arbetsgivare
• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)
– Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte)
– Metod
− Mobilt arbete
− Automation (mindre belastning)
− Personliga (individuella) mål
− Feedback i realtid
− I framkant med ny teknologi
Digitalisering som verktyg
Dagens kommunala lösning för informationsflöden
Ett smartare infoflödeHämtar information
Lämnar information
Dela ut dataHjälp invånaren att göra rätt
Vår digitala handläggning
Framtiden handlar om relationer & informationsflöden• Samverka med invånarna i kommunens IT-
miljö
• Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer
• Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö
Utveckling Bygglov
1830 17102000
2680
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
2012 2013 2014 2015
Antal beslut om bygglov
2225 24 23
51 50
57
44
10,5 10,514,5
12
0
10
20
30
40
50
60
2012 2013 2014 2015
HL-tid median HL-tid medel
Antal årsarbetare
0
200
400
600
800
2012 2013 2014 2015 2016
Antal beslutade ärenden
0
50
100
150
2012 2013 2014 2015 2016
Handläggningstider
Antal årsarbetare HL-tid median
HL-tid medel
Utveckling Miljöbalken
Verksamhetsutveckling och digitalisering
med invånaren i fokus
Bygg- och miljökontoret
Bygg- och miljönämndenBygg- och miljökontoret
Bygg- och miljöchefSara Helmersson
BygglovenhetenEnhetschef
Anna Keskitalo
Miljö- och hälsoskyddsenheten
Enhetschef Carl Wesslén
GIS-, Mätnings- och kartenhetenEnhetschef
Martin Karlsson
LivsmedelsenhetenEnhetschefPer Nilsson
StabEnhetschef
Ulrika Isgård
Identifierade behov 2010…
• Öka rättssäkerheten för invånaren
• Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans
• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren
• Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser
• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)
• Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling
Granskningansökan/anmälan
Är ärendet komplett?
Begäran om komplettering
Nej Inkommer
Beslut om avvisning samt
debitering
Nej
Ja
Ärendeutdelningansökan/anmälan
Besked om fullständig
ansökan/anmälan
Ja
Behov av yttrande Ja
Beredning av beslut alt.
tjänsteyttrande
Nej
Kommunicering om det inte är
obehövligt Avser endast
delegationsbeslut
Beslutsinstans Nämnd
Delegation
Nämndprocess
Debitering
Separat process
Separata processerExpediering av
beslut(underrättelse)
Separat process
Delegationsbeslut
Behov av platsbesök
Ja
Nej
2012-05-01
Tillståndsprocess
Fastställande om intern samverkan
Hörande av sakägare
Inkommen överklagan
Platsbesök
Granskningansökan/anmälan
Är ärendet komplett?
Begäran om komplettering
Nej Inkommer
Beslut om avvisning samt
debitering
Nej
Ja
Ärendeutdelningansökan/anmälan
Besked om fullständig
ansökan/anmälan
Ja
Behov av yttrande Ja
Beredning av beslut alt.
tjänsteyttrande
Nej
Kommunicering om det inte är
obehövligt Avser endast
delegationsbeslut
Beslutsinstans Nämnd
Delegation
Nämndprocess
Debitering
Separat process
Separata processerExpediering av
beslut(underrättelse)
Separat process
Delegationsbeslut
Behov av platsbesök
Ja
Nej
2012-05-01
Tillståndsprocess
Fastställande om intern samverkan
Hörande av sakägare
Inkommen överklagan
Platsbesök
Rättssäkerhet
• Öka rättssäkerheten för invånaren
− Resultat: ”rätt” andel rätt i överinstanser
− Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile)
− Engagera medarbetarna i arbetet
− FoU-grupp
Invånarnas nöjdhet
• Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans
– Resultat: bättre HL-tider och NKI
– Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete
– Tät uppföljning i realtid och månadsvis
0
10
20
30
40
50
60
Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan
HL-tid median
HL-tid medel
Är vi tillgängliga för invånaren?
• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren
– Resultat: ökad andel ärenden via e-tjänster, NKI samt svarstider
– Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även ”Torsdagsöppet” och ”Bygglov/VA-bussen”)
– Enkäter efter varje beslut i realtid
20,0%
25,0%
30,0%
35,0%
40,0%
45,0%
Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb
Pro
cent
Andel e-ansökningar PBL
Andel e-ansökningarMål (andel e-ansökningar)
Älska avvikelser
• Jobba med den interna kulturen
Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser
Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser.
Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 0
50
100
150
200
250
300
Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag
Attraktiv arbetsgivare
• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)
– Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte)
– Metod
− Mobilt arbete
− Automation (mindre belastning)
− Personliga (individuella) mål
− Feedback i realtid
− I framkant med ny teknologi
Digitalisering som verktyg
Dagens kommunala lösning för informationsflöden
Ett smartare infoflödeHämtar information
Lämnar information
Dela ut dataHjälp invånaren att göra rätt
Vår digitala handläggning
Framtiden handlar om relationer & informationsflöden• Samverka med invånarna i kommunens IT-
miljö
• Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer
• Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö
Utveckling Bygglov
1830 17102000
2680
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
2012 2013 2014 2015
Antal beslut om bygglov
2225 24 23
51 50
57
44
10,5 10,514,5
12
0
10
20
30
40
50
60
2012 2013 2014 2015
HL-tid median HL-tid medel
Antal årsarbetare
0
200
400
600
800
2012 2013 2014 2015 2016
Antal beslutade ärenden
0
50
100
150
2012 2013 2014 2015 2016
Handläggningstider
Antal årsarbetare HL-tid median
HL-tid medel
Utveckling Miljöbalken