Toimistopalvelut
Opettajan aineisto
KIRSTI KOSONEN
LEA PEKKANEN
Sisällys
• Luku 1 Työssä toimistossa
• Luku 2 Toimiston työ- ja viestintävälineet
• Luku 3 Toimiston palvelutehtävät
• Luku 4 Toimisto palvelee
• Luku 5 Laskutus ja reskontrat
• Luku 6 Palkanlaskenta
• Luku 7 Toimistotyön kehittäminen ja oman työn suunnittelu
1 Työssä toimistossa 1.1 Toimistotyö
1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä
1.3 Monia tapoja hoitaa toimistotöitä
1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys
1.5 Toimistotyön haasteita
1.6 Työsopimus
1.7 Työsopimuksen sisältö
1.8. Työsuhteen irtisanominen
1.9 Irtisanomisajat
1.10 Toimisto ergonomisena työympäristönä
1.11 Näyttöruudun sijoittaminen
1.12 Hyvä istuma-asento
1.13 Hiirijumppa
1.14 Tietoturva
1.15 Turvallisesti netissä
Tehtävät
1.1 Toimistotyö
• Olennainen osa liiketoimintaa.
• Kaikissa organisaatioissa, niin pienissä kuin suurissa, on hoidettava tietyt toimistotyöt:
• lakisääteiset työt (esim. palkanmaksu)
• toiminnan luonteesta johtuvat työt (vrt. kioski, tavaratalo, paperitehdas).
• Toimistotyötä sisältyy yrityksen
– ohjaustoimintoihin
• esim. suunnittelu, tavoitteiden asetanta, päätöksenteko
– perustoimintoihin
• esim. pankki, tilitoimisto, vakuutus, toimitustyö, asiantuntijapalvelut
– tukitoimintoihin.
• esim. rahoitus, tuotekehitys, markkinointi, henkilöstöhallinto
1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä
• Tietoa
– vastaanotetaan
– muokataan
– siirretään
– tallennetaan.
• Tiedon on oltava
oikeaan aikaan
oikeassa paikassa ja
käsiteltävässä
muodossa.
Sidosryhmät -asiakkaat
-tavarantoimittajat -rahoittajat
-julkinen valta -omistajat
Yritys
1.3 Monia tapoja hoitaa
toimistotöitä Esimerkiksi
• suurissa yrityksissä tehtäviin erikoistuneet työntekijät
(sihteerit, palkanlaskijat)
• pienissä yrityksissä monialaosaajat
• asiantuntijayrityksissä itsepalvelu
• ostopalvelut.
1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys
KESTÄVÄN KEHITYKSEN NELJÄ ULOTTUVUUTTA
EKOLOGINEN KESTÄVYYS - luonnon monimuotoisuuden ja ekosysteemin toimivuuden säilyttäminen - ihmisen toiminnan sopeuttaminen luonnonvaroihin ja luonnon sietokykyyn - luonnonvarojen kestävä käyttö ja oikeudenmukainen jakaminen
TALOUDELLINEN KESTÄVYYS - kasvu ei perustu velkaantumiseen tai varantojen hävittämiseen - ympäristön ja talouden yhdistäminen päätöksenteossa - sekä taloudellisesti tehokasta että ympäristöä säästävää toimintaa - vastuullinen kuluttaminen
SOSIAALINEN KESTÄVYYS - hyvinvoinnin tasapuolinen jakautuminen ja perustarpeiden tyydyttäminen - hyvinvoinnin edellytykset myös tuleville sukupolville - kansalaisten perusoikeuksien toteutuminen - mahdollisuus osallistumiseen ja vastuun kantamiseen päätöksenteossa - oma elämänhallinta, vastuunotto ja kestävien elämäntapojen tavoittelu
KULTTUURINEN KESTÄVYYS - kulttuurien monimuotoisuuden säilyttäminen - kulttuurien keskinäisen vuorovaikutuksen edistäminen - kulttuurin tuntemus, arvostus ja kulttuurinen identiteetti - moniarvoisuus ja suvaitsevaisuus
1.5 Toimistotyön haasteita
Pidä huolta omasta
osaamisestasi:
• monialaisuus, joustavuus
• sopeutuminen muutokseen
• ryhmä- ja tiimityötaidot • elinikäinen oppiminen
Itsepalvelun periaate –
työstä selviydyttävä omin avuin:
• tekstinkäsittely ja
taulukkolaskenta
• sähköposti
• kopiointi, faksi
• tiedonhaku verkosta
• liikesalaisuus ja tietoturva
• salasanat
• puhelut
• asiakirjojen säilytys
• kassakaappi, paloturvakaappi
• kulunvalvonta
• roskakorit
• siivoushenkilöstö
• disketit, kasetit
Kansainvälistyminen –
pidä pallo hallussa ja langat
käsissä:
• kansainvälisen kaupan
toimintakuviot
• viestintä verkossa
• kielitaito
• kulttuurien tuntemus
Uusi teknologia
antaa
mahdollisuuksia:
PIDÄ HUOLTA
TIETOTURVASTA
1.6 Työsopimus
1.7 Työsopimuksen sisältö
• työnantajan nimi
• työntekijän nimi ja henkilötunnus
• työsuhteen alkamispäivä
• työsopimuksen voimassaoloaika (toistaiseksi tai määräajaksi)
• peruste määräajalle (esimerkiksi sijaisuus)
• mahdollinen koeaika (enintään 4 kk, virkasuhteisilla enintään 6 kk)
• työtehtävät
• työaika
• palkan suuruus ja mahdollinen ajallinen porrastus (esim. koeajan
jälkeen tietty summa)
• irtisanomisaika
• mahdolliset esimerkiksi lomaoikeuteen liittyvät asiat
1.8 Työsuhteen irtisanominen
• Työsuhde voidaan irtisanoa koeajan ulkopuolella mm. seuraavin
perustein:
– työntekijästä johtuvat perusteet
• työntekijän perusteettomat poissaolot
• työnantajan ohjeiden vastainen menettely
• työn laiminlyönti tai työn suorittaminen huolimattomasti
• työntekijän sopimaton käytös
• työntekijän soveltumattomuus työhön
• kilpaileva toiminta ja työnantajan liikesalaisuuksien
paljastaminen ulkopuolisille
– työnantajasta johtuva peruste.
• taloudelliset ja tuotannolliset syyt, esim. yrityksen tuotteiden
kysynnän voimakas ja pysyvä pieneneminen
• Kaikkien perusteiden on oltava vakavia ja toistuvia.
1.9 Irtisanomisajat
TYÖSUHTEEN KESTO IRTISANOMISAIKA
Työnantajan irtisanoessa
enintään 1 vuosi 14 pv
1–4 vuotta 1 kk
4–8 vuotta 2 kk
8–12 vuotta 4 kk
yli 12 vuotta 6 kk
Työntekijän irtisanoessa
enintään 5 vuotta 14 pv
yli 5 vuotta 1 kk
yli 10 vuotta 2 kk
1.10 Toimisto ergonomisena
työympäristönä
• Ergonomia on työn sovittamista ihmisen mukaan: ergonomian avulla pyritään ehkäisemään ennalta työntekijöiden työperäisiä fyysisiä ongelmia ja lisäämään työympäristön viihtyisyyttä.
• EU:n näyttöpäätedirektiiviin pohjautuva valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä 1405/93 velvoittaa työnantajan huolehtimaan työpisteen ergonomiasta.
• Päätöksen pääkohdat:
– työpiste on arvioitava
– työtä pitää tauottaa tai monipuolistaa
– työympäristön vähimmäismääräykset pitää täyttää
– työstä ja laitteiden käytöstä on saatava opastusta
– näöntarkastus pitää tehdä määräyksien mukaan
– työntekijälle on tarvittaessa hankittava sopivat silmälasit.
1.11 Näyttöruudun sijoittaminen
• Näyttöpääte on sijoitettava riittävän alas.
• Katselukulman tulisi olla
– istuttaessa n. 25 astetta
– nojattaessa 35–45 astetta.
• Katselukulmasta saadaan sopiva, kun
– katseluetäisyys on 50–60 senttimetriä
– ylin tekstirivi on 20–28 senttimetriä
katsekorkeuden alapuolella.
• Hyvässä asennossa hartiat pysyvät
rentoina ja silmälihasten kuormitus on
mahdollisimman pieni, jalat ovat
tukevasti lattialla ja kyynärvarret
pöydällä.
1.9 Hyvä istuma-asento
1.10 Hiirijumppa
1.11 Tietoturva
• Keskeneräisten asioiden säilytys
• Tietoa sisältävien jätteiden hävitys
• Tallennettujen tietojen tietoturvan säilyminen
• Tietojärjestelmien suojaaminen viruksilta ja hakkereilta
1.12 Turvallisesti
netissä
Tehtävät: luku 1
• Luvun 1 tehtävät ovat pääasiassa havainnointi-, pohdiskelu-
ja keskustelun virittelytehtäviä, joiden ratkaisut lähtevät
kulloisestakin toimintaympäristöstä.
• Tehtävien tavoitteena on saada opiskelijat kiinnittämään
huomiota työympäristöönsä niin oppilaitoksessa, kotona kuin
työssäoppimispaikoissakin.
• Tehtävissä 4 ja 5 s. 28 käytä mallina oppikirjan s. 14
esimerkkiä tai etsi netistä työsopimuspohja.
• Tehtävä 1 s. 28
• Tehtävä 11 s. 29
Tehtävä 1 s. 28
Työpaikkailmoituksen esimerkkianalyysi
• Tehtävänimike: myyntireskontran hoitaja
• Tiimin jäsen, tehtävänä myyntireskontran hoito.
• Sopii esim. taloushallintoon suuntautuneelle merkonomille.
• Osaamisen lisäksi edellytetään
– kaupallista peruskoulutusta
– hyvää organisointikykyä
– kykyä suoriutua useista asioista samaan aikaan
– kommunikaatiokykyä
– positiivista asennetta
– joustavuutta
– numerotarkkuutta.
Tehtävä 11 s. 29
Työympäristön vähimmäisvaatimukset koskevat
• laitteita, esimerkiksi:
– Kuvaruudun asennon,
kontrastin ja kirkkauden on
oltava helposti säädeltävissä.
– Näppäimistön on oltava
helppokäyttöinen ja sijoitettu
siten, että työntekijä saa
mukavan työasennon.
– Työpöydän tai -tason on oltava
riittävän suuri, ja sen ympärillä
on oltava riittävästi tilaa.
– Työtuolin on oltava tukeva ja
säädeltävä, ja jokaiselle on
pyynnöstä annettava käyttöön
jalkatuki.
• työympäristöä, esimerkiksi:
– Työntekijällä on oltava työpisteessään
riittävästi tilaa muuttaa asentoaan.
– Valaistuksen on oltava riittävä, ja se on
suunniteltava siten, että kuvaruudun
katsominen on helppoa.
– Häiritsevien heijastuksien ja häikäisyn
syntyminen on estettävä.
– Melutasoon, lämpötilaan, säteilyyn ja
ilman kosteuteen on kiinnitettävä
huomiota.
• tietokoneen käyttöliittymää, esimerkiksi:
– Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen
ja tarkoituksenmukainen.
– Järjestelmän on annettava käyttäjälle
palautetta toiminnastaan ja näytettävä
tieto sellaisessa muodossa ja sellaisella
nopeudella, jota käyttäjä pystyy
seuraamaan.