Training Manual
Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2
การก าหนดขนตอนการอนมตการจดซอและใบเบก
[Workflow Configuration]
Rajamangala University of Technology Thanyaburi
[10 June 2014]
Prepared by
First One Systems Co., Ltd.
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd.
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd.
ค ำน ำ
คมอการก าหนดขนตอนการอนมตการจดซอและใบเบก เขยนขนเพอใชเปนเอกสารประกอบการอบรมการใชงานระบบ Microsoft Dynamics AX version 2012 R2 เนอหาของคมอเลมนประกอบดวย ขนตอนการก าหนดขอมลเบองตนกอนการใชงาน Workflow การก าหนดวธการในการอนมตเอกสาร เชน การอนมตใบขอซอและการอนมตใบสงซอ รวมถงตวอยางการก าหนดคาทมการใชงานบอย เชนการอนมตใบขอซอและใบสงซอ
บรษท First One System จ ากด หวงวาคมอเลมนคงจะเปนประโยชนแกลกคาทกทาน
Copyright 2012 by First One System Co., Ltd
All rights reserved
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd.
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 4
Table of Contents
1. ค าแนะน า [INTRODUCTION] .......................................................................................................................... 6 1.1. การเขาสโปรแกรม (Logging In) ............................................................................................................... 6 1.2. การเลอกเมน [Menu navigation] ............................................................................................................. 7 1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] .................................................................................................................... 9 1.4. แถบสถานะ [The Status Bar] .................................................................................................................. 9 1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys] ........................................................................................................ 10 1.6. การใสวนท [Entering Dates] ................................................................................................................. 11 1.7. การเรยกด/พมพรายงาน [Viewing/Printing Reports] .............................................................................. 12
2. โครงสรางบรษท [CORPORATE STRUCTURE] ............................................................................................ 17 2.1. รหสบรษท [Company Account] ............................................................................................................ 17 2.2. การเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code] ............................................................................... 17
2.2.1. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถำนะ [The Status Bar] ............................................................. 18 2.2.2. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar] ............................................................ 19
3. การก าหนดผงองคกร [Organization] ............................................................................................................... 20 3.1 ขอมลทวไป (Overview).............................................................................................................................. 20 3.2 การเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite) ..................................................................................................... 20 3.3 ขอมลหลก (Masters) ................................................................................................................................. 21
3.3.1 ขอมลบรษท (Legal entity) ............................................................................................................... 21 3.3.2 ขอมลหนวยงำน (Operating Units) .................................................................................................. 25 3.3.3 ขอมลหวขอหนำทกำรท ำงำน (Titles) .............................................................................................. 27 3.3.4 ขอมลหนำทกำรท ำงำน (Jobs) ........................................................................................................ 28 3.3.5 ขอมลต ำแหนงงำน (Positions) ......................................................................................................... 30 3.3.6 กำรสรำงผใชงำน (Worker / Employees).......................................................................................... 33 3.3.7 กำรก ำหนดผใชงำน (User) ............................................................................................................... 36 3.3.8 กำรก ำหนดสทธในกำรออกใบขอซอ (Purchase requisition permissions) ..................................... 38
4. การก าหนดวงเงนการอนมต (Signing limit) ..................................................................................................... 39 5. การก าหนดเงอนไขจดซอ (Purchasing Policy) ................................................................................................ 44
5.1 ขนตอนการสราง Purchasing Policy ใหม ................................................................................................... 45 5.2 ขนตอนการก าหนด Policy ส าหรบการออกใบขอซอ ..................................................................................... 46 5.3 ขนตอนการก าหนด Policy ส าหรบการออกใบสงซอ ..................................................................................... 49
6. การก าหนดขนตอนการอนมตใบขอซอ (Purchase requisition approval) .......................................................... 54 6.1 ขนตอนการสราง Workflow ในการอนมตใบขอซอ ........................................................................................ 54 6.2 ตวอยางการก าหนด Properties ของ Element ทมการใชงานบอย ................................................................ 62
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 5
6.2.1 Element ประเภท Approve purchase requisitions ........................................................................... 62 7. การก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอ (Purchase order approval) .................................................................. 76
7.1 ขนตอนการสราง Workflow ในการอนมตใบสงซอ ........................................................................................ 77 7.2 ตวอยางการก าหนด Properties ของ Element ทมการใชงานบอย ................................................................ 84
7.2.1 Element ประเภท Approve purchase Order .................................................................................... 84 7.2.2 Element ประเภท Conditional decision ........................................................................................... 95
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 6
1. ค ำแนะน ำ [INTRODUCTION]
1.1. กำรเขำสโปรแกรม (Logging In)
Microsoft Dynamic AX สามารถใชงานได เมอ Log in เขาส Windows โดยใช User name และ Password ตวเดยวกบการ login เขา Window
ในการ เปดโปรแกรม Microsoft Dynamics AX 2012 จะท าโดยการ double click ท Microsoft Dynamics AX 2012 icon หรอ สามารถเลอกจาก Windows Start Menu > Programs > Microsoft Dynamics AX 2012
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 7
1.2. กำรเลอกเมน [Menu navigation]
เมอท าการ เขาส ระบบจะแสดงหนาจอ Main Menu มาให โดยการแสดงเมน จะขนอยกบ Permissions ทมการก าหนดไวในแตละ User Main Menu จะมลกษณะดงน:
โดยทางดานซายมอ จะเปนการแบง Menu ตางๆ ซงประกอบไปดวย
‘‘My Favorite Menu’ เปนสวนทเกบ Menu ทมการเรยกใชงานประจ า โดยสามารถดงเมนทใชงานประจ ามาไวในสวนของ My Favorite Menu เพอเปน Short cut ในการเขาสค าสง
‘Main Module’ Main modules/sections ของ Dynamics AX 2012 เมอท าการ Click แตละ Module จะเหน Subdirectories ภายใตแตละ Module อยทางดานขวามอ:
‘Subdirectories Menu’ เมอท าการ Click แตละ Subdirectories จะเหน Subdirectories หรอ Function
‘Area Page’ เปนการแสดง Menu บน Desktop ของ Dynamics AX โดย Menu ใน Area Page Menu จะสอดคลองเทากนกบ Menu ใน Subdirectories Menu
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 8
‘Common Forms’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมล เชน PR, PO ‘Journals’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมลสมดรายวน เชน Movement Receipt, Movement Issue
‘Inquiries’ จะเปนสวนทใชเรยกด (inquiries) รายละเอยดรายการตางๆ.
‘Reports’ จะประกอบไปดวยรายงานตางๆทเกยวของกบ Module นนๆ.
‘Periodic’ จะประกอบไปดวยขนตอนการท างาน (processes) ทมลกษณะเปนขนตอนทตองท าเปนประจ าแบบ periodic basis, เชน รายเดอน รายสปดาห.
‘Setup’ ประกอบไปดวยสวนทตองก าหนดขนเพอใชงานระบบ เชน parameters และ Master ตางๆ ซงจะถกก าหนดขนในขนตอนการออกแบบระบบแตละ function การท างานในแตละ Module ของ AX2012 R2
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 9
1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] Toolbar จะปรากฏอยดานบนของหนาจอ โดยการใชงานจะขนอยกบการเปดแตละหนาจอ/ฟอรมในระบบ
Microsoft Dynamics AXดงน
1 – New ใชในการสรางขอมลใหม หรอ Ctrl+N 2 – Delete ใชในการลบขอมล 3 – Lines ส าหรบสรางรายการใหมทหนาตางหลก (Journal Header) 4 – Validate ส าหรบท าการตรวจสอบความถกตองของรายการกอนท าการบนทก Post 5 – Post ส าหรบท าการ Post รายการ 6 – Create New ใชในกรณทตองการใหระบบท าการสรางรายการทหนาตางหลก (Journal Header) ให
อตโนมต 7 – Log ส าหรบตรวจสอบรายการทเกด Error 8 – Function เปน Function ส าหรบการท ารายการในแตละ Module ซงจะแตกตางกนออกไป 9 – Print เพอท าการจดพมพรายงานท Function การท างานนนๆ 10 – Help ใชในการเรยกดขอมลชวยในการท างาน
1.4. แถบสถำนะ [The Status Bar] Status bar จะถกแสดงอยในสวนลางของหนาจอ โดยการแสดงขอมลจะขนอยกบการก าหนดในแตละ user:
1 – First, Previous, Next, Last Record 2 – Edit Records 3 – Document Handling ใชในการแนบ file หรอ แนบ Note เพมเตมใน Records ทบนทกรายการ 4 – Help text ขอความแนะน าการท างาน โดยจะแสดงตามฟลดทเลอก 5 – Notification แสดง Message กรณทมการ Setup Alert คาเอาไว และตกลงในเงอนไขทถก Setup
ระบบจะสง Message เขามาเตอนให
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 10
6 – Default currency แสดงรหสสกลเงนทใชงานอย 7 – Company แสดงรหสบรษททใชงานอย 8 – Close กดป ม Close เพอปดหนาจอ
1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys]
ในการใชงาน Microsoft Dynamics AX สามารถทจะเลอกใช Mouse หรอ Keyboard เพอชวยกอใหเกดความสะดวกในการใชงานตางๆ โดยอาจเลอกใช Keyboard shortcut keys ซงเปนวธทเพมสะดวกรวดเรว ดงน
Ctrl+N สราง Record ใหม Tab เลอนไปยงฟลดถดไปของ Record หรอ ฟอรม Shift-Tab เลอนไปยงฟลดกอนหนาของ Record หรอ ฟอรม Alt+F9 ลบขอมล Ctrl-S บนทกขอมล Ctrl-Q ออกจากการใชงาน โดยไมบนทก Shift-F1 ขอความชวยเหลอ (Help text) Alt-Down Arrow เปด Dropdown list เพอเลอก Ctrl+Alt+F4 ไปยงตารางขอมลหลก [Go to the main table’ functionality] Ctrl+X ตด Ctrl+C คดลอก Ctrl+V วาง Ctrl+F คนหา. (Global Search) Ctrl+K คนหา แบบ Filter F3 คนหาถดไป
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 11
1.6. กำรใสวนท [Entering Dates]
มสองวธหลกในการใสวนทในระบบ Microsoft Dynamics AX คอ 1. โดยการใช Mouse คลกเลอกใน calendar icon โดยเลอกวนททตองการจากปฎทน หรอ กดป ม ‘Today’ เพอ
เลอกวนทปจจบนตาม System date ดงรป:
2. การพมพใสวนทเอง ระบบจะสามารถจ าเดอนและปปจจบนไดโดยอตโนมต เชน ถาตองการใส วนท 20 ของเดอนและปปจจบนกสามารถพพมแค 20 ดงรป:
โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต :
ในท านองเดยวกน ถาตองการใสปเดยวกน กใสแควนทและเดอน
โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต : ในฟลดของวนท สามารถใสขอมลวนทโดยไมจ าเปนตองใสตวแบงตางๆ เชน ‘\’ or ‘.’.
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 12
1.7. กำรเรยกด/พมพรำยงำน [Viewing/Printing Reports]
ในการสงพมพรายงานจากระบบ สามารถพมพไดหลากหลายรปแบบดงน
o พมพออกทหนาจอกอนเพอเชคขอมล (print to the screen to view the report first) o พมพออกเครองพมพโดยตรง (print directly to the printer) o พมพในรปแบบไฟลขอมล (print to a file of type) โดยสามารถเลอกไดดงน :
ASCII HTML PDF RTF
o พมพในรปแบบ e-mail เปนเอกสารแนบ (Email the report as an attachment) จากรป เลอก Destination ในการสงพมพรายงานในรปแบบตาง ๆ ดงน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 13
Screen ระบ Screen เพอ Preview รายงานตรวจสอบกอนพมพออกทาง Printer
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 14
Printer ระบ Printer ทตองการพมพรายงาน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 15
File การพมพเปน File หรอ e-mail จะตองก าหนด File Format เปน CSV, Excel, HTML4.0, Image, MHTML,
PDF หรอ XML และก าหนด Path และ filename ของรายงานทตองการพมพดวย.
E-mail การ Emailing เปน Attachment, จะตองมการระบ email address ของผ รบ, พรอมทงระบหวเรองในการสง
email :
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 16
Tip: โดยปกต เราสามารถตงคา Default เปน Screen เพอเรยกดรายงานบนหนาจอกอนเพอเชคความถกตองหลงจากนน สามารถกดป ม Print Button เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพได
กดป ม Print เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 17
2. โครงสรำงบรษท [CORPORATE STRUCTURE]
โครงสรางหลกของบรษท จะถกก าหนดใน
Code Company Name
RT หาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร
โดยจะมปการเงน/การบญช (Financial year) อยระหวาง 1 ตลาคม ถง 30 กนยายน
2.1. รหสบรษท [Company Account] Path: Organization administration > Common > Organizations > Internal organizations
รหสบรษททจะถกสรางเพอใชในระบบ Dynamics AX จะประกอบดวย 1 Company Account ดงน 1. RT - มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร
2. DAT - Demonstration Company
2.2. กำรเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code]
การเปลยนรหสบรษท สามารถท าได 2 วธ ดงน:
สามารถด Company ปจจบนทก าลงท างานอยไดโดยดท Status bar ทดานขวาลาง:
จากรป จะเหนวาก าลงท างานอยบน Company Code ‘RT’ ซงเปน Live Company
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 18
2.2.1. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถำนะ [The Status Bar]
ท าการ Double-click บนฟลด ‘Company’ ท status bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics
Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :
หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 19
2.2.2. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar]
ท าการ Select icon ท Address bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics
Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :
หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 20
3. กำรก ำหนดผงองคกร [Organization]
3.1 ขอมลทวไป (Overview)
ในบทนจะกลาวถงขอมลเบองตนทเกยวของกบการก าหนดผงองคกร และขนตอนการขอมลพนฐานทเกยวของกบการก าหนดขนตอนการอนมต องคกรคอกลมของคนทท างานรวมกนเพอด าเนนธรกจเพอใหบรรลเปาหมาย การก าหนดล าดบชนขององคกร (Organization heirachies) จะแสดงใหเหนความสมพนธระหวางหนวยงานตางๆภายในองคกร
ขอมลทจะตองใชเพอการก าหนดผงองคกรประกอบดวย
ขอมลบรษท (Legal entity)
ขอมลหนวยงาน (Operation Unit)
ขอมลหวขอของหนาทการท างาน (Titles)
ขอมลหนาทการท างาน (Job)
ขอมลต าแหนงงาน (Position)
ขอมลพนกงาน (Employee)
3.2 กำรเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite)
กอนทจะเรมการใชการก าหนดผงองคกรในระบบ จะตองเตรยมขอมลใหพรอมรวมถงก าหนดขอตกลงและความสมพนธของหนวยงานและต าแหนงงานตางๆ ภายในองคกรวาหนวยงานใดขนตรงกบหนวยงานใดบาง, ภายในองคกรมต าแหนงงานใดบาง, แตละต าแหนงงานมผบงคบบญชาเปนต าแหนงงานใด
การก าหนดความสมพนธของหนวยงานตางๆ ใน AX2012 นนจะดทต าแหนงงานเปนหลกแลวจงท าการก าหนดผ รบผดชอบในแตละหนวยงานอกครง ดงนนในการเตรยมขอมลใหเตรยมขอมลทจะท าการก าหนดในระบบ AX2012 โดยยงไมตองค านงถงตวบคคล
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 21
3.3 ขอมลหลก (Masters)
3.3.1 ขอมลบรษท (Legal entity)
Path: Organization administration > Setup > Organization > Legal entities
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม
2. ระบบจะแสดงหนาจอเพอใหท าการก าหนดขอมลเบองตน ดงรป
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 22
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอของบรษท
Company ระบชอยอของบรษททจะใชในระบบ
Country/region ระบประเทศทบรษทตงอย
3. หลงจากนนเมอกดป ม ระบบจะท าการสรางบรษทใหมหลงจากนนใหระบรายละเอยดอนๆ ทเกยวของ ขอมลทจ าเปนไดแก
Field ค ำอธบำย
Language ระบภาษาหลกทจะใช
Addresses ก าหนดทอยของบรษทโดยสามารถก าหนดไดมากกวา 1 ทอย
Contact information ก าหนดเบอรโทรศพท, เบอรแฟกซ หรออเมล
Tax registration number ก าหนดเลขประจ าตวผ เสยภาษ
4. การก าหนดทอยของบรษทนน สามารถกดป ม “Add” ท Tab Address เพอเพมทอยของบรษท
Field ค ำอธบำย
Name or description ชอบรษท
Addresses ก าหนดทอยของบรษท
Purpose ประเภทของทอย
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 23
Field ค ำอธบำย
Primary ทอยหลกของบรษท หากตองการใหเปนทอยหลกใหระบเปน Yes
5. การก าหนดขอมลตดตอของของบรษทนน สามารถกดป ม “Add” ท Tab Contact Information เพอเพมขอมลส าหรบตดตอบรษทได
Field ค ำอธบำย Name or description ชอลกษณะการตดตอ หรอชอบรษท
Type ประเภทขอมลทตองการบนทก เชน เบอรโทร Fax Email เปนตน
Contact number/address รายละเอยดเบอรโทร Fax Email เปนตน
Extension เบอรตอ
Primary ขอมลหลก หากตองการใหเปนขอมลหลกใหระบเปน Yes
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 24
6. การก าหนด Logo บรษท โดยคลกท Menu Company Logo จะปรากฏหนาจอส าหรบแสดงรปภาพปจจบนทใชงานอย
Field ค ำอธบำย
ป ม Change คลกเพอ Add หรอเปลยนรปภาพ
Remove คลกเพอลบรปภาพ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 25
3.3.2 ขอมลหนวยงำน (Operating Units)
Path: Organization administration > Setup > Organization > Operating units
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. เลอกประเภทของ Operating unit
Operation Unit type ค ำอธบำย
Department สวนการท างานภายในองคกร
Cost center หนวยงานทก าหนดความรบผดชอบตามงบประมาณหรอคาใชจายทเกดขนจรง
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 26
Operation Unit type ค ำอธบำย
Value stream หนวยปฎบตการทควบคมกระแสการผลต
Business unit หนวยปฎบตการทถกสรางขนเพอตอบสนองวตถประสงคทางธรกจเชงกลยทธ
หมำยเหต มเฉพาะ Operation Unit Type “Department” เทานนทจะสามารถน าไปก าหนดในแตละ ต าแหนงงานเพอใชในการควบคมการขออนมตใน Workflow
3. ระบรายละเอยดตาง ๆ เพมเตม โดยมฟลดทนาสนใจ ดงน
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอ Operating Unit
Department number ระบรหสของ Operating Unit
Search Name ระบชอทใชในการคนหาของ Operating Unit
Addresses สามารถก าหนดทอยของแตละ Operating Unit ได
Contact information ก าหนดเบอรโทรศพท, เบอรแฟกซ หรออเมล
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 27
3.3.3 ขอมลหวขอหนำทกำรท ำงำน (Titles)
Path: Human resources > Setup > Workers > Titles
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ก าหนดชอของ Title ซงการก าหนด Title นจะถกน าไปใชในการก าหนดหนาทการท างาน (Jobs) และ
ต าแหนงงาน (Position)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 28
3.3.4 ขอมลหนำทกำรท ำงำน (Jobs)
Path: Human resources > Common > Organization > Jobs
การก าหนดหนาทการท างานจะสมพนธกบการก าหนดวงเงนในการอนมต ดงนนในกรณทมพนกงานทมหนาทการท างานคลายกนแตมวงเงนในการอนมตไมเทากนจะตองก าหนด Job ใหแยกกน
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Ctrl+N หรอเลอก New Job ส าหรบการสรางรายการใหม
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 29
3. ระบรายละเอยดตาง ๆ ขอมลในตารางดานลางเปนขอมลทจ าเปนตองระบ สวนขอมลใน Tab อนๆ ไมจ าเปนตองระบ
Field ค ำอธบำย
Job ระบรหสหนาทการท างาน
Description ระบค าอธบายของหนาทการท างาน
Title เลอก Title ทเกยวของตามขอ 3.3.3
Maximum number of positions
เลอก Maximum positions กรณตองการก าหนดจ านวนพนกงานมากทสดทสามารถก าหนดไดในหนาทการท างานน เลอก Unlimited กรณทไมจ ากดจ านวนพนกงานในหนาทน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 30
3.3.5 ขอมลต ำแหนงงำน (Positions)
Path: Human resources > Common > Organization > Positions > Positions
ใชก าหนดต าแหนงงานใน AX2012 โดยในแตละต าแหนงงานสามารถมพนกงานในต าแหนงนน ไดเพยง 1 ทานเทานน (โครงสรางผงองคกร)
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Ctrl+N หรอเลอก New Position ส าหรบการสรางรายการใหม
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 31
2. ระบรายละเอยดตาง ๆ ดงน Field ค ำอธบำย
Position ก าหนด Code ของต าแหนงงาน
Job เลอกหนาทการท างานของต าแหนงงานน
Activation ก าหนดวนทเรมใหต าแหนงงานนมผลบงคบใช
Retirement ก าหนดวนทยกเลกต าแหนงงานน กรณยงไมมวนยกเลก ไมตองท าการก าหนดคา
แลวกดป ม Create positions
3. ระบรายละเอยดตาง ๆ เพมเตม ดงน
Field ค ำอธบำย General
Position ก าหนด Code ของต าแหนงงาน
Job เลอกหนาทการท างานของต าแหนงงานน
Department ระบแผนกของต าแนงงานน
Report to position ก าหนดต าแหนงของหวหนาวาเปนต าแหนงใด
Position type ก าหนดวาเปนพนกงานประจ าหรอพนกงานชวคราว
Position duration : กรณตองการแกไขสามารถกดป ม Edit เขาไปแกไขได
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 32
Field ค ำอธบำย
Activation ก าหนดวนทเรมใหต าแหนงงานนมผลบงคบใช
Retirement ก าหนดวนทยกเลกต าแหนงงานน กรณยงไมมวนยกเลก ไมตองท าการก าหนดคา
Worker assignment : กรณตองการระบชอพนกงานในต าแหนงงานนหรอยกเลกชอพนกงาน
Worker ชอพนกงานในต าแหนงงานน
Assignment start วนทพนกงานเรมงานในต าแหนงงานน
Assignment End วนทพนกงานสนสดการท างานในต าแหนงงานน
Reason code ก าหนดเหตผลในการสนสดการท างาน
สามารถด Position Hierachy แบบ Graphic ไดจาก
Path: Human resources > Common > Organization > Positions > Position Hierarchy
โดยหากต าแหนงงานใดยงวางอยจะแสดงเปนสฟา แตหากต าแหนงงานใดมบคคลากรประจ าต าแหนงอยจะแสดงเปนสเขยวและแสดงชอบคคลทอยในต าแหนงนนๆ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 33
3.3.6 กำรสรำงผใชงำน (Worker / Employees)
Path: Human resources > Workers > Employees
ขนตอนกำรบนทกขอมล
1. กด Hire new worker New ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 34
Field ค ำอธบำย
First name ระบชอแรกของพนกงาน
Middle name ระบชอกลางของพนกงาน
Last name ระบชอทายของพนกงาน
Legal entity ระบบรษททพนกงานท างาน
Personnel numner ระบรหสพนกงาน
Worker type ประเภทของพนกงาน เลอก Employee
Assign a position ระบเครองหมาย หากตองการระบต าแหนงในฟลด Position
Position ระบต าแหนงพนกงาน
Assignment start ระบวนทเรมงานในต าแหนงงานน
Assignment end ระบวนทสนสดการท างานในต าแหนงงานน
คลกท Hire new worker ระบบจะท าการสราง Employee ในระบบ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 35
ค ำอธบำยสวนของ Action pane Worker Tab
Button ค ำอธบำย Edit เมอตองการแกไขรายการ Image เมอตองการก าหนดรปภาพของพนกงาน Signature image เมอตองการก าหนดลายเซนตของพนกงาน Delete เมอตองการลบพนกงาน Hire new worker เมอตองการเพมพนกงานใหม Transfer worker เมอตองการโอนยายพนกงานไปต าแหนงงานใหม Terminate เมอพนกงานลาออกใหก าหนดดวย Function น Worker position assignments เมอตองการดต าแหนงงานทเกยวของกบพนกงาน Add assignment เมอตองการก าหนดต าแหนงงานเพมเตมใหกบพนกงาน
กรณพนกงานปฎบตงานหลายต าแหนงจะตองท าการก าหนด Primary Position เอาไวดวย เนองจากระบบจะตรวจสอบวงเงนการอนมตจาก
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 36
Primary Position เทานน Edit assignment เมอตองการแกไขขอมลเกยวกบต าแหนงงาน End assignment เมอตองการก าหนดวนทสนสดต าแหนงงานของพนกงาน Employment history เมอตองการดประวตการท างานยอนหลง Maintain versions เมอตองการดประวตการแกไขขอมล
3.3.7 กำรก ำหนดผใชงำน (User)
Path: System administration > Users > Users
เลอก User ทตองการจะใหท าการสรางใบขอซอในระบบ
กดท เพอท าการก าหนดผใชงาน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 37
กดทป ม ส าหรบการสรางรายการใหม
ระบรายละเอยดตางๆ
Field ค ำอธบำย Preson ระบพนกงาน โดยเลอกขอมลจากท Employee ทไดสรางไว
User ID รหสพนกงาน ระบบแสดงใหอตโนมตจาก User Login
Name ชอพนกงาน ระบบแสดงใหอตโนมตจาก User Login
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 38
3.3.8 กำรก ำหนดสทธในกำรออกใบขอซอ (Purchase requisition permissions)
Path: Procurement and sourcing > Setup > Policies > Purchase requisition permissions
กรณ Current view = By preparer เปนการก าหนดสทธวาผสรางใบขอซอสามารถออกใบขอซอ แทนใครไดบาง
กรณ Current view = By requester เปนการก าหนดสทธวาผสรางใบขอซอสามารถออกใบขอซอ ในบรษทใดบาง, หนวยงานใดบาง และสามารถออกใบขอซอใหใครไดบาง
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 39
ขนตอนกำรก ำหนดสทธ 1. ตารางทางดานซายมอเลอกวาตองการก าหนดสทธใหกบใคร 2. เลอกหวขอทตองการก าหนดสทธ 3. กดป ม Add เพอเพมชอบรษท, หนวยงานหรอ คนทสามารถท าการออกใบขอซอได
4. กำรก ำหนดวงเงนกำรอนมต (Signing limit)
Path: Organization administration > Setup > Signing limits > Signing limit policies
ก าหนดวงเงนในการอนมตรายการตามหนาทความรบผดชอบ
ค ำอธบำยสวนของ action pane
Button ค ำอธบำย New Policy เมอตองการเพมเตม Policy ใหม Edit เมอตองการแกไข Policy เดมทเคยสรางไวแลว Retire policy เมอตองการยกเลกการใชงาน Policy ทสรางไวแลว
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 40
Parameters เมอตองการก าหนดเงอนไขการใชงาน Policy Refresh เมอตองการดขอมลลาสด Export to Microsoft Excel เมอตองการ Export ขอมล Policy ไปยง Excel Attachments เมอตองการแนบเอกสาร
ขนตอนกำรก ำหนด Policy Parameters
1. กดป ม Parameters เพอท าการก าหนดเงอนไขการใชงาน Policy 2. ท Tab Policy rule parameters ท าการเลอกวาจะท าใชงาน Policy กบ Organization types
ประเภทใด (โดยปกตเลอก Companies)
3. กดป ม Add เพอเลอกประเภทของ Organization ทตองการแลวกดป ม Close
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 41
ขนตอนกำรสรำง Policy ใหม
1. กดป ม New Policy เพอท าการสราง Policy ใหม 2. ก าหนดรายละเอยดของ Policy
Field ค ำอธบำย
Name ก าหนดชอของ Policy
Description ระบค าอธบาย Policy
Policy Organizations เลอก Company ทตองการใหใชงาน Policy น โดยการเลอกทชอบรษทแลวกดป ม Add จะเหนวาบรษททเลอกจะยายไปอยทางดานขวา
Policy rules ท าการก าหนดวงเงนของแตละต าแหนงงาน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 42
3. เลอก Tab Policy rules เพอท าการก าหนดเงอนไขใน Policy น
4. เลอก Default signing limit แลวกดป ม Create policy rule เพอท าการสราง Policy
Field ค ำอธบำย Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 43
Field ค ำอธบำย
Expiration date ก าหนดวนสนสดการใชงาน
5. กดป ม New เพอท าการก าหนดวงเงนในการอนมต
Field ค ำอธบำย
Document type ก าหนดประเภทของเอกสาร เลอก Purchase requisition เมอตองการก าหนดวงเงนอนมตใน PR เลอก Purchase order เมอตองการก าหนดวงเงนอนมตใน PO
Approval Amount ระบวงเงนในการอนมต
Currency ระบสกลเงน
Job เลอก Job ทอนญาตใหใชวงเงนน
Description ระบค าอธบายรายการ
Field อนๆ ไมเกยวของกบการก าหนดวงเงนอนมตของ PR, PO ดงนนไมตองท าการก าหนดคา 6. กรณตองการยกเลกการใชงาน Policy ใหกดป ม Retire policy rule
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 44
7. ระบบจะแสดง Dialog เพอสอบถามการยนยนอกครงหากตองการยกเลก Policy ใหกด Yes
5. กำรก ำหนดเงอนไขจดซอ (Purchasing Policy)
Path: Procurement and sourcing > Setup > Policies > Purchasing Policies
การก าหนดเงอนไขในการบนทกขอมลใบขอซอและใบสงซอ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 45
5.1 ขนตอนกำรสรำง Purchasing Policy ใหม 1. กดป ม New Policy เพอท าการสราง Purchasing Policy 2. ก าหนดรายละเอยด
Field ค ำอธบำย
Name ก าหนดชอของ Policy
Description ระบค าอธบาย Policy
Policy Organizations เลอก Company ทตองการใหใชงาน Policy น โดยการเลอกทชอบรษทแลวกดป ม Add จะเหนวาบรษททเลอกจะยายไปอยทางดานขวา
Policy rules ท าการก าหนดเงอนไขในการออกเอกสารการจดซอ
สวนของการก าหนด Policy rules จะกลาวถงเฉพาะสวนทเกยวของกบการออกใบขอซอและใบสงซอเทานน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 46
5.2 ขนตอนกำรก ำหนด Policy ส ำหรบกำรออกใบขอซอ 1. เลอก Purchase requisition control rule แลวกด Create policy rule เพอท าการก าหนดเงอนไขใน
การสรางใบขอซอ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 47
2. ท าการกรอกขอมลเงอนไขในการกรอกขอมลใบขอซอแตละบรรทด (Purchase requisition line)
Field ค ำอธบำย
Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน
Expiration date ก าหนดวนสนสดการใชงาน
Unit price เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองก าหนดราคาตอหนวยเมอเปด PR - Required หมายถงตองท าการก าหนด Unit price เมอออก PR - Conditional หมายถงตองระบราคาซอเมอเปนเงอนไขทก าหนด
Vendor account เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบรหสผขายเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบรหสผขายเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบรหสผขายเมอเปนเงอนไขทก าหนด
Project ID เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบรหส Project เมอเปด PR - Required หมายถงตองระบรหส Project เมอเปด PR
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 48
Field ค ำอธบำย
- Conditional หมายถงตองระบรหส Project เมอเปนเงอนไขทก าหนด
Reason เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบเหตผลเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบเหตผลเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบเหตผลเมอเปนเงอนไขทก าหนด
Receiving operation unit เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปนเงอนไขทก าหนด
Purchase agreement เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปด PR - Required หมายถงตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปนเงอนไขทก าหนด
Enforce maximum order quantity restrictions
ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอสงสด
Enforce minimum order quantity restrictions
ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอต าสด
Enforce multiple order quantity restrictions
ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอแบบหลายจ านวน
Use requested date as accounting date
ตก เมอตองการก าหนดใหใชวนทตองการสนคาเปนวนทบนทกบญช
Allow new delivery address ตก เมออนญาตใหผออก PR สามารถก าหนดสถานทสงของใหมได
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 49
5.3 ขนตอนกำรก ำหนด Policy ส ำหรบกำรออกใบสงซอ 1. เลอก Purchase order createion and demand consolidation rule แลวกด Create policy rule
เพอท าการก าหนดเงอนไขในการสรางใบสงซอ
2. ก าหนดรายละเอยดการควบคมการออกใบสงซอ General Tab:
Field ค ำอธบำย Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน
Expiration date ก าหนดวนสนสดการใชงาน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 50
Purchase order split tab:
Field ค ำอธบำย
Requesters ตก เมอตองการแยกใบสงซอตามผขอซอ
Line types ตก เมอตองการแยกใบสงซอตาม Line type ของใบขอซอ
Procurement categories ตก เมอตองการแยกใบสงซอตาม Procurement categories
Price tolerance tab:
ส าหรบก าหนดคาความแตกตางของราคาในใบขอซอทไดรบการอนมตกบราคาทเปดใบสงซอวาจะอนญาตใหมความแตกตางไดเทาไหร โดยหากพบวาราคาทความแตกตางเกนกวาทก าหนดจะท างานตามท Setup ในสวนของ Error processing
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 51
Field ค ำอธบำย
Percentage ตก เมอตองการก าหนดผลตางเปน %
Amount ตก เมอตองการก าหนดผลตางเปนจ านวนเงน
Error processing tab:
ก าหนดวธการท างานเมอราคาในใบขอซอเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว Field ค ำอธบำย
No action เลอกเมอตองการใหผานไปตามปกต
Cancel the purchase requisition line
เลอกเมอตองการใหยกเลกรายการขอซอหากราคาเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว
Create a new purchase requisition line
เลอกเมอตองการใหเปดใบขอซอใหมหากราคาเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 52
Manual purchase order creation tab:
Field ค ำอธบำย Manual create purchase orders
เลอกเมอตองการสรางใบสงซอแบบ Manual
Automatic create purchase orders
เลอกเมอตองการใหระบบสรางใบสงซอใหโดยอตโนมต
Run automatic purchase order creation as a batch job
ตก เมอตองการใหระบบเปดใบขอซอใหมโดยท าการ run เปน Batch
Automatic create purchase orders except under this conditions
เลอกเมอตองการใหระบบสรางใบสงซอใหโดยอตโนมต ยกเวนบางเงอนไข - When the requisition line is set up for prepayment เลอก
เมอไมตองการใหระบบสรางใบสงซออตโนมตหากก าหนดวาตองมการสราง prepayment
- Internal catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสรางใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช Internal catalog items
- External catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสราง
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 53
Field ค ำอธบำย
ใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช External catalog items
- Non-catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสรางใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช Non-catalog items
Demand consolidation tab:
Field ค ำอธบำย
Do not allow demand consolidation
ไมอนญาตใหใช Demand consolidation
Always allow demand consolidation
อนญาตใหใช Demand consolidation เสมอ
Allow demand consolidation under this conditions
อนญาตใหใช Demand consolidation เมอ - Internal catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดยใช
Internal catalog items - External catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดย
ใช External catalog items - Non-catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดยใช
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 54
Field ค ำอธบำย
Non-catalog items
6. กำรก ำหนดขนตอนกำรอนมตใบขอซอ (Purchase requisition approval)
Path: Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows
ก าหนดรายการทจะใหมการอนมตในระบบจดซอจดจาง
6.1 ขนตอนกำรสรำง Workflow ในกำรอนมตใบขอซอ
1. เขาไปทเมน Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows
2. กดป ม New เพอท าการสราง Workflow 3. เลอก Purchase requisition review เพอท าการสราง Workflow ในการขออนมตใบขอซอ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 55
4. ระบบจะแสดงหนาจอดงรปเพอใหท าการก าหนดขนตอนในการอนมต
5. ท าการก าหนด Properties ของ Workflow โดยการป มตางๆ บน Action pane
ค ำอธบำยสวนของ action pane Button ค ำอธบำย
Toolbox กดเมอตองการเปด/ปด Toolbox ทางดานซาย Properties กดเมอตองการก าหนด Properties ของ Workflow Error pane กดเมอตองการเปด/ปด Error pane Basic settings กดเมอตองการก าหนด Basic properties Activation กดเมอตองการก าหนดเงอนไขการใช run workflow Notifications กดเมอตองการก าหนด Event ของ Workflow ทตองการใหระบบแสดง
notifications Notes กดเมอตองการก าหนด comment ของ workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 56
6. กดป ม Basic settings เพอท าการก าหนดขอมลเบองตนของ Workflow
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอของ Workflow
Owner ก าหนดชอ Owner ของ Workflow
Email template for workflow notifications เลอก Email template ทตองการใชในการแจงเตอนทาง Email
Submission instructions ระบค าแนะน าในการสงรายการขออนมต สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 57
7. กดป ม Activation เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow
ท าการตก เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 58
ท าการก าหนด Condition ในการใชงาน Workflow โดยสามารถท าการก าหนดเงอนไขไดหลายเงอนไข หลงจากท าการก าหนดเงอนไขในการ Run wokflow แลวสามารถการกดป ม Test เพอท าการทดสอบ
ท าการเลอกเอกสาร Purchase requisition ทตองการทดสอบ แลวท าการกดป ม Test ระบบจะแสดงผลทางดานลางวาใบขอซอทเลอกตรงตามเงอนไขทท าการระบไวหรอไม
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 59
8. กดป ม Notifications เมอตองการก าหนด Event ทตองการใหระบบแสดง Notifications
ตก หนา Event ทตองการใหแสดง Notifications
9. กดป ม Notes เพอใสบนทกขอความ
เมอท าการระบขอความแลวใหกดป ม Add ระบบจะเกบบนทกขอความไว
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 60
10. ท าการลาก Element ใน Toolbox ทางดานขวาเขาไปใน Canvas ทางดานซาย และท าการลากเสนความสมพนธระหวาง Element ตางๆ โดยเรมจาก Start จนถง End เพอสราง Workflow ในการอนมต
ค ำอธบำย Element ตำงๆ Element ค ำอธบำย
Approve purchase requisitions ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมต
Conditional decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบอตโนมต
Manual decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบManual
Parallel activity เมอตองการก าหนด Activity ทตองท าพรอมๆ กน
Subworkflow เมอตองการใหมการท างานใน Workflow อนๆ
Purchase requisition line-item workflow ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขการอนมตใบขอซอแตละบรรทด (จะตองท าการสราง Work flow ประเภท Purchase requisition line review กอน)
Review purchase requisitions เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบขอซอ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 61
11. เมอก าหนดเงอนไขการอนมต Workflow เรยบรอยแลว ใหกดป ม Close แลว Activate Workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 62
6.2 ตวอยำงกำรก ำหนด Properties ของ Element ทมกำรใชงำนบอย
6.2.1 Element ประเภท Approve purchase requisitions
ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Approve purchase requisition 1. Double คลก ท Approve purchase requisition ทอยใน Work Flow Area หรอ คลกแลวกด
Properties เพอเขาไปก าหนดคณสมบต
2. จากนนระบบจะเปดหนาจอดงภาพ เพอ ระบรายละเอยดของการ Approve purchase requisitions คลกท Tab Modify Step เพอระบเงอนไขของ Step การ Approve
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 63
2.1 Basic Setting Property
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอของ Approve purchase requisitions
Work Item Subject ระบชอหวขอเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase requisitions (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)
Work Item Instructions ระบชอรายละเอยดเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase requisitions (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)
Note *Insert PlaceHolder หรอขอความอตโนมตใน Work Flow นหมายถงขอมลทจะขนใหอตโนมต ตามเอกสารทสงเขากระบวนการ Approve เชน เลขทใบขอซอ ชอผขอซอ เปนตน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 64
2.2 Assignment Property โดยใน Assigntment tab จะใชก าหนดวาจะใชการสงตอการอนมตแบบใด โดย ในทนจะกลาวถง Assignment
Property 2 Type คอ 2.2.1 แบบ Hierarchy ใชกบเงอนไขการอนมต ตามฝาย/แผนกและผมอ านาจของฝาย/แผนกนนๆ
เชน พนกงานภายใตแผนกบญช ตองสงใหหวหนาแผนกบญชอนมต ซงจะสมพนธกบทไดก าหนดคาผงองคกรและขอมลหลก Masters ไวทงหมด
2.2.2 แบบ User ใชกบเงอนไขการอนมต เปนบคคลเฉพาะเจาะจง เชน User A และ/หรอ User B ใน สวนนจะสมพนธกบ Worker/Employee และการก าหนดผใชงานในระบบ (User and User Relations)
โดยมการก าหนด รายละเอยด ดงน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 65
2.2.1 แบบ Hierarchy
Assignment type tab ใหเลอกเปน Hierarchy
Hierarchy selection tab ใหก าหนดเงอนไขในสวน Condition ดานลาง
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 66
Field ค ำอธบำย
Hierarchy type ระบชอ Managerial hierarchy
Start from ก าหนดผ เรมตนวาเปนใคร - Preparer ผจดท า - Requester ผขอซอหรอ Requester จากในเอกสาร - Submitted by ผสงเอกสารเขาสกระบวนการอนมต
Stop when the following condition is met
ก าหนดเงอนไขการหยดกระบวนการอนมต โดยสามารถก าหนดไดจากการเลอกเงอนไขจาก Field ตางๆทระบบมให เชน จ านวนเงนในใบขอซอ หรอผสง เปนตน
Hierarchy Option tab – ก าหนดเงอนไขการอนมต
Options ค ำอธบำย
Assign to all users retrieved สงหาผบงคบบญชาทกคน (ทเกยวของ)
Assign only to last user retrieved สงหาเฉพาะผทต าแหนงสงสด
Exclude users with the following condition :
ระบบจะมองท Condition ทก าหนดไว(ทจดน)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 67
Time Limit Tab – ใชก าหนดเวลาสนสดของการอนมต
Field ค ำอธบำย
Duration หนวยของระยะเวลา
Days จ านวนเวลาตามหนวยทเลอกดานบน
Calendar Name เลอกปฎทนทตองการใช หากไมมการก าหนดไวใหใช Non-Calendar
Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ 2.2.2 แบบ User
Assignment type tab - ใหเลอกเปน User
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 68
User Tab – เลอก user ทตองการใหเปนผอนมต มาอยดานขวา
Time Limit Tab – ใชก าหนดเวลาสนสดของการอนมต
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 69
Field ค ำอธบำย
Duration หนวยของระยะเวลา
Days จ านวนเวลาตามหนวยทเลอกดานบน
Calendar Name เลอกปฎทนทตองการใช หากไมมการก าหนดไวใหใช Non-Calendar
Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ
Completion Policy Tab – ก าหนดเรองการอนมตวาจะเสรจสนสมบรณเมอใด
Completion Policy ค ำอธบำย
Single Approver คนใดคนหนงใน (Selected List) อนมต
Majority of Approvers เสยงสวนมาก (เกนครง) อนมต เชน ถาม User ใน Selected List 3 คน เมอ 2 คนท าการอนมตกจะถอวาสมบรณ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 70
Completion Policy ค ำอธบำย
Percentage of Approvers ตาม % ของผอนมต (100% จงถอวาสมบรณ) (ระบบใหก าหนดคา % ตอผอนมต) ตวอยาง ก าหนดคาไวท 50% เมอมผ เขามาอนมต 2 คนกจะถอวาสมบรณ
All Approvers ทกคนใน Selected List ตองอนมต
2.3 Condition Property เงอนไขใหก าหนดเปน Always run this step
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 71
2.4 Escalation Property - ใชก าหนดเงอนไขการท างานหรอสงตอ เมอไมมการอนมตภายในเวลาทก าหนด (ท Time Limit)
เมอไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) ระบบจะท างานตามเงอนไขทเราก าหนดไวใน Escalation Path โดยมวธก าหนด ดงน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 72
ขนตอนการก าหนดคณสมบตภายใต Approval node ใน Escalation tab 1) เลอก Escalation path เพอก าหนดเงอนไขแบบอตโนมตตามทผใชตองการ 2) หากตองการเพม User ทอนมตใน Escalation path ให กด Add Escalation แลวท าตามเงอนไข ดงน 3) เลอก User Tab แลวระบเงอนไขการอนมตตามตองการ (Assignment type) เชน แบบ Hierarchy,Workflow
User หรอระบ User 4) ในกรณระบ User ใหก าหนด User ทตองการใน Selected List 5) ระบเงอนไขกรณ ไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) วาจะท าอยางไร โดยก าหนดผาน
Action Row แลวเลอก End Action Tab (Reject or Approve)
Element ประเภท Conditional decision ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Conditional decision 1. คลกท Conditional decision ทอยใน Work Flow Area เพอเขาไปก าหนดคณสมบต โดยการก าหนด
Conditional decision นนจะตองเปนเงอนไขทม 2 ทางเลอกเสมอ คอ ใชหรอไม (True or False)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 73
2. เมอระบบเปดหนาจอดงภาพ ใหระบรายละเอยดของ Conditional decision โดยระบรายละเอยดท Tab “Condition” เพอใสเงอนไข ทตองการ
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอของ Condition ทจะใชแสดงใน WorkFlow
Condition tab;Edit Condition ระบเงอนไขทตองการ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 74
วธแกไข/เพมเตมเงอนไข (Add/Edit Condition)
Condition Field ค ำอธบำย Add Condition ระบทมาของเงอนไขวามาจากทใด เรมจากเงอนไข “Where” และอาจ
ใสคาเฉพาะเจาะจงขนโดยใชค าสง “And”, “Or” and “And either” พรอมระบ Source Data และ Condition ทตองการ
Source data - Purchase Requisition จากใบขอซอพรอมระบ Field - WorkFlow จากWorkFlow (ไมใช)
Condition เลอกเงอนไข -Is เทากบ -Is not ไมเทากบ
Value ก าหนดคาทตองการ Value – ก าหนดคาเอง โดยระบคาทตองการ Field – ก าหนดคาจาก Field ทระบบมให
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 75
จากนนกด Test Run เพอดผลลพธ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 76
7. กำรก ำหนดขนตอนกำรอนมตใบสงซอ (Purchase order approval)
Path: Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows > Version button > Select version > Edit button
ก าหนดรายละเอยดของการอนมตตามแตละกลมของรายการ หรอก าหนดขนของการอนมตตามวงเงน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 77
7.1 ขนตอนกำรสรำง Workflow ในกำรอนมตใบสงซอ
1. เขาไปทเมน Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows
2. กดป ม New เพอท าการสราง Workflow 3. เลอก Purchase Order Workflow เพอท าการสราง Workflow ในการอนมตใบสงซอ
4. ระบบจะแสดงหนาจอดงรปเพอใหท าการก าหนดขนตอนในการอนมต
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 78
5. ท าการก าหนด Properties ของ Workflow โดยการป มตางๆ บน Action pane
ค ำอธบำยสวนของ action pane Button ค ำอธบำย
Toolbox กดเมอตองการเปด/ปด Toolbox ทางดานซาย Properties กดเมอตองการก าหนด Properties ของ Workflow Error pane กดเมอตองการเปด/ปด Error pane Basic settings กดเมอตองการก าหนด Basic properties Activation กดเมอตองการก าหนดเงอนไขการใช run workflow Notifications กดเมอตองการก าหนด Event ของ Workflow ทตองการใหระบบแสดง
notifications Notes กดเมอตองการก าหนด comment ของ workflow
6. กดป ม Basic settings เพอท าการก าหนดขอมลเบองตนของ Workflow
Field ค ำอธบำย Name ระบชอของ Workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 79
Field ค ำอธบำย
Owner ก าหนดชอ Owner ของ Workflow
Email template for workflow notifications เลอก Email template ทตองการใชในการแจงเตอนทาง Email (Optional)
Submission instructions ระบค าแนะน าในการสงรายการขออนมต สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได
7. กดป ม Activation เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow
ท าการตก เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 80
ท าการก าหนด Condition ในการใชงาน Workflow โดยสามารถท าการก าหนดเงอนไขไดหลายเงอนไข หลงจากท าการก าหนดเงอนไขในการ Run wokflow แลวสามารถการกดป ม Test เพอท าการทดสอบ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 81
ท าการเลอกเอกสาร Purchase Order ทตองการทดสอบ แลวท าการกดป ม Test ระบบจะแสดงผลทางดานลางวาใบขอซอทเลอกตรงตามเงอนไขทท าการระบไวหรอไม
8. กดป ม Notifications เมอตองการก าหนด Event ทตองการใหระบบแสดง Notifications
ตก หนา Event ทตองการใหแสดง Notifications
9. กดป ม Notes เพอใสบนทกขอความ
เมอท าการระบขอความแลวใหกดป ม Add ระบบจะเกบบนทกขอความไว
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 82
10. ท าการลาก Element ใน Toolbox ทางดานขวาเขาไปใน Canvas ทางดานซาย และท าการลากเสนความสมพนธระหวาง Element ตางๆ โดยเรมจาก Start จนถง End เพอสราง Workflow ในการอนมต
ค ำอธบำย Element ตำงๆ Element ค ำอธบำย
Approve purchase Order ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอ
Approve purchase Order,editable ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอและสามารถแกไขได
Conditional decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบอตโนมต
Manual decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบManual
Parallel activity เมอตองการก าหนด Activity ทตองท าพรอมๆ กน
Subworkflow เมอตองการใหมการท างานใน Workflow อนๆ
Purchase Order line workflow ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขการอนมตใบสงซอแตละบรรทด
Review purchase Order เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบสงซอ
Review purchase Order,editable เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบสงซอและสามารถแกไขได
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 83
11. เมอก าหนดเงอนไขการอนมต Workflow เรยบรอยแลว ใหกดป ม Close แลว Activate Workflow
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 84
7.2 ตวอยำงกำรก ำหนด Properties ของ Element ทมกำรใชงำนบอย
7.2.1 Element ประเภท Approve purchase Order
ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Approve purchase Order
1. Double คลก ท Approve purchase Order ทอยใน Work Flow Area หรอ คลกแลวกด Properties
เพอเขาไปก าหนดคณสมบต
2. จากนนระบบจะเปดหนาจอดงภาพ เพอ ระบรายละเอยดของการ Approve purchase Order คลกท Tab Modify Step เพอระบเงอนไขของ Step การ Approve
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 85
2.1 Basic Setting Property
Field ค ำอธบำย Name ระบชอของ Approve purchase Order
Work Item Subject ระบชอหวขอเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase Order (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)
Work Item Instructions ระบชอรายละเอยดเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase Order (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)
Note *Insert PlaceHolder หรอขอความอตโนมตใน Work Flow นหมายถงขอมลทจะขนใหอตโนมต ตามเอกสารทสงเขากระบวนการ Approve เชน เลขทใบสงซอ จ านวนเงนในใบสงซอ เปนตน
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 86
2.2 Assignment Property โดยใน Assigntment tab จะใชก าหนดวาจะใชการสงตอการอนมตแบบใด โดย ในทนจะกลาวถง Assignment
Property 2 Type คอ 2.2.1 แบบ Hierarchy ใชกบเงอนไขการอนมต ตามฝาย/แผนกและผมอ านาจของฝาย/แผนกนนๆ
เชน พนกงานภายใตแผนกบญช ตองสงใหหวหนาแผนกบญชอนมต ซงจะสมพนธกบทไดก าหนดคาผงองคกรและขอมลหลก ( Masters) ไวทงหมด
2.2.2 แบบ User ใชกบเงอนไขการอนมต เปนบคคลเฉพาะเจาะจง เชน User A และ/หรอ User B ใน สวนนจะสมพนธกบ Worker/Employee และการก าหนดผใชงานในระบบ (User and User Relations)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 87
โดยมการก าหนด รายละเอยด ดงน 2.2.1 แบบ Hierarchy
Assignment type tab ใหเลอกเปน Hierarchy
Hierarchy selection tab ใหก าหนดเงอนไขในสวน Condition ดานลาง
Field ค ำอธบำย
Hierarchy type ระบชอ Managerial hierarchy
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 88
Field ค ำอธบำย
Start from ก าหนดผ เรมตนวาเปนใคร - Originator ผจดท า
Stop when the following condition is met
ก าหนดเงอนไขการหยดกระบวนการอนมต โดยสามารถก าหนดไดจากการเลอกเงอนไขจาก Field ตางๆทระบบมให เชน จ านวนเงนในใบสงซอ หรอเมอผมอ านาจอนมตสงสดท าการ Approve แลว เปนตน
Hierarchy Option tab – ก าหนดเงอนไขการอนมต
Options ค ำอธบำย
Assign to all users retrieved สงหาผบงคบบญชาทกคน(ทเกยวของ)
Assign only to last user retrieved สงหาเฉพาะผทต าแหนงสงสด Exclude users with the following condition :
ระบบจะมองท Condition ทก าหนดไว(ทจดน)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 89
Time Limit Tab – ใชก าหนดเวลาสนสดของการอนมต
Field ค ำอธบำย
Duration หนวยของระยะเวลา
Days จ านวนเวลาตามหนวยทเลอกดานบน
Calendar Name เลอกปฎทนทตองการใช หากไมมการก าหนดไวใหใช Non-Calendar
Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ
2.2.2 แบบ User Assignment type tab - ใหเลอกเปน User
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 90
User Tab – เลอก user ทตองการใหเปนผอนมต มาอยดานขวา
Time Limit Tab – ใชก าหนดเวลาสนสดของการอนมต
Field ค ำอธบำย
Duration หนวยของระยะเวลา
Days จ านวนเวลาตามหนวยทเลอกดานบน
Calendar Name เลอกปฎทนทตองการใช หากไมมการก าหนดไวใหใช Non-Calendar
Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 91
Completion Policy Tab – ก าหนดเรองการอนมตวาจะเสรจสนสมบรณเมอใด
Completion Policy ค ำอธบำย
Single Approver คนใดคนหนงใน (Selected List) อนมต
Majority of Approvers เสยงสวนมาก (เกนครง) อนมต เชน ถาม User ใน Selected List 3 คน เมอ 2 คนท าการอนมตกจะถอวาสมบรณ
Percentage of Approvers ตาม % ของผอนมต (100% จงถอวาสมบรณ) (ระบบใหก าหนดคา % ตอผอนมต) ตวอยาง ก าหนดคาไวท 50% เมอมผ เขามาอนมต 2 คนกจะถอวาสมบรณ
All Approvers ทกคนใน Selected List ตองอนมตจงจะสมบรณ
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 92
2.3 Condition Property เงอนไขใหก าหนดเปน Always run this step
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 93
2.4 Escalation Property - ใชก าหนดเงอนไขการท างานหรอสงตอ เมอไมมการอนมตภายในเวลาทก าหนด (ท Time Limit)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 94
เมอไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) ระบบจะท างานตามเงอนไขทเราก าหนดไวใน Escalation Path โดยมวธก าหนด ดงน
ขนตอนการก าหนดคณสมบตภายใต Approval node ใน Escalation tab 1) เลอก Escalation path เพอก าหนดเงอนไขแบบอตโนมตตามทผใชตองการ 2) หากตองการเพม User ทอนมตใน Escalation path ให กด Add Escalation แลวท าตามเงอนไข ดงน 3) เลอก User Tab แลวระบเงอนไขการอนมตตามตองการ (Assignment type) เชน แบบ Hierarchy,Workflow
User หรอระบ User 4) ในกรณระบ User ใหก าหนด User ทตองการใน Selected List 5) ระบเงอนไขกรณ ไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) วาจะท าอยางไร โดยก าหนดผาน
Action Row แลวเลอก End Action Tab (Reject or Approve)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 95
7.2.2 Element ประเภท Conditional decision ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Conditional decision
1. คลกท Conditional decision ทอยใน Work Flow Area เพอเขาไปก าหนดคณสมบต โดยการก าหนด Conditional decision นนจะตองเปนเงอนไขทม 2 ทางเลอกเสมอ คอ ใชหรอไม (True or False)
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 96
2. เมอระบบเปดหนาจอดงภาพ ใหระบรายละเอยดของ Conditional decision โดยระบรายละเอยดท Tab “Condition” เพอใสเงอนไข ทตองการ
Field ค ำอธบำย
Name ระบชอของ Condition ทจะใชแสดงใน WorkFlow
Condition tab;Edit Condition ระบเงอนไขทตองการ
วธแกไข/เพมเตมเงอนไข (Add/Edit Condition)
ตวอยาง ก าหนดเงอนไข PO ทมลคาเกน 3,000 บาท
Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration
Version 2012 R2
Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 97
Field ค ำอธบำย
Add Condition ระบทมาของเงอนไขวามาจากทใด เรมจากเงอนไข “Where” และอาจใสคาเฉพาะเจาะจงขนโดยใชค าสง “And”, “Or” and “And either” พรอมระบ Source Data และ Condition ทตองการ
Source data - Purchase Order จากใบสงซอพรอมระบ Field - WorkFlow จากWorkFlow (ไมใช)
Condition เลอกเงอนไข -Is เทากบ,-Is not ไมเทากบ หรอเลอกใสเครองหมาย =,>,<,>= หรอ <=
Value ก าหนดคาทตองการ Value – ก าหนดคาเอง โดยระบคาทตองการ กรณระบจ านวนเงนตองระบสกลเงนทตองการดวย Field – ก าหนดคาจาก Field ทระบบมให
จากนนกด Test Run เพอดผลลพธ