PROSEDUR KUALITI UMUM
PERKHIDMATAN JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR
JPBD.Sel / PU
Disediakan oleh :
…….………………......................… ( NORASIAH BEE BT. MOHD. HANIFF )
Timbalan Pengarah Jabatan Perancangan Bandar dan Desa
Negeri Selangor Darul Ehsan (Wakil Pengurusan)
Diluluskan oleh :
………….…………………………. ( HJ. MOHD. ZAKI BIN IBRAHIM )
Pengarah Jabatan Perancangan Bandar dan Desa
Negeri Selangor Darul Ehsan
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI UMUM
PERKHIDMATAN JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR
ISI KANDUNGAN M/S JPBD.Sel./PU/ 01 Kawalan Dokumen 1.0 Objektif 1/14
2.0 Skop 1/14
3.0 Perincian Prosedur 2/14
4.0 Lampiran
4.1 Carta 7/14
4.2 Glosari 13/14
4.3 Singkatan 13/14
4.4 Dokumen Rujukan 13/14
4.5 Rekod Kualiti 14/14
JPBD.Sel./PU/ 02 Kawalan Rekod
1.0 Objektif 1/17
2.0 Skop 1/17
3.0 Perincian Prosedur 2/17
4.0 Lampiran
4.1 Carta 9/17
4.6 Glosari 16/17
4.7 Singkatan 16/17
4.8 Dokumen Rujukan 16/17
4.9 Rekod Kualiti 17/17
i/iii
PROSEDUR KUALITI UMUM
PERKHIDMATAN JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR
ISI KANDUNGAN M/S JPBD.Sel./PU/ 03 Audit Dalaman 1.0 Objektif 1/11
2.0 Skop 1/11
3.0 Perincian Prosedur 2/11
4.0 Lampiran
4.1 Carta 7/11
4.2 Glosari 10/11
4.3 Singkatan 11/11
4.4 Dokumen Rujukan 11/11
4.5 Rekod Kualiti 11/11
JPBD.Sel./PU/ 04 Tindakan Pembetulan 1.0 Objektif 1/5
2.0 Skop 1/5
3.0 Perincian Prosedur 2/5
4.0 Lampiran
4.1 Carta 3/5
4.2 Glosari 5/5
4.3 Singkatan 5/5
4.4 Dokumen Rujukan 5/5
4.5 Rekod Kualiti 5/5
ii/iii
PROSEDUR KUALITI UMUM
PERKHIDMATAN JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR
ISI KANDUNGAN M/S
JPBD.Sel./PU/ 05 Tindakan Pencegahan 1.0 Objektif 1/6 2.0 Skop 1/6 3.0 Perincian Prosedur 2/6 4.0 Lampiran 4.1 Carta 4/6 4.2 Glosari 5/6 4.3 Singkatan 5/6 4.4 Dokumen Rujukan 5/6
4.5 Rekod Kualiti 6/6
iii/iii
PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN DOKUMEN JPBD.Sel./PU/01
REKOD PINDAAN Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal 4.12.09 2 Menambah Maklumat Dalam
Daftar Rekod Kualiti di Muka surat 16 – 19, di para 4.9 Rekod Kualiti
20.3.12 3 i. Pindaan objektif ii. Pindaan Perincian prosedur a. Penyediaan Dokumen
Para 2 Para 4 Para 5 Para 6 Para 7 Para 10 Para 11
b. Pindaan Dokumen Kualiti Para 1 Para 2 Para 3 Para 4 Para 5 Para 6 Para 8
iii. Pindaan Senarai Induk Dokumen
iv. Tambahan perincian prosedur :
a. Kawalan ke atas dokumen luaran
b. Kawalan dokumen kualiti dalam media elektronik
20. 8.2013
4 Meminda pegawai ISO
Bahagian (PIB) sebagai pegawai yang bertanggung jawab ke atas dokumen luaran.
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN DOKUMEN 1.0 OBJEKTIF
Disediakan bagi memastikan dokumen dan data dalam sistem kualiti diurus dengan
teratur dan sentiasa kemaskini untuk memudahkan rujukan kepada semua yang terlibat.
2.0 SKOP
Digunapakai untuk mewujud, meminda, mengemaskini dan mengedar dokumen-
dokumen kualiti dalaman serta mengedar dan menyelenggara dokumen-dokumen kualiti
dalaman dan luaran.
1/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
WP/TWP
PIB / Pasukan Petugas
WP/TWP/PIB
P / WP
Penyediaan Dokumen 1. Menerima arahan daripada P untuk
menyediakan dokumen kualiti.
a. Arah pasukan petugas untuk menyediakan dokumen kualiti.
2. Sedia dokumen kualiti dan serah kepada WP /
TWP untuk persetujuan. 3. Semak dan adakan perbincangan
a. Sekiranya tidak lengkap, kembalikan kepada penyedia dokumen untuk pembetulan.
b. Sekiranya lengkap, kemukakan kepada P /
WP untuk kelulusan. 4. Teliti dokumen-dokumen kualiti yang disediakan
a. Sekiranya tidak setuju, arahkan untuk membuat pindaan.
b. Sekiranya setuju, luluskan dokumen dengan
menurunkan tandatangan.
Minit Mesyuarat Pagi
PKPA Bil 2/1996
2/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
PIB
PIB
PD
PD
PD
PD
PD
5. Semak perkara-perkara berikut ke atas setiap
dokumen kualiti yang diluluskan.
a. Nombor rujukan prosedur kualiti
b. Kelulusan / persetujuan P/WP
c. Nombor keluaran
d. Tarikh dokumen dikuatkuasakan 6. Serah kepada PD
7. Semak dan buat salinan dokumen kualiti
secukupnya berdasarkan senarai edaran pemegang dokumen.
8. Edar dokumen kualiti kepada pemegang dokumen yang telah disenaraikan. Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan menggunakan Borang Edaran Dokumen Kualiti.
9. Simpan dokumen kualiti asal sebagai
dokumen induk. 10. Simpan satu salinan dokumen kualiti terbaru di
dalam bentuk ‘soft copy’ (CD) sebagai ‘back up’.
11. Serah ‘soft copy’ dokumen kualiti kepada PPSM untuk dimuat naik dalam Portal Jabatan.
BEDK JPBD.Sel/PU/01-B01
3/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
TWP / PIB / PPr
P / WP
TWP / PIB / PPr
Pindaan Dokumen Kualiti 1. Kenalpasti, sedia pindaan dokumen kualiti dan
kemukakan kepada P / WP untuk kelulusan.
2. Teliti dokumen-dokumen kualiti yang disediakan
a. Sekiranya tidak setuju, arahkan untuk
membuat pindaan. b. Sekiranya setuju, luluskan dokumen dengan
menurunkan tandatangan. 3. Serah pindaan dokumen kualiti yang telah
diluluskan oleh P / WP bersama Borang Pindaan Dokumen Kualiti.
BPDK JPBD.Sel/PU/01-B02
PD
4. Terima dan semak pindaan Dokumen Kualiti : a. Nombor dokumen terkawal b. Nombor Keluaran c. Tarikh dokumen dikuatkuasakan d. Pengesahan oleh P / WP e. Rekod Pindaan
BRPin JPBD.Sel/PU/01-B03
PD
PD
5. Buat salinan dokumen kualiti secukupnya berdasarkan senarai edaran.
6. Kumpulkan dokumen kualiti daripada
pemegang dokumen dan kemaskini dokumen pindaan di mana yang berkaitan.
4/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
PD
PD
PD
7. Edar dokumen kualiti kepada pemegang dokumen. Dapatkan akuan penerimaan menggunakan Borang Edaran Dokumen Kualiti.
8. Simpan satu salinan dokumen yang lama
sebagai dokumen induk. dan tandakan ‘BATAL’ pada dokumen lama.
9. Simpan satu salinan dokumen kualiti terbaru di
dalam bentuk ‘soft copy’ (CD) sebagai ‘back up’ dan batalkan yang lama dengan cop perkataan ‘BATAL’.
BEDK JPBD.Sel/PU/01-B01
PD
PD
Senarai Induk Dokumen 1. Sedia Senarai Induk Prosedur Kualiti. 2. Kemaskini Senarai Induk Prosedur Kualiti
apabila berlaku pindaan kepada dokumen.
a. Tandakan ‘BATAL’ pada dokumen lama & di dalam Senarai Induk Prosedur Kualiti.
b. Simpan dokumen kualiti.
SIPK JPBD.Sel/PU/01-B04
SIPK JPBD.Sel/PU/01-B04
5/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
PIB
PIB
PIB
Kawalan ke atas Dokumen Luaran 1. Semak dan kenalpasti dokumen luaran yang
digunapakai oleh setiap bahagian.
2. Sedia dan kemaskini senarai dokumen rujukan.
3. Simpan dokumen luaran di Bahagian masing-
masing..
PD
PPSM
PD / PPSM
Kawalan Dokumen Kualiti dalam Media Elektronik 1. Serah dokumen kualiti kepada PPSM untuk
dimuat naik di dalam Portal Jabatan.
2. Pantau dan kawal dokumen kualiti yang disimpan dalam media elektronik. Pastikan dokumen yang dimuat naik hanya boleh dipapar dan tidak boleh dipinda / dimuat turun.
3. Kemaskini dari masa ke semasa dokumen
dalam media elektronik sekiranya terdapat pindaan.
6/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
WP / TWP
PIB / Pasukan Petugas
WP / TWP / PIB
P / WP
PD
PD
Penyediaan Dokumen
Tamat
Mula
Kelulusan
Kenalpasti & Sedia Dokumen
Simpan Dokumen Induk & ‘soft copy’ (CD) Dokumen Kualiti
Pengedaran Dokumentasi
Menyediakan Dokumentasi
Lengkap
Semakan dan perbincangan
Tidak Lengkap
7/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pindaan Kualiti Dokumen
TWP / PIB / PPr
P / WP
TWP / PIB / PPr
PD
PD
PD
Mula
Kenalpasti / Sedia Pindaan Dokumen
Kelulusan
Serah Pindaan Yang Telah Diluluskan
Sediakan Salinan Dokumen Kualiti
Semak Dokumen Pindaan
Kemaskini Dokumen Kualiti Pemegang Dokumen
A
8/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pindaan Kualiti Dokumen
PD
PD
PD
A
Pengedaran Dokumen Kualiti
Simpan & kemaskini Dokumen Induk
Simpan ‘soft copy’ (CD) Dokumen Kualiti terbaru
Tamat
9/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Senarai Induk Dokumen
PD
PD
PD
PD
Kemaskini Senarai Induk Prosedur Kualiti Jika Ada Pindaan
Tanda ‘BATAL’ Pada Dokumen Lama & Senarai Induk Prosedur Kualiti
Simpan Dokumen Kualiti
Tamat
Mula
Sedia Senarai Induk Prosedur Kualiti
10/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Kawalan Ke Atas Dokumen Luaran
PIB
PIB
PIB
Sedia & Kemaskini Senarai Dokumen Rujukan
Simpan Dokumen Luaran Di Tempat Berkenaan
Semak / Kenalpasti Dokumen Luaran
Mula
Tamat
11/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Kawalan Dokumen Dalam Media Elektronik
PD
PPSM
PD / PPSM
Mula
Serah Dokumen Kualiti kepada PPSM
Pantau & Kawal Dokumen Kualiti dalam Media Elektronik
Kemaskini Jika Ada Pindaan
Tamat
12/14
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.2 Glosari
Pegawal Dokumen : Pegawai yang dilantik untuk mengurus dan mengawal Dokumen
Dokumen Kualiti : Manual Kualiti, Prosedur Kualiti Teras, Prosedur Kualiti Umum, Prosedur Kualiti Khas
Dokumen Rujukan Luaran : Akta/Undang-undang Kecil, Garis Panduan Piawaian Perancangan, Pekeliling/Surat Pekeliling
4.2 Singkatan P : Pengarah
PD : Pengawal Dokumen
WP : Wakil Pengurusan
TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
PIB : Pegawai MS ISO Bahagian
PPSM : Penolong Pegawai Sistem Maklumat
BEDK : Borang Edaran Dokumen Kualiti
BPDK : Borang Pindaan Dokumen Kualiti
BRPin : Borang Rekod Pindaan
SIPK : Senarai Induk Prosedur Kualiti
SDR : Senarai Dokumen Rujukan
PDR : Penyelaras Dokumen Rujukan
PPr : Pegawai Prosedur
4.3 Dokumen Rujukan i. Fail JPBD/Sel/P1/0495/1
ii. Fail JPBD/Sel./P1/0495/6
13/14
14/14
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/01
4.4 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i.
Borang Edaran Dokumen Kualiti (JPBD.Sel./PU/01-B01)
Fail JPBD. Sel./P1/07495/6 Pengawal Dokumen
5 Tahun
ii.
Borang Pindaan Dokumen Kualiti (JPBD.Sel./PU/01-B02)
Fail JPBD. Sel./P1/07495/6 Wakil Pengurusan / Timbalan Wakil Pengurusan / Pengawal Dokumen
5 Tahun
iii.
Borang Rekod Pindaan (JPBD.Sel./PU/01-B03)
Fail JPBD. Sel./P1/07495/6 Wakil Pengurusan / Timbalan Wakil Pengurusan / Pengawal Dokumen
5 Tahun
iv.
Senarai Induk Prosedur Kualiti (JPBD.Sel./PU/01-B04)
Kabinet ISO
5 Tahun
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal 4.12.09 2 Menambah Maklumat Dalam
Daftar Rekod Kualiti di Mukasurat 6–22, di Para 3.0 -4.9 Rekod Kualiti
24.9.10 3 m.s 8/23 3.0 Perincian Prosedur Proses Para 1 Penghantaran Surat digugurkan m.s 8/23 3.0 Perincian Prosedur (i) Rekod Kualiti Penambahan singkatan bagi
Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat
(ii) Proses Pengurusan Buku Rekod
Latihan
m.s 10/23 3.0 Perincian Prosedur Meminda maklumat Paras 1, 6 m.s 19/23 4.9 Rekod Kualiti
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
3.6.10 4 m.s 1/30 Menambah maklumat pada
para 2.0 Skop.
m.s 2/30 – m.s 6/30 Memberi tajuk kepada para
3.0 perinician prosedur ’Surat, Fail, Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan’
m.s 6/30 – m.s 7/30 (i) Membetulkan ayat pada
para (1) Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen
Rujukan bahagian pengurusan (ii) Membatalkan dan
menggantikan ayat para 2, 3 dan 4 bahagian pengurusan
m.s 8/30 Membatalkan para
Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat dan Pengurusan Buku Rekod Latihan.
m.s 9/30 Membetulkan ayat di para
Penyimpanan dan Pelupusan Rekod.
m.s 10/30 Membetulkan ayat di para 6
Pengurusan Maklumat Yang di Bekalkan Kepada pihak Luar
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
m.s 18/30 dan 19/30 Menambah 4.7 dan 4.8 Carta
Alir bagi Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan
m.s 20/30 Menambah kenyataan di
bahagian Glosari
m.s 24/30 – 30/30 Menambah Senarai Semak,
Senarai Borang dan Dokumen Rujukan
20.3.12 5 m.s 1/30 2.0 Skop Perkataan – Tempoh
Penyimpanan dan surat digugurkan
m.s 2/30 3.0 Perincian Prosedur – Surat
Digugurkan
m.s 3/30 3.0 Perincian Prosedur Para 11 – Meminda dan
menambah senarai tanggungjawab.
Para ii (ii) – Menambah maklumat proses
m.s 4/30 Para 12 – Meminda dan
Menambah Senarai Tanggungjawab.
Para 13 – Meminda Maklumat. Para 14 – Meminda dan
Menambah Senarai Tanggungjawab dan Perincian Prosedur.
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
Para 15–18 – Menambah Senarai Tanggungjawab.
Para 20 – Meminda Rekod Kualiti.
Para 21 – Menambah Senarai Tanggungjawab.
m.s 5/30 Proses (iv)
Para 23, 24 dan 32– Digugurkan.
Para 25 – Meminda dan Menambah Senarai Tanggungjawab.
Para 26 – Menambah Maklumat Proses.
Para 27 dan 29 – Prosedur Digugurkan
Prosedur – Tempoh Penyimpanan dipinda kepada Penutupan Fail.
Para 30 – Meminda dan Menambah Maklumat Tanggungjawab dan Proses.
Para 31 – Digugurkan Senarai Tanggungjawab dan Menambah Dokumen Rujukan.
m.s 6/30
Para 33 – Meminda dan Menambah Tanggungjawab.
Para 35 – Menambah Proses. Para 36 – Digugurkan
Para 37 – P Digugurkan. Menambah Proses, Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti.
m.s 8/30
Para 1 – Menambah Senarai Tanggungjawab, Proses dan Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti.
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
m.s 9/30
Para 1 – Menambah Perincian Prosedur.
m.s 11/30 & 12/30 4.0 Lampiran
Para 4.1 Carta Alir Pendaftaran Surat Digugurkan
m.s 13/30
Para 4.2 Carta Alir Perkataan Surat digantikan dengan Fail. Meminda Tanggungjawab PTR kepada PT(F)/PLP
m.s 14/30
Meminda dan Menambah Tanggungjawab PAR/PLP kepada PT(F)/JT/PLP/PAP
m.s 15/30
Para 4.4 Carta Alir Penyimpanan Rekod Dalam Bentuk Elektronik Digugurkan
m.s 16/30
Para 4.5 Carta Alir Pengesanan Semula Fail – Meminda Tanggungjawab PT(S)/PAR kepada PT(F)/PAP
m.s 17/30
Para 4.6 Carta Alir Pelupusan Fail – Meminda Tanggungjawab PT(S) kepada PT(F)
m.s 13/30
Para 4.4 – Menambah Carta Alir – Penutupan Fail
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD JPBD.Sel./PU/02
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
13.7.12 6 m.s. 1/17
Para 2.0 - Menambah perkataan mudah
m.s. 3/17 - Pindaan ‘nombor’ 1
m.s. 3/17
Para 20 - Membetulkan singkatan
m.s. 2/17, 3/17, 4/17 dan 5/17 - Meminda urutan nombor
m.s. 6/17 - Meminda nombor
2/17
1/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
PROSEDUR KUALITI UMUM BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
KAWALAN REKOD
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan rekod-rekod kualiti JPBD Selangor sentiasa
diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk mengawal, mengenalpasti, menyimpan, menjaga,
mudah mendapatkan semula, dan melupuskan Fail, Buku Rekod, Borang, Senarai
Semak dan Dokumen Rujukan.
2/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
PT(F)/PLP
FAIL Pendaftaran 1. Daftar fail mengikut kategori seperti berikut :-
i. Fail Am
JPBD.Sel/Kod Aktiviti/Bil Daftar/Jilid ii. Fail Permohonan Perancangan
JPBD.Sel/Kod Daerah/Kod Mukim@Kod Bandar@Kod Seksyen/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/PRJK/Bil Daftar/Jilid
iii. Fail Terperingkat
JPBD.Sel/Sulit/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia Besar/Bil Daftar/Jilid
3/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan) Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
PT(F)/PK/PAP
PT(F)/PK/JT/PLP
PT(F)/PK/JT/PLP/ PAP
PT(F)/JT/PLP/PAP
PT(F)/JT/PLP/ PAP
PT(F)/JT/PLP/PAP
PK
PT(F)/JT/PLP/PAP
2. Dapatkan Fail / Buka Fail mengikut
pengkelasan fail dan rekod pergerakan fail.
3. Serah kepada PT(F)/PK (jika fail
terperingkat).
4. Kandungkan surat dalam fail. (i) Surat masuk dengan pen merah (ii) Surat keluar dengan pen hitam/biru di
atas kertas minit. 5. Serah kepada pegawai yang diarahkan
untuk diambil tindakan. Penyimpanan
i. Fail Am
6. Terima fail yang telah diambil tindakan.
7. Rekod penerimaan fail di atas kad pergerakan fail.
8. Simpan di bilik fail mengikut lokasi.
ii. Fail Terperingkat
9. Terima fail yang telah diambil tindakan.
10. Rekod dalam Kad Keluar Fail Sulit dan simpan dalam kabinet besi.
iii. Penyimpanan Laporan/Folder
Mesyuarat 11. Terima laporan / folder mesyuarat.
12. Simpan di tempat yang dikhaskan di setiap bahagian.
KPF
KPF
KKFS
4/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan) Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
PT(F)/PAP/JT/PLP
PT(F)/JT/PLP
Pengesanan Semula
13. Terima arahan untuk mendapatkan fail.
14. Rujuk KPF untuk mengesan lokasi fail dan serah kepada penerima.
15. Rekod dalam KPF. Penutupan Fail
16. Kenalpasti fail yang perlu ditutup.:- (i) Kandungan fail telah mencapai 100 atau
ketebalan 4cm. (ii) Sediakan jilid/folio yang baru. 17. Semak dan patuhi keperluan rekod kualiti.
Fail Berkaitan
KPF
KPF
Arahan Perbendaharaan
Arahan Keselamatan
PP Bil.5/2007
5/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
PT(F)/JT/PLP
Melupus
18. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan .
19. Senaraikan mengikut format
20. Serah kepada PP(P)/TWP
21. Urus pelupusan fail, pelupusan hendaklah mematuhi Pekeliling Perkhidmatan – Panduan Pengurusan Pejabat dan Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997.
BUKU REKOD/BORANG/SENARAI SEMAK/DOKUMEN RUJUKAN Pengurusan
1. Menetapkan tajuk dan pengenalan (id) bagi Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan di bahagian seperti berikut:-
i. Bahagian Pengawalan
Perancangan ii. Bahagian Rancangan
Pembangunan iii. Bahagian Pentadbiran &
Kewangan iv. Bahagian Perancangan Korporat
Arahan Perbendaharaan
Panduan Pengurusan Pejabat
Arahan Keselamatan Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997
6/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan) Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
2. Bagi surat / permohonan di setiap bahagian,
surat / permohonan tersebut hendaklah direkod / pengisisan borang / senarai semak / dokumen rujukan di bahagian masing-masing.
3. Pelanggan yang ingin mendapatkan khidmat
nasihat di kaunter perlu mengisi Buku Rekod Khidmat Kaunter dan Buku Rekod Khidmat Pelanggan
4. Sekiranya terdapat maklumbalas dari
pelanggan yang mengisi Borang maklumbalas pelanggan, perlu direkod di dalam Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan.
Penyimpanan 1. Buku Rekod / Borang / Senarai Semak /
Dokumen Rujukan disimpan ditempat berkaitan seperti berikut:- • Bahagian Pengawalan Perancangan di
Tingkat 15 • Bahagian Rancangan Pembangunan di
Tingkat 16 • Bahagian Pentadbiran dan Kewangan di
Tingkat 17 • Bahagian Perancangan Korporat di
Tingkat 18
RKK RKP
BRBPMP
7/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan) Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti Pegawai MS ISO Bahagian
Melupus
1. Kenalpasti Buku Rekod/ Borang / Senarai
Semak / Dokumen Rujukan yang perlu dilupuskan.
2. Semak dan maklum kepada KPP/PP.
3. KPP/PP setuju, urus pelupusan dengan
menempatkan di dalam setor bahagian masing-masing dan pelupusan hendaklah mematuhi Pekeliling Perkhidmatan – Panduan Pengurusan Pejabat dan Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997.
Pengurusan Maklumat Yang di Bekalkan Kepada Pihak Luar Maklumat Pelan dan Surat Ulasan 1. Pemohon mengisi maklumat mengenai
pembelian pelan atau surat ulasan di dalam Borang Pembelian Maklumat di tingkat 16.
2. Kemukakan borang tersebut kepada PPP/JT
untuk semakan.
3. PPP/JT akan mengarahkan pemohon membuat bayaran di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan dan dapatkan resit.
4. Kemukakan resit bayaran kepada PPP/JT
untuk salinan pelan atau surat ulasan.
5. PPP/JT kemukakan pelan atau salinan surat ulasan yang telah dicop dengan cop Jabatan dan di tanda tangan kepada pemohon.
6. Resit bayaran disimpan di dalam Folder Rekod Jualan Dokumen di tingkat 16.
Panduan Pengurusan Pejabat
Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997
JPBD.Sel/PU/02/-01
8/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
Pegawai MS ISO Bahagian
Senarai Induk Fail, Buku Rekod dan Laporan
1. Senarai Induk bagi semua fail, buku rekod, laporan atau dokumen-dokumen lain yang diuruskan oleh setiap bahagian adalah disediakan dan dikemaskini oleh Pegawai ISO Bahagian.
JPBD.Sel/PU/02/-02
9/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pendaftaran Fail
PT(F)/JT
Mula
Terima Fail
Daftar fail mengikut kategori : • Fail am • Fail terperingkat (rekod dalam
buku rekod sulit) • Fail permohonan perancangan
Kandungkan surat
Kemukakan kepada pegawai yang berkenaan
Tamat
10/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.2 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Penyimpanan Fail
PT(F)/PLP/PAP/PK
Mula
Terima Fail
Simpan Fail : • Fail Am (bilik BP) • Fail Terperingkat (cabinet besi,
bilik (PK) • Fail Permohonan Perancangan
(bilik fail BPP)
Tamat
Rekod Penerimaan Fail : • Fail Am • Fail Terperingkat (rekod dalam
buku rekod sulit) • Fail Permohonan Perancangan • Dokumen Kualiti Dalam Bentuk
Digital PD
11/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.3 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Pengesanan Semula Fail
PT(F)/PAP
Mula
Terima Arahan
Rekod dalam KPF
Serah Fail
Tamat
Kesan lokasi fail :
• Fail Am • Fail Terperingkat
- menggunakan KPF • Fail Permohonan Perancangan
- menggunakan sistem e-PC
12/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.4 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Penutupan Fail
PT(F)/JT/PLP
Mula
Tamat
Semak Kandungan/Ketebalan Fail
Sediakan Jilid Baru
Kenalpasti Fail
13/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.5 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Pelupusan Fail
Lengkap Tidak Setuju
PT(F)/JT/PLP
Kenalpasti Fail
Senaraikan Fail
Mula
Serah kepada PP(P)/TWP
Tamat
Keputusan
Lupus
Simpan
14/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.6 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan Pengurusan
Pegawai MS ISO Bahagian
Pegawai MS ISO Bahagian
Mula
Daftar Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan
Terima senarai Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan
Simpan Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan
di tingkat bahagian berkenaan
Tamat
15/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.7 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab Pelupusan
Pegawai MS ISO Bahagian
KPP/PP
Kenalpasti dan senaraikan Buku Rekod / Borang / Senarai Semak / Dokumen Rujukan yang hendak dilupus
Mula
Kemukakan senarai kepada KPP/PP untuk semakan
Tamat
Simpan Keputusan
Lupus
16/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.8 Glosari i. Pekeliling : Arahan-Arahan yang dikeluarkan oleh JPA, Kerajaan
Negeri dan Kementerian dari masa kesemasa. ii. Rancangan Pemajuan : Dokumen perancangan yang memantau/mengawal
pembangunan fizikal diseluruh Negeri Selangor. 4.9 Singkatan
P : Pengarah Perancang Bandar Dan Desa PP(P) : Penolong Pengarah (Pentadbiran dan Kewangan) PPP(P) : Penolong Pegawai Perancang Bandar Dan Desa (Pendaftaran) PD : Pengawal Dokumen PK : Pembantu Khas KPT(P) : Ketua Pembantu Tadbir (Pentadbiran) PT(F) : Pembantu Tadbir (Pendaftaran) PT(S) : Pembantu Tadbir (Persuratan) JT : Juruteknik PLP : Pelukis Pelan
PAP : Pembantu Am Pejabat KPF : Kad Pergerakan Fail KKFS : Kad Keluar Fail Sulit
BPP : Bahagian Pengawalan Perancangan BP : Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
BRS : Buku Rekod Sulit BRDPSKM : Buku Rekod Daftar Permohonan Selain Kebenaran Merancang RPPF : Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail BRP-PD : Buku Rekod Pecah Sempadan RDP-PB : Buku Rekod Pelan Pecah Bahagian RDP-PC : Buku Rekod Pelan Cantuman RKK : Buku Rekod Khidmat Kaunter RKP : Buku Rekod Khidmat Pelanggan BRBPMP : Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan
4.10 Dokumen Rujukan
i. Arahan Perbendaharaan (AP) ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/2007 iii. Arahan Keselamatan
iv. Daftar Rekod Kualiti v. Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997
17/17
NO. KELUARAN : 6 TARIKH KUATKUASA:13.7.12 JPBD.Sel./PU/02
4.11 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 1
Senarai Induk Fail, Buku Rekod dan Laporan
1. Senarai Induk bagi semua fail, buku rekod, laporan atau dokumen-dokumen lain yang diuruskan oleh setiap bahagian adalah disediakan dan dikemaskini oleh Pegawai ISO Bahagian.
Di Bahagian Masing-masing
Berdasarkan peraturan dari masa ke semasa yang berkuatkuasa.
JPBD.Sel/PU/02/-01
JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN
TKT. 15-18, BANGUNAN DARUL EHSAN, NO. 3, JALAN INDAH, SEKSYEN 14,
40646 SHAH ALAM.
BORANG PEMBELIAN MAKLUMAT
Nama : No. K/P : Nama Syarikat : No. Pendaftaran Syarikat : Alamat :
No. Perkara Kuantiti Harga Satu
Harga Bersih
Jumlah (Ringgit : ……………………………………….…… ……………………………………………………….)
Dikeluarkan oleh : Nama : ……………………………………. Unit : ……………………………………. Tarikh : ……………………………………. b.p. PENGARAH PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
JPBD.Sel/PU/02/-02 SENARAI INDUK FAIL / BUKU REKOD / LAPORAN / DOKUMEN LAIN
BAHAGIAN :___________________________________________
BIL SENARAI NO RUJUKAN LOKASI A. B. C. D.
Senarai Fail Senarai Buku Rekod Senarai Laporan Senarai Dokumen Lain
Disediakan / Kemaskini oleh :
…………………………………… ( ) (Pegawai ISO Bahagian)
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada, Nama : Tarikh : Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan. Bil. Nama Dokumen No.Dokumen Catatan
Sekian. Terima kasih. ……………………………. ( Tandatangan Pengawal Dokumen ) Nama :
JPBD.Sel./PU/01-B02
BORANG PINDAAN DOKUMEN KUALITI Kepada, Pengawal Dokumen, MS ISO JPBD Selangor. Berikut adalah prosedur kualiti yang telah dipinda untuk tindakan puan selanjutnya. Bil.
Prosedur
No. ID
Disertakan bersama-sama ini sesalinan pindaan prosedur berkaitan (hardcopy dan softcopy) untuk rujukan dan semakan puan selanjutnya. Sekian. Terima kasih. ………………………………………... Tandatangan Pengarah/Wakil Pengurusan/Timbalan Wakil Pengurusan Nama : Tarikh :
JPBD.Sel./PU/01-B03
PERKHIDMATAN JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI SELANGOR
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
NO. KELUARAN :
TARIKH KUATKUASA :
MUKA SURAT
JPBD.Sel./PU/01-B04
SENARAI INDUK PROSEDUR KUALITI
BIL. NO. DOKUMEN PROSEDUR KELUARAN TARIKH KUATKUASA
Disediakan oleh Pegawai Dokumen Tandatangan : ……………………………………. ( Nama ) Tarikh :
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : PENGARAH Nama : TUAN HJ. MOHD. ZAKI BIN IBRAHIM Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
1
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
1
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : TIMBALAN PENGARAH (WAKIL PENGURUSAN) Nama : PN. HJH. NORASIAH BEE BT. MOHD. HANIFF Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
2
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
2
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : KETUA PENOLONG PENGARAH (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN) Nama : TN. HJ. AZMAN BIN TALIB Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
3
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
3
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : KETUA PENOLONG PENGARAH (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN) Nama : EN. SAIDIN BIN LATEH Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
4
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
4
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : PENOLONG PENGARAH KANAN (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN) Nama : EN. MUSTAFA BAKRI BIN ALIAS SANI Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
5
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
5
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : PENOLONG PENGARAH KANAN (KETUA AUDIT DALAMAN) Nama : EN. MOHD. ROZUWAN BIN AB LLAH Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
7
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
7
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : PENOLONG PENGARAH (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN) Nama : EN. NURUL AZHAR BIN HUSIN Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
6
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
6
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
JPBD.Sel./PU/01-B01
BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI Kepada : PENOLONG PEGAWAI PERANCANG BANDAR DAN DESA TERTINGGI (PENGAWAL DOKUMEN) Nama : PN. HJH. SAIDAH BT. AHMED Tarikh : 21 MAC 2012 Bersama ini disertakan dokumen kualiti MS ISO 9001 : 2008 untuk simpanan dan rujukan.
BIL. NAMA DOKUMEN NO.DOKUMEN CATATAN
1.
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI UMUM PROSEDUR KUALITI TERAS
8
2.
PROSEDUR KUALITI KHAS Bahagian Perancangan Korporat Bahagian Pentadbiran & Kewangan Bahagian Rancangan Pembangunan Bahagian Pengawalan Perancangan
8
Sekian. Terima kasih. ……………………………......... (SAIDAH BT. AHMED) PENGAWAL DOKUMEN
TARIKH KUANO. KELUARAN : 5
TKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
PROSEDUR KUALITI UMUM
AUDIT DALAMAN JPBD.Sel./PU/03
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal 04.05.09 2 2.0 Skop 3.0 Perincian Prosedur Penambahan para 6,7,8,9,13 Para 11 digugurkan Para 12 digugurkan Pindaan para 16 Pindaan para 19 Pindaan para 20 Pindaan para 21 Pindaan para 27 Para 29 digugurkan Para 30 digugurkan Pindaan para 30 4.0 Lampiran Pindaan pada 4.1 Carta Alir 4.2 Glosari Pindaan viii 4.3 Singkatan Penambahan pada iii Pindaan pada ix Pindaan pada Senarai Semakan Audit
Dalaman
Pindaan pada Borang Rekod Ketakakuran Borang Ringkasan Audit digugurkan dan
diganti dengan Borang Peluang Cadangan Penambahbaikan. ID dikekalkan pada JPBD.Sel/PU/03-04
NO. KELUARAN : 5
TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
04.12.09 3 3.0 Perincian Prosedur Para 2 (i), (ii), (iv) Para 7 (iii) Para 27 Para 31 4.0 Lampiran 4.2 Glosari (v) 4.3 Singkatan (vii) 4.5 Rekod Kualiti (iii) Borang Ketakakuran JPBD.Sel /PU/03-03
24.09.10 4 3.0 Perincian Prosedur Para 2 (i), (ii) dan (iv) digugurkan
Para 2 (vi) dipinda kepada 2 (iii)
Dokumen Rujukan BJPAT di para 5
digugurkan
Para 31 dipinda
Rekod Kualiti SSAP dipinda kepada SSAD dan BRP dipinda kepada BRK
20.3.2012 5 Peringkat Perancangan – tambahan para 6
menyediakan carta perbatuan 3.0 Perincian Prosedur Para 8 telah dipinda dan dimasukkan (i) Jadual perancangan audit tahunan. Para 9 prosedur lama telah digugurkan dan telah dimasukkan ke dalam Para 8 prosedur baru Para 33 Pindaan ayat sediakan Laporan Audit Dalaman
1/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
PROSEDUR KUALITI UMUM
AUDIT DALAMAN 1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini disediakan bertujuan untuk menggariskan langkah-langkah pengendalian
Audit Dalaman bagi memastikan pelaksanaan dokumentasi dilaksanakan dengan
sistematik, cekap dan berkesan untuk memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menjalankan Audit Dalaman dari Perancangan Audit,
Aktiviti Pra-Audit, Aktiviti Site-Audit, Audit Susulan dan Penyediaan Laporan Audit.
2/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
Peringkat Perancangan
WP
1. Uruskan latihan audit dalaman bagi KAD dan
PAD. Fail Berkaitan
WP
2. Kenalpasti dan melantik pegawai sebagai Ketua Audit Dalaman dan ahli Pasukannya, dengan mengambilkira perkara berikut :-
Fail Berkaitan
i. Mempunyai Sijil Audit Dalaman daripada agensi yang diiktiraf ;
ii. Komitmen dan minat pegawai tersebut terhadap pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ; dan
iii. Menentukan bilangan yang perlu dilantik.
WP
3. Kemukakan surat perlantikan KAD dan PAD kepada P.
Fail Berkaitan
P
4. Tandatangan surat pelantikan Fail Berkaitan
WP
KAD /PAD
5. Serah surat perlantikan kepada KAD dan PAD.
6. Menyediakan carta perbatuan bagi proses audit dalaman
Fail Berkaitan
Fail Berkaitan
Aktiviti Pra-Audit
KAD/SPAD
7. Mengadakan mesyuarat bersama semua Juruaudit melalui memo.
KAD/PAD 8. Mengadakan mesyuarat audit dalaman untuk membincangkan dan menyediakan:-
Fail Berkaitan
KAD/PAD
i. Jadual perancangan audit tahunan ii. Senarai semak; iii. Borang-Borang (Rekod Ketakakuran dan
Rekod Ringkasan Audit); dan iv. Borang Peluang Cadangan
Penambahbaikan. 9. Memastikan dokumen-dokumen kualiti terkini
bagi tujuan audit.
Fail Berkaitan
3/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
KAD KAD KAD/PAD
10. Mengagih tugasan audit dengan memastikan juruaudit yang diberi tanggungjawab tidak terlibat secara langsung dalam aktiviti atau prosedur yang diaudit.
11. Agih dokumen-dokumen kualiti kepada setiap
PAD mengikut bahagian yang telah ditetapkan dalam Jadual Perancangan Audit Tahunan.
12. Semak dokumen-dokumen kualiti dan
sediakan senarai semak Aktiviti Site-Audit
Fail Berkaitan
BJPAT JPBD.Sel/PU/03-B01
SSAD JPBD.Sel/PU/03-B02
A. Mesyuarat Pembukaan
WP
13. Menyedia memo panggilan mesyuarat pembukaan audit dalaman kepada :-
i. Ketua Audit Dalaman dan Pasukan Audit Dalaman;
ii. Timbalan-Timbalan Wakil Pengurusan; iii. Pengawal Dokumen; iv. Ketua Bahagian; dan v. Jawatankuasa Kerja MS ISO 9001
Fail Berkaitan
WP
14. Beri taklimat mengenai perkara-perkara berikut :- i. Sistem Pengurusan Kualiti ; ii. Perancangan Pelaksanaan Audit; dan iii. Prosedur-prosedur.
KAD 15. Beri taklimat mengenai perkara-perkara berikut:- i. Prosedur Audit Dalaman; ii. Keperluan Juruaudit ; iii. Skop dan Objektif Audit iv. Jadual Pelaksanaan Audit; dan v. Tanggungjawab Pasukan Audit
Dalaman.
4/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD/PAD
B. Semasa Audit
16. Semak dokumen-dokumen kualiti dan rekod-rekod senarai semak yang telah disediakan.
17. Jika terdapat perbezaan, minta penjelasan daripada pegawai yang diaudit.
18. Membuat pemerhatian mengikut keperluan.
19. Bincang dengan pegawai yang diaudit mengenai rekod ketakakuran pemerhatian yang dikenalpasti dan peluang cadangan penambahbaikan.
Fail Audit Dalaman MS ISO 9001:2008
SSAD JPBD.Sel/PU/03-B02
SSAD JPBD.Sel/PU/03-B02
BPCP JPBD.Sel/PU/03-B03
KAD/PAD 20. Mencatatkan rekod-rekod ketakakuran-ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang dikenalpasti.
BPCP JPBD.Sel/PU/03-B03
BRK JPBD.Sel/PU/03-B04
KAD/PAD 21. Bagi rekod ketakakuran, pastikan perakuan daripada pegawai yang diaudit.
BRK JPBD.Sel/PU/03-B04
KAD/PAD 22. Buat rumusan audit berdasarkan penemuan-penemuan audit.
C. Sebelum Mesyuarat Penutup
KAD 23. Menyedia memo panggilan mesyuarat penutup audit dalaman :-
Fail Berkaitan
i. Wakil Pengurusan; ii. Timbalan-Timbalan Wakil Pengurusan; iii. Ketua-Ketua Bahagian; iv. Jawatankuasa Kerja MS ISO; dan v. Pasukan Audit Dalaman.
5/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
D. Semasa Mesyuarat Penutup
KAD 24. Memberi taklimat mengenai pelaksanaan audit dalaman yang telah dijalankan.
KAD 25. Membentangkan rumusan auditan dan melaporkan penemuan audit yang telah dijalankan.
KAD 26. Memaklumkan tarikh audit susulan Audit Susulan
PYD
KAD/PAD
27. Hendaklah menyatakan pembetulan (jika perlu) dan tindakan pembetulan yang telah dibuat.
28. Jalankan audit susulan ke atas rekod-rekod ketakakuran yang telah dikenalpasti semasa audit.
KAD/PAD 29. Dapatkan penjelasan-penjelasan pegawai yang diaudit sekiranya terdapat tindakan pembetulan yang belum selesai.
KAD/PAD
KAD/PAD
30. Sekiranya tindakan pembetulan telah diambil, semak kembali tindakan pembetulan yang telah dibuat dan catat di dalam Borang Rekod Ketakakuran.
31. Mengadakan Mesyuarat Audit Susulan bagi
membuat pengesahan ke atas tindakan pembetulan yang telah dikenalpasti.
BRK JPBD.Sel/PU/03-B04
Fail Berkaitan
6/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
Penyediaan Laporan Audit
KAD/PAD 32. Kumpulkan semua Senarai Semak Audit Dalaman, Borang Rekod Ketakakuran dan Borang Peluang Cadangan Penambahbaikan daripada semua juruaudit.
SSAD JPBD.Sel/PU/03-B02
BRK JPBD.Sel/PU/03-B04
BPCP JPBD.Sel/PU/03-B03
KAD/PAD 33. Sediakan Laporan Audit Dalaman untuk diserahkan kepada Wakil Pengurusan yang mengandungi:- i. Tujuan, objektif, skop dan kriteria audit; ii. Pengenalan pasukan audit dan
perancangan audit; iii. Penemuan pasukan audit dalaman; dan iv. Senarai rekod ketakakuran dan peluang
penambahbaikan
KAD 34. Serah Laporan Audit Dalaman kepada Wakil Pengurusan untuk dibawa ke Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
7/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab
WP
WP
WP
P
WP
KAD/SPAD
KAD/PAD
KAD/PAD
Mula Peringkat Perancangan
Uruskan latihan audit
Kenalpasti dan lantik KAD
Kemukakan surat pelantikan KAD/PAD kepada P
Tandatangan surat pelantikan
Serah surat pelantikanPra-Audit
Kemukakan Memo Mesyuarat Juruaudit
Terima Dokumen Kualiti
Sediakan Dokumen Kerja Audit
A
8/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir Tanggungjawab
KAD
KAD
KAD
KAD/PAD
WP
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD
A
Rancang Jadual Audit
Pengagihan Tugas Audit
Agih Dokumen Kualiti kepada PAD
Sediakan senarai semakSite-Audit
Mesyuarat Pembukaan Audit
Pelaksanaan Audit
Buat rumusan audit
B
Perakuan pegawai yang diaudit
Semak Dokumen Kualiti
Catat rekod ketakakuran
9/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir Tanggungjawab
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD/PAD
KAD
B
Mesyuarat Penutup AuditPasca-Audit
Mesyuarat Audit Susulan
Serah Laporan Audit Dalaman kepada WP
Tamat
Penyediaan Laporan Audit
10/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
4.2 Glosari
i. Audit Dalaman
Proses yang sistematik, bebas dan didokumenkan untuk memperoleh bukti audit serta menilainya secara objektif untuk menentukan sejauhmana kriteria audit telah dipenuhi.
ii. Kriteria Audit Kumpulan polisi, prosedur atau keperluan iii. Ketua Audit Dalaman Bermaksud pegawai yang dilantik sebagai KAD
bagi menjalankan tugas auditan. Pegawai yang dilantik terdiri dari mereka yang berkelayakan, terlatih dan bebas.
iv. Pasukan Audit
Dalaman Seorang atau lebih auditor yang melaksana sesuatu audit dan dilantik terdiri dari mereka yang berkelayakan, terlatih dan bebas.
v. Pegawai Yang Diaudit
Seorang yang melaksana sesuatu tanggungjawab berdasarkan skop / tugasan yang dilaksanakan.
vi. Ketakakuran Tidak mematuhi klausa dalam Standard ISO 9001:2008 yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan .
vii. Pra-Audit Aktiviti audit awalan yang merangkumi
perancangan penjadualan audit, perancangan mesyuarat pembukaan, kajian dokumen dan penyediaan dokumen kerja audit.
viii Site-Audit Aktiviti audit yang merangkumi mesyuarat
pembukaan dan pelaksanaan audit (site-audit). ix. Audit Susulan Akitiviti audit yang dilaksanakan Site Audit bagi
memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan telah dilaksanakan ke atas ketakakuran yang telah ditemui.
11/11
NO. KELUARAN : 5 TARIKH KUATKUASA:20.3.12 JPBD.Sel/PU/03
4.3 Singkatan
i P : Pengarah ii. KAD : Ketua Audit Dalaman iii. SPAD : Setiausaha Pasukan Audit Dalaman iv. PAD : Pasukan Audit Dalaman v. WP : Wakil Pengurusan vi.
vii.
TWP PYD
: :
Timbalan Wakil Pengurusan Pegawai Yang Diaudit
viii. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ix. BJPAT : Borang Jadual Perancangan Audit Tahunan x. SSAD : Senarai Semak Audit Dalaman xi. BRK : Borang Rekod Ketakakuran xii. BPCP : Borang Peluang Cadangan Penambahbaikan
4.4 Dokumen Rujukan i. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002 : Garis
Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2008 Dalam Perkhidmatan Awam.
4.5 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i.
Fail Audit Dalaman JPBD.Sel. P1/0495/3
Bahagian Pentadbiran
dan Kewangan
5 tahun
ii. Fail MS ISO 9001:2008 JPBD.Sel. P1/0495
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
5 tahun
iii. Laporan Audit Dalaman Bilik Ketua Audit Dalaman
5 tahun
JADUAL PERANCANGAN AUDIT TAHUNAN
JPBD.Sel/PU/03-B01
JADUAL PERANCANGAN AUDIT TAHUNAN Tahun __________________
Tarikh Audit : _________________________________
BAHAGIAN/UNIT DIAUDIT PEMBAHAGIAN JURUAUDIT TARIKH AUDIT
Bahagian Perancangan
Korporat
Bahagian Rancangan
Pembangunan
Bahagian Pengawalan
Perancangan
Bahagian Pentadbiran dan
Kewangan
Diluluskan oleh (Ketua Audit Dalaman) Tarikh :
Bahagian :
PYD :
Nama Dokumen :
No. Dokumen :
Tarikh :
Juruaudit :
No. Klausa Perkara Ya/Tidak Penerangan Status
SENARAI SEMAKAN AUDIT DALAMAN JPBD.Sel/PU/03-B02
REKOD KETAKAKURAN
Nama dan No. Prosedur :
Juruaudit :
Bil ketakakuran :
Tarikh audit :
Skop audit :
PYD :
Klausa berkaitan dengan ketakakuran :
Ketakakuran : Tandatangan Juruaudit: Tandatangan PYD: Tarikh: Tarikh: Punca Ketakakuran : Tandatangan PYD: Tarikh: Pembetulan (jika perlu): Cadangan Tindakan Pembetulan : Tarikh siap : TandatanganJuruaudit : Tandatangan PYD: Tarikh: Tarikh: Audit Susulan Tandatangan Juruaudit : Status Belum Tarikh: Tutup
BORANG REKOD KETAKAKURAN JPBD.Sel/PU/03-B04
BORANG PELUANG CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
JPBD.Sel/PU/03-B03
Juruaudit : ..........................................................
Tarikh Audit :......................................................Bahagian : ...................................................
Bil Perkara Penambahbaikan Audit Susulan
PROSEDUR KUALITI UMUM
TINDAKAN PEMBETULAN JPBD.Sel./PU/04
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal 1.4.08 2 Penambahbaikan prosedur asal. 20.3.12 3 Pindaan format 13.7.12 4 Mengantikan singkatan PJMP kepada
PPPlgn.
Menggugurkan singkatan JKK Membetulkan bil prosedur kepada
JPBD.Sel/PT/04
Memasukan singkatan PPPlgn. 31.5.13 5 i. Meringkaskan proses 2 – 5 kpd 2
proses.
ii. Meminda proses 6 dan 7. iii. Mengugurkan proses 9. v. Menambah KB diruang
Tanggungjawab untuk proses 1 dan menggugurkan tanggungjawab WP diproses3
v. Menyediakan Borang Tindakan pencegahan. JPBD.Sel/PU/04-B01.
28.8.13 6 i. Mengeluarkan elemen laporan audit daripada skop Tindakan Pembetulan dan didalam proses.
1 / 5
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:28.08.13 JPBD.Sel/PU/04
PROSEDUR KUALITI UMUM
TINDAKAN PEMBETULAN JPBD.Sel./PU/04
1.0 OBJEKTIF
Memastikan setiap tindakan pembetulan dikenalpasti puncanya dan diambil tindakan supaya tidak berlaku lagi.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi melaksanakan dan mengendalikan tindakan pembetulandi JPBD Selangor melalui : 2.1 Maklumbalas Pelanggan
i) Borang Maklumbalas Pelanggan ii) Email/Laman Web iii) Teguran Kerajaan iv) Akhbar/Media Massa v) Surat-menyurat vi) Teguran Dalam Mesyuarat
2.3 Keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
2 / 5
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:28.08.13 JPBD.Sel/PU/04
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
WP/KB
1. Kenalpasti bidang-bidang untuk tindakan
pembetulan melalui :-
i. Keputusan MKSP
Minit MKSP
ii. Jawatankuasa Pengurusan Pelanggan
Minit Jawatankuasa Pengurusan Pelanggan
KB 2. Laksanakan tindakan pembetulan dan isi borang Tindakan Pembetulan JPBD. Sel/ PU/04-B01
Fail Tindakan Pembetulan Fail No. 100-14/3/1
KB 3. Lapor dalam mesyuarat berkaitan dan MKSP.
KB 4. Sekiranya tindakan pembetulan melibatkan aduan pelanggan, arah PPPlgn untuk memaklumkan kepada Pelangggan berkenaan. (rujuk Prosedur Pengurusan Pelanggan JPBD.Sel/PT/04)
KB 5. Pantau Status Tindakan Pembetulan
3 / 5
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:28.08.13 JPBD.Sel/PU/04
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab
KB
KB
KB
Mula
WP/KB Kenalpasti Tindakan Pembetulan
Laksanakan Tindakan Pembetulan
Lapor dalam mesyuarat berkaitan dan MKSP Tindakan Pembetulan
Pantau
Tamat
4 / 5
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:28.08.13 JPBD.Sel/PU/04
4.2 Glosari
i. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Rujuk Manual Kualiti
4.3 Singkatan
i P : Pengarah Perancang Bandar Dan Desa
ii. WP : Wakil Pengurusan
iii. KB : Ketua Bahagian
iv. PPPlgn : Pegawai Pengurusan Pelanggan
vii. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.4 Dokumen Rujukan
i. Minit MKSP ii. Minit Jawatankuasa Pengurusan Pelanggan
4.5 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i. Fail Tindakan Pembetulan Fail No. 100-14/3/1 Bilik fail BP&K 5 tahun
5 / 5
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA:28.08.13 JPBD.Sel/PU/04
JPBD.Sel/PU/04-B01 BORANG TINDAKAN PEMBETULAN BORANG TINDAKAN PEMBETULAN
Fail No. 100-14/3/1 FOLIO :
1. Perkara:
2. Punca Arahan:
3. Isu /Masalah:
4. Cadangan Tindakan Pembetulan:
5. Pengesahan /Verifikasi:
6. Status Pelaksanaan:
Tindakan oleh : Tarikh :
PROSEDUR KUALITI UMUM
TINDAKAN PENCEGAHAN JPBD.Sel./PU/05
REKOD PINDAAN
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal
20.3.12 2 Pindaan Format 13.7.12 3 Perincian semula prosedur.
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA: 13.7.2012 JPBD.Sel/PU/05
PROSEDUR KUALITI UMUM
TINDAKAN PENCEGAHAN JPBD.Sel./PU/05
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan tindakan pencegahan dirancang dan
dilaksanakan bagi mencegah sebarang ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku
ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya masalah yang sama tidak berulang.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pihak Pengurusan JPBD Selangor semasa
merancang dan mengambil langkah-langkah pencegahan ketika berhadapan
dengan keadaan yang memungkin berlakunya ketidakpatuhan atau kepincangan
dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
1/3
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA: 13.7.2012 JPBD.Sel/PU/05
3.0 PERINCIAN DOKUMEN
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan Rekod Kualiti
WP/ TWP
Kenalpasti Tindakan Pencegahan 1. Kenal pasti semua maklumat berkaitan
kepincangan dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang terkandung dalam: a. Maklumbalas pelanggan dalaman dan luaran b. Laporan Keseluruhan Audit Dalaman c. Laporan Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan d. Isu-isu dan cadangan penambahbaikan yang
dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan MKSP.
2. Permasaalahan dan Isu dibincangkan di dalam
mesyuarat–mesyuarat berkaitan dan seterusnya diambil tindakan sewajarnya.
3. Laksanakan Tindakan Pencegahan mengikut keputusan mesyuarat bersesuaain.
Laporan Audit Minit MKSP
2/3
3/3
NO. KELUARAN : 3 TARIKH KUATKUASA: 13.7.2012 JPBD.Sel/PU/05
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir Tanggungjawab
WP/TWP
Mula
Kenalpasti maklumat kepincangan
Bincang Tindakan Pencegahan
Tamat
Laksanakan Tindakan
4.2 Glosari -
4.3 Singkatan
iv. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan v. WP : Wakil Pengurusan vi. TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
4.4 Dokumen Rujukan -
4.5 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan i. Laporan Audit 5 tahun
iii. Minit MKSP 5 tahun