TAKLIMAT MENAMBAH NILAI
DALAM PENYERTAAN TE SIRI
2/2020
Fasilitator:
Zainudin Elias
MPC Pejabat Wilayah Tengah
13 Ogos 2020
Kriteria Team Excellence
Objektif
•Membantu persediaan bagi
menyertai konvensyen RISTEx Wilayah
2020
•Bantu tingkatkan kefahaman
mengenai kriteria
3
1. PENGENALAN
TEAM EXCELLENCE
ICC / QCC
SIX SIGMA
LEAN
TRIZ
5S/QE
KAIZEN
MCS/MFCA
OTHER ADOPTED METHODS
Start Promoting TE in 2013…….. 4
5
Konvensyen MTEx
Konvensyen RISTEx
Konvensyen Jabatan
Konvensyen ICQCC
Konvensyen PeringkatKebangsaan (APIC)
Klasifikasi Konvensyen
Penganjur?
A/bangsa
MPC
•2019: Jepun•2020: Bangladesh•2021: ?
1. Dalaman
2. LuaranKonvensyen
NegeriKonvensyenKebangsaan
SUKJ(SektorAwam)
Lain2
FAEDAH MENYERTAI KONVENSYEN TEAM EXCELLENCE
6
JALINAN
KERJASAMA/
NETWORK
PEMBELAJARAN
/LEARN
PERKONGSIAN
/SHARE
PENILAIAN/ EVALUATE
BENCHMARK/PENANDAARASAN
PENGIKTIRAFANDalaman/ Luaran/ Tempatan / Antarabangsa
7
2. KRITERIA TE• Pengenalan
• Penerangan kriteria terpilih
8
CIRI AM KRITERIA
1. Mengandungi 7 kriteria & dipecah kepada 23 subkriteria.
2. Menggunakan sistem skor 1-10 (dlm. 5 kategori; Lemah
hingga Cemerlang).
3. Setiap kriteria berbeza wajarannya & markahnya.
4. Kriteria di konvensyen TE peringkat mini & wilayah adalah
sama; tetapi berbeza di APIC; bagi semua projek TE di
semua sektor (awam & swasta).
•Hint: Persepsi.
SKALA SKOR
Skala pembahagian skor adalahberdasarkan kepada ukuranberikut:
LEMAH 1 - 2
SEDERHANA 3 - 4
PURATA (AVERAGE) 5 - 6
BAIK 7 - 8
CEMERLANG 9 - 10
Nota:
Asas skor yg diberi oleh panel:
•Judgment pemberian skor
adalah persepsi semata-mata.
(persepsi amat bergantung
kepada sistem kepercayaan yg
membentuk keyakinan seseorang)
10
Tip Bagi Dalam Memahami & Menggunapakai
Kriteria Penilaian
1. Memiliki 2 maksud: tersurat & tersirat/zahir & batin.
2. Kriteria gunapakai istilah tertentu yg merupakan media membantu
memahami sesuatu.
3. Kita adalah pengguna kriteria.
4. Kriteria adalah suatu standard minimum & bersifat umum.
5. Tafsiran kriteria & skor yg diberi tidak mutlak, berbeza ikut sumber
& panel.
6. Kefahaman & penguasaan mendalam mengenai teknik penyelesaian
masalah, alat kawalan kualiti, kaedah statistik, dll. banyak
membantu.
7. Penilaian bagi setiap kriteria saling berkait.
11
11
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7
Wajaran 5 15 25 20 10 20 5
0
5
10
15
20
25
30
Waja
ran
PERBANDINGAN WAJARAN MENGIKUT KRITERIA
Kategori LEMAH SEDERHANA PURATA BAIK CEMERLANG
Skor 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10
SKALA SKOR
12
PENGIKTIRAFAN & ANUGERAH
12
ANUGERAHJULAT
MARKAH
1. EMAS 800-1,000
2. PERAK 600-799
3. GANGSA < 600
13
Ringkasan Fokus Kriteria
PenilaianKriteriaMar-
kahAntara Fokus Utama Kriteria Penilaian
I. Pengenalan/ Introduction 50 •Pengenalan organisasi & kumpulan
•Pengurusan kumpulan
•Pemilihan & penglibatan ahli
•Pengurusan projek
II. Pemilihan projek & definisi/
Project Selection & Definition
Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan
→ mengurus pilihan
150 •Proses bagi menyenarai, menilai &
memilih projek
•Definisi projek/masalah
•Sasaran & justifikasi
III. Analisis Peluang
Penambahbaikan/
Improvement Opportunities
Analysis
Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan
→ mengurus pilihan
250 •Proses & sistem bagi:
• mengenalpasti
• menganalisis
• memilih
• verifikasi …punca masalah/ peluang
penambahbaikan. 13
14
Fokus Kriteria Penilaian
KriteriaMar-
kahFokus penilaian
IV. Penyelesaian dan pelaksanaan
kreatif & inovatif / Creative &
Innovative Solutions/
Implementation
Catatan: Wujudnya alternatif/pilihan →
mengurus pilihan
200 •Sistem/ kaedah bagi menyenarai,
menilai, memilih, membangunkan..
•Perancangan pelaksanaan
•Pelaksanakan cadangan penyelesaian
(b/mana diuruskan), ujicuba
•Penglibatan pihak berkepentingan.
•Pengesahan pencapaian (berbanding
sasaran)
V. Pemantauan & penyeragaman
Monitoring and Standardisation
100 • Proses pemantauan & tempoh
• Penyeragaman & buktinya.
VI. Achievement & Value Creation
Pencapaian & Penciptaan Nilai
[Catatan: Peluang buat marketing
projek.]
200 •Impak, faedah, manfaat hasil projek,
keunikan (dalaman & luaran)
•Pengiktirafan projek – daftar harta
intelek
•Bukti verifikasi pencapaian/ impak
VII. Persembahan/ Presentation 50 •Kualiti persembahan keseluruhan
Jumlah 100014
15
Kriteria 1: Pengenalan
15
No. Penjelasan Faktor Pemberat
1.1 Latarbelakang syarikat/organisasi, kumpulan danpemilihan ahli kumpulan diterangkan.
2
Tujuan: Menilai kesesuaian projek yang dipilih berbanding nature organisasi & profil kumpulan.
Ciri-ciri yang kena ada:
• Pengenalan syarikat, nature of business, struktur organisasi, misi &
visi jabatan, tempat bertugas, objektif syarikat, polisi kualiti, produk &
perkhidmatan yang dikeluarkan, dll.
• Pengenalan kumpulan, logo, moto, profil ahli (kepakaran,
kompetensi, pengalaman, dll.)
• Sumbangan projek kepada pencapaian matlamat syarikat/jabatan
(secara keseluruhan)
16
Kriteria 1: Pengenalan
16
No. Penjelasan Faktor Pemberat
1.2 Kumpulan menonjolkan bukti penyertaan ahlikumpulan dan perancangan projek yang efektif.
3
Tujuan: Memerhati aktiviti kumpulan; semak agihan tugas; verifikasikeberkesanan perancangan & pelaksanaan projek; semak metodologi
Ciri-ciri yang kena ada:
• Mesyuarat dikendalikan secara teratur, berstruktur, tahap kehadiranyang baik > 95%
• Agihan tugas dan tanggungjawab dibuat dengan teratur beserta buktipelaksanaan
• Bukti proses penjanaan idea; bukti teamwork
• Penjelasan kaedah penyelesaian masalah yang digunapakai
• Bukti keberkesanan perancangan dan pelaksanaan projek - cartaperbatuan projek
U/kaji Proses Memilih Projek
Menyenarai projek berpotensi
Menilai projek berpotensi
Definisi
Memuktamadkanprojek yg dipilih
K/pasti kiteria
Buat penilaian #1
Sedia senarai pendek
Buat penilaian #2 (kaedahmatrik)
Analisa senarai pendekberpandukan data
berkaitan
Next
Sasaran
Contoh:
18
Kriteria 2: Pemilihan Projek & DefinisiNo. Penjelasan Faktor Pemberat
2.3 Kumpulan menerangkan dengan jelas bagaimanadan mengapa projek dipilih.
8
Tujuan: Memastikan projek yg dipilih adalah betul; semak sumbanganimpak projek kpd. organisasi & menilai worthiness projek.
• Penerangan jelas mengenai proses & teknik pemilihan projek danhubungkaitnya dengan matlamat syarikat dan kehendak pelanggan.
• Proses pemilihan projek disokong dengan data berkaitan bagi tujuanperbandingan (data dari sumber: dalaman, industri, tandaaras)
• Penerangan tentang impak projek terhadap matlamat syarikat darisegi kos, imej, polisi, pelanggan & stakeholder.
• Penggunaan metodologi dan kaedah yang bersesuaian seperti Rajah Pareto, matrik analisa faedah, dll.
18
a
19
Kriteria 2: Pemilihan Projek & Definisi
No. Penjelasan Faktor Pemberat
2.4 Projek dan teminologi yang diguna didefinisikandengan jelas.
4
Tujuan: Menilai sejauh mana penjelasan masalah & signifikannya.
• Projek didefinisi dengan jelas dan sistematik.
• Dibantu dengan penggunaan alat, kaedah, teknik yang berkesan sertabersesuaian.
• Terminologi (termasuk key word) yang digunakan diterangkan denganjelas.
19
20
Kriteria 2: Pemilihan Projek & Definisi
No. Penjelasan Faktor Pemberat
2.5 Penetapan sasaran dijelaskan dan dijustifikasiberasaskan analisis yang sesuai atau data/maklumattandaaras.
3
Tujuan: Menilai proses penetapan sasaran & kesesuaian inisiatifkumpulan terhadap kritikalnya masalah tersebut.
• Penerangan yang jelas tentang proses penetapan sasaranberdasarkan tandaaras tertentu (dalaman atau luaran).
• Sasaran (stretch target) yang ditetapkan disertakan justifikasi yang kukuh (contoh melalui perbandingan, boleh diukur, dalam lingkunganmasa dan keupayaan kumpulan).
20
21
Menyenarai punca2
Membina Ishikawa #1
Mengesahkan punca
Membina Ishikawa #2
Cadanganpenyelesaian
Definisi & Sasaran
Tapisan?
Rajah Hubungkait& Analisisnya
Sistem 1x tapisan
Sis
tem
2x
a
tau
leb
ihta
pis
an
Senarai Pendek #1
Analisis SenaraiPendek #1 (Lanjutan)
Senarai Pendek #2
U/kaji Proses bagi Analisis Masalah
Contoh #1 Contoh #2
Menyenarai punca2
Rajah Ishikawa #1
Tapisan #2
Rajah Ishikawa #2
Verifikasi punca
Rajah Ishikawa #3
Tapisan #1
21
22
Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan
No. Penjelasan Faktor Pemberat
3.6 Peluang penambahbaikan dikenalpasti melaluipenggunaan data/maklumat yang dikumpul daripelbagai kaedah dan sistem/alat yang bersesuaian.
8
Tujuan: Menilai bagaimana punca atau peluang penanbahbaikandikenalpasti.
• Peluang penambahbaikan dikenalpasti secara komprehensif dansistematik melalui pelbagai sumber, alat/kaedah.
• Proses pengumpulan data/maklumat dibuat secara komprehensifdan sistematik
• Jangkamasa yang sesuai diperuntukan untuk proses pemungutandata
22
b
23
Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan
No. Penjelasan Faktor Pemberat
3.7 Analisis serta penilaian ke atas peluang penambah-baikan dibuat secara sistematik bagi mengenalpastipunca2 mungkin menggunakan alat yg bersesuaian.
12
Tujuan: Menilai proses analisis yg digunapakai; penggunaan alat & logikal & kesesuaian teknik/ alat/ kaedah.
• Peluang penambahbaikan dianalisis & dinilai secara sistematik danberstruktur.
• Punca paling mungkin dikenalpasti melalui proses analisis yang sistematik dari segi turutan serta konkrit dan logikal.
• Penggunaan alat dan grafik yang berkesan dan bersesuaian bagimenerangkan punca-punca berkaitan.
• Punca paling mungkin yang dikenalpasti disokong dengandata/statistik berkaitan.
23
c
24
Kriteria 3: Analisis Peluang Penambahbaikan
No. Penjelasan Faktor Pemberat
3.8 Verifikasi dan validasi ke atas pemilihan peluangpenambahbaikan/punca paling mungkin telahdilakukan melalui pelbagai kaedah.
5
Tujuan: Memastikan proses verifikasi & validasi ke atas /punca paling mungkin yg dikenalpasi dilaksanakan.
• Punca paling mungkin dikenalpasti dan disahkan dengan disokongoleh data berkaitan.
• Bukti-bukti pengesahan yang menyeluruh (comprehensive) terhadap peluang penambahbaikan/punca paling mungkin.
• Dokumen bukti (hardcopy) disertakan dan disahkan oleh pihakpengurusan.
24
d
25
Ulangkaji Proses bagi KRITERIA IV
Menyenarai cadangan
Menilai cadangan
Memohon kelulusan
Melaksanakan cadangan
Menilai keberkesanan cadangan
penyelesaian
Analisis punca Kriteria III
Kriteria V
Kriteria IV
Banyak Cadangan
Sedikit Cadangan
Dilaksana
26
Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan
Kreatif dan Inovatif
No. Penjelasan Faktor Pemberat
4.9 Pelbagai penyelesaian kreatif dan inovatif yang berpotensi telah dikenalpasti oleh kumpulan
5
Tujuan: Menilai bagaimana kumpulan mengenalpasti cadangan –cadangan bagi satu/pelbagai punca berkaitan.
• Pelbagai penyelesaian kreatif dan inovatif telah disenarai dandikenalpasti melalui kaedah dan teknik yang bersesuaian.
• Data dari analisis punca paling mungkin diintegrasikanpenggunaannya.
26
e
27
Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan
Kreatif dan Inovatif
No. Penjelasan Faktor Pemberat
4.10 Kumpulan telah menilai dengan teliti setiappenyelesaian kreatif dan inovatif sebelum pemilihanyang muktamad berasaskan kriteria yang sesuai(kebaikan dan keburukan diambilkira).
7
• Setiap cadangan penyelesaian dianalisis dengan rapi & terperinci.
• Pelbagai kriteria digunapapakai seperti kebaikan dan keburukan, sumber-sumber diperlukan, kos, masa, pratikaliti, impak, dll. bagimenganalisis setiap cadangan penyelesaian (kreatif dan inovatif) bagi tujuan perbandingan.
27
f
28
Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan Kreatif dan
InovatifNo. Penjelasan Faktor Pemberat
4.11 Kumpulan telah mengesahkan penyelesaian-penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad(final) berbanding sasaran projek.
3
• Kaedah/ teknik bersesuaian serta justifikasi yang sistematikdigunakan bagi mengesahkan impak cadangan penyelesaian keatas projek.
• Kumpulan melakukan ujicuba (ujian) bagi memastikan cadanganpenyelesaian muktamad yang dipilih akan menghapuskan(menurunkan) punca paling mungkin sebagaimana yang dijangkakan.
• Penyesuaian yang berkaitan dilakukan ke atas sasaran projek.28
29
Kriteria 4: Penyelesaian/Pelaksanaan Kreatif dan
Inovatif
No. Penjelasan Faktor Pemberat
4.12 Pelaksanaan cadangan penyelesaian kreatif daninovatif telah dijalankan dengan jayanya. (kesukaran/halangan/ masalah yang dihadapiserta bagaimana ianya telah dapat di atasi, jikaada diterangkan).
5
• Cadangan penyelesaian yang hendak dilaksanakan mendapatmandat, penglibatan dan persetujuan pengurusan (bukti), termasuktelah dikomunikasi (beritahu) secara rasmi.
• Pelan bertindak pelaksanaan cadangan penyelesaian
• Kumpulan ada menyediakan pelan tindakan bagi mengatasisebarang kemungkinan – halangan, masalah, kesukaran.
• Rancangan bagi mencegah masalah daripada berulang. 29
g
30
Ulangkaji Proses bagi KRITERIA V
Pelaksanaan cadangan
Penyeragaman
Sasarandicapai?
Cadangan Penyelesaian
Menilai pencapaian
Tindakan PembetulanTidak
Ya
31
Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman
No. Penjelasan Faktor Pemberat
5.13 Kumpulan telah melaksanakan kaedahpemantauan yang sistematik untuk memastikantindakan penambahbaikan berkesan.
5
• Penggunaan kaedah & teknik yang bersesuaian beserta bukti.
• Terdapat pelan semakan serta sistem penjejakan (system tracking analysis sheet), termasuk peruntukan dan perancangan sumber.
• Tempoh pemantauan yang bersesuaian mengikut keperluanpelaksanaan projek.
• Rasional dan penjelasan diberikan terhadap sebarang perbezaan.
31
h
32
Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman
No. Penjelasan Faktor Pemberat
5.14 Kumpulan mampu melakukan pengubahsuaian dimana yang perlu bagi memastikan tindakanpenambahbaikan berkesan dan disenggara.
2
• Penjelasan yang mencukupi mengenai tindakan pembetulan.
• Bukti tentang langkah yang diambil serta agihan tanggungjawabditunjukkan melalui petunjuk prestasi, penggunaan KPI (key performance indicator), laporan kemajuan, dsb. Bagi menyokongaktiviti pemantauan.
• Bukti proses semakan ada disediakan/ persembahkan seperti melaluijadual semakan, borang tugasan, semakan minit mesyuarat, dll.
• Pelan contigency ada diwujudkan.
• Penyesuaian terhadap matlamat utama (sasaran) ada tunjukkan.
• Bukti dan data dipersembahkan secara grafik.32
33
Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman
No. Penjelasan Faktor Pemberat
5.15 Langkah-langkah telah diambil bagi memastikanbahawa prosedur baru telah didokumen, disahkan, diterima pakai dan dikongsi.
2
• Prosedur baru telah telah diluluskan penyeragamannya olehpengurusan, diterimapakai dan disebarkan kepada semua pihakterlibat.
• Bukti tentang apa prosedur yang dihasilkan.
• Bukti pengesahan dan penggunaan prosedur baru, bukti semakandan pengemaskinian, surat pengesahan.
• Pengukuran tahap kefahaman dan penggunaan terhadap prosedurbaru ditunjukkan.
33
34
Kriteria 5: Pemantauan & Penyeragaman
No. Penjelasan Faktor Pemberat
5.16 Tindakan sewajarnya diambil bagi memastikanbahawa prosedur baru telah diterima pakaidiseragamkan serta dipelihara.
1
• Bukti tindakan susulan telah dilakukan bagi memastikan prosedurbaru dipatuhi pemakaiannya.
• Bukti arahan bertulis telah dipatuhi.
• Sesi latihan dan buktinya di dalam melatih kakitangan terlibatmematuhi prosedur baru.
• Pembangunan bahan latihan
• Bukti penerimaan melalui minit mesyuarat, laporan maklumbalas, dll.
34
35
Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai
No. Penjelasan Faktor Pemberat
6.17 Penjelasan mengenai jenis dan kuantumpencapaian dan penciptaan nilai
7
6.18 Penyesuaian (Reconciliation) antara sasarandan pencapaian sebenar dilakukan (kos terlibat diterangkan).
3
• Menyatakan & menyenaraikan apakah faedah, kebaikan, manfaat, nilai, dll. yang diperolehi hasil daripada projek
• Mengukur nilai pencapaian
• Membandingkan antara faedah yang diperolehi dengan kos terlibat
• Mengaitkan faedah projek dan sumbangannya ke atas pencapaianmisi dan matlamat syarikat.
35
i
36
Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai
No. Penjelasan Faktor Pemberat
6.19 Penyelesaian yang dipilih diiktiraf
keunikannya di syarikat/industri di
peringkat nasional dan antarabangsa
4
• Pencapaian melebihi sasaran yang ditetapkan (cemerlang) danmenerangkan faktor yang menyumbang kepada penciptaan nilaidan kesannya terhadap syarikat, pelanggan dan masyarakat.
• Pencapaian dan penciptaan nilai yang diperolehi telah mendapatpengiktirafan (dalaman, luaran) dan diterimapakai untuk dijadikanamalan terbaik (best practices) yang dikongsi diperingkat industri.
36
37
Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai
No. Penjelasan Faktor Pemberat
6.20 Kesan-kesan pencapaian dan penciptaan nilai keatas persekitaran, komuniti dan ahli kumpulandinyatakan.
3
• Kumpulan menilai apakah dan setakat mana kesan, sumbangan, impak, dll. projek (dan kumpulan) terhadap persekitaran, komunitidan sosial.
• Kumpulan menilai, mengukur dan menerangkan apakah faedah yang diperolehi dikalangan ahli kumpulan – carta radar, soal selidik, senarai semak, dll.
• Bukti mengenai kemajuan yang dicapai oleh kalangan ahli dari segipeningkatan pengetahuan, kemajuan kerjaya, tahap kompetensi, dll.
• Rancangan dan pelaksanaan bagi kemajuan ahli dari segipembangunan diri, kemahiran, semangat berpasukan, dll.
37
38
Kriteria 6: Pencapaian & Penciptaan Nilai
No. Penjelasan Faktor Pemberat
6.21 Verifikasi dan pengesahan terhadap pencapaiandan penciptaan nilai dibuktikan.
3
• Pengesahan terhadap pencapaian hasil dan faedah projek yang diperolehi.
• Pihak yang membuat pengesahan:
–Dalaman (contoh: Bhg. Kewangan, Akauntan, Ketua Jabatan, Juru Audit, Sekretariat, dll.)
–Luaran (pihak kedua, pihak ketiga) – contoh: SIRIM, persatuan industri, jururunding, kementerian, pihak berkuasa tempatan, dll.) Bukti jika ada:
–Surat penghargaan/pengiktirafan(dalaman/ luaran)
–Anugerah yang diterima
–Data tandaaras
–Sesi perkongsian pengetahuan dengan pihak lain mengenai tajuk berkaitan
38
39
Kriteria 7:Persembahan
No. Penjelasan Faktor Pemberat
7.22 Persembahan yang kemas, turutannya yang logikal, menepati masa yang telah diperuntukkan
3
• Persembahan yang teratur, kemas, tersusun, informatif
• Persembahan yang menepati masa
• Persembahan yang menarik dan kreatif
• Meliputi persembahan langsung (live presentation) danpersembahan laporan (kandungan laporan)
39
40
Kriteria 7:Persembahan
No. Penjelasan Faktor Pemberat
7.23 Persembahan yang jelas terutama dari aspekteknikal, penggunaan audio-visual dan pengucapanawam yang berkesan.
2
• Berjaya berkomunikasi dan menyampaikan mesej dengan berkesan: semasa persembahan dan sesi soal jawab.
• Kaedah dan teknik persembahan yang berkesan: lancar, empathic, synchronise
• Penggunaan bahan persembahan audio-visual yang berkesan
• Mutu penyampaian yang baik, sebutan yang lancar, gayapersembahan yang menarik, meyakinkan dan penuh semangat
40
TERIMA
KASIH