USULAN PENELITIAN S2
SISTEM PEMANTAUAN DAN DISTRIBUSI STOK PADA RANTAI
MANAJEMEN PEMASOK MENGGUNAKAN PENDEKATAN
CONTINUOUS REVIEW DAN METODE SINGLE EXPONENTIAL
SMOOTHING
HUSNI ANGRIANI A
12/336577/PPA/03828
PROGRAM STUDI S2 ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2013
i
HALAMAN PERSETUJUAN
USULAN PENELITIAN S2
SISTEM PEMANTAUAN DAN DISTRIBUSI STOK PADA RANTAI
MANAJEMEN PEMASOK MENGGUNAKAN PENDEKATAN
CONTINUOUS REVIEW DAN METODE SINGLE EXPONENTIAL
SMOOTHING
Diusulkan oleh
Husni Angriani A
12/336577/PPA/03828
Telah disetujui
pada tanggal 28 November 2013
Pembimbing
Dr. Azhari SN., MT
NIP. 19620920 1989 03 1 002
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
1. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1
2. Rumusan Masalah ........................................................................................... 5
3. Batasan Masalah .............................................................................................. 5
4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................................................ 6
5. Tinjauan Pustaka ............................................................................................. 6
6. Landasan Teori .............................................................................................. 10
6.1 Supply chain Management ................................................................ 10
6.2 Pendekatan Continuous review (Q,r) ................................................ 13
6.3 Metode Single Exponential Smoothing ............................................. 15
7. Desain Penelitian ........................................................................................... 18
7.1 Desain Proses supply barang ke distributor dan retailer ................... 18
7.2 Arsitektur Sistem ............................................................................... 21
7.3 Rancangan Pengujian ........................................................................ 31
8. Metodologi Penelitian ................................................................................... 31
9. Jadwal Penelitian ........................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 40
1
1. Latar Belakang Masalah
Manajemen inventory merupakan suatu faktor yang penting dalam upaya
untuk mencukupi ketersediaan stok suatu barang pada distribusi dan penjualan barang
(Simchi-levi et al. 2008). Sebuah perusahaan dapat mengeluarkan biaya yang relatif
tinggi jika ketersediaan produk yang kurang atau terlalu banyak, dan besarnya
permintaan yang tidak dapat didentifikasi dengan mudah merupakan tantangan
penting bagi supply chain management (Smros et al. 2003). Inventory merupakan
aset perusahaan paling besar yang berkisar antara 30 % - 40 %. Biaya yang harus
tersedia oleh suatu perusahaan berkisar antara 20 % 40 % dari nilai barang yang
disimpan. Beberapa metode dan pendekatan telah dikembangkan untuk memantau
jumlah persediaan barang dalam suatu tempat, sehingga biaya dapat ditekan dan
menjamin kelancaran penyediaan barang (Parwati et al. 2009), pendekatan dalam
inventory yaitu continuous review dan periodic review.
Persediaan di sepanjang supply chain memiliki implikasi yang besar terhadap
kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah uang yang tertanam dalam bentuk
persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan adalah salah satu aset terbesar
yang dimiliki supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaan
melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang dimiliki. Hal ini berarti bahwa biaya
modal yang tertahan dalam bentuk persediaan disuatu perusahaan/ supply chain bisa
sangat besar. Manajemen persediaan yang baik bisa berpengaruh besar terhadap
kinerja finansial sebuah perusahaan (Pujawan & ER 2010).
Menurut teori klasik mengenai manajemen persediaan agar suatu barang dapat
dikelola atau disimpan dengan baik dalam gudang, terdapat banyak aspek yang harus
diperhitungkan seperti item-item barang yang dapat mengalami kerusakan, misalnya
waktu penyimpanannya melebihi batas waktu sehingga barang tersebut menjadi
usang (Baron et al. 2010). Sebagai contoh barang yang tidak tahan lama misalnya
makanan tertentu, produk musiman, bahan kimia, obat-obatan, minuman dan
2
sebagainya. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan barang yang tahan lama juga
memerlukan perhatian khusus, karena beberapa barang tersebut dapat rusak dan tidak
dapat diselamatkan.
Persediaan barang dalam sebuah toko juga dapat mempengaruhi penjualan
barang tersebut. Banyaknya persediaan barang yang tersimpan dalam suatu toko
dapat menyebabkan keuntungan dan kerugian. Keuntungan dapat diperoleh pada saat
permintaan meningkat, sebaliknya kerugian dapat terjadi karena kurangnya
permintaan. Hal ini disebabkan karena faktor ketidakpastian permintaan pelanggan.
Untuk itu diperlukan manajemen stok yang tepat pada distribusi penjualan barang.
Saat ini, pendekatan supply chain management telah mendukung cooperative
management dimana arus informasi antar mitra dalam supply chain mampu mencapai
satu tujuan bersama secara lebih cepat dan mudah dibandingkan jika dilakukan secara
individual (Sucky 2005). Disamping itu, menurut Marqus et al. (2008) terlihat pula
bahwa kolaborasi bisnis antar banyak perusahaan yang saling terkait dalam suatu
rantai stok barang merupakan hal yang sangat penting dan strategis untuk
peningkatan permintaan menuntut proses bisnis untuk membuat peluang pendapatan
baru, efisiensi dan loyalitas pelanggan.
Sebagai contoh dalam suatu distribusi barang dari supplier hingga retailer/toko.
Supplier mendistribusikan barang ke distributor sesuai dengan banyaknya permintaan
distributor. Distributor mendistribusikan barang ke retailer sesuai banyaknya
permintaan retailer. Distribusi barang tersebut memungkinkan terjadinya
ketersediaan barang yang menjadi sangat banyak dan juga ketersediaan barang yang
sedikit bahkan tidak ada sama sekali. Hal ini dikarenakan tidak adanya informasi
mengenai berapa banyak barang yang keluar setiap saat pada masing-masing pihak
yang terkait dalam supply chain, sehingga sulit menentukan kapan waktu yang tepat
untuk melakukan pemesanan serta berapa banyak jumlah barang yang dipesan. Hal
tersebut mengakibatkan kehabisan barang yang seharusnya dapat menjadi keuntungan
ketika permintaan pelanggan dapat dipenuhi atau kelebihan barang yang dapat
3
mengakibatkan barang menjadi rusak dan biaya pada barang yang tersimpan tidak
dapat digunakan mengakibatkan seluruh pihak tidak dapat mempergunakan biaya
tersebut untuk keperluan lainnya. Untuk itu dibutuhkan pemantauan terhadap stok
pada semua pihak yang terkait dalam supply chain, agar pengelolaan stok bisa
dilakukan dengan baik sehingga dapat diketahui kapan waktu pemesanan dan berapa
banyak jumlah barang dipesan.
Informasi yang tidak transparan mengakibatkan banyak pihak pada supply chain
melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yang tidak akurat. Ritel atau
toko seringkali tidak membagi informasi dengan pusat distribusi dan pabrik.
Akibatnya pabrik hanya mengetahui pola permintaan berdasarkan order yang
diterima dari pusat distribusi (Pujawan & ER 2010).
Beberapa masalah tersebut dapat terjadi dikarenakan tidak adanya informasi
mengenai jumlah stok barang yang ada pada masing-masing pihak supply chain,
sehingga distribusi stok tidak dapat di ketahui dan juga pihak supplier tidak
mengetahui jumlah yang tepat berapa banyak barang yang harus diproduksi untuk
memenuhi distribusi stok tersebut. Untuk itu, ketersediaan barang sangat
mempengaruhi seluruh pihak yang memiliki kepentingan dengan barang tersebut
sehingga dibutuhkan informasi mengenai ketersediaan barang dalam jumlah yang
tepat untuk kelancaran distribusi dan penjualan suatu barang pada masing-masing
pihak. Pada Gambar 1.1 diperlihatkan alur distribusi stok barang dalam kehidupan
sehari-hari :
4
Gambar 1.1 Alur distribusi stok barang
Pada Gambar 1.1 merupakan contoh distribusi stok barang dalam kehidupan
sehari-hari dimana masing-masing pihak tidak mengetahui kapan waktu pemesanan
sebaiknya dilakukan dan berapa banyak stok yang tersedia pada masing-masing
distributor dan toko. Akibatnya ketika seorang customer melakukan pemesanan
melebihi stok yang dimiliki oleh toko C , maka toko C tersebut tidak dapat memenuhi
permintaan pelanggan dengan cepat tetapi menunggu dan melakukan permintaan
kepada distributor yang memiliki lead time selama dua hari sejak pemesanan.
Akibatnya toko tersebut dapat kehilangan pelanggan karena pelanggan tersebut dapat
berpindah ke toko yang lain. Demikian halnya dengan toko 2 yang memiliki stok
yang sangat banyak tetapi permintaan sedikit akibatnya toko tersebut dapat
mengalami kerugian karena barang tersebut dapat mengalami masa kadaluarsa.
5
Untuk memudahkan pemantauan terhadap persediaan barang yang
didistribusikan dari supplier hingga ke retailer agar penjualan menjadi lancar dan stok
selalu tersedia, maka akan dibuat sistem yang akan melakukan pemantauan dan
mengendalikan persediaan barang oleh supplier kepada distributor dan dari
distributor kepada retailer.
Sistem akan menginformasikan jumlah persediaan barang setiap terjadi
perubahan terhadap persediaan tersebut baik penambahan maupun pengurangan
barang yang ada pada distributor atau retailer serta menginformasikan reorder poin
dari persediaan tersebut dan menentukan maximum quantity order berdasarkan
peramalan permintaan dengan menggunakan single exponential smoothing
berdasarkan data historis serta batas maksimum kredit yang diberikan pada distributor
dan retailer. Masing-masing pihak yang terkait dalam supply chain management
tersebut akan menjalankan sistem tersebut yang saling terintegrasi satu sama lainnya.
2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem
pemantauan barang dalam distribusi stok yang saling terintegrasi dari supplier,
distributor hingga retailer dengan pendekatan continuous review. Kemudian
melakukan peramalan terhadap permintaan dengan menggunakan single exponential
smoothing untuk menentukan quantity order dalam supply chain management.
3. Batasan Masalah
Batasan masalah yang ada dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Distribusi barang yang akan dipantau hanyalah distributor dan retailer yang
menggunakan sistem komputerisasi.
6
2) Pemantauan persediaan barang dalam manajemen rantai pemasok terbatas pada
distribusi barang jadi yang disalurkan dari supplier ke distributor dan dari
distributor ke retailer.
3) Lead time telah ditentukan oleh masing-masing pihak.
4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem untuk melakukan
pemantauan terhadap persediaan barang dalam distribusi stok barang pada supplier,
distributor dan retailer. Sistem pemantauan barang tersebut memanfaatkan metode
single exponential smoothing untuk melakukan peramalan quantity order dan
pendekatan continuous review untuk menentukan reorder poin.
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah dapat digunakan untuk
melakukan pemantauan terhadap persediaan barang sehingga proses penjualan barang
menjadi lancar dan mengantisipasi kehabisan atau kekurangan barang pada supplier,
distributor dan retailer. Meningkatkan profit dan mencegah terjadinya kerugian
karena besarnya biaya persediaan yang tidak tepat pada masing-masing pihak yang
terkait dalam supply chain tersebut dan mengontrol batas kredit dari distributor dan
retailer, serta meminimalkan biaya persediaan pada semua pihak. Sehingga
kedepannya masyarakat tidak sulit menemukan kebutuhan mereka karena alasan
kehabisan barang atau kelangkaan barang tersebut dan juga menjadikan keuntungan
bagi semua pihak.
5. Tinjauan Pustaka
Yao et al. (2007) telah mengintegrasikan Vendor Managed Inventory (VMI)
dengan supply chain untuk mengurangi biaya inventory, melalui pendekatan model
analitik yang mampu menunjukkan mekanisme pendistribusian jumlah stok barang
sekaligus antara single supplier dan single buyer menjadi lebih mudah dan efektif.
7
Dari hasil penelitian mereka memperlihatkan bahwa kombinasi VMI dengan supply
chain lebih baik dari pada tanpa dikombinasikan.
Kang dan Kim (2009) telah melakukan penelitian mengenai Penambahan
persediaan dan rencana pengiriman dalam rantai pasokan pada dua echelon dengan
permintaan yang bervariasi. Penelitian ini berfokus pada penambahan persediaan
yang terintegrasi dan masalah pada rencana pengiriman dalam rantai pasokan yang
terdiri dari pemasok dan pengecer. Masalahnya adalah bagaimana menentukan urutan
pemasok dan pengecer dengan tujuan meminimalkan biaya rata-rata dalam jangka
panjang pada rantai pasokan.
Pasandideh et al (2009) juga telah mengintegrasikan vendor managed
inventory untuk menginvestigasi applikasi VMI tersebut dalam rantai pasokan dengan
metode EOQ dan kekurangan yang ada. Penelitian ini mempertimbangkan kemitraan
antar retailer dan pemasok melalui VMI sistem dan mengembangkan model analitik
untuk mengeksplorasi efek dari parameter rantai pasokan untuk penghematan biaya.
Penelitian ini dikembangkan dalam dua echelon yaitu satu pemasok dan satu retail.
Fahmi dan Pujawan (2010) telah melakukan penelitian mengenai
Pengendalian persediaan material dengan pendekatan continuous review dengan studi
kasus pada PT. PLN persero APJ gresik. Penelitian yang dilakukan tidak
menggunakan konsep vendor managed inventory akan tetapi menggunakan
pendekatan continuous review untuk mengendalikan persediaan pada PT.PLN APJ
gresik. Penelitian ini menentukan reorder poin dan stok maksimum untuk
meningkatkan layanan dengan biaya yang minimum.
Chiang (2010) telah melakukan penelitian mengenai bagaimana mempercepat
pemesanan dengan pendekatan continuous review dengan lead time dari pabrik.
Penelitian ini menggunakan dua variabel lead time yaitu lead time dari pabrik dan
lead time pengiriman hingga sampai kepada tujuan pada single echelon. Tujuan dari
penelitian ini bagaimana meminimalkan waktu tunggu dengan mempertimbangkan
8
lead time dari pabrik dan pengiriman barang sehingga pemesanan dapat dilakukan
dengan cepat.
Hartini et al (2010) telah melakukan penelitian mengenai penentuan kebijakan
pemenuhan pesanan dengan vendor managed inventory dengan memberikan
tanggung jawab kepada supplier untuk mengatur dan menentukan kapan dan berapa
banyak produk yang akan dikirim berdasarkan persediaan dan permintaan pada waktu
tersebut. Dengan menganalisis suatu perusahaan farmasi yang memiliki perubahan
terhadap permintaan oleh para distributor. Tujuannya yaitu untuk mengatasi
keterlambatan dan pembatalan permintaan oleh distributor. Pada penelitian ini
menggunakan tiga distributor yang memiliki permintaan yang bervariasi.
Axster dan Viswanathan (2012) telah melakukan penelitian informasi nilai
yang ada pada pelanggan untuk supplier dalam persediaan dengan pendekatan
continuous review . Pada penelitian ini dibuat model dan analisis mengenai masalah
umum yang ada dalam inventory yaitu pada level persediaan yang tepat dan pada
siapa saja persediaan itu disimpan serta waktu delay untuk pengadaan stoknya.
Penelitian ini membuat proposisi kemungkinan permintaan pelanggan dan
menganalisis pada siapa inventory itu akan disimpan atau menambah level
persediaannya. Adapun ringkasan dari penelitian diatas disajikan dalam Tabel 5.1.
9
Tabel 5.1 Tinjauan Pustaka
No Peneliti Pendekatan Tujuan Solusi /Hasil
1. Yao et al
(2005)
VMI Mengurangi Biaya
inventory
Menerapkan
konsep VMI dan
membuat model
analitik perbedaan
dan keuntungan
dari penerapan
VMI
2. Kang dan
Kim (2009)
renewal
reward
theorem
Bagaimana menentukan
urutan pemasok dan
pengecer dengan tujuan
meminimalkan biaya rata-
rata dalam jangka panjang
pada rantai pasokan
Menggunakan
beberapa variable
dan nilai parameter
kemudian
menggunakan
notasi untuk
derivasi
3. Pasandideh
et al. (2009)
VMI Bagaimana membangun
model analitik dalam VMI
dengan mengatasi ke-
kurangan backlogged
Membuat model
framework dan
membanding-
kannya dengan
sistem VMI dan
non-VMI
4. A Fahmi dan
I Nyoman
Pujawan
(2010)
continuous
review
(S,s)
Bagaimana meningkatkan
pelayanan pada pelanggan
listrik dengan mengendali-
kan persediaan dan
perawatan material.
Diperoleh nilai
total order, total
inventory yang
nantinya akan
menunjukkan nilai
total cost.
5. Chiang
(2010)
Continuous
review
(S,s)
Bagaimana mempercepat
pemesanan dengan pen-
dekatan continuous review
dengan lead time dari
pabrik dan lead time
pengiriman.
variabel lead time
dari pabrik se-
hingga dibuat
formula untuk
mempercepat
pemesanan dengan
meminimalkan
waktu tunggu.
10
Tabel 5.1 (Lanjutan)
No Peneliti Pendekatan Tujuan Solusi / Hasil
6. Hartini et al
(2010)
VMI Bagaimana mengatasi
keterlambatan dan pem-
batalan permintaan oleh
distributor serta supplier
bertanggung jawab untuk
memberikan kapan waktu
pemesanan dan berapa
jumlah pemesanan kepada
manufacture.
Digunakan VMI
dengan logika LRP
sebagai alat untuk
menentukan kapan
dan berapa banyak
pengiriman yang
akan dibawa
menuju distributor
Dan juga ntuk
mengurangi biaya
persediaan
7. Axster dan
Viswanathan
(2012)
continuous
review
(Q,r)
Bagaimana menentukan
level persediaan dan pada
siapa persediaan disimpan
serta waktu delay dari
persediaan terpenuhi
dengan distribusi poisson
demand.
Dibuat formula
Pada masing-
masing echelon
dan penentuan
level persediaan
dengan dasar
continuous review.
.
6. Landasan Teori
6.1 Supply chain Management
Pada tahun 1950 dan 1960-an, beberapa produsen melakukan suatu strategi
utama dengan menekan produksi secara massal untuk meminimalkan biaya unit
produksi dengan fleksibilitas proses atau meminimalkan produk. Pada tahun 1970-an,
permintaan kebutuhan bahan baku mulai dikembangkan dan beberapa manajer
menyadari dampak dari persediaan barang yang sedang dalam proses pengerjaan
memiliki biaya yang besar untuk produksi, kualitas, pengembangan produk, dan
pengiriman lead time. Pada tahun 1980-an terjadi persaingan global yang cukup ketat
dimana memaksa organisasi kelas dunia untuk menawarkan barang yang murah,
berkualitas tinggi, dan dapat diandalkan dengan desain yang lebih baik yang memiliki
11
fleksibilitas. Produsen dan beberapa program manajemen lainnya memanfaatkan
program Just-In-Time (JIT) untuk meningkatkan efisiensi produksi dan siklus waktu
yang tepat. Evolusi supply chain management berlanjut sampai pada tahun 1990-an
menjadi sebuah organisasi terdepan yang diterapkan sebagai praktek terbaik dalam
mengelola sumber daya perusahaan untuk menyertakan strategi distributor dan fungsi
logistik. Beberapa produsen dan pengecer menganut konsep supply chain
management untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas di seluruh rantai pasokan
(Shukla et al. 2011)
Supply chain merupakan sebuah model bisnis yang diintegrasikan untuk
manajemen logistic. Seluruh proses didalamnya mencakup alur distribusi mulai dari
supplier ke proses produksi, dan rantai distribusi hingga ke konsumen akhir
(Gunasekaran & Ngai 2004).
Supply chain management adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk
mengefisienkan dan mengintegrasikan pemasok, produsen, gudang, dan toko,
sehingga barang diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, untuk
lokasi yang tepat, dan pada waktu yang tepat, sehingga dapat meminimalkan biaya
dengan layanan yang memuaskan. Suatu Supply chain adalah suatu jaringan yang
kompleks terdiri dari beberapa organisasi dengan tujuan yang berbeda untuk
memproduksi dan mendistribusikan produk sesuai dengan permintaan pelanggan.
Khususnya, supply chain management (SCM) yang berkaitan dengan mencari strategi
yang terbaik untuk seluruh supply chain (SC) dengan koordinasi yang berbeda antar
perusahaan sepanjang jaringan logistik atau dengan membangun mitra bisnis yang
dapat dilihat pada Gambar 6.1 (Simchi-levi et al. 2008).
12
Gambar 6.1 Logistik network dalam jaringan supply chain management
(Simchi-Levi et al, 2008)
Supply chain yaitu sebuah sistem dinamis yang mencakup seluruh kegiatan
yang terlibat dalam pembuatan produk mulai dari menyediakan bahan baku untuk
pelanggan. Kegiatan ini meliputi manufaktur, inventory control, distribusi,
pergudangan, dan layanan kepada pelanggan. Seluruh kegiatan tersebut
dikoordinasikan dan dintegrasikan serta diproses dengan baik Supply chain
management (Pasandideh et al. 2009).
Pada dasarnya supply chain management diasumsikan bahwa perusahaan
mendirikan aliansi dengan anggota dari rantai yang sama untuk meningkatkan
keunggulan kompetitif yang diungkapkan oleh kinerja operasional yang unggul dari
seluruh anggota rantai. Hal tersebut dipengaruhi oleh berbagai bidang seperti
pembelian dan logistik, konsep supply chain management berkembang dari sebuah
proses integrasi yang perspektif menjadi suatu pandangan baru yang sistemik dan
strategis (Laczynski et al. 2011).
Dalam supply chain tradisional setiap pihak bertanggung jawab untuk
mengontrol persediaan dan distribusi pemesanannya masing-masing. Salah satu
13
karkteristik fundamental yang menjadi masalah dalam supply chain yaitu bagaimana
seluruh pihak (distributor, supplier, retailer) dapat memenuhi permintaan pelanggan
secara tepat. Hal tersebut merupakan masalah dalam mengontrol inventory dan
produksi barang (Disney dan Towill 2003).
6.2 Pendekatan Continuous review (Q,r)
Untuk mengelola inventory secara efektif, distributor harus memutuskan
kapan dan berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan. Salah satu pendekatan
yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan tersebut dengan menggunakan
pendekatan continuous review . Pendekatan continuous review, di mana persediaan
ditinjau secara terus menerus dalam hal ini ketika terjadi perubahan terhadap jumlah
barang seperti barang berkurang atau bertambah maka persediaan itu akan ditinjau,
dan pemesanan kembali (reorder poin) dilakukan saat persediaan mencapai titik
tertentu. Hal tersebut merupakan suatu jenis kebijakan yang paling tepat ketika
persediaan secara terus menerus ditinjau sehingga tidak mengalami kehabisan stok.
Sebagai contoh, hal tersebut dapat diterapkan dalam mengawasi persedian dengan
sistem terkomputerisasi (Simchi-levi et al. 2008). Pada Continous Review (Q,R)
Policy, sisa persediaan diperiksa terus-menerus, setiap ada bahan yang masuk atau
keluar, dilakukan pencatatan. Order akan dilakukan setiap kali jumlah persediaan
mencapai reorder poin.
Beberapa kondisi yang menyebabkan dimana antara quantity to order dan
waktu untuk memesan dibatasi. Supplier memiliki hak untuk menentukan jumlah
pesanan yang berjumlah sedikit atau banyak, bahkan memaksakan batas bawah dan
atas dalam menentukan jumlah pesanan tersebut untuk menangani skala ekonomis.
Jika quantity to order merupakan batasan yang diberikan kepada pembeli dalam
proses pengisian inventory, continuous review dapat digunakan untuk mengelola
keputusan pembeli dalam mengatur persediaan (akici dan Groenevelt 2011).
Pendekatan continuous review menggunakan perhitungan untuk mengetahui
inventory dan reorder time dari pelanggan dan distributor. Untuk mengetahui rata-
14
rata permintaan selama lead time dapat diketahui melalui L x AVG dimana L adalah
replenishment lead time dari supplier ke distributor dalam hitungan hari. AVG adalah
rata-rata permintaan harian yang dilihat dari distributor.
Untuk mengetahui safety stok distributor / retailer dapat diketahui menggunakan
persamaan (1).
SS = (1)
Untuk mengetahui reorder point (ROP), digunakan persamaan (2)
(2)
Untuk mengetahui Order Quantity , digunakan persamaan (3)
(3)
Dimana :
z = service level dipilih dari Tabel 6.1 untuk memastikan bahwa probabilitas
kehabisan stok selama lead time adalah 1 -
STD = Standar Deviasi dari permintaan harian dari distributor
L = replenishment lead time dari supplier ke distributor dalam hitungan hari
h = biaya pasti/tetap yang dimiliki oleh sebuah produk dalam sehari yang
tersimpan pada distributor/pelanggan
K = total biaya pemesanan yang tetap.
SS = Safety Stok
Service level merupakan toleransi terjadinya kekurangan pada satu siklus. Misalnya
diberikan toleransi sebanyak lima kali terjadi kekurangan setiap seratus siklus maka
service level yang diinginkan adalah 95%. Nilai z yang berkorelasi dengan nilai
servie level diambil dari Tabel 6.1
LSTDz
h
AVGKQ
2
15
Tabel 6.1 Nilai z pada service level (Simchi-Levi et al, 2008)
Service Level z
90% 1.29
91% 1.34
92% 1.41
93% 1.48
94% 1.56
95% 1.65
96% 1.75
97% 1.88
98% 2.05
99% 2.33
Untuk menentukan standar deviasi (STD) digunakan persamaan (4)
(4)
Dimana :
X = Masing-masing nilai dari data set
n = jumlah data
STD = standar deviasi
Masing-masing barang memiliki lead time yang berbeda-beda, yang dihitung dalam
satuan waktu / hari (Simchi-levi et al. 2008).
6.3 Metode Single Exponential Smoothing
Metode exponential smoothing merupakan pengembangan dari metode
moving averages. Dalam metode ini peramalan dilakukan dengan mengulang
perhitungan dengan menggunakan data terbaru. Dua metode dalan exponential
16
smoothing diantaranya single exponential smoothing dan double exponential
smoothing.
Menurut Gaspersz (2004), aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis
yang berusaha memperkirakan permintaan dan penggunaan produk sehingga produk-
produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan
merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada
beberapa variabel peramal, sering berdasarkan data deret waktu historis. Beberapa
metode dalam peramalan antara lain Weight Moving Average (WMA), exponential
smoothing (ES) dan regresi linear.
Metode peramalan dengan exponential smoothing biasanya digunakan untuk
pola data yang tidak stabil atau perubahannya besar dan bergejolak. Metode permalan
ini bekerja hampir serupa dengan alat thermostat. Apabila galat ramalan (forecast
error) adalah positif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih tinggi daripada nilai
ramalan (AF>0), maka model pemulusan eksponensial akan secara otomatis
meningkatkan nilai ramalannya. Sebaliknya, apabila galat ramalan (forecast error)
adalah negatif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih rendah daripada nilai
ramalan (A F < 0), maka metode pemulusan eksponensial akan secara otomatis
menurunkan nilai ramalan (Gaspersz, 2004).
Untuk mengetahui nilai ramalan untuk setiap periode (Ft) digunakan persamaan (5)
(5)
Keterangan :
F : nilai ramalan untuk periode waktu ke-t
Ft-1 : nilai ramalan untu satu periode waktu yang lalu, t-1
At-1 : nilai aktual untuk satu periode waktu yang lalu, t-1
: konstanta pemulusan (smoothing constant).
Pada saat periode pertama (F1) digunakan persamaan (6)
(6)
17
Keterangan :
: Nilai ramalan periode pertama dilakukan peramalan
A : Nilai Aktual periode pertama
n : Jumlah periode (hari/minggu)
Untuk mengetahui sejauh mana keandalan dari model peramalan berdasarkan single
exponential smoothing digunakan peta kontrol tracking signal dan membandingkan
apakah nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai dengan pola historis
dari data aktual permintaan. Suatu ukuran bagaimana baiknya suatu ramalan
memperkirakan nilai-nilai aktual suatu ramalan diperbaharui setiap minggu, bulan
atau triwulan, sehingga data permintaan yang baru dibandingkan terhadap nilai-nilai
ramalan. Tracking signal dihitung sebagai running sum of the forecast error dibagi
dengan mean absolute deviation (Gaspersz, 2004).
(7)
Keterangan :
TS : Tracking signal digunakan untuk mengetahui keandalan peramalan.
RSFE :Running sum of the forecast diperoleh dengan menggunakan persamaan (10).
MAD : mean absolute deviation diperoleh menggunakan persamaan (8).
Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual permintaan lebih besar
daripada ramalan, sedangkan apabila negatif berarti nilai aktual permintaan lebih
kecil daripada ramalan. Pada setiap peramalan, tracking signal terkadang digunakan
untuk melihat apakah nilai-nilai yang dihasilkan berada di dalam atau di luar batas-
batas pengendalian dimana nilai-nilai tracking signal itu bergerak antara -4 sampai
+4. MAD merupakan nilai total absolut dari forecast error dibagi dengan data. Atau
yang lebih mudah adalah nilai kumulatif absolut error dibagi dengan periode. Jika
diformulasikan maka formula untuk menghitung MAD adalah sebagai berikut:
(8)
18
Formula untuk menghitung error setiap periode (et) digunakan persamaan (9)
(9)
Untuk memperoleh nilai absolute error (Ae) maka menghilangkan nilai minus atau
melakukan absolute pada nilai error yang diperoleh. Formula untuk menghitung
RSFE (running sum of forecast error ) kumulatif menggunakan persamaan (10)
(10)
Formula untuk memperoleh nilai kumulatif absolute error (KAE) digunakan
persamaan (11)
(11)
Keterangan :
A = Nilai aktual dari suatu peramalan tiap periode t
F = Nilai peramalan dalam suatu periode t
Ae = Nilai Absolut error
Et = Error setiap periode t
7. Desain Penelitian
7.1 Desain Proses supply barang ke distributor dan retailer
Desain sistem pada Gambar 7.1 merupakan proses distribusi stok dalam
supply chain dari sebuah perusahaan ke distributor dan dari distributor ke retailer
secara umum. Perusahaan supplier memiliki gudang dan pabrik, dari gudang
diperoleh informasi mengenai jumlah stok yang tersedia dalam gudang. Pabrik
memberikan informasi mengenai banyaknya barang yang sedang dalam proses
pembuatan. Seluruh distributor terhubung ke supplier dan memperoleh informasi
19
mengenai stok yang ada pada setiap distributor serta informasi penjualan distributor
tersebut. Perusahaan memiliki hak untuk mengetahui jumlah stok yang ada pada
distributor untuk menentukan jumlah minimum atau maksimum yang dapat
dikirimkan oleh supplier, supplier juga memungkinkan melakukan penawaran
pengiriman barang kepada distributor. Distributor terhubung kepada retailer yang di
miliki distributor tersebut dengan kata lain partner dari distributor tersebut.
Distributor memiliki hak untuk mengetahui jumlah stok yang ada pada retailer untuk
menentukan jumlah minimum atau maksimum yang dapat dikirimkan oleh
distributor. Proses yang terjadi kepada distributor dan retailer sama dengan proses
yang terjadi antara supplier dan distributor. Pada Gambar 7.1 diperlihatkan rancangan
sistem pemantauan dan distribusi stok yang akan dibangun:
20
$
Pabrik
Gudang
Distributor 1
Supplier Distributor 2
Distributor 3
Toko A
Toko B
Toko 1
Toko 2
Toko X
Toko Y
Data
Supplier
Data
Distributor
Data
Toko
Continuous Review
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
$
$ $
Customer
Gambar 7.1 Sistem Pemantauan dan distribusi stok
Seluruh data disimpan dalam database yang dihosting pada suatu penyedia
layanan hosting untuk memudahkan masing-masing pihak mengakses data yang
dimiliki oleh seluruh pihak yang terkait sehingga sekalipun aplikasi tidak dijalankan
atau komputer pada pihak yang akan diakses datanya dalam status turn off, yang
berkepentingan tetap dapat mengakses data tersebut. Untuk menentukan reorder poin
menggunakan pendekatan continuous review dengan persamaan (2), karena
pendekatan continuous review akan melakukan analisis setiap kali terjadi perubahan
21
terhadap data barang baik penambahan maupun pengurangan. Berbeda dengan
pendekatan periodic review yang melakukan analisis berdasarkan periode tertentu.
Pendekatan periodic review dapat digunakan pada kasus tertentu, dimana pengeluaran
dan penambahan terhadap barang tersebut terjadi secara konstant. Pada kasus
penjualan secara umum, perubahan terhadap barang tidak dapat ditentukan berapa
banyak jumlah barang yang terjual setiap harinya sehingga, pendekatan periodic
review tidak tepat digunakan pada kasus pemantauan barang yang terjual karena
perubahan terhadap jumlah barang dapat terjadi kapanpun.
Seluruh data penjualan pada masing-masing stage akan diramalkan
permintaannya dengan menggunakan single exponential smoothing untuk
menentukan quantity order, karena pada pedekatan continuous review untuk
mengetahui quantity order sesuai persamaan (3) mengharuskan untuk mengetahui
biaya pemesanan yang tetap sementara pada kenyataannya permintaan seringkali
mengalami perubahan sehingga biaya pemesanan akan mengalami perubahan
sebanyak pemesanan. Selain itu, peramalan menggunakan single exponential
smoothing untuk memudahkan meramalkan berapa banyak permintaan untuk waktu
mendatang. Peramalan akan dilakukan ketika terjadi reorder poin, untuk peramalan
pertama menggunakan persamaan (6) sedangkan untuk peramalan selanjutnya ketika
reorder poin terjadi akan diambil data setiap periode mingguan. Hal ini dilakukan
sesuai dengan perhitungan pada persamaan (5).
7.2 Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem diperlihatkan pada Gambar 7.2 merupakan proses yang
terjadi antara distributor dan perusahaan, serta proses antara distributor dan toko.
Supplier memiliki informasi banyaknya persediaan dalam gudang dan informasi
mengenai banyak barang yang diproduksi serta lead time-nya. Selain data stok,
supplier juga memiliki data kredit distributor yang nantinya digunakan sebagai salah
satu parameter kebijakan dari supplier mengirimkan barang pada distributor. Jumlah
barang yang ditawarkan untuk dikirimkan oleh supplier dilakukan oleh sistem dengan
22
menggunakan pendekatan continuous review. Distributor dapat melakukan
permintaan barang kepada supplier akan tetapi tidak langsung diterima oleh supplier
karena ada pertimbangan data kredit dan sisa stok yang ada pada distributor menjadi
variable yang akan mempengaruhi jumlah maksimum/minimum barang yang dapat
dikirimkan oleh supplier. Ketika stok barang pada distributor telah mencapai reorder
poin maka sistem secara otomatis akan memberi pemberitahuan kepada distributor
berupa saran untuk melakukan permintaan kepada supplier dan supplier memperoleh
pemberitahuan bahwa distributor telah mencapai titik reorder poin, sehingga kedua
pihak dapat menindak lanjuti pemberitahuan tersebut. Selain pemberitahuan
mengenai reorder poin, sistem juga memberikan informasi mengenai jumlah barang
yang dapat dipesan oleh distributor berdasarkan peramalan single exponential
smoothing. Arsitektur spesifikasi sistem dapat terlihat pada Gambar 7.2.
Data
Gudang
Supplier
Data
Distributor
Data
Toko
Continuous review Single exponential smoothing
Supplier Distributor Toko
Banyak Barang
dalam GudangBanyak barang
yang diproduksi
Permintaan
Barang
Pemesanan dan
jumlah barang yang
dapat dikirimkan
Permintaan
Barang
Pemesanan dan
jumlah barang yang
dapat dikirimkan
Data Stok dan
kreditData Stok dan
kredit
Gambar 7.2 Arsitektur sistem
Berikut ini contoh skenario proses dalam perhitungan menggunakan continuous
review dan penentuan quantity order berdasarkan peramalan menggunakan single
23
exponential smoothing pada distributor diketahui data penjualan/permintaan toko-
toko yang menjadi partner suatu distributor pada Tabel 7.1
Tabel 7.1 Penjualan harian pada distributor
Hari ke- 1 2 3 4 5 6 7
penjualan 600 450 300 1000 500 800 700
Dari data penjualan pada Tabel 7.1 ditentukan nilai dari sevice level dan lead time
adalah service level : 95% maka untuk nilai z diperoleh dari Tabel 6.1 sehingga nilai
z = 1,65 dengan lead time : 1 Minggu = 7 hari. Dengan menggunakan persamaan (4)
diperoleh nilai standar deviasi (STD) = 216.89 dengan AVG = 621,43 Untuk
mengetahui digunakan persamaan (1) sehingga nilai safety Stok = 1,65 x 216.89 x
= 946.82. Untuk mengetahui reorder poin (ROP) digunakan persamaan (2) sehingga
diperoleh nilai dari Reorder Point = 946.82 + (216.89 x 7) = 2465
Untuk Quantity Order dihitung dengan menggunakan peramalan single exponential
smoothing. Berdasarkan hasil perhitungan mean absolute deviation (MAD)
menggunakan software WinQSB untuk mengetahui nilai terkecil dari konstanta
pemulusan di lihat pada Tabel 7.2 untuk manual perhitungannya digunakan
persamaan (8).
Tabel 7.2 Hasil penghitungan MAD dengan software WinQSB
MAD
0,1 1,862
0,2 1,857
0,3 1,939
0,4 2,082
0,5 2,206
0,6 2,309
0,7 2,388
0,8 2,488
0,9 2,571
24
Pada Tabel 7.2 terlihat nilai terkecil dari MAD adalah sebesar 1,857 dengan = 0,2
sehingga pada peramalan digunakan pemulusan konstanta 0,2. Untuk peramalan
pertama maka menggunakan persamaan (7) sehingga:
Penjualan minggu pertama = 4350.
Ramalan indeks waktu pertama =
= 4350
Jadi quantity order sebanyak = 4350
Hal ini berarti pada saat stok yang ada pada distributor sebanyak 2465 maka
distributor akan memesan barang sebanyak 4350 untuk memenuhi permintaan toko-
toko yang menjadi partner bisnisnya. Setiap terjadi penjualan secara otomatis sistem
akan menghitung kembali reorder poin dan meramalkan quantity order pada tempat
yang terjadi transaksi seperti supplier, distributor atau retailer. Selain itu data kredit
distributor menjadi salah satu variabel yang mempengaruhi banyak barang yang dapat
dikirimkan kepada distributor. Hal ini dimaksudkan agar pinjaman distributor dapat
di control sesuai batas maksimum pada masing-masing distributor. Alur proses yang
terjadi pada supplier dan satu distributor dimana distributor memiliki sisa stok dalam
gudang sebanyak 2400. Berdasarkan analisis dari pendekatan continuous review
bahwa jika lebih kecil dari reorder poin yaitu sebanyak 2465 maka distributor akan
memesan barang sebanyak 4350. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa
sudah waktunya memesan sebanyak quantity order yang telah di hitung berdasarkan
pendekatan continuous review. User dari pihak distributor memiliki hak untuk
melakukan pemesanan kepada supplier dengan maksimal pemesanan 4350 dan
memilih jenis pembayaran kredit atau tunai. Pada pihak supplier memiliki hak untuk
mengirimkan atau menolak permintaan tersebut berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan supplier. Karena pihak distributor sudah mencapai titik reorder poin dan
pembayarannya tunai maka supplier mengirimkan barang tersebut sesuai dengan
permintaan. Pada Gambar 7.3 diperlihatkankan contoh alur proses dalam
implementasi sistemnya.
25
Data
Supplier
Data
Distributor
$
Gudang
Supplier
Supplier
$
Gudang
Distributor
Distributor
Lihat Data
Distributor
Stok dalam
Gudang =
2400
Stok dalam
Gudang Informasi reorder poin dan Quantity Order
Pesan Sebanyak QO bayar Tunai
Jumlah barang yang
dikirimkan = 4350
Waktunya memesan
sebanyak 4350Distributor mencapai titik
reorder poin sisa stok = 2400
Quantity order = 4350
Bayar = tunai
Stok = -4350Data Kredit
dan Stok
Gambar 7.3 Contoh alur proses dalam implementasi
Sistem akan memeriksa sisa stok yang tersimpan pada distributor. Jika jumlah
stok yang tersisa lebih besar daripada reorder poin maka sistem akan memberikan
informasi sisa stok. Jika jumlah stok yang tersisa lebih kecil atau sama dengan
reorder poin, maka muncul pemberitahuan untuk memesan barang dan jenis
pembayaran oleh pihak pemesan. Jika jenis pembayaran kredit, maka sistem akan
memeriksa kredit yang dimiliki pihak pemesan. Jika jenis pembayarannya tunai maka
jumlah barang yang akan dikirimkan sesuai dengan quantity order. Jika data kredit
pemesan lebih besar atau sama dengan jumlah maksimum kredit, maka quantity order
yang dapat dikirimkan hanya 50% dari reorder poin. Jika data kreditnya dibawa
maksimum data kredit maka akan dikirimkan sebanyak quantity order. Pada Gambar
7.4 diperlihatkan alur proses dari penentuan jumlah pemesanan yang akan dikirimkan
yang digambarkan dalam bentuk flowchart.
26
Start
Periksa Sisa Stock
Jika sisa stock
>Reorder Poin
Informasikan Sisa
stockY
Pilih Jenis
Pembayaran
T
Jika data kredit
>= maks KreditQuantity Order full
pemesananT
Quantity order
maksimum
pemesanan 50%
Y
Jika
pembayaran =
Kredit
T
Periksa Data
Kredit
Y
Stop
Gambar 7.4. Alur Proses penentuan pengiriman
Data penjualan pada masing-masing distributor disajikan dalam bentuk Tabel 7.3
Tabel 7.3 Data penjualan distributor
Nama
Distributor
Hari ke-
1 2 3 4 5 6 7
Distributor 1 600 450 300 1000 500 800 700
Distributor 2 1000 700 800 500 1000 2000 800
Distributor 3 200 700 300 500 600 500 800
27
Dari data penjualan Tabel 7.3 dapat kita lihat bentuk implementasi dan alur prosesnya
pada Gambar 7.5
Data
Supplier
Data
Distributor
$
Gudang
Supplier
Supplier
$
Gudang
Distributor
Distributor 1
Lihat Data
Distributor
Stok dalam
Gudang =
2400
Stok dalam
Gudang
Informasi reorder poin dan Quantity Order
Pesan Sebanyak QO bayar Tunai
Jumlah barang yang
dikirimkan = 4350
Waktunya memesan
sebanyak 4350
Distributor 1
mencapai titik reorder
poin sisa stok = 2400
Quantity order = 4350
Bayar = tunai
Stok = -4350 Data Kredit
dan Stok
$
Gudang
Distributor
Distributor 2
Stok dalam
Gudang =
5000
Waktunya memesan
sebanyak 4350
$
Gudang
Distributor
Distributor 3
Stok dalam
Gudang =
3000
Informasi reorder poin dan Quantity Order
Pesan Sebanyak QO bayar Kredit
Pesan Sebanyak 2000 bayar Tunai
Jumlah barang yang
dikirimkan = 3400
Jumlah barang yang
dikirimkan = 1000
Melakukan
Pemesanan sebanyak
2000
Distributor 2
mencapai titik reorder
poin sisa stok = 5000
Quantity order = 6800
Bayar = kredit
Distributor 3
melakukan
pemesanan
sisa stok = 3000
Quantity order = 2000
Bayar = Tunai
Gambar 7.5 Alur proses implementasi distribusi stok
28
Distributor 1 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 2400 dan telah
mencapai titik reorder poin. Maka pihak distributor dapat melakukan pemesanan
sesuai dengan quantity order. Supplier mengirimkan barang sesuai dengan quantity
order yang diminta oleh distributor 1 selain karena sudah mencapai reorder poin
distributor 1 juga membayar dengan tunai. Jadi jumlah barang yang dikirimkan
sebanyak 4350.
Distributor 2 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 5000 dan telah
mencapai titik reorder poin. Maka pihak distributor dapat melakukan pemesanan
sesuai dengan quantity order dan memilih jenis pembayaran. Distributor 2 memilih
pembayaran secara kredit. maka pihak supplier akan diberikan pilihan oleh sistem
mengirimkan seluruhnya atau 50% dari jumlah pesanan karena distributor 2 telah
mencapai maksimum kredit. Maka pihak supplier dapat memilih salah satu option
yang ditawarkan oleh sistem. Pihak supplier memilih mengirimkan 50% yaitu
sebanyak 3400.
Distributor 3 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 3000 dan melakukan
pemesanan sebanyak 2000 tetapi distributor 3 belum mencapai reorder poin. Maka
pihak supplier memiliki pilihan berapa banyak yang dapat dikirimkan kepada
distributor. Dalam hal ini supplier memilih mengirimkan 50% dari permintaan
dikarenakan distributor 3 belum mencapai reorder poin dan pembayaran secara tunai,
sehingga jumlah barang yang dikirimkan sebanyak 1000.
Pada Gambar 7.6 diperlihatkan proses sistem secara umum yang terjadi mulai
pada retailer hingga supplier. Sistem akan melakukan proses penghitungan reorder
poin setiap kali terjadi perubahan terhadap jumlah barang. Pada sisi retailer, ketika
terjadi transaksi dengan pembeli maka sistem melakukan transaksi penjualan, update
sisa jumlah barang dan menghitung reorder poin. Apabila sisa stok mencapai reorder
poin dimana reorder poin diperoleh dengan menggunakan persamaan (2), maka
dilakukan peramalan untuk menentukan jumlah pemesanan dengan menggunakan
persamaan (6). Hasil dari perhitungan tersebut kemudian ditampilkan kedalam form
29
pemesanan yang akan dikirim pada distributor. Demikian halnya pada distributor
terhadap supplier dan supplier terhadap pabrik. Seluruh data penjualan yang
dilakukan pada distributor dan retailer dapat diketahui oleh supplier. Seluruh data
penjualan yang dilakukan oleh retailer diketahui oleh distributor. Data tersebut
berupa jumlah barang yang terjual per hari dalam bentuk kuantitas barang pada
masing-masing pihak. Sehingga data tersebut akan digunakan sebagai inputan data
untuk melakukan peramalan terhadap permintaan yang akan datang. Hasil dari
peramalan tersebut berupa jumlah barang yang akan dipesan kepada pihak distributor
atau supplier berupa kuantitas barang yang akan dipesan.
30
Data
Supplier
Data
Distributor
$
Gudang
Supplier
Supplier
$
Gudang
Distributor
Distributor
$
Toko
Retailer
Konsumen
Data
Retailer
- Melakukan Transaksi Penjualan
- Update Jumlah barang
- Menghitung Reorder poin persamaan 2
Jika
Sisa Stok =
ROP
Hitung Quantity order
menggunakan metode SES
persamaan 6 dan 7
Update Nilai
reorder poin
Melakukan Pemesanan
pada Distributor
T
Y
- Analisis data pemesanan
- Melakukan Transaksi Penjualan dan
pengiriman barang
- Update Jumlah barang
- Menghitung Reorder poin persamaan 2
Jika
Sisa Stok =
ROP
Hitung Quantity order
menggunakan metode SES
persamaan 6 dan 7
Update Nilai
reorder poin
Melakukan Pemesanan
pada Supplier
T
Y
- Analisis data pemesanan
- Melakukan Transaksi Penjualan dan
pengiriman barang
- Update Jumlah barang
- Menghitung Reorder poin persamaan 2
Jika
Sisa Stok =
ROP
Hitung Quantity order
menggunakan metode SES
persamaan 6 dan 7
Update Nilai
reorder poin
Melakukan Permintaan
produksi pada Pabrik
T
Y
Gambar 7.6 Diagram Proses sistem secara umum
31
7.3 Rancangan Pengujian
Seluruh sistem akan diuji dengan memastikan apakah seluruh sistem yang berada
pada semua pihak dapat terhubung. Kemudian dilakukan pengujian terhadap
fungsionalitas menu yang ada pada sistem apakah berfungsi dengan baik dengan
melihat output yang diberikan oleh masing-masing menu. Kemudian untuk data yang
digunakan dalam pengujian diambil dari salah satu perusahaan sebagai supplier,
distributor dan retailer. Pengujian dilakukan dengan menerapkan sistem dengan
menggunakan data yang dimiliki supplier, distributor dan retailer. Data yang diuji
adalah jumlah stok yang ada pada gudang supplier dan data stok distributor serta data
stok retailer. Data tersebut dimasukkan kedalam sistem kemudian dibandingkan
dengan reorder poin yang dilakukan oleh sistem menggunakan persamaan (2) dengan
yang dilakukan oleh distributor atau toko dengan menggunakan perkiraan, dan
melihat apa yang terjadi ketika reorder poin yang dilakukan tidak tepat. Untuk
mengetahui keandalan ramalan untuk menentukan quantity order menggunakan
single exponential smoothing akan digunakan peta kontrol tracking signal untuk
pengujian ramalan menggunakan persamaan (7) dengan membandingkan apakah
nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai dengan pola historis dari data
aktual permintaan.
8. Metode Penelitian
Tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian meliputi :
1. Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu studi pustaka dan
wawancara.
32
a. Studi Pustaka
Merupakan kegiatan untuk mencari literature dan referensi yang mendukung
penelitian. Literatur yang dipelajari mengenai distribusi stok menggunakan
pendekatan continuous review dalam supply chain management. Serta metode single
exponential smoothing untuk melakukan peramalan terhadap permintaan yang akan
datang.
b. Wawancara
Wawancara adalah suatu metode yang dilakukan dengan menggunakan tanya
jawab secara langsung kepada pihak yang memiliki kapasitas dan informasi yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan penelitian. Wawancara akan dilakukan dengan pihak
supplier, distributor dan pelanggan distributor tersebut untuk Membahas mengenai
rata-rata penjualan yang dilakukan setiap hari, kapan mereka melakukan pemesanan
dan produksi dan berapa banyak barang yng diproduksi dan dipesan setiap kali
melakukan pemesanan, dan juga akan ditanyakan kerugian dan keuntungan yang
sering kali terjadi ketika mereka kelebihan atau kekurangan pemesanan. Data
tersebut kemudian akan di catat untuk dianalisis selanjutnya dan dilihat
perbedaannya dengan hasil yang dikeluarkan sistem sesuai dengan data tersebut.
Untuk retailer digunakan sebanyak enam toko, tiga distributor dan satu supplier.
Dimana ketiga distributor tersebut mengambil barang dari supplier yang sama, dan
masing-masing distributor akan diminta data retailer yang menjadi rekan masing-
masing distributor dimana masing-masing distributor diambil dua toko rekanan.
Kemudian mengambil data pada masing-masing rekanan dari distributor.
2. Analisis Sistem
a. Spesifikasi sistem
Sistem dijalankan oleh supplier, distributor, dan retailer. Sistem dapat
mengetahui jumlah stok dan menentukan waktu pemesanan serta berapa banyak
yang dapat dipesan. Sistem akan melakukan update dan analisis setiap kali terjadi
perubahan pada stok baik itu penambahan atau pengurangan pada seluruh pihak.
33
Sistem melakukan analisis data stok yang tersimpan dalam database. Ketika terjadi
masa untuk melakukan pemesanan kembali sistem akan mengeluarkan informasi
mengenai saran untuk melakukan pemesanan dengan memperlihatkan data stok
terbaru dan berapa banyak pemesanan yang disarankan oleh sistem pada pihak yang
mengalami reorder poin. Selanjutnya pada pihak yang akan dimintai pesanan, sistem
akan menginformasikan bahwa misalnya pihak distributor 1 mengalami reorder poin
dengan menampilkan data stok distributor tersebut serta banyak barang yang akan
dipesan yang disarankan oleh sistem. Pihak distributor 1 berhak untuk melakukan
pemesanan sesuai dengan saran dari sistem dan pihak distributor juga berhak untuk
mengurangi jumlah pemesanannya. Pihak supplier berhak menerima pesanan sesuai
dengan alur proses penentuan pengiriman pada Gambar 7.4. Demikian halnya yang
terjadi pada pihak retailer.
b. Rancangan arsitektur
Tahap ini menggunakan keluaran yang dihasilkan pada tahap sebelumnya, dan
menentukan alur informasi yang diberikan dari supplier, distributor dan retailer.
Dan juga bagaimana keseluruhan pihak terintegrasi dalam sistem dan berinteraksi
dalam supply chain management. Keluaran dari tahap ini adalah diagram sistem
secara keseluruhan, komunikasi antar pihak dan daftar kejadian penting yang terjadi
dalam sistem. Gambar 7.1 menunjukkan rancangan arsitektur sistem dimana seluruh
pihak dalam supply chain saling terintegrasi dalam sistem secara keseluruhan.
Supplier dapat melihat data stok dan kredit distributor dan data stok pada retailer
melalui database dan distributor dapat melihat data stok dan kredit retailer dalam
database. Masing-masing dari data tersebut di lakukan analisis dengan pendekatan
continuous review untuk menentukan kapan dilakukan permintaan. Dan
menggunakan peramalan untuk mengetahui jumlah pemesanan barang dengan
metode single exponential smoothing. Data mengenai stok akan dilakukan analisis
dengan pendekatan setiap terjadi perubahan pada jumlah barang baik penambahan
maupun pengurangan barang. Arsitektur secara spesifik mengenai proses yang
34
dilakukan pada masing-masing pihak diperlihatkan pada Gambar 7.2 mengenai
arsitektur sistem.
c. Rancangan Rinci
Secara umum, sistem bekerja untuk menentukan reorder poin, quantity order
dan permintaan distributor ke supplier dan retailer ke distributor menggunakan
pendekatan continuous review yang akan melakukan perhitungan dengan
menggunakan persamaan (2) untuk mengetahui reorder poin, untuk mengetahui
safety stok digunakan persamaan (1) dan menggunakan ramalan dengan metode
single exponential smoothing untuk menentukan banyaknya barang yang akan
dipesan sesuai dengan persamaan (5) dan persamaan (6). Pendekatan continuous
review akan bekerja setiap terjadi perubahan terhadap jumlah persediaan atau stok
pada masing-masing pihak dalam supply chain, sedangkan metode untuk
menentukan banyaknya jumlah pesanan akan bekerja ketika telah mencapai reorder
poin. Sistem akan melakukan pertukaran informasi mengenai jumlah stok,
pemesanan dan jumlah pemesanan. Seluruh data akan tersimpan dalam database
yang dihosting dalam internet dimana ketika terjadi perubahan pada jumlah barang
data tersebut akan terupdate dalam database kemudian pendekatan continuous
review akan bekerja untuk menganalisis persediaan tersebut. Gambar 7.5
memperlihatkan bagaimana implementasi dari sistem bekerja dengan menggunakan
pendekatan continuous review untuk mengetahui kapan melakukan permintaan dan
penentuan berapa banyak yang akan dikirim. Metode single exponential smoothing
dilakukan untuk menentukan jumlah pemesanan. Seluruh sistem yang digunakan
oleh supplier dan distributor memiliki proses yang hampir sama, berbeda dengan
sistem yang ada pada retailer terdapat penambahan fitur dimana sistem pada retailer
dapat menambahkan jenis barang lain yang juga dilakukan pemantauan terhadap
barang tersebut dengan menggunakan pemantauan stok yang sama dimana
distributor dan supplier nya menerapkan sistem ini dengan database yang berbeda
35
sesuai dengan alur distribusi barang tersebut. Hal ini dikarenakan pada pihak retailer
terdapat banyak jenis barang yang dijual.
3. Implementasi
Seluruh hasil dari perancangan sistem akan diimplementasikan dengan
menggunakan salah satu bahasa pemrograman yaitu visual delphi 2010 dengan
database mySQL. Dimana database ini akan diupload pada sebuah penyedia layanan
hosting sehingga data dapat diakses kapanpun oleh seluruh pengguna aplikasi
sekalipun sistem digunakan pada beberapa tempat yang berbeda.
4. Pengujian
Pengujian sistem dilakukan dengan simulasi terhadap sistem dengan data yang
diambil dari satu supplier, tiga distributor dan enam retailer. Pertama, seluruh sistem
diuji apakah seluruh sistem yang ada pada masing-masing pihak dapat terhubung.
Kemudian seluruh bagian dari sistem diuji fungsionalitas dari sistem apakah telah
berfungsi dengan baik atau tidak. Kemudian dilakukan pengujian terhadap data yang
telah diperoleh dari seluruh pihak. Data tersebut akan dimasukkan kedalam sistem
dan melihat bagaimana sistem bekerja dengan analisis yang digunakan oleh
pendekatan continuous review. Hasil dari pengujian ini dapat dilihat maksimum stok
yang sebaiknya tersedia pada masing-masing pihak. Kemudian membandingkan
hasil yang diberikan oleh sistem dengan data yang telah dilakukan oleh seluruh
pihak dalam supply chain dari hasil wawancara dan pencatatan data. Reorder poin
yang dilakukan pada sistem dengan menggunakan pendekatan continuous review
akan dibandingkan dengan reorder poin yang dilakukan oleh seluruh pihak yang
dilakukan secara manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya
apakah reorder poin yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan mengalami
kehabisan barang atau tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat
keuntungan yang akan didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan
reorder poin. Quantity order yang dilakukan oleh sistem dengan menggunakan
36
peramalan dengan single exponential smoothing akan dibandingkan dengan quantity
order yang biasanya ditentukan sendiri oleh seluruh pihak yang dilakukan secara
manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya apakah quantity
order yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan memenuhi permintaan atau
tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat keuntungan yang akan
didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan quantity order. Ramalan
permintaan menggunakan single exponential smoothing akan menggunakan peta
kontrol tracking signal dimana cara ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana
keandalan dari model peramalan berdasarkan pemulusan eksponensial dan
membandingkan apakah nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai
dengan pola historis dari data aktual permintaan. Untuk melakukan pengujian
ramalan dengan tracking signal digunakan persamaan (7).
5. Evaluasi dan perbaikan kesalahan
Melakukan evaluasi dan perbaikan berdasarkan tahapan pengujian yang telah
dilakukan. Jika hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi yang dikembangkan
sudah baik dan berjalan sesuai harapan, maka proses selanjutnya melakukan
penyusunan hasil penelitian. Akan tetapi jika belum baik, maka akan dilakukan
proses perbaikan.
6. Penyusunan laporan hasil penelitian
Setelah melakukan perbaikan maka akan dilakukan analisis pengujian dan
menyimpulkan hasil penelitian, dan selanjutnya menuliskan dalam laporan hasil
penelitian.
Seluruh tahapan dalam metodologi penelitian diperlihatkan pada Gambar 8.1.
37
Pengumpulan Data
Studi Pustaka
Wawancara
Peneliti Pencatatan
Data
Perancangan sistem
Analisis
Sistem
Implementasi
Database
Pengujian
PerbaikanPenyusunan Laporan
Pencatatan
Seluruh
Rancangan
Spesifikasi
Sistem
Rancangan
Rinci
Arsitektur
Sistem
Pembuatan
Sistem
dengan Visual
Delphi 2010 &
MySQL
Analisa Sistem
Hasil Analisa
Sistem
Gambar 8.1 Alur Proses metodologi penelitian
Pada Gambar 8.1 diperlihatkan alur proses metodologi penelitian dimana
pengumpulan data dilakukan dengan studi pustaka dan wawancara dilakukan selama
satu bulan. Setelah pengumpulan data selesai dilakukan maka seluruh data tersebut
di dokumentasikan untuk dilakukan perancangan sistem. Setelah seluruh data
terkumpul akan dilakukan proses perancangan sistem dengan membuat spesifikasi
sistem, arsitektur dari sistem dan rincian apa saja yang dapat dilakukan oleh sistem.
Perancangan ini dilakukan dalam waktu lima minggu dimulai pada minggu ketiga
dari pengumpulan data. Setelah seluruh perancangan selesai maka dilakukan
implementasi dari seluruh rancangan yang telah dibuat sesuai dengan spesifikasi dan
rincian serta arsitektur dari sistem yang telah dibuat sebelumnya. Implementasi ini
dilakukan dalam waktu enam minggu dimulai pada minggu kelima waktu
perancangan sistem. Setelah implementasi selesai maka dilakukan pengujian
terhadap sistem hasil dari pengujian tersebut akan didokumentasikan, pengujian ini
dilakukan selama satu bulan. Jika terjadi beberapa kesalahan atau tidak sesuai
dengan harapan maka dilakukan evaluasi terhadap sistem dan dilakukan perbaikan
38
kemudian dilakukan pengujian kembali jika hasilnya sudah sesuai maka selanjutnya
melakukan penyusunan laporan yang dilakukan selama empat bulan dua minggu
dimulai pada saat dilakukannya pengumpulan data.
9. Jadwal Penelitian
Penelitian ini akan dilakukan selama 6 bulan pada tahun 2013 dan 2014 dengan
tahapan kegiatan dan jadwal sesuai dengan Tabel 9.1
39
Tabel 9.1 Jadwal Penelitian
No Kegiatan
Bulan/Tahun 2013/2014
November Desember Januari Februari Maret April
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Pengumpulan Data
3 Perancangan sistem
4 Implementasi
5 Pengujian
6 Evaluasi
7 Penyusunan Laporan
40
DAFTAR PUSTAKA
Axster, S. & Viswanathan, S., 2012. On the value of customer information for an
independent supplier in a continuous review inventory system. European Journal of
Operational Research, 221(2), pp.340347. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0377221712002159 [Accessed October 24,
2013].
Baron, O., Berman, O. & Perry, D., 2010. Continuous review inventory models for perishable
items ordered in batches. Mathematical Methods of Operations Research, 72(2),
pp.217247. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00186-010-0318-1 [Accessed October 18, 2013].
akici, .E. & Groenevelt, H., 2011. Introduction of ( Q , R , S ) Inventory Policy and the
Comparison of Continuous and Periodic Review Policies under Continuous Time
Costing. In MSOM Annual Conference. Ann Arbor, Michigan: MICHIGAN ROSS
SCHOOL OF BUSSINESS.
Chiang, C., 2010. An order expediting policy for continuous review systems with
manufacturing lead-time. European Journal of Operational Research, 203(2), pp.526531. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0377221709005499
[Accessed October 24, 2013].
Disney, S.M. & Towill, D.R., 2003. The effect of vendor managed inventory (VMI)
dynamics on the Bullwhip Effect in supply chains. International Journal of Production
Economics, 85(2), pp.199215. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0925527303001105 [Accessed October 18,
2013].
Fahmi, A. & Pujawan, I.N., 2010. PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL
DENGAN PENDEKATAN CONTINUOUS REVIEW ( s , S ) ( STUDI KASUS: PT PLN PERSERO APJ GRESIK ) MATERIAL INVENTORY CONTROL APPROACH
TO CONTINUOUS REVIEW ( s , S ) ( CASE STUDY: PT PLN PERSERO APJ GRESIK ). , pp.17.
Gaspersz, V., 2004. Production Planning and Inventory control Edisi Kelima., Gramedia
Pustaka Utama.
Gunasekaran,A & Ngai, E.W.T., 2004. Virtual supply-chain management. Production
Planning Control, 15(6), pp.584595. Available at: http://www.informaworld.com/openurl?genre=article&doi=10.1080/095372804123312
83955&magic=crossref [Accessed March 5, 2013].
41
Hartini, S.R.I., Andrie, D.A.N. & Kamal, M., 2010. PENENTUAN KEBIJAKAN
PEMENUHAN PESANAN DENGAN MODEL VENDOR-MANAGED
INVENTORY. Jurnal Teknik Industri, 11(2), pp.95100.
Kang, J.-H. & Kim, Y.-D., 2009. Inventory replenishment and delivery planning in a two-
level supply chain with compound Poisson demands. The International Journal of
Advanced Manufacturing Technology, 49(9-12), pp.11071118. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00170-009-2468-y [Accessed October 21, 2013].
Laczynski, P. et al., 2011. Supply Chain Management measurement and its influence on
Operational Performance. , 4(2), pp.5670.
Marqus, G. et al., 2008. Vendor managed inventory, from concept to processes, for an
unified view. International Conference on Information Systems Logistics and Supply
Chain, pp.112.
Parwati, I., Andrianto, P. & Industri, J.T., 2009. METODE SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT UNTUK MENGANALISIS BULLWHIP EFFECT GUNA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS SISTEM DISTRIBUSI PRODUK. Jurnal
Teknologi, 2(1), pp.4752.
Pasandideh, S.H.R., Niaki, S.T.A. & Roozbeh Nia, A., 2009. An investigation of vendor-
managed inventory application in supply chain: the EOQ model with shortage. The
International Journal of Advanced Manufacturing Technology, 49(1-4), pp.329339. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00170-009-2364-5 [Accessed October
18, 2013].
Pujawan, I.N. & ER, M., 2010. Supply chain management Edisi Kedu. I. ketut Gunarta, ed.,
ITS Surabaya: Guna Widya.
Shukla, R.K., Garg, D. & Agarwal, A., 2011. UNDERSTANDING OF SUPPLY CHAIN: International Journal of Engineering Science and Technology (IJEST), 3(3), pp.20592072.
Simchi-levi, D., Kaminsky, P. & Simchi-levi, E., 2008. Designing and Managing The supply
Chain Third., Mc Graw Hill.
Smros, J. et al., 2003. The impact of increasing demand visibility on production and
inventory control efficiency. International Journal of Physical Distribution & Logistics
Management, 33(4), pp.336354. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/09600030310478801 [Accessed October 18,
2013].
Sucky, E., 2005. Inventory management in supply chains: A bargaining problem.
International Journal of Production Economics, 93-94, pp.253262. Available at:
42
http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0925527304002476 [Accessed March 13,
2013].
Yao, Y., Evers, P.T. & Dresner, M.E., 2007. Supply chain integration in vendor-managed
inventory. Decision Support Systems, 43(2), pp.663674. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0167923605000862 [Accessed October 18,
2013].